ARALIN 1 - PAGSULAT NG ADYENDA AT KATITIKAN NG PULONG (1).pptx

ARALIN 1 - PAGSULAT NG ADYENDA AT KATITIKAN NG PULONG

1. PAGSULAT NG MEMO, ADYENDA AT KATITIKAN NG PULONG

2. Ito ay pangkaraniwang gawain sa bawat samahan, organisasyon, kompanya, paaralan, institusyon at iba pa. PAGPUPULONG

3. MEMORANDUM O MEMO

4. MEMORANDUM O MEMO Isang kasulatang nagbibigay kabatiran tungkol sa gagawing pulong o paalala tungkol sa isang mahalagang impormasyon, gawain tungkulin, o utos. ( Prof. Ma. Ravilla Sudprasert, 2014) Dito nakasaad ang layunin o pakay ng gagawing miting. Layunin nito ay pakilusin ang isang tao sa isang tiyak na alituntuning dapat isakatuparan. Ito rin ay maaaring maglahad ng isang impormasyon tungkol sa isang mahalagang balita o pangyayari at pagbabago sa mga polisiya.

5. Ang mga kilala at malaking kompanya at mga institusyon ay kalimitang gumagamit ng colored stationery para sa kanilang mga memo. (Dr. Darwin Bargo, 2014) Puti - ginagamit sa mga pangkalahatang kautusan, direktiba, o impormasyon Pink o Rosas - ginagamit para sa request o order na nanggagaling sa purchasing department. Dilaw o Luntian - ginagamit sa mga memo na nanggagaling sa marketing at accounting department.

6. Ayon din kay Bargo (2014), may tatlong uri ng memorandum ayon sa layunin nito. Memorandum para sa kahilingan Memorandum para sa kabatiran Memorandum para sa pagtugo

7. MGA BAHAGI NG MEMORANDUM LETTERHEAD - dito makikita ang logo at pangalan ng kompanya, institusyon, o organisasyon, gayundin ang lugar kung saan ito matatagpuan.

8. MGA BAHAGI NG MEMORANDUM PARA SA/PARA KAY/PARA KINA - ito ay naglalaman ng pangalan ng tao o mga tao, o kaya naman ay grupong makakatanggap ng memo.

9. MGA BAHAGI NG MEMORANDUM MULA KAY - ito ay naglalaman ng pangalan ng gumawa o nagpadala ng memo.

10. MGA BAHAGI NG MEMORANDUM PAKSA - mahalagang maisulat ito nang payak, malinaw at tuwiran upang agad maunawaan ang nais ipabatid nito.

11. MGA BAHAGI NG MEMORANDUM PETSA - dito nakalagay kung kailan ginawa o ipinadala ang memo.

12. MGA BAHAGI NG MEMORANDUM MENSAHE - ito ay kadalasang maikli lamang ngunit ito ay isang detalyadong memo.

13. MGA BAHAGI NG MEMORANDUM MENSAHE - ito ay kadalasang maikli lamang ngunit ito ay isang detalyadong memo. Sitwasyon - idito makikita ang panimula o layunin ng memo. Problema - nakasaad ang suliraning dapat pagtuonan ng pansin. Hindi lahat ng memo ay nagtataglay nito. Solusyon - nagsasaad ng inaasahang dapat gawin ng kinauukulan. Paggalang o Pasasalamat - wakasan ang memo sa pamamagitan ng pagpapasalamat o pagpapakita ng paggalang.

14. MGA BAHAGI NG MEMORANDUM LAGDA - kadalasang inilalagay ito sa ibabaw ng pangalan ng nagpadala sa bahaging Mula ay....

15. AGENDA O ADYENDA

16. Ito ay nagtatakda ng mga paksang tatalakayin sa pulong. (Prof. Ma. Rovilla Sudprasert, 2014) AGENDA O ADYENDA

17. MGA KAHALAGAHAN NG ADYENDA Ito ay nagsasaad ng mga paksa tatalakayin, mga taong tatalakay o magpapaliwanag ng mga paksa, at oras na itinakda para sa bawat paksa. Ito rin ang nagtatakda ng balangkas ng pulong. Ito ay nagsisilbing talaan o tseklist. Ito ay nagbibigay rin ng pagkakataon sa mga kasapi sa pulong na maging handa sa mga paksang tatalakayin o pagdedesisyunan. Ito ay nakatutulong upang manatiling nakapokus sa mga paksang tatalakayin sa pulong.

