Técnicas de arquivamento.ppt

arquivos tecnica

2. PARTE I -CONTEXTUALIZAÇÃO
ARQUIVO -Significado
•Raiz ARCHÉ=> fundação, poder, comando, palácio
do governo;
•Verbo ARCHEION=> local de guarda, depósito;
•Substantivo ARCHIVES=> documentos originais.
(SCHELLENBERG, 2004; ROUSSEAU; COUTURE,
1998)

3. •Antigüidade Civilização Grega, aprox. sécs. II ou III a.C;
Bíblia registra no livro de Esdras (6,1), escrito entre 456 e
444 a.C. "o rei Dario deu ordem, e uma busca se fez nos
arquivos reais da Babilônia, onde se guardavam os
documentos"
•Idade Moderna -visão exclusivista de guarda dos
documentos, enquanto instrumentos da administração, para uso
restrito do governo (final do século XVIII)
•Século XX, os arquivos abriram-se à administração, aos
cidadãos e aos pesquisadores de diferentes áreas.
ORIGEM

4. Gestão documental
O que é?
Conjunto de procedimentos e operações técnicas
referentes à sua produção, tramitação, uso,
avaliação e arquivamento em fase corrente e
intermediária, visando a sua eliminação ou
recolhimento para guarda permanente (BRASIL,
1991).

5. PARTE II -FUNDAMENTAÇÃO
(BELLOTO, 1991)
Comparação entre Arquivo e Biblioteca
VARIÁVEIS ARQUIVO BIBLIOTECA
Tipo de suporte Manuscristos impresso, audiovisuais,
exemplar único
Impressos manuscritos, audiovisuais,
múltiplos exemplares
Tipo de conjunto Fundos; documentos unidos pela
origem
Coleção; documentos unidos pelo
conteúdo
Produtor Máquina administrativa Atividade humana individual ou
coletiva
Fins da produção Administrativos; jurídicos; funcionais;
legais
Culturais; científicos; técnicos;
artísticos; educativos
Objetivo Provar, testamunhar Instruir, informar
Entrada dos
documentos
Passagem natural [ou compra] de fonte
geradora única
Compra, doação, permuta de fontes
múltiplas
Processamento técnicoRegistro; arranjo; descrição: guias,
catálogos, etc.
Tombamento; classificação;
catalogação: fichários [ou
computador]
Público Administrador e pesquisador Grande público e pesquisador

6. PRÍNCIPIOS DE ARQUIVO
1º RESPEITO AOS FUNDOS OU PROVENIÊNCIA
2º TERRITORIALIDADE
3º TEORIA DAS 3 IDADES
Observa a origem da documentação
Observa a localização geográfica da documentação
Consiste no Ciclo de vida documental:
•Documentos Correntes: consulta freqüente
•Documentos Intermediários: consulta não freqüente, aguardando
eliminação ou recolhimento permanente
•Documentos Permanentes: possuem valor probatório, histórico e
informativo; preservado em definitivo

7. CLASSIFICAÇÃO DOS ARQUIVOS
(PAES, 2002)
•QUANTO ÀS ENTIDADES MANTENEDORAS
Públicos: Federal / Estadual / Municipal
Institucionais: Institutos educacionais / Entidades
Religiosas / Sociedades, Associações, Fundações,
Ongs
Comerciais (Privados):Empresas / Corporações /
Companhias
Familiais ou Pessoais

8. CLASSIFICAÇÃO DOS ARQUIVOS
2. QUANTO AO ESTÁGIO DA EVOLUÇÃO
Primeira Idade ou Corrente: documentos de consulta
freqüente, produzidos ou recebidos, conservados
próximo e de fácil acesso
Segunda Idade ou Intermediário: documentos não
consultados com freqüência, mas que podem ser
utilizados; não precisam ser conservados próximo; têm
caráter de permanência transitória
Terceira Idade ou Permanente: documentos
conservados em razão de valor histórico, probatório ou
informativo para o passado; têm caráter definitivo

9. CLASSIFICAÇÃO DOS ARQUIVOS
3. QUANTO À EXTENSÃO DA ATUAÇÃO
Operacionais: documentos cujos processos de
trabalho ainda não se concluíram (arqs. Correntes)
Setoriais: atrelados aos órgãos operacionais (arqs.
Correntes/Intermediários)
Centrais ou Gerais: locais para destinação final dos
documentos correntes/intermediários (arqs.
Permanentes)

