Aspectos administrativos y financieros del proyecto

Material didactico para uso academico

1. ASPECTOS ADMINISTRATIVOS Y
FINANCIEROS DEL PROYECTO
ByWilmar Suarez Gaitán

2. ESTUDIO
ADMINISTRATIVO
DE UN PROYECTO
Ladeterminacióndelaestructuraorganizacionalmas
adecuadaalascaracterísticasynecesidadesdelproyecto
yladescripcióndelossistemas,procedimientosy
reglamentosquevanapermitirorientaryregularlas
actividadesenelperiododeoperación.

3. CONSIDERACIONES
DE CARÁCTER
GENERAL
Elconocimientodelmarcolegalesimportanteparala
creacióndelaempresa.
Estudiarlasnormasqueregularanlasdistintasacciones
enlosperiodosdegestación,implementacióny
operación.
Ningúnproyectodebellevarseacabosinoseajustaa
lasleyes,decretosyreglamentos,etc,queregulansu
actividad.
Elconocimientodelalegislaciónaplicableala
actividadeconómica

4. CONSTITUCIÓN
JURIDICA DE LA
EMPRESA
Entre los aspectos condicionantes que se debe tener en
cuenta al analizar diversas alternativas de constitución
empresarial están:
1.El tamaño del proyecto
2.El número de aportantes
3.El monto
4.Las tasas de impuestos aplicables
5.La responsabilidad deseada por los socios ante
terceros
6.Expectativas de crecimiento

5. ESTRUCTURA
ORGANIZACIONAL
Lasactividadesnecesariasparalaejecuciónyoperación
delproyectodebenserprogramadas,coordinadas,
realizadasycontroladas.Poresosehacenecesario
diseñarunaestructuraorganizativaqueseencarguede
asumirdichastareas.

6. DISEÑO DE LA
ESTRUCTURA
ORGANIZACIONAL
Pasos para el diseño de la estructura organizacional:
1.Consultar los objetivos generales de la empresa (así
como los del proyecto)
2.Revisar y elaborar los objetivos específicos, las
políticas, las estrategias, los planes y programas
pertinentes
3.Elaborar un listado de actividades
4.Agrupar las actividades y tareas relacionadas o afines
5.Identificar las funciones especificas que deberá
cumplir cada subsistema
6.Identificar las necesidades de recurso humano de
cada subsistema

7. DISEÑO DE LA
ESTRUCTURA
ORGANIZACIONAL
7.Realizar un análisis de equilibrio entre las unidades y
subsistemas
8.Expresar los subsistemas en unidades administrativas
o en grupos de trabajo
9.Asignar funciones y definir los cargos para cada
unidad administrativa o grupo de trabajo
10.Elaboración del organigrama
11.Descripción de funciones para cada cargo
12.Verificación de las funciones de los subsistemas hayan
sido asignadas a los grupos de trabajo

8. FUNCIONAMIENTO
DE LA
ORGANIZACIÓN
Esnecesariopreverlossistemasyprocedimientosque
permitanregular,orientarycontrolarlasactividades
administrativasqueseejecutarántantoenla
implementacióncomoenlaoperacióndelproyecto.
Paraellosesnecesariotrabajarsobrelossiguientes
aspectos:
Definiciónderelacionesinternas:Subordinación,Toma
dedecisiones,asesoríaystekeholders
Diseñodelsistemadeinformaciónycomunicación
Manualesoinstructivosdeoperación
Reglamentos
Programasespeciales

9. ESTUDIO
FINANCIERO
Losestudiosdemercadoytécnicopermitenidentificar
losrecursosnecesariosparalaoperacióndelproyecto,
establecerprogramadeproducciónydefinirlas
condicionesydemás requerimientosparael
funcionamiento.Seagrupanendosgrandescategorías:
Inversiones
Costosoperacionales

10. INVERSIONES
Lasinversionesinicialesestánconstituidasporel
conjuntodeaportacionesquesetendránquehacerpara
adquirirtodoslosbienesyserviciosnecesariosparala
implementacióndelproyecto,oseaparadotarlodesu
capacidadoperativa.

11. CLASIFICACIÓN
CUENTAS
INVERSION
TOTAL PROYECTO
I
N
V
E
R
S
I
O
N
T
O
T
A
L
Activos
Fijos
(Capital
Fijo)
Tangibles
Intangibles
y diferidos
Depreciable
No
Depreciable
Vehículos
Maquinaria y equipo
Muebles y enseres
Instalaciones
Construcciones
Terrenos
Amortizables
Patentes
Uso de marcas
Diseños
Nombres comerciales
Investigación y experimentación
Estudios de prefactibilidad
Gastos de organización
Gastos de instalación
Gastos de puesta en marcha
Intereses durante implementación
Capacitación, etc.
Capital de trabajo
Efectivo en caja y bancos
Cuentas por cobrar
Inventarios
Avances a proveedores
Gastos pagados por
adelantados
Inversiones temporales

12. Costos
operacionales
Estoscostossonlosquesecausanduranteelperiodode
operacióndelproyecto.Seincurreenellosparahacer
funcionarlasinstalacionesydemásactivosadquiridos
mediantelasinversiones,conelpropósitodeproduciry
comercializarlosbienesoservicios.

