4.Memahami Pengadaan Barang Jasa-18 aug-new.pdf

Memahami Pengadaan Barang Jasa-18 aug-new

1. 8/17/2020 1

2. 8/17/2020 2
Memahami Filosofi
& Hakekat Pengadaan
Belajar Ilmu Pengadaan Berdasarkan Materi
International Procurement & Supply Chain Management (SCM-ITC)
18 Agustus 2020 jam 13.00-15.00 WIB https://bit.ly/KhairulRizal
Ir.Khairul Rizal MBA,CPSt

3. 8/17/2020 3
material dasar :
pengeboran,
pertambangan
Perikanan,
Perkebunan,
Partanian,dll
PROFIT ORGANIZATION PEMERINTAH
SEKTOR PRIMER SEKTOR TERTIER
SEKTOR SEKUNDER
NON PROFIT ORG
No Profir K/L/PD/I
Perbankan,
Jasa Logistik,
Transportasi,
Kesehatan,dll

Asosiasi
Yayasan
Ormas
Ikatan Keahlian
dll
Kementrian
Lembaga
Pemerintah Daerah
Instansi Lainnya
3.Biaya Pengadaan 1.Biaya SDM 2.Biaya KEUANGAN
45-55%
15%
40%
Distribusi Biaya Suatu Organisasi
75-80%
10%
15%
60-65%
10%
15%
30%
40-45%
45%
40-45%
25%
Konversi dan
pemrosesan bahan
baku menjadi bahan
jadi (manufaktur)
 Kelistrikan,
penyediaan air
minum &
konstruksi,dll
30%

4. 8/17/2020 4
Apakah Pengadaan ada Ilmunya?
Biaya karena kewajiban
Internal Organisasi
terhadap Karyawan
(SDM)
Ada Ilmunya –
ILMU MANAJEMEN
SUMBER DAYA
MANUSIA
Biaya karena kewajiban
Ekternal Organisasi
(Pajak,Hutang,CSR,Don
asi dll) ada Ilmunya
ILMU MANAJEMEN
KEUANGAN
Biaya yang dikeluarkan
untuk pengadaan
barang/jasa
yang ada hanya
Pedoman Pelaksanaan
Pengadaan
bukan Ilmu yang
mendasari pembuatan
PEDOMAN
PENGADAAN TSB.
CONTOH BIAYA
SEKTOR PRIMER
2.Biaya KEUANGAN
1.Biaya SDM
3.Biaya Pengadaan

5. 8/17/2020 5
1.Keputusan Presiden RI No 14 A tahun 1980
2.Keputusan Presiden RI No 29 tahun 1984
3.Keputusan Presiden RI No. 16 tahun 1994,
1.Keppres 18 Tahun 2000
2.Keppres 80 Tahun 2003 dan Perubahannya
3.Perpres 54 Tahun 2010 dan Perubahannya
4.Perpres 16 Tahun 2018
Sekilas berkembangnya
Ilmu Pengadaan di Indonesia.
Pengadaan Menjadi bagian dari
PELAKSANAAN ANGGARAN
PENDAPATAN DAN BELANJA
NEGARA
(LAMPIRAN KEPRES APBN)
Pengadaan dipelajari dari
PEDOMAN PELAKSANAAN
PENGADAAN BARANG/JASA
PEMERINTAH
Dan TURUNANNYA
THN 2000

6. 8/17/2020 6
Rangkuman Pedoman PBJ saat ini
KETERANGAN PEMERINTAH BUMN BUMD BLU/BLUD/
PTB BH
KKS MIGAS
Sumber Dana 1.APBN/APBD
2.Pinjaman LN
3.Hibah
1.Anggaran BUMN
2.Penyertaan Modal
negara
3.PSO (Public Service
Obligation)
1.Anggaran BUMD
Penyertaan Modal
2.Pemda
3.Penugasan

1.Anggaran BLU
2.Penyertaan
Modal
Pemerintah

1.Anggaran KKKS
MIGAS

Pedoman PBJ Perpres 16/2018 Per MBU 12/19 Per Ka Daerah
ttg PBJ PP 54/17
Pengecualian
P16/18
PTK 007
Aturan
Pelaksanaan
1.Perlem LKPP
2.Pemen PU
3.SOP Internal
1.Peraturan Direksi
ttg PBJ
1.Peraturan Direksi
ttg PBJ
1.Peraturan
Direksi ttf PBJ
1.PTK 007

Tantangan
Pelaksanaan
1.Penyempuraan
Maturitas
2.Peningkatan
Kinerja PBJ
(Pelaksanaan
Sistem PBJ)
1.Peningkatan
Maturitas sistem
PBJ (Pedoman
Sistem IT &
Org/SDM)
2.Peningkatan
Kinerja PBJ (VPM)
1.Peningkatan
Maturitas sistem
PBJ

