arsip inaktif.ppt.berguna untuk asn......

Arsip inaktif, sangat berguna untuk pengarsipan memahami materi arsip

1. PENGELOLAAN ARSIP INAKTIF IRFAN ADI WIJAYANTO DIREKTORAT KEARSIPAN DAERAH II

2. Dasar Hukum Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan; 01 Peraturan Kepala Arsip Nasional Nomor 9 Tahun 2018 tentang Pedoman Pemeliharaan Arsip Dinamis; 03 Peraturan Pemerintah Nomor 28 Tahun 2012 tentang Pelaksanaan UU Nomor 43 Tahun 2009; 02 Keputusan Kepala ANRI Nomor 3 Tahun 2000 Tentang Standar Minimal Gedung Dan Ruang Penyimpanan Arsip Inaktif 04

3. PENGERTIAN ARSIP DINAMIS Arsip Dinamis Arsip Aktif : frekuensi penggunaannya tinggi dan/atau terus menerus Arsip Inaktif : frekuensi penggunaannya telah menurun

4. Tujuan Pengelolaan Arsip Inaktif Terhindar dari tumpukan arsip Penyusutan arsip berjalan Optimal Sistem yang efektif dan efisien ( Mengurangi biaya operasional ) Menjamin terciptanya Arsip dari kegiatan yang dilakukan oleh Pencipta Arsip ; Menjaga keautentikan, keutuhan, keamanan dan keselamatan Arsip Menjamin ketersediaan informasi Arsip

5. Designer Penataan Arsip Inaktif Penyimpanan Arsip Inaktif Pelayanan Arsip Inaktif Pengelolaan Arsip Inaktif

6. PENATAAN ARSIP INAKTIF

7. Tanggung Jawab Kepala Unit kearsipan Asas Asal Usul dan Asas Aturan Asli Kegiatan Pemindahan Arsip

8. Arsip Inaktif yang dikelola harus memenuhi persyaratan : Telah melewati masa simpan aktif sesuai dengan JRA 01 Fisik dan informasinya sesuai dengan Daftar Arsip yang akan dipindahkan 02 Fisik Arsip telah ditata dalam boks Arsip 03 Telah dilakukan pemeriksaan oleh UP dan UK 04

9. Arsip yang Dikelola pada Unit Kearsipan Dapat dibedakan Menjadi 2 Kelompok : Arsip Inaktif Teratur : Arsip Inaktif yang telah dipindahkan oleh Unit Kerja ke Unit Kearsipan secara prosedural dengan Berita Acara Pemindahan Arsip dan Daftar Arsip . Arsip Tidak Teratur atau Arsip Kacau : Arsip Aktif yang sudah tidak digunakan dalam kondisi bertumpuk atau tidak memiliki Daftar Arsip

10. Prosedur Penataan Arsip Inaktif Pengaturan Fisik Arsip Penyusunan Daftar Arsip Inaktif Pengolahan Informasi Arsip

11. Pengaturan Fisik Pemeriksaan Arsip A B Mengapa ? untuk memastikan kelengkapan arsip , kesesuaian fisik arsip dengan daftar arsip , serta penyusunan daftar arsip inaktif Verifikasi Arsip yang dipindahkan

12. Designer Penataan arsip dalam boks Penomoran boks dan pelabelan Pengaturan penempatan boks pada tempat penyimpanan Kegiatan Pengaturan Fisik

13. Penataan Arsip dalam Boks Menempatkan arsip pada boks dengan tetap mempertahankan penataan arsip dalam aturan yang sama seperti pada waktu diberkaskan di unit pencipta (principle of Provenance dan original Order) Penataan arsip dikelompokkan berdasarkan media simpan dan sarana penyimpanannya ;

14. Penerapan prinsip provenance berarti tidak mencampuradukkan antara arsip yang berasal dari unit/ lembaga pencipta yang satu dengan lainnya . Penerapan Prinsip Original Order berarti penataan arsip yang harus sesuai dengan sistem penataan ketika arsip masih aktif . Menempatkan lembar tunjuk silang apabila diperlukan . Seluruh arsip dalam setiap boks harus memiliki series arsip yang sama , misalnya arsip yang disimpan dalam satu bok tersebut hanya memiliki satu kesamaan aktivitas , satu kesamaan urusan dan satu kesamaan jenis . Seluruh arsip dalam bok harus memiliki periode retensi yang sama . Penataan fisik arsip dalam bok arsip harus menyisakan ruang kira-kira satu inci dalam setiap bok . Arsip tidak boleh diletakan pada bagian atas arsip yang lain dalam bok untuk menghindari dari kerusakan awal terhadap fisik arsip .

