5 s japonesas del_cambio_calidad_total

Muy buena presentación de la 5 Ss

1. MANUAL DE

LAS 5 S’s.

La diferencia vital entre los países ricos y
los países pobres consiste en el número de
personas que rechazan o se adaptan a la
cultura de la pobreza.

John Kenneth Galbraith

2. INTRODUCCION

Es necesario crear entornos dentro de las
Organizaciones que permitan maximizar
los recursos, el tiempo y la productividad
personal.

Para ese fin se creó una técnica denominada 5 S's, por sus siglas
en japonés, que han sido implantadas en miles de compañías e
instituciones en el mundo con extraordinarios resultados.

A partir de la instrumentación de la
técnica 5 S's en las empresas, se pueden
implantar con mucho mayor facilidad y
éxito, otros sistemas de calidad modernos,
sobretodo aquellos relacionados con ISO
9000.

2

3. -
OBJETIVOS
GENERAL.

Que los participantes uniformicen en el ämbito organizacional el concepto
de 5 S’s, y que adquieran lineamientos y estrategias generales para la

implantaciön de un sistema de calidad con dichas caracteristicas.

ESPECIFICOS. = A 8

= Conocer la metodología para instrumentar un sistema de calidad 5 S's
en su organizaciön, que les permita a usted y a sus colaboradores
desempeñarse con altos niveles de productividad.

z Comprender en que consisten cada uno de los términos japoneses y
los beneficios que nos brinda el implantarlos.

= Crear una nueva cultura organizacional, basada en el compromiso, la
disciplina y la creación de las condiciones para la productividad y la

calidad en el entorno.
3

4. FS
INTRODUCCION. TEMARI O

LI

= OBJETIVOS.

= |. Antecedentes.
* ¿Cuál es el Objetivo Principal de las 5 S’s?
¿Qué son las 5 S’s?
== Resistencias.

= Il. Las 5 S's y su significado

* Beneficios directos.
« III. Estudio y descripción de las 5 S's
== 18 Seiri. Seleccionar.
= Beneficios.
== 2S Seiton. Organizar.
= Beneficios.

Æ

4S Seiketsu. Sanear.
* Beneficios.
= 3S Seiso. Limpiar.
= Beneficios.
* 5S Shitsuke. Autodisciplina.
== Beneficios.
= IV. Actividades previas a la implantación de las 5 S's.
= V. Las 5 S's en las oficinas.
== MI. Metodología de implantación.

5. -
ANTECEDENTES

Las 5’s iniciarón en Japón durante los años 60's

obteniendo beneficios tales como: o
N

Eliminaciön de desperdicios.

Reducciön de materiales en procesos.

Incremento en la productividad laboral.

Evitar accidentes.

Optimizar espacios.

Incrementar la velocidad de mejora. 5

6. ¿CUÁL ES EL OBJETIVO PRINCIPAL
DE LAS 5 S's.?

Desarrollar un ambiente de trabajo agradable y eficiente, en un clima
de seguridad, orden, limpieza y constancia que permita el correcto
desempeño de las operaciones diarias, logrando así los estándares
de calidad de los servicios requeridos por la ciudadanía.

N 7
¿QUÉ SON LAS 5 “S”?

Es una herramienta de calidad que permite implementar y establecer

estándares para tener áreas y espacios de trabajo en orden y realizar
eficazmente las actividades.

7. -
RESISTENCIAS

E ¿Qué tan importantes pueden ser las 5 S's y su

aplicación? > €

E ¿Para qué limpiar si se vuelve a ensuciar?
“ao 50 x
N N /

* Mi sistema de archivo es un desorden, pero...
¡yo sé de mi propia forma de llevarlo
a =

ae .

Cr

N

8. LAS 5 S's SEIKETSU TSU

SEIRI SEIN |
SELECCIONAR ORGANIZA

EX

9. nn

SIGNIFICADO
DE LAS 5 S’s
o
En japonés: En español:
1. Seiri * Seleccionar
2. Seiton * Organizar
3. Seiso * Limpiar
4. Seiketsu * Estandarizar
5. Shitsuke * Disciplina

10. 2
BENEFICIOS DIRECTOS
DE LAS 5 S’s
= Seguridad:

+Menor indice de Accidentes.
Reducción drástica de Ausentismo.
« Calidad:
Satisfacción de los clientes.
Velocidad de respuesta y mejora.
« Eficiencia:
Productividad.
- Energía positiva.
= Eliminación de desperdicios:
Mantenimiento preventivo.
Sugerencia de mejora.

11. 1ERA.S: SEIRI
ES SELECCIONAR

Significa eliminar del área de trabajo todos los elementos
innecesarios y que no se requieren para realizar nuestra labor.

