6 Kapasitas Infrastuktur Teknologi Informasi.pptx

Kapasitas Teknologi Informasi

1. Perencanaan kapasitas infrastruktur TI Fivtatianti Hendajani

2. P erencanaan kapasitas Perencanaan kapasitas adalah proses menentukan kebutuhan sumber daya proyek Anda. Dengan menganalisis kebutuhan proyek , tujuan perencanaan kapasitas adalah untuk menyesuaikan beban kerja berdasarkan ketersediaan tim guna menyelesaikan proyek tepat waktu . P roses tersebut dapat dibagi menjadi dua bagian :  kapasitas  dan  perencanaan  

3. Bayangkan jika Anda memiliki proyek-proyek masa depan yang menarik namun tidak memiliki infrastruktur dan sumber daya komputasi yang cukup untuk menyelesaikannya . Benar-benar mimpi buruk ! Hasilnya ? Penundaan proyek , jadwal yang terlewat , dan krisis di depan mata . Namun , ada cara untuk mencegah situasi ini-perencanaan dan manajemen kapasitas TI strategis menggunakan   alat perencanaan kapasitas  . Manajemen kapasitas TI memastikan infrastruktur dan sumber daya komputasi yang memadai untuk memenuhi kebutuhan bisnis saat ini dan di masa mendatang .

4. Dasar- dasar Manajemen Kapasitas TI Rencana kapasitas TI memastikan infrastruktur TI organisasi , cukup kuat untuk memenuhi kebutuhan bisnis Anda saat ini dan di masa depan . B agaimana jika permintaan melonjak ? Bagaimana jika efisiensi produksi berkurang ? Dan bagaimana jika anggaran terlampaui ? Peralatan dan sumber daya TI Anda harus mampu menangani krisis seperti itu ! Selain itu , manajemen kapasitas TI memiliki empat tujuan utama : Memenuhi kebutuhan pelanggan Meminimalkan pembengkakan anggaran selama pemanfaatan sumber daya yang berlebihan atau kurang Mendukung pertumbuhan dengan menyelaraskan kapasitas bisnis dengan permintaan di masa depan Meningkatkan kelincahan dan fleksibilitas bisnis terhadap perubahan kebutuhan bisnis Manajemen kapasitas TI sangat penting untuk membantu mencegah kehancuran dan meningkatkan kinerja . Akan tetapi , manajemen yang efisien mengubah   Perencanaan kapasitas TI   dari sistem pendukung menjadi pembangkit tenaga listrik .

5. Kerangka kerja CMMI Salah satu cara untuk merencanakan kapasitas TI adalah dengan menggunakan   Capacity Maturity Model Integration (CMMI) . CMMI adalah kerangka kerja yang membantu menilai dan meningkatkan tingkat kematangan proses manajemen kapasitas organisasi . CMMI menyediakan pendekatan terstruktur untuk mengevaluasi dan meningkatkan kemampuan organisasi dalam mengelola dan mengoptimalkan sumber daya dan infrastruktur TI secara efektif . Model CMMI terdiri dari   lima tingkat kematangan , setiap tahap mewakili Tingkat kematangan proses: Initial:  Proses ad-hoc dan reaktif dengan sedikit koordinasi Repeatable:  Proses dasar yang ditetapkan tetapi masih reaktif Terdefinisi :  Proses yang terdefinisi dengan baik , terstandarisasi , dan proaktif Terkelola :  Proses yang dikelola secara kuantitatif dengan peningkatan berkelanjutan Dioptimalkan :  Proses yang dioptimalkan sepenuhnya selaras dengan tujuan dan strategi bisnis

6. Seiring kemajuan organisasi melalui tingkatan CMMI, kemampuan manajemen kapasitasnya semakin matang . Organisasi memahami kekuatan dan kelemahan manajemen kapasitasnya dan mampu mengembangkan peta jalan untuk perbaikan . Perjanjian tingkat layanan SLA memainkan peran penting dalam proses perencanaan kapasitas yang efektif . Perjanjian tingkat layanan (SLA) adalah perjanjian formal dengan penyedia layanan TI Anda mengenai ketersediaan layanan , metrik , dan parameter lain seperti kualitas layanan , ketersediaan , keandalan , dan kinerja . Menyiapkan SLA sangat penting untuk perencanaan kapasitas . Hal ini memastikan infrastruktur TI Anda dapat memenuhi kriteria kinerja yang diharapkan .