10. CLASSIFICAÇÃO DOS ARQUIVOS
4. QUANTO À NATUREZA DOS DOCUMENTOS
Especial: guarda dos documentos segundo o formato
físico ou suporte
Especializado: guarda dos documentos segundo uma
especialidade, independente do formato ou suporte

11. CARACTERÍSTICAS DOS ARQUIVOS
ARQUIVO SETORIAL ouCOMPARTILHADO
É o arquivo onde se acondiciona os documentos
após a fase de maior operação e utilização
É descentralizado: encontra-se próximo
a estação de trabalho com
moderado indice de utilização
Os documentos ficam armazenados em
pastas ou caixas
•QUANTO À EXTENSÃO DA ATUAÇÃO

12. ARQUIVO CENTRAL
•Localondesãoarmazenadososdocumentos
procedentesdosArquivosOperacionaise
Setoriais/Compartilhados,sendoesta,aúltima
etapadociclodearquivamento
•Acondicionamento:Caixas
•Evitaduplicidadededocumentos
•Mantémapadronização
•Reúneassuntoscorrelatos
CARACTERÍSTICAS DOS ARQUIVOS
•QUANTO À EXTENSÃO DA ATUAÇÃO

13. •QUANTO ÀSATIVIDADES
•Receber, registrar e controlar a tramitação e
a expedição dos documentos de acordo com
as normas e procedimentos estabelecidos p/
o gerenciamento corporativo dos documentos.
•Organizar e manter os documentos nos
padrões estabelecidos
•Selecionar os documentos para transferi-los
ao Arquivo Central, de acordo com os prazos
de guarda fixados.
CARACTERÍSTICAS DOS ARQUIVOS
SETORIAL

14. -Administrar e atualizar a TTD
-Manter a padronização estabelecida
-Receber a documentação proveniente dos
Arquivos operacionais e setoriais
-Preservar a memória da empresa
-Preparar os documentos p/: microfilmagem e
digitalização
CARACTERÍSTICAS DOS ARQUIVOS
•QUANTO ÀSATIVIDADES
CENTRAL

15. -Atender as pesquisas
-Realizar empréstimos
-Implantar novos procedimentos e tecnologias que
aprimorem o gerenciamento dos documentos
-Orientar e coordenar as tarefas dos Arquivos
Setoriais
CARACTERÍSTICAS DOS ARQUIVOS
•QUANTO ÀSATIVIDADES
CENTRAL

16. -Providenciar requisitos técnicos para a preservação
dos documentos na área de armazenamento, no que
se refere a sua localização, iluminação, climatização
e defesa contra insetos...
-Elaborar e manter os manuais de procedimentos
dos documentos distribuidos nos Arquivos das
Unidades
-Divulgar as atividades do Arquivo
CARACTERÍSTICAS DOS ARQUIVOS
•QUANTO ÀSATIVIDADES
CENTRAL

17. O que toda Organização produz
independente de seu tamanho ou tipo de
negócio?
Conhecimento
Informações
Documentos
PARTE III –PROCESSAMENTO DA
INFORMAÇÃO ARQUIVISTICA

18. DOCUMENTOS TÊM SUA
HISTÓRIA
Encontramos o registro de idéias ou acontecimentos
em pedras, mármores, marfim, metal...
Com a imprensa, o registro passou a ser em papel...
Com o avanço tecnológico surgem outros materiais:
fotos, filmes, discos, fitas, slides, microfilmes, e-books...
Todas as pessoas possuem documentos
... é uma questão de memória

19. DOCUMENTO
NÃO INDEXADO
DOCUMENTO
NÃO INDEXADO
DOCUMENTO
FJF;LADDJL;LV
FLJKDDDDGLV
FJFALSFLSDDV
LFJLASFLSSVV
JLAJFLAFJSSV
FLJJFLFVVSSS
ALFJAFALFFSS
FLJALFJALFSS
DDDDDDDHFAA
DOCUMENTO
FJF;LADDJL;LV
FLJKDDDDGLV
FJFALSFLSDDV
LFJLASFLSSVV
JLAJFLAFJSSV
FLJJFLFVVSSS
ALFJAFALFFSS
FLJALFJALFSS
DDDDDDDHFAA
01 02 03 04 05
08
07
06
DOCUMENTO
FJF;LADDJL;LV
FLJKDDDDGLV
FJFALSFLSDDV
LFJLASFLSSVALFFSS
ARQUIVO INATIVO
RC - TTD
FJF;LADDJL;LV
FLJKDDDDGLV
LFJLASFLSSVV
JLAJFLAFJSSV
FLJJFLFVVSSS
ALFJAFALFFSS
FLJALFJALFSS
DDDDDDDHFAA
DESCARTE
Gavetão .processo de trabalho do dia-a-dia
.quando executamos nossas atividades
Etapas da geração de informações e documentos

