700001988011-Check-sheet-Digital-R2.docx

Contoh

1. Check List Digital Cleaning Service
di ISM - Cilincing
Copyright © 2021
PT Primajasa Tunas Mandiri
www.prima.my.id

2. Agenda Pembahasan
1.Latar Belakang
2.Proses Kerja Sebelumnya (check list manual)
3.Kelebihan dan Kekurangan Proses Check List Manual
4.Perbaikan Proses Kerja melalui Digitalisasi Check List dan Proses Online
5.Bisnis Proses
6.Proses/ Alur Kerja
7.Kelebihan dan Kekurangan
8.Back up sistem dan Keamanan Data & Informasi ( terkait ISO 27001)

3. www.prima.my.id
Copyright © 2021
PT Primajasa Tunas Mandiri

4. Checklist Digital
Background
1Follow up atashasil meeting koordinasi HRD/GA Bogasari dengan Primajasa (PTM) pada tgl 10
September 2021
2Disampaikan oleh Bogasari bahwa Checklist pekerjaan cleaning dan pest control sangat banyak
dan seringkali menumpuk untuk proses pemeriksaan dan approval ( kurang lebih 97 check list)
3Saat itu disampaikan oleh tim Bogasari agar Prima memikirkan satu sistem yang dapat membantu
mengatasi hal tsb. Selanjutnya disampaikan oleh Pak Jesaya bahwa Prima sedang dalam proses
pembuatan sistem terkait check list tsb ( Checklist Digital ), namun belum bisa disampaikan ke
Bogasari karena belum selesai (masih dalam tahap persiapan).
4Dari pihak Bogasari meminta agar bisa segera ditindak lanjuti dan berharap bisa dimulai di awal
Th 2022.
5Pada bulan Januari tahun 2022 pembuatan sistem Checklist Digital telah rampung dan dilakukan
ujicoba hingga akhir Maret 2022. Mulai April 2022 Checklist Digital untuk cleaning service dari PT
Primajasa Tunas Mandiri sudah dijalankan di ISM Bogasari – Cilincing.
www.prima.my.id

5. www.prima.my.id
2.Proses Kerja Sebelumnya (check list manual)
Output
Proses approval
Oleh user
Pemeriksaan
Oleh user
Proses input
(Pembuatan laporan kerja)
Form Check List

6. 3.Kelebihan dan Kekurangan Proses Check List Manual
Kekurangan
•
Jumlah check list yang sangat banyak (97 check list) menjadikan penumpukan kertas kerja.
•
Proses input checklist dilakukan setelah semua pekerjaan selesai (tidak real time)
•
Proses pengecekan dan approval yang menyita waktu para user.
•
Pengecekan / pemeriksaan oleh user hanya bisa dilakukan di lokasi kerja ( bisa tertunda jika user tdk berada di lokasi)
•
Pada proses audit, akan memerlukan waktu yang relative lama apabila ingin mencari data check list untuk
tanggal tertentu
•
Diperlukan space/ tempat yang cukup luas untuk menyimpan dokumen check list manual tsb ( masa retensi 3 tahun
sebelum dihancurkan)
•
Dokumen Checklist manual rentan terhadap kerusakkan akibat rayap ( lapuk).
•
Tidak tergantung pada koneksi internet
•
Data check list hanya tersimpan di lokasi Bogasari
•
Data check list terjamin aman (tidak bocor kepihak eksternal).
•
Proses input checklist mudah dilakukan.
Kelebihan

7. www.prima.my.id

8. 4.Perbaikan Proses Kerja melalui Checklist Digital
Mengubah form check list manual
menjadi digital, dengan melakukan
input data, pemeriksaan/ checker,
serta approval secara online (real
time) melalui sistem “PRIMA CHECK
LIST DIGITAL”
Output

9. www.prima.my.id

10. 5.Proses Bisnis Checklist Digital
Input Process
Output
Data Server
Pemeriksaan/ Verifikasi
Oleh Koordinator
Proses approval
Oleh user

11. 6.Alur Proses Checklist Digital
Proses Input ( Leader /SPV Prima)Proses Verifikasi (Koordinator Prima) Proses Approval (User
Bogasari)
Mulai
Mulai
Mulai
Input data
Form sesuai
aktivitas
pengerjaan
Melakukan
verifikasi atas data
yang diterima
Menampilkan data
yang sudah di
verifikasi utk
disetujui
Ya
Submit ?
Data
Ya
sesuai ?
Tidak
Data
Sesuai ?
Tidak
Ya
Approve / Me
Y
n
a
yetujui

