tujuan dan struktur organisasi perkantoran.pptx

struktur organisasi perkantoran

1. Tujuan dan Struktur Organisasi Perkantoran Dita Marisa Putri,SE. MM

2. Tujuan Perkantoran Tujuan Sasaran akhir aktivitas organisasi atau perusahaan Dengan kata lain tujuan adalah sesuatu yang ingin dicapai secara efisien oleh suatu organisasi atau perusahaan. Yang dimaksud efisien disini adalah memenuhi persyaratanbaik ditinjau dari segi Ekonomis, teknis dan psikologis.

3. Tujuan Perkantoran Apabila kita bekerja di bidang administratif seperti perbankan, perkreditan, perasuransian dan sebagainya maka laba dapat kita masukkan sebagai salah satu sasaran atau tujuan fungsi perkantoran. Akan tetapi apabila kita pekerja dibidang manufaktur, laba merupakan sasaran utama bagi perusahaan. T ujuan atau sasaran yang ingin dicapai fungsi perkantoran yang mendukung tercapainya laba perusahaan tetap dapat kita upayakan, yaitu dengan cara : Efisiensi mengejar penghematan yang setinggi-tingginya saat menjalankan tugas-tugas administrasi. Termasuk mengondisikan agar sesedikit mungkin tingkat kesulitan dan sesedikit mungkin tingkat ketidakpuasan pegawai. Informasi T ersedianya i nformasi yang cukup lengkap dan siap pakai guna pengambilan keputusan oleh personel dari segala tingkatan dan semua departemen Koordinasi Sempurnya koordinasi antar berbagai macam kelompok baik secara vertikal maupun horizontal, dalam proses pengambilan keputusan maupun langkah-langkah pelaksanaan tugas.

4. Organisasi adalah suatu perkumpulan antara satu orang atau lebih yang bekerja sama untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan. Agar dapat mencapai suatu tujuan, khususnya manajemen administrasi perkantoran perlu adanya struktur organisasi kantor. Struktur organisasi adalah susunan dan hubungan antara komponen atau bagian dalam suatu organisasi. Struktur Organisasi

5. Dalam membuat struktur organisasi kantor sangat dipengaruhi oleh penempatan manajemen perkantoran didalam pelaksanaan kegiatannya, yaitu : Apa jenis usaha kita Jenis usaha yang berbeda akan mempunyai fungsi yang berbeda pula sehingga struktur organisasinya berbeda juga. Pentingnya penilaian top manajemen. Luas cakupan perkantoran dalam suatu organisasi. Besar kecilnya suatu organisasi akan sangat mempengaruhi pekerjaan yang menjadi tanggung jawab dibagian perkantoran. Struktur Organisasi

6. Bentuk-bentuk struktur organisasi sebagai berikut : Struktur Organisasi Struktur organisasi lini Struktur organisasi lini dan staff Struktur organisasi fungsional Struktur organisasi lini dan fungsional

7. Struktur Organisasi Lini Ciri-ciri Keuntungan Kelemahan Hubungan pimpinan dan bawahan bersifat langsung dengan satu garis wewenang. Selain top manajer, manajer dibawahnya hanya sebagai pelaksana. Jumlah karyawan atau pekerja sedikit. Sarana dan prasarana yang terbatas. Bentuk lini di perusahaan perseorangan, pemilik perusahaan merupakan sebagai top manajer. Organisasinya kecil. Atasan dan bawahan terhubung dengan satu garis komando. Rasa solidaritas dan spontanitas semua anggota organisasi besar. Proses decesion akan berjalan lebih cepat. Disiplin dan loyalitas tinggi. Rasa saling pengertian terhadap anggota tinggi. Terdapat kecenderungan gaya kepemimpinan otokratis. Pengembangan kreatifitas karyawan/pegawai akan terhambat. Tujuan top  manager sering tidak dapat dibedakan dengan tujuan organisasi. Karyawan tergantung dengan satu orang dalam organisasi.