7. Manajemen pusat data Aspek lain yang tidak terpisahkan dari manajemen kapasitas TI adalah manajemen pusat data. Bayangkan pusat data sebagai pembangkit tenaga listrik di belakang layar yang memastikan semua proses bekerja secara sinkron , mempersiapkan keadaan darurat , dan melindungi data dari serangan cyber. Manajemen pusat data bertanggung jawab atas keamanan , keandalan , dan efisiensi . Hal ini membuat semuanya tetap berjalan sehingga Anda dapat menyelamatkan hari . Selain itu , dengan semakin banyaknya perusahaan yang bermigrasi ke cloud, perencanaan kapasitas menjadi sangat penting . Salah satu cara untuk memastikan ketersediaan sumber daya adalah melalui   autoscaling,  yang memastikan sumber daya yang memadai tersedia untuk setiap pengguna berdasarkan permintaan . Semua komponen ini membentuk faktor-faktor yang perlu diperhatikan dalam manajemen kapasitas TI. Setiap aspek berkontribusi pada manajemen yang efektif dan tidak dapat diabaikan .

8. Peran dan Tanggung Jawab Perencana Kapasitas TI* Peran dan Tanggung Jawab Perencana Kapasitas TI Perencana kapasitas TI adalah tulang punggung bisnis dan menjaga agar bisnis tetap berfungsi . Mari kita lihat ikhtisar peran dan tanggung jawab utama mereka : Membuat rencana kapasitas dan mengidentifikasi kebutuhan berdasarkan siklus perencanaan bisnis organisasi Mengidentifikasi kebutuhan akan peningkatan atau pengurangan kebutuhan perangkat keras Memantau sumber daya dan kinerja sistem untuk menghasilkan informasi seperti target, tenggat waktu , dan sumber daya Memprediksi permintaan , memastikan keselarasan teknis , dan menghasilkan laporan manajerial

9. Menilai dan menguji solusi teknologi baru untuk memenuhi kebutuhan bisnis serta menghemat waktu dan biaya Menentukan tingkat layanan kinerja ideal yang paling sesuai untuk pemeliharaan jangka panjang dan biaya yang dapat dipertanggungjawabkan Menemukan solusi untuk masalah terkait kinerja TI dan hambatan dalam mencapai target Membandingkan semua metrik kinerja dan menggunakan angka-angka tersebut untuk membangun strategi yang sangat mudah untuk masa depan dan bergerak menuju alokasi sumber daya yang lebih baik Perencana kapasitas TI merupakan bagian integral dari pertumbuhan bisnis . Mereka memastikan bahwa permintaan diperkirakan tepat waktu , kebutuhan infrastruktur dan sumber daya terpenuhi , dan SLA dihormati dengan kepuasan pelanggan sepenuhnya .

10. Strategi Manajemen Kapasitas TI Sebelum membahas strategi terbaik , mari kita bedakan antara perencanaan dan manajemen kapasitas . Manajemen kapasitas adalah pendekatan yang berfokus pada infrastruktur bisnis untuk memenuhi kebutuhan bisnis selama periode fluktuasi permintaan . Semua hal yang berkaitan dengan ukuran infrastruktur , termasuk daya pemrosesan , memori , dan penyimpanan , berada di bawah proses manajemen . Perencanaan kapasitas   adalah bagian kecil dari manajemen kapasitas yang lebih luas . Hal ini mengacu pada bagaimana sebuah organisasi menetapkan kebutuhan saat ini dan masa depan . Sementara perencanaan kapasitas hanyalah kegiatan awal , manajemen kapasitas adalah proses yang relatif jangka panjang .