El SEIRI-CLASIFICACIÓN, CONSISTE EN: de

Separar en el sitio de trabajo las cosas que realmente sirven de
las que no sirven.

« Clasificar lo necesario de lo innecesario para el trabajo rutinario.

Mantener lo que necesitamos y eliminar lo excesivo.

Separar los elementos empleados de acuerdo a su naturaleza,
uso, seguridad y frecuencia de utilización con el objeto de facilitar
la agilidad en el trabajo.

Eliminar información innecesaria y que nos puede conducir a
errores de interpretación o de actuación.

12. eee
” Tera. S:
BAR SELECCIONAR

Mantener solo lo necesario
+ Revisar el área de trabajo.

+ Separar lo que sirve de lo que no sirve.

+ Definir un lugar donde poner temporalmente lo que no se necesita,
pero puede servir a alguien.

+ Decidir que se hará con las cosas.

Una vez CLASIFICADO lo necesario, se selecciona por frecuencia de uso:

JUNTO CADA HORA
CERCA VARIAS VECES AL DÍA
: UNA VEZ À LA
EN EL AREA Sisu Era
USO UNA VEZ
EN OTRA AREA os NE
EN BODEGA ee

O ARCHIVO 12

13. Sh
BENEFICIOS DE

pare SEIRI - SELECCIÓN

Se descartan artículos

Mejor distribución de
recursos. obsoletos.
Liberar espacio útil en plantas Eliminación de
y oficinas. desperdicios
Reducción en
inventarios Facilitar el control visual de las materias
primas que se van agotando y que se

Abrir espacios requieren para un proceso.

14. AUTO-EXAMEN
¿ UTILIZO o PUEDO UTILIZAR

LA SELECCIÓN ?

EVALUACIÓN

PUNTUACIÓN

ASPECTOS

QUE VERIFICAR
(SUGERENCIAS)

MB

R

M

Objetos presentes y sin uso en el
área,

Materiales o herramientas
lecesarias

Objetos personales

Hallazgos frecuentes de los

mismos.

S
E
L
E
Cc
Cc
)
o)
N

PUNTUACIÓN |

Clasificación de lo que sirve y

necesita

MB. Muy Bien.
R. Regular.
M. Mal.

Ubicación de objetos por

frecuencia de uso,

CALIFICACIÓN:

PREDOMINANTE

14

15. —
.. oa. s: SEITON
ne ORGANIZAR

Consiste en organizar los elementos que hemos clasificados como
necesarios de modo que se puedan encontrar con facilidad.

La ORGANIZACIÖN permite:

Disponer de un sitio adecuado para cada elemento utilizado en
eltrabajo de rutina, para facilitar su acceso y retorno al lugar.

« Facilita el acceso rapido a elementos que se requieren para el
trabajo.

bd

Mejorar la información en el sitio de trabajo para evitar errores y
acciones de riesgo potencial.

LI

El aseo y la limpieza se pueden realizar con mayor facilidad y
seguridad.

Se libera espacio.

x

16. Sh
A 2pa. S:

Se ORGANIZAR

“ Un lugar para cada cosa y
cada cosa en su lugar”

Colocar o distribuir las cosas en el lugar que les corresponde,
mantener esa ubicación con adecuada disposición de las cosas,
para que estén listas en el momento que se soliciten.

17. -
ax BENEFICIOS DE
SEITON - ORGANIZAR

Eliminar tiempos de Mejorar la seguridad.
busqueda.
Minimizar errores.

Velocidad d ta.
BISCIIAULSIELTESRUESIA Eliminaciön de perdidas

por errores.

Velocidad de mejora.

La empresa puede contar con un
. sistema simple de control visual
Prevenir desabasto de de materiales y materias primas
suministros y/o productos.

18. L

AUTO-EXAMEN

¿ UTILIZO o PUEDO UTILIZAR LA ORGANIZACIÓN ?

No. de 5
S's

EVALUACION

SA

PUNTUACIÓN

ZMUXJO

No. ASPECTOS QUE VERIFICAR MB |R|M
(SUGERENCIAS)
4 Identificación de cada clase de tema. | ¿Todo está identificado por nombre,
tema, área y tipo?
2 Detecciôn de faltantes. ¿Existen indicadores visuales de la
falta de algo?
3 Existen sistemas auto explicativos de | Existen sistemas auto explicativos
localización congruentes. de localización congruentes.
4 Lugares especificos para papelería y | Lugares específicos para papelería

archivo.

Se prevee el desabasto y los sobre
inventarios de papelería y materiales

de oficina
‘Orden en instalaciones y bien

señalizados.

y archivo.
¿Existen indicadores de máximos y

mínimos?

