Tecnicas de arquivamento

2. PARTE I - CONTEXTUALIZAÇÃO
ARQUIVO - SignificadoARQUIVO - Significado
•Raiz Raiz ARCHÉARCHÉ => fundação, poder, comando, palácio => fundação, poder, comando, palácio
do governo;do governo;
•Verbo Verbo ARCHEIONARCHEION => local de guarda, depósito; => local de guarda, depósito;
•Substantivo Substantivo ARCHIVESARCHIVES => documentos originais. => documentos originais.
(SCHELLENBERG, 2004; ROUSSEAU; COUTURE, (SCHELLENBERG, 2004; ROUSSEAU; COUTURE,
1998)1998)

3. •Antigüidade Antigüidade  Civilização Grega, aprox. sécs. II ou III a.C; Civilização Grega, aprox. sécs. II ou III a.C;
Bíblia registra no livro de Esdras (6,1), escrito entre 456 e Bíblia registra no livro de Esdras (6,1), escrito entre 456 e
444 a.C. "o rei Dario deu ordem, e uma busca se fez nos 444 a.C. "o rei Dario deu ordem, e uma busca se fez nos
arquivos reais da Babilônia, onde se guardavam os arquivos reais da Babilônia, onde se guardavam os
documentos" documentos"
•Idade Moderna - visão exclusivista de guarda dos Idade Moderna - visão exclusivista de guarda dos
documentos, enquanto instrumentos da administração, para uso documentos, enquanto instrumentos da administração, para uso
restrito do governo (final do século XVIII)restrito do governo (final do século XVIII)
•Século XX, os arquivos abriram-se à administração, aos Século XX, os arquivos abriram-se à administração, aos
cidadãos e aos pesquisadores de diferentes áreas.cidadãos e aos pesquisadores de diferentes áreas.
ORIGEM

4. Gestão documental
?
O que é
Conjunto de procedimentos e operações técnicas
referentes à sua produção, tramitação, uso,
avaliação e arquivamento em fase corrente e
intermediária, visando a sua eliminação ou
recolhimento para guarda permanente (BRASIL,
1991).

5. PARTE II - FUNDAMENTAÇÃO
(BELLOTO, 1991)
Comparação entre Arquivo e BibliotecaComparação entre Arquivo e Biblioteca
Grande público e pesquisadorAdministrador e pesquisadorPúblico
Tombamento; classificação;
catalogação: fichários [ou
computador]
Registro; arranjo; descrição: guias,
catálogos, etc.
Processamento técnico
Compra, doação, permuta de fontes
múltiplas
Passagem natural [ou compra] de fonte
geradora única
Entrada dos
documentos
Instruir, informarProvar, testamunharObjetivo
Culturais; científicos; técnicos;
artísticos; educativos
Administrativos; jurídicos; funcionais;
legais
Fins da produção
Atividade humana individual ou
coletiva
Máquina administrativaProdutor
Coleção; documentos unidos pelo
conteúdo
Fundos; documentos unidos pela
origem
Tipo de conjunto
Impressos manuscritos, audiovisuais,
múltiplos exemplares
Manuscristos impresso, audiovisuais,
exemplar único
Tipo de suporte
BIBLIOTECAARQUIVO VARIÁVEIS

6. PRÍNCIPIOS DE ARQUIVO
1º RESPEITO AOS FUNDOS OU PROVENIÊNCIA1º RESPEITO AOS FUNDOS OU PROVENIÊNCIA
2º TERRITORIALIDADE2º TERRITORIALIDADE
3º TEORIA DAS 3 IDADES3º TEORIA DAS 3 IDADES
Observa a origem da documentaçãoObserva a origem da documentação
Observa a localização geográfica da documentaçãoObserva a localização geográfica da documentação
Consiste no Ciclo de vida documental:Consiste no Ciclo de vida documental:
•Documentos CorrentesDocumentos Correntes: consulta freqüente: consulta freqüente
•Documentos IntermediáriosDocumentos Intermediários: consulta não freqüente, aguardando : consulta não freqüente, aguardando
eliminação ou recolhimento permanenteeliminação ou recolhimento permanente
•Documentos PermanentesDocumentos Permanentes: possuem valor probatório, histórico e : possuem valor probatório, histórico e
informativo; preservado em definitivoinformativo; preservado em definitivo

7. CLASSIFICAÇÃO DOS

CLASSIFICAÇÃO DOS
ARQUIVOSARQUIVOS
(PAES, 2002)(PAES, 2002)
•QUANTO ÀS ENTIDADES MANTENEDORASQUANTO ÀS ENTIDADES MANTENEDORAS
 PúblicosPúblicos: Federal / Estadual / Municipal: Federal / Estadual / Municipal
 InstitucionaisInstitucionais: Institutos educacionais / Entidades : Institutos educacionais / Entidades
Religiosas / Sociedades, Associações, Fundações, Religiosas / Sociedades, Associações, Fundações,
OngsOngs
 Comerciais (Privados):Comerciais (Privados): Empresas / Corporações / Empresas / Corporações /
CompanhiasCompanhias
 Familiais ou PessoaisFamiliais ou Pessoais

