TÉCNICAS DE ARQUIVO.pptx - Arquivologia - Curso técnico em Administração

Técnicas de arquivamento - curso profissionalizante em Auxiliar Administrativo

1. TÉCNICAS DE ARQUIVO: ARQUIVO E SUA DOCUMENTAÇÃO

2. O que significa a palavra arquivo para você? Pense sobre este assunto, analisando estas duas situações :

3. Situação 1: - Doutora, a senhora já usou os documentos que me pediu? Posso guardá-los? - Perguntou a secretária. - Esses processos empilhados aqui à esquerda você deixa sobre minha mesa, pois ainda vou consultar. Já essas pastas, pode guardá-las no arquivo lá da minha sala. Situação 2: - Marcos, precisamos analisar alguns documentos sobre a escravidão no brasil, para terminarmos aquele trabalho! - Vamos então ao arquivo nacional? LÁ, com CERTEZA, ENCONTRAREMOS MUITO MATERIAL INTERESSANTE!

4. Você percebeu que a palavra arquivo foi empregada nessas situações com dois sentidos diferentes , não é mesmo?

5. Na primeira situação, a doutora se referiu a arquivo como um móvel próprio, geralmente de aço ou madeira, usado para guardar documentos. Mas no caso seguinte, Marcos usou a palavra arquivo para citar o Arquivo Nacional, que é um órgão público encarregado de guardar e conservar a documentação produzida ou recebida por instituições governamentais de âmbito federal.

6. E você, se lembrou de outros usos para a palavra arquivo? A palavra arquivo é utilizada em nosso dia-a-dia com diferentes sentidos, ainda que bastante relacionados entre si.

7. Há estudiosos que defendem a idéia de ela ter se originado do grego arché, que significa palácio dos registrados, tendo evoluído mais tarde para o termo archeion , que é o local de guarda e depósito de documentos. Outros, no entanto, dizem que a palavra é originária do latim archivum que significa , também no conceito antigo, o lugar onde os documentos eram guardados.

8. O que é Arquivo? É o conjunto de documentos oficialmente produzidos e recebidos por um governo, organização ou firma, no decorrer de suas atividades, arquivados e conservados por si e seus sucessores, para efeitos futuros.

9. A primeira finalidade de um arquivo e servir à administração de uma instituição qualquer que seja a sua natureza. Depois que a atividade administrativa acaba, os arquivos começam a funcionar para a história e para a cultura. Temos aí a outra finalidade, que surge em conseqüência da anterior: servir à história , como fonte de pesquisa.

10. Q ualquer que seja a finalidade de um arquivo, as suas funções básicas são as mesmas: G uardar e conservar os documentos, de modo a serem utilizados para atender a interesses pessoais ou oficiais .

11. A Associação de Arquivistas Brasileiros adota a seguinte definição: “Arquivo é o conjunto de documentos que, independentemente da natureza ou do suporte, são reunidos por acumulação ao longo das atividades de pessoas físicas ou jurídicas, públicas ou privadas”.

12. Os conjuntos de atas de reuniões da Diretoria, de projetos de pesquisa e de relatórios de atividades, mais os conjuntos de prontuários médicos, de boletins de notas, de fotografias etc., constituem-se o Arquivo de uma Unidade por exemplo, e devem naturalmente refletir as suas atividades.

13. Arquivo também pode ser definido como a entidade ou órgão administrativo responsável pela custódia, pelo tratamento documental e pela utilização dos arquivos sob sua jurisdição. Ex . CODEAQ – Arquivo Histórico Estadual de Goiás ( Documentos da Administração Estadual, relatórios governamentais, regulamentos, leis, decretos e periódicos)

14. Tipos de Arquivos Baseados nas primeiras definições podemos dizer que existem vários tipos de Arquivos, tudo depende dos objetivos e competências das entidades que os produzem

