tata kelola penggunaan Operating Journal System 3.0

tata kelolan penggunaan Operating Journal System 3.0

1. TATA KELOLA Open Journal System (OJS) 3

2. INTRODUCTION Versi sebelumnya menggunakan OJS 2.4.8.3 (OJS 2), versi baru menggunakan OJS 3.2.1.0. Berikut ini adalah keunggulan- keunggulan dari OJS 3 dibandingkan OJS 2: Alur kerja pada OJS 3 lebih fleksibel dibandingkan dengan versi 2 dimana pada versi 2, proses submission sampai dengan publish harus terurut. Sedangkan pada OJS 3, proses submission dapat segera dilanjutkan dengan proses production dengan melakukan klik tombol “ Send to Production ” (ini fitur baru yang ada di OJS 3); Pengaturan Role (peran) pada versi 2 : change role (perubahan peran) dilakukan melalui menu “ User Home ” lalu setelah memilih role yang diinginkan diharuskan kembali lagi ke menu “ User Home ”, sedangkan pada OJS 3 dapat langsung akses sesuai perannya masing- masing ( Editor, Section Editor , ataupun Layout Editor ); Proses upload lebih fleksibel, ketika upload file utama ( manuscript ) dapat ditambahkan juga file tambahan ( supplementary files ) tanpa harus masuk ke tahap submission berikutnya (seperti pada OJS 2);

3. INTRODUCTION Themes pada OJS 3 ini lebih responsif dalam mengadaptasi screen sizes dari ponsel, tablet, maupun desktop; Proses pendaftaran lebih sederhana dari OJS 2, ini terlihat dari form registrasi yang lebih simple; OJS 3 telah digunakan sebagai Aplikasi berbasis web bagi Pengelola Jurnal- jurnal Ilmiah yang ada di Satuan Kerja di bawah naungan Lembaga Ilmu Pengetahuan Indonesia (LIPI) dan akan berpengaruh pada proses akreditasi secara elektronik melalui arjuna.ristekdikti.go.id .

4. SISTEM OPERASIONAL JURNAL

5. LANGKAH AWAL Login (isi Username dan Password ) Kelola Jurnal

6. Tampilan Awal

7. Tampilan Awal Current : Aktivitas pengelolaan jurnal, seperti edisi terbaru, dan pengumuman. Archives : Terbitan edisi sebelumnya. Announcement : Pengumuman untuk pembaca yang akan muncul juga pada menu “ Current ”. About : Tentang Jurnal, Submissions , Tim Editor, Privacy Statement , dan Contact , yang dapat diubah kapan saja. View Profile : dapat disesuaikan dengan kebutuhan masing- masing Jurnal termasuk tampilan foto tim editor/pengelola.

8. Jurnal Setting Login sebagai Journal Manager Masuk halaman dashboard Pilih setting > journal > isi tab dan pertanyaan sesuai kebutuhan Dibagian About the Journal anda dapat menambahkan tentang: open access policy , focus and scope of the journal, copyright notice, sponsorship disclosure, history of the journal, a privacy statement, LOCKSS or CLOCKSS archival system .

9. Website Setting Login sebagai Journal Manager Masuk halaman dashboard Pilih setting > website Dibagian ini kita dapat memilih warna tema, memasukan logo/cover jurnal, Page Footer , Sidebar .

10. Website Setting “Appearance” Logo, Journal thumbnail & Homepage Image : Memunculkan logo dan Cover Jurnal atau Sertifikat. Page Footer : Anda dapat mengisikan gambar atau informasi lainnya yang akan di tampilkan pada bagian bawah website jurnal Anda. Anda dapat ketik text langsung atau Upload gambar. Theme : Anda dapat memilih tema website jurnal Anda, tetapi karena masih belum ada tema maka hanya ada 1 tema yaitu tema default atau default theme . Sidebar : Anda bisa menampilkan block apa saja yang muncul di website jurnal Anda. Journal style sheet : Anda dapat upload CSS (link tambahan/ mark up dari httml) untuk tampilan website jurnal Anda. Favicon : menampilkan icon jurnal anda, yang berada tepat diatas address bar ketika anda akses website jurnal Anda. Additional Content : Anda dapat menambahkan informasi tambahan berupa teks ataupun gambar, additional content akan tampil di bawah dari gambar cover atau homepage image

11. Website Setting “Setup” Information : Informasi yang ditujukan kepada Readers, Author , atau Librarians. Languange : Bahasa yang akan digunakan. Navigation : Menu tampilan yang akan dimunculkan pada halaman muka Jurnal. Announcement : Informasi terbaru seputar penerbitan jurnal. List : Jumlah jurnal yang akan ditampilkan pada halaman muka jurnal. Privacy Statement : Aturan seputar jurnal yang dikelola.

