98_v_0_BO_QUY_TRINH,_QUY_DINH_CUA_TTKT_(24.07).pdf
trinhdo5797
10 views
39 slides
Oct 31, 2024
Slide 1 of 39
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14
15
16
17
18
19
20
21
22
23
24
25
26
27
28
29
30
31
32
33
34
35
36
37
38
39
About This Presentation
quy trinh
Slide Content
1
CÔNG TY CỔ PHẦN HAI BỐN BẢY
PHÒNG CHẤT LƯỢNG
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
Tp HCM, ngày tháng 08 năm 2023
CÁC QUY TRÌNH, QUY Đ ỊNH TẠI TRUNG TÂM KHAI THÁC
(Ban hành kèm theo Quyết định số 114.2023.QĐTN.247)
Mục lục
A. SƠ ĐỒ QUY TRÌNH TẠI TRUNG TÂM KHAI THÁC ...................................................... 2
B. CÁC NGUYÊN TẮC NGHIỆP VỤ: .................................................................................. 2
I. GIẢI THÍCH TỪ NGỮ ......................................................................................................................... 2
II. NGUYÊN TẮC NHẬN BÀN GIAO CHUYẾN THƯ ............................................................................... 3
III. NGUYÊN TẮC NHẬN BÀN GIAO CHUYẾN THƯ ĐẾN ....................................................................... 3
IV. NGUYÊN TẮC KHAI THÁC CHUYẾN THƯ ......................................................................................... 4
V. NGUYÊN TẮC BÀN GIAO CHUYẾN THƯ ĐI ..................................................................................... 7
VI. BÀN GIAO VÀ QUẢN LÝ XE LỒNG .................................................................................................... 7
VII. NGUYÊN TẮC XỬ LÝ BƯU GỬI/GÓI THƯ/TẢI/XE LỒNG/THÙNG CHUYÊN DỤNG GẶP SỰ CỐ .. 8
VIII. NGUYÊN TẮC CHẤT XẾP HÀNG HOÁ .................................................................................. 13
C. CÁC QUY TRÌNH, QUY ĐỊNH TẠI TTKT .................................................................... 19
I. QUY TRÌNH BÀN GIAO TỪ ĐỐI TÁC CHO NHÂN VIÊN CỦA 247. ............................................... 19
II. QUY TRÌNH BÀN GIAO CHUYẾN THƯ TỪ NHÂN VIÊN LÁI XE CHO TTKT. ................................ 20
III. QUY TRÌNH KHAI THÁC CHUYẾN THƯ ĐẾN ................................................................................. 21
IV. QUY TRÌNH KHAI THÁC CHUYẾN THƯ ĐI .................................................................................... 22
V. QUY TRÌNH BÀN GIAO CHUYẾN THƯ ĐI ...................................................................................... 23
VI. QUY TRÌNH BÀN GIAO CHUYẾN THƯ CHO ĐỐI TÁC VẬN CHUYỂN .......................................... 24
VII. QUY ĐỊNH RA – VÀO VÀ LÀM VIỆC TẠI TTKT .............................................................................. 24
VIII. QUY ĐỊNH VỀ SỬ DỤNG XE Ô TÔ TẠI TTKT ................................................................................ 26
IX. QUY ĐỊNH VỀ 5S VÀ KAIZEN ......................................................................................................... 28
X. QUY ĐỊNH VỀ LAYOUT TẠI TRUNG TÂM KHAI THÁC .................................................................. 34
CÔNG TY CỔ PHẦN HAI BỐN BẢY
PHÒNG CHẤT LƯỢNG
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
Tp HCM, ngày tháng 08 năm 2023
CÁC QUY TRÌNH, QUY Đ ỊNH TẠI TRUNG TÂM KHAI THÁC
(Ban hành kèm theo Quyết định số 114.2023.QĐTN.247)
Mục lục
A. SƠ ĐỒ QUY TRÌNH TẠI TRUNG TÂM KHAI THÁC ...................................................... 2
B. CÁC NGUYÊN TẮC NGHIỆP VỤ: .................................................................................. 2
I. GIẢI THÍCH TỪ NGỮ ......................................................................................................................... 2
II. NGUYÊN TẮC NHẬN BÀN GIAO CHUYẾN THƯ ............................................................................... 3
III. NGUYÊN TẮC NHẬN BÀN GIAO CHUYẾN THƯ ĐẾN ....................................................................... 3
IV. NGUYÊN TẮC KHAI THÁC CHUYẾN THƯ ......................................................................................... 4
V. NGUYÊN TẮC BÀN GIAO CHUYẾN THƯ ĐI ..................................................................................... 7
VI. BÀN GIAO VÀ QUẢN LÝ XE LỒNG .................................................................................................... 7
VII. NGUYÊN TẮC XỬ LÝ BƯU GỬI/GÓI THƯ/TẢI/XE LỒNG/THÙNG CHUYÊN DỤNG GẶP SỰ CỐ .. 8
VIII. NGUYÊN TẮC CHẤT XẾP HÀNG HOÁ .................................................................................. 13
C. CÁC QUY TRÌNH, QUY ĐỊNH TẠI TTKT .................................................................... 19
I. QUY TRÌNH BÀN GIAO TỪ ĐỐI TÁC CHO NHÂN VIÊN CỦA 247. ............................................... 19
II. QUY TRÌNH BÀN GIAO CHUYẾN THƯ TỪ NHÂN VIÊN LÁI XE CHO TTKT. ................................ 20
III. QUY TRÌNH KHAI THÁC CHUYẾN THƯ ĐẾN ................................................................................. 21
IV. QUY TRÌNH KHAI THÁC CHUYẾN THƯ ĐI .................................................................................... 22
V. QUY TRÌNH BÀN GIAO CHUYẾN THƯ ĐI ...................................................................................... 23
VI. QUY TRÌNH BÀN GIAO CHUYẾN THƯ CHO ĐỐI TÁC VẬN CHUYỂN .......................................... 24
VII. QUY ĐỊNH RA – VÀO VÀ LÀM VIỆC TẠI TTKT .............................................................................. 24
VIII. QUY ĐỊNH VỀ SỬ DỤNG XE Ô TÔ TẠI TTKT ................................................................................ 26
IX. QUY ĐỊNH VỀ 5S VÀ KAIZEN ......................................................................................................... 28
X. QUY ĐỊNH VỀ LAYOUT TẠI TRUNG TÂM KHAI THÁC .................................................................. 34
2
A. SƠ ĐỒ QUY TRÌNH TẠI TRUNG TÂM KHAI THÁC
B. CÁC NGUYÊN TẮC NGHIỆP VỤ :
I. GIẢI THÍCH TỪ NGỮ
1. TTKT là: viết tắt của Trung tâm khai thác.
2. Bao chuyên dụng: Bao chống thấm ướt có in logo nhận diện của 247Express,
để chứa các hàng nhỏ và gói thư trong quá trình vận chuyển.
3. Thư là: bản chữ viết tay, bản sao in nội dung thông tin riêng giữa người gửi
và người nhận. Thư sẽ được bỏ vào phong bì dán kín và được đảm bảo bí mật theo
đúng quy định của Pháp luật. Một bì thư có trọng lượng không quá 2kg.
4. Hàng nhỏ: là các kiện hàng có trọng lượng nhỏ hơn hoặc bằng 5kg.
5. Hàng lớn: là các kiện hàng có trọng lượng lớn hơn 5kg.
6. Thùng chuyên dụng: là thùng tôn/thùng thiếc được thiết kế bảo quản hàng giá
trị cao trong quá trình vận chuyển.
7. Đối tác vận chuyển: là Công ty, tổ chức, cá nhân đảm nhiệm vận chuyển thư,
hàng hoá đi các tuyến mà 247Express chưa đảm bảo kết nối, như đối tác kết nối
qua hàng không, đối tác kết nối xe xã hội, đối tác kết nối ga tàu.
8. Suy suyển là bưu phẩm, bưu kiện, tải, gói thư, xe lồng, thùng chuyên dụng có
sự thay đổi sai khác theo chiều hướng xấu đi như: hư hỏng, bể vỡ, rách, thủng,
nát, ẩm, ướt, gãy…
A. SƠ ĐỒ QUY TRÌNH TẠI TRUNG TÂM KHAI THÁC
B. CÁC NGUYÊN TẮC NGHIỆP VỤ :
I. GIẢI THÍCH TỪ NGỮ
1. TTKT là: viết tắt của Trung tâm khai thác.
2. Bao chuyên dụng: Bao chống thấm ướt có in logo nhận diện của 247Express,
để chứa các hàng nhỏ và gói thư trong quá trình vận chuyển.
3. Thư là: bản chữ viết tay, bản sao in nội dung thông tin riêng giữa người gửi
và người nhận. Thư sẽ được bỏ vào phong bì dán kín và được đảm bảo bí mật theo
đúng quy định của Pháp luật. Một bì thư có trọng lượng không quá 2kg.
4. Hàng nhỏ: là các kiện hàng có trọng lượng nhỏ hơn hoặc bằng 5kg.
5. Hàng lớn: là các kiện hàng có trọng lượng lớn hơn 5kg.
6. Thùng chuyên dụng: là thùng tôn/thùng thiếc được thiết kế bảo quản hàng giá
trị cao trong quá trình vận chuyển.
7. Đối tác vận chuyển: là Công ty, tổ chức, cá nhân đảm nhiệm vận chuyển thư,
hàng hoá đi các tuyến mà 247Express chưa đảm bảo kết nối, như đối tác kết nối
qua hàng không, đối tác kết nối xe xã hội, đối tác kết nối ga tàu.
8. Suy suyển là bưu phẩm, bưu kiện, tải, gói thư, xe lồng, thùng chuyên dụng có
sự thay đổi sai khác theo chiều hướng xấu đi như: hư hỏng, bể vỡ, rách, thủng,
nát, ẩm, ướt, gãy…
3
9. Sự cố là hiện tượng bất thường xảy ra trong quá trình vận chuyển như: chậm chỉ
tiêu thời gian, thiếu một phần nội dung Bưu phẩm – bưu kiện, thừa/thiếu/thất lạc, bị
suy suyển, hư hỏng bưu phẩm - bưu kiện, gói thư, tải, xe lồng, thùng chuyên dụng.
10. Đối tượng bị sự cố: là bưu gửi/gói thư/tải/xe lồng/thùng chuyên dụng gặp sự
cố như thừa/thiếu số lượng hoặc bị suy suyển, hư hỏng, thiếu trọng lượng, mất
một phần nội dung…
11. Biên bản ghi nhận sự cố là: Biên bản được lập khi bưu gửi/gói thư/xe lồng/tải
/thùng chuyên dụng… có dấu hiệu suy suyển, hư hỏng, thiếu/thừa số lượng và
được lập theo mẫu QVU – 016.
II. NGUYÊN TẮC NHẬN BÀN GIAO CHUYẾN T HƯ
1. Xe về TTKT bắt buộc phải có seal niêm phong tại cửa sau và cửa hông của
xe, trừ xe không thể niêm phong bằng seal (xe GAZ, xe Ford) và trừ xe đi đón
hàng từ đối tác về thẳng TTKT.
2. Khi bàn giao, bốc xếp và xuống hàng hoá (bưu kiện)/tải/xe lồng/thùng
chuyên dụng phải cẩn thận, nhẹ nhàng, không được thao tác mạnh tay, quăng,
ném, thả rơi, kéo lê, dùng chân đá kiện/tải.
3. Bàn giao, khai thác tại vị trí có camera giám sát, camera phải đảm bảo rõ
nét, không bị che khuất.
4. Tuân thủ nguyên tắc ngoài trước trong sau (tức là hàng hoá ở bên ngoài
xuống trước bên trong xuống sau).
5. Nhân viên khai thác sau khi nhận bàn giao chuyến thư phải ký xác nhận
trên bảng kê bàn giao chuyến thư (mẫu QVU – 014) và lưu lại bản gốc của bảng
kê. (Trường hợp đã ký nhận nhưng không ghi số lượng, tình trạng tại vị trí chữ
ký xác nhận và xác nhận số lượng, tình trạng trong bảng kê bàn giao chuyến thư
thì được xem như bàn giao đủ số lượng, tình trạng nguyên vẹn, bên nhận bàn
giao chịu trách nhiệm về số lượng và tình trạng của bưu gửi và túi gói đã nhận).
6. Thời gian nhận bàn giao chuyến thư: Nhận bàn giao chuyến thư ngay khi
xe về tới TTKT.
7. Đối với kết nối qua máy bay, qua tàu, qua xe xã hội: Nhân viên đón hàng
phải có mặt trước thời gian đã được thông báo ít nhất 15 phút so với giờ đón hàng.
III. NGUYÊN TẮC NHẬN BÀN GIAO CHUYẾN THƯ ĐẾN
1. Khi bàn giao phải thực hiện đếm số lượng kiện/tải và kiểm tra tình trạng
bên ngoài của kiện/tải và ghi nhận sự cố (nếu có) ngay tại thời điểm bàn giao.
2. Xử lý kết nối tại khu vực nội tỉnh của khai thác khi xảy ra trễ chuyến:
− Đối với khai thác K1A:
+ Nếu chuyến thư buổi sáng đến sau 08h00 (vào buổi sáng) và sau 14h00
(vào buổi chiều) thì K1A sẽ tiến hành kết nối đi trong chuyến thư tiếp theo.
+ Nếu chuyến thư đến trước thời điểm trên thì sẽ kết nối đi đến các Hub
trung gian ngay sau thời điểm nhận chuyến thư và khai thác xong (trừ chuyến
thư đi quận/huyện ngoại thành Hà Nội).
9. Sự cố là hiện tượng bất thường xảy ra trong quá trình vận chuyển như: chậm chỉ
tiêu thời gian, thiếu một phần nội dung Bưu phẩm – bưu kiện, thừa/thiếu/thất lạc, bị
suy suyển, hư hỏng bưu phẩm - bưu kiện, gói thư, tải, xe lồng, thùng chuyên dụng.
10. Đối tượng bị sự cố: là bưu gửi/gói thư/tải/xe lồng/thùng chuyên dụng gặp sự
cố như thừa/thiếu số lượng hoặc bị suy suyển, hư hỏng, thiếu trọng lượng, mất
một phần nội dung…
11. Biên bản ghi nhận sự cố là: Biên bản được lập khi bưu gửi/gói thư/xe lồng/tải
/thùng chuyên dụng… có dấu hiệu suy suyển, hư hỏng, thiếu/thừa số lượng và
được lập theo mẫu QVU – 016.
II. NGUYÊN TẮC NHẬN BÀN GIAO CHUYẾN T HƯ
1. Xe về TTKT bắt buộc phải có seal niêm phong tại cửa sau và cửa hông của
xe, trừ xe không thể niêm phong bằng seal (xe GAZ, xe Ford) và trừ xe đi đón
hàng từ đối tác về thẳng TTKT.
2. Khi bàn giao, bốc xếp và xuống hàng hoá (bưu kiện)/tải/xe lồng/thùng
chuyên dụng phải cẩn thận, nhẹ nhàng, không được thao tác mạnh tay, quăng,
ném, thả rơi, kéo lê, dùng chân đá kiện/tải.
3. Bàn giao, khai thác tại vị trí có camera giám sát, camera phải đảm bảo rõ
nét, không bị che khuất.
4. Tuân thủ nguyên tắc ngoài trước trong sau (tức là hàng hoá ở bên ngoài
xuống trước bên trong xuống sau).
5. Nhân viên khai thác sau khi nhận bàn giao chuyến thư phải ký xác nhận
trên bảng kê bàn giao chuyến thư (mẫu QVU – 014) và lưu lại bản gốc của bảng
kê. (Trường hợp đã ký nhận nhưng không ghi số lượng, tình trạng tại vị trí chữ
ký xác nhận và xác nhận số lượng, tình trạng trong bảng kê bàn giao chuyến thư
thì được xem như bàn giao đủ số lượng, tình trạng nguyên vẹn, bên nhận bàn
giao chịu trách nhiệm về số lượng và tình trạng của bưu gửi và túi gói đã nhận).
6. Thời gian nhận bàn giao chuyến thư: Nhận bàn giao chuyến thư ngay khi
xe về tới TTKT.
7. Đối với kết nối qua máy bay, qua tàu, qua xe xã hội: Nhân viên đón hàng
phải có mặt trước thời gian đã được thông báo ít nhất 15 phút so với giờ đón hàng.
III. NGUYÊN TẮC NHẬN BÀN GIAO CHUYẾN THƯ ĐẾN
1. Khi bàn giao phải thực hiện đếm số lượng kiện/tải và kiểm tra tình trạng
bên ngoài của kiện/tải và ghi nhận sự cố (nếu có) ngay tại thời điểm bàn giao.
2. Xử lý kết nối tại khu vực nội tỉnh của khai thác khi xảy ra trễ chuyến:
− Đối với khai thác K1A:
+ Nếu chuyến thư buổi sáng đến sau 08h00 (vào buổi sáng) và sau 14h00
(vào buổi chiều) thì K1A sẽ tiến hành kết nối đi trong chuyến thư tiếp theo.
+ Nếu chuyến thư đến trước thời điểm trên thì sẽ kết nối đi đến các Hub
trung gian ngay sau thời điểm nhận chuyến thư và khai thác xong (trừ chuyến
thư đi quận/huyện ngoại thành Hà Nội).
4
− Đối với khai thác K2A:
+ Nếu chuyến thư buổi sáng đến sau 09h00 (vào buổi sáng) và sau 15h00
(vào buổi chiều) thì K2A sẽ tiến hành kết nối đi trong chuyến thư tiếp theo.