20. SITUAÇÃO ENCONTRADA NAS EMPRESAS
PELA AUSÊNCIA DE ORGANIZAÇÃO DOS
DOCUMENTOS

21. PARA QUÊ?
GESTÃO DOCUMENTAL
planejar e desenvolver atividades, considerando o
capital informacional prévio;
tomar decisões político-administrativas ou pessoais
baseadas em dados acumulados;
atender às necessidades legais e técnicas;
evitar a repetição completa ou parcial de atividades,
economizando recursos materiais e humanos;
recuperar a história.

22. GESTÃO DOCUMENTAL
racionalização do trabalho
aumento de produtividade;
a recuperação rápida e precisa;
o impedimento do acréscimo indiscriminado do
volume de documentos;
a otimização de seus espaços físicos de trabalho;
Vantagens:

23. GESTÃO DOCUMENTAL
Vantagens:
o controle do trâmite de processos desde
sua geração até a sua destinação final;
a facilidade de transferência ou eliminação dos
documentos;
a preservação e conservação dos documentos;
preparo da documentação para a guarda definitiva
ou para a transferência.

24. ARRUMAÇÃO X ORGANIZAÇÃO
•Arrumação: metodologia individual não precisa de
Projeto;dispensa o Profissional habilitado e os custos são
menores
•Organização: metodologia corporativa necessita de
um Projeto/Plano de ação; as etapas de trabalho são
programadas; os custos imediatos são maiores; os
resultados são satisfatórios e garantidos; possibilita a
perpetuação do sistema de documentação

25. PARTE IV –MÉTODO DE
ARQUIVAMENTO DE DOCUMENTOS
Métodos: alfabético
numérico
alfa-numérico
geográfico
assunto
e por cores
metodologia que relaciona cores às atividades
desenvolvidas no Setor, permitindo o
gerenciamento visual dos documentos.

26. MÉTODO DE ARQUIVAMENTO DE
DOCUMENTOS
•Alfabético: utilizado p/ nomes de pessoas,
empresas. É um método de acesso direto
•Numérico: é um método de acesso indireto que se
baseia em atribuir códigos numéricos aos
documentos
•Alfa-numérico: utiliza a combinação de números e
letras
•Geográfico: utilizado p/ pesquisas por áreas
geográficas
•Assunto: é o método que indexa o documento por
assunto (problema: interpretação)

27. MÉTODO DE ARQUIVAMENTO DE
DOCUMENTOS
•João Barbosa Pedro Álvares Cabral
Barbosa, João Cabral, Pedro Álvares
•Sobrenomes iguais:
Anibal Teixeira Marilda Teixeira
Teixeira, Anibal Teixeira, Marilda
•Artigos e preposições a, o, d’, da, um …
Pedro de Almeida Ricardo d’Andrade
Almeida, Pedro de Andrade, Ricardo d’
Regras de alfabetação

28. MÉTODO DE ARQUIVAMENTO DE
DOCUMENTOS
•Sobrenomes com grau de parentesco:
Antônio Almeida Filho Paulo Ribeiro Neto
Almeida Filho, Antônio Ribeiro Neto, Paulo
•Empresas :
Embratel A ColegialUniversidade Federal do Maranhão
Colegial (A) Embratel Universidade Federal do Maranhão
Regras de alfabetação

29. MÉTODO DE ARQUIVAMENTO DE
DOCUMENTOS
•Documentos geográficos –principal elemento a ser
considerado é a procedência ou o local:
-Nome do estado, cidade e correspondenteas pastas
são guardadas em ordem alfabética pela cidade.
.Correspondência com outros países:
-país, capital e do nome do correspondenteas demais
cidades serão albfabetadas em ordem alfabética, após as
respectivas capitais dos países a que se referem.
Regras de alfabetação