11. strategi untuk menyederhanakan manajemen kapasitas TI. 1. Buatlah prioritas berdasarkan tujuan perusahaan * Bayangkan sebuah skenario di mana karyawan yang berbeda mengejar tujuan yang berbeda . Apa yang akan terjadi jika hal ini terjadi selain kekacauan , bukan ? Strategi perencanaan kapasitas yang dipetakan dengan baik adalah dasar untuk mencapai tujuan dan menjaga tim tetap fokus . Tim yang bekerja untuk mencapai tujuan yang sama akan menunjukkan fokus dan produktivitas yang lebih besar , sehingga menghasilkan hasil yang optimal. Untuk memulai , dapatkan masukan dari pimpinan proyek dan pahami   keterlibatan saat ini dan ekspektasi mereka di masa mendatang . Dengan cara ini , Anda  menjembatani kesenjangan  dan memastikan semua orang berkontribusi dalam membangun dan mengerjakan strategi. Selain itu ,  integrasikan   Klik Manajemen Sumber Daya  ** Perangkat lunak untuk menyederhanakan manajemen dan pemantauan tim. ClickUp memberikan sentuhan cerdas pada kolaborasi tim. Pelaporan dan dasbornya yang real-time memungkinkan Anda untuk menganalisis kemajuan dan menyusun strategi ke depan secara terus-menerus . S atukan aset , pelacakan waktu , dan manajemen formulir Anda ke dalam satu tempat dengan kemampuan Manajemen Sumber Daya ClickUp

12. 2. Menganalisis permintaan secara keseluruhan Memahami keseimbangan antara   pemeliharaan dan pertumbuhan kapasitas   memang rumit tetapi penting . Ekspansi bisnis memang menarik . Namun ,  memahami tuntutan pemeliharaan  sangat penting untuk menghindari komitmen yang berlebihan . Memperhitungkan ketidakpastian dan menggabungkan strategi seperti mempelajari pasar dan  memeriksa permintaan masa lalu   dapat membantu menganalisis permintaan . Dan apa yang lebih baik daripada menggabungkan pendekatan tangkas dan air terjun untuk melakukannya ? Pada awalnya , ini mungkin tampak seperti banyak , tetapi tidak dengan ClickUp .  Tampilan Beban Kerja ClickUp   membantu menganalisis berapa banyak pekerjaan yang diselesaikan dan apakah sumber daya yang tersedia cukup untuk memenuhi permintaan . Tidak hanya itu , tetapi   Sasaran ClickUp   memungkinkan Anda untuk tetap berada di jalur yang benar dengan pelacakan kinerja waktu nyata . Lihat beban kerja tim dalam sekejap untuk memahami dengan cepat siapa yang berada di bawah atau di atas kapasitas

13. 3. Menganalisis kapasitas saat ini  **3 Pandangan yang realistis mengenai kapasitas tim saat ini adalah hal pertama yang dapat mengatasi tantangan perencanaan kapasitas yang buruk . Metode tradisional untuk menghitungnya adalah dengan memperhitungkan jam kerja dikurangi waktu libur dan pekerjaan yang tidak direncanakan . Angka yang dihasilkan adalah kapasitas saat ini . Namun , mengadopsi   metode lincah   terbukti lebih efektif . Metode ini melihat kecepatan ( dalam poin cerita ) dari sprint sebelumnya dan menambahkan tampilan jam kerja teknik yang tersedia untuk mencapai kapasitas yang diharapkan . Terlepas dari prosedurnya , memahami kebutuhan kapasitas masa depan dalam jangka pendek dan jangka panjang akan memberikan dasar untuk memenuhi tujuan Anda.

14. 4. Mengevaluasi opsi dengan perencanaan skenario Mungkin ada lebih dari satu cara untuk menyelesaikan sebuah tugas . Namun , tidak semua jalan mengarah pada hasil yang sama . Oleh karena itu , sangat penting untuk   mengevaluasi pendekatan yang berbeda   menggunakan perencanaan skenario . Pertimbangkan dampak finansial dan kualitatif dari setiap opsi . Evaluasi biaya dari setiap opsi yang ada dan kualitas yang dapat dihasilkan sebelum menentukan pilihan . Gunakan kanvas visual untuk mengevaluasi semua pilihan Anda beserta pro dan kontranya . Papan Tulis ClickUp   menyediakan cara kolaboratif untuk bertukar pikiran , mengembangkan , dan mengeksekusi semua ide Anda.