+ Nếu chuyến thư đến trước thời điểm trên thì sẽ kết nối đi đến các bưu cục
ngay sau thời điểm nhận chuyến thư và khai thác xong.
− Đối với khai thác K3A:
+ Nếu chuyến thư buổi sáng đến sau 08h00 (vào buổi sáng) và sau 13h20
(vào buổi chiều) thì K3A sẽ tiến hành kết nối đi trong chuyến thư tiếp theo.
+ Nếu chuyến thư đến trước thời điểm trên thì K3A sẽ khai thác và thông
báo các bưu cục đến K3A để kết nối về bưu cục (trừ chuyến thư đi Quận 8, Quận
12, TP Thủ Đức, Bình Tân, Bình Chánh, Hóc Môn, Nhà Bè, Củ Chi).
− Đối với khai thác K3B, K4A: do các chuyến thư đến các khai thác này vào
thời điểm không bị ảnh hưởng nên việc kết nối chuyến thư trễ chuyến sẽ theo
nguyên tắc tiến hành kết nối đi trong chuyến thư tiếp theo.
− Lưu ý: khi xảy ra trường hợp trễ chuyến, các bưu gửi có sử dụng dịch vụ
phát ưu tiên về mặt thời gian (ví dụ như Phát hẹn giờ, Phát trong ngày, Phát ưu
tiên, Hồ sơ thầu, Express, Hàng đông lạnh…) thì tác nghiệp như sau:
+ Khai thác thực hiện đi giao ngay sau khi khai thác xong.
+ Trong điều kiện không đủ nguồn lực nhân sự thì khai thác được quyền
thuê các nguồn lực bên ngoài (ví dụ grab, xe ôm, taxi, taxi tải…) để thực hiện
dịch vụ.
+ Nguyên tắc duyệt chi phí tuân thủ theo quy định duyệt chi phí hiện hành.
IV. NGUYÊN TẮC KHAI THÁC CHUYẾN THƯ
1. Khi khai thác phải đảm bảo nguyên tắc ưu tiên theo dịch vụ, thời gian xuất
hàng (thời gian cutoff) theo từng khu vực/bưu cục.
2. Mở túi gói phải đảm bảo không làm hư hỏng bưu phẩm, bưu kiện bên
trong; sau khi nhận xong các bưu gửi trong tải/gói thư phải lộn ngược tải/túi từ
bên trong ra bên ngoài để tránh sót bưu gửi trong tải.
3. Quét chi tiết từng bưu gửi/mã kiện/mã bảng kê cấp 1 (đối với bảng kê thư
và bảng kê hàng gom) ngay tại thời điểm khai thác chuyến thư đến và khai thác
chuyến thư đi.
4. Trong quá trình khai thác nếu phát hiện sự cố:
− Phải tách riêng các bưu gửi/gói thư bị suy suyển, hư hỏng, thiếu một phần
nội dung và đưa tới khu vực xử lý hàng sự cố.
− Thực hiện theo nguyên tắc xử lý bưu gửi/gói thư/tải/xe lồng/thùng chuyên
dụng gặp sự cố (quy định tại Mục VII – phần B của văn bản này).
5. Sử dụng pallet, xe đẩy, xe nâng phù hợp với nội dung bảo quản, kích thước
và trọng lượng của hàng hoá. Khi xếp dỡ tại TTKT, các bưu gửi có trọng lượng
nặng hơn 35kg cần phải có ít nhất 2 người để thực hiện tránh gây thương tích
cho nhân viên và ảnh hưởng an toàn hàng hoá.
− Đối với khai thác K2A:
+ Nếu chuyến thư buổi sáng đến sau 09h00 (vào buổi sáng) và sau 15h00
(vào buổi chiều) thì K2A sẽ tiến hành kết nối đi trong chuyến thư tiếp theo.
+ Nếu chuyến thư đến trước thời điểm trên thì sẽ kết nối đi đến các bưu cục
ngay sau thời điểm nhận chuyến thư và khai thác xong.
− Đối với khai thác K3A:
+ Nếu chuyến thư buổi sáng đến sau 08h00 (vào buổi sáng) và sau 13h20
(vào buổi chiều) thì K3A sẽ tiến hành kết nối đi trong chuyến thư tiếp theo.
+ Nếu chuyến thư đến trước thời điểm trên thì K3A sẽ khai thác và thông
báo các bưu cục đến K3A để kết nối về bưu cục (trừ chuyến thư đi Quận 8, Quận
12, TP Thủ Đức, Bình Tân, Bình Chánh, Hóc Môn, Nhà Bè, Củ Chi).
− Đối với khai thác K3B, K4A: do các chuyến thư đến các khai thác này vào
thời điểm không bị ảnh hưởng nên việc kết nối chuyến thư trễ chuyến sẽ theo
nguyên tắc tiến hành kết nối đi trong chuyến thư tiếp theo.
− Lưu ý: khi xảy ra trường hợp trễ chuyến, các bưu gửi có sử dụng dịch vụ
phát ưu tiên về mặt thời gian (ví dụ như Phát hẹn giờ, Phát trong ngày, Phát ưu
tiên, Hồ sơ thầu, Express, Hàng đông lạnh…) thì tác nghiệp như sau:
+ Khai thác thực hiện đi giao ngay sau khi khai thác xong.
+ Trong điều kiện không đủ nguồn lực nhân sự thì khai thác được quyền
thuê các nguồn lực bên ngoài (ví dụ grab, xe ôm, taxi, taxi tải…) để thực hiện
dịch vụ.
+ Nguyên tắc duyệt chi phí tuân thủ theo quy định duyệt chi phí hiện hành.
IV. NGUYÊN TẮC KHAI THÁC CHUYẾN THƯ
1. Khi khai thác phải đảm bảo nguyên tắc ưu tiên theo dịch vụ, thời gian xuất
hàng (thời gian cutoff) theo từng khu vực/bưu cục.
2. Mở túi gói phải đảm bảo không làm hư hỏng bưu phẩm, bưu kiện bên
trong; sau khi nhận xong các bưu gửi trong tải/gói thư phải lộn ngược tải/túi từ
bên trong ra bên ngoài để tránh sót bưu gửi trong tải.
3. Quét chi tiết từng bưu gửi/mã kiện/mã bảng kê cấp 1 (đối với bảng kê thư
và bảng kê hàng gom) ngay tại thời điểm khai thác chuyến thư đến và khai thác
chuyến thư đi.
4. Trong quá trình khai thác nếu phát hiện sự cố:
− Phải tách riêng các bưu gửi/gói thư bị suy suyển, hư hỏng, thiếu một phần
nội dung và đưa tới khu vực xử lý hàng sự cố.
− Thực hiện theo nguyên tắc xử lý bưu gửi/gói thư/tải/xe lồng/thùng chuyên
dụng gặp sự cố (quy định tại Mục VII – phần B của văn bản này).
5. Sử dụng pallet, xe đẩy, xe nâng phù hợp với nội dung bảo quản, kích thước
và trọng lượng của hàng hoá. Khi xếp dỡ tại TTKT, các bưu gửi có trọng lượng
nặng hơn 35kg cần phải có ít nhất 2 người để thực hiện tránh gây thương tích
cho nhân viên và ảnh hưởng an toàn hàng hoá.
5
6. Quy định về khai thác chuyến thư đi
01
Phân loại theo
loại hình
Không được đóng thư chung với hàng
02
Phân loại theo
dịch vụ
Bưu gửi đi nhanh và bưu gửi đi chậm không được kê chung
trong cùng một bảng kê.
03
Bưu gửi là
hàng giá trị
cao
▪ Được bàn giao riêng từng kiện hoặc được đóng thẳng tới
các bưu cục/TTKT (chỉ bàn giao seal niêm phong, không bàn
giao từng kiện).
▪ Quá trình khai thác chuyến thư đến và khai thác chuyến
thư đi phải được thực hiện tại vị trí có camera giám sát,
camera phải đảm bảo rõ nét, không bị che khuất.
04 Thư
Được sắp xếp gọn gàng trước khi đóng gói để tránh rách thư
trong quá trình vận chuyển
05 Bưu kiện
Bưu kiện <5kg:
▪ Bưu kiện là hàng dễ vỡ, chất lỏng không được đóng trong
túi dứa (bao tải)/tải chuyên dụng, phải được bàn giao riêng và
bảo quản ở khu vực riêng để đảm bảo an toàn cho bưu gửi.
▪ Phải được thít cổ tải khi vận chuyển qua các khâu
Bưu kiện >5kg: Khai thác nhẹ tay tránh quăng, ném, ngồi
lên hàng hoá
06 Đóng bảng kê
Các bưu gửi đóng chung trong một gói thư/tải dứa/tải chuyên
dụng/thùng chuyên dụng/xe lồng/thùng gỗ/thùng carton bắt
buộc phải kê chung trong một bảng kê.
07
Đóng gói các
bưu gửi vào
gói
thư/tải/thùng
▪ Sử dụng các công cụ - dụng cụ, vật liệu để đóng gói thư,
tải hàng nhỏ, hàng giá trị cao… như: Túi nilon, tải dứa, tải
chuyên dụng, thùng chuyên dụng, xe lồng, pallet…. Sử dụng
công cụ - dụng cụ, vật liệu sử dụng đóng gói phù hợp đảm
bảo bưu gửi bên trong gói thư/tải/xe lồng/thùng… không bị
suy suyển, thất lạc, hư hỏng…
▪ Lưu ý:
➢ Đối với hàng giá trị cao không được đóng gói vào trong
túi nilon, tải dứa….
➢ Tuyệt đối không được đóng bưu gửi vào túi nilon đen.
➢ Không được sử dụng PE/màng co quấn các bưu gửi lại
với nhau.
➢ Hàng hoá đóng trong xe lồng: Quy chuẩn hàng hóa
6. Quy định về khai thác chuyến thư đi
01
Phân loại theo
loại hình
Không được đóng thư chung với hàng
02
Phân loại theo
dịch vụ
Bưu gửi đi nhanh và bưu gửi đi chậm không được kê chung
trong cùng một bảng kê.
03
Bưu gửi là
hàng giá trị
cao
▪ Được bàn giao riêng từng kiện hoặc được đóng thẳng tới
các bưu cục/TTKT (chỉ bàn giao seal niêm phong, không bàn
giao từng kiện).
▪ Quá trình khai thác chuyến thư đến và khai thác chuyến
thư đi phải được thực hiện tại vị trí có camera giám sát,
camera phải đảm bảo rõ nét, không bị che khuất.
04 Thư
Được sắp xếp gọn gàng trước khi đóng gói để tránh rách thư
trong quá trình vận chuyển
05 Bưu kiện
Bưu kiện <5kg:
▪ Bưu kiện là hàng dễ vỡ, chất lỏng không được đóng trong
túi dứa (bao tải)/tải chuyên dụng, phải được bàn giao riêng và
bảo quản ở khu vực riêng để đảm bảo an toàn cho bưu gửi.
▪ Phải được thít cổ tải khi vận chuyển qua các khâu
Bưu kiện >5kg: Khai thác nhẹ tay tránh quăng, ném, ngồi
lên hàng hoá
06 Đóng bảng kê
Các bưu gửi đóng chung trong một gói thư/tải dứa/tải chuyên
dụng/thùng chuyên dụng/xe lồng/thùng gỗ/thùng carton bắt
buộc phải kê chung trong một bảng kê.
07
Đóng gói các
bưu gửi vào
gói
thư/tải/thùng
▪ Sử dụng các công cụ - dụng cụ, vật liệu để đóng gói thư,
tải hàng nhỏ, hàng giá trị cao… như: Túi nilon, tải dứa, tải
chuyên dụng, thùng chuyên dụng, xe lồng, pallet…. Sử dụng
công cụ - dụng cụ, vật liệu sử dụng đóng gói phù hợp đảm
bảo bưu gửi bên trong gói thư/tải/xe lồng/thùng… không bị
suy suyển, thất lạc, hư hỏng…
▪ Lưu ý:
➢ Đối với hàng giá trị cao không được đóng gói vào trong
túi nilon, tải dứa….
➢ Tuyệt đối không được đóng bưu gửi vào túi nilon đen.
➢ Không được sử dụng PE/màng co quấn các bưu gửi lại
với nhau.
➢ Hàng hoá đóng trong xe lồng: Quy chuẩn hàng hóa
6
được phép chất xếp vào xe lồng có trọng lượng không quá
15kg/vận đơn và phải sử dụng tấm ngăn lồng để giảm trọng
tải đè lên hàng hoá.
➢ Bưu gửi đóng trong thùng carton phải được quấn màng
co (PE) đảm bảo không bị ướt thư bên trong.
➢ Hàng hoá chất trên pallet phải được đai, cố định thành
một khối.
➢ Hàng hoá đóng gói trong thùng chuyên dụng, xe lồng,
thùng gỗ phải sắp xếp và chèn/lót đảm bảo an toàn cho bưu
gửi bên trong.
7. Trường hợp trên phần mềm đã đóng chuyến thư, nhưng xe đã kết nối về
đúng hành trình vẫn chưa thấy bưu gửi vật lý của chuyến thư đó về TTKT: Thực
hiện theo nguyên tắc xử lý bưu gửi/gói thư/tải/xe lồng/thùng chuyên dụng gặp
sự cố (quy định tại Mục VII – phần B của văn bản này).
8. Đối với bưu gửi bị sự cố phải đóng gói/gia cố lại: phải ưu tiên kết nối theo
chuyến thư gần nhất sau khi hoàn thành gia cố và tương tác với đơn vị.
9. Đối với bưu gửi kết nối xót, bưu gửi lạc tuyến và bưu gửi bị rớt chuyến do
lỗi của 247: Phải thực hiện kết nối qua đối tác vận chuyển để đảm bảo chỉ tiêu
thời gian.
10. Quy định về bảng kê đóng thẳng:
a) Tiến hành đóng thẳng khi có trên 05 bưu gửi tới cùng một bưu cục/TTKT.
b) Đối với đóng thẳng hàng giá trị cao:
− Sắp xếp các bưu gửi vừa với kích thước của thùng chuyên dụng/xe
lồng/thùng carton…
− Niêm phong bằng tem (tại TTKT):
+ Dán dọc hoặc ngang thân tem đè lên các cạnh hở và/hoặc những vị trí có
thể mở được. Khoảng cách của mỗi tem niêm phong tối đa 10cm.
+ Tem niêm phong phải có chữ ký của trưởng nhóm khai thác trên tem và
được chụp hình khi khai thác chuyến thư đi và khai thác chuyến thư đến. Hình
ảnh tem niêm phong được sử dụng khi gặp sự cố.
− Khi niêm phong bằng seal (tại TTKT): Chốt/khoá xe lồng/thùng chuyên
dụng, sau đó niêm phong bằng seal và bàn giao theo số seal được ghi trên bảng
kê.
− Không thực hiện dán phiếu gửi và các chứng từ liên quan lên mặt có tem
niêm phong hoặc dán chồng lên tem niêm phong.
− Nếu hàng hóa cần thiết phải quấn màng co thì sẽ thực hiện niêm phong
trước khi thực hiện các bước tiếp theo.
được phép chất xếp vào xe lồng có trọng lượng không quá
15kg/vận đơn và phải sử dụng tấm ngăn lồng để giảm trọng
tải đè lên hàng hoá.
➢ Bưu gửi đóng trong thùng carton phải được quấn màng
co (PE) đảm bảo không bị ướt thư bên trong.
➢ Hàng hoá chất trên pallet phải được đai, cố định thành
một khối.
➢ Hàng hoá đóng gói trong thùng chuyên dụng, xe lồng,
thùng gỗ phải sắp xếp và chèn/lót đảm bảo an toàn cho bưu
gửi bên trong.
7. Trường hợp trên phần mềm đã đóng chuyến thư, nhưng xe đã kết nối về
đúng hành trình vẫn chưa thấy bưu gửi vật lý của chuyến thư đó về TTKT: Thực
hiện theo nguyên tắc xử lý bưu gửi/gói thư/tải/xe lồng/thùng chuyên dụng gặp
sự cố (quy định tại Mục VII – phần B của văn bản này).
8. Đối với bưu gửi bị sự cố phải đóng gói/gia cố lại: phải ưu tiên kết nối theo
chuyến thư gần nhất sau khi hoàn thành gia cố và tương tác với đơn vị.
9. Đối với bưu gửi kết nối xót, bưu gửi lạc tuyến và bưu gửi bị rớt chuyến do
lỗi của 247: Phải thực hiện kết nối qua đối tác vận chuyển để đảm bảo chỉ tiêu
thời gian.
10. Quy định về bảng kê đóng thẳng:
a) Tiến hành đóng thẳng khi có trên 05 bưu gửi tới cùng một bưu cục/TTKT.
b) Đối với đóng thẳng hàng giá trị cao:
− Sắp xếp các bưu gửi vừa với kích thước của thùng chuyên dụng/xe
lồng/thùng carton…
− Niêm phong bằng tem (tại TTKT):
+ Dán dọc hoặc ngang thân tem đè lên các cạnh hở và/hoặc những vị trí có
thể mở được. Khoảng cách của mỗi tem niêm phong tối đa 10cm.
+ Tem niêm phong phải có chữ ký của trưởng nhóm khai thác trên tem và
được chụp hình khi khai thác chuyến thư đi và khai thác chuyến thư đến. Hình
ảnh tem niêm phong được sử dụng khi gặp sự cố.
− Khi niêm phong bằng seal (tại TTKT): Chốt/khoá xe lồng/thùng chuyên
dụng, sau đó niêm phong bằng seal và bàn giao theo số seal được ghi trên bảng
kê.