12. Website Setting “Plugins & Static Pages” Static pages merupakan plugin yang tersedia di OJS 3 yang dapat digunakan untuk membuat halaman baru yang tidak tersedia di situs jurnal kita. Untuk memuat menu baru tersebut, kita dapat menggunakan menu navigasi, sedangkan untuk membuat halaman isi, kita membutuhkan static pages. Kemudian cari plugin “ Static Pages ” dan centang kotak kecil “ enable” untuk mengaktifkan static pages plugin. Klik tanda panah disamping Static Pages Plugin kemudian Edit/Add Content. Sekarang menu static page sudah dapat diakses melalui Settings > Website > Static Pages kemudian pilih Add Static Page. Path (teks yang akan ditampilakan di address bar browser ), Title (judul dari halaman), Content (isi dari halaman). Setelah semua terisi, klik tombol “save”. Untuk melihat hasil static page ini sebelum disimpan, bisa pilih menu Preview .

13. Workflow Setting Login sebagai Journal Manager, Masuk halaman dashboard Pilih setting > workflow Dibagian ini kita dapat memilih menu Submission, Review, Publisher Library, Emails .

14. Workflow Setting “Submissions” Metadata : Anda dapat mengatur apa saja data yang harus diisi oleh penulis ( author ) ketika submit artikel. Adapun komponen penting yang bisa dipakai adalah Languange , Subject , Keywords dan Reference . Centang dimenu Enabled dan Submission Form untuk mengaktifkan fungsinya dan centang bagian Required yang menandakan isian ini wajib diisi. Components : pada saat submit artikel penulis dapat upload file pendukungnya, seperti Research Instrument, Transcript , dan lain sebagainya tanpa ada pembatasan. Ini dapat dilihat pada bagian Article Components. Anda juga dapat menambahkan komponen baru dengan klik menu Add a Component , lalu akan muncul form isian. Checklist : merupakan syarat yang harus dipenuhi penulis untuk submit artikel di jurnal Anda, Penulis harus centang semua syarat yang telah terpenuhi. Author Guidelines : Petunjuk bagi penulis yang ingin submit di jurnal Anda .

15. Workflow Setting “Review” Setup : Batasan waktu review , dan jenis reviewer yang digunakan. Review Guidance : Anda dapat menambahkan informasi panduan bagi reviewer dalam mereview sebuah artikel. Publisher Library : Bagian ini dapat diabaikan, ini merupakan penyimpan informasi terkait dengan penerbit, atau recana promosi yang digunakan oleh anda. Emails : Bagian ini berguna untuk pengaturan email. Bounce Address : Alamat email yang menampung email- email yang tidak terkirim.

16. Distribution Setting sebagai Journal Login Manager Masuk halaman dashboard Pilih setting > distribution Bagian ini memuat: Lisensi dan search indexing .

17. Distribution Setting “License” Search Engine Indexing : Dimana pengunjung jurnal (pembaca) dapat memungkinkan mencari jurnal anda dengan mesin pencari. Payments : Isian terkait informasi tentang bagaimana metode pembayaran yang digunakan oleh jurnal Anda; Access : merupakan pengaturan yang digunakan untuk hak akses konten jurnal anda.

18. Users & Roles

19. Users & Roles Selanjutnya anda bisa menentukan peran dari user . Ada banyak peran di OJS 3. Silahkan gunakan “ roles ” sesuai kebutuhan ( Journal Editor, Section Editor , atau Reviewer ). Lakukan hal yang sama dengan user yang berbeda dan role yang berbeda pula sehingga anda mempunyai user sesuai dengan yang diharapkan. Anda dapat cek role atau peran yang dimaksud pada menu search .

