War Room - Bregaida - V1

Neste material tento deixar claro de uma vez por todas como deve ser uma War Room e como é empregado errado no mercado e ao invés de uma prática de motivação juntando as pessoas as empresas conseguem afastar e desmotivar seus profissionais, utilizando as ferramentas de forma certa te garante engajamento e lealdade.

O material é livre e pode ser utilizado mantendo as referências ao autor.

Material dedicado a gestores e times de desenvolvimento de software.

1. Eduardo Bregaida
[email protected]
R. Augusta, 2840 Cerqueira César, São Paulo
www.sciensa.com.br
SCIENSA | Treinamentos
Treinamento War Room

2. O que veremos?
●Conceito
●Nos dias atuais
●Antes de Tudo
●Preparando o Ambiente
●Considerações finais
●Dúvidas
●Agradecimentos

3. War Room

4. ●War Room vem do inglês e significa Sala de Guerra

●Criado durante a Segunda Guerra Mundial (1939-1945) por Winston Churchill, era um bunker
subterrâneo para debates cruciais e elaboração de estratégias o que garantiu a resistência do
Reino Unido

●Churchill selecionou a dedo cada membro que participaria desses debates e tomadas de
decisão

●Durou cerca de dois anos (1943-1945)
Conceito

5. ●Criado para a gestão de crise (guerra)

●Ambiente focado

●Pessoas qualificadas e capacitadas na tomada de decisão
Conceito

6. Winston Leonard Spencer-Churchill

7. ●Mais conhecido como Winston Churchill
●Viveu entre 1874 a 1965
●Foi um político conservador e estadista britânico
●Chanceler do Tesouro
●Presidente da Câmara dos Comuns (semelhante aos Deputados no Brasil)
●2 mandatos como Primeiro-ministro do Reino Unido entre 1940-1945 e 1951 - 1955
●Notável orador e estadista
●Oficial do Exército Britânico, historiador, escritor e artista
●Único primeiro-ministro britânico a receber o Prêmio Nobel de Literatura e cidadania
honorária dos Estados Unidos
●É visto como um líder extremamente inteligente
●Eleito em 2002 pela BBC como o maior britânico de todos os tempos
Winston Leonard Spencer-Churchill

8. Nos dias atuais
https://benjagarrido.com/obeya-room-o-sala-de-guerra/

9. ●As empresas utilizam essa estratégia até os dias atuais, porém nem sempre da maneira certa, isto é,
apenas colocam os desenvolvedores numa sala com uma data de entrega e todo conteúdo que
deverá ser desenvolvido, com ordens, exigências e gritarias, sem processo algum, isso se chama GO
HORSE ou Pastelaria

●Porém o conceito vai muito além de fechar pessoas numa sala
○War Room não é
■Go Horse
■Não deve ser utilizado para qualquer projeto
■Não é trancar todo mundo esperando milagres
■Não é feito sem um bom planejamento e ordem
■Não é produção rápida com qualidade ruim e duvidosa
■Não é bala de prata
○É
■Apenas para projetos críticos no qual existe uma crise e razão para tal
■É um modo diferente de tratamento daquele projeto
■É bem planejado e com uma ordem a ser seguida (prioridades essenciais)
○É importante que todos estejam engajados e unidos para dar certo

●Alguns lugares poderão achar a War Room com o nome de Obeya que vem do japonês e tem o
mesmo significado
Nos dias atuais

10. War Room NÃO é isso
Fonte: https://www.reddit.com/r/antiwork/comments/u9ztsm/my_coworker_shared_this_on_our_internal_group_im/

11. ●Vantagens da War Room
○Reúne as pessoas chave da empresa em um único lugar para resolver uma situação
○Foco no objetivo (bem definido) sem outras intervenções ou atribuições
○Ambiente criado para o afloramento de idéias
○Equipe multidisciplinar, promovendo a diversidade de soluções
○Ambiente motivador
○Gera sinergia na equipe
○Os progressos são percebido na hora, criando um esforço crescente para a conclusão
○Pode trazer aumentar a performance com pouco tempo de preparação
○Gera prestígio e um sentimento de reconhecimento dos participantes ao verem suas ideias sendo
discutidas e colocadas em prática
○Todos saem da sala sabendo exatamente o que e como fazer
○Fornecem uma visão estratégica às equipes
○Evidenciam as fraquezas e pontos que a empresa precisa melhorar
○Preparam a equipe para ação com muito mais agilidade e objetividade
○Ao verem os resultados, um sentimento de vitória cresce e se propaga pela empresa
Nos dias atuais

