7019000088011-Check-sheet-Digital-R2.pdf

Contoh

1. Check List Digital Cleaning Service
di ISM Bogasari - Cilincing
Copyright © 2021
 PT Primajasa Tunas Mandiri
www.prima.my.id

2. Agenda Pembahasan
Copyright © 2021
 PT Primajasa Tunas Mandiri
www.prima.my.id
1.Latar Belakang
2.Proses Kerja Sebelumnya (check list manual)
3.Kelebihan dan Kekurangan Proses Check List Manual
4.Perbaikan Proses Kerja melalui Digitalisasi Check List dan Proses Online
5.Bisnis Proses
6.Proses/ Alur Kerja
7.Kelebihan dan Kekurangan
8.Back up sistem dan Keamanan Data & Informasi ( terkait ISO 27001)

3. Checklist Digital
www.prima.my.id
Background
1Follow up atas hasil meeting koordinasi HRD/GA Bogasari dengan Primajasa (PTM) pada tgl 10
September 2021
2Disampaikan oleh Bogasari bahwa Checklist pekerjaan cleaning dan pest control sangat banyak
dan seringkali menumpuk untuk proses pemeriksaan dan approval ( kurang lebih 97 check list)
3Saat itu disampaikan oleh tim Bogasari agar Prima memikirkan satu sistem yang dapat membantu
mengatasi hal tsb. Selanjutnya disampaikan oleh Pak Jesaya bahwa Prima sedang dalam proses
pembuatan sistem terkait check list tsb ( Checklist Digital ), namun belum bisa disampaikan ke
Bogasari karena belum selesai (masih dalam tahap persiapan).
4Dari pihak Bogasari meminta agar bisa segera ditindak lanjuti dan berharap bisa dimulai di awal
Th 2022.
5Pada bulan Januari tahun 2022 pembuatan sistem Checklist Digital telah rampung dan dilakukan
ujicoba hingga akhir Maret 2022. Mulai April 2022 Checklist Digital untuk cleaning service dari PT
Primajasa Tunas Mandiri sudah dijalankan di ISM Bogasari – Cilincing.

4. Form Check List Proses input Output
(Pembuatan laporan kerja)
www.prima.my.id
2. Proses Kerja Sebelumnya (check list manual)
Pemeriksaan
Oleh user
Proses approval
Oleh user

5. Kekurangan
•Jumlah check list yang sangat banyak (97 check list) menjadikan penumpukan kertas kerja.
•Proses input checklist dilakukan setelah semua pekerjaan selesai (tidak real time)
•Proses pengecekan dan approval yang menyita waktu para user.
•Pengecekan / pemeriksaan oleh user hanya bisa dilakukan di lokasi kerja ( bisa tertunda jika user tdk berada di lokasi)
•Pada proses audit, akan memerlukan waktu yang relative lama apabila ingin mencari data check list untuk tanggal
tertentu
•Diperlukan space/ tempat yang cukup luas untuk menyimpan dokumen check list manual tsb ( masa retensi 3 tahun
sebelum dihancurkan)
•Dokumen Checklist manual rentan terhadap kerusakkan akibat rayap ( lapuk).
www.prima.my.id
3. Kelebihan dan Kekurangan Proses Check List Manual
Kelebihan
•Tidak tergantung pada koneksi internet
•Data check list hanya tersimpan di lokasi Bogasari
•Data check list terjamin aman (tidak bocor kepihak eksternal).
•Proses input checklist mudah dilakukan.

6. 4. Perbaikan Proses Kerja melalui Checklist Digital
Output
www.prima.my.id
Mengubah form check list manual
menjadi digital, dengan melakukan
input data, pemeriksaan/ checker,
serta approval secara online (real
time) melalui sistem “PRIMA CHECK
LIST DIGITAL”

7. 5. Proses Bisnis Checklist Digital
Input Process
Pemeriksaan/ Verifikasi
Oleh Koordinator
Proses approval
Oleh user
Output
Data Server

8. Proses Input ( Leader /SPV Prima)Proses Verifikasi (Koordinator Prima)Proses Approval (User
Bogasari)
6. Alur Proses Checklist Digital
Mulai
Input data Form
sesuai aktivitas
pengerjaan
Submit ?
Mulai
Melakukan verifikasi
atas data yang
diterima
Data
sesuai ?
Mulai
Menampilkan data
yang sudah di
verifikasi utk disetujui
Data
Sesuai ?Ya
Tidak
Ya
Tidak
Ya
Tidak
Selesai
Approve / Menyetujui
Ya