13. CLASIFICACIÓN
COSTOS
PROYECTO
EMPRESARIAL
C
L
A
S
I
F
I
C
A
C
I
Ó
N
D
E
C
O
S
T
O
S
O
P
E
R
A
C
I
O
N
A
L
E
S
Costos de
Producción
(Fabricación)
Costo primo
Gastos gene-
rales de
producción
(Fabricación)
Costo
directo
Costo
indirecto
Mano de obra directa
Materiales directos
Depreciación maquinaria
Gastos
Administración
Sueldos a vendedores
Comisiones
Embalaje y transporte
Publicidad y promociones
Viáticos
Servicios: teléfonos, luz, agua, etc.
Gastos de viajes y representaciones
Seguros
Depreciación vehículos
Gastos de
Operación
Sueldos directivos
Sueldos empleados
Honorarios
Útiles y papelería
Servicios públicos
Amortizaciones
Seguros
Depreciación bienes
administrativos
Arriendos
Impuestos
Materiales indirectos
Mano de obra indirecta
Servicios públicos
Mantenimiento, reparaciones
Alquileres, arrendamientos
Asistencia técnica
Seguros
Depreciación muebles
Otros insumos
Gastos de
venta

14. PUNTO DE
EQUILIBRIO
Elpuntodeequilibriodeunaempresaeselnivelde
producciónenelcuallosingresosobtenidossoniguales
aloscostostotales.
Xe=___CF___
P-Cvu
Vpe=___Costosfijos____
1-(Costosvariables)
ventasnetas
Vpe=Ventasenpuntodeequilibrio
Xe=Númerodeunidadesenpuntodeequilibrio
CF=Costosfijos
P=Preciounitario
Cvu=Costovariableunitario

15. PROYECCIONES
FINANCIERAS
Paralarealizacióndeunproyectoesnecesariocontarcon
losrecursosfinancierosesencialesparalainstalacióno
montaje,asícomolosrequeridosparaelfuncionamiento
yoperación.Losprimerosconstituyenelcapitalfijoylos
segundosdeterminanelcapitaldetrabajo.

16. PRESUPUESTO DE
INVERSIÓN EN
ACTIVOS FIJOS
Losactivosfijosestánconstituidosporaquelconjuntode
bienesdenaturalezapermanenteparaelproyectoyno
estándestinadosalaventaoseaquenoformanpartede
lastransaccionescorrientesdelaempresa.

17. CAPITAL DE
TRABAJO
Elcapitaldetrabajoeselconjuntoderecursosconlos
cualeslaempresadesarrollanormalmentesus
actividadessinnecesidaddeestardeestaracudiendoal
empleodefondosextraordinarios.

18. MÉTODO DEL
CICLO
PRODUCTIVO
Consisteenestablecerelmontodeloscostos
operacionalesquesetendránquefinanciardesdeel
momentoenqueseefectúaelprimerpagoporlacompra
deinsumoshastaelmomentoenqueserecibeeldinero
correspondientealaventadelosproductosyquequeda
adisposiciónparafinanciarelsiguientecicloproductivo.
ICT=CO(COPP)
ICT=Inversiónencapitaldetrabajo
CO=Ciclooperativo(endías)
COPD=Costodeoperaciónpromediodiario

19. EJEMPLO
Enunaempresasecalculoelefectivonecesarioparael
primerciclooperativode45días,arrojandolos
siguientesvalores:
Mano de obra $ 7.994.000
Costo de materiales $12.238.000
Costos de servicios $ 1.286.000
Otros $ 384.000
Costo operación anual $21.902.000
COPD= Costo operación anual
365
COPD= $21.902.000 = $60.000
365
ICT= CO(COPD)
ICT= 45($60.000)
ICT= $2.700.000

20. PROGRAMA DE
INVERSIONES
Unavezcalculadaslasnecesidadesdecapitaldetrabajo
sepuedeestablecerelprogramadeinversionesparala
totalidaddelproyectooparaelperiododeevaluación.

21. FINANCIAMIENTO
Elfinanciamientopermiteidentificarlasfuentesde
recursosfinancierosqueseránnecesariosparaejecutary
asegurarlaoperaciónnormal.Paraanalizarlas
alternativasdefinanciamientodeberántenerseencuenta
lascondicionesenquesepuedeobtenerelcrédito:
plazo,tasasdeinterés,garantíasexigidas,tramitesa
cumplir,etc.

22. FINANCIAMIENTO
INTERNO
Lasfuentesinternaspermitenfinanciarelproyectocon
recursosgeneradosporlapropiaempresa.Estoexige
queelproyectoseadesarrolladoporunaempresaya
existenteyenoperación.
Fuentesdelfinanciamientointerno:
Lasutilidadesdespuésdeimpuestos,nodistribuidas
Lasreservasdedepreciación
Lasamortizacionesdediferidos
Lasreservasefectuadasparacompensar el
agotamientoderecursosnaturales

23. FINANCIAMIENTO
EXTERNO
Institucionesfinancierasdelsistemafinanciero
colombiano:
Establecimientos de crédito
Entidades de servicios financieros
Fondos financieros y entidades de fomento
Otras entidades

24. CONDICIONES
DEL CRÉDITO
Sedebendefinirdemaneraconcretalascondicionesen
queseránobtenidosloscréditos,enespecial:plazo,tasa
deinterés,momentoenqueseharáeldesembolsoy
formadeamortización.Estascondicionessondefinidas
porlaentidadcrediticiaalacualsevaaacudirpara
obtenerloscréditos.

25. GRACIAS