8. CLAS S IFICAÇÃO DOS ARQUIVOS

CLAS S IFICAÇÃO DOS ARQUIVOS
2. QUANTO AO ESTÁGIO DA EVOLUÇÃO2. QUANTO AO ESTÁGIO DA EVOLUÇÃO
 Primeira Idade ou Corrente: documentos de consulta Primeira Idade ou Corrente: documentos de consulta
freqüente, produzidos ou recebidos, conservados freqüente, produzidos ou recebidos, conservados
próximo e de fácil acessopróximo e de fácil acesso
 Segunda Idade ou Intermediário: documentos não Segunda Idade ou Intermediário: documentos não
consultados com freqüência, mas que podem ser consultados com freqüência, mas que podem ser
utilizados; não precisam ser conservados próximo; têm utilizados; não precisam ser conservados próximo; têm
caráter de permanência transitóriacaráter de permanência transitória
 Terceira Idade ou Permanente: documentos Terceira Idade ou Permanente: documentos
conservados em razão de valor histórico, probatório ou conservados em razão de valor histórico, probatório ou
informativo para o passado; têm caráter definitivoinformativo para o passado; têm caráter definitivo

9. CLASSIFICAÇÃO DOS

CLASSIFICAÇÃO DOS
ARQUIVOSARQUIVOS
3. QUANTO À EXTENSÃO DA ATUAÇÃO3. QUANTO À EXTENSÃO DA ATUAÇÃO
 OperacionaisOperacionais: documentos cujos processos de : documentos cujos processos de
trabalho ainda não se concluíram (arqs. Correntes)trabalho ainda não se concluíram (arqs. Correntes)
 SetoriaisSetoriais: atrelados aos órgãos operacionais (arqs. : atrelados aos órgãos operacionais (arqs.
Correntes/Intermediários)Correntes/Intermediários)
 Centrais ou GeraisCentrais ou Gerais: locais para destinação final dos : locais para destinação final dos
documentos correntes/intermediários (arqs. documentos correntes/intermediários (arqs.
Permanentes)Permanentes)

10. CLASSIFICAÇÃO DOS

CLASSIFICAÇÃO DOS
ARQUIVOSARQUIVOS
4. QUANTO À NATUREZA DOS DOCUMENTOS4. QUANTO À NATUREZA DOS DOCUMENTOS
 EspecialEspecial: guarda dos documentos segundo o formato : guarda dos documentos segundo o formato
físico ou suportefísico ou suporte
 EspecializadoEspecializado: guarda dos documentos segundo uma : guarda dos documentos segundo uma
especialidade, independente do formato ou suporteespecialidade, independente do formato ou suporte

11. CARACTERÍSTICAS DOS

CARACTERÍSTICAS DOS
ARQUIVOSARQUIVOS
ARQUIVO SETORIAL ou COMPARTILHADO
É o arquivo onde se acondiciona os documentos
após a fase de maior operação e utilização

É descentralizado: encontra-se próximo
a estação de trabalho com
moderado indice de utilização
Os documentos ficam armazenados em
pastas ou caixas
• QUANTO À EXTENSÃO DA ATUAÇÃOQUANTO À EXTENSÃO DA ATUAÇÃO

12. ARQUIVO CENTRAL
• Local onde são armazenados os documentos
procedentes dos Arquivos Operacionais e
Setoriais/Compartilhados, sendo esta, a última
etapa do ciclo de arquivamento
•Acondicionamento: Caixas
•Evita duplicidade de documentos
•Mantém a padronização
•Reúne assuntos correlatos

CARACTERÍS TICAS DOS

CARACTERÍS TICAS DOS
ARQUIVOSARQUIVOS
• QUANTO À EXTENSÃO DA ATUAÇÃOQUANTO À EXTENSÃO DA ATUAÇÃO

13. •
QUANTO ÀS

QUANTO ÀS
ATIVIDADESATIVIDADES
• ,
Re c e be r re g is tra r e

c o ntro la r a tra mita ç ã o e a

e xpe diç ã o do s do c ume nto s de

a c o rdo c o m a s no rma s e

pro c e dime nto s e s ta be le c ido s
/
p o g e re nc ia me nto c o rpo ra tivo
.
do s do c ume nto s
•
Org a niza r e ma nte r o s

do c ume nto s no s pa drõ e s
e s ta be le c ido s
•
S e le c io na r o s do c ume nto s pa ra- ,
tra ns fe ri lo s a o Arquivo Ce ntra l

de a c o rdo c o m o s pra zo s de
.
g ua rda fixa do s

CARACTERÍS TICAS DOS

CARACTERÍS TICAS DOS
ARQUIVOSARQUIVOS
SETORIALSETORIAL

14. -
Adminis tra r e a tua liza r a TTD
-
Ma nte r a pa dro niza ç ã o
e s ta be le c ida
-
Re c e be r a do c ume nta ç ã o

pro ve nie nte do s Arquivo s

o pe ra c io na is e s e to ria is
-
Pre s e rva r a me mó ria da
e mpre s a
- /:
Pre pa ra r o s do c ume nto s p

mic ro filma g e m e dig ita liza ç ã o

CARACTERÍS TICAS DOS

CARACTERÍS TICAS DOS
ARQUIVOSARQUIVOS
•QUANTO ÀSQUANTO ÀS ATIVIDADESATIVIDADES
CENTRALCENTRAL

15. - Atender as pesquisas
- Realizar empréstimos
- Implantar novos procedimentos e tecnologias que
aprimorem o gerenciamento dos documentos
- Orientar e coordenar as tarefas dos Arquivos
Setoriais