2.Peningkatan
Kinerja PBJ (VPM)
1.Peningkatan
Maturitas sistem
PBJ

2.Peningkatan
Kinerja PBJ
(VPM)
1.Peningkatan
Maturitas sistem
PBJ

2.Peningkatan
Kinerja PBJ (VPM)

7. 8/17/2020 7
Excess /Akibat kebijakan PBJ
(dibuat berdasarkan Kebijakan keuangan) – kondisi saat ini
1.Kebijakan Delegation of financial authority /wewenang mengeluarkan anggaran menjadi dasar/ ekivalensi logik menetapkan
batas Nilai Paket seperti Kebijakan Pengadaan Langsung Pada P 16/2018.
1.Barang/Pekerjaan Konstruksi/Jasa Lainnya : Rp.200 juta
2.Jasa Konsultasi Rp.100 juta
3.E-purchasing yang bernilai paling banyak Rp200 juta
2.Pada dasarnya (1) INGIN menyederhanakan proses tetapi yang terjadi adalah membengkaknya jumlah PAKET, sehingga
paket PBJ menjadi banyak (TRANSAKSIONAL) dan ini sangat BERTENTANGAN dengan kebijakan STRATEGIC PROCUREMENT
(KONSOLIDASI /SHARED SERVICES ), dan kurang tepatnya cara menentukan tunjangan kinerja/insentif tim Pengadaan yang
berdasarkan banyaknya paket yang dikerjakan;
3.Kebijakan TAHUN ANGGARAN ekivalen dengan KONTRAK telah membuat PBJ sangat transaksional dan kontrak umumnya
tahunan/jangka pendek, Merubah MODE dari ANGGARAN BERBASIS KINERJA menjadi KINERJA BERBASIS ANGGARAN;
4.Kebijakan tentang Kualifikasi & UMKM telah membuat terjadinya REKAYASA Dokumen Prakualifikasi / dokumen Pengadaan
dimana Pengusaha membuat minimal 3(tiga) kelas Perusahaan yaitu KECIL,MENENGAH dan BESAR yang sebenarnya satu
group/afiliasi untuk memenuhi persyaratan ikut pengadaan;
5.Program P3DN ( Program Penggunaan Produk Dalam Negeri) tersendat akibat Silo Procurement Regulation dan Commitment
dari Kementerian dan Badan Usaha yang memerlukan sinkonisasi dan harmonisasi yang terintergrasi;
6.Pengadaan yang orientasi awalnya diatur di Kepres adalah umumnya untuk Pengadaan infrastruktur/MODAL/ konstruksi,
yang prosesnya umumnya lelang dan ada prakualifikasi telah membuat aturan PBJ menjadi kompleks dan panjang.
Review Kebijakan Pembelian
Langsung,Pengadaan langsung
dan Penunjukan langsung

8. 8/17/2020 8
Tantangan Pengadaan
(Permasalahan Umum Pengadaan saat ini)
1.Hasil Pengadaan banyak belum sesuai tujuan Pengadaan /Tujuan Organisasi;
2.Waktu pemrosesan pengadaan yang Panjang/tidak efisien;
3.Banyak Paket dan Pengadaan sangat transaksional;
4.Dokumentasi pengadaan terlalu banyak dan tersebar;
5.Kesulitan kordinasi para pihak terkait PBJ;
6.Program Pemberdayaan UMKM dan penggunaan TKDN belum efektif;
7.Pengadaan dianggap hanya pekerjaan administrasi/ clerical/tambahan;
8.Belum terbangun profesionalisasi & Kemandirian Pengadaan,
9.Banyak ‘tekanan/tuntutan’ dari berbagai pihak;
10.Tantangan dalam menjaga prinsip-prinsip pengadaan;
11.Dll…







TRANSACTIONAL
PROCUREMENT

9. 8/17/2020 9
APAKAH PENGADAAN ADA ILMUNYA?
BUKAN SEKEDAR PEDOMAN
PELAKSANAAN SAJA???