18. Magpadala ng memo na maaaring nakasulat sa papel o kaya naman ay isang e-mail na nagsasaad na magkakaroon ng pulong tungkol sa isang tiyak na paksa. Ilahad sa memo na kailangan nilang lagdaan ito bilang katibayan ng kanilang pagdalo o kung e-mail naman, kinakailangang magpadala sila ng kanilang tugon. Gumawa ng balangkas ng adyenda o mga paksang tatalakayin kapag ang lahat ng mga memo ay napadala o nalikom na. MGA HAKBANG SA PAGSULAT NG ADYENDA

19. 4. Ipadala ang sipi ng adyenda sa mga taong dadalo, mga dalawa o isang araw bago ang pulong. 5. Sundin ang nasaing adyenda sa pagsasagawa ng pulong. MGA HAKBANG SA PAGSULAT NG ADYENDA

20. Tiyaking ang bawat dadalo sa pulong ay nakatanggap ng sipi ng mga adyenda. Talakayin sa unang bahagi ng pulong ang higit na mahalagang paksa. Manatili sa iskedyul ng adyenda ngunit maging flexible kung kinakailangan. Magsimula at magwakas sa itinakdang oras na nakalagay sa sipi ng adyenda. MGA DAPAT TANDAAN SA PAGGAMIT NG ADYENDA

21. 5. Ihanda ang mga kailanganing dokumento kasama ng adyenda. MGA DAPAT TANDAAN SA PAGGAMIT NG ADYENDA

22. KATITIKAN NG PULONG

23. Ang opisyal na tala ng isang pulong. Ito ay kalimitang isinasagawa nang pormal, obhetibo at komprehensibo o nagtataglay ng lahat ng mahahalagang detalyeng tinalakay sa pulong. Maaaring magamit bilang prima facie evidence sa mga legal na usapin o sanggunian para sa susunod na mga pagpaplano o pagkilos. KATITIKAN NG PULONG

24. MAHAHALAGANG BAHAGI NG KATITIKAN NG PULONG HEADING - ito ay naglalaman ng pangalan ng kompanya, samahan, organisasyon, o kagawaran.

25. MAHAHALAGANG BAHAGI NG KATITIKAN NG PULONG MGA KALAHOK O DUMALO - dito nakalagay kung sino ang nanguna sa pulong, pangalan ng lahat ng dumalo pati na rin ang pangalan ng mga lumiban o ‘di nakadalo sa pulong.

26. MAHAHALAGANG BAHAGI NG KATITIKAN NG PULONG PAGBASA AT PAGPAPATIBAY NG NAGDAANG KATITIKAN NG PULONG - dito makikita kung ang nakalipas na katitikan ng pulong ay napagtibay o may mga pagbabagong isinagawa sa mga ito.

27. MAHAHALAGANG BAHAGI NG KATITIKAN NG PULONG ACTION ITEMS O USAPING NAPAGKASUNSUAN - dito makikita ang mahahalagang tala hinggil sa mga paksang tinalakay. Makikita rin dito ang pagtatalakay ng isyu at maging ang desisyong nabuo ukol dito.

28. MAHAHALAGANG BAHAGI NG KATITIKAN NG PULONG PABALITA O PATALASTAS - dito matatagpuan ang mga suhestiyong adyenda para sa susunod na pulong.

29. MAHAHALAGANG BAHAGI NG KATITIKAN NG PULONG ISKEDYUL NG SUSUNOD NA PULONG - itinatala rito ang petsa at lugar kung kailan at susunod na pulong.

30. MAHAHALAGANG BAHAGI NG KATITIKAN NG PULONG PAGTATAPOS - inilalagay rito kung anong oras nagwakas ang pulong.

31. MAHAHALAGANG BAHAGI NG KATITIKAN NG PULONG LAGDA - dito nakalagay ang pangalan ng taong kumuha ng katitikan at kung kailan ito isinumite.

32. MGA DAPAT GAWIN NG TAONG NAATASANG KUMUHA NG KATITIKAN NG PULONG Hangga’t maaari ay hindi participant sa nasabing pulong. Umupo malapit sa tagapanguna o presider ng pulong. May sipi ng mga Pangalan ng mga taong dadalo sa pulong. Handa sa mga sipi ng adyenda at katitikan ng nakaraang pulong. Nakapukos o nakatuon lamang sa nakatalang adyenda. Tiyaking ang katitikan ng pulong na ginagawa ay nagtataglay ng tumpak at kompletong heading. Gumamit ng recorder kung kinakailangan. Hinango mula sa aklat ni sudprasert (2014) na english for the work

33. MGA DAPAT GAWIN NG TAONG NAATASANG KUMUHA NG KATITIKAN NG PULONG 8. Itala ang mga mosyon o pormal na suhestiyon nang maayos. 9. Itala lahat ng paksa at isyung napagdesisyunan ng koponan. 10. Isulat o isaayos agad ang mga datos ng katitikan pagkatapos ng pulong. Hinango mula sa aklat ni sudprasert (2014) na english for the work

34. TATLONG URI O ESTILO NG PAGSULAT NG KATITIKAN NG PULONG A. ULAT NG KATITIKAN - lahat ng detalyeng napag-usapan sa pulong ay nakatala. B. SALAYSAY NG KATITIKAN - isinasalaysay lamang ay mahahalagang detalye ng pulong. C. RESOLUSYON NG KATITIKAN - nakalagay rito ang mga paksang napagkasunduan ng samahan.

35. MARAMING SALAMAT!