9. recepción y control de pedidos

1. Recepción y control El pedido

2. Identificación de documentos básicos El registro de pedidos se realiza en todas las empresas, es una manera de saber en todo momento cuántos pedidos se han realizado y cuál es su situación. Documentos mercantiles- P E D I D o

3. Identificación de documentos básicos Existe un documento llamado libro de registro de pedidos, en el que se anotan los pedidos enviados a los proveedores. El contenido del registro es el siguiente: Documentos mercantiles- P E D I D o

4. Identificación de documentos básicos Numero de pedido Fecha de emisión Proveedor CIF Fecha de entrega Almacén Fecha de recepción Número de albarán Observaciones Importe del pedido Documentos mercantiles- P E D I D o

5. Identificación de documentos básicos La recepción y control de pedidos como tarea administrativa de gestión de existencias, comienza con un documento resumen debidamente cumplimentado donde se informa de cuándo, cómo y quién debe hacer las entregas cada día. Documentos mercantiles- P E D I D o

6. Identificación de documentos básicos Este documento normalmente se entregará al almacén con el diseño y las informaciones necesarias para el desarrollo de su actividad. Documentos mercantiles- P E D I D o

7. Identificación de documentos básicos A partir de este listado de existencias por entregar en un momento determinado se detectarán las no entregas, las desviaciones de proveedores que deberían entregar y no lo hacen y cualquier otra anomalía. Documentos mercantiles- P E D I D o

8. Identificación de documentos básicos Documento de recepción y control Fecha: Producto Cantidad Proveedor Hora de llegada Observaciones Documentos mercantiles- P E D I D o

9. C ampos del documento de recepción y control son: Día, mes y años en que se espera el pedido. Fecha Cantidad Proveedor Hora de llegada Observaciones Documentos mercantiles P E D I D o

10. Unidades esperadas de cada producto solicitado. Fecha Cantidad Proveedor Hora de llegada Observaciones Documentos mercantiles P E D I D o C ampos del documento de recepción y control son:

11. Empresa a la que se realizó el pedido responsable de su entrega. Fecha Cantidad Proveedor Hora de llegada Observaciones Documentos mercantiles P E D I D o C ampos del documento de recepción y control son:

12. Hora a la que se espera el pedido, es muy importante en empresas que tienen grandes cantidades de entregas para evitar esperas innecesarias, o productos perecederos, por ejemplo, un restaurante que esté esperando productos frescos para la elaboración de su menú. Fecha Cantidad Proveedor Hora de llegada Observaciones Documentos mercantiles P E D I D o C ampos del documento de recepción y control son:

13. Es un campo para indicar todo lo que se considera conveniente, siempre relacionado con el pedido, la mercancía o con el proveedor. Fecha Cantidad Proveedor Hora de llegada Observaciones Documentos mercantiles P E D I D o C ampos del documento de recepción y control son:

14. Identificación de documentos básicos La recepción de pedidos requiere unas tareas administrativas básicas: Dejar por escrito al transportista cualquier tipo de circunstancia. Hacer las liquidaciones y pagos previstos. Documentos mercantiles P E D I D o

15. Identificación de documentos básicos La recepción de pedidos requiere unas tareas administrativas básicas: Hacer constancia escrita y notificar cualquier deficiencia al proveedor. Hacer la orden de recepción; documento que señala los suministros aceptados y grabar dicha orden en el ordenador. Documentos mercantiles P E D I D o

16. Identificación de documentos básicos Además la orden de recepción actualiza: L os stocks y el fichero de pedido en curso. La valoración de la entrada en las condiciones de pedido. La preparación de la verificación de la factura. La inscripción en la cuenta del proveedor del montante de la entrada valorada . Documentos mercantiles P E D I D o

17. Identificación de documentos básicos Además la orden de recepción actualiza: Las previsiones de salida de tesorería y del fichero de facturas a recibir. Las diversas estadísticas Documentos mercantiles P E D I D o

18. Identificación de documentos básicos Si la administración del almacén no estuviese informatizada todas las operaciones anteriores se deberán hacer o iniciar manualmente, utilizando impresos para cada actualización. Veamos un cuadro resumen con las funciones de recepción e identificación de entregas a partir de Santandreu (1986):

19. Tareas de recepción e identificación de suministros y sus funciones Recepción Recibir envíos partir de la relación de recepciones esperadas. Solicitar el albarán de entrega del transportista. Confrontar los datos entre el albarán de entrega y la entrega de producción. Ordenar la descarga del material. Recuenta los bultos y comprueba que no existan daños externos , si así fuera envía noticia para proceder a la reclamación oportuna. Anota las anomalías encontradas en el material y acepta la mercancía. Cursa la correspondiente documentación para informar de la llegada de materiales a Compras y a Control de Producción. Identificación Desembala y da fe que se ha recibido lo que se solicitaba o esperaba: tipo, tamaño, cantidad, defectos externos. Comprueba que lo recibido coincide con lo anunciado en el albarán de entrega. La factura dirá seguramente lo mismo que el albarán. Pone los materiales y productos a disposición del Departamento de Control de Calidad para verificarlos, si así se ha ordenado. Recibe el parte de verificación de los mismos y si procede de entrada definitiva. Envía los datos de identificación, recuento y verificación a Compras, Control de Producción y Contabilidad con sus anomalías para que reclamen faltas, gestión de devoluciones por excesos etc., y proceden a regular sus registros y autorizar el pago. Envía noticias al peticionario o a Distribución física que el material o producto está a su disposición. Entrega el material o producto a transportes internos para que lo sitúen en el almacén correspondiente, al taller que lo precisa o al cliente si así se estipulaba en la solicitud de fabricación. Da de alta el material o producto en el inventario de existencias y en la localización ordenada.

20. Tareas de recepción e identificación de suministros y sus funciones Identificación Recibe el parte de verificación de los mismos y si procede de entrada definitiva. Envía los datos de identificación, recuento y verificación a Compras, Control de Producción y Contabilidad con sus anomalías para que reclamen faltas, gestión de devoluciones por excesos etc., y proceden a regular sus registros y autorizar el pago. Envía noticias al peticionario o a Distribución física que el material o producto está a su disposición. Entrega el material o producto a transportes internos para que lo sitúen en el almacén correspondiente, al taller que lo precisa o al cliente si así se estipulaba en la solicitud de fabricación. Da de alta el material o producto en el inventario de existencias y en la localización ordenada.