10. 8/17/2020 10
•CIPS, the Chartered Institute of Procurement and
Supply, is the dynamic champion driving the global
procurement and supply management profession,
founded at 1932
•CIPS is a not-for-profit organization
•CIPS with a global community of over 200,000.
•members in over 150 countries.
•Mission To improve people’s lives through better
supply chains
•Sectors : government & busines
•Institute for Supply Management
®
(ISM
®
) is the
first and largest not-for-profit professional
supply management organization worldwide.
Founded in 1915, ISM has over 50,000
members located in 100 countries.
•CPSM
®
CERTIFIED PROFESSIONAL IN SUPPLY
MANAGEMENT
®
•CPSD
™
CERTIFIED PROFESSIONAL IN SUPPLIER
DIVERSITY
™
•Sectors : Business and started from
manufacturing sectors


The MLS-SCM programme was launched in 2000
Initiated as a joint of the Word Trade Organization
(WTO) and the United Nations Conference on
Trade and Development (UNCTAD), offering ITC's
Prestigious Diploma Programme in Supply Chain
Management
MLS-SCM Programme
•CPIM (Production & Inventory
management)
•CSCP (Certified Supply Chain
management)
•CLTD(Certified
Logistic,transport&Distribution)
•SCOR (Supply Chain Operating
Reference)
•Founded 60 years ago (1960)

Operations mng Manufacturer Public Proc
Public Proc & SME
Sekilas tentang
berkembangnya Ilmu
Pengadaan (SCM) didunia

11. 8/17/2020 11
ITC di Prasetia
Excecutive
Learning
Institute

12. 8/17/2020 12
PLANNING
PREPARING
& MANAGING
CONTRACT
PROCUREMENT
PROCESS
LOGISTIC &
PAYMENT
12. Measuring and Evaluating Performance
LINGKUP
International Program on Supply Chain Management (ITC)
(PROCUREMENT + LOGISTIC)
1.Understanding The
Corporate Environment;

2.Specifying Requirements &
Planning Supply

3.Analysing Supply Markets
4.Developing Supply
Strategies
5.Appraising & Short-Listing
Suppliers
6.Obtaining & Selecting Offers
7.Negotiating
8.Preparing the Contract
9.Managing the Supply
Contract & Supplier
Relationships
10.Managing Logistics
11.Managing Inventory
13. E-Payment


Procurement Management Contract Management Logistic Management
PROCUREMENT LOGISTIC
SUPPLY CHAIN MANAGEMENT

13. 8/17/2020 13
PENGGUNA PENYEDIA
MAKE BUY
Swakelola Non-tender
(OS/CAT)
e-Tender
Obtaining &
Selecting Offers
STRATEGI PBJ/DISAIN RELASI/KONTRAK
1
2 3
4
5
6
Mengenal Organisasi
Pengguna/Pembeli
Mengenal Pasar B/J
Mengenal/Memahami
Motivasi Penyedia
Membangun Strategi Pengadaan
Memahami apa yang akan
dibeli/diadakan

PBK
TYPE-1
TYPE-2
TYPE-3
TYPE-4
Lingkup Manajemen Pengadaan
(SCM-ITC)?

14. 8/17/2020 14
1.Mengenal Organisasi
Pembeli/Pengguna

1

15. 8/17/2020 15
1.Mengenal Organisasi
Pengguna/Pembeli
Sistem PBJ
LINGKUNGAN PENGADAAN LINGKUNGAN ORGANISASI
a.Jenis dan Sektor organisasi
b.Budaya organisasi
c.Visi, Misi dan Kebijakan
organisasi
d.Tujuan Organisasi
e.Strategi organisasi
BEST VALUE FOR
MONEY
a.Sistem PBJ
b.Tujuan Pengadaan
c.Para Pihak pada Pengadaaan
d.Dampak & Nilai pengadaan
1.. Menelaah lingkungan ORGANISASI
2.UK2 . Menelaah lingkungan PBJ
3 :Menselaraskan UK1&UK2
PENGGUNA

16. 8/17/2020 16
Jenis,Sektor & Size

1.Organisasi adalah sebuah
kelompok individu yang
bersatu untuk mencapai
tujuan tertentu.

2.Berdasarkan Type Organisasi
terdiri dari : Organisasi
Pemerintah, Profit dan Non
Profit

3.Berdasarkan Sektor Ekonomi :
Sektor Primer (Eksplorasi dan
ekspoitasi bahan sumber daya
alam),Sektor Sekunder
(Industri/Pengolahan) an
Tertier (sektor Jasa
:Perdagangan & non
Perdagangan)

Type
UMKM

Swasta
nasional
Multinational
Primer
(ekstraksi)
Sekunder
(Konversi & Proses)

Tersier
(Jasa perdagangan/non
perdagngan)

Pemerintah Profit org Non Profit org
Foundation, As-
Sociation,Coope
rative, Academic
Funding from
sponsors, grant,
fee for services
P&S as private
may be required
tofollow donor
guidelines
Sektor
Jenis
Sektor

 
Sektor

Sektor

Type

17. 8/17/2020 17
Sistem Pengadaan B/J
1.Regulasi/Peraturan pelaksanaan PBJ untuk mencapai
tujuan Pengadaan

2.Sistem IT : Alat bantu elektronik untuk mempercepat
proses pengadaan barang/Jasa

3.Organisasi dan SDM untuk menjalankan atau
menerapkan aturan pengadaan dan sistem IT sehingga
mencapai tujuan Pengadaan dengan lebih efektif

4.GCG system ,Sistem yang dibangun untuk memastikan
pelaksanaan Pengadaan suatu organisasi mengikuti
peraturan dan sesuai dengan prinsip pengadaan dan
tatakelola yang governance.