− Không thực hiện dán phiếu gửi và các chứng từ liên quan lên mặt có tem
niêm phong hoặc dán chồng lên tem niêm phong.
− Nếu hàng hóa cần thiết phải quấn màng co thì sẽ thực hiện niêm phong
trước khi thực hiện các bước tiếp theo.
7
V. NGUYÊN TẮC BÀN GIAO CHUYẾN THƯ ĐI
1. Xe rời Trung tâm khai thác (TTKT) bắt buộc phải được niêm phong bằng
seal tại cửa sau và cửa hông của xe, trừ xe không thể niêm phong bằng seal (xe
GAZ, xe Ford).
2. Khi bàn giao, chất xếp hàng hoá (bưu kiện)/gói thư/tải/xe lồng phải cẩn
thận, nhẹ nhàng. Không được thao tác mạnh tay, quăng, ném, thả rơi, kéo lê,
dùng chân đá kiện/tải.
3. Bàn giao, khai thác tại vị trí có camera giám sát, camera phải đảm bảo rõ
nét, không bị che khuất.
4. Phải thực hiện lập bảng kê chuyến thư và lấy chữ ký xác nhận của bên
nhận bàn giao.
5. Bàn giao chuyến thư đúng thời gian quy định.
VI. BÀN GIAO VÀ QUẢN LÝ XE LỒNG
1. Đơn vị được giao quản lý xe lồng phải chịu trách nhiệm quản lý, vệ sinh,
bảo dưỡng xe lồng và đôn đốc đơn vị liên quan trả xe lồng về trung tâm khai
thác (TTKT) đúng thời gian quy định. Trường hợp mất, hư hỏng, thiếu linh kiện
(chốt, khoá, vách ngăn tầng…) của xe lồng nếu không cung cấp được đầy đủ sở
cứ chứng minh do đơn vị khác làm mất hoặc làm hư hỏng hoặc thiếu linh kiện
của xe lồng thì đơn vị quản lý phải chịu trách nhiệm bồi thường tổn thất.
2. Tên của đơn vị quản lý sẽ được gắn trên xe lồng theo quy ước mã TTKT/Mã
đơn vị.
3. Điền số lượng xe lồng và tấm ngăn lồng trên bảng kê bàn giao chuyến thư
và bàn giao đủ số lượng, tình trạng khi bàn giao chuyến thư.
4. Khi bàn giao xe lồng (dù có hàng hay không có hàng trong xe lồng) bên
bàn giao và bên nhận bàn giao phải kiểm tra số lượng và tình trạng (bao gồm cả
linh kiện) của xe lồng theo nguyên tắc “Khâu sau kiểm tra khâu trước” (tức là
đơn vị sau kiểm tra, đối soát với đơn vị trước đó).
5. Xe lồng được ưu tiên cấp để phục vụ khách hàng lớn, khách hàng đặc thù
trước.
6. Trước khi tham gia vận chuyển, nhân viên lái xe phải đảm bảo khoá bánh
xe và chằng/neo/buộc, cố định xe lồng vào thùng xe tải.
7. Khi cấp xe lồng cho đơn vị đề nghị hoặc trả xe lồng về TTKT, phải tận dụng
xe lồng để bảo quản hàng hoá:
a) Nếu số lượng hàng hoá đảm bảo sắp xếp được từ 2/3 thể tích lòng xe lồng
trở lên, sẽ sắp xếp hàng hoá vào xe lồng để vận chuyển nhằm giảm thiểu hư
hỏng hàng hoá.
b) Nếu số lượng hàng hoá không đủ, tiến hành xếp gọn xe lồng khi vận
chuyển để đảm bảo không chiếm diện tích trong lòng xe tải/khoang tàu.
V. NGUYÊN TẮC BÀN GIAO CHUYẾN THƯ ĐI
1. Xe rời Trung tâm khai thác (TTKT) bắt buộc phải được niêm phong bằng
seal tại cửa sau và cửa hông của xe, trừ xe không thể niêm phong bằng seal (xe
GAZ, xe Ford).
2. Khi bàn giao, chất xếp hàng hoá (bưu kiện)/gói thư/tải/xe lồng phải cẩn
thận, nhẹ nhàng. Không được thao tác mạnh tay, quăng, ném, thả rơi, kéo lê,
dùng chân đá kiện/tải.
3. Bàn giao, khai thác tại vị trí có camera giám sát, camera phải đảm bảo rõ
nét, không bị che khuất.
4. Phải thực hiện lập bảng kê chuyến thư và lấy chữ ký xác nhận của bên
nhận bàn giao.
5. Bàn giao chuyến thư đúng thời gian quy định.
VI. BÀN GIAO VÀ QUẢN LÝ XE LỒNG
1. Đơn vị được giao quản lý xe lồng phải chịu trách nhiệm quản lý, vệ sinh,
bảo dưỡng xe lồng và đôn đốc đơn vị liên quan trả xe lồng về trung tâm khai
thác (TTKT) đúng thời gian quy định. Trường hợp mất, hư hỏng, thiếu linh kiện
(chốt, khoá, vách ngăn tầng…) của xe lồng nếu không cung cấp được đầy đủ sở
cứ chứng minh do đơn vị khác làm mất hoặc làm hư hỏng hoặc thiếu linh kiện
của xe lồng thì đơn vị quản lý phải chịu trách nhiệm bồi thường tổn thất.
2. Tên của đơn vị quản lý sẽ được gắn trên xe lồng theo quy ước mã TTKT/Mã
đơn vị.
3. Điền số lượng xe lồng và tấm ngăn lồng trên bảng kê bàn giao chuyến thư
và bàn giao đủ số lượng, tình trạng khi bàn giao chuyến thư.
4. Khi bàn giao xe lồng (dù có hàng hay không có hàng trong xe lồng) bên
bàn giao và bên nhận bàn giao phải kiểm tra số lượng và tình trạng (bao gồm cả
linh kiện) của xe lồng theo nguyên tắc “Khâu sau kiểm tra khâu trước” (tức là
đơn vị sau kiểm tra, đối soát với đơn vị trước đó).
5. Xe lồng được ưu tiên cấp để phục vụ khách hàng lớn, khách hàng đặc thù
trước.
6. Trước khi tham gia vận chuyển, nhân viên lái xe phải đảm bảo khoá bánh
xe và chằng/neo/buộc, cố định xe lồng vào thùng xe tải.
7. Khi cấp xe lồng cho đơn vị đề nghị hoặc trả xe lồng về TTKT, phải tận dụng
xe lồng để bảo quản hàng hoá:
a) Nếu số lượng hàng hoá đảm bảo sắp xếp được từ 2/3 thể tích lòng xe lồng
trở lên, sẽ sắp xếp hàng hoá vào xe lồng để vận chuyển nhằm giảm thiểu hư
hỏng hàng hoá.
b) Nếu số lượng hàng hoá không đủ, tiến hành xếp gọn xe lồng khi vận
chuyển để đảm bảo không chiếm diện tích trong lòng xe tải/khoang tàu.
8
VII. NGUYÊN TẮC XỬ LÝ BƯU GỬI/GÓI THƯ/TẢI/XE LỒNG/THÙNG CHUYÊN
DỤNG GẶP SỰ CỐ
1. Các trường hợp bị sự cố bao gồm:
a) Seal cửa xe tải, xe lồng, thùng chuyên dụng, tải dứa, tải chuyên dụng bị
đứt seal hoặc không có seal niêm phong hoặc sai số seal.
b) Thừa/thiếu bưu gửi/gói thư/kiện/tải/xe lồng/thùng chuyên dụng.
c) Bưu gửi/gói thư/kiện/tải/xe lồng/thùng chuyên dụng: không còn nguyên
vẹn (suy suyển: ướt/rách/thủng/móp hộp…), bị hư hỏng, thiếu một phần nội
dung bưu gửi, thất lạc.... (bao gồm cả xe lồng bị thiếu/hư hỏng linh kiện).
2. Yêu cầu khi xảy ra sự cố:
a) Thực hiện theo nguyên tắc: “Khâu sau kiểm tra khâu trước” (tức là đơn vị
sau kiểm tra, đối soát với đơn vị liền kề trước đó).
− Khâu trước chịu trách nhiệm bồi thường thiệt hại khi:
+ Đơn vị nhận bàn giao (khâu sau) thực hiện đúng các nội dung sau:
• Phát hiện ra sự cố ngay tại thời điểm bàn giao chuyến thư.
• Ghi nhận sự cố vào biên bản ghi nhận sự cố (mẫu QVU - 016) có đầy
đủ chữ ký của các bên liên quan
• Thông báo và lập biên bản trên phần mềm đúng quy định.
• Cung cấp hình ảnh/camera chứng minh đúng yêu cầu và đúng thời
gian quy định.
• Cung cấp sai hoặc thiếu các sở cứ phục vụ xác minh và làm rõ sự việc.
+ Khâu trước phản hồi chậm hoặc không phản hồi hoặc cung cấp sai hoặc
cung cấp thiếu các sở cứ để xác minh, làm rõ sự việc.
− Đơn vị nhận bàn giao chuyến thư chịu trách nhiệm bồi thường thiệt hại khi
thực hiện thiếu một trong các nội dung sau:
+ Đã ký nhận chuyến thư trên bảng kê bàn giao chuyến thư mà không ghi
nhận về việc Bưu gửi/gói thư/tải/xe lồng/thùng chuyên dụng bị sự cố vào biên
bản ghi nhận sự cố (mẫu QVU – 016).
+ Đã phát hiện sự cố nhưng không thông báo tới các đơn vị liên quan hoặc
thông báo chậm so với thời gian quy định.
+ Đã phát hiện sự cố nhưng không lập biên bản chất lượng trên phần mềm
hoặc lập biên bản chậm so với thời gian quy định.
+ Đã phát hiện sự cố nhưng không cung cấp hình ảnh/camera/sở cứ chứng
minh hoặc cung cấp thiếu hoặc cung cấp chậm so với quy định.
+ Không cung cấp được bảng kê bàn giao chuyến thư hoặc biên bản ghi
nhận sự cố.
+ Cung cấp sai hoặc thiếu các sở cứ để phục vụ xác minh, làm rõ sự việc.
+ Không phản hồi hoặc phản hồi thông tin sai thời gian quy định.
VII. NGUYÊN TẮC XỬ LÝ BƯU GỬI/GÓI THƯ/TẢI/XE LỒNG/THÙNG CHUYÊN
DỤNG GẶP SỰ CỐ
1. Các trường hợp bị sự cố bao gồm:
a) Seal cửa xe tải, xe lồng, thùng chuyên dụng, tải dứa, tải chuyên dụng bị
đứt seal hoặc không có seal niêm phong hoặc sai số seal.
b) Thừa/thiếu bưu gửi/gói thư/kiện/tải/xe lồng/thùng chuyên dụng.
c) Bưu gửi/gói thư/kiện/tải/xe lồng/thùng chuyên dụng: không còn nguyên
vẹn (suy suyển: ướt/rách/thủng/móp hộp…), bị hư hỏng, thiếu một phần nội
dung bưu gửi, thất lạc.... (bao gồm cả xe lồng bị thiếu/hư hỏng linh kiện).
2. Yêu cầu khi xảy ra sự cố:
a) Thực hiện theo nguyên tắc: “Khâu sau kiểm tra khâu trước” (tức là đơn vị
sau kiểm tra, đối soát với đơn vị liền kề trước đó).
− Khâu trước chịu trách nhiệm bồi thường thiệt hại khi:
+ Đơn vị nhận bàn giao (khâu sau) thực hiện đúng các nội dung sau:
• Phát hiện ra sự cố ngay tại thời điểm bàn giao chuyến thư.
• Ghi nhận sự cố vào biên bản ghi nhận sự cố (mẫu QVU - 016) có đầy
đủ chữ ký của các bên liên quan
• Thông báo và lập biên bản trên phần mềm đúng quy định.
• Cung cấp hình ảnh/camera chứng minh đúng yêu cầu và đúng thời
gian quy định.
• Cung cấp sai hoặc thiếu các sở cứ phục vụ xác minh và làm rõ sự việc.
+ Khâu trước phản hồi chậm hoặc không phản hồi hoặc cung cấp sai hoặc
cung cấp thiếu các sở cứ để xác minh, làm rõ sự việc.
− Đơn vị nhận bàn giao chuyến thư chịu trách nhiệm bồi thường thiệt hại khi
thực hiện thiếu một trong các nội dung sau:
+ Đã ký nhận chuyến thư trên bảng kê bàn giao chuyến thư mà không ghi
nhận về việc Bưu gửi/gói thư/tải/xe lồng/thùng chuyên dụng bị sự cố vào biên
bản ghi nhận sự cố (mẫu QVU – 016).
+ Đã phát hiện sự cố nhưng không thông báo tới các đơn vị liên quan hoặc
thông báo chậm so với thời gian quy định.
+ Đã phát hiện sự cố nhưng không lập biên bản chất lượng trên phần mềm
hoặc lập biên bản chậm so với thời gian quy định.
+ Đã phát hiện sự cố nhưng không cung cấp hình ảnh/camera/sở cứ chứng
minh hoặc cung cấp thiếu hoặc cung cấp chậm so với quy định.
+ Không cung cấp được bảng kê bàn giao chuyến thư hoặc biên bản ghi
nhận sự cố.
+ Cung cấp sai hoặc thiếu các sở cứ để phục vụ xác minh, làm rõ sự việc.
+ Không phản hồi hoặc phản hồi thông tin sai thời gian quy định.
9
− Các đơn vị liên quan chịu trách nhiệm bồi thường thiệt hại khi thực hiện
thiếu một trong các nội dung sau:
+ Không phản hồi hoặc phản hồi chậm so với thời gian quy định.
+ Không cung cấp được hình ảnh/camera/văn bản, chứng từ phục vụ xác
minh sự vụ.
+ Cung cấp sai hoặc thiếu các sở cứ để phục vụ xác minh, làm rõ sự việc.
− Trường hợp có nhiều đơn vị liên quan hoặc trường hợp đặc biệt (không
được quy định tại mục a khoản 2 – Yêu cầu khi xảy ra sự cố), phòng Chất lượng
(QCD) xác minh và đề xuất quy trách nhiệm bồi thường cho từng đơn vị.
− Trường hợp bưu gửi trong tải/thùng chuyên dụng/xe lồng đóng thẳng bị
sự cố đơn vị khai thác chuyến thư sẽ lập biên bản và tương tác trực tiếp với đơn
vị đóng bảng kê chuyến thư và bưu cục gốc.
− Trong quá trình xác minh sự việc, phòng QCD chứng minh được trong quá
trình vận chuyển đơn vị khai thác mạnh tay hoặc chất xếp sai hoặc sai quy trình,
quy định dẫn tới xảy ra sự cố thì đơn vị đó chịu trách nhiệm bồi thường thiệt hại.
b) Ca khai thác phát hiện ra sự cố phải có trách nhiệm theo dõi tới khi bưu
gửi gặp sự cố được xử lý xong, phải tiến hành thông báo và lập biên bản
trên phần mềm đúng quy định, trường hợp đã hết ca nhưng chưa thể xử lý
xong tiến hành bàn giao cho ca sau tiếp tục xử lý với bưu cục gốc và các đơn
vị liên quan.
c) Khi xảy ra sự cố khâu trước và khâu sau cùng kiểm tra, đối chiếu số lượng
và kiểm tra tình trạng ngoại quan của kiện/tải/xe lồng/thùng chuyên dụng.
d) Khi xảy ra sự cố, các đơn vị cần thực hiện như sau:
− Đơn vị phát hiện ra sự cố thực hiện:
+ Bước 1: Chụp hình seal tải, seal xe lồng, seal thùng chuyên dụng liên
quan tới các bưu gửi/gói thư/tải/xe lồng/thùng chuyên dụng bị sự cố.
+ Bước 2: Ngay tại thời điểm phát hiện ra sự cố phải cân lại trọng
lượng của bưu gửi/gói thư/tải/xe lồng/thùng chuyên dụng bị sự cố.
+ Bước 3: Chụp hình bưu gửi/gói thư/tải/xe lồng/thùng chuyên dụng bị sự cố.
• Đối với hàng điện tử, điện lạnh: Chụp hình tất cả các mặt của kiện hàng
và cung cấp ít nhất 1 hình ảnh ghi nhận rõ vị trí bị suy suyển, hư hỏng…
• Đối với bưu gửi sử dụng dịch vụ khai giá bị sự cố tiến hành:
➢ Quay Clip bằng điện thoại, phải ghi nhận được tất cả các mặt của kiện
hàng/xe lồng/thùng chuyên dụng và ghi nhận được vị trí bị sự cố.
➢ Cung cấp hình ảnh/Clip: phải có ít nhất 1 hình ảnh/1 đoạn clip ghi
nhận rõ vị trí bị suy suyển, hư hỏng của vỏ thùng và hư hỏng của sản
phẩm (nếu có).
➢ Đối với hàng đồng kiểm nguyên tem phải cung cấp hình chụp rõ tem
niêm phong.
− Các đơn vị liên quan chịu trách nhiệm bồi thường thiệt hại khi thực hiện
thiếu một trong các nội dung sau:
+ Không phản hồi hoặc phản hồi chậm so với thời gian quy định.
+ Không cung cấp được hình ảnh/camera/văn bản, chứng từ phục vụ xác
minh sự vụ.
+ Cung cấp sai hoặc thiếu các sở cứ để phục vụ xác minh, làm rõ sự việc.
