ARCHIVOS DE OFICINA 2 BORRASSSSSSSSSSSSSDOR.pptx

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1. Archivos de oficina

2. ALGUNOS CONCEPTOS EXPEDIENTE: CONJUNTO ORDENADO DE DOCUMENTOS GENERADOS POR UNA UNIDAD EN LA RESOLUCION ADMINISTRATIVA DE UN ASUNTO. SERIE DOCUMENTAL: CONJUNTO DE EXPEDIENTES GENERADOS POR UNA UNIDAD PRODUCTORA, RESULTADOS DE UNA MISMA GESTION, ACTIVIDAD O PROCEDIMIENTO

3. generalidades EL ARCHIVO DE LA OFINA ESTA FORMADO POR DOCUMENTOS PRODUCIDOS Y RECIBIDOS. LA CORRECTA ORGANIZACION DE LOS ARCHIVOS SE BASA EN TRES PRINCIPIOS: SER REFLEJO DE LA ACTUACION REPRODUCIR EL ORDEN ORIGINAL EN EL QUE SE HAN EMITIDO O CREADO. CONSIDERAR EL EXPEDIENTE COMO BASE DE LA ACTUACION ADMINISTRATIVA.

4. FUNCIONES DEL ARCHIVO DE OFICINA FORMACION DE EXPEDIENTES. ORDENACION DE LAS SERIES DOCUMENTALES QUE PRODUCE LA PROPIA OFICINA COMO CONSECUENCIA DE LA GESTION DIARIA. ELABORACION DE INSTRUMENTOS DE CONTROL E INFORMACION (BASE DE DATOS DE LA PROPIA DOCUMENTACION QUE GENERA) SERVICIO DE CONSULTA ADMINISTRATIVA.

5. RECOMENDACIONES PARA LA ORGANIZACION TODOS LOS DOCUMENTOS QUE SE GESTIONAN EN UNA OFICINA FORMAN PARTE DE UN EXPEDIENTE. TODOS LOS DOCUMENTOS Y EXPEDIENTES QUE SE HAYAN GENERADO DE ESTA MANERA FORMAN PARTE DE UNA MISMA SERIE DOCUMENTAL. CADA UNIDAD ADMINISTRATIVA DEBE MANETNER SU ARCHIVO CORRECTAMENTE ORGANIZADO: EXPEDIENTES Y SERIES DOCUMENTALES DE ACUERDO A CRITERIOS ARCHIVISTICOS. ES ACONSEJABLE QUE CADA UNIDAD TENGA UN RESPONSIBLE DE SU ARCHIVO DE GESTION. EL PRIMER PASO EN LA ORGANIZACION DEL ARCHIVO SERA IDENTIFICAR Y SEPARAR LOS DOCUMENTOS DE APOYO INFORMATIVO DE AQUELLOS QUE FORMAN PARTEE DEL TRAMITE ADMINISTRATIVO Y QUE SI SON CONSIDERAOS DOCUMENTOS DE ARCHIVO,

6. TIPOS DE DOCUMENTOS DE LA OFICINA DOCUMENTOS DE APOYO INFORMATIVO DOCUMENTOS ADMINISTRATIVOS

7. DOCUMENTOS ADMINISTRATIVOS Son los producidos y o recibidos por una unidad administrativa en ejercicio de una funcion y como desarrollo de una actividad . Tiene caracter seriado , se producen en actividades que se prolongan en el tiempo dando lugar a series documentales . Existen tres grupos de documentos de este tipo : Expediente administrativo Series documentales Correspondencia

8. EXPEDIENTES ADMINISTRATIVOS TODOS LOS DOCUMENTOS QUE GENERE UN EXPEDIENTE SE GUARDAN EN UNA CARPETA, SIGUIENDO UN RIGUROSO ORDEN DE TRÁMITE ADMINISTRATIVO. DEBE EXISTIR UN EXPEDIENTE POR CADA ASUNTO (INDIVIDUALIZADO) DETERMINAR EL TÍTULO DEL EXPEDIENTE, POR LO QUE DICE EN LA NORMATIVA, REGLAMENTO O LA PROPIA DOCUMENTACIÓN. PARA UN MEJOR CONTROL LA CARPETA DEBE CONTENER LOS SIGUIENTES DATOS: Unidad administrative que lo produce. No. de expediente . Serie documental a la que pertinence. Tíitulo del expediente . Fechas extremas Índice de los documentos que se le van agregando .