18. 8/17/2020 18
Tujuan Pengadaan
1.Q=Kualitas B/J yang lebih baik
2.SL=Tingkat Service Level (Kinerja/pelayanan) yang
lebih baik (Tepat Quantity,Lokasi,Waktu)
3.Waktu proses (Procure to Pay ) yang lebih pendek.
4.Total biaya kepemilikan (TCO) atau Life Cycle Costing
yang lebih rendah.



Menghasilkan barang/jasa yang memberikan Best
value for money bagi pengguna dan juga pelaku usaha
dalam rantai pengadaan.
Source ITC-SCM section
Dengan Indikator:

19. 8/17/2020 19
2.Memahami apa yang
akan dibeli/diadakan

2

20. 8/17/2020 20
•Model yang menggambarkan profil barang /jasa
(item) yang diperlukan organisasi pembeli.

•Mempertimbangkan faktor-faktor sbb.:
•Jumlah pengadaan per tahun untuk setiap item
•Dampak jika pengadaan B/J tersebut tidak dapat
dipenuhi.
Supply Positioning Model (SPoM)
Kegunaan SPoM

•Membuat skala prioritas atas penggunaan waktu dan biaya dalam
pengadaan. (Menentukan dimana proses administrasi perlu kompleks atau
sederhana).
•Membuat strategi pengadaan terhadap B/J yang diperlukan tersebut.

21. 8/17/2020 21
Ket. Routine Leverage Bottleneck Critical
Resiko
Pengadaan thd
Organisasi
Rendah Rendah Tinggi Tinggi
Jenis
Barang/Jasa
Standar Standard
Variatif
(tidak standar)
Variatif
(tidak standar)
Jumlah
penyedia B/J
Banyak Banyak Sedikit Sedikit
Jumlah
Pembelian
Rendah Tinggi Rendah Tinggi
Daya Tarik
Penyedia B/J
Rendah Tinggi Tinggi Tinggi
Rangkuman
Karakteristik B/J
Leverage

22. 8/17/2020 22
3. Mengenal dan Memahami Pasar


3

23. 8/17/2020 23
Analisa Pasar
(summary)

Di sebut pasar jika semua kriteria berikut ada secara bersamaan :
Proses interaksi antara pembeli dan penjual melalui
sistem atau prosedur dan institusi tertentu yang
memungkinkan harga barang atau jasa terbentuk
dalam suatu mekanisme pertukaran
•Ada dua pihak atau lebih,
•Masing-masing pihak memiliki sesuatu yang mungkin bernilai bagi pihak lain,
•Masing-masing pihak dapat berkomunikasi, dan
•Masing-masing pihak bebas untuk menerima atau menolak tawaran.

24. 8/17/2020 24
Persaingan Pasar

Berbagai Kemungkinan Kombinasi
persaingan Pasar
Penawaran (Supply)
Banyak Penjual Sedikit Penjual Satu Penjual
Permintaan
(Demand)
Banyak Pembeli
Persaingan
Sempurna
Oligopoli Monopoli
Sedikit Pembeli Oligopsoni
Oligopoli /
Oligopsoni
Monopoli Terbatas
Satu Pembeli Monopsoni
Monopsoni
Terbatas
Monopoli /
Monopsoni

25. 8/17/2020 25
4.Mengenal Siapa Penjual
(Persepsi/Motivasi Peyedia)
4

26. 8/17/2020 26
Supplier Perception Model(SPeM)

Bagaimana Penyedia B/J melihat institusi pembeli?
ITC
•Model yang menggambarkan
pandangan/persepsi/ ketertarikan
penyedia B/J terhadap organisasi
pembeli.

•Persepsi ini didorong oleh Nilai
pengadaan dan tingkat
ketertarikan/motivasi penyedia
B/J dalam menawarkan B/J nya.