− Trường hợp có nhiều đơn vị liên quan hoặc trường hợp đặc biệt (không
được quy định tại mục a khoản 2 – Yêu cầu khi xảy ra sự cố), phòng Chất lượng
(QCD) xác minh và đề xuất quy trách nhiệm bồi thường cho từng đơn vị.
− Trường hợp bưu gửi trong tải/thùng chuyên dụng/xe lồng đóng thẳng bị
sự cố đơn vị khai thác chuyến thư sẽ lập biên bản và tương tác trực tiếp với đơn
vị đóng bảng kê chuyến thư và bưu cục gốc.
− Trong quá trình xác minh sự việc, phòng QCD chứng minh được trong quá
trình vận chuyển đơn vị khai thác mạnh tay hoặc chất xếp sai hoặc sai quy trình,
quy định dẫn tới xảy ra sự cố thì đơn vị đó chịu trách nhiệm bồi thường thiệt hại.
b) Ca khai thác phát hiện ra sự cố phải có trách nhiệm theo dõi tới khi bưu
gửi gặp sự cố được xử lý xong, phải tiến hành thông báo và lập biên bản
trên phần mềm đúng quy định, trường hợp đã hết ca nhưng chưa thể xử lý
xong tiến hành bàn giao cho ca sau tiếp tục xử lý với bưu cục gốc và các đơn
vị liên quan.
c) Khi xảy ra sự cố khâu trước và khâu sau cùng kiểm tra, đối chiếu số lượng
và kiểm tra tình trạng ngoại quan của kiện/tải/xe lồng/thùng chuyên dụng.
d) Khi xảy ra sự cố, các đơn vị cần thực hiện như sau:
− Đơn vị phát hiện ra sự cố thực hiện:
+ Bước 1: Chụp hình seal tải, seal xe lồng, seal thùng chuyên dụng liên
quan tới các bưu gửi/gói thư/tải/xe lồng/thùng chuyên dụng bị sự cố.
+ Bước 2: Ngay tại thời điểm phát hiện ra sự cố phải cân lại trọng
lượng của bưu gửi/gói thư/tải/xe lồng/thùng chuyên dụng bị sự cố.
+ Bước 3: Chụp hình bưu gửi/gói thư/tải/xe lồng/thùng chuyên dụng bị sự cố.
• Đối với hàng điện tử, điện lạnh: Chụp hình tất cả các mặt của kiện hàng
và cung cấp ít nhất 1 hình ảnh ghi nhận rõ vị trí bị suy suyển, hư hỏng…
• Đối với bưu gửi sử dụng dịch vụ khai giá bị sự cố tiến hành:
➢ Quay Clip bằng điện thoại, phải ghi nhận được tất cả các mặt của kiện
hàng/xe lồng/thùng chuyên dụng và ghi nhận được vị trí bị sự cố.
➢ Cung cấp hình ảnh/Clip: phải có ít nhất 1 hình ảnh/1 đoạn clip ghi
nhận rõ vị trí bị suy suyển, hư hỏng của vỏ thùng và hư hỏng của sản
phẩm (nếu có).
➢ Đối với hàng đồng kiểm nguyên tem phải cung cấp hình chụp rõ tem
niêm phong.
10
+ Bước 4: Ghi nhận các thông tin vào biên bản ghi nhận sự cố:
• Điền các thông tin vào biên bản ghi nhận sự cố (mẫu QVU – 016): số
vận đơn/số tải/số bảng kê cấp 1…, trọng lượng, thông tin các bên liên quan,
tích chọn nội dung sự cố và mô tả chi tiết tình trạng.
• Trường hợp có nhiều vận đơn bị sự cố:
➢ Số vận đơn: điền tất cả các vận đơn bị sự cố.
➢ Nội dung khác: ghi rõ tình trạng và các nội dung liên quan của từng
vận đơn.
• Lấy đầy đủ chữ ký của các bên liên quan (đối với hàng kết nối qua bay
hoặc xe xã hội khi xảy ra sự cố phải có biên bản xác nhận với đối tác) ngay
tại thời điểm bàn giao chuyến thư.
+ Bước 5: Lập biên bản chất lượng:
• Khi lập biên bản chất lượng phải mô tả chi tiết thừa/thiếu bao nhiêu?
Tình trạng ngoại quan và mô tả chi tiết tình trạng của bưu gửi như thế nào?
• Đối với trường hợp bưu gửi bị sự cố đóng trong gói/tải/xe lồng/thùng chuyên
dụng được đóng thẳng: tiến hành lập biên bản cho đơn vị đóng bảng kê.
• Các trường hợp còn lại sẽ lập biên bản cho khâu trước.
+ Bước 6: Thông báo sự cố bằng điện thoại/zalo/viber/email…. cho các đơn
vị liên quan (bưu cục gốc, đơn vị bàn giao, đơn vị đóng bảng kê, các
phòng/ban/đơn vị liên quan), đính kèm hình ảnh, camera chứng minh kiện/tải/xe
lồng bị sự cố.
+ Bước 7: Thu thập các biên bản đồng kiểm, phiếu giao hàng, biên bản xác
nhận với khách hàng … có xác nhận của khách hàng về việc hàng hoá bị sự cố
(nếu bưu gửi do TTKT đi phát)
+ Bước 8: Gia cố hàng hoá và xử lý theo yêu cầu của bưu cục gốc.
− Khi xảy ra sự cố, đơn vị nhận hoặc đóng chuyến thư liền kề hoặc đơn vị
liên quan cần thực hiện:
+ Sau khi nhận được email thông báo chủ động cắt camera ghi nhận quá
trình bảo quản và bàn giao kiện/tải/xe lồng/thùng chuyên dụng tại đơn vị mình,
sau đó cung cấp cho phòng QCD phục vụ công tác xác minh sự việc.
+ Thu thập biên bản, chứng từ phục vụ xác minh làm rõ sự việc.
+ Tìm nguyên nhân, hướng giải quyết và phản hồi thông tin cho các bên
liên quan đúng thời gian quy định.
e) Quy định về thời gian thực hiện
− Tiến hành thông báo và lập biên bản trên phần mềm khi có sự cố: Phải
thông báo và lập biên bản tối đa 8h kể từ khi nhận chuyến thư.
− Tiếp nhận thông tin:
+ Đối với bưu cục: Xác nhận đã nhận thông tin chậm nhất trong vòng 2
giờ làm việc kể từ khi đơn vị phát hiện sự cố thông báo thông tin (theo giờ
+ Bước 4: Ghi nhận các thông tin vào biên bản ghi nhận sự cố:
• Điền các thông tin vào biên bản ghi nhận sự cố (mẫu QVU – 016): số
vận đơn/số tải/số bảng kê cấp 1…, trọng lượng, thông tin các bên liên quan,
tích chọn nội dung sự cố và mô tả chi tiết tình trạng.
• Trường hợp có nhiều vận đơn bị sự cố:
➢ Số vận đơn: điền tất cả các vận đơn bị sự cố.
➢ Nội dung khác: ghi rõ tình trạng và các nội dung liên quan của từng
vận đơn.
• Lấy đầy đủ chữ ký của các bên liên quan (đối với hàng kết nối qua bay
hoặc xe xã hội khi xảy ra sự cố phải có biên bản xác nhận với đối tác) ngay
tại thời điểm bàn giao chuyến thư.
+ Bước 5: Lập biên bản chất lượng:
• Khi lập biên bản chất lượng phải mô tả chi tiết thừa/thiếu bao nhiêu?
Tình trạng ngoại quan và mô tả chi tiết tình trạng của bưu gửi như thế nào?
• Đối với trường hợp bưu gửi bị sự cố đóng trong gói/tải/xe lồng/thùng chuyên
dụng được đóng thẳng: tiến hành lập biên bản cho đơn vị đóng bảng kê.
• Các trường hợp còn lại sẽ lập biên bản cho khâu trước.
+ Bước 6: Thông báo sự cố bằng điện thoại/zalo/viber/email…. cho các đơn
vị liên quan (bưu cục gốc, đơn vị bàn giao, đơn vị đóng bảng kê, các
phòng/ban/đơn vị liên quan), đính kèm hình ảnh, camera chứng minh kiện/tải/xe
lồng bị sự cố.
+ Bước 7: Thu thập các biên bản đồng kiểm, phiếu giao hàng, biên bản xác
nhận với khách hàng … có xác nhận của khách hàng về việc hàng hoá bị sự cố
(nếu bưu gửi do TTKT đi phát)
+ Bước 8: Gia cố hàng hoá và xử lý theo yêu cầu của bưu cục gốc.
− Khi xảy ra sự cố, đơn vị nhận hoặc đóng chuyến thư liền kề hoặc đơn vị
liên quan cần thực hiện:
+ Sau khi nhận được email thông báo chủ động cắt camera ghi nhận quá
trình bảo quản và bàn giao kiện/tải/xe lồng/thùng chuyên dụng tại đơn vị mình,
sau đó cung cấp cho phòng QCD phục vụ công tác xác minh sự việc.
+ Thu thập biên bản, chứng từ phục vụ xác minh làm rõ sự việc.
+ Tìm nguyên nhân, hướng giải quyết và phản hồi thông tin cho các bên
liên quan đúng thời gian quy định.
e) Quy định về thời gian thực hiện
− Tiến hành thông báo và lập biên bản trên phần mềm khi có sự cố: Phải
thông báo và lập biên bản tối đa 8h kể từ khi nhận chuyến thư.
− Tiếp nhận thông tin:
+ Đối với bưu cục: Xác nhận đã nhận thông tin chậm nhất trong vòng 2
giờ làm việc kể từ khi đơn vị phát hiện sự cố thông báo thông tin (theo giờ
11
hành chính – do bưu cục làm việc trong giờ hành chính nên không tính thời gian
ngoài giờ làm việc của bưu cục).
+ Đối với TTKT: Xác nhận hồi đã nhận thông tin chậm nhất trong vòng 2
giờ kể từ khi đơn vị phát hiện sự cố thông báo thông tin
− Phản hồi thông tin về xử lý bưu gửi bị sự cố chậm nhất trong vòng 48h
kể từ khi đơn vị phát hiện sự cố thông báo thông tin.
− Phòng QCD sẽ kết luận sự việc trong vòng 5 ngày làm việc kể từ khi biên
bản chuyển qua trạng thái “chờ phòng kết luận”.
+ Sau thời gian trên đơn vị không cung cấp các thông tin theo như yêu cầu
hoặc có cung cấp nhưng cung cấp không đúng hoặc cung cấp thiếu sẽ bị coi như
không hợp tác cung cấp thông tin và phải chịu trách nhiệm bồi thường thiệt hại
(nếu có).
3. Các thông tin cần phải cung cấp khi gặp sự cố:
Đơn vị
cung cấp
thông tin
Chứng
minh
Seal xe
còn
nguyên
vẹn
Chứng
minh
seal
tải/xe
lồng/
Thùng
còn
nguyên
vẹn
Cân
lại đối
tượng
bị sự
cố
Video
cắt từ
Camera
của
đơn vị
Clip
quay
từ
điện
thoại
Hình
ảnh
nhận
diện
đối
tượng
bị sự
cố
Hình
chụp
vị trí
bị sự
cố
Lập
biên
bản
trên
phần
mềm
BB
ghi
nhận
sự cố
(1) (2) (3) (4) (5) (6) (7) (8) (9) (10)
1. Thiếu/thừa bưu gửi là hàng lớn/gói thư/tải/thùng chuyên dụng
ĐV bàn
giao
x
ĐV nhận
bàn giao
x x
x x x
Đơn vị
đóng bảng
kê
x
x
Mục (5) khi đơn vị cung cấp video cắt từ camera của đơn vị phải ghi nhận được số
lượng khi bàn giao và khi nhận bàn giao.
2. Bưu gửi là hàng lớn/gói thư/tải/thùng chuyên dụng bị suy suyển, hư
hỏng.
ĐV bàn
giao
x x
ĐV nhận
bàn giao
x x x x x x x
hành chính – do bưu cục làm việc trong giờ hành chính nên không tính thời gian
ngoài giờ làm việc của bưu cục).
+ Đối với TTKT: Xác nhận hồi đã nhận thông tin chậm nhất trong vòng 2
giờ kể từ khi đơn vị phát hiện sự cố thông báo thông tin
− Phản hồi thông tin về xử lý bưu gửi bị sự cố chậm nhất trong vòng 48h
kể từ khi đơn vị phát hiện sự cố thông báo thông tin.
− Phòng QCD sẽ kết luận sự việc trong vòng 5 ngày làm việc kể từ khi biên
bản chuyển qua trạng thái “chờ phòng kết luận”.
+ Sau thời gian trên đơn vị không cung cấp các thông tin theo như yêu cầu
hoặc có cung cấp nhưng cung cấp không đúng hoặc cung cấp thiếu sẽ bị coi như
không hợp tác cung cấp thông tin và phải chịu trách nhiệm bồi thường thiệt hại
(nếu có).
3. Các thông tin cần phải cung cấp khi gặp sự cố:
Đơn vị
cung cấp
thông tin
Chứng
minh
Seal xe
còn
nguyên
vẹn
Chứng
minh
seal
tải/xe
lồng/
Thùng
còn
nguyên
vẹn
Cân
lại đối
tượng
bị sự
cố
Video
cắt từ
Camera
của
đơn vị
Clip
quay
từ
điện
thoại
Hình
ảnh
nhận
diện
đối
tượng
bị sự
cố
Hình
chụp
vị trí
bị sự
cố
Lập
biên
bản
trên
phần
mềm
BB
ghi
nhận
sự cố
(1) (2) (3) (4) (5) (6) (7) (8) (9) (10)
1. Thiếu/thừa bưu gửi là hàng lớn/gói thư/tải/thùng chuyên dụng
ĐV bàn
giao
x
ĐV nhận
bàn giao
x x
x x x
Đơn vị
đóng bảng
kê
x
x
Mục (5) khi đơn vị cung cấp video cắt từ camera của đơn vị phải ghi nhận được số
lượng khi bàn giao và khi nhận bàn giao.
2. Bưu gửi là hàng lớn/gói thư/tải/thùng chuyên dụng bị suy suyển, hư
hỏng.
ĐV bàn
giao
x x
ĐV nhận
bàn giao
x x x x x x x
12
Đơn vị
cung cấp
thông tin
Chứng
minh
Seal xe
còn
nguyên
vẹn
Chứng
minh
seal
tải/xe
lồng/
Thùng
còn
nguyên
vẹn
Cân
lại đối
tượng
bị sự
cố
Video
cắt từ
Camera
của
đơn vị
Clip
quay
từ
điện
thoại
Hình
ảnh
nhận
diện
đối
tượng
bị sự
cố
Hình
chụp
vị trí
bị sự
cố
Lập
biên
bản
trên
phần
mềm
BB
ghi
nhận
sự cố
Đơn vị
đóng bảng
kê
x x
3. Thừa/thiếu bưu gửi trong gói thư/tải/xe lồng/thùng chuyên dụng
Bưu cục
gốc
x x
ĐV nhận
bàn giao
x x x x x
Đơn vị
đóng bảng
kê
x x x
Mục (5) khi đơn vị cung cấp video cắt từ camera của đơn vị phải ghi nhận được số lượng khi bàn giao
và khi nhận bàn giao.
4. Bưu gửi trong gói thư/tải/xe lồng/thùng chuyên dụng bị suy suyển,
hư hỏng, thiếu một phần nội dung.
Bưu cục
gốc
x x
ĐV nhận
bàn giao
x x x x x x x x
Đơn vị
đóng bảng
kê
x x x
5. Tài sản bị hư hỏng, thiếu linh kiện (xe lồng, thùng chuyên dụng)
ĐV bàn
giao
x x
ĐV nhận
bàn giao
x x x x x x
Đơn vị
đóng bảng
kê
x x
4. Quy định về cung cấp hình ảnh, camera, clip liên quan đến sự cố:
Đơn vị
cung cấp
thông tin
Chứng
minh
Seal xe
còn
nguyên
vẹn
Chứng
minh
seal
tải/xe
lồng/
Thùng
còn
nguyên
vẹn
Cân
lại đối
tượng
bị sự
cố
Video
cắt từ
Camera
của
đơn vị
Clip
quay
từ
điện
thoại
Hình
ảnh
nhận
diện
đối
tượng
bị sự
cố
Hình
chụp
vị trí
bị sự
cố
Lập
biên
bản
trên
phần
mềm
BB
ghi
nhận
sự cố
Đơn vị
đóng bảng
kê
x x
3. Thừa/thiếu bưu gửi trong gói thư/tải/xe lồng/thùng chuyên dụng
Bưu cục
gốc
x x
ĐV nhận
bàn giao
x x x x x
Đơn vị
đóng bảng
kê
x x x
Mục (5) khi đơn vị cung cấp video cắt từ camera của đơn vị phải ghi nhận được số lượng khi bàn giao
và khi nhận bàn giao.
4. Bưu gửi trong gói thư/tải/xe lồng/thùng chuyên dụng bị suy suyển,
hư hỏng, thiếu một phần nội dung.
Bưu cục
gốc
x x
ĐV nhận
bàn giao
x x x x x x x x
Đơn vị
đóng bảng
kê
x x x
5. Tài sản bị hư hỏng, thiếu linh kiện (xe lồng, thùng chuyên dụng)
ĐV bàn
giao
x x
ĐV nhận
bàn giao
x x x x x x
Đơn vị
đóng bảng
kê
x x
4. Quy định về cung cấp hình ảnh, camera, clip liên quan đến sự cố:
13
− Mục (4) - Tiến hành quay clip bằng điện thoại đối với bưu gửi là hàng điện
tử, điện lạnh, hàng sử dụng dịch vụ khai giá bị sự cố và quay clip các bưu gửi
ngày khi gia cố lại hàng hoá (theo nội dung tại bước 3).