15. Penataan folder yang sudah siap dimasukan dalam bok s arsip dengan memperhatikan susunan sebagai berikut : Apabila urutan folder merupakan bagian dari series arsip maka perlu diperhatikan susunan arsip berdasarkan sistem yang berlaku pada masa aktifnya , misalnya alphabetic, numeric dan sebagainya . Apabila setiap Nomor file terdiri dari beberapa folder maka diberikan nomor tambahan setelah nomor file tersebut Misalnya Nomor 10 terdiri dari 10.1, 10.2, 10.3 Dst . Penataan nomor awal disusun dan diurutkan penempatannya mulai dari posisi belakang kedepan sampai sejumlah nomor berdasarkan kapasitas maksimal boks . Nomor urut yang nampak paling depan adalah nomor urut terakhir dalam setiap boks .

16. PENOMORAN BOKS DAN PELABELAN Penomoran dan pelabelan boks arsip dengan memperhatikan sebagai berikut : Membuat label boks dengan mencantumkan lokasi simpan , nomor boks dan nomor folder secara konsisten . Pemberian nomor boks dilakukan sesuai urutan nomor . Contoh penomoran boks : A.01.01 ( ruang A, rak 1, boks nomor 1) A.01.02 ( ruang A, rak 1, boks nomor 2) A.01.03 ( ruang A, rak 1, boks nomor 3)

17. PENOMORAN Contoh: A : Kode Ruang 01: Kode Rak 01: Kode Boks Folder 1-10 PEMDA KAB/KOTA……… OPD……… ARSIP INAKTIF TAHUN 2019    A.01.01 F. 1-10

18. Pengaturan Penempatan Boks pada Tempat Penyimpanan Sesuai dengan prinsip asal usul

19. Penyusunan Daftar Arsip Inaktif Unit Kearsipan membuat daftar arsip inaktif berdasarkan daftar arsip yang dipindahkan dari unit pengolah . Unit kearsipan mengolah daftar arsip inaktif dengan menambahkan informasi nomor definitif folder dan boks yang diurutkan sesuai dengan database daftar arsip inaktif masing-masing provenance pencipta arsip . Pembaharuan Daftar Arsip Inaktif dilakukan setiap terjadi pemindahan , pemusnahan , dan penyerahan arsip paling sedikit satu tahun sekali .

20. Penyusunan daftar arsip inaktif memuat informasi tentang : pencipta arsip ; unit pengolah ; nomor arsip ; kode klasifikasi ; uraian informasi arsip / berkas ; kurun waktu ; jumlah ; dan tingkat perkembangan keterangan (media arsip , kondisi , dll ) nomor definitif folder dan boks lokasi simpan ( ruangan dan nomor rak ) jangka simpan dan nasib akhir kategori arsip .

21. Pengolahan Informasi Pengolahan informasi arsip dilakukan untuk menyediakan bahan layanan informasi publik dan kepentingan internal lembaga , dengan cara mengidentifikasi dan menghubungkan keterkaitan arsip dalam satu keutuhan informasi berdasarkan arsip yang dikelola di unit kearsipan .

22. Pengolahan arsip dinamis sebagai informasi publik setelah dilakukan pemberkasan pada arsip aktif dan selanjutnya penataan pada arsip inaktif . Kegiatan selanjutnya adalah mengolah daftar hasil pemebrkasan dan penataan yang berupa daftar arsip aktif dan inaktif dalam informasi tematik yang dikehendaki .

23. Langkah-langkah pengolahan informasi tematik adalah sebagai berikut : Penentuan tema Mengidentifikasi keberadaan arsip berdasarkan daftar arsip Proses pengolahan dengan cara menghubungkan keterkaitan arsip dalam satu keutuhan informasi Penyusunan daftar informasi arsip tematik yang sekurang-kurangnya memuat judul , pencipta arsip , uraian hasil pengolahan , dan kurun waktu .

24. JUDUL PENCIPTA ARSIP URAIAN HASIL PENGOLAHAN KURUN WAKTU Rakor nas Kearsipan Perencanaan Berkas tentang perencanaan rakornas kearsipan 2019 Humas Berkas pelaksanaan rakornas kearsipan 2019 keuangan Berkas rakarsipanornas ke 2019

25. PENYIMPANAN ARSIP INAKTIF

26. Penyimpanan arsip inaktif dilakukan berdasarkan daftar arsip inaktif . Penyimpanan arsip inaktif menjadi tanggung jawab pimpinan Unit Kearsipan . Penataan boks arsip pada rak arsip yang tersedia di ruang penyimpanan arsip dimulai dengan melakukan pelabelan pada rak arsip sesuai sistem penomoran penempatan arsip yang digunakan , sebagai berikut : PERTAMA memberikan label row atau lajur rak yang akan disediakan untuk fasilitas penyimpanan arsip inaktif . KEDUA perhatikan jenis rak yang digunakan apakah Tunggal atau Ganda. Apabila rak Tunggal, maka pelabelan diletakan pada sisi ujung baris ( dinding ) rak yang berhadapan dengan tembok . Apa b ila rak Ganda, pelabelan baris rak hampir sama dengan rak tunggal namun harus memperhatikan penempatan labelnya karena memiliki dinding lajur yang saling menempel atau berdekatan satu sama lain, dan label nomor yang harus berbeda dan berurutan .