27. 8/17/2020 27
Persepsi Penyedia terhadap pembeli
berdasarkan besarnya nilai pendapatan
Daya Tarik Organisasi Pembeli
di mata Penjual/Penyedia
1.Apakah strategi usaha organisasi
pembeli dengan penyedia B/J sejalan?
2.Apakah Penyedia B/J merasa nyaman
menjadi penyedia B/J di Organisasi
instansi tersebut.
3.Apakah kondisi keuangan baik dan
pembayaran lancar?
4.Apakah Organisasi Pembeli
memberikan peluang pengembangan
usaha kepada para Penyedia?
5.Apakah menjadi penyedia di Organisasi
tersebut memberikan keuntungan lain
(reputasi,menaikan kredibilitas
penyedia dll) ?
Persepsi dan Daya Tarik Penyedia

28. 8/17/2020 28
Persepsi Penyedia
Marginal Exploit Develop Core
1.Motivasi Penyedia
RENDAH
2.Tingkat prioritas
menjual ke organisasi
pembeli RENDAH
3.Posisi tawar-menawar
Organisasi pembeli:
RENDAH
4.Potensi pengembangan
usaha bagi penyedia:
KECIL
5.Menganggap transaksi
ke Organisasi pembeli
sebagai bisnis tambahan
/sampingan saja.
1.Nilai pembelian
BESAR tapi Penyedia
tidak tertarik
membangun jangka
panjang
2.Tidak ada langkah-
langkah khusus yang
ditempuh Penyedia
untuk membuat
pembeli menjadi
klien utama
3.Jika Penyedia paham
dengan posisinya,
mereka cenderung
menaikkan harga
jualnya.
1.Nilai transaksi bisnis
KECIL, tetapi mereka
Penyedia senang
menjadi penyedia di
Organisasi Pembeli
2.Penyedia siap
meluangkan waktu
dan biaya untuk
membangun
kerjasama jangka
panjang .
3.Penyedia di kuadran
ini sangat ideal untuk
pengembangan
hubungan kerja
jangka panjang.
1.Kebutuhan Organisasi
pembeli sudah
merupakan bisnis inti
dari Penyedia
2.Melakukan langkah2
yang strategis untuk
membina hub.jangka
panjang dengan
pembeli
3.Penyedia yang ideal
untuk hubungan
jangka panjang

29. 8/17/2020 29
Pengaruh dari
Supplier Perception Model
Bagaimana Jadi
Pembeli yang baik?
1.Bayar tepat Waktu;
2.Menjadi efisien & efektif;
3.Tidak menyusahkan
penyedia;
4.Ada akun manajer khusus
buat penyedia;
5.Rensponsif dan solution
oriented;
6.Menyederhanakan
administasi tetap
compliances;
7.Menjadi profesional & etis

SPeM

30. 8/17/2020 30
5. Hubungan/Relasi & Kontrak
& Strategi Pengadaan
5

31. 8/17/2020 31
Hubungan Pembeli dengan
Penyedia Barang/Jasa
1.Spot
purchase
2.Regula
r trading
3.Call-off
relations
4.Fixed
relations
5.Partner
-ship
6.Joint
ventures
7.Internal
provision
Paling
renggang
Paling
dekat/rapat
Long term relation Short term relation

32. 8/17/2020 32
Strategi Pengadaan

33. 8/17/2020 33
Kerangka dalam
Strategi pengadaan

Kompetisi / Pasar ideal terjadi pada kondisi leverage,
karena nilai pembelian tinggi dan resiko pengadaan rendah
sehingga banyak tersedia penyedia . Kondisi ini akan
memungkinkan terjadinya persaingan / kompetisi yang
akan mengakibatkan pengadaan dengan harga yang
bersaing.......

34. 8/17/2020 34
Strategi menuju LEVERAGE
1.Mengelompokkan permintaan/ pemaketan
yang sama menjadi satu kontrak pengadaan
2.Menggabungkan permintaan item dari
beberapa unit kerja/usaha.
3.Beberapa organisasi membeli item yang sama
secara bersamaan..(secara nasional/holding)
Meningkatkan Nilai Pengadaan?
•Periksa spesifikasi item untuk
menstandarisasi item
•Mencari sumber / penyedia baru.
•Membantu meningkatkan kemampuan penyedia
barang/jasa
Bagaimana Menurunkan Resiko?
DO THINGS RIGHT FROM
THE RIGHT THINGS
Melakukan DENGAN BENAR
dari Suatu YANG BENAR

35. 8/17/2020 35
ITC Bottleneck
Routine
Critical
Leverage
Exploit
Marginal
Develop
Core
HUBUNGAN ANTARA SUPPLY POSITONING MODEL
DAN SUPPLIER PERCEPTION MODEL
M4:U3:3.9-8a
Organisasi Pengadaan harus dapat melakukan analisa dan menghubungkan antara kebutuhan
dan kondisi pasar . Menganalisa Ketersediaan penyedia B/J sebelum menentukan metoda
pemilihan penyedia Barang/Jasa serta jenis kontrak yang tepat

