12 ferias y misiones comerciales[2]

1. FERIAS Y MISIONES COMERCIALES

2. Contenido
•Beneficios de participar en Ferias
Internacionales
•Etapas de una Feria
•Ferias comerciales y sus tipos
•Misiones comerciales y sus tipos

3. “Las Ferias son eventos que
facilitan la
promoción comercial,
comercialización y
negociación del producto en un
determinado mercado”

4. ¿Por qué decidir participar
en una feria?

5. ¿Por qué decidir participar en una
Feria?
La decisión de participar en una feria, es la de
hacer una inversión de futuro, en un lugar de
encuentro de:
•Clientes
•Potenciales clientes
•Representantes
•Distribuidores
•Proveedores
•Competidores
•Prensa

6. ¿Cómo obtener información
de ferias y sus
antecedentes?

7. Para escoger la feria correcta:
•Estudie el calendario de ferias y websites
•Solicite información detallada de los
organizadores de la feria:
Número de visitantes y perfil de los
visitantes
Perfil de los expositores
Catálogos de ferias anteriores
Costo de espacio para stand y del
stand mismo

8. Mediante INTERNET – Algunas
páginas web útiles
•http://www.ccq.org.ec/ccq_feria_internacional.php?area_id=1
(Cámara de Comercio de Quito)
•www.fairsworldwide.com
•www.tradeshowweek.com
•www.fairsguide.com

9. Mediante INTERNET – Algunos
sitios de interés para localizar ferias
•Ferias y exposiciones del continente americano:
– Servicios feriales de habla hispana:
www.buscaferias.net
– Corporación de ferias y exposiciones:
www.corferias.com
– Asociación de ferias internacionales de América:
www.afida.com
•Ferias Mundiales
www.expo.am
www.auma.de/contentDB.aspx?sprache=s&db=mw&spdata=s
www.fair-guide.comwww.fair-guide.com
www.auma.dewww.auma.de

10. Objetivos a alcanzar en la
participación
en una Feria

11. Objetivos a alcanzar en la participación
en una Feria
•Dar a conocer su empresa
•Crear imagen de la empresa o de
la marca
•Promover nuevos productos
•Comprobar nivel de aceptación de un
prototipo
•Realizar ventas directas
•Obtener pedidos de clientes existentes

12. Objetivos a alcanzar en la participación
en una Feria
•Obtener pedidos de prospectos conocidos
•Obtener pedidos de nuevos prospectos
•Recibir peticiones de oferta de clientes
existentes
•Recibir peticiones de oferta de antiguos
clientes
•Recibir peticiones de oferta de prospectos
conocidos

13. Objetivos a alcanzar en la participación
en una Feria
•Recibir peticiones de oferta de nuevos
prospectos
•Realizar contactos con prospectos conocidos
•Realizar contactos con nuevos prospectos
•Distribuir catálogos
•Buscar representantes o distribuidores
•Reunirse con clientes potenciales
•Contrarrestar los efectos de la presencia de la
competencia
•Hacer la competencia a la competencia
•Establecer o ampliar relaciones con la prensa

14. Objetivos a alcanzar en la
participación en una Feria
Construcción/ decoración
del Stand
Atención al visitante
Recepciones
Regalos
Publicidad en el diario de
la feria.
(Artículos/Entrevistas)
Publicidad en el Catálogo
Oficial
Aprender de la competencia y valorarla en:
 Nuevos Productos
Diseño de los productos
Calidad
Tecnologías utilizadas
Acabados
Precios
Presentación de los
productos
Publicidad en la prensa
local

15. Ventajas internas alcanzadas en la
participación en Ferias
•Reforzar el “espíritu de empresa”
•Aproximar a técnicos y vendedores
•Participar en un esfuerzo promocional
conjunto
•Estimular al departamento de ventas

16. Ventajas internas alcanzadas en la
participación de Feria
•Estimular la red de distribución y/o
representantes
•Estimular la consecución de la “calidad total”
•Poner al día e incrementar nuestra base de
datos comercial
•Aportar ideas para mejorar productos,
servicios de atención a los clientes, etc.

17. ¿Cómo participar en Ferias y
sacar máximo provecho de ellas?