15. 5. Menerapkan , memantau , dan mengubah strategi Perencanaan kapasitas TI bukanlah struktur kaku yang mengikuti jalur tetap . Betapapun detailnya perhitungan Anda, pasti akan ada beberapa estimasi yang tidak akurat dan beberapa kesalahan dalam pengiriman . Pahami bahwa manajemen kapasitas adalah proses yang berkelanjutan . Setelah Anda menyelesaikan dan mengimplementasikan rencana kapasitas TI, Anda harus memantaunya untuk memastikan bahwa Anda mendapatkan hasil yang direncanakan . Realokasi sumber daya sering kali tidak dapat dihindari untuk mencegah kemacetan . Yang harus Anda lakukan untuk mengelola pergeseran sesaat ini adalah   menggunakan alat perencanaan sumber daya ,  templat perencanaan sumber daya   dapat sangat membantu .

16. Praktik Terbaik Manajemen Kapasitas TI Perencanaan kapasitas yang baik akan meningkatkan efisiensi perusahaan dan membuat karyawan lebih bahagia . Berikut ini adalah beberapa praktik terbaik manajemen kapasitas TI yang telah menunjukkan hasil yang telah terbukti : Tetap mengikuti perkembangan teknologi baru : Tetap update dengan tren terbaru membantu bisnis menyelaraskan perencanaan manajemen kapasitas TI mereka berdasarkan standar industri yang terus berkembang Memantau secara terus menerus : Mengidentifikasi hambatan seperti penyimpanan yang rendah , dll ., untuk pengambilan keputusan proaktif guna merealokasi sumber daya dan memenuhi persyaratan bisnis Fokus pada dampak dan prioritas : Menilai dampak praktik manajemen kapasitas TI pada operasi bisnis Anda dan mengatasi masalah yang lebih berdampak pada bisnis terlebih dahulu

17. Pengujian beban : Lakukan pengujian beban yang sering untuk menguji Platform manajemen kapasitas TI   terhadap skenario dunia nyata dan menilai apakah manajemen Anda sangat mudah untuk menangani berbagai beban kerja Hindari penyediaan yang berlebihan : Menghemat pengeluaran yang tidak perlu dan menghindari pemanfaatan sumber daya yang kurang dengan menjaga agar tidak terjadi overprovisioning Mempraktikkan pengumpulan sumber daya : Mengkonsolidasikan dan berbagi sumber daya TI di seluruh departemen untuk memaksimalkan penggunaan Gunakan alat manajemen kapasitas :   Gunakan alat manajemen kapasitas seperti ClickUp untuk mendapatkan wawasan tentang pola penggunaan sumber daya dan memiliki visibilitas waktu nyata untuk pengambilan keputusan yang proaktif

18. Tantangan Umum dalam Perencanaan Kapasitas TI Selesai   66% organisasi   sering melewatkan tenggat waktu proyek mereka . Dapatkah Anda menebak penyebabnya ? Estimasi tenggat waktu yang tidak realistis , hambatan produksi , dll .. Beberapa tantangan paling umum yang dihadapi para profesional TI selama perencanaan kapasitas adalah : 1. Pengumpulan data Perkiraan permintaan , rantai pasokan , dan data manajemen gudang merupakan dasar dari rencana kapasitas . Namun , kemampuan manusia untuk mengelola dan mengidentifikasi data ini bisa jadi tidak memadai . solusi **_: Perangkat lunak perencanaan dapat mengurangi tantangan yang terkait dengan perencanaan kapasitas . Perangkat lunak perencanaan sumber daya ClickUp menyatukan data. Ini membantu Anda melacak aset dalam Daftar, Tabel, atau   Tampilan Garis Waktu dan kelola kapasitas sumber daya di dalam Kotak atau   Tampilan Beban Kerja  . Formulir khusus mengumpulkan data vendor, seperti ketersediaan material, sementara   Bidang Khusus   membantu melacak detail terperinci seperti biaya dan waktu henti . Semua ini membantu menyederhanakan pengumpulan data sekaligus memaksimalkan kualitas data.

