4 sistema de control fisico financiero

sistema de control fisico -

1. TALLER DE OBRAS II

2. UNIDAD IV - SISTEMA DE CONTROL FÍSICO-FINANCIERO

3. Las etapas de seguimiento y control, forman parte de la administración de cualquier proceso productivo y, por lo tanto, también de la construcción. Los objetivos del seguimiento y del control son básicamente los siguientes: 1.- Verificar que la ejecución de los trabajos se este realizando de acuerdo a lo planificado y especificado (eficiencia de la gestión). 2.- Tomar acciones correctivas que permitan superar las deficiencias, o ajustar la planificación a condiciones actuales diferentes a las supuestas inicialmente. A los dos objetivos anteriores es necesario agregar un tercero, que debe ser la esencia del rol de un administrador a nivel operacional: aumentar productividad y la calidad, a través del mejoramiento continuo de la eficiencia y la efectividad en la ejecución de la operaciones de construcción. Para llevar a cabo la evaluación y control de un proceso, es necesario contar con retroinformación en cantidad y calidad suficientes, y además oportuna, que permita a la persona que debe tomar las decisiones, una percepción de la realidad que sea lo mas cercana posible a esta. Lamentablemente, no siempre se logra lo anterior, debido a varios problemas que se nombraran a posterioridad, y también a que muchos administradores de obra no dedican el esfuerzo suficiente a este fundamental aspecto.

4. SISTEMAS DE SEGUIMIENTO Y CONTROL En general, en una obra se encuentra con dos tipos principales de información: 1.- Formal : - informes de costo - informes de avance 2.- Informal: - recorridos de la obra - reuniones - preguntas: ¿Cómo va? ¿ Cómo resulta? ¿Cómo lo esta haciendo? Etc…

5. El siguiente es un esquema simple de un sistema formal de control de costos de la mano de obra. Sin embargo , estos sistemas presentan algunas limitaciones importantes: 1.- No muestran deficiencias o ausencias de planes, programas, instrucciones, materiales, herramientas, equipos o espacio de trabajo adecuado. 2 .- La información que entregan puede ser distorsionada con el objetivo de ocultar errores y presentar buenas noticias a la administración superior. 3 .- No establecen claramente las responsabilidades individuales por cumplimiento correcto o incorrecto. 4 .- No indican efecto de las actividades de apoyo. 5 .- Enfatizan la atención sobre ciertos ítems que sobrepasan el presupuesto, olvidando que aquellos que están bien, pueden ofrecer grandes posibilidades de ahorro.

6. Al igual que la información formal, la de tipo informal también presenta algunos problemas: 1.- Distorsiones para ocultar errores o para dar buenas noticias a los ejecutivos superiores. 2.- Canales de comunicación inadecuados o bloqueados. 3.- administración superior incapaz o desinteresada en recibir mensajes o comunicarse hacia abajo en la jerarquía. Los problemas mencionados destacan la importancia de las comunicaciones en el trabajo para poder contar con la información requerida en el momento oportuno. Lamentablemente, los procesos de comunicación son considerablemente afectados tanto por el emisor como por el receptor, los que generalmente filtran información que reciben y que generan, de acuerdo a sus percepciones, intereses, educación, etc . Esto se demuestra en el siguiente esquema:

7. Así, a nivel operacional, no es posible satisfacer los requerimientos de información necesarios para lograr los objetivos planteados, utilizando los sistemas de información formales e informales tradicionalmente existentes en obra. Para ello, se ha creado o adaptado herramientas particulares de obtención de información con el objetivo de evaluar y controlar la gestión de una obra a nivel operacional y para la búsqueda de mejoras innovaciones en los métodos de trabajo usados. Las principales herramientas son : a. Informes de control   - Informes de costos   - Informes de avance   - Informes de productividad   - Informes de calidad  

8. b. Información sobre métodos y procedimientos   - Cuestionarios   - Encuestas de interrupciones y demoras  - Muestreo del trabajo  - Cartas de proceso/planificación  - Técnicas de observación:  - Estudio de tiempos con cronómetro  - Fotografías a intervalos de tiempo  - Videos y películas en general  - Círculos de calidad  c. Sistemas informales   - Observación directa  - Reuniones informales  - Preguntas a los trabajadores

9. En el primer caso, la información obtenida permite evaluar la eficiencia de la administración, y descubrir áreas problemáticas sobre las cuales actuar para anular dichos aspectos negativos. En el segundo caso, la información está orientada al mejoramiento de los métodos de trabajo actualmente en uso y/o al desarrollo de nuevas técnicas de construcción. La información devaluación de la administración o gestión, generalmente ofrece oportunidades de mejoramiento de los métodos de trabajo actuales. Éste proceso de mejoramiento de métodos y el desarrollo de nuevas técnicas, están comprendidos dentro del concepto de Estudio de trabajo. Finalmente, los sistemas informales son de gran eficacia para obtener información de forma directa y simple, por lo que deberán ser los que inician un proceso de mejoramiento de la productividad.