18. ¿Cómo participar en Ferias y sacar
máximo provecho de ellas?
Planeamiento y control son las
herramientos para ser exitoso en una
feria:
•formule objetivos
•seleccione la feria correcta
•decida adecuadamente su participación

19. ¿Cómo participar en Ferias y sacar
máximo provecho de ellas?
Planeamiento y control son las
herramientos para ser exitoso en una
feria:
•prepare un plan de actividades
•determine estrictos tiempos para cumplir
actividades
•realizar actividades paralelas a la feria

20. “ Una feria mal planificada puede
causar más perjuicios que
beneficios”

21. “ Planificación de la feria genera una
excelente presentación”

22. Prepare un presupuesto:
•Alquiler del espacio (€ 150 – 350 m2)
•Stand (€ 150 – 250 m2)
•Decoración del stand
•Transporte
•Trate de usar un solo consolidador de
carga
•Tenga información sobre estadía y hoteles
•€ 80 a más para hoteles
•€ 50 a más para hospedajes
•Catering
•Invitaciones, publicidad, prensa y
recepciones

23. Sea ordenado en sus tiempos (8-12 meses)
•Reserva de espacio (6-11 meses)
•Reservas de hotel (5- 6 meses)
•Ordenar stand (5- 7 meses)
•Impresión de catálogos (4- 5 meses)
•Preparación del material para stand (3- 4 meses)
•Envío de invitaciones (2 meses)
•Despacho de mercaderías (1-2 meses)
•Instalación stand (2 días)

24. Inconvenientes que deben evitarse
•Demasiado tarde para
•Reservar stand y hoteles
•Solicitar stand
•Preparación de catálogo
•Arribo de mercadería
•Arreglos fuera de tiempo para
•Documentos de embarque
•Visas
•Coordinaciones de viaje
•Empaque y rotulado de mercadería

25. Principales factores de éxito en la
participación en Ferias

26. Principales factores de éxito en la
participación de ferias
Debe tenerse en cuenta lo siguiente:
•La adecuada preparación
•La selección y formación de vendedores
•La atención a los visitantes
•La ubicación del stand
•El aspecto estético del stand

27. Factores que influyen en la decisión
de visitar un stand

28. Factores que influyen en la
decisión de visitar un stand
1. Demostración de productos (28%)
2. Ubicación del stand (23%)
3. Recomendación de los asociados (22%)
4. Presentación del stand (13%)
5. Recomendación de los representantes
(12%)
6. Tamaño del stand (1%)

29. “ Una buena atención genera un
relación comercial de siempre”

30. Modalidades de participación
Como Expositor-Vendedor

•Stand individual, la empresa
tiene que asumir todo el trabajo
organizativo
•Stand agrupado, varios stands
de empresas agrupados por un
gestor coordinador, con una
decoración común
•Stand colectivo, varias empresas
en un mismo stand

31. Modalidades de participación

32. Etapas de una Feria
•Para participar en una feria se deberán
considerar tres etapas :
1. PRE – FERIA
2. DURANTE LA FERIA
3. POST - FERIA

33. Planificación (pre-feria)

35. Definir cronograma de actividades
Pre-Feria

36. Selección de muestras
Debe ser hecha en función de a las siguientes
consideraciones:
•Gama de productos que la Feria permita exponer
•Objetivos fijados
•Perfil de los visitantes
•Tamaño del stand
•Demostraciones permitidas
Pre-Feria

37. Selección de muestras
En la selección de muestras se deben incluir:
•Los productos estrella que han dado imagen de
marca y prestigio a la empresa
•Los productos nuevos ya en fase de
comercialización
•Los prototipos, siempre que estén protegidos
por patentes y prestos para la inmediata puesta
en fabricación en caso de buena acogida por
parte de su mercado objetivo
Pre-Feria

38. •Las muestras a exhibirse deben ser
objeto de minucioso examen para
excluir aquellas que tengan
cualquier defecto
•Deben preverse repuestos si se van a
hacer demostraciones
Pre-Feria

39. •El logotipo: No debe ser de
tamaño exagerado si la
empresa no es muy conocida
•Las marcas deben distinguirse
•Si se usan fotografías, éstas deben
ser nítidas. Su temática puede ser
variada (fotos aéreas, productos
fabricados, de equipos de control)
Pre-Feria

