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1. Curso de Noções Curso de Noções
Básicas de ArquivologiaBásicas de Arquivologia
Seja bem-vindo!Seja bem-vindo!

2. O ArPDFO ArPDF
O Arquivo Público do Distrito Federal –
ArPDF, órgão relativamente autônomo,
criado pelo Decreto Distrital nº 8.530 de 14
de março de 1985, tem como função
recolher, preservar e garantir proteção
especial a documentação arquivística de
valor permanente do Distrito Federal.

3. OBJETIVOS DO CURSOOBJETIVOS DO CURSO
Divulgar a importância da Divulgar a importância da
arquivística e da gestão arquivística e da gestão
documental.documental.

4. ORGANIZAÇÃOORGANIZAÇÃO
Segundo Wight Bakker: “Uma organização é um
sistema contínuo de atividades humanas
diferenciadas e coordenadas, que utiliza,
transforma e amalgama um conjunto específico
de recursos humanos, materiais, de capital,
ideológico e naturais, num todo único
solucionador de problemas, empenhado em
satisfazer necessidades humanas de sua
ambientação”.

5. USUÁRIOUSUÁRIO
Aquele que procura um
produto ou serviço
oferecido pelas diversas
instituições,
estabelecendo um
vínculo.

6. GOVERNOGOVERNO
O Governo é uma forma de
representação do Estado,
criado pela sociedade a partir
das necessidades como
regulamentação, garantia da
ordem, distribuição de bens e
satisfação das necessidades
básicas do cidadão. A sua
missão é garantir o bem
comum, é servir ao cidadão.

7. INFORMAÇÃOINFORMAÇÃO
Para McGee e Prusak, a informação são dados
coletados, processados, organizados e ordenados
aos quais são atribuídos significados e contexto.
Sãos dados em uso, o que pressupõe a
participação de usuários para manipulá-los no seu
contexto geral, independente da forma em que se
apresentem.
(Do livro Gerenciamento Estratégico da Informação)

8. NECESSIDADE DE NECESSIDADE DE
INFORMAÇÃOINFORMAÇÃO
O que leva uma pessoa a procurar O que leva uma pessoa a procurar
informação?informação?
1.Resolução de problemas.
2.Objetivos específicos.
3.Necessidade de ampliar o
conhecimento.

9. ArquivoArquivo
 Conjunto de documentos naturalmente
acumulados por pessoas ou instituição,
fruto de sua atividade laboral, social,
cultural, intelectual etc.
 São únicos em sua criação e recepção,
descrevem e provam acontecimentos de
uma determinada época.
 Se isolado, o documento perde o seu
valor.

10. O que é arquivologiaO que é arquivologia??
É o ramo da ciência
destinada ao estudo da
natureza dos arquivos, das
teorias, dos métodos e
técnicas a serem
observados na implantação,
organização,
desenvolvimento e
utilização dos documentos
e das informações.

11. DOCUMENTODOCUMENTO
Suporte onde a
informação é
registrada.
Suporte: material sobre
o qual as informações
são registradas.

12. FinalidadeFinalidade
Servir a sociedade;
Promover a cidadania;
Ser prova material à história;
Perpetuar e preservar as fontes
históricas;
Auxiliar e servir de fonte primária para
o desenvolvimento científico.

13. FunçãoFunção
Conservar, preservar, disponibilizar e
divulgar a informação;
Possibilitar e investir em pesquisa que
vise o resgate histórico e o
desenvolvimento social;
Desenvolver políticas de acesso e
perpetuação da informação e assegurar a
proteção do seu suporte;
Auxiliar o processo decisório.

14. Características dos arquivosCaracterísticas dos arquivos
PúblicosPúblicos
InstitucionaisInstitucionais
PessoaisPessoais
Acervo:

15. CorrenteCorrente
IntermediárioIntermediário
PermanentePermanente
Características dos arquivosCaracterísticas dos arquivos
Uso:

16. SetorialSetorial
Geral/centralGeral/central
Características dos arquivosCaracterísticas dos arquivos
Uso:

17. Características dos arquivosCaracterísticas dos arquivos
Natureza do documento:
 Arquivo Especial
 Arquivo Especializado