− Mục (5) - Video cắt từ camera của đơn vị phải ghi nhận được quá trình:
chấp nhận, khai thác, bàn giao, gia cố bưu gửi/gói/tải/xe lồng/thùng chuyên
dụng đang bị sự cố. (trường hợp đơn vị không có camera có thể dùng điện thoại
để quay clip phục vụ xác minh về sau).
− Mục (6) cung cấp khi bưu gửi là hàng điện tử, điện lạnh, hàng sử dụng dịch vụ
khai giá.
− Mục (7) - Nhận diện đối tượng bị sự cố: Khi gửi camera phục vụ xác minh
và kết luận sự việc đơn vị cung cấp camera phải cung cấp ít nhất 01 hình chụp
toàn màn hình và đánh dấu kiện/tải/xe lồng đang bị sự cố để thuận tiện xem và
theo dõi trong quá trình luân chuyển.
− Mục (8) - Đối với suy suyển, hư hỏng: Cung cấp hình ảnh/Clip phải có ít
nhất 1 hình ảnh/1 đoạn clip ghi nhận rõ vị trí bị suy suyển của vỏ thùng và hư
hỏng của sản phẩm (nếu có).
− Đối với thừa/thiếu bưu gửi/tải/xe lồng/thùng chuyên dụng: clip, video phải
ghi nhận tổng số lượng bưu gửi/tải/xe lồng trong chuyến thư/tải tại thời điểm
bàn giao hoặc khai thác chuyến thư.
VIII. NGUYÊN TẮC CHẤT XẾP HÀNG HOÁ
1. Nguyên tắc chung về chất xếp hàng hoá:
a) Phân loại hàng hoá để phục vụ chất xếp và bảo quản hàng hoá:
− Hàng nặng, hàng quá khổ.
− Hàng dễ vỡ, hàng chất lỏng.
− Hàng giá trị cao.
− Hàng gom và thư.
− Hàng hoá thông thường.
b) Sắp xếp các kiện hàng nặng có bao gói cứng ở dưới, hàng nhẹ ở trên.
c) Xếp kín các thùng hàng thành một khối với nhau, phải đảm bảo không bị
đổ ngã. Hàng hoá cần chất xếp gọn gàng, ngăn nắp, từng hàng thẳng, các kiện
hàng có kích thước giống nhau sắp xếp cùng nhau.
Hàng có trọng lượng vừa
Hàng có trọng lượng nhẹ
Hàng có trọng lượng nặng
− Mục (4) - Tiến hành quay clip bằng điện thoại đối với bưu gửi là hàng điện
tử, điện lạnh, hàng sử dụng dịch vụ khai giá bị sự cố và quay clip các bưu gửi
ngày khi gia cố lại hàng hoá (theo nội dung tại bước 3).
− Mục (5) - Video cắt từ camera của đơn vị phải ghi nhận được quá trình:
chấp nhận, khai thác, bàn giao, gia cố bưu gửi/gói/tải/xe lồng/thùng chuyên
dụng đang bị sự cố. (trường hợp đơn vị không có camera có thể dùng điện thoại
để quay clip phục vụ xác minh về sau).
− Mục (6) cung cấp khi bưu gửi là hàng điện tử, điện lạnh, hàng sử dụng dịch vụ
khai giá.
− Mục (7) - Nhận diện đối tượng bị sự cố: Khi gửi camera phục vụ xác minh
và kết luận sự việc đơn vị cung cấp camera phải cung cấp ít nhất 01 hình chụp
toàn màn hình và đánh dấu kiện/tải/xe lồng đang bị sự cố để thuận tiện xem và
theo dõi trong quá trình luân chuyển.
− Mục (8) - Đối với suy suyển, hư hỏng: Cung cấp hình ảnh/Clip phải có ít
nhất 1 hình ảnh/1 đoạn clip ghi nhận rõ vị trí bị suy suyển của vỏ thùng và hư
hỏng của sản phẩm (nếu có).
− Đối với thừa/thiếu bưu gửi/tải/xe lồng/thùng chuyên dụng: clip, video phải
ghi nhận tổng số lượng bưu gửi/tải/xe lồng trong chuyến thư/tải tại thời điểm
bàn giao hoặc khai thác chuyến thư.
VIII. NGUYÊN TẮC CHẤT XẾP HÀNG HOÁ
1. Nguyên tắc chung về chất xếp hàng hoá:
a) Phân loại hàng hoá để phục vụ chất xếp và bảo quản hàng hoá:
− Hàng nặng, hàng quá khổ.
− Hàng dễ vỡ, hàng chất lỏng.
− Hàng giá trị cao.
− Hàng gom và thư.
− Hàng hoá thông thường.
b) Sắp xếp các kiện hàng nặng có bao gói cứng ở dưới, hàng nhẹ ở trên.
c) Xếp kín các thùng hàng thành một khối với nhau, phải đảm bảo không bị
đổ ngã. Hàng hoá cần chất xếp gọn gàng, ngăn nắp, từng hàng thẳng, các kiện
hàng có kích thước giống nhau sắp xếp cùng nhau.
Hàng có trọng lượng vừa
Hàng có trọng lượng nhẹ
Hàng có trọng lượng nặng
14
− Sắp xếp theo dạng Sole (theo hình chữ T)
− Sắp xếp theo dạng xếp cột
− Sắp xếp theo dạng Sole (theo hình chữ T)
− Sắp xếp theo dạng xếp cột
15
− Lưu ý:
+ Hàng hoá chất xếp phải đảm bảo chắc chắn không bị đổ, ngã.
+ Số lượng lớp phụ thuộc vào trọng lượng và kích thước của hàng hoá.
+ Hàng hoá sắp xếp trên pallet không được cao quá 1.6m.
+ Đối với hàng hoá xếp trên pallet để kết nối đi: cần được quấn PE bên ngoài
hoặc cố định bằng dây đai để tránh hàng hoá bị đổ trong quá trình vận chuyển.
+ Không sắp xếp hàng hoá thừa ra ngoài pallet.
d) Tránh sắp xếp hàng hoá có khoảng trống, tuyệt đối không xếp theo hình
tháp dẫn đến hàng hoá bị đổ, trượt lên nhau gây móp méo, hư hỏng, bể vỡ
trong quá trình bảo quản và vận chuyển.
e) Hàng chất lỏng xếp dưới, chất rắn/hàng khô và nhẹ xếp ở trên. Hàng
chất lỏng phải được đóng gói chắc chắn, ưu tiên xếp ở khu vực riêng, không có
hàng hoặc vật nặng đè lên.
f) Đối với hàng chất lỏng, hàng dễ vỡ không được đóng gói trong tải mà
phải bàn giao riêng để nhân viên lái xe lưu ý chất xếp và bảo quản cẩn thận.
g) Đối với hàng có dán tem ký hiệu trên bao bì (hàng dễ vỡ, để theo chiều
mũi tên, hàng cần giữ khô…) phải tuân thủ theo yêu cầu của tem dán trên thùng
hàng.
− Lưu ý:
+ Hàng hoá chất xếp phải đảm bảo chắc chắn không bị đổ, ngã.
+ Số lượng lớp phụ thuộc vào trọng lượng và kích thước của hàng hoá.
+ Hàng hoá sắp xếp trên pallet không được cao quá 1.6m.
+ Đối với hàng hoá xếp trên pallet để kết nối đi: cần được quấn PE bên ngoài
hoặc cố định bằng dây đai để tránh hàng hoá bị đổ trong quá trình vận chuyển.
+ Không sắp xếp hàng hoá thừa ra ngoài pallet.
d) Tránh sắp xếp hàng hoá có khoảng trống, tuyệt đối không xếp theo hình
tháp dẫn đến hàng hoá bị đổ, trượt lên nhau gây móp méo, hư hỏng, bể vỡ
trong quá trình bảo quản và vận chuyển.
e) Hàng chất lỏng xếp dưới, chất rắn/hàng khô và nhẹ xếp ở trên. Hàng
chất lỏng phải được đóng gói chắc chắn, ưu tiên xếp ở khu vực riêng, không có
hàng hoặc vật nặng đè lên.
f) Đối với hàng chất lỏng, hàng dễ vỡ không được đóng gói trong tải mà
phải bàn giao riêng để nhân viên lái xe lưu ý chất xếp và bảo quản cẩn thận.
g) Đối với hàng có dán tem ký hiệu trên bao bì (hàng dễ vỡ, để theo chiều
mũi tên, hàng cần giữ khô…) phải tuân thủ theo yêu cầu của tem dán trên thùng
hàng.
16
h) Trong quá trình bàn giao và bảo quản bưu gửi tuyệt đối không được
quăng, ném, kéo, thả rơi, đứng/ngồi lên hàng hoá.
2. Nguyên tắc sắp xếp hàng hoá trên xe
a) Tuân thủ theo nguyên tắc chung về chất xếp hàng hoá.
b) Vệ sinh thùng xe sạch sẽ, bằng phẳng, không bị thủng, không có ốc vít nhô ra.
c) Phân loại hàng hoá trước khi chất xếp lên xe, chọn xe phù hợp về trọng
lượng và kích thước với hàng hoá sẽ vận chuyển.
d) Hàng hóa cần được xếp gọn gàng, ngăn nắp theo từng hàng thẳng. Khi
chất xếp cần phân bổ hàng hoá cân bằng trên sàn thùng xe, tránh sắp xếp
nghiêng về một phía.
e) Trình tự sắp xếp hàng hoá trên xe: những lô hàng giao/trả cuối cùng sẽ ở
bên trong cùng, những lô hàng giao đầu tiên sẽ ở gần phía cửa của thùng xe.
f) Phương án chất xếp phải tạo điều kiện thuận lợi cho việc sử dụng xe
nâng, xe đẩy… để đảm bảo an toàn hàng hoá và giảm thời gian chất xếp.
g) Sử dụng khung thép, dây đai hoặc lưới cố định hàng hoá, giảm thiểu
hàng hoá bị xê dịch trong quá trình vận chuyển.
h) Cần trang bị lớp lót sàn bằng carton hoặc vật liệu phù hợp để tăng ma
sát giữa các lô hàng với mặt sàn.
i) Sắp xếp các kiện hàng trên trần đảm bảo không để các thanh sắt trên
trần làm hư hỏng hàng hoá bằng cách xếp cách trần từ 10 – 15cm hoặc lót
carton, tấm ván…để hàng hoá không tiếp xúc trực tiếp với thanh sắt trên trần.
j) Tải hàng gom được sắp xếp trên cùng hoặc sắp xếp tại góc riêng trên xe.
k) Hàng giá trị cao, hàng dễ vỡ, hàng chất lỏng phải được bàn giao riêng
cho nhân viên lái xe lưu ý chất xếp và bảo quản cẩn thận.
l) Đối với hàng dễ vỡ không được xếp hàng hoá có cạnh/vật sắc nhọn để
cùng, không chất hàng khác cao hơn và được cố định để tránh trượt hoặc đổ khi
xe đi qua khúc cua hoặc lên - xuống dốc.
m) Hàng điện máy được xếp gần nhau và lót carton quanh thùng xe nhằm
hạn chế tối đa trầy xước, cấn móp do hàng hoá khác ảnh hưởng qua.
Xếp hàng theo
chiều mũi tên
Hàng dễ vỡ
Không được để ở
nơi ẩm ướt hoặc
thấm nước
Không được xếp
chồng
h) Trong quá trình bàn giao và bảo quản bưu gửi tuyệt đối không được
quăng, ném, kéo, thả rơi, đứng/ngồi lên hàng hoá.
2. Nguyên tắc sắp xếp hàng hoá trên xe
a) Tuân thủ theo nguyên tắc chung về chất xếp hàng hoá.
b) Vệ sinh thùng xe sạch sẽ, bằng phẳng, không bị thủng, không có ốc vít nhô ra.
c) Phân loại hàng hoá trước khi chất xếp lên xe, chọn xe phù hợp về trọng
lượng và kích thước với hàng hoá sẽ vận chuyển.
d) Hàng hóa cần được xếp gọn gàng, ngăn nắp theo từng hàng thẳng. Khi
chất xếp cần phân bổ hàng hoá cân bằng trên sàn thùng xe, tránh sắp xếp
nghiêng về một phía.
e) Trình tự sắp xếp hàng hoá trên xe: những lô hàng giao/trả cuối cùng sẽ ở
bên trong cùng, những lô hàng giao đầu tiên sẽ ở gần phía cửa của thùng xe.
f) Phương án chất xếp phải tạo điều kiện thuận lợi cho việc sử dụng xe
nâng, xe đẩy… để đảm bảo an toàn hàng hoá và giảm thời gian chất xếp.
g) Sử dụng khung thép, dây đai hoặc lưới cố định hàng hoá, giảm thiểu
hàng hoá bị xê dịch trong quá trình vận chuyển.
h) Cần trang bị lớp lót sàn bằng carton hoặc vật liệu phù hợp để tăng ma
sát giữa các lô hàng với mặt sàn.
i) Sắp xếp các kiện hàng trên trần đảm bảo không để các thanh sắt trên
trần làm hư hỏng hàng hoá bằng cách xếp cách trần từ 10 – 15cm hoặc lót
carton, tấm ván…để hàng hoá không tiếp xúc trực tiếp với thanh sắt trên trần.
j) Tải hàng gom được sắp xếp trên cùng hoặc sắp xếp tại góc riêng trên xe.
k) Hàng giá trị cao, hàng dễ vỡ, hàng chất lỏng phải được bàn giao riêng
cho nhân viên lái xe lưu ý chất xếp và bảo quản cẩn thận.
l) Đối với hàng dễ vỡ không được xếp hàng hoá có cạnh/vật sắc nhọn để
cùng, không chất hàng khác cao hơn và được cố định để tránh trượt hoặc đổ khi
xe đi qua khúc cua hoặc lên - xuống dốc.
m) Hàng điện máy được xếp gần nhau và lót carton quanh thùng xe nhằm
hạn chế tối đa trầy xước, cấn móp do hàng hoá khác ảnh hưởng qua.
Xếp hàng theo
chiều mũi tên
Hàng dễ vỡ
Không được để ở
nơi ẩm ướt hoặc
thấm nước
Không được xếp
chồng
17
n) Hàng hoá thông thường chất xếp gần hàng điện máy phải ngăn bằng
carton để giảm cọ xát.
o) Thực hiện khoá bánh xe lồng, cố định xe lồng vào thùng xe tải trước khi
di chuyển.
i) Thùng gỗ, thùng sơn, lốp xe… nên sắp xếp sát vào vách của thùng xe và
khoá chặt với các kiện hàng khác.
n) Hàng hoá thông thường chất xếp gần hàng điện máy phải ngăn bằng
carton để giảm cọ xát.
o) Thực hiện khoá bánh xe lồng, cố định xe lồng vào thùng xe tải trước khi
di chuyển.
i) Thùng gỗ, thùng sơn, lốp xe… nên sắp xếp sát vào vách của thùng xe và
khoá chặt với các kiện hàng khác.
18
j) Hàng quá khổ, hàng có hình dáng dạng ống, trụ ống được xếp nằm ngang
hoặc dọc theo chiều dài của xe tuỳ thuộc vào chiều dài của kiện hàng so với thùng
xe. Kiện hàng hình ống, kích thước dài cần được chằng buộc vào thùng xe hoặc
chèn để cố định tránh dịch chuyển hàng hoá trong quá trình vận chuyển.
Lưu ý: Đối với bàn giao hàng hoá từ bưu cục cho nhân viên lái xe, nhân viên
bưu cục chịu trách nhiệm sắp xếp hàng lên xe, nhân viên lái xe có trách nhiệm
hướng dẫn và giám sát việc chất xếp hàng hoá trên xe.
3. Nguyên tắc sắp xếp hàng hoá trong kho
a) Tuân thủ theo nguyên tắc chung về chất xếp hàng hoá.
b) Phân khu vực bảo quản hàng hoá: Hàng điện máy, hàng giá trị cao, hàng
chất lỏng, hàng dễ vỡ…
c) Bảo quản bưu gửi:
− Thư và hàng nhỏ (hàng gom – hàng <= 5kg) bảo quản trong sọt.
− 100% hàng lớn (hàng >5kg) được bảo quản trên pallet.
− Hàng giá trị cao bảo quản riêng trong sọt khi khai thác được đóng trong
xe lồng/trong thùng….
− Sử dụng triệt để xe lồng luân chuyển hàng hoá (dưới 15kg) giữa các
Trung tâm khai thác.
− Gia cố hàng hoá bị suy suyển bằng PE, băng keo, carton…. trước khi bàn
giao qua đơn vị tiếp theo.
Cá nhân, đơn vị thực hiện sai một trong các nội dung của văn bản
này hoặc thực hiện sai quy trình, quy định của Công ty sẽ chịu trách
nhiệm bồi thường mọi tổn thất (nếu có) và bị lập biên bản chất lượng.
j) Hàng quá khổ, hàng có hình dáng dạng ống, trụ ống được xếp nằm ngang
hoặc dọc theo chiều dài của xe tuỳ thuộc vào chiều dài của kiện hàng so với thùng
xe. Kiện hàng hình ống, kích thước dài cần được chằng buộc vào thùng xe hoặc
chèn để cố định tránh dịch chuyển hàng hoá trong quá trình vận chuyển.
Lưu ý: Đối với bàn giao hàng hoá từ bưu cục cho nhân viên lái xe, nhân viên
bưu cục chịu trách nhiệm sắp xếp hàng lên xe, nhân viên lái xe có trách nhiệm
hướng dẫn và giám sát việc chất xếp hàng hoá trên xe.
