Sistemas de inventarios de almacenes y almacenes para el control de las actividades de Mantenimiento.

sistemas de inventarios y almacenes para el control de las actividades de mantenimiento

1. 7 Inventarios de Mantenimiento
y compras


El inventario y la organización de compras tienen un gran impacto sobre la
productividad de mantenimiento que cualquier otro grupo de apoyo. Este es un
informe interesante. Pero, ¿Cómo el inventario y la compra afecta el
mantenimiento de la organización? La figura 7 – 1 enumera algunas de las
maneras que los pobres controles de inventario que pueden afectar la
productividad del mantenimiento.
En el capítulo 5 el punto se describió que la función del mantenimiento debe ser
planificada. Parte del plan de trabajo de mantenimiento son los detalles de todos
los materiales requeridos para que el trabajo se llevara a cabo, asegurándose que
los materiales estuvieran en existencia y a la disposición, antes que el trabajo
fuera programado. La lista en la figura 7 – 1 incluye los comunes retrasos en la
búsqueda o transporte de piezas de repuesto. Si el trabajo está propiamente
planificado, estos retrasos serán eliminados. Pero si el mantenimiento es el
responsable en planificar el trabajo, ¿Qué necesitan inventario y compras para
que sea efectivo? La información en la figura 7 – 2 es la información mínima
requerida.

1. Espera de Materiales.
2. Tiempo de Viaje para recibir los materiales.
3. Tiempo para transportar materiales.
4. Tiempo requerido para identificar los materiales.
5. Tiempo para encontrar materiales sustitutos.
6. Tiempo requerido para encontrar partes en las áreas de almacenes.
7. Tiempo requerido para reparar las ordenes de compra.
8. Tiempo para procesar las requisiciones de compras (aprobaciones, etc.).
9. Pérdida de tiempo debido a:
▪ Otra especialista sin materiales.
▪ Planificación y entrega de materiales equivocados.
▪ Ordenes de materiales equivocados.
▪ Materiales fuera de existencia.
Figura 7 – 1: Retraso de los materiales típicos relacionado.
La información de las partes, en tiempo real o en línea, es necesaria para
planificar las actividades de mantenimiento. El planificador debería saber cuando
seleccionar los repuestos para una obra, quienes están en existencia o fuera de
existencia, en tramites, etc.
El planificador debería estar al corriente de toda información. Si el trabajo esta
planificada basada en información que en días, semanas o meses anteriores,

2. cuando los técnicos de especializados recogen los repuestos, pudiese notar todos
los retrasos relacionados en la figura 7 – 1.

• Información de los repuestos en línea.
• Mantener vigente los catálogos de los depósitos (Listado).
• Lista de los Equipos “Donde Usarlos”.
• Uso del repuesto por el centro de costo.
• Cantidades disponibles.
• Datos de entrega proyectada.
Figura 7 – 2:
Requisitos de mantenimiento para un sistema de Inventario:

Si la información que el planificador tiene está al día, él deseará entonces saber la
acción a tomar. Por ejemplo; la información mínima de los repuestos que el
organizador necesita incluye:
1. Número del repuesto.
2. Descripción del repuesto
3. Cantidad a la mano.
4. Ubicación del repuesto.
5. Cantidad reservada para otra obra.
6. Cantidad requerida.
7. Número del repuesto a sustituir.

Hay otra información que el planificador podría usar. Pero la lista anterior servirá
para planificar más trabajos. Sin embargo, si la información anterior no es precisa
o formal, el planificador tendrá que chequear personalmente el depósito cada vez
que sea planificado el trabajo.
Esta actividad de consumo se alargará el tiempo necesario para planificar
propiamente un trabajo hasta el punto donde el organizador no tendrá la
capacidad de planificar toda la obra requerida.
Es necesario proveer un listado corriente obteniendo todos los repuestos llevados
o utilizados en los depósitos de mantenimiento. Esto se cumple siempre y cuando
si el sistema de inventario está computarizado. El catálogo permite a todo el
personal de mantenimiento el acceso a la información de los almacenes. Este
catálogo no es utilizado para organizar, sino, que se utilizaría para tenerlo a mano
o para información.
Además el catálogo permite al personal de mantenimiento, conocer si los
repuestos se encuentran como artículos existentes o inexistentes, en el cual
puede ayudar para los procesos de despacho si cierto repuesto es necesitado. El
listado también evita retrasos ocasionados por muchas personas que buscan
respuestas en la despensa los cuales no están almacenados.
Esta situación ocurre frecuentemente durante la hora de descanso o tipo de
reparación en emergencia. Proveyendo los catálogos de los depósitos de
mantenimiento en los sitios estratégicos, puede ayudar a eliminar algunos retrasos
costosos.