19. 2. Kemacetan produksi Kemacetan produksi terjadi ketika aliran produksi melambat karena faktor-faktor seperti tim yang terbebani atau tidak tersedianya sumber daya . Hal ini menghentikan kelancaran operasi dan perencanaan bisnis , sehingga menyulitkan bisnis untuk memenuhi pesanan . Solusi :   Pelaporan real-time dan bilah kemajuan ClickUps dapat membuat hidup lebih mudah dan mengidentifikasi hambatan produksi tepat waktu untuk membangun strategi yang sangat mudah untuk mengatasinya . Anda dapat mengidentifikasi kemajuan proyek Anda secara real time untuk melihat apakah kemajuannya sama seperti yang diharapkan pada hari tertentu . Selain itu , dengan ketergantungan tugas , Anda dapat mengidentifikasi dengan tepat apa yang menghambat kemajuan dan menyelesaikan masalah dengan lebih cepat .

20. 3. Komunikasi Komunikasi yang efektif adalah kekuatan tak terlihat yang mengikat para pemangku kepentingan bersama , baik itu komunikasi eksternal dengan pemasok dan pelanggan atau komunikasi bisnis internal. Komunikasi yang tidak terencana dengan baik atau menyesatkan dapat menyebabkan kesenjangan dalam penyampaian dan berisiko terhadap integritas perencanaan kapasitas . Solusi :  Alat manajemen proyek ClickUp memiliki opsi kolaborasi di mana tim dapat mengobrol , berbagi , memantau , dan meninjau kemajuan mereka menuju tujuan secara real time. Anda dapat menyatukan komunikasi di bawah satu atap dan dengan mudah menyelaraskan item tindakan dengan   Tampilan Obrolan ClickUp  . Ini juga memungkinkan Anda menyematkan halaman web, berbagi tautan proyek , dan memasukkan orang yang relevan ke dalam percakapan menggunakan fungsi '@’. Dengan mengikuti praktik terbaik dan menggabungkan teknologi yang tepat , Anda akan menyadari bahwa memenuhi persyaratan perencanaan kapasitas TI tidaklah sulit . Ini hanyalah langkah strategis yang menuntut Anda untuk menjadi solid di bidang teknologi . Miliki proses perencanaan yang tepat dan  perangkat lunak penjadwalan sumber daya   bersiaplah untuk menghadapi tantangan apa pun.

21. Strategi dan praktik terbaik manajemen kapasitas TI, yang dirangkum dari : Memprioritaskan sesuai tujuan perusahaan Menganalisis permintaan dan kapasitas saat ini Melakukan perencanaan skenario Fokus pada dampak Gunakan perangkat lunak manajemen sumber daya Terapkan dan pantau strategi; sesuaikan jika diperlukan Praktikkan pengumpulan sumber daya dan pengujian beban Hindari penyediaan yang berlebihan Terus mengikuti perkembangan teknologi baru