CARACTERÍS TICAS DOS

CARACTERÍS TICAS DOS
ARQUIVOSARQUIVOS
•QUANTO ÀSQUANTO ÀS ATIVIDADESATIVIDADES
CENTRALCENTRAL

16. - Providenciar requisitos técnicos para a preservação
dos documentos na área de armazenamento, no que
se refere a sua localização, iluminação, climatização
e defesa contra insetos...
- Elaborar e manter os manuais de procedimentos
dos documentos distribuidos nos Arquivos das
Unidades
- Divulgar as atividades do Arquivo

CARACTERÍS TICAS DOS

CARACTERÍS TICAS DOS
ARQUIVOSARQUIVOS
•QUANTO ÀSQUANTO ÀS ATIVIDADESATIVIDADES
CENTRALCENTRAL

17. O que to da Org a niza ç ã o pro duz

O que to da Org a niza ç ã o pro duz
ii
nde pe nde nte de s e u ta ma nho

nde pe nde nte de s e u ta ma nho
?
o u tipo de ne g ó c io
?
o u tipo de ne g ó c io

Conhecimento
Informações
Documentos
–
PARTE III
–
PARTE III

PROCESSAMENTO DA

PROCESSAMENTO DA

INFORMAÇÃO

INFORMAÇÃO
ARQUIVISTICAARQUIVISTICA

18. DOCUMENTOS TÊM

DOCUMENTOS TÊM

SUA HISTÓRIA

SUA HISTÓRIA
Encontramos o registro de idéias ou acontecimentos
em pedras, mármores, marfim, metal...
Com a imprensa, o registro passou a ser em papel...
Com o avanço tecnológico surgem outros materiais:
fotos, filmes, discos, fitas, slides, microfilmes, e-books...
Todas as pessoas possuem documentos
... é uma questão de memória

19. DOCUMENTO
NÃO INDEXADO
DOCUMENTO
NÃO INDEXADO
DOCUMENTO
FJF;LADDJL;LV
FLJKDDDDGLV
FJFALSFLSDDV
LFJLASFLSSVV
JLAJFLAFJSSV
FLJJFLFVVSSS
ALFJAFALFFSS
FLJALFJALFSS
DDDDDDDHFAA
DOCUMENTO
FJF;LADDJL;LV
FLJKDDDDGLV
FJFALSFLSDDV
LFJLASFLSSVV
JLAJFLAFJSSV
FLJJFLFVVSSS
ALFJAFALFFSS
FLJALFJALFSS
DDDDDDDHFAA
01 02 03 04 05
08
07
06
DOCUMENTO
FJF;LADDJL;LV
FLJKDDDDGLV
FJFALSFLSDDV
LFJLASFLSSVALFFSS
ARQUIVO INATIVO
RC - TTD
FJF;LADDJL;LV
FLJKDDDDGLV
LFJLASFLSSVV
JLAJFLAFJSSV
FLJJFLFVVSSS
ALFJAFALFFSS
FLJALFJALFSS
DDDDDDDHFAA
DESCARTE
Gavetão
.processo de trabalho do dia-a-dia
.quando executamos nossas atividades
Etapas da geração de informações e documentos

20. S ITUAÇÃO ENCONTRADA NAS

S ITUAÇÃO ENCONTRADA NAS
EMP RES ASEMP RES AS

P ELA AUS ÊNCIA DE ORGANIZAÇÃO

P ELA AUS ÊNCIA DE ORGANIZAÇÃO

DOS DOCUMENTOS

DOS DOCUMENTOS

21. PARA QUÊ?
GESTÃO DOCUMENTAL GESTÃO DOCUMENTAL
planejar e desenvolver atividades, considerando o
capital informacional prévio;
tomar decisões político-administrativas ou pessoais
baseadas em dados acumulados;
atender às necessidades legais e técnicas;
evitar a repetição completa ou parcial de atividades,
economizando recursos materiais e humanos;
recuperar a história.

22. GESTÃO DOCUMENTALGESTÃO DOCUMENTAL
racionalização do trabalho
aumento de produtividade;
a recuperação rápida e precisa;
o impedimento do acréscimo indiscriminado do
volume de documentos;
a otimização de seus espaços físicos de trabalho;
Vantagens:

23. GESTÃO DOCUMENTALGESTÃO DOCUMENTAL
Vantagens:
o controle do trâmite de processos desde
sua geração até a sua destinação final;
a facilidade de transferência ou eliminação dos
documentos;
a preservação e conservação dos documentos;
preparo da documentação para a guarda definitiva
ou para a transferência.