27. Penyimpanan arsip inaktif dilaksanakan dengan melakukan penataan boks arsip pada rak secara berurut berdasarkan nomor boks dan disusun berderet ke samping ( vertikal ) yang dimulai dari rak paling atas dan diatur dari posisi kiri menuju ke kanan . Contoh penataan boks pada Rak dan penyimpanan arsip inaktif 1 2 3 4 5 40 36 35 31 16 15 11 30 26 10 6 21 25 20 II III IV

28. Sarana dan Prasarana

29. Perangkat Keras

30. Perangkat Lunak 01 Klasifikasi Arsip 03 Aplikasi database Daftar Arsip Inaktif 02 Jadwal Retensi Arsip

31. Gedung Pusat Arsip (Record Center)

32. Prinsip Penyimpanan Arsip Inaktif Luas Murah Aman Mudah diakses

33. STANDAR MINIMAL GEDUNG PENYIMPANAN ARSIP AKTIF Lokasi Konstruksi dan Bahan Baku Tata Ruang

34. Standar Ruang Penyimpanan Beban Muatan Anti Rayap Rak Suhu dan Kelembaban Kapasitas Ruang Simpan Cahaya dan Penerangan Tahan Angin Boks

35. PELAYANAN ARSIP INAKTIF

36. PROSEDUR LAYANAN PEMINJAMAN Permintaan Penggunaan Arsip ( langsung , via telpon , via e-mail) Pencatatan dan pemberian arsip (sebagai upaya Pengendalian b erapa lama arsip dipinjam ) Pencarian Arsip Inaktif (setelah ada permintaan secara formal) Monitoring dan pengembalian arsip (untuk mengetahui apakah arsip yang dipinjam telah selesai waktunya atau masih berada di unit kerja) Pengambilan Arsip

37. Unit Kerja Peminjam Arsip Mengisi Form Pinjam Arsip rangkap-3 Mengambil & periksa kelengkapan arsip Serah terima arsip & catat di Buku Peminjaman Terima & periksa kelengkapan arsip Simpan arsip ke tempat semula Cocok ? Catat di Buku Peminjaman Tolak Tenggang waktu peminjaman 10 hari kerja Tidak Ya Menerima & verifikasi Surat Tugas Prosedur Peminjaman di Pusat Arsip

38. FORMAT BUKU PEMINJAMAN ARSIP Tgl. Pinjam Tgl. Kembali Nama Peminjam Unit Kerja Peminjam Kode Klasifikasi Jumlah Paraf Petugas Paraf Peminjam Paraf Pengembalian Petugas Paraf Pengembalian Peminjam

39. PENATAAN ARSIP INAKTIF YANG BELUM MEMILIKI DAFTAR ARSIP

40. Belum adanya sistem & prosedur dalam pengelolaan arsip SDM belum memadai Terbatasnya sarana & peralatan (anggaran kurang memadai) Kurang perhatian dari atasan

41. Mengapa perlu di dilakukan penataan : Arsip terus bertambah Arsip kacau timbul masalah Arsip perlu dikelola & dimanfaatkan Untuk memudahkan penyusutan Menyelamatkan arsip bernilai guna sekunder PENATAAN !!!

42. Prosedur penataan arsip inaktif yang belum memiliki Daftar Arsip 1 2 3 4 5 6 7 8 Survei Deskripsi Arsip Pelabelan dan Penataan Arsip dan Boks Pembuatan Skema Pengaturan Pembuatan Daftar Ikhtisar Arsip Rekonstruksi Manuver Daftar Arsip Inaktif

43. 1. SURVEI Survei Arsip yaitu kegiatan mengumpulkan data arsip baik yang berkaitan dengan struktur dan fungsi organisasi maupun arsipnya itu sendiri . Langkah – Langkah Survei : Pendataan Non Arsip : Mengumpulkan data- data tentang struktur organisasi dan fungsi organisasi . Untuk mengetahui fungsi fasilitatif dan subtantif Organisasi . Pendataan arsip : untuk mengumpulkan data tentang Kondisi arsip , kondisi tempat penyimpanan , Jumlah , Kurun waktu , Sistem Penataan .

