Aeroscout Temp

1. Brian Luckerman – WWT
Ryan Rose – WWT
Vijay Tummala – AeroScout
AeroScout Wi-FiTemperature Monitoring

2. Agenda • About WWT
• AeroScout Wi-FiRFID Overview
• Industry Challenges
• Our Solution
• The Benefits
• How it works
• Q&A

3. About WWT
Our Background
Brian Luckerman – WWT

4. Your Success Drives Ours
□
Relentless Focus on People, Process & Partnerships
□
Excellent Customer Service and Proven Methodology  -driven by ISO 9001:2000 Quality processes
□
Nationwide Presence & Support 
□
Revenues In Excess of $2 Billion
□
Strong Credit Line 
-$350 Million Plus
□
1,000+ Employees 
-including 125 
Cisco-certified Professionals
□
Minority Owned, Founded in 1990
□
100 Percent Customer Satisfaction Goal

5. Your Dedicated Account Team 
□
Account Manager responsible for 
understanding your business. 
□
Regional Sales Engineerto consult on 
the planning, design, and implementation 
of your technology solutions.
□
Inside Sales Teamto support 
configuration, technical, and 
procurement needs.
□
Distributionpersonnel familiar with 
your specific product & logistic 
requirements.
□
Certified Program Managers with 
industry experience in SLA Management, 
Project Execution, and Resources 
Alignment.
□
Over 1,000 Employees responsible 
for Material Management, Customer 
Support, and Professional Services, 
□
Senior Executivesactively engaged 
with ourPartner & Customer 
leadership
□
Business Development Managers 
to analyze the Technology relevance 
of Business Challenges.
□
National Sales Engineers providing 
technology expertise and leadership.
□
Partner Channel Managers on-site 
at WWT for immediate escalation.
Knowledgeable people 
solving business problems 
through technology. Our People Make the Difference.
The Best Technology.  Even 
Better People.

6. Our Solution -Technology Focus
Personal 
Systems
Peripherals Routing & 
Switching
Servers
Unified 
Communications
Security Data Center Mobility
Networking Storage Communication 
Devices
Products
Advanced Technology

7. Our Solution -Why WWT
Technology
Focus
Industry
Expertise
Services
Capabilities
Why WWT

8. Healthcare Industry Experience • Current Customers
□
VA Hospitals (Nationwide)
□
Providence (Seattle)
□
SSM (St. Louis)
• Suppliers to Healthcare Purchasing Organizations
□
VHA
□
Healthtrust Purchasing Group (HPG)
• Solutions
□
Visibility solutions for Healthcare
□
Unified Communications at the Point of Care (UCPOC)
• Awards/Recognition
□
Cisco IP Telecommunications User Group (CIPTUG) Award

9. AeroScout Wi-FiRFID Overview
Ryan Rose – WWT

10. Using Wi-Fifor Location
Non-Wi-Fi Infrastructure:
□
Single-purpose Active 
RFID readers for location 
add unnecessary 
infrastructure.
Wi-Fi based Infrastructure:
□
The existing WLAN 
is
the location system, 
often without the need 
for additional hardware.
+ Data Services + Data Services + Voice Services + Voice Services + Location Services + Location Services
+ Data Services + Data Services + Voice Services + Voice Services + Location Services + Location Services
+ +
Overhead, wiring, support x2 Overhead, wiring, support x2

11. Range of Visibility Solutions
Presence
Real-time Location
Choke-point
Infusion Pump X is in
room 219
Bed X has entered the
Operating Room
AeroScout can uniquely meet healthcare needs: AeroScout can uniquely meet healthcare needs:
There are 12 wheelchairs
in the north wing of floor 2

12. Healthcare Visibility Applications
Asset
Management
Equipment
Maintenance
Temperature
Monitoring
Workflow &
Resource
Management
Patient &
Staff Safety
Improve Patient Care Reduce Costs Increase Safety

13. Turning Visibility into Value
Track
…current and
historical location
of medical devices
and people, from a
Web interface
Alert
…automated alerting and
notification (pump leaving
a protected zone, overdue
for maintenance, requiring
delivery, etc.)
Manage
…the utilization of
equipment, control
the workflow and
utilize location data
for operational
analysis
Integrate
…location and status
information to existing
hospital applications
(asset mgmt, ORIS, EMR,
etc.)
AeroScout’s healthcare visibility solutions use stan dard Wi-Fi networks 
to provide hospitals with improved patient care, in creased safety and 
cost savings.

14. How Does it Work?
1. Wi-Fi-Based Active RFID tags send a tiny wireless 802.11 signal at a 
regular interval
□
Tag’s messages consume less than 1/2msec, tags do not associate with Wi-Fi
access points and do not require thousands of IP ad dresses
2. Signal is received by the Wi-Fi access points, and is sent to a Location 
Engine
3. The Location Engine determines the tag’s location, and sends it to the 
visibility software
4. Visibility software uses location data to display maps and reports, enable 
searches, create alerts, manage assets, etc.