20. Issues Future Issues : terbitan yang akan dating atau terbitan yang belum di publish . Back Issues : terbitan terbaru dan yang dimana ini telah sebelumnya terbitan di publish .

21. Create Issues Login > Dashboard > Issues > Future Issues > Create Issues > Lengkapi Data > Save Lengkapi data : Identification ( Volume, Number dan Tahun terbitan), judul dari terbitan, Description (bersifat optional), Cover Image (halaman muka).

22. PROSES PENERBITAN ARTIKEL Author Editor Section Editor (Jika ada) Reviewer Production and Publish Ini dapat disesuaikan dengan kebutuhan pengelola jurnal masing-masing, atau dapat disesuaikan dengan proses penerbitan jurnal yang sudah berjalan seperti biasa.

23. PROSES ARTIKEL SEBELUM DIREVIEW Lembaga Penelitian dan Pengabdian kepada Masyarakat (LPPM) UNPAR - 2020

24. AUTHOR Akses journal > pilih Jurnal yang sesuai/diminati > view jurnal > Register > Isi Profile > Login > Make a New Submission

25. AUTHOR Ada 5 tahapan untuk submit artikel: Submission Requirements : formulir yang memuat syarat yang harus dipenuhi oleh author jika akan submit artikel, dan dapat memberikan komentar di kolom Comments for the Editor. Upload Article : mengunggah tulisan yang ditujukan kepada pengelola Jurnal. Pengisian metadata penulis : Prefix , Judul, Subtitle, Abstract , List of Contributors. Confirmation : konfirmasi bahwa ketika klik “ Finish Submission”, artikel tidak dapat di edit atau ditarik kembali. Tahap akhir merupakan pemberitahuan bahwasanya artikel sudah selesai di submit. klik “review this submissions” atau “ Return to your dashboard” untuk melihat status dari artikel ini.

26. EDITOR Login sebagai user di jurnal Anda dengan peran editor . Pada bagian awal My Queue terdapat ada satu artikel yang masuk, jika memiliki lebih dari satu editor maka artikel ada di bagian “ Unassigned” . Klik di bagian judul untuk memproses artikel tersebut. Artikel dapat didownload dengan cara klik tulisan format *.doc dibagian “ Submission Files” dan anda dapat melihat komentar dari author dengan klik “Comments for the editor”

27. SECTION EDITOR Login sebagai user dengan peran section editor . Pada saat login akan terlihat artikel yang ditugaskan oleh editor. Klik dibagian judul untuk melakukan proses. Sama halnya dengan editor, section editor bertugas mengirimkan artikel ke reviewer. Jika metode review yang digunakan double blind peer review, maka section editor wajib upload file artikel dengan menghapus nama pernulis dan asal Perguruan Tinggi, kemudian upload kembali artikel tersebut dengan klik “ Upload File” . Kirim artikel ke reviewer dengan klik menu “ Send to Review”. Untuk menentukan reviewer, masuk pada menu Review , lalu klik Add Reviewer. Kemudian anda dapat menentukan siapa reviewer yang ditugaskan untuk artikel tersebut.

28. REVIEWER Login sebagai user dengan peran reviewer. Pada saat awal login, Reviewer akan melihat ada artikel yang ditugaskan dan menunggu untuk direspon. Pada bagian ini, terdapat tanggal atau batas akhir respon dan review sebuah artikel. Klik pada judul artikel untuk melakukan proses review artikel. Kemudian “ Download file ” Klik View All Submission Details untuk melihat secara lengkap dari sebuah artikel yang telah disubmit.

29. REVIEWER Recommendation adalah keputusan seorang reviewer terhadap sebuah artikel: Accept Submission (Artikel diterima untuk diterbitkan); Revisions Required (Revisi minor artikel, dimana penulis diharuskan merevisi artikelnya akan tetapi tidak perlu dikirim kembali kepada reviewer); Resubmit for Review (Revisi major artikel, dimana penulis diharuskan merevisi artikelnya, dan perlu dikirim kembali kepada reviewer ); Resubmit Elsewhere (Artikel dianjurkan untuk di submit ke jurnal lainnya); Decline Submission (Artikel ditolak untuk diterbitkan); See Comments (Ada beberapa hal dalam kolom komentar yang perlu ditanggapi).