3. Los listados de los equipos “Donde utilizarlos”, son listas por equipos, de todas las
piezas de repuestos traídas a los depósitos. Este listado es importante en varias
formas. Principalmente, permite al planificador, acceso rápido de la información de
los repuestos durante el proceso para organizar. El planificador sabrá siempre que
pieza del equipo de trabajo esta siendo utilizada. La lista permite buscar con
rapidez la información del repuesto. Si el planificador no encuentra el repuesto en
la lista, este señala una posible necesidad para añadirlo a la lista de las piezas de
repuesto, así ahora solicitar que los depósitos lo traigan a existencia.
La segunda situación en el cual esta lista es importante es durante la hora de
descanso o una situación de emergencia. Cuando un repuesto es requerido, un
vistazo rápido a la lista de las piezas de repuestos podría ahorrar tiempo en lugar
de buscar el repuesto. Es imperativo que el planificador mantenga disponible y
precisa la información.
Si el sistema de inventario dice que hay suficientes provisiones de un repuesto en
los depósitos para realizar una obra, el planificador debe enviar un técnico de
embarque para recogerlos. Cuando el técnico descubre que no están los
repuestos, el sistema de inventario pierde credibilidad. Esto impactará la utilidad
del sistema de inventario para mantener.
Si el planificador o el técnico tiene que ir personalmente al almacén y verificar
cada vez un repuesto que esta planeado o solicitado, el departamento de
mantenimiento experimentará una enorme pérdida de productividad.
:

▪ Verificar los balances de todos los detalles, incluyendo salidas, reservas
y devoluciones.
▪ Mantener una lista de los repuestos por equipos.
▪ Verificar los detalles de costos restaurables e historia del mecanismo.
▪ Cruzar las referencias de las piezas a sustituir.
▪ Tener la habilidad de prevenir detalles para las obras.
▪ Tener la habilidad para notificar un problema cuando se ha presentado en
una obra.
▪ Tener la habilidad de realizar oficios para fabricar o reparar un detalle.
Figura 7 – 3:
Pasos a seguir para un buen sistema de Inventario de mantenimiento:

Los datos de entrega proyectada son importantes, puesto que sin depósitos
siempre habrá cada repuesto, cuando este es solicitado. Sabiendo cuándo el
repuesto será entregado permite al planificador inventariar la obra basada en esa
fecha. Lo más notable de esto es la necesidad para que el funcionamiento de
entrega de los vendedores sea tan bueno como eficaz. Habría otra pérdida de la
productividad de mantenimiento, sí una obra era inventariada por cierta semana,
solamente para encontrar que cuando la obra era comenzada, nunca los
repuestos eran entregados como habían prometido.
Hasta ahora, los puntos discutidos han sido los mínimos requerimientos para un
sistema de inventario de mantenimiento. La figura 7.3 lista o nombra otros puntos
para consideración que sobrepasa el nivel del sistema de inventario, así que
pueden realzar la productividad del departamento de mantenimiento. Las