44. 2. Pembuatan daftar ikhtisar arsip Menuangkan hasil survei ke dalam daftar sebagai dasar perencanaan pembenahan NO ASAL ARSIP KURUN WAKTU JUMLAH MEDIA REKAM SISTEM PENATAAN KET 1. 2. Bagian Kepegawaian Bagian Keuangan 1995 s/d 2004 1995 s/d 2004 20 M‘ 10 M' Kertas Kertas Kacau Kacau Baik Baik JUMLAH 30 M' DAFTAR IKHTISAR ARSIP Nama Instansi :

45. 3. PEMBUATAN SKEMA ARSIP Identifikasi terhadap struktur organisasi untuk mengetahui unit kerja dan fungsi apa saja yang berlaku pada kurun waktu arsip tersebut . Pahami sejarah perkembangan organisasi sehingga dapat diketahui perubahan administrasi dan manajemen dari waktu ke waktu , pengetahuan ini akan mempermudah penerapan prinsip provenence ( asal usul ) dalam penataan arsip . Skema pengaturan Arsip disusun berdasarkan struktur organisasi , fungsi organisasi dan mengacu klasifikasi arsip sesuai sistem yang berlaku pada masa aktifnya . Didasarkan pada fungsi fungsi fasilitatif dan subtantif organisasi .

46. SKEMA ARSIP YANG DI BENAHI : ( berdasarkan struktur Organisasi ) KEPEGAWAIAN : Perencanaan Pegawai Mutasi dan Pengembangan Karier Administrasi pegawai . KEUANGAN : Anggaran Perbendaharaan Akutansi dan pelaporan HUMAS Keprotokolan Dokumentasi / Liputan Hubungan antar lembaga

47. 4. REKONSTRUKSI Dilakukan untuk mewujudkan kesatuan fisik dan informasi melalu i kegiatan pemilahan dan pemberkasan. Mengelompokan arsip berdasarkan asal usul (provenance) pencipta sampai dengan level 2 di struktur organisasi - Konteks dilihat dari , kepada , tembusan surat - Konten dilihat dari isi surat Pemilahan untuk memisahkan antara arsip dan non arsip . Non arsip , misalnya : formulir kosong , ordner , sampul , amplop , duplikat dll .

48. Penyusunan Kelompok Arsip berdasarkan skema : Memilah berdasarkan struktur organisasi Memilah berdasarkan klasifikasi masalah arsip Memilah berdasarkan kronologis  

49. Kegiatan pemilahan

50. 5. PENDESKRIPSIAN Pendeskripsian yaitu kegiatan perekaman isi informasi yang ada pada setiap item/ berkas arsip . Pendeskripsian arsip memuat informasi sbb : Unit Pencipta ; Bentuk Redaksi ; isi Informasi ; Kurun Waktu/ Periode Tingkat Perkembangan ; Jumlah /Volume; Keterangan khusus ; Ukuran ( arsip bentuk khusus ) Nomor sementara dan nomor definitif Pencipta Arsip KEPEGAWAIAN Inisial petugas /NO. Sementara W/2 No Definitif Isi Masalah Arsip : Berkas Pengadaan Pegawai Keterangan : Tingkat Perkembangan : Asli Media : Kertas Kondisi Fisik : Baik Duplikasi : ada Jumlah Folder : 10 Folder Kurun Waktu : ( tahun penciptaan arsip ) 2000

51. 6. MANUVER a. Manuver Data/ Informasi Mengelompokkan hasil deskripsi sesuai dengan skema yang telah dibuat / berdasarkan kode klasifikasi Manufer Data dilakukan dengan sortir melalui data di computer Sortir berdasarkan Klasifikasi , Indeks 1, Indeks 2 ( jika perlu ), Bulan , Tahun Pemberian Nomor Definitif pada Data di Komputer Arsip siap dimanuver

52. b. Manuver Fisik Mengurutkan Arsip yang telah diberkaskan sesuai dengan hasil olah data arsip Memberi nomor definitif pada arsip yang telah tersusun berdasarkan skema , pemberian nomor definitif yang akan digunakan sebagai nomor penyimpanan berkas . Penomoran definitif setiap kelompok fungsi memperhatikan urutan kronologis periode arsipnya . Nomor awal adalah nomor untuk arsip yang tertua dan selanjutnya ke yang muda Masukkan ke dalam Boks Memberi Nomor pada label boks 1 2 3 4 5

53. 7. PELABELAN DAN PENATAAN ARSIP DALAM BOKS Arsip dimasukan ke dalam folder dan diberi kode masalah / subjek Arsip dan nomor urut Arsip sesuai nomor definitif . Menyusun Arsip ke dalam boks secara kronologis dimulai dari nomor terkecil berada pada susunan paling belakang . Membuat label pada boks , berisi nomor boks , nomor folder serta lokasi simpan . Apabila jumlah Arsip dalam satu berkas sangat banyak , maka Arsip dapat disimpan lebih dari satu folder.

54. 8. PEMBUATAN DAFTAR ARSIP

55. PENYIMPANAN ARSIP DALAM RAK

56. THANK YOU