36. 8/17/2020 36
Kategori
Items yang
dibeli
MARGINAL EXPLOIT DEVELOP CORE
ROUTINE
Short term
Relation
Long-Term
relation
LEVERAGE
Short term
Relation
Long term
Relation
BOTTLENECK
Long-Term
relation
CRITICAL
Long term/
Partnership
Potensi Hubungan yang sesuai antara
1.Supply Positioning , 2.Supplier Perception Model
dan 3.Relasi /Draft Kontrak
STRATEGIC
PROCUREMENT
SOLUTION
1.Besarkan
Kontraknya
(Konsolidasi)
2.Longterm
relation/Strategic
3.Bayar Cepat

37. 8/17/2020 37
Strategi Pengadaan
Routine Leverage Bottleneck Critical
1.Proses pengadaan yang
sederhana dan efisien
2.Sedapat mungkin
delegasikan proses
pembelian langsung ke
pemakai (user);
3.Gunakan e-Katalog
/Toko Online Procure to
Pay;
4.Hindari inspeksi dan
verifikasi item yang
berlebihan;
5.Buat persediaan
(inventori) di client site
(VMI/TOKO GUDANG)
1.Proses pengadaan
melalui e-tender/e-
auction (lelang umum)
2.Proses dilakukan oleh
tim Pengadaan /Tim
lelang
3.Usahakan standarkan
spesifikasi agar tender
harga terbaik.
4.Kontrak usahakan
jangka Panjang (3 /5 or
umur ekonomis
5.Harus memperhatikan
Switching Cost /biaya
mengganti penyedia).
1.Proses Lelang terbatas
atau Negosiasi
Langsung
2.Fokus pada penurunan
resiko supply (harga
bukan faktor utama)
3.Menggunakan dua
Penyedia B/J sebagai
backup.
4.Membangun relasi
jangka panjang
5.Memberikan garansi
order yang menarik
bagi Penyedia
6.Menjadi pembeli yang
baik.
1.Proses Lelang terbatas
atau Nego Langsung
2.Fokus pada
membangun relasi
jangka Panjang
(Strategic partnership)
dan membangun
kompetensi penyedia
3.Menggunakan dua
Penyedia B/J sebagai
backup.
4.Membangun relasi
jangka panjang &
mengembangkan
kontrak berbasis
kinerja/output.

38. 8/17/2020 38

SKEMA PROCURE TO PAY
(B2B P2P)

39. 8/17/2020 39
Konsep TOKO GUDANG
Online to Offline Store (O2O)
V1
V2
Petani
BHP Medis
BHP UMUM
BAHAN MAKANAN
1.Bahma BASAH
2.Baham Kering
3.Buah&Sayur

ATK & IT supplies & M&E
TOKO OFFLINE
Peternak
Nelayan V3
RSAB
Dharmais
KARYAWAN
PENGUNJUNG/KELUARGA PASIEN/PEDAGANG KECIL
JARUM,OBAT-OBATAN
BAHAN MAKANAN
V4 Produsen
V1
V2
ATK
ME
SARANA UMUM
V1
V2
ALKES
OBAT UMUM
SARANA MEDIS

40. 8/17/2020 40

6. Metoda Pengadaan
& Evaluasi
6

41. 8/17/2020 41
Kerangka Kerja
Metoda /Cara Pengadaan
1
2
3

42. 8/17/2020 42
PBK

43. 8/17/2020 43
Apakah kita siap menerapkan
VISI PBJ Indonesia kedepan?
Bertransformasi menuju Pengadaan
MUDAH,CEPAT,TERPERCAYA & BERKELANJUTAN
Towards Simple,Fast,Trusted & Sustainable Procurement

44. 8/17/2020 44
Program
Transformasi Pengadaan ?
Program merubah pola Pengadaan yang Transaksional
menjadi Stratejik dengan tujuan mendapatkan Best
Value for Money dan menselaraskan Tujuan
Pengadaan dengan Tujuan Organisasi.

45. 8/17/2020 45
VISI ,MISI,
TUJUAN &
TARGET
Tujuan Program
Transformasi Pengadaan
Maturitas Sistem
& Kinerja PBJ Organisasi
Sistem PBJ
LINGKUNGAN PENGADAAN LINGKUNGAN ORGANISASI
Menselaraskan Tujuan PBJ dengan Tujuan ORGANISASI
INDIKATOR
1.Adanya Cost Reduction/Penghematan atau
peningkatan PAD;
2.Naiknya Service Level/Tingkat Pelayanan;
3.Naiknya kredibilitas /Kesejahteraan SDM;
4.Menjadi World Class Organization.
BEST VALUE FOR
MONEY
Sektor &
jenis
Nilai PBJ
Pola PBJ
Sektor &
jenis

46. 8/17/2020 46
Lingkup Transformasi Pengadaan
1.Melakukan perubahan regulasi/aturan pelaksanaan PBJ
untuk meningkatkan maturitas sistem dan kinerja PBJ
organisasi. (Regulation Reform).