18. Diferenças entre as Fontes de Diferenças entre as Fontes de
InformaçãoInformação

19. Natureza do documentoNatureza do documento
Ostensivo
Sigiloso

20. ESPÉCIE DOCUMENTALESPÉCIE DOCUMENTAL
XX
TIPOLOGIA DOCUMENTALTIPOLOGIA DOCUMENTAL
Espécie DocumentalEspécie Documental FunçãoFunção
Tipologia Tipologia
DocumentalDocumental
Ofício Inscrição em cursoOfício de solicitação
Formulário
Adquirir material de
consumo
Formulário de
aquisição - PIM
Ata Registrar assembléiaAta de assembléia
Contrato Prestação de serviço
Contrato de prestação
de serviço
Carta Proposta de patrocínio
Carta de apresentação
de proposta de
patrocínio

21. Gestão de ArquivosGestão de Arquivos
Gestão de arquivos ou Gestão
Documental, é um conjunto de
atividades desenvolvidas, desde a
criação do documento até a sua
destinação final – eliminação ou
recolhimento, visando: a preservação
da informação; a perpetuação do
suporte; a racionalização e garantir a
eficiência administrativa; a economia de
tempo e de recursos humanos,
logísticos, financeiros e material.
A gestão de arquivos inclui a
administração de recursos humanos,
material e equipamentos em um
sistema integrado interligando todas as
etapas/ciclos dos documentos.

22. POSIÇÃO DO ARQUIVOPOSIÇÃO DO ARQUIVO

23. PROTOCOLOPROTOCOLO
Órgão responsável
pelo recebimento,
registro,
movimentação,
controle, expedição, e
classificação de
documentos de
caráter corrente.

24. MÉTODOS DE ARQUIVAMENTOMÉTODOS DE ARQUIVAMENTO
Alfabética
Geográfica
Numérica
Cronológica
Dígito terminal
Assunto

25. CLASSIFICAÇÃOCLASSIFICAÇÃO
Atividade técnica destinada a organizar a
documentação de caráter corrente,
agrupando os documentos de acordo com
características comuns que apresentam no
ato de sua criação, com a sua finalidade a
que se destina e a estrutura administrativa
da instituição.

26. OrganizaçãoOrganização
Codificação: etapa que sucede a
classificação, é a tarefa de ler,
interpretar, identificar o assunto e
atribuir a ele uma classe, uma
classificação.
Ordenação/arquivamento: é a atividade
de organização dos documentos
dentro das pastas, fichários, arquivos...

27. Princípios ArquivísticosPrincípios Arquivísticos
Proveniência ou
respeito ao fundo;
Territorialidade;
Teoria das três
idades.

28. CICLO VITAL DOS CICLO VITAL DOS
DOCUMENTOSDOCUMENTOS
Arquivo
permanente
 Arquivo
corrente
 Arquivo
intermediário

29. SIARDFSIARDF
O Sistema de Arquivo do Distrito Federal –
SIARDF, foi reestruturado pelo Decreto
Distrital nº 24.205 de 10 de novembro de
2003, e é o órgão competente para
assegurar a proteção e a preservação da
documentação arquivística do Poder
Executivo do Distrito Federal, harmonizar
as atividades de gestão documental e
facilitar o acesso ao patrimônio
arquivístico público.

30. Plano de ClassificaçãoPlano de Classificação
O sistema decimal de
classificação, no qual
está fundamentado o
instrumento, constitui
código numérico
dividido em dez classes
e estas em dez
subclasses, seguindo o
mesmo critério para
grupos e subgrupos.

31. Plano de ClassificaçãoPlano de Classificação
000 – Administração Geral000 – Administração Geral
100100
200200
300300
400400 destinam-se aos assuntos relativos às destinam-se aos assuntos relativos às
500 500 atividades-fim do órgão.atividades-fim do órgão.
500500
600600
700700
800800
900 – Assuntos Diversos900 – Assuntos Diversos

32. Plano de ClassificaçãoPlano de Classificação
A classe 000 – Administração Geral, tem
como subclasses:
010 – Organização e funcionamento
020 – Pessoal
030 – Material
040 – Patrimônio
050 – Orçamento e finanças
060 – Documentação e informação
070 – Comunicações
080 – Vaga
090 – Outros assuntos referentes à
Administração Geral