3. Nguyên tắc sắp xếp hàng hoá trong kho
a) Tuân thủ theo nguyên tắc chung về chất xếp hàng hoá.
b) Phân khu vực bảo quản hàng hoá: Hàng điện máy, hàng giá trị cao, hàng
chất lỏng, hàng dễ vỡ…
c) Bảo quản bưu gửi:
− Thư và hàng nhỏ (hàng gom – hàng <= 5kg) bảo quản trong sọt.
− 100% hàng lớn (hàng >5kg) được bảo quản trên pallet.
− Hàng giá trị cao bảo quản riêng trong sọt khi khai thác được đóng trong
xe lồng/trong thùng….
− Sử dụng triệt để xe lồng luân chuyển hàng hoá (dưới 15kg) giữa các
Trung tâm khai thác.
− Gia cố hàng hoá bị suy suyển bằng PE, băng keo, carton…. trước khi bàn
giao qua đơn vị tiếp theo.
Cá nhân, đơn vị thực hiện sai một trong các nội dung của văn bản
này hoặc thực hiện sai quy trình, quy định của Công ty sẽ chịu trách
nhiệm bồi thường mọi tổn thất (nếu có) và bị lập biên bản chất lượng.
19
C. CÁC QUY TRÌNH, QUY ĐỊNH TẠI TTKT
I. QUY TRÌNH BÀN GIAO TỪ ĐỐI TÁC CHO NHÂN VIÊN CỦA 247.
C. CÁC QUY TRÌNH, QUY ĐỊNH TẠI TTKT
I. QUY TRÌNH BÀN GIAO TỪ ĐỐI TÁC CHO NHÂN VIÊN CỦA 247.
20
II. QUY TRÌNH BÀN GIAO CHUY ẾN THƯ TỪ NHÂN VIÊN LÁI XE CHO TTKT.
II. QUY TRÌNH BÀN GIAO CHUY ẾN THƯ TỪ NHÂN VIÊN LÁI XE CHO TTKT.
21
III. QUY TRÌNH KHAI THÁC CHUYẾN THƯ ĐẾN
III. QUY TRÌNH KHAI THÁC CHUYẾN THƯ ĐẾN
22
IV. QUY TRÌNH KHAI THÁC CHUYẾN THƯ ĐI
IV. QUY TRÌNH KHAI THÁC CHUYẾN THƯ ĐI
23
V. QUY TRÌNH BÀN GIAO CHUY ẾN THƯ ĐI
V. QUY TRÌNH BÀN GIAO CHUY ẾN THƯ ĐI
24
VI. QUY TRÌNH BÀN GIAO CHUYẾN THƯ CHO ĐỐI TÁC VẬN CHUYỂN
VII. QUY ĐỊNH RA – VÀO VÀ LÀM VIỆC TẠI TTKT
1. Phạm vi quy định, mục đích, đối tượng áp dụng
a) Phạm vi áp dụng:
− Áp dụng khi khách hàng/đối tác liên hệ giải quyết công việc
− Quy định đối với Cán bộ, nhân viên thuộc Công ty thực hiện nhiệm vụ
hoặc liên hệ công tác tại các Trung tâm khai thác.
b) Mục đích: Để đảm bảo tốt an ninh, an toàn tại các Trung tâm khai thác
nhằm tăng cường chất lượng dịch vụ, uy tín của Công ty.
c) Đối tượng áp dụng: Khách hàng, đối tác và 100% Cán bộ, nhân viên
trong Công ty.
2. Quy định chung
a) Nghiêm cấm mang văn hóa phẩm đã bị cấm lưu hành, vũ khí, chất dễ
cháy nổ, chất độc hại vào Trung tâm khai thác.
b) Không hút thuốc lá trong khu vực khai thác.
c) Không được gây gổ, gây sự, cãi nhau, đánh nhau trong TTKT.
VI. QUY TRÌNH BÀN GIAO CHUYẾN THƯ CHO ĐỐI TÁC VẬN CHUYỂN
VII. QUY ĐỊNH RA – VÀO VÀ LÀM VIỆC TẠI TTKT
1. Phạm vi quy định, mục đích, đối tượng áp dụng
a) Phạm vi áp dụng:
− Áp dụng khi khách hàng/đối tác liên hệ giải quyết công việc
− Quy định đối với Cán bộ, nhân viên thuộc Công ty thực hiện nhiệm vụ
hoặc liên hệ công tác tại các Trung tâm khai thác.
b) Mục đích: Để đảm bảo tốt an ninh, an toàn tại các Trung tâm khai thác
nhằm tăng cường chất lượng dịch vụ, uy tín của Công ty.
c) Đối tượng áp dụng: Khách hàng, đối tác và 100% Cán bộ, nhân viên
trong Công ty.
2. Quy định chung
a) Nghiêm cấm mang văn hóa phẩm đã bị cấm lưu hành, vũ khí, chất dễ
cháy nổ, chất độc hại vào Trung tâm khai thác.
b) Không hút thuốc lá trong khu vực khai thác.
c) Không được gây gổ, gây sự, cãi nhau, đánh nhau trong TTKT.
25
3. Chi tiết nội dung quy định
a) Đối với khách hàng, đối tác liên hệ làm việc:
− Phải xuất trình cho bảo vệ: giấy giới thiệu, giấy hẹn làm việc, giấy tờ tùy
thân và các giấy tờ khác có liên quan, lý do cần liên hệ.
− Khách hàng, đối tác khi liên hệ giải quyết công việc phải hợp tác và chấp
hành quy định, thực hiện theo hướng dẫn của nhân viên bảo vệ và nhân viên
Trung tâm khai thác.
− Trung tâm khai thác phải cử nhân sự trao đổi và hỗ trợ khách hàng, đối
tác, tuyệt đối không để đối tác tự do di chuyển trong khu vực khai thác.
b) Đối với Cán bộ, nhân viên liên hệ công tác tại Trung tâm khai thác:
− Xuất trình thẻ tên để nhân viên bảo vệ giám sát và đối chiếu giữa ảnh
thẻ và nhân viên đeo thẻ.
− Mang mặc lịch sự, nếu nhân viên được cấp đồng phục phải mặc đồng
phục đúng quy định của Công ty.
− Khi ra - vào cổng phải xuống xe, dẫn bộ. Nghiêm cấm việc mang bưu
gửi, tài sản của Trung tâm khai thác và của Công ty ra - vào Trung tâm khai thác
khi chưa có sự đồng ý của Trưởng Trung tâm khai thác. Trường hợp nhân viên
bảo vệ phát hiện Cán bộ, nhân viên mang tài sản của Trung tâm ra ngoài chưa
có sự đồng ý của Trưởng Trung tâm khai thác sẽ tiến hành báo cáo Trưởng
Trung tâm khai thác xử lý;
− Khi liên hệ công tác phải theo sự hướng dẫn, sắp xếp của TTKT.
c) Đối với Cán bộ, nhân viên làm việc trực tiếp tại Trung tâm khai thác:
− Tuân thủ các nội dung áp dụng với cán bộ, nhân viên liên hệ công tác tại
Trung tâm khai thác về việc xuất trình thẻ (nếu có), quy định về mang bưu gửi,
tài sản ra vào Trung tâm khai thác.
d) Đi làm đúng giờ theo phân công từ trước hoặc theo lịch do trưởng trung
tâm khai thác yêu cầu. Trong quá trình làm việc khi có việc phải ra ngoài: cán
bộ, nhân viên phải được sự đồng ý của cán bộ quản lý trực tiếp.
− Không được mang túi xách, áo khoác vào khu vực khai thác, đồ dùng cá
nhân phải được để trong tủ hoặc ở vị trí được TTKT quy định.
Hình 1: Hình ảnh tủ đựng đồ dùng của nhân viên
3. Chi tiết nội dung quy định
a) Đối với khách hàng, đối tác liên hệ làm việc:
− Phải xuất trình cho bảo vệ: giấy giới thiệu, giấy hẹn làm việc, giấy tờ tùy
thân và các giấy tờ khác có liên quan, lý do cần liên hệ.
− Khách hàng, đối tác khi liên hệ giải quyết công việc phải hợp tác và chấp
hành quy định, thực hiện theo hướng dẫn của nhân viên bảo vệ và nhân viên
Trung tâm khai thác.
− Trung tâm khai thác phải cử nhân sự trao đổi và hỗ trợ khách hàng, đối
tác, tuyệt đối không để đối tác tự do di chuyển trong khu vực khai thác.
b) Đối với Cán bộ, nhân viên liên hệ công tác tại Trung tâm khai thác:
− Xuất trình thẻ tên để nhân viên bảo vệ giám sát và đối chiếu giữa ảnh
thẻ và nhân viên đeo thẻ.
− Mang mặc lịch sự, nếu nhân viên được cấp đồng phục phải mặc đồng
phục đúng quy định của Công ty.
− Khi ra - vào cổng phải xuống xe, dẫn bộ. Nghiêm cấm việc mang bưu
gửi, tài sản của Trung tâm khai thác và của Công ty ra - vào Trung tâm khai thác
khi chưa có sự đồng ý của Trưởng Trung tâm khai thác. Trường hợp nhân viên
bảo vệ phát hiện Cán bộ, nhân viên mang tài sản của Trung tâm ra ngoài chưa
có sự đồng ý của Trưởng Trung tâm khai thác sẽ tiến hành báo cáo Trưởng
Trung tâm khai thác xử lý;
− Khi liên hệ công tác phải theo sự hướng dẫn, sắp xếp của TTKT.
c) Đối với Cán bộ, nhân viên làm việc trực tiếp tại Trung tâm khai thác:
− Tuân thủ các nội dung áp dụng với cán bộ, nhân viên liên hệ công tác tại
Trung tâm khai thác về việc xuất trình thẻ (nếu có), quy định về mang bưu gửi,
tài sản ra vào Trung tâm khai thác.
d) Đi làm đúng giờ theo phân công từ trước hoặc theo lịch do trưởng trung
tâm khai thác yêu cầu. Trong quá trình làm việc khi có việc phải ra ngoài: cán
bộ, nhân viên phải được sự đồng ý của cán bộ quản lý trực tiếp.
− Không được mang túi xách, áo khoác vào khu vực khai thác, đồ dùng cá
nhân phải được để trong tủ hoặc ở vị trí được TTKT quy định.
Hình 1: Hình ảnh tủ đựng đồ dùng của nhân viên
26
Hình 2: Hình ảnh nhân viên
mang mặc đồng phục
− Không được mang thức ăn, đồ uống vào khu vực khai thác
− Mang mặc đồng phục và tác phong theo đúng
quy định của Công ty:
+ Mang mặc đồng phục của Công ty.
+ Đi giày theo đúng quy định (không được đi dép
lê).
+ Mang thẻ/bảng tên (nếu có)
+ Quần áo phải sạch sẽ, không bị bạc màu, gọn
gàng, chỉnh tề
+ Mang các đồ bảo hộ (bao tay, áo phản quang ...)
để tránh bị thương trong quá trình làm việc.
− Khi được nhân viên bảo vệ thông báo có khách
hàng/đối tác liên hệ làm việc, Cán bộ, nhân viên của bộ
phận liên quan phải trực tiếp hướng dẫn khách
hàng/đối tác đến nơi tiếp khách. Tuyệt đối không để
khách hàng/đối tác tự do di chuyển trong khu vực khai
thác.
− Nhân viên ra ngoài trong giờ làm việc phải có
giấy ra vào đã có xác nhận của cán bộ quản lý trực tiếp (có chữ kí mẫu gửi tại
bộ phận bảo vệ).
d) Đối với phương tiện chuyên chở, kết nối:
− Khi vào Trung tâm khai thác phải thực hiện dừng xe đúng vạch, đúng khu
vực quy định hoặc theo sự hướng dẫn của nhân viên tại Trung tâm khai thác.
− Khi xe di chuyển ra - vào trung tâm khai thác nhân viên lái xe phải lưu ý
quan sát tránh di chuyển xe va/quẹt/cán lên bưu gửi.
e) Đối với các TTKT không có bảo vệ: Tổ trưởng khai thác hoặc quản lý
đang phụ trách trong ca sẽ chịu trách nhiệm thực hiện công việc của bảo vệ.
VIII. QUY ĐỊNH VỀ SỬ DỤNG XE Ô TÔ TẠI TTKT
1. Nguyên tắc chung
a) Xe ô tô là tài sản của Công ty được giao cho các Quản lý khu vực, các
Trưởng TTKT quản lý vì mục đích phục vụ nhu cầu sản xuất kinh doanh và công
tác của Công ty. Chính vì vậy, việc quản lý và sử dụng được đảm bảo đúng mục
đích, tiết kiệm và hiệu quả nhất.
b) Xe ô tô của công ty chỉ sử dụng cho các công việc của công ty, không sử
dụng xe vào mục đích cá nhân hay các hoạt động kinh doanh khác.
2. Trách nhiệm của lái xe:
a) Nhân viên lái xe phải có mặt tại nơi làm việc đúng theo thời gian quy
định đã được phân ca hoặc thực hiện nhiệm vụ đột xuất khi trưởng đơn vị yêu
Hình 2: Hình ảnh nhân viên
mang mặc đồng phục
− Không được mang thức ăn, đồ uống vào khu vực khai thác
− Mang mặc đồng phục và tác phong theo đúng
quy định của Công ty:
+ Mang mặc đồng phục của Công ty.
+ Đi giày theo đúng quy định (không được đi dép
lê).
+ Mang thẻ/bảng tên (nếu có)
+ Quần áo phải sạch sẽ, không bị bạc màu, gọn
gàng, chỉnh tề
+ Mang các đồ bảo hộ (bao tay, áo phản quang ...)
để tránh bị thương trong quá trình làm việc.
− Khi được nhân viên bảo vệ thông báo có khách
hàng/đối tác liên hệ làm việc, Cán bộ, nhân viên của bộ
phận liên quan phải trực tiếp hướng dẫn khách
hàng/đối tác đến nơi tiếp khách. Tuyệt đối không để
khách hàng/đối tác tự do di chuyển trong khu vực khai
thác.
− Nhân viên ra ngoài trong giờ làm việc phải có
giấy ra vào đã có xác nhận của cán bộ quản lý trực tiếp (có chữ kí mẫu gửi tại
bộ phận bảo vệ).
d) Đối với phương tiện chuyên chở, kết nối:
− Khi vào Trung tâm khai thác phải thực hiện dừng xe đúng vạch, đúng khu
vực quy định hoặc theo sự hướng dẫn của nhân viên tại Trung tâm khai thác.
− Khi xe di chuyển ra - vào trung tâm khai thác nhân viên lái xe phải lưu ý
quan sát tránh di chuyển xe va/quẹt/cán lên bưu gửi.
e) Đối với các TTKT không có bảo vệ: Tổ trưởng khai thác hoặc quản lý
đang phụ trách trong ca sẽ chịu trách nhiệm thực hiện công việc của bảo vệ.
VIII. QUY ĐỊNH VỀ SỬ DỤNG XE Ô TÔ TẠI TTKT
1. Nguyên tắc chung
a) Xe ô tô là tài sản của Công ty được giao cho các Quản lý khu vực, các
Trưởng TTKT quản lý vì mục đích phục vụ nhu cầu sản xuất kinh doanh và công
tác của Công ty. Chính vì vậy, việc quản lý và sử dụng được đảm bảo đúng mục
đích, tiết kiệm và hiệu quả nhất.
b) Xe ô tô của công ty chỉ sử dụng cho các công việc của công ty, không sử
dụng xe vào mục đích cá nhân hay các hoạt động kinh doanh khác.
2. Trách nhiệm của lái xe:
a) Nhân viên lái xe phải có mặt tại nơi làm việc đúng theo thời gian quy
định đã được phân ca hoặc thực hiện nhiệm vụ đột xuất khi trưởng đơn vị yêu
27
cầu. Khi có yêu cầu điều xe, lái xe phải có mặt đúng giờ tại địa điểm đã được ghi
trong sổ điều xe.
b) Trước khi xe lưu hành, lái xe phải thực hiện:
− Kiểm tra tình trạng ngoại quan của xe. Chụp 4 mặt xe tại thời điểm đi,
nếu có trầy xước bất thường báo lại cho quản lý ngay lập tức (gọi điện thoại
hoặc báo cáo trên nhóm zalo.viber theo quy định của TTKT)
− Kiểm tra lượng xăng, dầu của xe. Nếu xe hết xăng, dầu vào gặp kế toán,
tổ trưởng đội xe lấy phiếu đổ xăng/dầu.
− Trước khi xe đưa vào lưu hành: Lái xe có trách nhiệm vệ sinh xe sạch sẽ
(lau dọn ca bin, quét dọn thùng xe, lau khô thùng xe nếu thùng xe bị ướt….).
Yêu cầu rửa xe định kỳ hàng tuần.
− Kiểm tra giấy tờ phải mang theo khi lưu thông trên đường, lái xe phải có
đủ các giấy tờ sau:
+ Sổ theo dõi hành trình xe
+ Giấy phép lái xe
+ Đăng ký xe
+ Giấy chứng nhận tham gia bảo hiểm trách nhiệm dân sự cho người điều
khiển phương tiện.
+ Sổ đăng kiểm xe ô tô cơ giới.
− Lái xe đảm bảo an toàn hàng hoá sau khi nhận bàn giao và trong quá
trình vận chuyển, phải kiểm tra việc khoá bánh xe lồng, cố định xe lồng vào
thùng xe và đóng chặt cửa xe trước khi di chuyển.