22. Masa Depan Manajemen Kapasitas TI Ke depannya , kita dapat mengharapkan AI, pembelajaran mesin , dan analisis prediktif untuk memimpin dalam perencanaan kapasitas TI, sesuatu yang kita sebut AIOps. AI dan ML dapat membantu berbagai aspek perencanaan kapasitas , seperti mengidentifikasi periode pemanfaatan sumber daya puncak atau penskalaan untuk mengalokasikan sumber daya yang tepat pada waktu yang tepat . Misalnya , AI dapat membantu mengotomatiskan aspek-aspek penskalaan TI dengan memilih model yang sesuai-penskalaan horizontal ( membawa lebih banyak server), penskalaan vertikal ( meningkatkan perangkat keras atau perangkat lunak ), atau penskalaan elastis ( menyesuaikan sumber daya berdasarkan permintaan ). Selain itu , dengan meningkatnya jumlah bisnis yang bekerja di bidang e-commerce, manajemen kapasitas TI akan menjadi penting untuk memastikan bahwa platform online dilengkapi dengan baik untuk memenuhi potensi lonjakan permintaan . Dominic Ogbonna, dalam bukunya   A-Z Manajemen Kapasitas   : Panduan Praktis untuk Menerapkan Pemantauan TI Perusahaan & Perencanaan Kapasitas ,   dengan tepat , Memiliki proses manajemen kapasitas yang baik bukanlah penangkal untuk mencegah insiden layanan TI karena pemadaman layanan TI atau penurunan kinerja dapat muncul dari sumber lain - kesalahan manusia , pengkodean , atau manajemen perubahan TI, dll . Oleh karena itu , indikator kinerja utama (KPI) proses manajemen kapasitas harus didasarkan pada penghapusan insiden dengan risiko kapasitas sebagai akar penyebabnya . Dominic Ogbonna

23. Kelola Kapasitas TI Secara Efektif Dengan ClickUp Pikirkan alat manajemen kapasitas sebagai kompas yang membantu menavigasi tuntutan bisnis yang terus berubah . Jika dilakukan dengan benar dengan menerapkan praktik terbaik dan mengintegrasikan alat yang tepat , manajemen kapasitas bisa menjadi sangat mudah . Biarkan ClickUp menjadi mitra terpercaya Anda dalam menyederhanakan manajemen kapasitas TI. Mulai dari kolaborasi strategis dan pelaporan real-time hingga analisis permintaan , ClickUp adalah alat yang tepat untuk semua profesional TI. Ketika dikombinasikan dengan templat manajemen sumber daya , alat ini dapat memenuhi semua kebutuhan yang mungkin Anda miliki . Perencanaan kapasitas TI adalah tentang manajemen sumber daya dan menghadapi perubahan yang tidak pernah berakhir dengan pandangan ke depan dan ketangkasan . Manajemen kapasitas TI yang inovatif adalah satu-satunya cara untuk berhasil dalam lanskap digital. Daftar ke ClickUp   hari ini dan melangkah lebih dekat ke perencanaan kapasitas TI yang efektif .

24. Keuntungan perencanaan kapasitas Perencanaan kapasitas memerlukan latihan , terutama jika Anda terbiasa mengangguk " ya " dengan antusias untuk setiap permintaan yang datang . Namun , membiasakan diri dengan hal ini menawarkan banyak manfaat . 1. Hindari kelelahan tim Berikut ini statistik yang menakutkan :  48% pekerja   mengatakan mereka memiliki terlalu banyak tenggat waktu yang tidak masuk akal dan terlalu banyak pekerjaan yang harus dilakukan . Masuk akal – jika tidak ada visibilitas terhadap seberapa banyak yang dapat dicapai tim , mereka pasti akan bekerja terlalu keras . Lagi pula, selalu ada lebih banyak pekerjaan yang harus dilakukan .  Mengambil langkah untuk mendapatkan pemahaman menyeluruh tentang kapasitas aktual tim Anda berarti Anda tidak akan membebani mereka dengan terlalu banyak tugas dan tanggung jawab , dan juga dapat mendukung mereka dalam mengelola waktu dengan memprioritaskan pekerjaan mereka yang paling berdampak . 

25. 2. Tetapkan tenggat waktu yang lebih realistis Anda pasti sudah familier dengan fakta bahwa proyek cenderung berjalan jauh melebihi jadwal . Salahkan   kekeliruan perencanaan  , yang menyatakan bahwa kita semua adalah orang optimis abadi yang sangat meremehkan lamanya waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan proyek .  Bias tersebut sulit diatasi , tetapi perencanaan kapasitas dapat membantu . Terutama jika Anda mendapatkan informasi tentang ketersediaan langsung dari tim Anda, Anda akan mendapatkan pemeriksaan realitas yang sangat dibutuhkan sehingga Anda dapat mengelola ekspektasi tenggat waktu sesuai dengan apa yang sebenarnya dapat dihasilkan oleh tim Anda.