4. devoluciones en un sistema de inventario de producción indica cuantos artículos
han sido devueltos por el vendedor por alguna razón. En un sistema de inventario
de mantenimiento las devoluciones indica cuántos repuestos han sido planificado
para una obra, emitida a un oficio donde no se necesiten y son devuelto por
crédito a los depósitos. Este indicador se convierte en una medida para la
información de los organizadores. Esto es importante, desde luego, si un
planificador siempre planifica demasiados repuestos por cada obra, el nivel de
eficiencia del inventario seria mayor que el requerido, el cual paraliza un capital
innecesario en piezas, mientras que la compañía podría colocarlo para utilizarlo en
otras partes.
En muchas compañías, rastreando la mejor cualidad el traceado de activos o el
movimiento de piezas reconstruidas es importante. El punto 3 en la figura 7.3
muestra que esta información debería ser rastreada a través del sistema de
información de los depósitos. Esta información es utilizada para los propósitos de
contabilidad y también para restaurar historias con el propósito de cambiar o
retomar decisiones. El mantenimiento recibe muy pocas esta información;
desgraciadamente, muchas compañías necesitan esta información, así que
rastreando a través de la información del inventario es la manera más fácil de
hacerlo. También desde los depósitos personales mantener los repuestos en el
almacén, es más fácil para controlar las piezas, proporciona a mantenimiento
puede obtener acceso a la información, cuando sea necesario.
El elemento 6 en la figura 7 – 3 también es importante para los planificadores. En
muchos casos los planificadores solicitan una pieza para una obra, manteniendo
quieta para un trabajo hasta que lleguen los repuestos, puesto que tienen que
realizar 20 o más oficios por día, después de varias semanas, tienen docenas de
oficios esperando por los repuestos.
Es importante tener un método para notificarles cuando los repuestos se han
recibido y conque propósito se ha retenido el oficio. Quizás parezca un pequeño
detalle, pero puede literalmente ahorrar horas de trabajo en la parte del
planificador. La última norma en la figura 7 – 3, también es importante.
Como cualquier otra parte de la organización, los almacenes y compras deberían
ser monitoreadas para información. Los indicadores mencionados son útiles para
rastrear niveles de información para los grupos de depósitos y compras. Una
información escasa de estos dos grupos tendrá un dramático impacto en el
mantenimiento de la organización. Es bueno copiarlo a los jefes de mantenimiento
cualquier inventario o reportes de compras. El jefe de mantenimiento tiene
referencia a esta información para compararla con la información de
mantenimiento. Cualquier conflicto entre los dos grupos, entonces puede ser
discutido y remediado.

Organización de almacenes en Mantenimiento.
Las localizaciones de los almacenes de mantenimiento también son críticos para
la productividad del personal de mantenimiento. La figura 7 – 4 los dos tipos de
opciones de los depósitos de mantenimiento. Como pueden ser vistos, estas
opciones son similares a las estructuras del mantenimiento organizacional. Por
esta razón más compañías que tienen área de mantenimiento en las
organizaciones tendrán las localizaciones de los almacenes, esta situación

5. incrementa la productividad del mantenimiento por la eliminación del tiempo de
viaje para obtener los repuestos. Sin embargo, esto no es necesario tener un local
de almacén de mantenimiento a cada área del taller del mantenimiento. Esto es
posible para ubicar la localización entre varias área de mantenimiento y todavía
tener un aceptable tiempo de viaje para obtener los respuestos.
Los almacenes centralizados son buenos para organizaciones de mantenimiento
centralizado, porque allí no debería haber demoras por los técnicos de
mantenimiento podrá obtener sus partes de repuesto. Deberíamos notar que si la
localización de almacenes centralizados son utilizados, debería ser conducido
correctamente para así no crear demoras para las personas que están tratando de
obtener materiales de sus almacenes.

Tipos de repuestos de Mantenimiento.

