SISTEM_KEARSIPAN_ABJAD MAPEL KEJURUSAN MPLB

KEARSIPAN

1. SISTEM KERASIPAN ABJAD

2. Pengertian Sistem Abjad Sistem penyimpanan dan penemuan kembali arsip berdasarkan abjad .

3. Contoh Kearsipan Sistem Abjad Karton penyekat abjad          Map ordner sistem abjad

4. Sistem abjad umumnya dipilih sebagai siste m penyimpanan arsip karena : 1. Dokumen sering dicari dan diminta melalui nama . 2. Petugas menginginkan agar dokumen dari nama yang sama . 3. Jumlah langganan yang berkomunikasi banyak . 4. Nama lebih mudah diingat oleh siapapun .

5. ISTILAH-ISTILAH DALAM SISTEM ABJAD 1. Kode 2. Indeks 3. Mengindeks 4. Unit 5. Kode Arsip

6. Jenis Perlengkapan Sistem Abjad Filling Cabinet 3. Map Folder Guide 4. Kotak Sortir 5. Kartu Indeks

7. PERATURAN MENGINDEKS

8. 1. Peraturan Mengindeks dan Memberi Kode Nama Orang Peraturan Mengindeks Nama Orang Indonesia A1. Nama Tunggal, yaitu nama yang terdiri dari satu kata diindeks sebagai mana nama itu ditulis . Contoh :

9. A2. Nama Ganda , adalah nama yang terdiri dari lebih satu kata diindeks berdasarkan nama akhir . Contoh : Nama wanita yang diikuti nama suami :

10. Nama keluarga , suku dan marga : Nama orang yang diikuti nama keluarga atau nama suku / marga diindeks berdasarkan nama keluarga , suku , marga . Nama yang memakai singkatan di depan atau di belakang :

11. Nama yang memakai gelar kebangsawanan , keagamaan , kesarjanaan dan kepangkatan . Nama yang memakai kata bin, binti , dan al .

12. Nama orang Barat, Jepang , India, Korea dan sejenisnya , diindeks berdasarkan nama keluarga dan biasanya terdapat setelah nama asli .

13. Peraturan Mengindeks dan Memberi Kode Nama Perusahaan Nama perusahaan pada umumnya Nama perusahaan , toko , kantor , yang diutamakan adalah nama yang dipentingkan baru diikuti jenis badan hukum atau kegiatannya .

14. Nama Bank atau Perusahaan yang disingkat Harus diperpanjang kemudian diindeks sesuai nama . Nama perusahaan yang terdiri dari angka dan nama perusahaan yang menggunakan huruf , dan yang memakai tanda penghubung .

15. Nama badan usa h a yang bergerak dibdang pendidikan

16. Peraturan Mengindeks dan Memberi Kode Instansi Pemerintah Nama Instansi / Lembaga Pemerintah Yang diindeks adalah nama pokok dari instansinya , sifat organisasinya ditempatkan dalam kurung , tapi bila sifat organisasi diiringi nama tunggal , maka sifat organisasi ikut diindeks mengutamakan nama pokok organisasi .

17. Nama Instansi Negara Asing Diindeks unit politik negara yang bersangkutan .

18. Peraturan Mengindeks dan Memberi Kode Nama Organisasi dan Perhimpunan Diindeks   kata pengenal terpenting dari nama itu dan sifat organisasi ditempatkan pada   unit terakhir .