24. ARRUMAÇÃO X

ARRUMAÇÃO X
ORGANIZAÇÃOORGANIZAÇÃO
•Arrumação: metodologia individual  não precisa de
Projeto; dispensa o Profissional habilitado e os custos são
menores
•Organização: metodologia corporativa  necessita de
um Projeto/Plano de ação; as etapas de trabalho são
programadas; os custos imediatos são maiores; os
resultados são satisfatórios e garantidos; possibilita a
perpetuação do sistema de documentação

25. –
PARTE IV MÉTODO DE
–
PARTE IV MÉTODO DE

ARQUIVAMENTO DE

ARQUIVAMENTO DE
DOCUMENTOSDOCUMENTOS
Mé to d o s:
a lfa bé tic o
num é ric o
-
a lfa num é ric o
g e o g rá fic o
a s s unto

e po r c o re s

m e to d o lo g ia que re la c io na c o re s

à s a tivida d e s de s e nvo lvid a s no
,
S e to r pe rm itindo o g e re nc ia m e nto
.
vis ua l do s do c um e nto s

26. MÉTODO DE

MÉTODO DE

ARQUIVAMENTO DE

ARQUIVAMENTO DE
DOCUMENTOSDOCUMENTOS
• :
Alfa bé tic o
utilizado p/ nomes de pessoas,
empresas. É um método de acesso direto
• :
Numé ric o
é um método de acesso indireto
que se baseia em atribuir códigos numéricos aos
documentos
• - :
Alfa numé ric o
utiliza a combinação de
números e letras

• :
Ge o g rá fic o
utilizado p/ pesquisas por áreas
geográficas
• :
As s unto
é o método que indexa o documento
por assunto (problema: interpretação)

27. MÉTODO DE

MÉTODO DE

ARQUIVAMENTO DE

ARQUIVAMENTO DE
DOCUMENTOSDOCUMENTOS
•
J o ã o B a rb o s a

P e d ro

Álva re s C a b ra l
, ,
B a rb o s a J o ã o C a b ra l

P e d ro Álva re s

• :
S o b re n o m e s ig ua is

Anib a l Te ix e ira

Ma rild a
Te ix e ira
, ,
Te ix e ira Anib a l Te ix e ira
Ma rild a
• , , ’ , ,
Artig o s e p re p o s iç õ e s a o d d a um
…

P e d ro d e Alm e id a

Ric a rd o
’
d An d ra d e

, ,
Alm e id a P e d ro d e And ra d e
’
Ric a rd o d
Regras de alfabetação

28. MÉTODO DE

MÉTODO DE

ARQUIVAMENTO DE

ARQUIVAMENTO DE
DOCUMENTOSDOCUMENTOS
• :
S o b re n o m e s c o m g ra u d e p a re nte s c o

Antô n io Alm e id a Filh o

P a ulo

Rib e iro N e to
,
Alm e id a Filho Antô nio Rib e iro
,
N e to P a ulo
• :
Em p re s a s
Em b ra te l
A C o le g ia l

Un ive rs id a d e

Fe d e ra l d o Ma ra nh ã o
( )
C o le g ia l A Em b ra te l Unive rs id a d e

Fe d e ra l d o Ma ra nhã o
Regras de alfabetação

29. MÉTODO DE

MÉTODO DE

ARQUIVAMENTO DE

ARQUIVAMENTO DE

DOCUMENTOS

DOCUMENTOS
• –
D o c um e nto s g e o g rá fic o s p rin c ip a l

e le m e nto a s e r c o n s id e ra d o é a
:
p ro c e d ê nc ia o u o lo c a l
- ,
N o m e d o e s ta d o c id a d e e
c o rre s p o nd e nte
a s p a s ta s s ã o

g u a rd a d a s e m o rd e m a lfa b é tic a p e la
.
c id a d e
. :
C o rre s p o nd ê nc ia c o m o u tro s p a ís e s
- ,
p a ís c a p ita l e d o n o m e d o
c o rre s p o nd e nte
a s d e m a is c id a d e s
,
s e rã o a lb fa b e ta d a s e m o rd e m a lfa b é tic a

a p ó s a s re s p e c tiva s c a p ita is d o s p a ís e s a
.
q ue s e re fe re m
Regras de alfabetação

30. MÉTODO DE

MÉTODO DE

ARQUIVAMENTO DE

ARQUIVAMENTO DE

DOCUMENTOS

DOCUMENTOS
•
D o c um e nto s g e o g rá fic o s
- ,
N o m e d o e s ta d o c id a d e e
c o rre s p o nd e nte
Sobreira, Luísa
Santos, Antônio J.
Rodrigues, Isa
Almeida, José de
Corrêa Gilson
Silva, Alberto
Manaus (capital)
Itacoatiara
Rio de Janeiro (capital)
Campos
São Paulo
Lorena
Amazonas
Amazonas
Rio de Janeiro
Rio de Janeiro
São Paulo
São Paulo
Correspondente Cidade Estado
guias divisórias com notações indicativas dos nomes das cidades