− Trường hợp xe không đủ điều kiện vận hành, lái xe phải báo cáo, đề xuất
phương án xử lý với người quản lý trực tiếp.
c) Quy định khi lái xe tham gia lưu thông trên đường:
− Chấp hành Luật giao thông đường bộ và yêu cầu điều động xe của
trưởng đơn vị.
− Phải tuân thủ quy định về tốc độ, không được vượt tốc độ.
− Không được sử dụng điện thoại khi đang lái xe. Khi sử dụng điện phải
dừng xe sát vào lề đường.
− Không sử dụng rượu, bia và các chất kích thích trước và trong khi thực
hiện nhiệm vụ.
− Chỉ được sử dụng xe khi có yêu cầu điều xe của trưởng đơn vị, sử dụng
xe đúng mục đích và đúng lộ trình điều xe, di chuyển đúng thời gian.
− Không sử dụng xe vào việc riêng, không cho người khác điều khiển xe,
không tự ý chạy xe khỏi đơn vị khi chưa có ý kiến của người quản lý trực tiếp.
− Sử dụng sổ theo dõi hành trình xe:
+ Sử dụng sổ theo dõi hành trình xe cho các hoạt động sử dụng xe hàng
ngày và ghi chép đầy đủ thông tin để làm căn cứ theo dõi, quản lý và hạch toán
chi phí.
+ Phải ghi rõ lịch trình xe chạy hàng ngày, người sử dụng, tên lái xe, theo
dõi tình hình xăng dầu sử dụng, lịch bảo dưỡng thường xuyên và các thông tin
khác cần thiết cho việc quản lý và điều hành xe của công ty. Các thông tin này
cần được đối chiếu và xác nhận với quản lý trực tiếp hoặc các phòng ban chức
năng của công ty để thực hiện các tác nghiệp quản lý khác
d) Xử lý khi xe bị tai nạn giao thông
cầu. Khi có yêu cầu điều xe, lái xe phải có mặt đúng giờ tại địa điểm đã được ghi
trong sổ điều xe.
b) Trước khi xe lưu hành, lái xe phải thực hiện:
− Kiểm tra tình trạng ngoại quan của xe. Chụp 4 mặt xe tại thời điểm đi,
nếu có trầy xước bất thường báo lại cho quản lý ngay lập tức (gọi điện thoại
hoặc báo cáo trên nhóm zalo.viber theo quy định của TTKT)
− Kiểm tra lượng xăng, dầu của xe. Nếu xe hết xăng, dầu vào gặp kế toán,
tổ trưởng đội xe lấy phiếu đổ xăng/dầu.
− Trước khi xe đưa vào lưu hành: Lái xe có trách nhiệm vệ sinh xe sạch sẽ
(lau dọn ca bin, quét dọn thùng xe, lau khô thùng xe nếu thùng xe bị ướt….).
Yêu cầu rửa xe định kỳ hàng tuần.
− Kiểm tra giấy tờ phải mang theo khi lưu thông trên đường, lái xe phải có
đủ các giấy tờ sau:
+ Sổ theo dõi hành trình xe
+ Giấy phép lái xe
+ Đăng ký xe
+ Giấy chứng nhận tham gia bảo hiểm trách nhiệm dân sự cho người điều
khiển phương tiện.
+ Sổ đăng kiểm xe ô tô cơ giới.
− Lái xe đảm bảo an toàn hàng hoá sau khi nhận bàn giao và trong quá
trình vận chuyển, phải kiểm tra việc khoá bánh xe lồng, cố định xe lồng vào
thùng xe và đóng chặt cửa xe trước khi di chuyển.
− Trường hợp xe không đủ điều kiện vận hành, lái xe phải báo cáo, đề xuất
phương án xử lý với người quản lý trực tiếp.
c) Quy định khi lái xe tham gia lưu thông trên đường:
− Chấp hành Luật giao thông đường bộ và yêu cầu điều động xe của
trưởng đơn vị.
− Phải tuân thủ quy định về tốc độ, không được vượt tốc độ.
− Không được sử dụng điện thoại khi đang lái xe. Khi sử dụng điện phải
dừng xe sát vào lề đường.
− Không sử dụng rượu, bia và các chất kích thích trước và trong khi thực
hiện nhiệm vụ.
− Chỉ được sử dụng xe khi có yêu cầu điều xe của trưởng đơn vị, sử dụng
xe đúng mục đích và đúng lộ trình điều xe, di chuyển đúng thời gian.
− Không sử dụng xe vào việc riêng, không cho người khác điều khiển xe,
không tự ý chạy xe khỏi đơn vị khi chưa có ý kiến của người quản lý trực tiếp.
− Sử dụng sổ theo dõi hành trình xe:
+ Sử dụng sổ theo dõi hành trình xe cho các hoạt động sử dụng xe hàng
ngày và ghi chép đầy đủ thông tin để làm căn cứ theo dõi, quản lý và hạch toán
chi phí.
+ Phải ghi rõ lịch trình xe chạy hàng ngày, người sử dụng, tên lái xe, theo
dõi tình hình xăng dầu sử dụng, lịch bảo dưỡng thường xuyên và các thông tin
khác cần thiết cho việc quản lý và điều hành xe của công ty. Các thông tin này
cần được đối chiếu và xác nhận với quản lý trực tiếp hoặc các phòng ban chức
năng của công ty để thực hiện các tác nghiệp quản lý khác
d) Xử lý khi xe bị tai nạn giao thông
28
− Tắt máy xe sau đó bật hai đèn nhấp nháy. Nếu xuống xe phải khoá chặt
cửa xe.
− Kiểm tra xem có người bị thương không, nếu có phải lập tức thực hiện
cấp cứu.
− Kiểm tra tình trạng của xe xem có bị hư hỏng không?
− Kiểm tra tình trạng hàng hoá trên xe.
− Báo cáo sự việc với trưởng đơn vị.
− Phối hợp với cảnh sát giao thông để xử lý theo quy định của Luật giao
thông đường bộ.
− Trường hợp xe bị hư hỏng nặng hoặc thời gian xử lý với cơ quan công an
kéo dài, nhân viên lái xe phải báo cáo với trưởng đơn vị và có phương án hỗ trợ
lưu thoát, vận chuyển hàng hoá trên xe.
e) Khi có thiệt hại
− Lái xe chịu trách nhiệm về các hành vi gây ra thiệt hại cho công ty về tài
sản, con người và các thiệt hại khác do lỗi của mình gây ra trong quá trình lái xe.
− Lái xe gây ra lỗi có từ 3-5 ngày để khắc phục, sửa chữa trả lại tình trạng
xe nguyên vẹn như ban đầu, nếu không tự khắc phục, tổ trưởng lái xe đưa xe
vào gara hãng, mọi chi phí sữa chữa + phát sinh nếu có lái xe gây ra lỗi phải
chịu 100%.
3. Trách nhiệm của trưởng đơn vị/trưởng nhóm lái xe
a) Phải thường xuyên kiểm tra, giám sát các hoạt động của đội xe:
− Kiểm tra xe: tình trạng bên ngoài của xe, vệ sinh xe.
− Kiểm tra định vị, GPS để thường xuyên nhắc nhở nhân viên thực hiện
đúng quy định.
b) Tiếp nhận thông tin, hỗ trợ, hướng dẫn nhân viên lái xe các trường hợp
phát sinh, khi xe gặp sự cố trên đường.
Các nội dung khác thực hiện theo quy chế quản lý xe ô tô
https://hotro.247express.vn/qui-che-quan-ly-xe-o-to
IX. QUY ĐỊNH VỀ 5S VÀ KAIZEN
1. Quy định về 5S:
a) Mục đích: Nâng cao điều kiện và môi trường làm việc trong từng đơn vị,
thay đổi suy nghĩ, thói quen làm việc và tăng cường khả năng sáng tạo của mỗi
cán bộ, nhân viên.
b) Lợi ích của 5S:
− Nơi làm việc trở nên sạch sẽ và ngăn nắp hơn.
− Tăng cường phát huy sáng kiến và có tính kỷ luật.
− Chỗ làm việc thuận tiện và đảm bảo an toàn lao động.
− Tăng tính tự hào của nhân viên về nơi làm việc, về tổ chức.
− Mang lại cơ hội kinh doanh và phát triển cho Công ty.
c) Triết lý áp dụng 5S:
− Mỗi người nhận thức về việc giữ gìn vệ sinh và ngăn nắp tại nơi mình làm
việc.
− Tắt máy xe sau đó bật hai đèn nhấp nháy. Nếu xuống xe phải khoá chặt
cửa xe.
− Kiểm tra xem có người bị thương không, nếu có phải lập tức thực hiện
cấp cứu.
− Kiểm tra tình trạng của xe xem có bị hư hỏng không?
− Kiểm tra tình trạng hàng hoá trên xe.
− Báo cáo sự việc với trưởng đơn vị.
− Phối hợp với cảnh sát giao thông để xử lý theo quy định của Luật giao
thông đường bộ.
− Trường hợp xe bị hư hỏng nặng hoặc thời gian xử lý với cơ quan công an
kéo dài, nhân viên lái xe phải báo cáo với trưởng đơn vị và có phương án hỗ trợ
lưu thoát, vận chuyển hàng hoá trên xe.
e) Khi có thiệt hại
− Lái xe chịu trách nhiệm về các hành vi gây ra thiệt hại cho công ty về tài
sản, con người và các thiệt hại khác do lỗi của mình gây ra trong quá trình lái xe.
− Lái xe gây ra lỗi có từ 3-5 ngày để khắc phục, sửa chữa trả lại tình trạng
xe nguyên vẹn như ban đầu, nếu không tự khắc phục, tổ trưởng lái xe đưa xe
vào gara hãng, mọi chi phí sữa chữa + phát sinh nếu có lái xe gây ra lỗi phải
chịu 100%.
3. Trách nhiệm của trưởng đơn vị/trưởng nhóm lái xe
a) Phải thường xuyên kiểm tra, giám sát các hoạt động của đội xe:
− Kiểm tra xe: tình trạng bên ngoài của xe, vệ sinh xe.
− Kiểm tra định vị, GPS để thường xuyên nhắc nhở nhân viên thực hiện
đúng quy định.
b) Tiếp nhận thông tin, hỗ trợ, hướng dẫn nhân viên lái xe các trường hợp
phát sinh, khi xe gặp sự cố trên đường.
Các nội dung khác thực hiện theo quy chế quản lý xe ô tô
https://hotro.247express.vn/qui-che-quan-ly-xe-o-to
IX. QUY ĐỊNH VỀ 5S VÀ KAIZEN
1. Quy định về 5S:
a) Mục đích: Nâng cao điều kiện và môi trường làm việc trong từng đơn vị,
thay đổi suy nghĩ, thói quen làm việc và tăng cường khả năng sáng tạo của mỗi
cán bộ, nhân viên.
b) Lợi ích của 5S:
− Nơi làm việc trở nên sạch sẽ và ngăn nắp hơn.
− Tăng cường phát huy sáng kiến và có tính kỷ luật.
− Chỗ làm việc thuận tiện và đảm bảo an toàn lao động.
− Tăng tính tự hào của nhân viên về nơi làm việc, về tổ chức.
− Mang lại cơ hội kinh doanh và phát triển cho Công ty.
c) Triết lý áp dụng 5S:
− Mỗi người nhận thức về việc giữ gìn vệ sinh và ngăn nắp tại nơi mình làm
việc.
29
− Thay vì cố gắng dọn dẹp nơi làm việc, điều trước tiên hãy suy nghĩ là cố
gắng đừng làm bẩn nó.
− Rèn luyện hành vi hằng ngày để hình thành thói quen cho bản thân.
d) Các bước thực hiện 5S:
− Bước 1: Sàng lọc (Sort):
+ Xem xét, phân loại các vật dụng/công cụ - dụng cụ không cần thiết và cần
thiết trong công việc.
+ Tiến hành lại bỏ các vật dụng không cần thiết và giữ lại các vật dụng cần
thiết cho công việc.
− Bước 2: Sắp xếp (Set in Order): Sắp xếp các vật dụng theo tiêu chí:
+ Vật dụng/công cụ - dụng cụ thao tác nhiều sẽ để ở nơi dễ thấy, dễ lấy và
dễ để lại đúng chỗ.
+ Vật dụng/ công cụ - dụng cụ sử dụng khi có điều kiện thì được cất ngăn
nắp trong tủ/thùng chuyên dụng để đảm bảo tính dễ tìm và dễ cất giữ.
− Bước 3: Sạch sẽ (Shine):
+ Thực hiện lau dọn thường xuyên khi bắt đầu ca làm việc và kết thúc ca làm
việc.
+ Cất giữ vật dụng/công cụ dụng cụ đúng chỗ trước khi thực hiện bàn giao ca
làm việc.
− Bước 4: Săn sóc (Standardize):
+ Tổ chức duy trì sàng lọc, sắp xếp, sạch sẽ để hình thành thói quen.
+ Thực hiện theo kế hoạch định kỳ và có đánh giá đảm bảo việc tuân thủ.
− Bước 5: Sẵn sàng (Sustain): Tuân thủ mọi việc một các tự giác để tạo môi
trường làm việc tối ưu nhất.
− Thay vì cố gắng dọn dẹp nơi làm việc, điều trước tiên hãy suy nghĩ là cố
gắng đừng làm bẩn nó.
− Rèn luyện hành vi hằng ngày để hình thành thói quen cho bản thân.
d) Các bước thực hiện 5S:
− Bước 1: Sàng lọc (Sort):
+ Xem xét, phân loại các vật dụng/công cụ - dụng cụ không cần thiết và cần
thiết trong công việc.
+ Tiến hành lại bỏ các vật dụng không cần thiết và giữ lại các vật dụng cần
thiết cho công việc.
− Bước 2: Sắp xếp (Set in Order): Sắp xếp các vật dụng theo tiêu chí:
+ Vật dụng/công cụ - dụng cụ thao tác nhiều sẽ để ở nơi dễ thấy, dễ lấy và
dễ để lại đúng chỗ.
+ Vật dụng/ công cụ - dụng cụ sử dụng khi có điều kiện thì được cất ngăn
nắp trong tủ/thùng chuyên dụng để đảm bảo tính dễ tìm và dễ cất giữ.
− Bước 3: Sạch sẽ (Shine):
+ Thực hiện lau dọn thường xuyên khi bắt đầu ca làm việc và kết thúc ca làm
việc.
+ Cất giữ vật dụng/công cụ dụng cụ đúng chỗ trước khi thực hiện bàn giao ca
làm việc.
− Bước 4: Săn sóc (Standardize):
+ Tổ chức duy trì sàng lọc, sắp xếp, sạch sẽ để hình thành thói quen.
+ Thực hiện theo kế hoạch định kỳ và có đánh giá đảm bảo việc tuân thủ.
− Bước 5: Sẵn sàng (Sustain): Tuân thủ mọi việc một các tự giác để tạo môi
trường làm việc tối ưu nhất.
30
e) Một số hình ảnh về 5S tại TTKT
1. Hình ảnh bảo quản và sắp xếp bưu gửi
Hàng lớn được sắp xếp trên
pallet
Hàng nhỏ được bảo quản
trong sọt
Thư được bảo quản trong sọt
2. Sắp xếp công cụ, dụng cụ, nguyên vật liệu
Sắp xếp nguyên vật liệu và
dụng cụ
Sắp xếp xe nâng tay và xe đẩy khi chưa sử dụng
Hình ảnh nguyên vật liệu và công cụ được sắp xếp gọn gàng khi không sử dụng
e) Một số hình ảnh về 5S tại TTKT
1. Hình ảnh bảo quản và sắp xếp bưu gửi
Hàng lớn được sắp xếp trên
pallet
Hàng nhỏ được bảo quản
trong sọt
Thư được bảo quản trong sọt
2. Sắp xếp công cụ, dụng cụ, nguyên vật liệu
Sắp xếp nguyên vật liệu và
dụng cụ
Sắp xếp xe nâng tay và xe đẩy khi chưa sử dụng
Hình ảnh nguyên vật liệu và công cụ được sắp xếp gọn gàng khi không sử dụng
31
Hình ảnh nguyên vật liệu và công cụ được sắp xếp gọn gàng khi không sử dụng
Xe lồng được gấp gọn khi
chưa sử dụng
Hình ảnh thùng xe tải Xếp gọn dụng cụ vệ sinh
f) Checklist một số công việc khi thực hiện 5S
− Checklist đánh giá 5S – khu vực Văn phòng (Mẫu QVU – CL – 001)
− Checklist đánh giá 5S – khu vực Khai thác (Mẫu QVU – CL – 002)
− Checklist đánh giá 5S – khu vực Bên ngoài TTKT (Mẫu QVU – CL – 003)
− Checklist đánh giá 5S – khu vực Xe kết nối (Mẫu QVU – CL – 004)
2. Quy định về Kaizen:
a) Định nghĩa: Kaizen được dịch ra nghĩa tiếng việt là liên tục cải tiến. Vì vậy
Kaizen chính là liên tục cải tiến bởi chính những người lao động thông qua việc
loại bỏ lãng phí trong quá trình vận hành.
b) Chi phí trong vận hành:
− Chi phí nổi: chiếm 20% chi phí của vận hành công ty, có thể nhận biết
bằng cách quan sát, theo dõi và ghi nhận bằng mắt thường.
− Chi phí tiềm ẩn: chiếm 80% chi phí của vận hành công ty, phải sử dụng
các kỹ thuật, dụng cụ chuyên sâu để đánh giá và phát hiện.