40. •Si se utilizan paneles con gráficos,
que muestran una marcha más o
menos excepcional de la empresa,
siempre debe tener datos
actualizados
•Si se cuenta con certificaciones y
homologaciones: ISO 9000, etc. éstas
deben ser exhibidas
Pre-Feria

41. La contratación del espacio en la
feria
Debe llenarse la solicitud correspondiente:
-Datos de la empresa
-Responsable de la participación
-Espacio interior o exterior
-Superficie (m2)
-N° de ángulos abiertos
-Ubicación preferida
-Productos a exponer
-Empresas coexpositoras
-Autofacturación
Pre-Feria

42. Personal de apoyo
Es fundamental motivación en el personal, para
ello debemos:

•Presentar la feria como factor fundamental
para las ventas y para la imagen de la empresa
•Pedir la colaboración de todos
•Pedir que estimulen su imaginación e ideas,
intervenir en esta fase de planificación
•Mantener informados puntualmente a los
colaboradores
•Delegar responsabilidades
•Hacerles participar en la selección de muestras
Pre-Feria

43. Personal de apoyo - motivación
•Hacer participar en la preparación del muestrario
•Hacerles participar en la preparación del material
publicitario
•Hacerles participar en el diseño y la preparación del
stand
•Hacerles participar en el Marketing previo
•Hacerles participar, en su caso, en el envío y montaje
del stand
•Hacerles participar en el embalaje y expedición del
muestrario
Pre-Feria

44. Personal de apoyo
Recomendable que el personal cuente con:
•Plano de la ubicación de la feria (zona de la
ciudad)
•Plano del recinto ferial (pabellón, stand)
•Miembros del equipo (nombres, alojamiento)
•Horario de feria (turnos)
•Servicios de la feria
•Programa de actos paralelos
•Información sobre la promoción previa y visitas
•Trabajos específicos de cada miembro de equipo
•Atenciones especiales que se ofrecerán a los
potenciales clientes
Pre-Feria

45. Personal de apoyo
•El personal del stand es decisivo para la
consecución de los objetivos
Características a tener en cuenta en su
selección:
•Conocimiento de idiomas
•Simpatía
•Conocimientos comerciales de ventas
•Conocimiento de los productos
Pre-Feria

46. Personal de apoyo
Principales aspectos que debe cubrir la capacitación del
personal que participará en una feria
•Explicarles la ventaja que
tiene el vendedor en la feria
•Enseñarles a cómo atraer,
abordar, precalificar al
prospecto
•Incentivarlos con
recompensas
•Promover el espíritu de
sacrificio
•Hacerles intervenir en
buena parte de la
preparación del material de
apoyo y marketing previo
Pre-Feria
•Crear ilusión y entusiasmo
•El éxito depende del
esfuerzo y profesionalidad
•Motivarlos, hacerlos
creativos
•Mostrarles los objetivos de
la empresa en la feria
•Enseñarles a realzar
ventajas y diferencias de los
productos

47. Personal de apoyo
Actitud a mantener durante la feria:
•Sentirse seguro porque se encuentra “en su terreno”
•No dejar nunca el stand desatendido
•Vestir correctamente
•Permanecer de pie cuando no hay visitantes
•No hacer tertulias en el stand
•Leer sólo necesario
•No comer dentro del stand
•Mantener el stand limpio y ordenado
•Tener siempre material de demostración
Pre-Feria

48. Personal de apoyo
Actitud a mantener durante la feria:
Actitud negativa:
Manos en los bolsillos,
ahuyentamos a los
visitantes
Pre-Feria

49. Personal de apoyo
Actitud a mantener durante la feria:
Actitud negativa:
Conversando de otros
temas ahuyentamos
a los visitantes
Pre-Feria

50. Personal de apoyo
Actitud a mantener durante la feria:
Actitud negativa:
Por último… algo que
sólo tu competencia
debe hacer!!!
Durmiendo en pleno
stand abierto
Pre-Feria

51. Material interno de apoyo
•Manual de planificación de la exposición
•Manual para el personal del stand
•Check-list
•Fichas para recoger consultas
•Fichas para recoger pedidos
•Fichas de valoración y clasificación de potenciales
clientes
•Cartas de agradecimiento por la visita
•Fichas de control de llamadas telefónicas
•Cartas de presentación, facturas, sobres y otros
documentos
•Cuaderno para registro de visitas
Pre-Feria