31. MÉTODOS DE

MÉTODOS DE

ARQUIVAMENTO DOS

ARQUIVAMENTO DOS

DOCUMENTOS

DOCUMENTOS
• Correspondência com outros países:
- país, capital e nome do correspondente
Silva, Aurélio
Vadim, Roger
Pereira, José
Albuquerque, Maria
Ferreira, Antônio
Paris (capital)
Lorena
Lisboa (capital)
Coimbra
Porto
França
França
Portugal
Portugal
Portugal
Correspondente Cidade País
guias divisórias com notações indicativas dos nomes das cidades

32. ATIVIDADE
Wadenilson Gonçalves Santos
Zaira Cardoso Nunes
José de Maria de Oliveira
Laine da Silva
Márcio Santos Júnior
Marcelo Cardoso Neto
Ananias Figueiredo
Amanda Figueiredo
Vitória Albuquerque
Vitor Albuquerque
Nomes Pessoais
Companhia Vale do Rio Doce
Visão Turismo
A Três Irmãos
The Library of Congress
Para Sempre Móveis Ltda.
Nomes de Empresas

33. ORGANIZAÇÃO DOS
DOCUMENTOS
1.
o s d o c um e nto s d e ve m s e r o rd e na d o s

um a um
( - /
utiliza nd o o m é to d o a d e q ua d o Alfa
/ .)
N um C ro no lo g
2 . :
p o d e m s e r a c o nd ic io na d o s e m p a s ta s
,
inte rc a la d o ra s o u s us p e ns a s
, -
e nve lo p e s g uia s s e p a ra d o ra s o u c a p a

d ura
3 . .
s ã o p re s o s c o m g ra m p o s p lá s tic o s
4 .
a id e ntific a ç ã o d o a s s unto s e rá no

vis o r d a s p a s ta s s us p e ns a s
5 . -
c o lo c a s e um a e tiq ue ta b ra nc a c o m a
id e ntific a ç ã o d e info rm a ç õ e s na s
: , ,
p a s ta s e e nve lo p e s s e to r o b ra
, , , ....
p ro c e s s o a s s unto vo lum e p e rio d o
ARQUIVOS OPERACIONAIS E SETORIAIS

34. ORGANIZAÇÃO DOS
DOCUMENTOS
1.
o s do c um e nto s de ve m s e r

o rd e na do s um a um

2 . :
po de m s e r a c o ndic io na d o s e m
,
pa s ta s inte rc a la do ra s pa s ta s
, ,
s us pe ns a s e nve lo pe s g uia s

s e pa ra do ra s o u c a pa s dura s

3 .
s ã o pre s o s c o m g ra m p o s
.
plá s tic o s
4 . /
pre e nc he r o fo rm ulá rio p o

c a d a s tra m e nto e m s o ft

de g e re nc ia m e nto de do c um e nto s
5 . a c o nd ic io na r o s do c um e nto s e m
-
c a ix a s a rquivo
6 .
pre e nc he r o vis o r p a ra
-
ide ntific a ç ã o da c a ix a a rquivo

ARQUIVO CENTRAL

35. ACONDICIONAMENTO
Sistema de cores
Padrão Pasta Intercaladora
Padrão Pasta Suspensa
/
Arquivo s Co rre nte s
Inte rme diá rio s
Projeção – tira de inserção

36. ACONDICIONAMENTO
A
AL
Silva
Fichas guias

37. Arquivo Central
Padronização do Arquivamento
EMPRESA
0010
ACONDICIONAMENTO
Sistema de cores

38. ACONDICIONAMENTO

Etiqueta com o nome e cor
do setor
Etiqueta de legenda

39. ACONDICIONAMENTO

40. ACONDICIONAMENTO
Data
Etiqueta com a cor do setor
Etiqueta com a cor do tipo do
documento
Pasta intercaladora com a cor da atividade

41. –
ARQUIVAMENTO
PADRONIZAÇÃO

42. –
ARQUIVAMENTO
PADRONIZAÇÃO

43. –
ARQUIVAMENTO
PADRONIZAÇÃO

44. –
PARTE V COMO
–
PARTE V COMO

ORGANIZAR A MASSA

ORGANIZAR A MASSA
?
DOCUMENTAL
?
DOCUMENTAL
1. Diagnóstico
2. Racionalização
Levantamento e
Formação da TTD
Aprovação da TTD e
Triagem dos documentos
por Área
por Espécie Documental
por Temporalidade
por Referência legal
3. Metodologia para Organização dos documentos
4. Informatização

45. DIAGNÓSTICODIAGNÓSTICO
I n i c i o
P e g u n t a A ç ã o
A ç ã o A ç ã o
P e g u n t aA ç ã o
1
N ã o
S i m
N ã o
S i m
I n i c i o
8
2
3
4
5
6
7
G e s t ã o
d o
C o n h e c i m e n t o
Conhecer
Atividade
Cultura
Informação
Documento
Planejament
o
Gestão
Tecnologia
Mídias

46. OBJETIVO :
- ,
m a p e a r a va lia r e d e s c re ve r o
c e ná rio
-
le va nta r e a na lis a r d a d o s re fe re nte

a o s is te m a d e g e re nc ia m e nto d e

d o c um e nto s p o s s ib ilita nto a

e la b o ra ç ã o d o P la no d e Aç ã o

o
, , , ,
q ue c o m o o nd e q ua nd o q ua nto
, .
te m p o q ue m e q ua nto c us ta