15. Os arquivos podem ser classificados em: Públicos (federal, estadual, municipal); Institucionais (escolas, igrejas sociedades, clubes, associações ); Comerciais (empresas, corporações, companhias) ;e Pessoais (fotos de família, cartas, originais de trabalhos etc )

16. Temos também os Arquivos que guardam e organizam documentos cujas informações são registradas em suportes diferentes do papel: discos, filmes, fitas e são chamados de Especiais. Estes podem fazer parte de um Arquivo mais completo

17. Existem aqueles que guardam documentos gerados por atividades muito especializadas como os Arquivos Médicos, de Imprensa, de Engenharia, Literários e que muitas vezes precisam ser organizados com técnicas e com materiais específicos. São conhecidos como Arquivos Especializados.

18. Atividades: 1- O que é Arquivo? 2- Qual a principal finalidade do Arquivo? 3 - Qual a definição de Arquivo, de acordo com a Associação dos arquivistas brasileiros? 4 - O que são Arquivos de Unidade? Dê exemplos. 5- Arquivo, também pode ser definido como a entidade ou órgão administrativo responsável pela custódia, pelo tratamento documental. Cite 03 exemplos ou mais de organizações responsáveis pela guarda de documentos. 6- Quais as principais classificações dos arquivos? 7- O que são os arquivos especiais? Qual o tipo de informação eles guardam ou organizam? 8 - Os arquivos especializados são aqueles que guardam documentos gerados por atividades muito especializadas. Cite exemplos desse tipo arquivo.

19. AGEHAB- Agencia Goiana de Habitação

20. Arquivo Histórico Estadual

21. Tribunal Regional do Trabalho 18ª Região

22. Gestão de documentos É a partir da gestão de documentos que podemos fazer um correto arquivamento .

23. A escrita A escrita é um conjunto de símbolos dos quais nos servimos para representar e fixar a linguagem falada. O homem primitivo, tendo necessidade de um meio de expressão permanente, recorreu a uma engenhosa disposição de objetos simbólicos ou a sinais materiais (os nós, os entalhes, os desenhos), os quais passaram a ser à base dos primeiros sistemas de escrita (PAES, 2005).

24. À medida em que os povos evoluíam e atingiam graus elevados de cultura, ou absorviam o que havia de bom nas civilizações mais adiantadas , os sistemas de escrita também foram sofrendo modificações até a invenção da escrita fonética, ou seja, até a invenção do alfabeto.

25. Logo que os povos passaram a um estágio de vida social mais organizado , os homens compreenderam o valor dos documentos e começaram a reunir , conservar e sistematizar os materiais em que fixavam, por escrito, o resultado de suas atividades políticas, sociais, econômicas, religiosas e até mesmo de suas vidas particulares.

26. Surgiram assim os arquivos, destinados não só a guarda dos tesouros culturais da época, como também à proteção dos documentos que atestavam à legalidade de seus patrimônios, bem como daqueles que contavam a história de sua grandeza.

27. A gestão de documentos surgiu a partir da necessidade das organizações em gerenciar a informação que se encontrava desestruturada, visando facilitar o acesso ao conhecimento explícito da corporação.

28. Conceito de Gestão de Documentos Gestão de Documentos é o “conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à sua produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento em fase corrente ou intermediária, visando sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente”. (Artigo 3º Lei nº 8.159/91).

29. Conforme estabelecido em Lei, a Gestão de Documentos está diretamente ligada com o uso de técnicas arquivísticas , que facilitam a localização, o acesso a informações, o relacionamento com outros documentos e evitam perdas , prazos e acúmulo de documentos desnecessários. (SANTOS, 2002).

30. Vamos observar o volume de documentos existente em seu local de trabalho, a partir daí, responda:   Como é realizada a gestão de documentos do seu setor? Quem são os responsáveis pela guarda desses documentos? Há um controle para retirada e consulta desses documentos? De que maneira? Você considera que a atual gestão de documentos do seu setor é eficiente? Como você poderia sugerir melhorias nesse aspecto?