30. MÉTODO DE ARQUIVAMENTO DE
DOCUMENTOS
•Documentos geográficos
-Nome do estado, cidade e correspondente
Estado Cidade Correspondente
Amazonas
Amazonas
Rio de Janeiro
Rio de Janeiro
São Paulo
São Paulo
Manaus (capital)
Itacoatiara
Rio de Janeiro (capital)
Campos
São Paulo
Lorena
Sobreira, Luísa
Santos, Antônio J.
Rodrigues, Isa
Almeida, José de
Corrêa Gilson
Silva, Alberto
guias divisórias com notações indicativas dos nomes das cidades

31. MÉTODOS DE ARQUIVAMENTO DOS
DOCUMENTOS
•Correspondência com outros países:
-país, capital e nome do correspondente
País Cidade Correspondente
França
França
Portugal
Portugal
Portugal
Paris (capital)
Lorena
Lisboa (capital)
Coimbra
Porto
Silva, Aurélio
Vadim, Roger
Pereira, José
Albuquerque, Maria
Ferreira, Antônio
guias divisórias com notações indicativas dos nomes das cidades

32. ATIVIDADE
Nomes Pessoais
Wadenilson Gonçalves Santos
Zaira Cardoso Nunes
José de Maria de Oliveira
Laine da Silva
Márcio Santos Júnior
Marcelo Cardoso Neto
Ananias Figueiredo
Amanda Figueiredo
Vitória Albuquerque
Vitor Albuquerque
Nomes de Empresas
Companhia Vale do Rio Doce
Visão Turismo
A Três Irmãos
The Library of Congress
Para Sempre Móveis Ltda.

33. ORGANIZAÇÃO DOS DOCUMENTOS
1. os documentos devem ser ordenados um a um
(utilizando o método adequado -Alfa / Num / Cronolog.)
2. podem ser acondicionados em: pastas intercaladoras ou
suspensas, envelopes, guias separadoras ou capa-dura
3. são presos com grampos plásticos.
4. a identificação do assunto será no visor das pastas
suspensas
5. coloca-se uma etiqueta branca com a identificação de
informações nas pastas e envelopes: setor, obra,
processo, assunto, volume, periodo....
ARQUIVOS OPERACIONAIS E SETORIAIS

34. ORGANIZAÇÃO DOS
DOCUMENTOS
1.os documentos devem ser ordenados um a um
2. podem ser acondicionados em: pastas
intercaladoras, pastas suspensas, envelopes,
guias separadoras ou capas duras
3. são presos com grampos plásticos.
4. preencher o formulário p/ o cadastramento em soft
de gerenciamento de documentos
5. acondicionar os documentos em caixas-arquivo
6. preencher o visor para identificação da caixa-
arquivo
ARQUIVO CENTRAL

35. ACONDICIONAMENTO
Sistema de cores
Padrão Pasta Intercaladora
Padrão Pasta Suspensa
Arquivos Correntes / Intermediários
Projeção –tira de inserção

36. ACONDICIONAMENTO
A
AL
Silva
Fichas guias

37. Arquivo Central
Padronização do Arquivamento
EMPRESA
0010
ACONDICIONAMENTO
Sistema de cores

38. ACONDICIONAMENTO
Etiqueta com o nome e cor
do setor
Etiqueta de legenda

39. ACONDICIONAMENTO

40. ACONDICIONAMENTO
Data
Etiqueta com a cor do setor
Etiqueta com a cor do tipo do
documento
Pasta intercaladora com a cor da atividade

41. ARQUIVAMENTO –
PADRONIZAÇÃO

42. ARQUIVAMENTO –
PADRONIZAÇÃO

43. ARQUIVAMENTO –
PADRONIZAÇÃO

44. PARTE V –COMO ORGANIZAR A
MASSA DOCUMENTAL ?
1. Diagnóstico
2. Racionalização
Levantamento e
Formação da TTD
Aprovação da TTD e
Triagem dos documentos
por Área
por Espécie Documental
por Temporalidade
por Referência legal
3. Metodologia para Organização dos documentos
4. Informatização

45. DIAGNÓSTICOInicio
Pegunta Ação
Ação Ação
PeguntaAção
1
Não
Sim
Não
Sim
Inicio
8
2
3
4
5
6
7
Gestão
do
Conhecimento
Conhecer
Atividade
Cultura
Informação
Documento
Planejamento
Gestão
Tecnologia
Mídias