RELATÓRIO :
 VisaVisa retratar a situação atual de armazenamento, retratar a situação atual de armazenamento,
organização e recuperação de informações, analisando organização e recuperação de informações, analisando
a situação atual, suas perdas e soluções emergentes e a a situação atual, suas perdas e soluções emergentes e a
longo prazo.longo prazo.
DIAGNÓSTICODIAGNÓSTICO

47. -
to m a r m e d id a s c o rre tiva s d e um a

s itua ç ã o c ritic a
-
c o nhe c e r o s p ro b le m a s e a s
/ -
p o s s ive is m e d id a s p re s o lvê lo s
-
s o luc io na r p ro b le m a s q ue s e

tra d uze m e m d e s p e rd ic io s
-
c o nhe c e r fa to re s q ue fa vo re c e m e

lim ita m a im p la nta ç ã o d o

s is te m a d e g e re nc ia m e nto d o s
d o c um e nto s
- -
m a x im a r o c us to b e ne fic io d o c a p ita l

a p lic a d o
-
d e s e nvo lve r o P la no d e Aç ã o

Co rre tiva
DIAGNÓSTICDIAGNÓSTIC
OO
PARA QUE SERVE?

48. DICAS PARA O

DICAS PARA O
DIAGNÓSTICODIAGNÓSTICO
ELABORAÇÃO :
 Exig e: , ,
pe rc e pç ã o bo m s e ns o
, ;
e xpe riê nc ia té c nic a c ria tivida de

de ve s e r de s e nvo lvido po r ma is

de uma pe s s o a

Co le ta de da do s
:
-
Obs e rva ç ã o
-
Entre vis ta o u que s tio ná rio
: ,
s o bre vo lume fo rma de
, ,
a rma ze na me nto o rg a niza ç ã o
/ , re c upe ra ç ã o a c e s s ibilida de

c o mo
,
de s c a rta o que po de s e r
...
me lho ra do e tc

49. Diagnóstico - Modelo
VOLUME DE DOCUMENTOS
Constatação Perdas
 Volume de documentos gerados ao longo
dos anos versus responsabilidade juridica
de sua guarda.
 Existência de documentos obsoletos e em
duplicidade
 Ausência de instrumento para regular a
guarda e o descarte dos documentos , que
possibilite melhor administração do acervo



 Ausência da TTD gera insegurança no
descarte dos documentos, criando a
sistemática de guarda indevida ou
de expurgos errôneos.

 Na utilização de outros espaços para
guarda de documentos e mobiliário
saturado
 Processo de busca do documento
comprometido.
AÇÃO CORRETIVA:
· Elaboração da Tabela de Temporalidade Documental em formato de Banco de Dados
Temporalis
· Aplicação da TTD aprovada, ou seja , descarte dos documentos com prazos de guarda
vencidos.
· Disponibilização da TTD para todas as Unidades da Empresa

50. ORGANIZAÇÃO/ARQUIVAMENTO/ACESSIBILIDADE
Constatação Perdas
Metodologia individualizada e
despadronizada.

Ausência de automação do processo de
recuperação documental

Os Arquivos encontram-se arrumados e
não organizados.



Particularização no processo de
arquivamento gerando dificuldade de
acesso ao documento.


AÇÃO CORRETIVA
Ö Criação de padrões corporativos para a organização dos documentos.

Ö Utilização de Aplicativo para o gerenciamento das informações.

Diagnóstico - Modelo

51. PLANO DE AÇÃO-ARQUIVO CENTRAL
ETA PA ATIVIDADE O QUE POR QUE COMO QUEM
1 Organização do Acervo
do Arquivo Central
Organização dos grupos
documentais
CC
1.1 Elaboração da Tabela
de Temporalidade
Documental
Etapas:
1. Levantamento dos
documentos/análise
documental
2. Emissão da Tabela
3. Aprovação da Tabela
4. Triagem da
documentação
Determinação dos prazos
legais para guarda e
descarte do acervo
documental
Descarte dos documentos
obsoletos
Dar consistência legal ao
arquivamento dos
documentos com
anuência do Cliente
Eliminar as não
conformidades
Através de consultas a
legislação
Eliminar os
documentos obsoletos
CC
CC/
Coamo
PLANO DE AÇÃO - ModeloPLANO DE AÇÃO - Modelo

52. PLANO DE AÇÃO
ETAPA ATIVIDADE O QUE POR QUE COMO QUEM
2 Padronização
Organização dos
documentos
Padronização e
organização dos
documentos para
formação de um sistema
de recuperação e
armazenamento eficientes
O fornecimento de
informação deverá
atender ao padrão
Através de
implementação de
metodologia
estabelecida
CC
3 Informatização do
acervo
Transcrição da informação
organizada e validada em
mídia eletrônica
Permite a economia de
tempo, espaço, e otimiza
as atividades da empresa
somado ao fator
segurança
Através da
estruturação de
Aplicativo para
cadastramento de
documentos
CC
4 Cadastramento dos
dados
Formação de Base de
Dados para cadastramento
da informação
Para permitir os itens de
validação, indexação,
pesquisa, entre outros
Alimentando e
auditando a Base
implantada
CC
5
Manuais de
procedimentos/Politica
Documental Corporativa
Descrição dos
Procedimentos referentes
aos processos, atividades,
etc do funcionamento do
Arquivo e sua realação com
a Empresa
Manutenção do Sistema
estabelecido
Descrevendo a
metodologia utilizada
para a estruturação do
serviço de
documentação
CC
PLANO DE AÇÃO - ModeloPLANO DE AÇÃO - Modelo

