Sistema de control en las organizaciones

Los sistemas de control son sistemas formales de fijación de metas, monitoreo, evaluación y retroalimentación cuya información señala a los gerentes si la estrategia y estructura de la organización están funcionando en forma eficiente y eficaz

1. Sistema de Control en la
organización

2. •Lossistemasdecontrolsonsistemas
formalesde fijaciónde
metas,monitoreo,evaluacióny
retroalimentacióncuyainformación
señalaalosgerentessilaestrategiay
estructuradelaorganizaciónestán
funcionandoenformaeficientey
eficaz.

3. •Lossistemasdecontrolefectivosalertanalos
gerentescuandolascosasvanmalylesdan
tiempoparareaccionarantelas
oportunidadesyamenazas.Unsistemade
controleficazposeetrescaracterísticas:tiene
laflexibilidadsuficienteparapermitirquelos
gerentesreaccionendebidamentealos
eventosinesperados.

5. •Tieneslaflexibilidadsuficienteparapermitirque
losgerentesreaccionendebidamentealos
eventosinesperados.
•Aportainformaciónprecisaybrindaalos
gerentesunaimagenrealdedesempeño
organizacional.
•Aportainformaciónoportunaalosgerentes,
porquetomardecisionesconbaseen
informaciónobsoletaesunagarantíadefracaso.

6. •Unsistemadecontroladministrativoesun
mediopararecopilaryutilizarinformacióna
findeayudarycoordinarlasdecisionesde
planeaciónydecontroldentrodeuna
organizaciónydeguiarlaconductadesus
gerentesyempleados.

7. Un sistema de control
administrativo contiene
información financiera y no
financiera en cada una de las
cuatro perspectivas siguientes:

8. •Porejemplo,preciodelasacciones,utilidad
neta,rendimientodelainversión,flujode
efectivodelasoperacionesycostosporgalón
degasolina.

9. •Porejemplo,satisfaccióndelcliente,tiempo
invertidoenresponderalaspreguntasdelos
clientesrespectoalosproductos,compras
repetidasdelosclientesyparticipaciónenel
mercadoensegmentosclave.

10. •Porejemplo,entregadegasolinaatiempo
desdelasrefineríashastalasgasolineras,
calidaddelagasolina,tiempodeinactividad
enlarefinerías,númerodedíasperdidospor
accidenteyproblemasambientales,velocidad
delservicioenlasgasolineras,amabilidadde
losempleadosyabastecimientodelastiendas
deconveniencia.

11. •Porejemplo,entregadegasolinaatiempodesde
lasrefineríashastalasgasolineras,calidaddela
gasolina,tiempodeinactividadenlarefinerías,
númerodedíasperdidosporaccidentey
problemasambientales,velocidaddelservicioen
lasgasolineras,amabilidaddelosempleadosy
abastecimientodelastiendasdeconveniencia.
Porejemplo,satisfaccióndelosempleados,
ausentismo,capacidaddelossistemasde
informaciónynúmerodeprocesocon
retroalimentaciónentiemporeal.

12. •Endefinitivalossistemasdecontrol
administrativoconsistenensistemasde
controlformaleinformal.Elsistemade
controladministrativoformaldeuna
compañíaincluyereglasimplícitas,
procedimientos,medidasdedesempeño,y
planesdeincentivosqueguíanel
comportamientodesusgerentesyotros
empleados.Elsistemadecontrolformal
comprendeasuvezvariossistemas.

13. •Porejemplo:elsistemacontable
administrativoproporcionainformaciónde
costos,ingresosyutilidad.Lossistemasde
recursoshumanosofreceninformaciónsobre
reclutamiento,capacitación,ausentismoy
accidentes,ylossistemasdecalidad
proporcionaninformaciónsobrerendimiento,
productosdefectuososyentregastardíasalos
clientes.

14. •Elsistemadecontroladministrativoinformal
incluyevalorescompartidos,lalealtadylos
compromisosmutuosentrelosmiembrosde
lacompañía,laculturadelacompañíaylas
normasnoescritassobrelaconducta
aceptableparalosgerentesylosempleados.

15. •Lasnuevasformasdelastécnicasde
informaciónhanrevolucionadolossistemas
decontrolporquefacilitanelflujoascendente
ydescendentedeinformaciónprecisay
oportunaatodalajerarquíaorganizacional,
asícomoafuncionesydivisiones.Hoyendía,
empleadosdetodoslosnivelesdela
organizacióningresanrutinariamente
informaciónalsistemaoreddeinformación
delacompañía,conloquedaninicioala
cadenadeeventosqueafectanlatomade
decisionesenotrapartedelaorganización.

16. Situaciones prácticas. Más ejemplos
•Elempleadodealmacénescanealaetiquetasdelaropavendida,avisaalosgerentesde
mercancíasqueprendasdebenreponerse,odelvendedordecampoque,ensucomputadora
portátil,capturainformaciónrelacionadaconlasnecesidadesolosproblemascambiantesdelos
clientes.
•Lossistemasdecontroleinformaciónseimplementanparamedireldesempeñoencadaetapadel
procesodetransformacióndelosinsumosenbienesyserviciosterminados.Enlaentapade
entrada,losgerentesusanelcontrolpreventivoparapreverproblemasantesdequesepresenteny
asíevitarqueocurrandespués,duranteelprocesodetransformación.
•Durantelaetapadetransformación,elcontrolrecurrenteproporcionaalosgerentesuna
retroalimentacióninmediatasobrelaeficienciaconquelosinsumossetransformanenproductos
paraquepuedancorregirlosproblemasconformevayansurgiendo,enestecasoelcontrolyla
informacióndeelloalertaalosgerentessobrelanecesidaddereaccionarconrapidezacualquier
fuentepotencialdeunproblema,setratedeunlotedefectuosodeinsumos,unamáquina
desalineadaounobreroquenotienehabilidadesrequeridaspararealizarsustareasconeficiencia.
•Porúltimolaetapaderesultados.Losgerentesrecurrenalcontrolporretroalimentaciónpara
obtenerinformaciónsobrelasreaccionesdelosclientesalosbienesyserviciosparaquepuedan
tomarlasmedidascorrectivasnecesarias;porejemplo,unsistemadecontrolporretroalimentación
quemonitoreaelnúmerodedevolucionesdelosclientesalertaalosgerentesqueseestá
fabricandoproductosdefectuosos;ademástambiénmidelosaumentosolasbajasrelativasenlas
ventasdediferentesproductos,alertanalosgerentessobreloscambiosenlosgustosdelos
clientesparaquepuedanaumentaroreducirlafabricacióndedeterminadosproductos.

17. Bibliografía
•Arens,Alvinyotros.Auditoría.Unenfoque
integral.Decimoprimeraedición.Pearson
PrenticeHall.
•Mantilla,SamuelAlberto.Auditoríadel
ControlInterno.SegundaEdición.Ecoe.
•Pallerola,JoanyMonfort,Enric.Auditoría.
EnfoqueTeórico-Práctico.EdicionesdelaU.