2.Pengembangan proses pengadaan terintegrasi dan
pengembangan e-Market Place organisasi dan industri
sejenis (Integrated IT Procure to Pay Process & Market
Development reform).

3.Membangun organisasi & SDM pengadaan menjadi
centre of excellence pengadaan (Institutional &
Competency development Reform).

4.Membangun Good Corporate Governance (GCG)
Pengadaan (Integrity & Transparency Reform)



REGULASI REGULASI
GCG
SDM

47. 8/17/2020 47
Indikator Keberhasilan
Transformasi PBJ
Best Value for
money

48. 8/17/2020 48
1.Transformasi Regulasi/
Regulation Reform
1.Peraturan Dibuat berbasis Digital
2.Semua proses sesuai dengan Pedoman PBJ dan dapat di transfer atau
dijalankan dengan media elektronis melalui proses:
DIGITASI (Memindahkan semua dokumen dalam bentuk digital);
DIGITALISASI (Memindahkan proses approval sesuai dengan TUGAS dan
WEWENANG ) PARA PIHAK kedalam proses flow sesuai aturan;
DIGITAL TRANSFORMASI (Melakukan proses Pengadaan PROCURE to PAY) dalam
mesin digital yang berbasis BLOCK CHAIN;
3.ORGANISASI STRATEGIK DAN SDM KOMPETEN
4.MENUJU VISI PENGADAAN yang Simple, Fast , Trusted & Sustainable.

49. 8/17/2020 49
1.e-Katalog

2.Toko online

1.SIKAP (Sistem Informasi
Kinerja Penyedia)/VMS
(Vendor Management
System)

2.E-Tender Cepat dan
e-Auction

3.E-tender (untuk
Barang/Pekerjaan
konstruksi/Jasa Lainnya)

4.E-Seleksi (Untuk tender
jasa Konsultansi).

5.Integrasi ke internal system
2.Transformasi Sistem IT

Sistem IT hanya pada proses
pemilihan penyedia

Belum ada/integrasi dengan
sistem pada proses lainnya

Usulan Pemanfaat Teknologi
Sistem terintegrasi meliputi
proses perencanaan s/d
pembayaran
Tersedia aplikasi :
E-Purchasing, VMS dan
e-Tender
Sistem Terintegrasi dan
termonitor
1.DIsain sistem
2.Kustomisasi
sesuai disain
3. Run & Test
SPSE
SISTEM IT

50. 8/17/2020 50
3.Transformasi Organisasi & SDM
Perencanaan
PELAKSANAAN
PENGADAAN
SDM &
&PEMBINAAN
Pengelolaan
Sistem Informasi
Pengendalian
PELAKSANAAN
PROSES PENGADAAN
(PANITIA LELANG)
Sebelum Transformasi
Sesudah Transformasi
Unit Kerja Adhoc/
Admin
Centre of Excellence
Pengadaan (COe)

51. 8/17/2020 51
Transformasi SDM

1.Transformasi Kompetensi

2.Transformasi Mindset

52. 8/17/2020 52
PERENCANAAN
PERSIAPAN
& PELAKSANAAN
KONTRAK
PROSES
PENGADAAN
SERAH
TERIMA &
PEMBAYARAN
UK-28 : Mengelola Kinerja dan UK29 : Mengelola Resiko
1. CPSp (Certified Procurement
Specialist)/Pelaksana Pengadaan 2.CCMs(Certified Contract
Management Specialist)/
Pelaksana Pengelola Kontrak
4.CPOf (Certified Procurement
Officer)/Pelaksana Pengadaan
TT Kontrak
3.CPSt (Certified
Procurement Strategist)
Pembayaran
KLUSTER KOMPETENSI SDM PBJ
(Kep BNSP 0932/BNSP/IX/2017)

53. 8/17/2020 53
Pendapatan APBD
3.28 T (100%)
Incentive/Bonus
Karena PAD naik

PAD
532.8 M (7%)

1
4.TRS
454M
(13%)
2.Pengadaan B/J
(1.66 T/47%)

1.Gaji-
1.382 T (39%)

APBN
2.74 T (84%)
Pajak & Retribusi daerah
232.2 M (43.6%)
2
Lain2 PAD yang sah
292.1 M (54.8%)
Bansos