53. POR QUE IMPLANTAR UMA

POLITICA DE RACIONALIZAÇÃO
?
DE DOCUMENTOS
ALA DOS
GUARDADORES
OBCECADOS
Fazer cópias para não
perder o controle
ALA DOS
OBCECADOS
DESCARTANTES
Ganhar trofeu por jogar
papel fora

54. - Redução da massa documental
- Racionalizar custos (reduzir custos)
- Melhor armazenamento (espaço fisico +
mobiliário)
- Melhor organização, permite a informatização
- Possibilita pesquisa rápida
- Evita extravio de documentos
- Garanti a preservação dos documentos de valor
- Aproveitamento dos recursos humanos,
tecnológicos, etc.

POR QUE IMPLANTAR UMA

POLITICA DE RACIONALIZAÇÃO
?
DE DOCUMENTOS

55. É um instrumento que define critérios de seleção
de documentos para fins de armazenamento
disciplinado, visando o aproveitamento racional
de todas as potencialidades que um acervo
arquivístico apresenta, enquanto fonte de
informações administrativas, gerenciais ou
históricas que compõem a trajetória da
Organização.
PARTE VI - TABELA DE
TEMPORALIDADE DOCUMENTAL
O QUE É?

56. –
TTD ELABORAÇÃO
–
TTD ELABORAÇÃO
1. Passo: Coleta de Informações
Preencher a “Ficha de Análise Documental”:
- registrar informações sobre cada documento
- referenciar os prazos legais ou de validade
 Detalhar as informações sobre cada documento
através:
- entrevistas e levantamento do acervo documental

57. –
TTD ELABORAÇÃO
–
TTD ELABORAÇÃO
2. Passo: Consolidação das Informações
 O Documento é analisado nos aspectos legais,
fiscais, tributários etc;
 Registrado na “Ficha de Análise Temporal”;
 Formação da TTD (digitada para apreciação e
validação)

58. –
TTD ELABORAÇÃO
–
TTD ELABORAÇÃO
3. Passo: Aprovação
Apresentação do primeiro formato da TTD;
 Reunião para discussão e aprovação por área;
 Reunião para homologação com assinatura pelo
Gerente, pelo Diretor...
Guardar uma cópia assinada.

59. –
TTD ELABORAÇÃO
–
TTD ELABORAÇÃO
4. Passo: Formatação final
Registro em formato de tabela ou informatizado dos
Documentos Gerados nas diversas áreas da empresa:
- Pessoal, Contábil, Administrativa etc.
Descrição / Definição dos Documentos:
- Por empresa/instituição, se for pessoa jurídica;
- Por setor/departamento;
- Por tipo, etc.
 Referência da Legislação:
- Tributária, fiscal, trabalhista etc.

60. -
TTD ELABORAÇÃO
-
TTD ELABORAÇÃO
5. e 6. Passos: Manualização e Treinamento
Estabelecer Procedimentos para:
 Utilização (Usuário):
- Consulta, Descarte, Segurança etc;
 Atualização da TTD (Equipe multidisciplinar):
- Manutenção;
- Formatação

61. -
TTD Aplicação
-
TTD Aplicação
A TABELA DE TEMPORALIDADE
DOCUMENTAL age sobre o acervo
documental evitando seu
crescimento desordenado e
principalmente
ERROS NO DESCARTE

62. -
TTD UFMA
-
TTD UFMA
Universidade Federal do Maranhão
Resolução nº 05/90- CA
O Reitor da Universidade Federal do Maranhão, na qualidade de
PRESIDENTE DO CONSELHO DE ADMINISTRAÇÃO, no uso de suas
atribuições estatutárias.
Considerando o que consta do Processo nº 004692/90 e o que decidiu este
Conselho em sessão realizada no dia 24 de agosto de 1990;
RESOLVE:
Aprovar a Tabela de Temporalidade dos documentos da Universidade
Federal do Maranhão, constante do Anexo da presente Resolução e que dela
faz parte integrante.
Dê-se ciência. Publique-se. Cumpra-se.
São Luís, 23 de outubro de 1990.
Prof. JERÔNIMO PINHEIRO
Presidente
Aprova a Tabela de Temporalidade dos
documentos da Universidade Federal do
Maranhão.

63. -
TTD UFPB
-
TTD UFPB
UNIVERSIDADE FEDERAL DA PARAÍBA
COMISSÃO PERMANENTE DE AVALIAÇÃO DE DOCUMENTOS
TABELA DE TEMPORALIDADE DE DOCUMENTOS DA UFPB
Aprovada pela Resolução 08/2001, de 01.08.2001, do Conselho
Universitário – CONSUNI da UFPB, e reformulada para adequar-se à
resolução 14/2001, de 24.10.2001, do Conselho Nacional de Arquivos -
CONARQ/Arquivo Nacional.
•A Tabela de Temporalidade de Documentos das Atividades-Fim para
complementar a das Atividades-Meio demandou um processo lento, de
1998 a 2000.
•Aprovada pelo Arquivo Nacional e pelo Conselho Universitário da
UFPB.