Orden en instalaciones y bien

señalizados.

Calificación:

19. Significa eliminar el polvo y suciedad de todos los elementos de mi
lugar de trabajo (escritorio, maquinaria, etc.).

La limpieza implica no únicamente mantener los equipos dentro de
una estática agradable permanentemente, implica un pensamiento
superior a limpiar. Exige que realicemos un trabajo creativo de
identificación de las fuentes de suciedad y contaminación para
tomar acciones de raíz para su eliminación, de lo contrario será
imposible mantener limpio y en buen estado el área de trabajo.

Para aplicar la LIMPIEZA se debe::

Integrar la limpieza como parte del trabajo diario.

» Asumir la limpieza como una actividad de mantenimiento
autónomo.

19

20. 2
ib LIMPIAR

Un sitio sucio y desordenado; es un lugar inseguro
que puede provocar un accidente y llegar a afectar la
calidad del producto.

El éxito en la limpieza de una empresa depende de la actitud de
su personal.

Las 3 etapas de la Limpieza :
x Área individual.

= Áreas comunes.

= Areas difíciles.

21. SSS — ——
E BENEFICIOS DE

“JUL:
SEISO - LIMPIAR
Un lugar impecable de Evitar accidentes y
trabajo. enfermedades.
Tomar acciones correctivas Disminuir reparaciones costosas.
inmediatas.

Prevenir contaminación en los

procesos. Prolongar la vida útil de las

instalaciones y equipos.

Mejora el bienestar físico y

mental del trabajador.
21

22. AUTO-EXAMEN

¿ UTILIZO o PUEDO
UTILIZAR LA LIMPIEZA ?

EVALUACIÓN

PUNTUACIÓN

>Nm- U=Z-5F

ASPECTOS

QUE VERIFICAR
(SUGERENCIAS)

MB

R

M

Suciedad y polvo en el área de trabajo

y equipo.

¿Revisa la parte posterior de los muebles y
máquinas, debajo de mesas, escritorios, asi como la
limpieza de máquinas, teléfono y computadora?

Control de ceniceros, tazas, pizarrón,

ete.

¿Existen tazas y ceniceros sucios y

sin uso?

Limpieza diaria sobre escritorios y

muebles.

Verificar el control del aseo (si

existe)

Calificación:

23. Sh
FE ms SEIKETSU SANEAR

Es la metodologia que nos permite mantener los logros alcanzados con la
aplicación de las tres primeras “S”. Si no existe un proceso para conservar
los logros, es posible que el lugar de trabajo nuevamente llegue a tener
elementos innecesarios y se pierda la limpieza alcanzada con nuestras
acciones.

El SANEAR pretende:

» Mantener el estado de limpieza alcanzado con las tres primeras S.

» Ensañar al operario realizar normas con el apoyo de la dirección y un
adecuado entrenamiento.

El empleo de los estándares se debe auditar para verificar su

cumplimiento.

Las normas de limpieza, lubricación y aprietes son la base del
mantenimiento autónomo.

24. Se recomienda:

Elaborar por departamento el Manual de las aplicaciones en 5 S’s,

el cual debera contener lo siguiente:
Evidencia de las condiciones
anteriores.
« Distribución general de areas,
mobiliario y equipos. ==
==

Descripción de cada área y
mobiliario.

Identificación de cada documento y
artículo. 24

25. Por ejemplo:

Ara S:
25 SANEAR

En un aula de capacitación, al término de la sesión el instructor debe:

ON

5

Dejar limpio el pizarrón.
Devolver el equipo utilizado a su lugar.
No dejar nada sobre la mesa y acomodar las sillas.

Verificar que no quede ningún objeto que no sea del aula.

Apagar el clima y la luz.

¿CÓMO MANTENER EL CONTROL
VISUAL EN EL SANEAMIENTO?

Usar símbolos, colores o letreros para que el estándar se explique por
sí mismo.

La empresa debe definir los estándares de colores generales para la
empresa como el color de las paredes, equipos, tuberías, etc.

26. SS —
H BENEFICIOS DE
= SEIKETSU - SANEAR

Se guarda el conocimiento Se mantiene por escrito cömo
producido durante años de mantener lo logrado.
trabajo.

Facilita el mantenimiento.
Sistemas autoexplicativos.

Mejora la comunicación. Elegir adecuada toma de
decisiones.

Disminuir el tiempo de Asegurar que nuestros

búsqueda. productos y servicios sean de

calidad consistente.

27. A
AUTO-EXAMEN E

¿ UTILIZO o PUEDO
UTILIZAR EL SANEAMIENTO ?