8. Struktur Organisasi Lini dan staff Ciri-ciri Kelebihan Kelemahan Ikatan atasan dan bawahan tidak semua secara langsung. Mempunyai karyawan banyak. Biasanya organisasi besar. Terdapat dua kelompok kerja pada organisasi menjadikan ditekankan terdapat spesialisasi yaitu personel lini dan personel staff. Terdapat pembagian tugas yang jelas. Kerjasama dan koordinasi bisa langsung dilakukan secara jelas. Pengembangan bakat seluruh anggota organisasi terjamin. Staffing yang dijalankan sesuai dengan prinsip the right man on the right place. Bentuk organisasi seperti ini fleksibel untuk diaplikasikan. Tugas utama orang-orang biasanya kurang diutamakan. Proses decesion semakin berliku. Apabila pertimbangan tidak bisa dikontrol maka akan muncul nepotisme Persaingan tidak sehat terjadi antara pejabat satu dengan lainnya.

9. Struktur Organisasi Fungsional Ciri-ciri Kelebihan Kelemahan Organisasinya kecil. Didalamnya ada kelompok-kelompok kerjas staf ahli. Lebih spesifik dalam menjalankan tugas. Memiliki target yang ingin diraih dengan jelas dan pasti. Pengawasan dijalankan secara ketat. Memiliki program terarah, jelas dan cepat. Anggaran , personalia dan sarana lebih tepat dan sesuai Kenaikan pangkat pejabat fungsional lebih cepat Terdapat pembagian tugas antara kerja pikiran dan fisik Bisa dicapai tingkat spesifik yang lebih baik Solidaritas sesama anggota tinggi Moral dan disiplin kerja yang tinggi Adanya koordinasi sesama anggota yang bisa berjalan dengan baik. Mempromosikan keterampilan yang lebih spesifik. Mengurangi adanya penggunaan sumber daya yang terbatas Memberikan   kesempatan kerja  untuk para tenaga ahli spesialis Pejabat fungsional terkadang bingun dengan prosedur administrasi. Pangkat pejabat fungsional lebih tinggi daripada kepala unit menjadikan inspeksi sulit dijalankan. Inisiatif perseorangan sangat terbatas. Lebih sulit dalam melakukan pertukaran tugas, sebab terlalu spesifik dalam satu bidang tertentu. Menekankan perspektif fungsional yang sempit. Komunikasi dan koordinasi antar fungsi lebih sedikit. Akan tumbuh ketergantungan antar fungsi dan bisa membuat koordinasi dan kesesuaian jadwal kerja menjadi sulit dijalankan.

10. Struktur Organisasi Lini dan Fungsional Ciri-ciri Kelebihan Kelemahan Tidak terlihat adanya perbedaan tugas inti dan bantuan Lebih spesifik secara praktis terhadap pejabat fungsional Pembagian kerja dan wewenang tidak ada perbedaan di tingkat eselon Struktur organisasi tidak terlihat kompleks. Seringkali tersusun atas ketua, sekretaris, bendahara, ketua-ketua seksi dan para petugas. Struktur organisasi secara relatif tidak permanen. Organisasi ini hanya digunakan sesuai kebutuhan atau aktivitas. Tugas pimpinan dijalankan secara kolektif. Seluruh anggota pimpinan memiliki hak, wewenang dan tanggung jawab yang sama. Para pelaksana dibagi menjadi tugas-tugas tertentu dalam bentuk satgas. Solidaritas tinggi Disiplin tinggi Produktivitas tinggi sebab spesialisasi dijalankan secara maksimal Pekerjaan-pekerjaan yang tidak rutin atau teknis tidak dikerjakan Keputusan bisa diambil dengan baik dan tepat Sangat kecil kemungkinan pemakaian kekuasaan secara berlebih dari pimpinan Usaha kerjasama bawahan bisa digalang. Tingkat fleksibilitas kurang dan tour of duty Spesialisasi akan menimbulkan rasa jenuh Proses membuat keputusan lebih lambat sebab harus dimusyawarahkan lebih dulu dengan anggota organisasi Jika terjadi kemacetan kerja, tidak ada orang yang mau bertanggung jawab melebihi yang lain Kadang yang menjalankan tugas bingun, sebab perintah datang tidak dari satu orang saja Kreativitas terlihat sulit dikembangkan, sebab perintah pelaksanaan berdasarkan dengan kolektivitas. Organisasi panitia yang seringkali terdiri dari ketua, sekretaris, bendahara, dan seksi-seksi.

