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Exámenes de venta, papeles de trabajo, cedulas

1. EXAMEN DE VENTAS-APLICACIÓN DE PAPELES DE TRABAJO-HOJA PRINCIPAL DE TRABAJO, CEDULAS, MARCAS, APLICACIÓN-CASUÍSTICA

2. EXAMEN DE VENTAS-APLICACIÓN DE PAPELES DE TRABAJO-HOJA PRINCIPAL DE TRABAJO, CEDULAS, MARCAS, APLICACIÓN-CASUÍSTICA

3. EXAMEN DE VENTAS O AUDIT. DE VENTAS Estudio de los resultados monetarios realizados en volumen de las ventas Producto USED AND ALTERNATIVE RESOURCES Territorio de ventas THANKS SLIDE Vendedores Las ventas constituyen un área en la que la rápida obsolescencia de los objetivos, políticas, estrategias y programas es una posibilidad constante dada la volatilidad de los mercados. La auditoria de ventas se centra en el control de los objetivos comerciales de la organización en paralelo con los resultados de rentabilidad de ventas. La auditoria identifica zonas problemáticas y recomienda acciones a mediano y corto plazo.

4. UNA AUDITORÍA DE VENTAS SE HACE POR QUÉ: Se debe monitorear la rentabilidad real de las ventas. Se debe monitorear la efectividad de los canales. Se tiene mercancía devuelta. Se tiene poco o mucho personal Se debe mantener un monitoreo sobre la efectividad de las ventas. Se tiene un descenso de las ventas. Se tiene una cartera morosa. Entre otras razones. * * * *

5. Detallada Una auditoría de ventas detallada suele ser mas eficaz para localizar el verdadero origen de los problemas de ventas de la compañía. Sistemática La auditoria de ventas involucra una secuencia ordenada de etapas de diagnóstico que cubren el entorno macro y micro de la organización. Independiente Puesto que existen distintas maneras de realizar una auditoria y cada una es autónoma en realizar la auditoria. Periodicidad Una auditoria de ventas periódica puede beneficiar a las empresas que gozan de buena salud, así como las que tienen problemas.

6. Procedimiento de un Examen de ventas Una auditoría de ventas se inicia con una junta entre los funcionarios de la compañía para llegar a un acuerdo acerca de los objetivos, coberturas, profundidad, fuentes de datos, formato del reporte y el tiempo requerido para la auditoría. Se prepara cuidadosamente un plan detallado respecto a quien debe entrevistarse, las preguntas que debe realizarse el tiempo y lugar de contacto, etc.

7. Aplicación de los Papeles de trabajo Papeles de trabajo ¿Qué son? Objetivos Son el conjunto de documentos que contienen la información obtenida por el auditor en su revisión, así como los resultados de los procedimientos y pruebas de auditoría aplicados; con ellos se sustentan las observaciones, recomendaciones, opiniones y conclusiones contenidas en el informe correspondiente. Los papeles de trabajo cumplen principalmente los siguientes objetivos: Registrar de manera ordenada Documentar Proporcionar Facilitar Minimizar esfuerzos en auditorías posteriores. Dejar constancia Estudiar modificaciones

8. Características de los Papeles de trabajo Ser completos y exactos, a fin de que muestren la naturaleza y alcance del trabajo realizado y sustenten debidamente los resultados y recomendaciones que se presenten en el informe de auditoría. Contener índices, marcas y referencias adecuadas, y todas las cédulas y resúmenes que sean necesarios. Estar fechados y firmados por el personal que los haya preparado. Redactarse con concisión, pero con tanta precisión y claridad que no requieran explicaciones adicionales. En cuanto a la “evidencia” contenida en los papeles de trabajo, estos deberán cumplir los siguientes requisitos: Suficiencia Competencia Importancia Pertinencia Los papeles de trabajo serán propiedad del Órgano de Control, por contener la evidencia de trabajos de auditoría realizados por su personal.

9. C lasificación de los Papeles de trabajo Con base en su utilización y contenido, los papeles de trabajo se clasifican en: Archivo Permanente o Expediente Continuo de Auditoría Papeles de Trabajo del Período El archivo permanente constituye un legajo o expediente especial en que se concentran los documentos relativos a los antecedentes, constitución, organización, operación, normatividad jurídica y contable e información financiera y programático-presupuestal, actas y documentos de entrega recepción de los entes fiscalizables. Los papeles de trabajo actuales o del período se elaboran y obtienen en el transcurso de la auditoría; en ellos se deja evidencia del proceso de planeación y del programa de auditoría; del estudio y evaluación del control interno; del análisis de saldos, movimientos, operaciones, tendencias y razones financieras. Los papeles de trabajo denominados cédulas de auditoría, se clasifican de acuerdo a la Guía para la Elaboración de Papeles de Trabajo, en cédulas sumarias, analíticas, sub analíticas, de informe, de observaciones y de seguimiento de recomendaciones.