12. Antes de tudo - Briefing e Debriefing

13. -Surgiu na Segunda Guerra Mundial e utilizada ainda hoje no meio aeronáutico e militar

-É uma ferramenta para potencializar a aprendizagem através da experiência
Antes de tudo - Briefing e Debriefing

14. -Antes de iniciar uma atividade faça o Briefing

-Mostre com clareza a pessoa ou ao time o objetivo da missão

-Avalie o entendimento do indivíduo ou time e veja se realmente a missão foi entendida

-Após a avaliação e o entendimento inicie a missão
Antes de tudo - Briefing

15. -Ao final da missão faça o Debriefing

-É feito um retrospecto do que foi realizado VS negociado (Briefing)

-É composto de perguntas como
-Como foi a missão?
-O que acha que fez bem e o que fez de errado?
-Por que isso ocorreu?

-Conforme as respostas surgem são explicados os erros e acertos

-Após a avaliação do todo é encerrado recebendo as orientações e recomendações a serem seguidas para evitar ou
prevenir erros no futuro.
Antes de tudo - Debriefing

16. ●O Espaço
○Briefing Room
○Operations Room
●As Pessoas
●A Missão Principal
●As Missões Auxiliares
○Classificação
○Métricas
●O Acompanhamento
●O Resultado
Preparando o ambiente

17. O Espaço

18. ●Deve possuir duas grandes áreas
○Briefing Room
○Operations Room
●Devem ser grandes e confortáveis para acomodar a todos
●Devem possuir todos os materiais necessários à disposição
O Espaço

19. Briefing Room

20. ●Sala dedicada a reuniões para todos
○Deve possuir cadeiras para todos
○Um projetor para apresentação
○Lousa
○Papéis ou Blocos de anotações para todos
○Canetas
●O objetivo dessa sala é para
○Planejamentos
○Reuniões de Briefing
○Retrospectivas com todos os membros
○Reuniões gerais
Briefing Room

21. Operations Room

22. ●Sala dedicada para colocar em prática as missões que foram passadas no Briefing
○Deve ser grande e confortável para todos
○Deve haver uma mesa grande e central onde caibam os notebooks e anotações
○Deve possuir uma gestão visual nas paredes contendo
■Roadmap
■Objetivos
■Métricas
■Informações Essenciais
○Utilize projetores, TVs para os gráficos e métricas
○Deve conter Lousas e Flip charts
○Notebooks e todo o material necessário para o trabalho como papéis, canetas, Post its
Operations Room

23. As Pessoas

24. ●Todos os envolvidos para a tomada de decisão e soluções do projeto devem estar lá
○A(s) pessoa(s) que representarão o negócio
○O gestor
○O(s) time(s) de desenvolvimento que trabalharão nas missões
■Desenvolvedores
●Backend
●Frontend
●Mobile
■DevOps
■QAs
■Enfim, todos que farão parte
As Pessoas

25. A Missão Principal

26. ●Deverá ser apresentado o objetivo final, ou seja, qual a solução para a crise que deverá ser
enfrentada
●Neste momento é apresentada
○A missão
○A data prevista ou macro estimada da conclusão
○Os papéis e responsabilidades
○A forma de atuação
○Tomadas de decisões antes da atuação
●Basicamente um Briefing da missão e qual o resultado esperado por todos
●É importantes que todos ouçam com atenção e questionem as sugestões ou como poderão
ajudar
●Nesse momento é
○Quebrado a Missão em missões auxiliares
○Feita a montagem do Roadmap
○Definida as responsabilidades de cada membro
○Atuação e esperado deste membro
●É a montagem da estratégia TODOS os envolvidos devem participar
●Devemos lembrar que tudo aqui é uma High Level Estimation ou seja um planejamento do que
seria o ideal, pois empecilhos e missões que falham vão acontecer e isso impactará no todo
A Missão Principal

27. As Missões Auxiliares

28. ●São as missões que servirão para a chegada ao objetivo
●Neste momento
○A missão auxiliar deve ser detalhada e classificada
○Uma vez classificadas é feito um Briefing com quem fará aquela missão
■São definidas as ordens de ataque
■Os membros devem questionar e sanar as dúvidas ou apresentar os problemas e
possíveis soluções para atender aquela missão
■O plano é traçado e inicia o desenvolvimento da mesma
■Pode ser montado um KANBAN para acompanhamento dos andamentos das
missões
■São definidas as métricas
■Deve haver um acompanhamento diário (Stand Up Meeting/Daily)
■Deverá conter um CFD - Cumulative Flow Diagram para acompanhamento
○A cada missão realizada deverá
■Ser entregue o desenvolvimento realizado para o ambiente combinado (HML ou
PRD)
■Será realizado um Debriefing daquela missão executada
■É realizado um novo Briefing com a próxima missão
As Missões Auxiliares