15. AeroScout –Cisco Architecture

16. Challenges
Increasing Regulations
Expanded Oversight
Patient Demands
Taxed Staff

17. Challenges
• Patient test results, organs, blood bags, vaccines , tissues, pharmaceuticals, 
breast milk, food and other items require strict te mperature ranges for 
quality patient care and patient safety
• Joint Commission regulates temperature management process
•
Medications must be stored under stable conditions 
•
Temperature must be monitored and logged at least once per day
•
Records of temperature logs must be available for a  12 month period
•
In case of deviations, corrective actions must be t aken and documented 
•
Audits are at least every three years plus random,  unannounced audits
•
Semi-annual calibration requirements for temperatur e monitoring systems
• Nursing, lab and pharmacy staff perform manual temperature monitoring 
and logging each day
•
Logging mechanisms are unreliable (lost data, gaps  in data) and often expensive 
•
Labor is utilized inefficiently

18. Challenges
•The Joint Commission primarily regulates the process of temperature 
monitoring and not the desired ranges and as a result there are many 
other regulatory bodies that are involved in setting the temperature 
monitoring requirements to include: 
•
CAP (College of American Pathologists)
•
AABB (American Association of Blood Banks)
•
CLIA (Clinical Laboratory Improvement Amendments; administered by CMS & FDA)
•
The Joint Commission (formerly JCAHO) 
•
CMS (Medicare)
•
FDA (Food and Drug Agency)
•
NIST (National Institutes of Standards & Technology ) 
•The loss of The Joint Commission accreditation may result in the loss 
Medicare and Medicaid reimbursement 

19. Types of Refrigerator/Freezer Storage
As Needed Varies Cafeteria Warmers (Food,
Blankets)
Twice per day (JCAHO)  - 86 C Lab, OR Bacteria, DNA, Cells
Twice per day (JCAHO) - 186 C Laboratory  Specimens
Twice per day (JCAHO) 18- 22 C Varies/Bio-med Clean Rooms, 
Patient Rooms
Once per day (JCAHO) 34-40 F (1.1 to 4.5 C) Nurse, L & D Breast Milk
Once per day (JCAHO) Refrigerator, Freezer or
Deep Freezer (-40 F or C)
CMO, 
Pathology
Organs
Every 4 hours (AABB) -29 F (-34 C) Lab Plasma
Every 4 hours (CAP) 36-42 F (2.2 to 5.6 C) Pathology, Lab  Patient Test Results
Every 4 hours (AABB) 34-49 F (1.1 to 9.4 C) Lab  Blood
Once per day (JCAHO) 35-46 F or if frozen, 0-10 F
(-18 to 12.2 C)
Nurse  Vaccines
Once per day (JCAHO) 36-46 F (2.2 to 7.8 C) Pharmacists  Pharmaceuticals
Once per day (JCAHO) 37-43 F (2.5 to 6 C) Cafeteria, 
Facilities 
Food
Every 4 hours (AABB) Refrigerator, Freezer or
Deep Freezer (-40 F or C)
CMO, 
Pathology 
Tissues
# TIMES/DAY TO CHECK
TEMP RANGE
OWNER
ITEM

20. Refrigerator/Freezer-Common Types
Laboratory Refrigerator
Laboratory Freezer
Pharmaceutical Refrigerator
Blood Bank Refrigerator
Lab Chest Freezer
Vaccine Freezer

21. Our Solution
Integrating technology to 
benefit the user and patient…

22. Temperature Monitoring Solution
• Wi-Fi RFID Temperature Sensor Tags
•
AeroScout temperature sensor Wi-Fi tags are placed i n refrigerators
•
Provides constant temperature readings sent periodi cally as 
customized (every x seconds or minutes)
•
No hard wires and easy to install
•
Battery powered tags and wireless communication link continue to
monitor even if there are power shortages in refrig eration units
•
Temperature range -30° Celsius to +75° Celsius 
(-22° F to 167° F)
• Software 
• AeroScout’s Web-based MobileView software tracks, alerts, 
manages and integrates the temperatures and displays all of the 
logged temperatures and alerts
AIncludes “Corrective Action” field to document notes  for Joint 
Commission compliance 
ACustom properties can be used for calibration dates  and 
checkups 
Registered
with the
FDA

23. Temperature Monitoring Solution
• Temperature Alert 
- Automated alert when temperature is out of desired  
range
• Other alerts include:
•
Tag Battery - alerts on low battery status of tags
•
Out of Sight – alerts on tags not reporting temperat ure readings for a certain
period of time
• Alert types include pop-up messages, e-mails, pagers, text messages, VOIP 
phones and badges, and integration to hospital info rmation systems