54.8 M(2
%)

84%
Pengeluaran APBD 3.546 T
Defisit 271.8 M
Barang/jasa untuk
menunjang kegiatan
Dalam rangka
menaikan PAD
Contoh Menghasilkan
Tunjangan KINERJA dari
Transformasi Mindset
data PEMDA KAB SUKABUMI
100%
16 %
3
Deviden BUMD
8.4 M (2.9%)
Gaji &
Tunjangan
Sarana &
Prasarana
Sarana/
prasana
DAMPAK
KENAIKAN PAD

54. 8/17/2020 54
Transformasi Mindset
1.Komitmen TOP manajemen menerapkan transformasi Pengadaan;

2.Konversi mindset DAYA SERAP menjadi PENINGKATAN EFEKTIVITAS
ANGGARAN (indikator suksesnya terjadinya Cost reduction atau
Peningkatan PAD) , dimana sebagian dari hasil Cost reduction dan
Peningkatan PAD dijadikan Tunjangan KINERJA bagi seluruh pihak yang
terlibat dalam proses pengadaan;

3.Pilih mana ? tambahan Pendapatan Halal dari (2) atau melakukan FRAUD
dalam PBJ? MAU TIDUR ENAK atau SUSAH TIDUR selama menjadi TIM
yang terlibat Pengadaan.

55. 8/17/2020 55
4. TRANSFORMASI GCC
Integrity &
Transparency
Reform
(GCG)
Menerapkan end-to-end IT based Procurement
processes;
Menerapkan RACI & Cross Checking System pada
PELAKU PENGADAAN.
Menerapkan Procurement Rewards Program dari
besarnya Saving /efisiensi yang dialami perusahaan
kepada semua pihak yang teribat PBJ;
Implementasi Whistle blowing system
Melakukan Pelatihan Transformasi Mindset yang
lebih lanjut kepada semua Pihak yang terkait PBJ

56. 8/17/2020 56
Hasil Transformasi Pengadaan
No KETERANGAN SEBELUM
TRANSFORMASI
SESUDAH
TRANSFORMASI
1 PERATURAN/FOKUS FOKUS PADA AMINISTRASI PEMILIHAN FOKUS PADA PENCAPAIAN TUJUAN PBJ
2 TUJUAN Menjalankan kegiatan sesuai aturan Berkontribusi pada pencapaian target org.
3 LINGKUP Perencanaan-Serah Terima Terintegrasi Perencanaan-Pembayaran (P2P)
4 ORGANISASI Adhoc/Tidak Tetap Permanen/Tetap
5 SDM Sambilan/Pekerjaan sampingan Profesional kompeten & Berintegrasi
7 SISTEM INFORMASI Otomasi Proses Pengadaan,terutama
Pemilihan
Digitalisasi proses pengadaan dengan
kemampuan analitik
8 Indikator Praktek PBJ 1. Banyak Paket
2. Proses Panjang/lama;
3. Proses manual/sebagain elektronik
4. Kontrak Jangka Pendek/transaksional
4. Pembayaran Lama
1. Sedikit Paket (Konsolidasi)
2. Proses Pendek/Cepat
3. Proses Integrated P2P /full digital.
4. Kontrak jangka Panjang/Strategik
5. Pembayaran Cepat (pakai e-payment)
9 EVALUASI HARGA Umumnya Purchase Price TCO (Total Cost of Ownership)

57. 8/17/2020 57
Peraturan/ Praktek yang sudah
dibuat Pemerintah /LKPP
1.E-Katalog Nasional;
2.E-Katalog Sektoral;
3.E-Katalog Daerah;
4.Toko Online (TOKO DARING);
5.Kontrak berbasis Kinerja;
6.Dorongan mendapatkan BEST VALUE
FOR MONEY dalam PBJ.
TINGGAL
GUNAKAN /
OPTIMALKAN
& TERAPKAN
Outstanding Cuma kebijakan E-payment

58. 8/17/2020 58
TANTANGAN MELAKUKAN TRANSFORMASI /PERUBAHAN
PENGADAAN YANG HASILNYA AKAN MENSEJAHTERAKAN
PELAKU DAN STAKEHOLDERS SECARA BAIK DAN BENAR
BUKAN PADA BISA ATAU TIDAK BISA TAPI LEBIH PADA
APAKAH KITA SIAP ATAU TIDAK SIAP BERUBAH...?

Menuju Pengadaan:
MUDAH,CEPAT,TERPERCAYA & BERKELANJUTAN
(Towards Simple,Fast,Trusted & Sustainable Procurement)

DO THINGS RIGHT FROM THE RIGHT THINGS
DIRGAHAYU HUT RI ke 75

59. 8/17/2020 59
KR-0821 1689 5960