9. EXPEDIENTES ADMINISTRATIVOS EVITAR LA DESMENBRACION DE LOS EXPEDIENTES INTEGRAR LOS DOCUMENTOS A LOS EXPEDIENTES DESDE EL MOMENTO DE LA PRODUCCIÓN. EVITAR LA DUPLICIDAD DE EXPEDIENTES. NO EXTRAER DOCUMENTOS ORIGINALES DE LOS EXPEDIENTES. CUANDO UN EXPEDIENTE YA RESUELTO SE USA COMO MODELO, DEBE USARSE UNA COPIA QUE DEBE DESTRUIRSE AL CONCLUIR EL CASO. NO DEBE INCLUIRSE EN EL EXPEDIENTE DOCUMENTACION DE APOYO QUE SE HA USADO Y NO FORMA PARTE DE EL ORDENAR LOS DOCUMENTOS CRONOLOGICAMENTE DEL MAS ANTIGUO AL MAS RECIENTE. LOS DOCUMENTOS EN SOPORTE COMO (FOTOGRAFIAS, CARTELES,VIDEOS,ETC), SE SEPARAN FISICAMENTE, DEJANDO CONSTANCIA DE ESTOS EN EL EXPEDIENTE Y SU LOCALIZACIÓN. LOS CRITERIOS PARA HACER LOS EXPEDINETES DEBEN SER CONOCIDOS Y COMPARTIDOS POR ELPERSONAL

10. SERIES DOCUMENTALES​ IDENTIFICAR LA SERIE CON EL PROCEDIMIENTO. LOS EXPEDIENTES QUE CONFORMAN UNA SERIE DOCUMENTAL DEBEN ESTAR INDIVIDUALIZADOS. CADA SERIE DOCUMENTAL DEBE IDENTIFICARSE. SE ESTAB;LECERÁ UN CRITERIO DE ORDENACION DE LOS EXPEDIENTES DENTRO DE LA SERIE DE ACUERSO A LA NATURALEZA DE LOS EXPEDIENTES: Orden cronológico , expedients de presupuestos , nóminas , actas de sesiones , Orden alfabético , expedients de personal, de alumnus, etc. Orden numérico , para expedients contables , codificado , expedients de contratos .

11. correspondencia ​ La correspondencia materializa las relaciones que la unidad administrativa mantiene con otros órganos o con personas físicas o jurídicas, públicas o privadas en el ámbito de sus actividades

12. Algunas normas basicas La correspondencia emitida o recibida durante la tramitación de un expediente forma parte del expediente, y se archivará dentro del mismo. En ningún caso se archivará como correspondencia de entrada o de salida, ya que se rompería la unidad de los escritos, impidiendo saber lo que se contestó en cada caso. Cada documento se une a su respuesta, archivando el conjunto por orden cronológico, lo que no impide que su control se lleve de forma paralela y diferenciada mediante Registro (de entrada y de salida).  La que no forme parte de ningún expediente, de forma excepcional se organizará como serie correspondencia.  En caso de que la correspondencia sirva como elemento de enlace de otros tipos documentales (facturas, informes, etc.), se ha de archivar en función de la información adjunta y no en correspondencia.  De acuerdo con la forma de actuación de la administración contemporánea, como norma general nunca podremos encontrar en un archivo documentos sueltos.

13. ACTIVIDADES Identifica si el ejemplo propuesto corresponde a un expediente o serie documental, coloca dentro de un paréntesis (E) Ssi se trata de un expediente o (SD) en caso sea una serie documental. Contrato de compra – venta de un inmueble Nóminas de estudiantes de un Instituto. Legajos de todo el personal docente . Caso de demanda de la empresa Oxfam América. Alquiler - venta de un condominio de Jesus María. Actas de nota de las promociones egresadas de la Universidad

14. ORDENA LOS SIGUIENTES ARCHIVOS ALFABETICAMENTE Laura serrano Perdices Nuria Bonet Majo Camila Daroqui Ricardo Leon Bals Fermin Acosta Iglesias Lisa Depierre Francisco Serrano Eduardo Gato sandoval Aurora de pablo Casas Pamela Saura Aguirre Mercedes Santularia Isidro Gonzales Mayoral Beatriz Rodriguez Meson Antonio Saura Mondejar

15. observa el video y contesta los siguiente: https://www.youtube.com/watch?v=tQVQYra5hP0 Cómo ordenar códigos alfanuméricos . Método mixto . ORDENA LOS SIGUIENTES CODIGOS ALFANUMERICOS: SE/25 AL/26 AL/22 LA/15 SE/55 DLG/12 CDL/15 DLG/63 JLD/22 CBL/14

16. ORDENA LOS SIGUIENTES CODIGOS ALFANUMERICOS

17. ORDENA LOS SIGUIENTES CODIGOS ALFANUMERICOS

18. ORDENA CRONOLOGICAMENTE LAS SIGUIENTES FECHAS POR ORDEN ASCENDENTE

19. THANK YOU