52. Recomendaciones para clasificación de
documentos en stand
•Planificación (presupuesto, objetivos, notas de
reuniones en la empresa, capacitación)
•Servicios (copias de solicitudes, facturas)
•Promoción y Publicidad (copias de anuncios, mailing)
•Transporte (lista de embarque, cotizaciones, seguro)
•Construcción/decoración (planos de los elementos,
servicios aceptados, fecha de entrega de materiales)
•Funcionamiento stand (personal contratado, materiales
para demostración, bebidas, mantenimiento)
•Lista con visitas esperadas y citas concertadas
Pre-Feria

53. Elección del tipo de stand –
características de un buen diseño
Un stand bien diseñado, debe:
•Ser abierto, que invite a entrar
•Realzar el producto
•No estar sobrecargado
•Tener máxima visibilidad, buen iluminación
•Tener algún detalle impactante, colores
armoniosos, ser visible de lejos
Pre-Feria

54. Tipos de stand en una feria
corner
stand
island
stand
head
stand
through
stand
L-stand
L
aisle stand
Pre-Feria

55. El stand debe estar diseñado para permitir el
libre flujo del personal y los visitantes
Pre-Feria

56. Pre-Feria

58. 2.- Durante la
feria……

59. ¿Por qué asisten los compradores a
una feria?
Durante la feria

60. Mantenimiento del stand
•El stand debe permanecer limpio durante toda
la feria, como el primer día
•Acomodar las muestras movidas por los
visitantes
•Comprobar el funcionamiento de los aparatos
de demostración
•Procurar que la iluminación esté excelente.
Revisar la iluminación contantemente
Durante la feria

61. Contacto con potenciales clientes
•La invitación personal es la más
importante para la visita de alguien a la
exposición
•Muchos asistentes visitan sólo los stand a
los que fueron invitados
•El seguimiento empieza por una
llamada telefónica de presentación
Durante la feria

62. Contacto con potenciales clientes
•Toda información que se envíe deberá ir
acompañada por el nombre de la
empresa, teléfono, Nº de stand, para su
fácil ubicación en la feria
Durante la feria

63. Atención al visitante
•Se invita al visitante a pasar dentro del stand
•Se le presenta las mejores muestras del stand
•Se tiene en la mesa la “ficha de atención de
consultas”
•Se anotan los términos de consulta
claramente
Durante la feria

64. Atención al visitante
•Intercambiar tarjetas
•Facilitar catálogos sólo si lo solicitan
•No retener al visitante
por mucho tiempo, sólo el necesario
Durante la feria

65. Tipos de visitantes
•El potencial cliente
•El consultor
•El vendedor
•Competidor que se identifica
•Competidor espía
•Cliente que viene a quejarse
•Periodista
•Personalidades
•Desocupado que busca entretenerse
Durante la feria

66. Debemos visitar otros stands para
observar

•Diseño de productos de competencia
•Calidad
•Materiales utilizados, tecnología
•Ventaja y desventajas de otros productos
•Nivel de precios
•Presentación de productos
•Atención al cliente
•Regalos y agasajos
•Promoción de la participación en la feria
Durante la feria

67. Registro de la información obtenida
• No es suficiente la recolección de tarjetas
de presentación
•Es conveniente tener impresos formularios,
para facilitar el registro de interesados, para
realizar seguimiento a los contactos
hallados
•La ficha será práctica, para facilitar la labor
de seguimiento
Durante la feria

68. Registro de la información obtenida
•El éxito de una participación, no se mide
con la cantidad de contactos, sino en la
calidad de los mismos
•El seguimiento a los visitantes es
imprescindible
Durante la feria

69. Contenido de la ficha de registro
•Nombre de la Feria y fecha del contacto
•Nombre y cargo del visitante
•País, ciudad, dirección, teléfono, fax, e-
mail
•Sector actividad a la que pertenece :
importador, exportador, productor,
representante, agente, distribuidor,
trader
•Producto o servicio de interés
•Nombre y detalles de la empresa a la que
está comprando
Durante la feria