11. Dalam perusahaan kecil, jabatan atasan/manager dapat dipegang sendiri oleh pemilik. Dengan ini dapat diketahui segala sesuatu yang terjadi dalam perusahaannya. Serta mengambil langkah dan keputusan langsung mengenai tindakan yang harus dikerjakan. Jika perusahaan semakin tumbuh dan berkembang, tibalah saatnya pemilik tidak lagi menjalankan perusahaan seorang diri. Ia memerlukan tambahan bawahan, tambahan departemen atau tambahan level/tingkat dalam organisasi. Manager umum harus memiliki waktu untuk membimbing dan mengarahkan pegawai, bertanggungjawab mengelola departemen di bawahnya, serta bisa menjamin bahwa tidak akan terjadi lebih banyak masalah tetapi sebaliknya, lebih sedikit masalah. Hal ini akan terjadi jika para pegawai memiliki job maturity dan phychological maturity yang tinggi. Dengan kata lain, rentang kendali yang lebar akan lebih sesuai bagi ara pegawai yang memiliki profesionalisme tinggi dengan dipimpin oleh democratic leader atau free-rein leader, bukan oleh authocratic leader. Pertumbuhan Perusahaan dan Hubungannya dengan Struktur Organisasi

12. Azas Sentralisasi atau Azas Desentralisasi Sentralisasi Azas penyatuan atau pemusatan yang mana semua kegiatannya dalam kantor dipusatkan di satu tempat dan dipimpin oleh seorang manajer kantor. Desentralisasi Semua kegiatan perkantoran diserahkan ke manajer fungsional. Jadi kegiatan perkantoran dilaksanakan pada masing-masing bagian dan dipimpin olehmasing-masing manajer fungsional.

13. Di luar bidang keahliannya, manajer produksi akan mengalami kesulitan membereskan administrasi produksi. Kesulitan itu tidak akan besar jika lokasi kantor manajer fungsional tidak berjauhan dengan kantor administrasi pusat perusahaan, misalnya karena ada beberapa cabang di daerah lain. Maka kebijakan administratif perlu digariskan: apakah fungsi administrasi akan dipusatkan (tersentralisasi) ataukah akan dipencarkan (terdesentralisasi) . Jika menganut azas sentralisasi, efisiensi lebih mudah dicapai karena semua pekerjaan kantor dan fungsi-fungsi operasional lainnya harus dkoordinasi oleh seorang manajer kantor. Jika menganut azas Desentralisasi, sebagian besar tugas, wewenang dan tanggungjawab fungsi perkantoran diserahkan kepada manajer fungsional tidak hanya masalah surat menyurat, pencatatan warkat/arsip tetapi juga dalam masalah pengarsipan serta personel sekretariat. Meskipun azas tersebut bisa dipilih salah satu, namun dalam praktik kebanyakan perusahaan menganut azas kombinasi, artinya subfungsi tertentu akan lebih efisien jika dipencarkan/didesentralisasikan kepada operasional(misalnya dalam hal pencatatan, penyimpanan arsip-arsip khusus) dan sebagian subfungsi lain dipusatkan di kantor pusat seperti pemrosesan data, korespondensi, perawatan gedung, dan sebagainya. Untuk memilih antara azas sentralisasi dan desentralisasi kita harus mempertimbangkan semua subfungsi atas dasar tujuan organisasi, luas lingkup kegiatan, tahap perkembangan serta kebutuhan dan kemampuan operasional perusahaan pada saat itu. Azas Sentralisasi dan Desentralisasi