33. Plano de ClassificaçãoPlano de Classificação
A classe 900 – Assuntos diversos
910 – Solenidades, comemorações, homenagens
920 – Congressos, conferencias, seminários,
simpósios, encontros, convenções, ciclos de
palestras, mesas redondas.
930 – Feiras, salões, exposições, mostras, festas e
concursos
940 – Visitas e visitantes
990 – Assuntos transitórios
991 – Cartas de apresentação e recomendação
992 – Comunicação e informes
993 – Convites diversos
994 – Felicitações, agradecimentos, pêsames,
despedidas
995 – Protestos, reivindicações, sugestões
996 – Associações: culturais, de amigos e de
servidores
997 – Pedidos, oferecimentos e informações diversas

34. Plano de ClassificaçãoPlano de Classificação
GRUPO 022 – Aperfeiçoamento e treinamento
SUBGRUPO 022.1 – Cursos
SÉRIE 022.11 – Promovidos pela instituição
SÉRIE 022.12 – Promovidos por outras
instituições
SUBSÉRIE 022.121 – No Brasil
SUBSÉRIE 022.122 – No Exterior

35. CLASSE
000
Administração Geral
Subclasse
010
Organização e funcionamento
Grupo
021
Recrutamento e seleção
Subgrupo
022.1
Cursos
Série
022.12
Promovidos por outra instituição
Série
022.11
Promovidos pela instituição
Subclasse
020
Pessoal
Subclasse
030
Material
Grupo
022
Aperfeiçoamento e treinamento
Grupo
023
Quadros, tabelas e
políticas de pessoal
Subgrupo
022.2
Estágios
Subsérie
022.122
No Exterior
Subsérie
022.121
No Brasil

36. TABELA DE TEMPORALIDADE TABELA DE TEMPORALIDADE
A Tabela de Temporalidade é
um instrumento que visa
identificar o valor dos
documentos e atribuir-lhes
prazo de guarda e destinação
final nas fases do arquivo. A
Tabela de Temporalidade das
atividades-meio do GDF
também foi aprovada pela
Portaria nº 03, de 22 de
janeiro de 1998.

37. Tabela de TemporalidadeTabela de Temporalidade
CÓDIGOCÓDIGO ASSUNTOASSUNTO
PRAZOS DE GUARDAPRAZOS DE GUARDA
DESTINAÇÃO DESTINAÇÃO
FINALFINAL
OBSERVAÇÕES OBSERVAÇÕES
QUANTO AO QUANTO AO
PRAZO DE PRAZO DE
GUARDAGUARDA
FASE FASE
CORRENTECORRENTE
FASE FASE
INTERMEDIÁRIAINTERMEDIÁRIA
005005 JurisprudênciaJurisprudência 10 anos10 anos 10 anos10 anos Guarda PermanenteGuarda Permanente
É opcional a alteração do É opcional a alteração do
suporte (microfilme ou suporte (microfilme ou
disco ótico) previamente disco ótico) previamente
ao recolhimento, para que ao recolhimento, para que
o órgão permaneça com o órgão permaneça com
cópias para consultacópias para consulta
010010
Organização e funcionamento Organização e funcionamento
Normas, regulamentações, Normas, regulamentações,
diretrizesdiretrizes
5 anos5 anos 5 anos5 anos Guarda PermanenteGuarda Permanente
010.1010.1 Registro nos órgãos competentesRegistro nos órgãos competentes Enquanto vigorarEnquanto vigorar EliminaçãoEliminação

38. Tabela de TemporalidadeTabela de Temporalidade

39. ÍndiceÍndice
O índice é um instrumento auxiliar à
classificação, portanto a sua
utilização deve ser seguida do
Código de Classificação.
Exemplo:
Abastecimento de veículos 042.4
Cadastro
- De fornecedores 030.1

40. Curso de Noções Básicas de Curso de Noções Básicas de
ArquivologiaArquivologia
Realização:Realização:
Arquivo Público do Distrito Federal Arquivo Público do Distrito Federal
SEPLAG e Escola de GovernoSEPLAG e Escola de Governo
WAGNER A. CRISPIMWAGNER A. CRISPIM
Diretor de Gestão DocumentalDiretor de Gestão Documental
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Contatos: (61) 3361.1454Contatos: (61) 3361.1454
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