31. Objetivos da gestão de documentos Organizar a produção, administração, gerenciamento, manutenção e destinação dos documentos de modo eficiente; Agilizar a eliminação de documentos que não tenham valor administrativo , fiscal , legal, histórico e/ou científico; Assegurar o acesso à informação governamental quando e onde se fizer necessária ao governo e aos cidadãos; Garantir a preservação e o acesso aos documentos de caráter permanente.

32. DOCUMENTOS, SUPORTE E INFORMAÇÃO

33. DOCUMENTOS Registro de uma informação independentemente da natureza do suporte que a contém.

34. Qualquer informação registrada em um suporte material que possibilite consultas, provas, estudos, pesquisa é um documento, pois comprova fatos, fenômenos e pensamentos do homem em determinado momento histórico.

35. D ocumento pode ser um livro, um pendrive , um CD, um contrato de trabalho, uma nota promissória, uma planta (não, a samambaia não, aquelas plantas de edificações, etc .)

36. Suporte É o material no qual são registradas as informações .

37. O documento é onde você registra uma informação, independente do tipo de suporte .

38. EXEMPLOS DE SUPORTE Pedra, metal, madeira....muito antigamente as informações eram registradas nesses tipos de suportes . E em épocas antigas, porém mais recentes que o período acima, usava-se o papiro , pergaminho e o nosso bom e velho papel.

39. EXEMPLOS DE SUPORTE microfilme CD DVD pen drive HD Outros

40. Observe que um papel em branco (suporte) ou um DVD virgem (suporte) não são documentos, pois eles não contêm informações !

41. Informação Elemento referencial, noção, ideia ou mensagem contidos em um documento ( Dicionário Brasileiro de Terminologia Arquivística )

42. INFORMAÇÃO Informação é considerado um conjunto de fatos organizados de forma que adquirem um valor adicional além do valor do fato em si.

43. DADOS São considerados fatos em sua forma primária, portanto necessita de processamento. Exemplos : Nome de um empregado; Número de horas trabalhadas; Número de peças em estoque; Pedidos de venda.

44. CLASSIFICAÇÃO DOS ARQUIVOS

45. Provavelmente, vários tipos de arquivo já passaram pela sua cabeça até agora, não é? O arquivo da escola onde estudou; aquele organizado pela família de um amigo; o que foi consultado para fazer uma pesquisa; o que havia no setor de pessoal onde você trabalhou por algum tempo; ou, ainda, o arquivo de discos que viu em uma gravadora. E cada um desses arquivos apresentam características bem variadas.

46. Eles são classificados em quatro grupos, de acordo com:

47. De acordo com a entidade criadora Considerando a natureza da entidade que criou o arquivo, ele se classifica em : PÚBLICO - arquivo de instituições governamentais de âmbito federal (central ou regional) ou estadual ou municipal. Exemplos : o arquivo de uma secretaria estadual de saúde ou da prefeitura de um município. INSTITUCIONAL - está relacionado, por exemplo, às instituições educacionais, igrejas, corporações não-lucrativas, sociedades e associações. Exemplos : o arquivo de um centro de educação experimental ou de um sindicato.

48. COMERCIAL- arquivo de firmas, corporações e companhias. Exemplos : o arquivo de uma loja, de um escritório de engenharia ou de um banco. FAMILIAR OU PESSOAL- diz respeito ao arquivo organizado por grupos familiares ou por pessoas, individualmente. Exemplo : o arquivo preparado por uma dona de casa, contendo certidões de nascimento e casamento; declarações de imposto de renda; documentos relativos a transações de compra e venda de imóveis; recibos de pagamentos efetuados a terceiros; fotos e cartas.

49. De acordo com o estágio de evolução Quando levamos em conta o tempo de existência de um arquivo, ele pode pertencer a um destes três estágios:

50. ARQUIVO DE PRIMEIRA IDADE OU CORRENTE Guarda a documentação mais atual e frequentemente consultada. Pode ser mantido em local de fácil acesso para facilitar a consulta. Somente os funcionários da instituição têm competência sobre o seu trato, classificação e utilização. O arquivo corrente é também conhecido como arquivo de movimento. Exemplo : o arquivo do setor de almoxarifado de uma empresa de exportação, contendo as requisições de material do ano em curso.