46. OBJETIVO:
-mapear, avaliar e descrever o cenário
-levantar e analisar dados referente ao sistema de
gerenciamento de documentos possibilitanto a
elaboração do Plano de Ação o que, como, onde,
quando, quanto tempo, quem e quanto custa.
RELATÓRIO:
Visaretratar a situação atual de armazenamento,
organização e recuperação de informações, analisando
a situação atual, suas perdas e soluções emergentes e a
longo prazo.
DIAGNÓSTICO

47. -tomar medidas corretivas de uma situação critica
-conhecer os problemas e as possiveis medidas
p/resolvê-los
-solucionar problemas que se traduzem em desperdicios
-conhecer fatores que favorecem e limitam a
implantação do
sistema de gerenciamento dos documentos
-maximar o custo-beneficio do capital aplicado
-desenvolver o Plano de Ação Corretiva
DIAGNÓSTICO
PARA QUE SERVE?

48. DICAS PARA O DIAGNÓSTICO
ELABORAÇÃO :
Exige: percepção, bom senso, experiência
técnica, criatividade; deve ser desenvolvido por
mais de uma pessoa
Coleta de dados:
-Observação
-Entrevista ou questionário sobre: volume,
forma de armazenamento, organização,
recuperação/acessibilidade, como
descarta, o que pode ser melhorado...etc

49. Diagnóstico -ModeloVOLUME DE DOCUMENTOS
Constatação Perdas
 Volume de documentos gerados ao longo
dos anos versus responsabilidade juridica
de sua guarda.
 Existência de documentos obsoletos e em
duplicidade
 Ausência de instrumento para regular a
guarda e o descarte dos documentos , que
possibilite melhor administração do acervo



 Ausência da TTD gera insegurança no
descarte dos documentos, criando a
sistemática de guarda indevida ou
de expurgos errôneos.

 Na utilização de outros espaços para
guarda de documentos e mobiliário
saturado
 Processo de busca do documento
comprometido.
AÇÃO CORRETIVA:
 Elaboração da Tabela de Temporalidade Documental em formato de Banco de Dados
Temporalis
 Aplicação da TTD aprovada, ou seja , descarte dos documentos com prazos de guarda
vencidos.
 Disponibilização da TTD para todas as Unidades da Empresa

50. ORGANIZAÇÃO/ARQUIVAMENTO/ACESSIBILIDADE
Constatação Perdas
Metodologia individualizada e
despadronizada.

Ausência de automação do processo de
recuperação documental

Os Arquivos encontram-se arrumados e
não organizados.



Particularização no processo de
arquivamento gerando dificuldade de
acesso ao documento.


AÇÃO CORRETIVA
Criação de padrões corporativos para a organização dos documentos.

Utilização de Aplicativo para o gerenciamento das informações.
 Diagnóstico -Modelo

51. PLANO DE AÇÃO-ARQUIVO CENTRAL
ETA PA ATIVIDADE O QUE POR QUE COMO QUEM
1 Organização do Acervo
do Arquivo Central
Organização dos grupos
documentais
CC
1.1 Elaboração da Tabela
de Temporalidade
Documental
Etapas:
1. Levantamento dos
documentos/análise
documental
2. Emissão da Tabela
3. Aprovação da Tabela
4. Triagem da
documentação
Determinação dos prazos
legais para guarda e
descarte do acervo
documental
Descarte dos documentos
obsoletos
Dar consistência legal ao
arquivamento dos
documentos com
anuência do Cliente
Eliminar as não
conformidades
Através de consultas a
legislação
Eliminar os
documentos obsoletos
CC
CC/
Coamo PLANO DE AÇÃO -Modelo

52. PLANO DE AÇÃO
ETAPA ATIVIDADE O QUE POR QUE COMO QUEM
2 Padronização
Organização dos
documentos
Padronização e
organização dos
documentos para
formação de um sistema
de recuperação e
armazenamento eficientes
O fornecimento de
informação deverá
atender ao padrão
Através de
implementação de
metodologia
estabelecida
CC
3 Informatização do
acervo
Transcrição da informação
organizada e validada em
mídia eletrônica
Permite a economia de
tempo, espaço, e otimiza
as atividades da empresa
somado ao fator
segurança
Através da
estruturação de
Aplicativo para
cadastramento de
documentos
CC
4 Cadastramento dos
dados
Formação de Base de
Dados para cadastramento
da informação
Para permitir os itens de
validação, indexação,
pesquisa, entre outros
Alimentando e
auditando a Base
implantada
CC
5
Manuais de
procedimentos/Politica
Documental Corporativa
Descrição dos
Procedimentos referentes
aos processos, atividades,
etc do funcionamento do
Arquivo e sua realação com
a Empresa
Manutenção do Sistema
estabelecido
Descrevendo a
metodologia utilizada
para a estruturação do
serviço de
documentação
CC PLANO DE AÇÃO -Modelo