12. Tidak
Selesai

13. persetujuan/Approval Data
6.Alur Proses Checklist Digital (Narasi)
Leader/SPV menginput data
form
Spv Koord/ Service Mgr
melakukan verifikasi data
User/ Customer Melakukan
Leader /SPV
(INPUT Data)
Spv Koord/ Service Mgr
(Verifikasi)
User/ Customer
(Approval)
1.Leader / SPV Login dan
memilih menu (Form)
yang akan di input
datanya.
2.Leader/ SPV menginput
data sesuai dengan hasil
pekerjaan yang
dilakukan.
3.Jika data yang di isi belum
selesai leader dapat
menyimpan data yang
sebagian telah di isi.
4.Jika data yang di isi telah
terpenuhi leader/SPV
dapat mensubmit data
tersebut untuk di
verifikasi oleh Spv Koord/
Service Mgr
1.
2.
3.
Spv Koord/ Service mgr
dapatmelihatterlebih
dahulu data yang telah di
submit oleh leader/SPV.
Jika data yang di submit
belum sesuai, SM dapat
menolak/ me-reject data
tersebut untuk
diperbaiki/ dikoreksi oleh
Leader/SPV.
Jika data yang disubmit
sudah sesuai, Spv Koord/
ServiceMgr dapat
memverifikasi data
tersebutyangakan
diteruskankepada
USER/Client
1.
2.
3.
4.
User/customerdapat
melihat/me-review
terlebih dahulu data yang
telah di verifikasi
oleh Spv Koord/ Service
Mgr Jika data yang di
submit belum sesuai,
user dapat menolak/me-
reject data
tersebut untuk dikoreksi
oleh Leader/SPV.
Jika data yang disubmit
sudah sesuai, user dapat
memberikan
persetujuan/
memberikan approval
untuk data tersebut.
Sampaidisinitahapan
alur telah selesai.

14. MULAI
Leader/ Spv
Leader/ Supervisor
Spv Koord/ Service Mgr
User/ Customer
Tidak
Cocok ?
Ya
Cocok ?
Ya
Tidak
Cocok ?
Ya
Tidak
Tampilkan Data
Form yang akan
diisi / diperbaiki
Tampilkan Data
Form yang sudah di
isi / diperbaiki
Tampilkan data form
yg sudah di verifikasi /
diperbaiki
Leader/ Supervisor
User/ Customer
Tidak
OK ?
Ya
Data Server
Tidak/reject Ya
OK ?
Ya
Data Server
Tidak/reject Ya
OK ?
Ya
Data Server
Spv Koord/Service Mgr
Melakukan Submit Data
Selesai
Aplikasi Check List Digital;
Tidak
Ya
OK ?
User/ Customer
Melakukan Login
Menginput Data Check List Melakukan verifikasi
Aplikasi Check List Digital; Aplikasi Check List Digital;
Melakukan Approval
Aplikasi Check List Digital;
Aplikasi Check List Digital
Melakukan Login
Aplikasi Check List Digital;
Melakukan Submit Data
Leader/ Supervisor
Spv Koord/ Service Mgr
Aplikasi Check List Digital
Aplikasi Check List Digital
Melakukan Login
Supervisor Koord/ Service Mgr

15. Tidak
Ya
OK ?

16. 7.Kelebihan dan Kekurangan Checklist Digital
Kelebihan Kekurangan
1.Dengan sistem ini kita dapat mengefisiensi
waktu dalam proses input hingga approval.
2.Meminimalisir penggunaan kertas
3.Untuk pencarian data dokumen di waktu
tertentu bisa dilakukan dengan cepat.
4.Real time checking oleh user Bogasari
5.Data yang tersimpan lebih aman karena bisa
dilakukan double back up baik di server Online
maupun server lokal.
6.Tidak perlu area yang luas untuk menyimpan
data karena disimpan secara digital.
7.Retensi penyimpanan data hampir tak terbatas.
1.Hanya bisa digunakan jika ada koneksi internet
(Koneksi terputus dan blindspot)
2.Harus dilakukan oleh Leader/ Spv yang telah
dilatih/ tidak gagap teknologi
www.prima.my.id

17. 8.Empat (4) Aspek Penting Pada Checklist Digital
2.Data Security
1.Online Server
4. Tak Terbatas
ruang dan waktu
3. Multi Devices
www.prima.my.id

18. www.prima.my.id
9.Langkah dan Antisipasi untuk keamanan Data Check List Digital

19. No Deskripsi
1 Menggunakan dedicated server
2 Menggunakan SSL
3.Perlindungan DDos
4.Melakukan back up data secara rutin dan terjadwal baik Harian, Mingguan dan Bulanan
5.Melakukan update CMS secara terjadwal / meninjau kinerja sistem
6.Mengawasi konfigurasi server secara terjadwal
7 Batasi Percobaan Login untuk menghindari Brute force attack

20. system
System Information Cheklist Digital
www.prima.my.id
Framework Laravel 7 •
•
•
scalable
Namespace dan tampilan
yang user friendly
dikombinasikan dengan
beberapa komponen dari
framework lain
PHP PHP 7,5
Database Mysql

21. System Information Chek List Digital
Server type :
Dedicated Server
Lokasi di Indonesia
Web broser
•Chrome (Recommended)
•Microsoft Edge
•Firefox
•Safari
www.prima.my.id

22. Hal – Hal yang mungkin terjadi / Perkiraan resiko Langkah antisipasi / Kontrol resiko
Jika internet koneksi tidak ada (Blindspot), antisipasi
apa yang akan dilakukan ?
Penginputan data dapat dilakukan setelah mendapatkan
signal atau diluar area blindpsot
Jika server sedang ada gangguan, antisipasi apa yang akan
dilakukan ?
Kehilangan data yang mungkin terjadi, antisipasi apa yang
akan dilakukan ?
Saat server down, Langkah yang pertama dilakukan dengan
menginput secara manual, seraya menunggu server Kembali
normal (SLA 1 s/d 2 Jam)
Optimalisasi daily backup, untuk menghindari data dari hal –
hal yang tidak di inginkan.
www.prima.my.id

25. www.prima.my.id