51. ARQUIVO DE SEGUNDA IDADE OU INTERMEDIÁRIO I nclui documentos que vieram do arquivo corrente, porque deixaram de ser usados com frequência. Mas eles ainda podem ser consultados pelos órgãos que os produziram e os receberam, se surgir uma situação idêntica àquela que os gerou. Não há necessidade de esses documentos serem conservados nas proximidades das repartições ou escritórios, e a sua permanência no arquivo é transitória, uma vez que estão apenas aguardando para serem eliminados ou remetidos ao arquivo permanente. Exemplo : o arquivo dos dez últimos anos da documentação de pessoal de uma empresa.

52. ARQUIVO DE TERCEIRA IDADE OU PERMANENTE N ele se encontram os documentos que perderam o valor administrativo e cujo uso deixou de ser frequente, é esporádico. Eles são conservados somente por causa de seu valor histórico, informativo para comprovar algo para fins de pesquisa em geral, permitindo que se conheça como os fatos evoluíram. Esse tipo de arquivo é o que denominamos arquivo propriamente dito. Exemplo : o arquivo de uma secretaria de estado com os planos de governo do início do século.

53. A classificação dos arquivos quanto ao estágio de evolução também é conhecida como Teoria das Três Idades .

54. De acordo com a extensão da atenção Os arquivos se dividem em: ARQUIVO SETORIAL -estabelecido junto aos órgãos operacionais, cumprindo as funções de um arquivo corrente. Exemplo : o arquivo da contabilidade de uma empresa comercial. ARQUIVO CENTRAL OU GERAL - destina-se a receber os documentos correntes provenientes dos diversos órgãos que integram a estrutura de uma instituição. Nesse caso, portanto, as atividades de arquivo corrente são centralizadas . Exemplo: o arquivo único das diversas faculdades de uma universidade.

55. De acordo com a natureza de seus documentos Dependendo das características dos documentos que compõem o arquivo, ele se classifica em :

56. ARQUIVO ESPECIAL - guarda documentos de variadas formas físicas como discos, fitas, disquetes, fotografias, microformas (fichas microfilmadas), slides, filmes, entre outros. Eles merecem tratamento adequado não apenas quanto ao armazenamento das peças, mas também quanto ao registro, acondicionamento, controle e conservação. Exemplo : o arquivo de microfilmes de uma instituição financeira ou os disquetes de uma firma de advocacia. ARQUIVO ESPECIALIZADO - tem sob sua guarda os documentos de um determinado assunto, de um campo específico, como o hospitalar, o da medicina, engenharia, imprensa, entre outros. São chamados, inadequadamente, de arquivos técnicos. Exemplo : o arquivo de peças como ossos, dentes e fetos de uma escola de enfermagem.

57. O arquivo de uma secretaria estadual de saúde foi exemplificado como um arquivo público, de âmbito estadual porque estávamos considerando o tipo de instituição que o criou: um órgão do governo do estado. Mas ele também pode ser classificado como um arquivo de primeira idade ou corrente, caso seus documentos sejam utilizados com frequência pelos funcionários. Pode ser ainda um arquivo central, que serve a todos os setores daquela secretaria.

58. De acordo com a legislação vigente, caso cessem definitivamente as atividades de uma universidade federal, os documentos a ela pertencentes deverão ser entregues ao Ministério da Educação ou ao Ministério da Ciência e Tecnologia.

59. Lei 8.159/91 extraída do §2 do artigo 7: § 2º - A cessação de atividades de instituições públicas e de caráter público implica o recolhimento de sua documentação à instituição arquivística pública ou a sua transferência à instituição sucessora . a documentação deverá ser enviada à instituição arquivística pública .