70. Contenido de la ficha de registro
•Comentario sobre el cliente; sobre el
producto o servicio; propuestas
sugerencias
•Clasificación del contacto
Excelente/Bueno/Aceptable/Malo
•Acciones post feria: Compromiso de
envío de información, muestras,
catálogos. hacer cita, visita de empresa
•Idioma de correspondencia
•Espacio suficiente para pegar la tarjeta
de presentación
Durante la feria

72. 3.- Post feria……
Desmontaje del stand
Atender compromisos adquiridos

73. Supervisión y desmontaje
•Debe de constatarse que el espacio
utilizado quede en las mismas
condiciones que fue recibido
•Cuidar que los productos, muestras y
material expuesto no se deteriore, para
ser utilizados posteriormente
Post feria

74. Atención a compromisos adquiridos
•Las promesas y compromisos adquiridos
hay que cumplirlos
•Hacerlo “just in time”, no hacerlo o
hacerlo tarde, dañará su imagen en el
exterior
•Debemos cumplir con promesas
aparentemente poco trascendentales:
Envío de catálogos, listas de precios,
cotizaciones
Post feria

75. ¿Cómo evaluamos nuestra
participación en una feria?
•Podemos conocer aproximadamente lo que ha
costado participar en la feria
•Podemos conocer las desviaciones sobre lo
presupuestado
…Pero!!!
•Matemáticamente no podemos conocer los
resultados globales (en corto, medio y largo
plazo)
•No podremos evaluar por Ej. la mejora o
deterioro de nuestra imagen
•¿Hasta qué punto es valorable que un posible
cliente hay recogido un catálogo?
Post feria

76. Basta con utilizar otros parámetros para
poder considerar, en un principio, una
feria, con éxito o fracaso
Post feria

77. ¿Cómo evaluamos nuestra
participación en una feria?
•La participación de una feria bien planificada, necesita
tener sus objetivos bien establecidos (en lo posible
cuantificables)
•Los documentos administrativos deben de estar
acordes a los objetivos
•La comparación de resultados y previsiones permitirá:
-Éxito, si se superaron ampliamente los objetivos
-Buena, si se superaron los objetivos
-Normal, si se han alcanzado
-Mala, si no se han alcanzado
-Fracaso, si no se han alcanzado por amplio margen
Post feria

78. Una feria se prepara en unos meses,
transcurre en unos días y se explota
en varios años
Post feria

79. Ferias internacionales
del sector maderas y
manufacturas

82. • Reúne a un promedio de 11,000
expositores
• 74,500 representantes de casas
minoristas de muebles para el
hogar, fabricantes, agentes,
representantes de ventas y
diseñadores
Participan :
• representantes de los 50 Estados y
106 países a nivel mundial
• Estiman transacciones por un
monto aproximado de US$ 282
millones anualmente

83. Ferias internacionales
del sector
metalmecánica

86. Ferias internacionales
del sector textil y
confecciones

89. Misiones comerciales

90. Misiones comerciales
•Es un evento en el que un grupo de
exportadores, se reúne con potenciales
compradores, en una sede previamente
establecida con la finalidad de sentar las
bases para el afianzamiento de negocios
futuros

91. Misiones comerciales
•Los participantes en una misión comercial
cuentan con un programa de citas
previamente concertadas, basadas en el
perfil de la empresa exportadora y las
posibilidades de su producto en el mercado
de interés.
•La agenda de negocios está a cargo de una
empresa consultora del país sede

92. Tipos de misiones comerciales
Misiones Comerciales de Exportadores
(Vendedores)
•Comprende la visita de los empresarios
peruanos a empresas extranjeras
•Esta actividad le permite al empresario
nacional, la búsqueda de contactos y
organización de reuniones de negocios
seleccionadas de acuerdo a las
proyecciones de la empresa

93. Tipos de misiones comerciales
Misiones Comerciales de Compradores
•Las misiones comerciales de compradores,
comprenden la visita de potenciales
compradores (importadores) a empresas
peruanas (exportadores o potenciales
exportadores)
•Así, los exportadores extranjeros visitan las
empresas, conocen a los empresarios y los
productos de interés, con miras a concretar
posteriormente una compra

95. Muchas Gracias por su Atención