− Vì vậy tất cả các lãng phí trong vận hành bắt nguồn từ chi phí tiềm ẩn mà
chúng ta không thể phát hiện và kiểm soát.
c) Các điểm quan trọng của văn hóa Kaizen:
Hình ảnh nguyên vật liệu và công cụ được sắp xếp gọn gàng khi không sử dụng
Xe lồng được gấp gọn khi
chưa sử dụng
Hình ảnh thùng xe tải Xếp gọn dụng cụ vệ sinh
f) Checklist một số công việc khi thực hiện 5S
− Checklist đánh giá 5S – khu vực Văn phòng (Mẫu QVU – CL – 001)
− Checklist đánh giá 5S – khu vực Khai thác (Mẫu QVU – CL – 002)
− Checklist đánh giá 5S – khu vực Bên ngoài TTKT (Mẫu QVU – CL – 003)
− Checklist đánh giá 5S – khu vực Xe kết nối (Mẫu QVU – CL – 004)
2. Quy định về Kaizen:
a) Định nghĩa: Kaizen được dịch ra nghĩa tiếng việt là liên tục cải tiến. Vì vậy
Kaizen chính là liên tục cải tiến bởi chính những người lao động thông qua việc
loại bỏ lãng phí trong quá trình vận hành.
b) Chi phí trong vận hành:
− Chi phí nổi: chiếm 20% chi phí của vận hành công ty, có thể nhận biết
bằng cách quan sát, theo dõi và ghi nhận bằng mắt thường.
− Chi phí tiềm ẩn: chiếm 80% chi phí của vận hành công ty, phải sử dụng
các kỹ thuật, dụng cụ chuyên sâu để đánh giá và phát hiện.
− Vì vậy tất cả các lãng phí trong vận hành bắt nguồn từ chi phí tiềm ẩn mà
chúng ta không thể phát hiện và kiểm soát.
c) Các điểm quan trọng của văn hóa Kaizen:
32
− Đừng nói tại sao không thể làm.
− Phải thực hiện ngay đối với các nhiệm vụ cấp bách.
− Đừng đặt mục tiêu hoàn hảo, chỉ cần hoàn thành 80% là đạt.
− Đặt câu hỏi theo phương pháp 5W1H (Who, What, When, Where, Why,
How).
− Loại bỏ phương pháp hiện tại không còn tối ưu.
− Thu thập thông tin xác thực tại hiện trường.
− Nói phải đi đôi với số liệu chứng minh.
− Đừng dùng tiền để giải quyết sự việc, hãy sử dụng trí thông minh và kinh
nghiệm tích lũy.
− Theo dõi đến chi tiết.
− Dùng hình ảnh trực quan.
− Duy trì văn hóa không chỉ trích và phán xét.
− Trao quyền và ủy quyền – chống cửa quyền và quan liêu.
− Lãnh đạo cam kết và hỗ trợ thực hiện Kaizen.
− Chia sẻ thông tin.
− Trao đổi thông tin 2 chiều giữa cấp trên và cấp dưới.
− Đa dạng hóa kỹ năng và mở rộng công việc.
− Làm việc nhóm, hỗ trợ kiểm tra chéo.
− Duy trì và thực hiện 5S.
− Tích lũy kinh nghiệm từ việc thực hiện Kaizen.
− Không ngừng loại bỏ lãng phí.
d) 7 bước thực hiện Kaizen:
e) Phương pháp 5W1H để xác định Kaizen:
− Đừng nói tại sao không thể làm.
− Phải thực hiện ngay đối với các nhiệm vụ cấp bách.
− Đừng đặt mục tiêu hoàn hảo, chỉ cần hoàn thành 80% là đạt.
− Đặt câu hỏi theo phương pháp 5W1H (Who, What, When, Where, Why,
How).
− Loại bỏ phương pháp hiện tại không còn tối ưu.
− Thu thập thông tin xác thực tại hiện trường.
− Nói phải đi đôi với số liệu chứng minh.
− Đừng dùng tiền để giải quyết sự việc, hãy sử dụng trí thông minh và kinh
nghiệm tích lũy.
− Theo dõi đến chi tiết.
− Dùng hình ảnh trực quan.
− Duy trì văn hóa không chỉ trích và phán xét.
− Trao quyền và ủy quyền – chống cửa quyền và quan liêu.
− Lãnh đạo cam kết và hỗ trợ thực hiện Kaizen.
− Chia sẻ thông tin.
− Trao đổi thông tin 2 chiều giữa cấp trên và cấp dưới.
− Đa dạng hóa kỹ năng và mở rộng công việc.
− Làm việc nhóm, hỗ trợ kiểm tra chéo.
− Duy trì và thực hiện 5S.
− Tích lũy kinh nghiệm từ việc thực hiện Kaizen.
− Không ngừng loại bỏ lãng phí.
d) 7 bước thực hiện Kaizen:
e) Phương pháp 5W1H để xác định Kaizen:
33
f) Các dạng lãng phí trong quá trình vận hành:
STT Các dạng lãng phí Nguyên nhân lãng phí Phương án khắc phục
1 Lãng phí do lỗi sai.
− Không xác định rõ yêu
cầu dịch vụ khách hàng.
− Thiếu kiểm soát trong
quá trình vận hành.
− Nhân sự thiếu kỹ năng.
− Quản lý nhân sự cục
bộ thay vì toàn diện.
− Tìm hiểu và xác định
rõ yêu cầu của khách
hàng.
− Đào tạo nhân sự
thường xuyên để nâng
cao kỹ năng nghiệp vụ.
− Kiểm soát và theo dõi
sát các khâu vận hành,
xử lý triệt để.
2
Lãng phí do nhiều loại
sản phẩm.
− Cung cấp nhiều loại
hình dịch vụ, không đảm
bảo giá trị cốt lõi của
công ty.
− Dịch vụ giá rẻ sẽ triệt
tiêu dịch vụ giá cao
nhưng chất lượng tốt.
− Quy hoạch lại các dịch
vụ đồng dạng.
− Cung cấp dịch vụ
đồng nhất về mặt chất
lượng.
3
Lãng phí do quá trình
cung cấp.
− Cung cấp dịch vụ vượt
quá yêu cầu chất lượng
dịch vụ.
− Phân tích dịch vụ chưa
− Cung cấp dịch vụ
đúng theo hợp đồng
được ký kết.
− Cần phân tích chất
f) Các dạng lãng phí trong quá trình vận hành:
STT Các dạng lãng phí Nguyên nhân lãng phí Phương án khắc phục
1 Lãng phí do lỗi sai.
− Không xác định rõ yêu
cầu dịch vụ khách hàng.
− Thiếu kiểm soát trong
quá trình vận hành.
− Nhân sự thiếu kỹ năng.
− Quản lý nhân sự cục
bộ thay vì toàn diện.
− Tìm hiểu và xác định
rõ yêu cầu của khách
hàng.
− Đào tạo nhân sự
thường xuyên để nâng
cao kỹ năng nghiệp vụ.
− Kiểm soát và theo dõi
sát các khâu vận hành,
xử lý triệt để.
2
Lãng phí do nhiều loại
sản phẩm.
− Cung cấp nhiều loại
hình dịch vụ, không đảm
bảo giá trị cốt lõi của
công ty.
− Dịch vụ giá rẻ sẽ triệt
tiêu dịch vụ giá cao
nhưng chất lượng tốt.
− Quy hoạch lại các dịch
vụ đồng dạng.
− Cung cấp dịch vụ
đồng nhất về mặt chất
lượng.
3
Lãng phí do quá trình
cung cấp.
− Cung cấp dịch vụ vượt
quá yêu cầu chất lượng
dịch vụ.
− Phân tích dịch vụ chưa
− Cung cấp dịch vụ
đúng theo hợp đồng
được ký kết.
− Cần phân tích chất
34
STT Các dạng lãng phí Nguyên nhân lãng phí Phương án khắc phục
thích đáng. lượng dịch vụ có đáp
ứng được yêu cầu về
chất lượng, thời gian
vận chuyển và giá bán.
4
Lãng phí do thời gian
chờ.
− Quy trình không đồng
bộ giữa khâu nhận, vận
chuyển và phát bưu gửi.
− Thừa nhân sự, bố trí
lao động không phù hợp.
− Không lập thời gian
biểu cho nhân công và xe
kết nối tham gia hoạt
động.
− Thiếu kế hoạch bảo
dưỡng và đăng kiểm xe.
− Đặt ra chỉ tiêu thời
gian nhận, vận chuyển
và phát bưu gửi để tăng
tính đồng bộ.
− Bố trí nhân sự phù
hợp, không thừa nhân
sự trong 1 ca làm việc.
− Lập lịch làm việc của
nhân viên và xe kết nối
tham gia vận hành.
− Có kế hoạch thay thế
khi xe đi bảo dưỡng và
đăng kiểm.
5
Lãng phí do thao tác
thừa.
− Quy trình chưa tối ưu
hóa, nhiều thao tác thừa,
không cần thiết.
− Không gian bố trí làm
việc không phù hợp, phải
di chuyển nhiều.
− Hướng dẫn nghiệp vụ
công việc không rõ ràng.
− Theo dõi thực tế và
đưa ra chỉnh sửa quy
trình để tránh các thao
tác thừa.
− Bố trí lại layout của
bưu cục và trung tâm
khai thác phù hợp.
− Hướng dẫn nghiệp vụ
không gây nhầm lẫn
giữa các bước thực hiện.
X. QUY ĐỊNH VỀ LAYOUT TẠI TRUNG TÂM KHAI THÁC
1. Quy định chung về Layout tại Trung tâm khai thác
Tuỳ thuộc vào diện tích và kết cấu của các TTKT sẽ có Layout khác nhau
nhưng phải đảm bảo đủ các khu vực chia chọn, khu vực hàng giá trị cao, khu
vực xử lý hàng sự cố, khu vực sắp xếp và bảo quản công cụ, dụng cụ, trang thiết
bị, nguyên vật liệu.
STT Các dạng lãng phí Nguyên nhân lãng phí Phương án khắc phục
thích đáng. lượng dịch vụ có đáp
ứng được yêu cầu về
chất lượng, thời gian
vận chuyển và giá bán.
4
Lãng phí do thời gian
chờ.
− Quy trình không đồng
bộ giữa khâu nhận, vận
chuyển và phát bưu gửi.
− Thừa nhân sự, bố trí
lao động không phù hợp.
− Không lập thời gian
biểu cho nhân công và xe
kết nối tham gia hoạt
động.
− Thiếu kế hoạch bảo
dưỡng và đăng kiểm xe.
− Đặt ra chỉ tiêu thời
gian nhận, vận chuyển
và phát bưu gửi để tăng
tính đồng bộ.
− Bố trí nhân sự phù
hợp, không thừa nhân
sự trong 1 ca làm việc.
− Lập lịch làm việc của
nhân viên và xe kết nối
tham gia vận hành.
− Có kế hoạch thay thế
khi xe đi bảo dưỡng và
đăng kiểm.
5
Lãng phí do thao tác
thừa.
− Quy trình chưa tối ưu
hóa, nhiều thao tác thừa,
không cần thiết.
− Không gian bố trí làm
việc không phù hợp, phải
di chuyển nhiều.
− Hướng dẫn nghiệp vụ
công việc không rõ ràng.
− Theo dõi thực tế và
đưa ra chỉnh sửa quy
trình để tránh các thao
tác thừa.
− Bố trí lại layout của
bưu cục và trung tâm
khai thác phù hợp.
− Hướng dẫn nghiệp vụ
không gây nhầm lẫn
giữa các bước thực hiện.
X. QUY ĐỊNH VỀ LAYOUT TẠI TRUNG TÂM KHAI THÁC
1. Quy định chung về Layout tại Trung tâm khai thác
Tuỳ thuộc vào diện tích và kết cấu của các TTKT sẽ có Layout khác nhau
nhưng phải đảm bảo đủ các khu vực chia chọn, khu vực hàng giá trị cao, khu
vực xử lý hàng sự cố, khu vực sắp xếp và bảo quản công cụ, dụng cụ, trang thiết
bị, nguyên vật liệu.
35
2. Mẫu bảng hiệu tại Trung tâm khai thác
Nội
dung
Hình ảnh Chi tiết
Biển chỉ
dẫn
- Kích thước: tuỳ vào diện
tích khu vực đặt biển.
- Chất liệu: Alu
- Nền đỏ, chữ trắng, có
logo của Công ty
Các bảng
nội quy
khác
- Kích thước: 40 x 18 (cm)
- Chất liệu: Mica hoặc
thép chống gỉ
- Nền đỏ, chữ trắng và
vàng
2. Mẫu bảng hiệu tại Trung tâm khai thác
Nội
dung
Hình ảnh Chi tiết
Biển chỉ
dẫn
- Kích thước: tuỳ vào diện
tích khu vực đặt biển.
- Chất liệu: Alu
- Nền đỏ, chữ trắng, có
logo của Công ty
Các bảng
nội quy
khác
- Kích thước: 40 x 18 (cm)
- Chất liệu: Mica hoặc
thép chống gỉ
- Nền đỏ, chữ trắng và
vàng
36
Nội
dung
Hình ảnh Chi tiết
Tiêu lệnh
chữa
cháy
- Kích thước: 46 x 33 (cm)
- Chất liệu: thép chống gỉ
Nội quy
phòng
cháy
chữa
cháy
- Kích thước: 46 x 33 (cm)
- Chất liệu: thép chống gỉ
Bảng tên
các
phòng tại
TTKT
- Kích thước: 35 x 11 (cm)
- Chất liệu: Mica
- Nền đỏ, chữ trắng
Bảng quy
định khu
vực làm
việc
- Kích thước: 29.7 x 21
(cm)
- Chất liệu: Mica
- Nền đỏ, chữ trắng
Nội
dung
Hình ảnh Chi tiết
Tiêu lệnh
chữa
cháy
- Kích thước: 46 x 33 (cm)
- Chất liệu: thép chống gỉ
Nội quy
phòng
cháy
chữa
cháy
- Kích thước: 46 x 33 (cm)
- Chất liệu: thép chống gỉ
Bảng tên
các
phòng tại
TTKT
- Kích thước: 35 x 11 (cm)
- Chất liệu: Mica
- Nền đỏ, chữ trắng
Bảng quy
định khu
vực làm
việc
- Kích thước: 29.7 x 21
(cm)
- Chất liệu: Mica
- Nền đỏ, chữ trắng
37
Nội
dung
Hình ảnh Chi tiết
Bảng tên
khu vực
để hàng
- Kích thước: 29.7 x 21
(cm)
- Chất liệu: Mica
- Nền trắng, chữ đỏ
Bảng tên
gắn trên
giỏ
hàng/thư
- Kích thước: 17 x 25 (cm)
- Chất liệu: Mica
- Font chữ: Times New
Roman.
- Nền trắng, chữ đen
Bộ bảng
quy trình,
quy định
nghiệp vụ
treo tại
khu vực
khai thác
- Kích thước: 100 x 60 (cm)
- Chất liệu: Decal cán
Format 5mm, viền khung
nhôm định hình.
- Font chữ: Times New
Roman.
- Nền đỏ và trắng, chữ
đen
Nội
dung
Hình ảnh Chi tiết
Bảng tên
khu vực
để hàng
- Kích thước: 29.7 x 21
(cm)
- Chất liệu: Mica
- Nền trắng, chữ đỏ
Bảng tên
gắn trên
giỏ
hàng/thư
- Kích thước: 17 x 25 (cm)
- Chất liệu: Mica
- Font chữ: Times New
Roman.
- Nền trắng, chữ đen
Bộ bảng
quy trình,
quy định
nghiệp vụ
treo tại
khu vực
khai thác
- Kích thước: 100 x 60 (cm)
- Chất liệu: Decal cán
Format 5mm, viền khung
nhôm định hình.
- Font chữ: Times New
Roman.
- Nền đỏ và trắng, chữ
đen
38
3. Xe sorting tại trung tâm khai thác
Sử dụng xe sorting chia chọn được cả thư và hàng nhỏ (hàng gom).
1. Hình ảnh xe sorting khi làm hàng nhỏ
Hình ảnh xe sorting Kích thước xe sorting
Mặt trước của xe Mặt sau của xe
Mặt trái xe Mặt phải xe
3. Xe sorting tại trung tâm khai thác
Sử dụng xe sorting chia chọn được cả thư và hàng nhỏ (hàng gom).
1. Hình ảnh xe sorting khi làm hàng nhỏ
Hình ảnh xe sorting Kích thước xe sorting
Mặt trước của xe Mặt sau của xe
Mặt trái xe Mặt phải xe
39
2. Hình ảnh xe sorting khi làm thư
Hình ảnh xe sorting Kích thước xe sorting
Mặt trước của xe Mặt sau của xe
Mặt trái xe Mặt phải xe
2. Hình ảnh xe sorting khi làm thư
Hình ảnh xe sorting Kích thước xe sorting
Mặt trước của xe Mặt sau của xe
Mặt trái xe Mặt phải xe
Tags
Categories
GeneralDownload
Download Slideshow Get the original presentation fileQuick Actions
Statistics
- Views 10
- Slides 39
- Age 407 days
Related Slideshows
22
Pray For The Peace Of Jerusalem and You Will Prosper
RodolfoMoralesMarcuc
37 views
26
Don_t_Waste_Your_Life_God.....powerpoint
chalobrido8
40 views
31
VILLASUR_FACTORS_TO_CONSIDER_IN_PLATING_SALAD_10-13.pdf
JaiJai148317
37 views
14
Fertility awareness methods for women in the society
Isaiah47
34 views
35
Chapter 5 Arithmetic Functions Computer Organisation and Architecture
RitikSharma297999
32 views
5
syakira bhasa inggris (1) (1).pptx.......
ourcommunity56
35 views