53. POR QUE IMPLANTAR UMA POLITICA DE
RACIONALIZAÇÃO DE DOCUMENTOS ?
ALA DOS
GUARDADORES
OBCECADOS
Fazer cópias para não
perder o controle
ALA DOS
OBCECADOS
DESCARTANTES
Ganhar trofeu por jogar
papel fora

54. -Redução da massa documental
-Racionalizar custos (reduzir custos)
-Melhor armazenamento (espaço fisico +
mobiliário)
-Melhor organização, permite a informatização
-Possibilita pesquisa rápida
-Evita extravio de documentos
-Garanti a preservação dos documentos de valor
-Aproveitamento dos recursos humanos,
tecnológicos, etc.
POR QUE IMPLANTAR UMA POLITICA DE
RACIONALIZAÇÃO DE DOCUMENTOS ?

55. É um instrumento que define critérios de seleção
de documentos para fins de armazenamento
disciplinado, visando o aproveitamento racional
de todas as potencialidades que um acervo
arquivístico apresenta, enquanto fonte de
informações administrativas, gerenciais ou
históricas que compõem a trajetória da
Organização.
PARTE VI -TABELA DE TEMPORALIDADE
DOCUMENTAL
O QUE É?

56. TTD –ELABORAÇÃO
1. Passo: Coleta de Informações
Preencher a “Ficha de Análise Documental”:
-registrar informações sobre cada documento
-referenciar os prazos legais ou de validade
Detalhar as informações sobre cada documento
através:
-entrevistas e levantamento do acervo documental

57. TTD –ELABORAÇÃO
2. Passo: Consolidação das Informações
O Documento é analisado nos aspectos legais,
fiscais, tributários etc;
Registrado na “Ficha de Análise Temporal”;
Formação da TTD (digitada para apreciação e
validação)

58. TTD –ELABORAÇÃO
3. Passo:Aprovação
Apresentação do primeiro formato da TTD;
Reunião para discussão e aprovação por área;
Reunião para homologação com assinatura pelo
Gerente, pelo Diretor...
Guardar uma cópia assinada.

59. TTD –ELABORAÇÃO
4. Passo:Formatação final
Registro em formato de tabela ou informatizado dos
Documentos Gerados nas diversas áreas da empresa:
-Pessoal, Contábil, Administrativa etc.
Descrição / Definição dos Documentos:
-Por empresa/instituição, se for pessoa jurídica;
-Por setor/departamento;
-Por tipo, etc.
Referência da Legislação:
-Tributária, fiscal, trabalhista etc.

60. TTD -ELABORAÇÃO
5. e 6. Passos: Manualização e Treinamento
Estabelecer Procedimentos para:
Utilização (Usuário):
-Consulta, Descarte, Segurança etc;
Atualização da TTD (Equipe multidisciplinar):
-Manutenção;
-Formatação

61. TTD -Aplicação
A TABELA DE TEMPORALIDADE
DOCUMENTAL age sobre o acervo
documental evitando seu
crescimento desordenado e
principalmente
ERROS NO DESCARTE

62. TTD -UFMA
Universidade Federal do Maranhão
Resolução nº 05/90-CA
O Reitor da Universidade Federal do Maranhão, na qualidade de
PRESIDENTE DO CONSELHO DE ADMINISTRAÇÃO, no uso de suas
atribuições estatutárias.
Considerando o que consta do Processo nº 004692/90 e o que decidiu este
Conselho em sessão realizada no dia 24 de agosto de 1990;
RESOLVE:
Aprovar a Tabela de Temporalidade dos documentos da Universidade
Federal do Maranhão, constante do Anexo da presente Resolução e que dela faz
parte integrante.
Dê-se ciência. Publique-se. Cumpra-se.
São Luís, 23 de outubro de 1990.
Prof. JERÔNIMO PINHEIRO
Presidente
Aprova a Tabela de Temporalidade dos
documentos da Universidade Federal do
Maranhão.