Mantenimiento tiene muchos tipos de repuestos que necesitan ser traceados a
través de la función de inventarios. La lista de algunos de las más comunes
categorías son encontradas en la fig. 7-5. Examinando estas categorías ayudarán
a los gerentes de mantenimiento a asegurar que controles correctos son
colocados sobre los más importantes elementos, mientras que aquellos con
menos controles.
Los elementos Bin stock son materiales que tienen poca valor con alta volumen de
uso, ejemplo son los pequeños tornillos, tuercas, pernos. Estos elementos son
usualmente colocados en áreas abiertas. Su uso no esta traceado para un trabajo
para ordenes de trabajo individual con los elementos más grandes. El mejor medio
para mantener libre estos elementos es el método dos bin. Los elementos
permanecen en cajas abiertas tipo carrusel donde los técnicos especializados
puedan obtener cuando lo necesiten. Cuando estas cajas llegan a estar vacías, el
cliente de almacén colocar una nueva caja y ordena dos nuevas cajas. Cada vez
que la caja este vacía, las cajas son entregadas y el ciclo comienza de nuevo.
Las emisiones de elementos controladas de bin-stock son similares a los de libre
emisión de elementos, excepto aquellos de accesos limitados. Los stock
manejarán los elementos de salida, mientras todavía no requieran requisición o
numero de ordenes para los elementos. Los niveles de stock deberían mantenerse
similarmente para la libre emisión a los niveles de stock usando los dos métodos
de caja.
Los repuestos críticos son aquellos elementos que no pueden mucho uso, deben
permanecer en stock en caso de que se necesiten. El factor que debe también ser
incluido en la decisión es el costo de producción perdida o cantidad de fuera de
servicio que resultaría si la parte no esta almacenada. Estos es por los altos
costos, deberán ser mejor para almacenar los elementos que los riesgo de costos
de una parada, ya que los costos de estos elementos son usualmente altos por
unidad de base, este es importante que ellos reciban un cuidado propio en
almacenamiento. Si los repuestos permanecen almacenados por 6 meses, o por
años o más, unas buenas condiciones almacenamiento preservarán este
deterioro.
Los repuestos reconstruidos deberán incluir elementos como bombas, motores,
engranajes o otros elementos que los costos de reparación (materiales y mano de

6. obra) es menor al costo de la reconstrucción. Dependiendo del tamaño de la
organización, los repuestos pueden ser reparado por técnicos en mantenimiento o
por el personal del taller o ser enviados fuera de la compañía o al taller de
reparación. Estos elementos también son generalmente altos y deben permanecer
en buenas condiciones ambientales. Su emisión, similar a los repuestos críticos,
debe ser monitoreado muy de cerca y su traceado. La perdida de repuestos de
este tipo puede resultar en condiciones de perdida financiera.
Los elementos consumibles que son tomados de los almacenes y son usados
después de un periodo de tiempo. Estos elementos pueden ser incluidos con
destellos de baterías, aceites o grasas. Esta emisión es traceada y cargada a una
orden de trabajo o un código de cuenta. Los registros históricos pueden ser
estudiados y cargado para determinar los niveles correctos de almacén para cada
elemento cada vez. Si los problemas desarrollados con los niveles de stock, los
niveles de inventario pueden ser ajustado periódicamente.
En algunas compañías las herramientas y equipos permanecen en localizaciones
de stock o en herramientas crib y emitidas como elementos igual a inventarios.
El sistema de traceado de las herramientas deberá localizar la localización de las
herramientas, quien la tenia y en que trabajo comenzó a ser utilizada y los datos
de retorno. Este tipo de sistema es utilizado solamente para herramientas caras o
donde hay solamente pocas de estas herramientas para el traceado ordinario de
herramientas de mano.
Cuando mantenimiento esta envuelto en la construcción de contratistas externos
estas se hacen el trabajo de planta, hay generalmente surplus o materiales
residuales, ya que no hay lugar donde colocarlos, al final los almacenes de
mantenimiento. Estos elementos residuales pueden llegar a ser un problema en
los almacenes. Si las partes no van a ser utilizadas de nuevo en términos cortos
(1-6 meses), deberán retornar al vendedor. Si van a ser utilizado o son repuestos
críticos, deberían asignárseles un numero de stock para ser almacenado
apropiadamente. Una palabra de precaución para estos elementos esta en orden.
Los elementos almacenados serán solo en caso de lo costoso. Si los salones de
los almacenes llegan a ser junkyard, este costo a la compañía mucho dinero que
los que los empleados realizan. Examinaremos los costos en subsecuentes
secciones.
Sobre un periodo de tiempo, todos los almacenes se acumulan u otros partes de
repuestos sin uso. Al menos una vez al año las políticas de almacenamiento
deben ser revisadas. Si hay elementos scrap, get rid o them
Un gerente puede tener interés en un método que utiliza para limpiar la
localización del almacén y turnarlos, un gerente, un supervisor, un planificador y
un técnico especializado fueron a través de almacenes e identificaron cada
elemento que ellos pudieron. El resto de estos elementos fueron apilados fuera de
los salones de almacén con un signo que decía “si tu reconoces algunas de estas
partes, colócales un etiqueta” después de dos semanas las personas identificaron
las partes y dejaron en su lugar, si los gerentes se dan cuenta de su trabajo, los
repuestos permanecen vigilados.
Otro método de clasificación de los repuestos es el análisis ABC. En líneas
generales el sistema esta mostrado en la fig. 7-6. Los elementos “A” son de altos
dólares, elementos tipo “inseguros” que deben ser almacenados, esta es una

