Комунікація в організації 111127.10.pptx

Комунікація в організації

1. Комунікація в організації

2. ПЛАН: Поняття та типи комунікації в життєдіяльності організації. Модель комунікації в організаціях. Труднощі та шляхи вдосконалення комунікації в організаціях.

3. 1. Поняття та типи комунікації в життєдіяльності організації. Комунікація – це обмін інформацією, її змістом між двома чи більше працівниками. В організації комунікації розгортаються в двох форматах:

4. Чинники, що впливають на комунікацію в організації:

5. Комунікації за сферою охоплення: Між організацією та зовнішнім середовищем : обмін інформаціє з конкурентами, споживачами, постачальниками, державними органами… Обмін інформацією зі споживачами відбувається через рекламу, з державними органами – через звіти. Завдання:  створення «іміджу» організації на місцевому, державному і міжнародному рівнях;  забезпечення зв'язку з наявними і потенційними користувачами (наприклад, за допомогою реклами);  дія на розробку законів, постанов, що стосуються діяльності цієї організації (наприклад, використовуючи групи тиску). 2) Внутрішньорганізаційні – комунікації між рівнями управління, підрозділами організації Від вищих рівнях управління до нижчих; Від нижчих рівнів управління до вищих; Між різними підрозділами; Між менеджером (керівником) та його робочою групою) Завдання: Забезпечення функціонування організації для досягнення її цілей Задоволення потреб працівників організації насамперед таких: Інформованість щодо майбутньої роботи; Отримання зворотнього зв’язку за підсумками роботи; Потреба в нової інформації; Потреба в соціальної приналежності і підтримки

6. Напрямки руху інформації В ОРГАНІЗАЦІЇ: Інформація, що передається «по вертикалі» (владні) , поділяється на 2 вида : завдання і необхідні пояснення до нього - містить відомості про те, що, коли і як потрібно робити, задається адміністрацією організації і доводиться до підлеглих кожним – низхідні потоки контроль за виконанням завдання – висхідні потоки Інформація, що передається «по горізонталі » , між учасниками які мають однаковий статус (часто неформальні), пов’язана з виконанням організаційних завдань, часто створюють більш швидкі та ефективні канали обміну інформацєю ; пов’язана з задоволенням особистих потреб, не пов’язаних з організацією

7. Комунікації за способом виникнення бувають : ФОРМАЛЬНІ – комунікації, які передбачені структурою організації, створюються керівництвом для досягнення її цілей та забезпечення взаємодії між структурними підрозділами

8. Комунікації за способом виникнення бувають : НЕФОРМАЛЬНІ – непередбачені організаційною структурою, встановлюються на засадах особистих стосунків в організації, як правило в мережах неформальних груп

9. СОЦІАЛЬНО-ПСИХОЛОГІЧНІ РОЛІ УЧАСНИКІВ КОМУНІКАТИВНОГО ПРОЦЕСУ

10. Комунікації за способом здійснення: Усні (вербальні) – через розмови та пояснення в усній формі Переваги: Недоліки: Візуальні – здійснюються за допомогою наочних образів (рекламні звернення, плакати…) швидкість обміну інформацією, хорошій зворотній зв’язок (можливість поставити запитання, уточнити повідомлення, виявити згоду чи незгоду тощо) можливість пропустити суттєві деталі; велика вірогідність забути почуту інформацію, викривлення повідомлення під час передавання іншій особі; використання для повідомлення недостатньо точних, не відповідних слів

11. Вимоги до комунікації в організації :

12. комунікація як організаційний процесс  має складну структуру:

13. Після здійснення комунікації завжди є питання – чи досягла вона очікуваного результату (якім є комунікаційний ефект)?

14. Проблеми в процесі створення повідомлення (кодування ідеї):

15. 3. Канал передачі інформації — засіб передачі інформації, шлях фізичної передачі повідомлення . Від якості каналу передачі інформації в комунікаційному процесі залежать розуміння і прийняття отримуваної інформації. Канали передачі інформації : Канали передачі інформації в організації можуть підрозділятися на: мовний канал передача письмових матеріалів електронні засоби зв'язку (комп'ютерні мережі, відео конференції, електронна пошта, відеострічки неформальні — на основі горизонтальних зв'язків (передача з підрозділу в підрозділ, чутки і так далі) . формальні (офіційні)

16. Чутки в організації: Чутка — це  повідомлення , яке виходить від однієї або більше  осіб , про деякі  події , що не мають офіційного підтвердження, усно передається в масі людей від однієї людини до іншої. За  інформаційною основою  чутки бувають  достовірні  і  недостовірні . Останні поділяються на:

17. Види чуток: За походженням: В залежності від рівня простору, на якому вони циркулюють: спонтанні (що виникають стихійно) навмисне сфабриковані (що поширюються цілеспрямовано). поширення чуток про можливу реорганізацію або скорочення штатів; чутки як засіб виявлення реакції персоналу або конкурентів; чутки як засіб несумлінної конкуренції. локальні загально організаційні

18. За  експресивною  характеристикою , яка відображає емоційний тип сюжету чутки бувають:

19. ХАРАКТЕРИСТИКИ КАНАЛУ ПЕРЕДАЧІ ІНФОРМАЦІЇ: У практичній діяльності керівник організації використовує , як правило, не один , а два або декілька каналів передачі інформації

20. Вибір каналу комунікації: 1) Нестандартні повідомлення ( нові, складні, неоднозначні ) – канали з високою пропускною здатністю. 2) Рутинні повідомлення ( чіткі, прості ) – канали з менш високою пропускною здатністю

21. 4. Одержувач — особа (група, організація), якій передана інформація і яка інтерпретує (декодує) її . Інтерпретація повідомлення одержувачем не завжди буває успішній. Неправильна інтерпретація часто обумовлена несхожістю мови сприйняття, освіти, культури, відмінностями в інтересах відправника і одержувача.