26. 3. Mengidentifikasi kekurangan keterampilan Perencanaan kapasitas adalah tentang memahami pekerjaan apa yang dapat diselesaikan oleh tim Anda. Itu tidak hanya terkait dengan waktu – tetapi juga terkait dengan keterampilan . Sayangnya ,  54% karyawan   melaporkan bahwa mereka belum mengetahui semua hal yang perlu mereka ketahui untuk melakukan pekerjaan mereka saat ini .  Dengan mengevaluasi kapasitas tim Anda dan merencanakan pekerjaan terlebih dahulu , akan lebih mudah untuk mengetahui apakah proyek memerlukan keterampilan yang tidak dimiliki tim Anda. Mungkin permintaan dari tim penjualan tersebut memerlukan sejumlah keahlian big data yang tidak Anda miliki di internal perusahaan . Mempertimbangkan hal itu sejak awal memungkinkan Anda mengambil tindakan proaktif , seperti melatih seseorang di tim Anda, melakukan outsourcing tugas , atau mengubah cakupan proyek .

27. Tantangan perencanaan kapasitas Perencanaan kapasitas menawarkan banyak keuntungan , tetapi juga memerlukan kerja keras . Mari kita bahas beberapa rintangan umum yang harus Anda atasi . 1. Sulit untuk memahami bandwidth Apakah Anda berpikir perencanaan kapasitas adalah kegiatan satu kali? Pikirkan lagi . Bandwidth tim Anda selalu berkembang seiring dengan perubahan proyek dan anggota tim yang keluar atau bergabung . Ditambah lagi , Anda perlu mengandalkan kejujuran orang-orang tentang beban kerja dan keterbatasan mereka saat ini . Semua itu membuat sulit untuk memahami dengan pasti seberapa besar kapasitas yang dimiliki tim Anda untuk menangani pekerjaan dan permintaan baru , terutama jika Anda memiliki tim yang penuh dengan orang-orang berprestasi tinggi yang selalu yakin bahwa mereka dapat menangani lebih banyak hal . Semakin sering Anda berbicara dengan tim Anda tentang perencanaan kapasitas ( sebagian besar tim melakukannya setiap minggu ), semakin mudah bagi Anda semua untuk bersikap realistis .  Selama panggilan sinkronisasi ini ,  Rencana Jira    dapat membantu memvisualisasikan dan memahami beban kerja dan kapasitas anggota tim.

28. 2. Perubahan akan membuat Anda keluar jalur Anda tidak memiliki bola kristal yang berguna , dan bahkan manajer proyek yang paling berpengalaman dan berniat baik akan menemui beberapa kendala . Ada risiko yang terkait dengan setiap proyek , dan keadaan yang tidak terduga – mulai dari musim hingga perubahan industri – akan mengacaukan rencana Anda. Bila Anda perlu memperhitungkan semua potensi kemunduran tersebut , perencanaan kapasitas tidak selalu semudah itu . Perencanaan yang matang ( bahkan jika itu hanya satu atau dua hari tambahan ) akan membantu Anda mengatasi kesulitan , tanpa membuat segalanya menjadi kacau . 3. Anda harus terlibat dalam beberapa percakapan yang sulit Jika tim Anda sebelumnya merupakan tim yang selalu berkata “ ya ” di perusahaan Anda, berkomitmen pada perencanaan kapasitas berarti juga harus berkata “ tidak ”.   ngat , perencanaan kapasitas hanya berguna jika Anda melakukan sesuatu dengan informasi yang Anda identifikasi . Hal itu dapat mencakup penolakan proyek karena kurangnya bandwidth, penyesuaian atau pengurangan ekspektasi , dan penundaan tenggat waktu . Lebih baik mengatakan tidak daripada mengatakan ya dan tidak memenuhinya . 