9. 6. Alur Proses Checklist Digital (Narasi)
Leader/SPV menginput data
form
Spv Koord/ Service Mgr
melakukan verifikasi data
User/ Customer Melakukan
persetujuan/Approval Data
Leader /SPV
(INPUT Data)
Spv Koord/ Service Mgr
(Verifikasi)
User/ Customer
(Approval)
1.Leader / SPV Login dan
memilih menu (Form)
yang akan di input
datanya.
2.Leader/ SPV menginput
data sesuai dengan hasil
pekerjaan yang dilakukan.
3.Jika data yang di isi belum
selesai leader dapat
menyimpan data yang
sebagian telah di isi.
4.Jika data yang di isi telah
terpenuhi leader/SPV
dapat mensubmit data
tersebut untuk di
verifikasi oleh Spv Koord/
Service Mgr
1.Spv Koord/ Service mgr
dapat melihat terlebih
dahulu data yang telah di
submit oleh leader/SPV.
2.Jika data yang di submit
belum sesuai, SM dapat
menolak/ me-reject data
tersebut untuk
diperbaiki/ dikoreksi oleh
Leader/SPV.
3.Jika data yang disubmit
sudah sesuai, Spv Koord/
Service Mgr dapat
memverifikasi data
tersebut yang akan
diteruskan kepada
USER/Client
1.User/ customer dapat
melihat/me-review
terlebih dahulu data yang
telah di verifikasi oleh
Spv Koord/ Service Mgr
2.Jika data yang di submit
belum sesuai, user dapat
menolak/me-reject data
tersebut untuk dikoreksi
oleh Leader/SPV.
3.Jika data yang disubmit
sudah sesuai, user dapat
memberikan
persetujuan/
memberikan approval
untuk data tersebut.
4.Sampai disini tahapan
alur telah selesai.

10. MULAI
Leader/ Supervisor
Menginput Data Check List
Aplikasi Check List Digital;
Leader/ Supervisor
Melakukan Login
Aplikasi Check List Digital
Cocok ?
Tidak
OK ?
Tidak
Ya
Data Server
Leader/ Supervisor
Melakukan Submit Data
Aplikasi Check List Digital;
OK ?
Tidak
Ya
Supervisor Koord/ Service Mgr
Melakukan Login
Cocok ?
Ya
Aplikasi Check List Digital
Tidak
Spv Koord/ Service Mgr
Melakukan verifikasi
Aplikasi Check List Digital;
OK ?
Ya
Tidak/reject
Ya
Data Server
Spv Koord/Service Mgr
Melakukan Submit Data
Aplikasi Check List Digital;
OK ?
Tidak
Ya
User/ Customer
Melakukan Login
Cocok ?
Ya
Aplikasi Check List Digital
Tidak
User/ Customer
Melakukan Approval
Aplikasi Check List Digital;
OK ?
YaTidak/reject
Ya
Data Server
Selesai
Tampilkan Data
Form yang akan
diisi / diperbaiki
Tampilkan Data
Form yang sudah di
isi / diperbaiki
Tampilkan data form
yg sudah di verifikasi /
diperbaiki
Ya
Spv Koord/ Service Mgr
User/ Customer
Leader/ Spv

11. 7. Kelebihan dan Kekurangan Checklist Digital
Kelebihan Kekurangan
1.Dengan sistem ini kita dapat mengefisiensi
waktu dalam proses input hingga approval.
2.Meminimalisir penggunaan kertas
3.Untuk pencarian data dokumen di waktu
tertentu bisa dilakukan dengan cepat.
4.Real time checking oleh user Bogasari
5.Data yang tersimpan lebih aman karena bisa
dilakukan double back up baik di server Online
maupun server lokal.
6.Tidak perlu area yang luas untuk menyimpan
data karena disimpan secara digital.
7.Retensi penyimpanan data hampir tak terbatas.
1.Hanya bisa digunakan jika ada koneksi internet
(Koneksi terputus dan blindspot)
2.Harus dilakukan oleh Leader/ Spv yang telah
dilatih/ tidak gagap teknologi
www.prima.my.id

12. www.prima.my.id
8. Empat (4) Aspek Penting Pada Checklist Digital
1. Online Server
2. Data Security
3. Multi Devices4. Tak Terbatas
ruang dan waktu

13. www.prima.my.id
9. Langkah dan Antisipasi untuk keamanan Data Check List Digital
No Deskripsi
1 Menggunakan dedicated server
2 Menggunakan SSL
3.Perlindungan DDos
4.Melakukan back up data secara rutin dan terjadwal baik Harian, Mingguan dan Bulanan
5.Melakukan update CMS secara terjadwal / meninjau kinerja sistem
6.Mengawasi konfigurasi server secara terjadwal
7 Batasi Percobaan Login untuk menghindari Brute force attack

14. system
www.prima.my.id
System Information Cheklist Digital
Framework Laravel 7 •scalable
•Namespace dan tampilan
yang user friendly
 
•dikombinasikan dengan
beberapa komponen dari
framework lain
PHP PHP 7,5
Database Mysql

15. www.prima.my.id
Server type :
Dedicated Server
Lokasi di Indonesia
Web broser
• Chrome (Recommended)
• Microsoft Edge
• Firefox
• Safari
System Information Chek List Digital

16. Hal – Hal yang mungkin terjadi / Perkiraan resikoLangkah antisipasi / Kontrol resiko
Jika internet koneksi tidak ada (Blindspot), antisipasi apa
yang akan dilakukan ?
Penginputan data dapat dilakukan setelah mendapatkan
signal atau diluar area blindpsot
Jika server sedang ada gangguan, antisipasi apa yang akan
dilakukan ?
Saat server down, Langkah yang pertama dilakukan dengan
menginput secara manual, seraya menunggu server Kembali
normal (SLA 1 s/d 2 Jam)
Kehilangan data yang mungkin terjadi, antisipasi apa yang
akan dilakukan ?
Optimalisasi daily backup, untuk menghindari data dari hal –
hal yang tidak di inginkan.
www.prima.my.id

19. www.prima.my.id