7. política estricta de inventarios sobre el uso y movimiento de estos elementos, ya
que hay relativamente pocos elementos “A”, controles de elementos de inventarios
no es difícil.
Los elementos “B” son más numerosos que “A” pero no constantemente. Estos
puntos de costo podrían ser controlados un estricto método de localización. Para
controlar los elementos “A y B” controlas solamente el 50% del total los objetos
de inventarios pero acerca el 95% de los costos inventario. Los elementos “C” esta
abierto su emisión.

• Los elementos “A” son:
20” de productos de existencia.
80% el costo de los inventarios.
• Los elementos “B” son:
30% de elementos de existencia.
15% el costo de los inventarios.
• Los elementos “C” son:
50% de productos de existencia.
5% el costo de inventarios.
Figura 7-6 análisis A-B-C

Elementos en el cual hace que suba alrededor del 50% del total de números
de los elementos pero solamente el 5% del costo. Esta es una perdida de tiempo y
de energía que intenta controlar los elementos “C” y el nivel que hacen los
elementos “A y B”. El retorno monetario justificará la necesaria labor para el
proceso de papeleo.
Una nota adicional sobre el mantenimiento de los almacenes. Hay una
filosofía de que todo los almacenes de mantenimiento deben ser abierto. Esta
filosofía es incorrecta.
Como se demostró en la discusión precedente, esta es importante a tener
precisión y el tiempo de la información. Allí debe ser colocado los controles sobre
los movimientos sobre ciertos repuestos de mantenimiento. Los almacenes
abiertos con ningún monitoreo individuales teniendo acceso para la eliminación de
almacenes y algún control. Partes pueden ser usado sin algún conocimiento a
donde fueron. Algunos podrían moverlos dentro de los almacenes y no conocería
donde están. Este tipo de sistema es costoso y no permitir una organización del
mantenimiento usar los materiales efectivamente.
Las ventas cerradas (para al menos los elementos A y B ) es crítico para el
mejoramiento de los almacenes de mantenimiento exitosos.
Los costos de los inventarios de mantenimiento han sido mencionado
provisionalmente pero la figura 7-7 enumera algunos de los costos de inventarios
escondidos.
Los costos totales pueden traer a los elementos de almacenes podría ser
tan alto como 30-40% del valor de los elementos por años para algunos con un
inventario de 10 millones de dólares para pensar en 3 ó 4 millones de dólares son
requeridos cada año para mantener es por etapas. La figura 7-7 muestra las

8. razones criticas porque es tan importante a seguir solamente tanto como cada de
elementos realmente requerido.
Algunos sobre la cual la cantidad es gastada que es deducida directamente
desde la línea bajo de lo de la corporación. El control de los inventarios es crítico y
no debería ser cerrado en ningún esfuerzo para mejorar la organización de
mantenimiento.

• Costo de interés de capital ata la subida en inventario 10-15%.
• Costos de operación del espacio del almacén, tasa de impuesto, Costo de
energía, seguros y horarios de mantenimiento. 5%
• Costo del espacio ocupado, alquiler y depreciación 8%.
• El costo de inventario escogido, obsolescencia, daños, robos,
contaminación 5-10%.
• Tasa de inventario 1-2%.
• Costo de mano de obra para el movimiento
de entrada y salida. 5-10%.
• Total real general del valor de los costos
por elemento por año. 30-40%.
Fig. 7-7 Costos ocultos de inventarios.

Consideraciones de ahorro de costos.