29. Praktik terbaik perencanaan kapasitas Perencanaan kapasitas akan memerlukan beberapa latihan (dan beberapa percobaan dan kesalahan ), tetapi berikut adalah beberapa kiat untuk membantu Anda memulai di jalur yang benar . 1. Belajar dari proyek sebelumnya Pengalaman adalah guru yang hebat , asalkan Anda bersedia melihat ke belakang dan belajar dari pelajaran tersebut . Saat tim Anda menyelesaikan sebuah proyek , jangan langsung menyerah dan melanjutkannya . Adakan postmortem untuk membahas bagaimana hasilnya , dengan memperhatikan dengan saksama bagian mana pun yang kapasitasnya sudah melampaui batas. Apa yang menyebabkan masalah tersebut ? Apakah   cakupan proyek   meluas ? Apakah anggota tim melebih-lebihkan ketersediaan mereka ? Tentukan akar permasalahannya , dan identifikasi cara-cara agar Anda dapat menghindari nasib yang sama di masa mendatang .

30. 2. Lakukan percakapan jujur ​​ dengan tim Anda Tidak ada yang lebih memahami seberapa banyak bandwidth yang tersedia bagi tim Anda selain anggota tim itu sendiri . Mereka adalah orang-orang yang langsung terjun ke lapangan , jadi Anda harus terlibat dalam percakapan terbuka tentang beban kerja mereka dan proyek tambahan apa yang menurut mereka dapat mereka tangani . Ingatlah bahwa kapasitas terus berkembang , jadi ini perlu menjadi pembicaraan yang berulang . Luangkan beberapa menit dalam rapat tim rutin Anda untuk membahas apa yang sedang menjadi tanggung jawab setiap orang sehingga Anda dibekali dengan informasi terkini tentang beban kerja dan kewajiban mereka saat ini . Mendokumentasikan pembicaraan ini pada  templat Peran dan tanggung jawab   berguna untuk dijadikan referensi di awal kuartal baru , proyek , atau pengecekan kapasitas di masa mendatang .

31. 3. Dapatkan rincian yang diperlukan terlebih dahulu Saat ada proyek baru di atas meja , mudah untuk terjebak dalam perangkap ini : Anda menyetujui persyaratan dan permintaan , lalu Anda memikirkan bagaimana tim Anda akan mewujudkannya . Untuk bekerja lebih cerdas , bukan lebih keras , gunakan perencanaan kapasitas untuk bekerja mundur . Mulailah dengan memperoleh pemahaman realistis tentang seberapa banyak yang dapat dicapai tim Anda, lalu rencanakan semua pekerjaan Anda dari sana.  Menghindari permainan tebak-tebakan yang menakutkan tentang bandwidth tim Anda berarti Anda akan dapat memprioritaskan proyek secara efektif , menetapkan harapan dan tenggat waktu yang lebih realistis , dan menjaga moral tim Anda – sekaligus menyelamatkan semua orang dari banyak stres dan frustrasi . 

32. Mulai menggunakan perangkat lunak perencanaan kapasitas Saat ada proyek baru di atas meja , mudah untuk terjebak dalam perangkap ini : Anda menyetujui persyaratan dan permintaan , lalu Anda memikirkan bagaimana tim Anda akan mewujudkannya . Untuk bekerja lebih cerdas , bukan lebih keras , gunakan perencanaan kapasitas untuk bekerja mundur . Mulailah dengan memperoleh pemahaman realistis tentang seberapa banyak yang dapat dicapai tim Anda, lalu rencanakan semua pekerjaan Anda dari sana.  Menghindari permainan tebak-tebakan yang menakutkan tentang bandwidth tim Anda berarti Anda akan dapat memprioritaskan proyek secara efektif , menetapkan harapan dan tenggat waktu yang lebih realistis , dan menjaga moral tim Anda – sekaligus menyelamatkan semua orang dari banyak stres dan frustrasi .  Jadikan proses ini lebih lancar dengan menggunakan   templat Jira   dan  templat perencanaan kapasitas  di Confluence untuk membuat dan mengatur pekerjaan di semua tim. Selamat merencanakan !