63. TTD -UFPB
UNIVERSIDADE FEDERAL DA PARAÍBA
COMISSÃO PERMANENTE DE AVALIAÇÃO DE DOCUMENTOS
TABELA DE TEMPORALIDADE DE DOCUMENTOS DA UFPB
Aprovada pela Resolução 08/2001, de 01.08.2001, do Conselho
Universitário –CONSUNI da UFPB, e reformulada para adequar-se à
resolução 14/2001, de 24.10.2001, do Conselho Nacional de Arquivos -
CONARQ/Arquivo Nacional.
•A Tabela de Temporalidade de Documentos das Atividades-Fim para
complementar a das Atividades-Meio demandou um processo lento, de
1998 a 2000.
•Aprovada pelo Arquivo Nacional e pelo Conselho Universitário da
UFPB.

64. C
I
P
Transferência
Recolhimento
Arranjo /
Descrição Processo de
Classificação
(aplicação da
TTD)
Controle:
-Entrada;
-Saída;
-Eliminação
AVAL
•Fase Corrente / Intermediária
Gestão de Documentos
•Fase PermanenteManutenção e
Guarda de Documentos
Entendendo o Ciclo de Vida Documental

65. PARTE VII -PROGRAMAS PARA
GERENCIAMENTO DE DOCUMENTOS
•cadastar documentos
armazenados nos Arquivos
•gerenciar informações de
texto e de imagens
•criar, editar, distribuir informações via
rede, disco magnético ou Cd
•atualizar e compartilhar informações
•desenvolver pesquisa direcionada e
controlada
A ESCOLHA DA FERRAMENTA
O software deve possibilitar:

66. PROGRAMAS PARA
GERENCIAMENTO DE DOCUMENTOS
É um conjunto de procedimentos e operações técnicas
característicos do sistema de gestão de documentos
arquivísticos processado eletronicamente e aplicável em
ambientes eletrônicos digitais ou em ambientes híbridos,
isto é, documentos eletrônicos e convencionais ao mesmo
tempo.
O que é um sistema eletrônico
de gestão de documentos?

67. GERENCIAMENTO ELETRÔNICO DE
DOCUMENTOS –GED
O sistema de GED –não é só gerenciamento de
arquivos. Ele implementa categorização de
documentos, tabelas de temporalidade, ações de
disposição e controla níveis de segurança.
O GED é a somatória das
tecnologias e produtos que
objetivam gerenciar
informações -em forma de
voz, texto ou imagem de
maneira eletrônica.

68. GEDnão é só escanear, através da
Digitalização
Consiste:
1. Preparação dos documentos
2. Indexação
3. Digitalização
4. Exportação das imagens e índices
GERENCIAMENTO ELETRÔNICO
DE DOCUMENTOS -GED

69. GED X GDE
GESTÃO DE DOCUMENTOS
Gestão
Tradicional de
Arquivo
Gestão Eletrônica de Arquivos
Todos os
suportes,
inclusive papel
Arquivos Eletrônicos
(somente documentos em
meio eletrônico)
MANUAL AUTOMATIZADO
Gestão de
Documentos
Eletrônicos
GED –Gestão
Eletrônica de
Documentos
(IDEAL)

70. PARTE VIII -NORMAS E
LEGISLAÇÃO ARQUIVÍSTICA
•ISAD (G)–Norma Geral Internacional de
Descrição Arquivística
Serve para elaboração dos isntrumentos de pesquisa
•ISAAR (CPF)–Norma Internacional de Controle
de Autoridade para Corporações, Pessoas e
Famílias
NORMAS
Serve para elaboração das entrada (cabeçalhos) das
descrições dos isntrumentos de pesquisa

71. NORMAS E LEGISLAÇÃO
ARQUIVÍSTICA
LEGISLAÇÃO
•LEI 8.159/1991
•DECRETO 4.553/2000
•LEI 8.264/2005
Âmbito Federal
Âmbito Estadual
Estes documentos regulam as disposições
sobre arquivo nas esferas federal e estadual

72. CONCLUSÃO
Reduzir desperdícios, custos de armazenamento e
custos correlatos (de 30 a 40%)
Reduzir custo de homem/hora na busca da
informação/documento
Melhorar a imagem das instituição junto aos seus
clientes internos e externos
Incentivar a participação dos geradores de
informações na busca de melhorias
Melhorar o ambiente físico e condições de
trabalho.
Qual o resultado do uso da Gestão de
Documentos?