22. 5 . Результат (ефект) комунікаційної дії — зміни в поведінці і стані одержувача інформаці ї, які мають вираз в зміні знання одержувача; зміні установок (відносно об'єкту дії, обумовленої в повідомленні); зміні у діях одержувача (відношення до трудової діяльності, своєчасний прихід на роботу і так далі). 6. Зворотний зв'язок — « оперативна реакція на те, що почуто, прочитано або побачено ; це інформація (у вербальному і невербальному оформленні), яка відсилається назад до відправника, показує міру розуміння, довіри до повідомлення, засвоєння і згоду з ним ». Він дозволяє відправникові не лише виявити результат акту комунікації, але і скоректувати наступне повідомлення для досягнення більшого ефекту. Якщо результат передачі повідомлення досягнутий (воно зрозуміло в підрозділі організації і стало керівництвом до дії), говорять, що діє позитивний зворотний зв'язок; інакше діє негативний зворотній зв'язок.

23. 7 . Шум — те, що спотворює сенс повідомлення , елемент процесу, присутній практично на кожному етапі передачі інформації. Джерела шумів: У зв'язку з цим одним з важливих завдань керівництва організації і керівників підрозділів по формуванню чіткої системи управління, заснованої на вертикальній комунікації, являється ліквідація шумів на усіх етапах дотримання повідомлен ня.  

24. 3. Труднощі в комунікації: Зародження ідеї Непродуманість ідеї . Неадекватність інформації конкретній ситуації Кодування і вибір каналу передачі інформації Відправник не налаштований на мову і культуру одержувача . Неоднозначність символів в повідомленні . Несумісність каналу і типу символів Передача і декодування Відмінності в статусі, поглядах, освіті, наявність мовних бар'єрів і так далі відправника і одержувача

25. В організації створюються комунікаційні мережі, де кожний елемент мереж є одночасно і передавачем, і приймачем повідомлень. При міжособової комунікації кожен індивід може поводитися по-різному відповідно до одного з трьох основних станів Я: Дитина  ( Дт ) –  виявляє почуття (образи, страху, провини і т.п .), підкоряється, пустує, виявляє безпорадність, задає питання: «Чому я?», «За що мене покарали?», перепрошує у відповідь на зауваження і т.п . (користується такими словами: Давайте..., Я хочу..., Як чудово...) Батько  (Б) –  вимагає, оцінює (засуджує і схвалює), навчає, керує, піклується і т.п . (Піди і зроби..., Ти зобов’язаний..., Ти не повинен..., Не дозволяється) Дорослий  ( Др ) –  працює з інформацією, розмірковує, аналізує, уточнює ситуацію, розмовляє на рівних, апелює до розуму, логіки і т.п . (Характерні фрази: Що ми знаємо про цей предмет?, Останні дані  вказують на ..., тому я пропоную..)

26. Процес взаємного обміну інформацією може бути: а) паралельним , коли «стимул (надана інформація) спричиняє за собою відповідну, природну очікувану реакцію» , а процес комунікації протікає гладко, без напруги, на основі взаєморозуміння ;   Такі трансакції складаються, якщо кожен із партнерів знаходиться на одному рівні (Батько–Батько, Дорослий–Дорослий чи Дитина–Дитина) Проте трансакція може бути паралельною і при спілкуванні партнерів, які знаходяться на різних позиціях, коли лінії трансакції не перетинаються (Батько–Дитина,  Дитина–Батько)

27. Процес взаємного обміну інформацією може бути: Таким що схеми взаємодії перетинаються , –  це ситуація, коли сторони обмінюються інформацією, але мають різні позиції, неадекватно сприймають внутрішній стан партнера, що обумовлює напруженість в стосунках і далі розрив угод , відмова в спілкуванні і соціально-психологічні конфлікти .  

28. Проблеми створення ефективних комунікацій пов’язані: 1 ) з проблемами в структурних комунікаціях - обумовлені невизначеністю у взаєминах між окремими структурними одиницями організації. Тому: Все це викликає: Спотворення повідомлень Інформаційні перевантаження Відсутність стійких горизонтальних зв'язків між окремими підрозділами організації, Наявність конфліктів між окремими групами і підрозділами організації.

29. Проблеми створення ефективних комунікацій пов’язані: 2) З проблемами міжособового спілкування. причини : 1. Семантичні бар'єри, що виникають із-за погано сформульованих повідомлень (невміння чітко виражати думки), які можуть призводити до втрати інформації; погана техніка мови. 3. Невербальні міжособові перешкоди (жести, інтонації, внутрішній сенс і інші форми невербальної символічної комунікації). . 4. Незадовільний зворотний зв'язок . 2. Відмінності в сприйнятті повідомлення в силу : невірного кодування повідомлення відправником без урахування культури членів організації невміння слухати конфлікту між сферами компетенції, основами оцінок відправника і одержувача інформації різних соціальних установок членів організацій, різних структур цінностей (етика). Мотиваційні бар’єри (одному кар’єра, іншому – спокійне життя )

30. Щоб уникнути втрат, що виникають із-за недоліків міжособового спілкування, можна використовувати такі прийоми:

31. Дякую за увагу!!! Все буду Україна!!! .