30. PROSES ARTIKEL SETELAH DIREVIEW

31. SECTION EDITOR Login sebagai user dengan peran section editor . Pada saat awal login, sudah ada informasi yang mengatakan New reviews have been submitted. Klik pada judul yang ingin diproses. Klik Read Review untuk melihat review dari artikel ini. Setelah itu akan muncul form detail dari hasil pemeriksaan reviewer, kemudian klik Confirm.

32. SECTION EDITOR Ada beberapa pernyataan: Require New Review Round Revisions will not be subject to new round of peer reviews (file revisi dari penulis tidak akan diserahkan kembali ke reviewer untuk di review). Revisions will be subject to a new round of peer reviews (file revisi dari penulis akan diserahkan kembali ke reviewer untuk di review). Send Email (Kirim email pemberitahuan kepada author dan editor): Klik menu “ Add Reviews to Email ” agar komentar dari reviewer terkirim ke author . Lalu klik “ Record Editorial Decision” .

33. AUTHOR Login sebagai user dengan peran author. Kemudian klik bagian judul untuk melakukan proses artikel. Muncul pemberitahuan untuk penulis apakah artikel perlu direvisi atau diterima. Author dapat melihat komentar dari section editor pada bagian “ Review Discussions” . Untuk upload artikel yang telah di revisi, silakan klik “ Upload File” di bagian Revisions .

34. SECTION EDITOR Login sebagai user dengan peran section editor. Klik artikel yang ingin di proses. Pada bagian Reviewers muncul Recommendation: Accept Submission . Klik Read Review untuk melakukan konfirmasi bahwa hasil dari reviewer telah diterima. Klik “ Accept Submission”. Klik “ Add Reviews to Email” agar pesan dari reviewer masuk ke email penulis kemudian klik “ Next : select Files for Copyediting”, lalu klik “ Record Editorial Decision”. Selanjutnya adalah proses editing . Proses editing dalam tutorial ini dilakukan oleh section editor . Pada bagian “ Draft File”, klik “ Upload/Select Files”, kemudian Upload file yang akan diedit sesuai dengan ketentuan jurnal, pastikan draft file adalah file revisi dari penulis.

35. SECTION EDITOR Pilih centang “Show files from all accessible workflow stages” , untuk memunculkan semua artikel yang ada selama proses penerbitan. Kemudian akan terlihat pada bagian Draft file sudah berisi file awal yang selanjutnya akan diedit sesuai dengan template journal. Setelah mengalami proses editing , file yang sudah diedit di upload ke bagian “ Copyedited” . Klik “ Upload/Select Files” . File ini nantinya akan masuk ke proses produksi. Pada bagian Article Component, pilih Article Text, kemudian klik “ Upload File” atau drag and drop file . Lalu klik Continue.

36. SECTION EDITOR 12. Dapat juga menambahkan file pendukung jika ada, jika tidak ada, klik “ Complete”. Centang di artikel yang sudah di upload sebelumnya, lalu “OK” untuk melanjutkan ke bagian produksi. Klik menu “ Send to Production” Klik “ Next : Select Files to Production” Pilih artikel pada bagian Copyedited kemudian klik “ Record Editorial Decision”.

37. SECTION EDITOR “ Production ready Files ” adalah file dari bagian Copyedit . Untuk upload file artikel (dalam bentuk file PDF), silakan klik pada bagian “ Add galley” . Kemudian Galley Label ketik PDF dan Languange sesuai dengan bahasa yang digunakan pada artikel, lalu klik Save . Klik Continue > klik Complete , setelah itu dapat melakukan penjadwalan untuk terbitan ini dengan klik menu “ Schedule For Publication” .

38. EDITOR Login sebagai user dengan peran editor. Pada bagian “ status production ” akan muncul sebuah artikel. Pilih Issues > Future Issues. Klik “tanda panah biru” disamping nama terbitan, lalu klik “ Publish Issue” > Klik OK. Untuk mengetahui rekam jejak dari sebuah artikel, silakan login sebgai editor, kemudian pilih “ Submissions” lalu “ Archives”.