10. INFORMES DE CONTROL Una vez que está ejecutado una faena, es importantísimo verificar que esto sea realizada de la forma más eficiente posible. Como se indica anteriormente, la información de evaluación y control normalmente consiste el informe de costos, comparando lo real con lo originalmente planificado y presupuestado. En adición a los problemas ya planteados, esta práctica presenta las siguientes debilidades: 1. Si enfatizar en el control de costos, asumiendo que las estimaciones iniciales son correctas. En realidad casi siempre existen desviaciones importantes. 2. Lo anterior lleva los administradores a preocuparse de lugar las estimaciones iniciales, en vez de Buscar minimizar costos y/o maximizar la productividad. 3. Existe un desfase importante de tiempo entre la ejecución de los trabajos y el momento en el que el informe de costos o avance está disponible para su uso como herramienta de análisis.

11. Las características de las herramientas comunes de control de costo y avance te indican a continuación.

12. CONTROL DE MÉTODOS Y PROCEDIMIENTOS Es así, entonces, como se ha hecho necesario buscar formas más apropiadas evaluar la eficiencia de la administración de una obra, y dado que los costos, para metro relevantes de una obra, representan utilización de recursos, lo que importa es determinar la forma en que se están utilizando dichos recursos. Para ello y para llevar a cabo el control De los métodos y procedimientos de trabajo en terreno, se dispone de un conjunto de herramientas. Tus objetivos básicos de las herramientas de control de métodos y procedimientos, son los siguientes: - Detección de pérdidas y la ejecución del proceso de construcción . - Identificación de las áreas donde se producen las pérdidas y sus causas . - Cuantificar la magnitud de las pérdidas . - Entregar información para la toma de decisiones oportunas . - Usar la información obtenida como base de la medición de mejoramiento.

13. A nivel operacional, el recurso más importante en la construcción es la mano de obra, ya que es el que normalmente fija el ritmo del trabajo. También, Y dependiendo del tipo de obra y los métodos de trabajo usados, puede ser de gran importancia saber qué ocurre con equipos y materiales relevantes. Las medidas básicas usadas para determinar cómo están siendo utilizados los recursos, son : a. El nivel general de actividad, que corresponde al porcentaje de tiempo real de utilización de los recursos . b. Como un subproducto de lo anterior, las interrupciones de tensiones que se producen en la utilización de los recursos, indicándose sus causas principales.

14. Aquí se muestra un ejemplo del flujo del proceso de obtención de la información Y su uso posterior, para el caso de análisis y control de instrucciones del trabajo .

15. CUESTIONARIOS Los cuestionarios se usan para un análisis primario de la situación. Su propósito básico ayudar en la determinación de las áreas problemáticas, indicando sus características y límites. Al usar esta técnica para obtener información es importante definir los siguientes aspectos: 1. Tamaño de la muestra: especialidades, área de trabajo, etc.. 2. Preguntas específicas a realizar. 3. Lugar donde se realiza la entrevista. 4. Momento en que se notificará a las personas a entrevistar y modo en que se hará. Los cuestionarios permiten detectar en forma bastante precisa, aspectos tales como la existencia de elementos de motivadores, aspectos del trabajo que afectan el desempeño de los trabajadores y fallas en la administración de la obra. El objetivo perseguido con el cuestionario debe determinar su diseño. Un ejemplo podría ser el siguiente:

16. Para el análisis de la información obtenida a partir de un cuestionario, es recomendable seguir los siguientes procedimientos: a. Respuestas numéricas : - Clasificarlas por Arias y por especialidad . - Ordenar especialidades todas las áreas o sectores . - Ordenar por área con todas las especialidades. b. Respuestas escritas : - Centrar la atención en elementos escasos y deficiencias señaladas . - Comentarios cualitativos sobre otros aspectos no considerados inicialmente.

17. Es así como se muestra un flujo típico del proceso de análisis y la información obtenida a partir de un cuestionario aplicado al personal de una obra.

18. ENCUESTAS SOBRE DETENCIONES Y DEMORAS Éstas encuestas usadas para identificar con precisión las fuentes más frecuentes de instrucciones, y la incidencia de cada una de ellas en términos de recursos dice que seguido se centra en aspectos externos de la gestión de la obra, el trabajo del capataz y su cuadrilla, y suponen que el capataz es capaz de identificar y estimar con una exactitud apropiada, las pérdidas de tiempo debido a detenciones. Para que la encuesta sea efectiva debe estar confeccionada de forma tal, Que sea rápida y fácil de llenar con la información que le ella se pide . A continuación entregó un ejemplo de encuesta diseñada para el nivel de capataces.

19. Para que sean efectivas, estas impuestas requieren confianza e interés de parte de los capataces y supervisores. Por lo tanto, la administración de la obra debe demostrar la importancia que se le brinda a estar herramienta, A través de un uso real y acciones concretas de mejoramiento dirigidas a resolver los problemas detectados . Para el análisis obtenido de este tipo de encuestas se debe seguir los mismos procedimientos especificados para los cuestionarios. A continuación presento la información recogida a partir de una encuesta de detención, aplicada a una obra real. Esta es la entrega de los datos obtenidos durante los días en que se aplicó.

20. El siguiente entrega un análisis de los resultados clasificados por tipo de problemas. Al igual que el anterior caso, es normal que la mayoría de las pérdidas se produzca en dos o tres categorías, reflejando los problemas que sean de mayor relevancia para los informantes. Esta información permite dirigir las medidas de mejoramiento así aquellas arias problema, actuando con una base segura de información. Algunas veces se cuestiona la exactitud de la información que entrega este tipo de herramientas. En la práctica es difícil poder asegurar que los valores obtenidos sean precisos. Sin embargo, más que la valorización precisa de la magnitud del problema, lo que interesa es su importancia relativa respecto a las otras categorías.