Ya que los costos de los inventarios son tan altos, que los esfuerzos
pueden ser realizados para controlar estos costos? Figura 7-8 muestras algunas
áreas, donde los ahorros han sido realizados en algunas compañías Los
estandarización de equipos, suplidores y los suplidores que han probado ser una
fuente de ahorro de recursos para muchas organizaciones. Por ejemplo: la
estandarización de equipo pueden ayudar a reducir el inventario cuadro 7-8.
Imagine una industria, con 15 fresadoras, si cada fresadora fue hecha por
diferentes fabricantes, cuantas partes podrían ser intercambiadas?. Pocas, sí
algunas. ¿Cómo serán los inventarios?. Allí podrían tener que ser 15 conjuntos de
partes para cada fresadora.
Imagine el costo total de los inventario para cada arreglo. ¿Cuántas partes
de repuestos se podrían intercambiar?, En vez de 15 conjuntos de repuestos, allí
puede solamente ser necesario 5 conjuntos de partes. Piensen en el ahorro de
costo que trae para 1º conjuntos de repuestos.
Multiplica el numero de veces que diferentes tipos de equipos en cada
planta pueden ser rápidamente añadido por grandes cantidades.
¿Qué hay acerca de los suplidores de mantenimiento? Allí han sido
estudiado y conducido donde la consolidación ha ahorrado un gran porcentaje del
total de costo de inventario. Esta es un área donde podemos aprender de los
japoneses ellos mantienen los números de suplidores bajos y reciben mejores
precios y mejores servicios. Los suplidores recibe mas beneficios. La
simplificación de estas relaciones ayudan a que todos se envuelvan con esto. Est
es virtualmente una triste área de la industria americana

9. • Estandarizar los equipos de planta.
• Estandarizar los suplidores.
• Localizar áreas claves para los almacenes
• Especificar los suplidores de mantenimiento
• Reducir o eliminar las partes obsoletas.
• Reducir la cantidad de daños.
• Controlar partes desaparecidas.

Reducción de partes por obsolescencia, daños o desaparecidas está
relacionada a través de un mejor control de inventario y salas de almacenaje
cerradas como se mencionó previamente. Sin embargo estos puntos pueden no
ser sobreenfatizados. Hay un gran ahorro que puede ser hecho de los controles de
inventarios y al mismo tiempo mejorar el servicio de mantenimiento recibido de
inventario y la función de compras.

• Emisión de cantidad de elementos
• Política de retorno para materiales no emitidos
• Almacenaje de unidades reconstruidas
• Puntos de orden y cantidades
• Que componentes para y donde alamacenarlos.
Fig. 7-9 Elementos que mantenimiento debería controlar


Controles de mantenimiento
Desafortunadamente hay muchas organizaciones donde el mantenimiento
de almacenaje/compras no cooperada. De hecho solamente el 50% de las
organizaciones encuestada han hecho algún control sobre sus de mantenimiento.
Estos resultados son alarmantes, ya que el mantenimiento es el responsable de
los presupuestos para las reparaciones de los materiales. Este es el comienzo
para responsabilizarse por algo que puedes controlar. La figura 7-9 muestra los
controles mínimos que mantenimiento debería tener sobre sus propios inventarios.
Si no pueden tener estos controles, no hace responsable a mantenimiento por el
control de algunos costos, porque no sería capaz de hacerlo.

Servicios de Mantenimiento
Operaciones
Servicios de Almacenes de Mantenimiento
Figura 7-10 Orden organizacional

Desafortunadamente muchas organizaciones son controladas por política
interna. Manteniendo usualmente pierde en este tipo de medio ambiente.
Inventarios y compras frecuentemente tienen influencias en la alta gerencia como
un punto que impacta negativamente en la eficiencia de la organización de
mantenimiento. La figura 7-10 muestra un principio importante de organización
control. Cuando esto es empujado a un lado o bloqueado, la organización entera

10. sufre y frecuentemente la organización de mantenimiento obtiene la culpa,
cuando esta no tiene control.
Si la organización hace énfasis en el área correcta, permitiendo a
mantenimiento controlar sus propios recursos, mantenimiento puede llegar a ser
un centro de beneficio, cooperando en la rentabilidad de la organización.