64. C
I
P
Transferência
Recolhimento
Recolhimento
Arranjo /
Descrição Processo de
Classificação
(aplicação da
TTD)
Controle:
-Entrada;
-Saída;
-Eliminação
AVAL
AVAL
• Fase Corrente / Intermediária 
Gestão de Documentos
•Fase Permanente  Manutenção e
Guarda de Documentos
Entendendo o Ciclo de Vida Documental

65. -
PARTE VII

PROGRAMAS

PARA GERENCIAMENTO DE
DOCUMENTOS
•
c a da s ta r

do c ume nto s

a rma ze na do s no s
Arquivo s
•
g e re nc ia r

info rma ç õ e s de

te xto e de ima g e ns
• , ,
c ria r e dita r dis tribuir
,
info rm a ç õ e s via re de

dis c o m a g né tic o o u Cd
•
a tua liza r e c o m pa rtilha r

info rm a ç õ e s
•
de s e nvo lve r pe s quis a

dire c io na da e c o ntro la da
A ESCOLHA DA FERRAMENTAA ESCOLHA DA FERRAMENTA
O software deve possibilitar:

66. PROGRAMAS PARA

GERENCIAMENTO DE
DOCUMENTOS
É um conjunto de procedimentos e operações técnicas
característicos do sistema de gestão de documentos
arquivísticos processado eletronicamente e aplicável em
ambientes eletrônicos digitais ou em ambientes híbridos,
isto é, documentos eletrônicos e convencionais ao mesmo
tempo.
O que é um sistema eletrônico
de gestão de documentos?

67. GERENCIAMENTO ELETRÔNICO DE GERENCIAMENTO ELETRÔNICO DE
DOCUMENTOS – GEDDOCUMENTOS – GED
–
O s is te ma de GED nã o é s ó
.
g e re nc ia me nto de a rquivo s Ele

imple me nta c a te g o riza ç ã o de
,
do c ume nto s ta be la s de
, te mpo ra lida de a ç õ e s de

dis po s iç ã o e c o ntro la níve is de.
s e g ura nç a
O GED é a somatória
das tecnologias e
produtos que objetivam
gerenciar informações -
em forma de voz, texto
ou imagem de maneira
eletrônica.

68. GED não é só escanear, através da
Dig ita liza ç ã oDig ita liza ç ã o
ConsisteConsiste::
1. Preparação dos documentos1. Preparação dos documentos
2. Indexação2. Indexação
3. Digitalização3. Digitalização
4. Exportação das imagens e índices4. Exportação das imagens e índices
GERENCIAMENTO GERENCIAMENTO
ELETRÔNICO DE DOCUMENTOS ELETRÔNICO DE DOCUMENTOS
- GED- GED

69. GED X GDE

GED X GDE
AUTOMATIZADOMANUAL
Arquivos Eletrônicos
(somente documentos em
meio eletrônico)
Todos os
suportes,
inclusive papel
Gestão Eletrônica de Arquivos
Gestão
Tradicional de
Arquivo
GESTÃO DE DOCUMENTOS
Gestão de
Documentos
Eletrônicos
GED – Gestão
Eletrônica de
Documentos
(IDEAL)

70. -
PARTE VIII NORMAS E
-
PARTE VIII NORMAS E

LEGISLAÇÃO

LEGISLAÇÃO
ARQUIVÍSTICAARQUIVÍSTICA
• ( )
IS AD G
– Norma Geral Internacional de
Descrição Arquivística
Serve para elaboração dos isntrumentos de pesquisa
• ( )
IS AAR CPF
– Norma Internacional de
Controle de Autoridade para Corporações,
Pessoas e Famílias
NORMA
S
Serve para elaboração das entrada (cabeçalhos) das
descrições dos isntrumentos de pesquisa

71. NORMAS E LEGISLAÇÃO NORMAS E LEGISLAÇÃO
ARQUIVÍSTICAARQUIVÍSTICA
LEGIS LAÇÃO
• LEI 8.159/1991
• DECRETO 4.553/2000
•LEI 8.264/2005
Âmbito Federal
Âmbito Estadual
 Estes documentos regulam as disposições
sobre arquivo nas esferas federal e estadual

72. CONCLUSÃOCONCLUSÃO
Reduzir desperdícios, custos de armazenamento e
custos correlatos (de 30 a 40%)
Reduzir custo de homem/hora na busca da
informação/documento
Melhorar a imagem das instituição junto aos seus
clientes internos e externos
Incentivar a participação dos geradores de
informações na busca de melhorias
Melhorar o ambiente físico e condições de
trabalho.

Qua l o re s ulta do do us o da

Qua l o re s ulta do do us o da
?
Ge s tã o de Do c ume nto s
?
Ge s tã o de Do c ume nto s