EVALUACIÓN PUNTUACIÓN

QUE VERIFICAR
ASPECTOS (SUGERENCIAS) MB|R|M

Procedimiento de Limpieza ¿Existen? ¿Responsables? ¿Controles?

Procedimientos de Trabajo Revisar estándares y procedimientos de trabajo.

Uso de ropa y equipo ¿Se está usando la ropa y el equipo adecuado?

Ss
A
N
E
A
M
|
E
N
T
o)

Calificación:

28. Significa convertir en habito el empleo y utilizacion de los
métodos establecidos y estandarizados para la limpieza en el
lugar de trabajo.

Si se estimula que cada uno de nosotros como empleados
aplique el Círculo de Deming en cada una de las actividades
diarias, es muy seguro que en la práctica la Autodisciplina no
tendría ninguna dificultad.

29. La AUTODISCIPLINA implica:

= El respeto de las normas y estándares establecidas para conservar el
sitio de trabajo impecable.

= Realizar un control personal y el respeto por las normas que regulan el
funcionamiento de una organización.

= Promover el hábito de autocontrolar o reflexionar sobre el nivel de
cumplimiento de las normas establecidas.

= Mejorar el respeto de su propio ser y de los demás.

LA AUTODISCIPLINA...

Se puede ser

autodisciplinado y sin Compromiso es:
embargo no estar ¡Entusiasmo!
comprometido

30. 32 BENEFICIOS DE
SHITSUKE - AUTODISCIPLINA

Se crea una cultura de
sensibilidad, respeto y cuidado
de los recursos de la
secretaria.

La autodisciplina es una forma de
cambiar los häbitos.

AUTODISGH

La persona comprometida
demuestra persistencia en el logro
de sus fines.

La moral en el trabajo
se incrementa.

EI cliente se sentira mas satisfecho
ya que los niveles de calidad seran
superiores debido a que se han
respetado íntegramente los
procedimientos y normas .

El sitio de trabajo será un
lugar donde realmente sea
atractivo llegar cada día.

31. -
¿CÓMO SE ADMINISTRA UN
PROGRAMA DE 5 S’s?

Aplicar las 5 S's implica un proceso que
consta de varias actividades:

x Sistema de 5 S's
Sensibilización

É Documentación

* Auditorías

% Acciones correctivas
X Retroalimentación

ASS

31

32. lt
DIFUSION

La difusión se realizará de forma permanente
durante todo el desarrollo de implementación y
mantenimiento de las 5 S's; la cual será a
criterio de cada instructor.

La Difusión se puede dar a través de:
Carteles,
« Trípticos,

« Folletos etc.

33. mn —
AUDITORIAS INTERNAS

El propósito de las auditorias internas es
el reunir evidencia objetiva que permita
arribar a un conocimiento y a una
decisión veraz acerca del continuo estado
del sistema de 5 S's.

34. mn
ACCIONES CORRECTIVAS

x Identificación de No-Conformidades.

x Determinar causas verdaderas.
Implementar solución.

= Evaluar la efectividad.

x Re-auditar para verificar la finalización.
= Evidencia (registros).

35. A (E
RETROALIMENTACIÓN

Indicadores

Nos permiten establecer la eficiencia y
efectividad del sistema:

Desempeño de cada área

Fallas internas

Fallas externas

Tendencias

Satisfacción del cliente

36. IMPLANTACION

'É Identificar la Situación Actual.
x Seleccionar los puntos específicos.

= Asignar la responsabilidad.

= Documentar y exhibir apropiadamente.
Establecer actividades de mejora.

Evaluar periódicamente el avance.
Retroalimentar el proceso y Reconocimiento.
”* Llevar a cabo un proyecto piloto.

O]

1K

37. gh
PROBLEMAS CON LA
IMPLANTACION DE UN
SISTEMA DE 5 S’S
>

0 Gran esfuerzo.

Shock cultural.
Burocracia.

Costo.

38. ACTIVIDADES PREVIAS A LA
IMPLANTACIÓN DE LAS 5 S's

A
A

VN
A
A

Preparación del Entorno.

Definir actividades urgentes de
importantes.

Buscar un cambio cultural.

Utilizar el sentido común al implantarla.
Buscar participación de los

afectados.

Evidencia de las áreas.

Llevar a cabo la limpieza Mayor de las
áreas.

39. CONCLUSIONES

La creación de un Entorno Productivo es.
Tarea de todos.
Es requisito para procesos competitivos.
Reduce adicción a la urgencia.

Aplicar las 5'S a profundidad requiere:

De un gran esfuerzo consciente.
Genera un Cambio Cultural.

DEBE SER UNO DE LOS PRIMEROS PASOS
Y MÁXIMA PRIORIDAD