29. Classificação

30. ●As missões auxiliares são classificadas em
■Top Secret
●Missões imprescindíveis de alta prioridade
■Secret
●Missões urgentes que deverão ser executadas
■Confidential
●Missões com média prioridade
■Restricted
●Missões realizadas com intuito de correção de falhas
■Official
●Missões de baixa prioridade mas que devem compor o objetivo final
■Unclassified
●Missões que não devem ser executadas sendo colocadas para o futuro
○Entenda que nesse momento estaremos compondo APENAS o que será ESSENCIAL ao
objetivo final, é importante que os itens sejam classificados para um planejamento de
ataque com objetivo de atingir o essencial para o sucesso e NÃO O PERFEITO, estamos
trabalhando com um projeto crítico e não devemos perder o FOCO NO OBJETIVO.
Classificação

31. Métricas

32. ●Podemos utilizar
○Lead Time - tempo para realizar uma entrega, a partir do ponto de compromisso (dias
corridos)
○Delivery Rate - Itens finalizados por unidade de tempo (Throughput semanal)
○Flow Efficiency - Quantidade de itens de falha ao realizar a entrega
○Blockers - Condições que impedem que a missão tenha progresso
○WIP Levels - Número de itens sendo trabalhados no geral ou em fases específicas do
trabalho
○Aging - Tempo que o item está em progresso (dias corridos)

●Estas métricas ficam disponíveis e dispostas na parede da sala e devem ser atualizadas e vistas
por todos
Métricas

33. O acompanhamento

34. ●Devemos sempre acompanhar o andamento
○Todas as métricas citadas
○O Roadmap inicial
○Reuniões de retrospectivas baseadas nos Debriefings ocorridos
○Re-planejamentos
○Re-priorizações
○Alinhamento das expectativas
●Essas retrospectivas devem ocorrer em tempo hábil para eventuais correções no curso do
objetivo
○Nos casos de re-planejamentos, re-priorizações e falhas, devemos fazer essa retrospectiva
imediatamente
○No caso do andamento normal sem surpresas as retrospectivas devem ocorrer
semanalmente ou quinzenalmente
O acompanhamento

35. O Resultado

36. ●Ao final devemos avaliar o resultado da Missão Principal
○Ela foi atingida?
○Quais foram todos os problemas enfrentados?
○Se foi sucesso
■Avaliar as principais medidas e práticas utilizadas
○Se foi um fracasso
■Avaliar todo aprendizado
○Todos devem compartilhar os momentos bons e ruins

●NÃO é um momento de críticas e de culpados, mas sim um momento de avaliações e
aprendizados
O Resultado

37. Considerações finais

38. ●War Room não é o pesadelo que vemos hoje no mercado
○Infelizmente vemos o famoso “Go Horse” com pessoas em salas fechadas e o chefe passando
ordens e exigindo o resultado
●É uma forma diferente de tratamento de problemas
○É produtivo se feito da maneira correta
○Gera engajamento
○Gera aprendizado
○Visa aprender com os resultados obtidos
●Para funcionar todo o ambiente e o mental devem ser preparado
○O ambiente construído de forma sistêmica para as pessoas engajarem e não virar uma pastelaria
ou uma loucura sem processo algum apenas um monte de demandas chegando e ordens
correndo solto
○Prepare os materiais e documentos com suas classificações como utilizados na época para uma
imersão real
○Treine todos que participaram deixe claro que não é aquele pesadelo que eles conhecem das
empresas tradicionais que utilizam esse termo de forma errada
●Falhas e problemas podem e vão ocorrer, o prazo estimado pode estourar, deixe os clientes ou os
stakeholders cientes, nenhum modelo ou método garante o sucesso, sempre alinhe as expectativas e
leve as análises para cima, faça reports e mantenha a informação fluida
●Não é um ambiente para apertar, pressionar e exigir, tenha isso em mente
●Considere todas as informações a cada Debriefing e retrospectiva que ocorra para evoluir o modelo
●Essa forma de trabalho NÃO É UMA BALA DE PRATA
Considerações finais

39. Dúvidas?

40. Obrigado

41. #vamosjuntos
Agradecimentos