24. Temperature Monitoring Solution
•
Reports
•
Maintain temperature current and historical data in  database
•
Data is not lost and no monitoring gaps in records 
•
Temperature reports can be exported to Excel, PDF or XML, or can be printed
•
Data can be stored for several years
•
Graphical or tabular views, as well as trending
•
Reports include:
•
Current Temperature Report
•
Historical Temperature Report (at least one year pe r Joint Commission)
•
Events and Corrective Actions Report (records alert s)

25. The Benefits
Cost Control
Talent Utilization
Regulatory Compliance

26. Benefits
• Leverage Wi-Fi infrastructure for the lowest cost t emperature monitoring 
solution:
•
Regulatory compliance for ongoing and recorded temperature monitoring and 
stable storage of medications; FDA compliant soluti on
•
Ensures patient safety by maintaining safe temperat ure ranges
•
Improved quality of care by freeing up caregivers t ime
•
Eliminates spoilage

27. ROI –Temperature Monitoring
Item
Calculation
Before
After
Temperature 
Monitoring 
300 refrigerators/freezers, checked three 
per day = 328,500 x 5” per check= 
27,375 hours x $50 hour= $1,368,750.
$1,368,750 Five alerts per 
day or 1,825 
alerts= 
$7,604
Over $1,361,146 in Cost Savings, Allowing
Clinical Support Staff to Focus on Patient Care

28. Assumptions
General Assumptions • Medium to large sized hospital (approx. 300 beds)
• Labor cost of $50 per hour Temperature Monitoring
• 300 refrigerators, freezers and deep freezers
• Locating, checking and logging a refrigerator or f reezer temperature takes 5”
• Freezers, refrigerators and deep freezers are chec ked three times per day 
• Five AeroScout Temperature Monitoring alerts will occur each day requiring manual 
intervention

29. How Does it Work?

30. Solution Architecture
WiWi
--
FiFi
Temperature Temperature
Sensor Tags Sensor Tags
Wi-Fi
AP’s
Enterprise
Applications
AeroScout
MobileView
Location
Engine
WiWi
--
FiFi
Infrastructure Infrastructure
Software Software

31. Step 1: Categorize Refrigerators

32. Step 2: Activate & Mount Tags
• Activate and configure AeroScout tags 
• AeroScout T2 Tags are mounted or placed inside 
refrigerators and freezers

33. Step 3: Configure Event Monitors
• Configure dozens of event monitors through a user friendly interface:
•
Temperature thresholds
•
Tamper events (if tag is removed without permission  from refrigerator)
•
Out of sight events – when tag messages have not been sent for a long time
•
Low battery events

34. Step 3: Configure Event Monitors
•
Use Temperature tab under 
“Sensors” to Enable/disable 
temperature sensor reports.
•
Set the temperature report 
interval (report every X tag 
messages)
•
Report temperature only 
according to a specified 
threshold (higher than, lower 
than etc.)
•
Corrective action logging for 
when temperature leaves 
desired range   

35. Step 3: Configure Event Monitors
• Event Monitor will trigger an alert each time the  temperature reported by a 
tag meets one of the following criteria:
•
Higher or lower than the defined threshold
•
Inside or outside of the defined range
• Event Condition sets the filter to a desired level  of sensitivity
•
Eliminates false triggers – for example if a refrige rator door is opened, a trigger 
will only be noted if the reading is for a defined  consecutive period 

36. Step 3: Configure Event Monitors
• Define actions to be taken once event conditions a re met:
•
Email
•
Pager
•
Text message
•
VOIP phone or badge
•
Other applications – through Web Services, HTTP, JMS

37. Step 4: View Reports

38. Temperature Monitoring Success Story
Vijay Tummala – AeroScout

39. DHL and Microlise
Premier Global Delivery Network Challenges •Lack of visibility of pharmaceutical products 
temperature condition in transport
Solution  •En route wireless monitoring – Wi-Fi temperature 
sensor tags, GPRS modem and GPS integration
•Temperature data is transferred to Microlise
Transport Management Centre system
•Wi-Fi active RFID allows monitoring and location 
tracking into the distribution centers and 
warehouses in the supply chain, and to the end 
user customer site
Benefits  •Improved safety and patient care 

40. Jan YpermanHospital Quote "Automatically monitoring and reporting on asset te mperatures will free our 
nurses and clinical staff up to do what they do bes t: provide our 
patients with the highest quality care possible," s aid Christophe Mouton, 
Director of Administration, Finance, ICT and Techni cal Service, Jan 
Yperman Hospital. "The ability to use our existing W i-Fi infrastructure to 
monitor temperature is a major advantage offered by  AeroScout, and 
one that keeps costs low while integrating easily i nto our clinical 
environment." 

41. Q&A
Please use the Q&A button on the floating toolbar t o post your question to the panelists.

42. Brian Luckerman
Business Development Manager
[phone]
[email protected]
Ryan Rose
Mobility Practice Manager
[phone]
[email protected]
Questions?