10. ¿Qué son? Son documentos o papeles que consigna el trabajo realizado por el auditor sobre una cuenta, rubro, área u operación sujeto a su examen. Estos extractos, análisis notas y demás constancias constituyen la cedulas y su conjunto debidamente clasificado y ordenado los papeles de trabajo. Estos documentos constituyen la base y la evidencia para el dictamen o el informe final. Características de las cédulas Cédulas de auditoria Que sea detallada y completa Que sea pertinente Que sea de fácil lectura Que sea objetiva Que los cruces se correlacionen

11. Estructura de las cédulas de auditoria • Encabezado: Donde va el nombre de la compañía auditada, rubro de los estados financieros examinados el cual da el nombre a la cédula, tipo de cédula. • Responsables: Se colocan los nombres, iniciales o rubrica de los responsables por la elaboración y supervisión de la cédula. • Cuerpo del trabajo: En esta parte se desarrolla toda la Auditoría y se consignan los datos obtenidos por el Auditor para allegar la evidencia suficiente y competente. • Conclusión: Cada área de trabajo donde se ha desarrollado de una manera completa un trabajo, debe tener conclusiones adecuadas, basadas en el trabajo de Auditoría- Las conclusiones deben expresar en forma clara la opinión de la persona que efectuó el trabajo con lo cual se responsabiliza del mismo. • Significado de marcas: Al final de la Cédula a manera de convenciones, se coloca el significado de las marcas de Auditoría utilizadas en el cuerpo del trabajo. • Fuente de información: Si se amerita, se coloca la fuente donde se obtuvieron los datos del desarrollo del trabajo.

12. Estructura de las cédulas de auditoria

13. HOJA PRINCIPAL DE TRABAJO Son hojas multicolumnares en las cuales se listan agrupamientos de cuentas de mayor con los saldos sujetos a examen. Estos papeles representan los estados financieros en conjunto. Aquí se inicia la técnica del análisis pues se empieza a descomponer el todo en unidades de estudio más pequeñas. Las hojas de trabajo contendrán los saldos del ejercicio anterior con el fin de hacer comparaciones.

14. Ejemplo de una Hoja principal de trabajo

15. Tipos de cédulas de auditoria Cédulas sumarias Son aquellas que contienen el primer análisis de los datos relativos a uno de los renglones de las hojas de trabajo y sirven como nexo entre ésta y las cédulas de análisis o de comprobación. Las cédulas sumarias se elaboran teniendo en cuenta los rubros correspondientes a un grupo homogéneo, que permita el análisis de manera más eficiente. Para cada sumaria debe existir un rubro en la Hoja de Trabajo. Esquema de una cédula sumaria de efectivo

16. Cédulas analíticas En estas cédulas se detallan los rubros contenidos en las cédulas sumarias, y contienen el análisis y la comprobación de los datos de estas últimas, desglosando los renglones o datos específicos con las pruebas o procedimientos aplicados para la obtención de la evidencia suficiente y competente. Si el estudio de la cédula analítica lo amerita, se deben elaborar Sub cédulas. Esquema de una cédula analítica de Bancos

17. C édulas sub analíticas Tienen similitud con la cédulas analíticas pues son la mínima unidad de análisis y en ellas se deben obligatoriamente describir todas y cada una de las técnicas y procedimientos de auditoría que se aplicaron en la cuenta. Esquema de una cédula sub analítica del Banco

18. MARCAS DE AUDITORIA Las marcas de auditoria son los símbolos y convenciones que utiliza el auditor en sus papeles de trabajo para identificar, clasificar y dejar constancia de las pruebas y técnicas que se aplicaron en el desarrollo de una auditoria. Definición:

19. OBJETIVOS OBJETIVOS DE LAS MARCAS DE AUDITORIA

20. EJEMPLO DE MARCAS DE AUDITORIA Los siguientes símbolos son marcas de auditoria uniforme, las cuales se registran en el lado derecho de la información verificada.

21. INDICES DE REFERENCIA

22. A continuación se presenta un ejemplo de índices usando el método alfabético-numérico por ser el de uso mas generalizado en la práctica de la auditoria. En este sistema las letras simples indican cuentas de activos, las letras dobles indican cuentas de pasivo y capital y las decenas indican cuentas de resultados: Ejemplo de í ndices

23. APLICACIÓN DE LAS MARCAS DE AUDITORÍA

24. CASO PRÁCTICO ALCANCE DEL TRABAJO El objetivo de la Auditoría es expresar una opinión sobre la razonabilidad del ingreso producto de las ventas realizadas por la empresa D&P ESPERTOS SAC en concordancia de las normas e auditoria generalmente aceptadas. ALCANCE DEL EXAMEN Nuestro examen será de naturaleza financiera por el periodo comprendido entre el 01 de enero al 31 diciembre 2019 para tal efecto se revisarán en forma selectiva la documentación sustitutoria y registros contables de las operaciones realizadas por la empresa. TRABAJO A REALIZAR TIEMPO VISITA INTERNA 01-01-2020 EJECUCIÓN DE LA AUDITORÍA 03-02-2020 AL 03-03-2020 INFORME DE AUDITORÍA 30-07-2020

25. ESTADO FINANCIERO (BALANCE GENERAL) ACTIVO 2019 PASIVO Y PATRIMONIO 2019 ACTIVO CORRIENTE PASIVO CORRIENTE Caja y bancos 2’580,000.00 Sobregiros 85,000.00 Cuentas por cobrar comerciales 1’500,000.00 Cuentas por pagar comerciales 2’900,000.00 Otras cuentas por cobrar 620,000.00 Otras cuentas por pagar 1’110,000.00 Existencias 3’000,000.00 TOTAL, PASIVO CORRIENTE 4’095,000.00 Cargas diferidas 150,000.00 PASIVO NO CORRIENTE TOTAL, ACTIVO CORRIENTE 7’470,000.00 Deudas a largo plazo 2’640,000.00 ACTIVO NO CORRIENTE TOTAL, PASIVO NO CORRIENTE 2’640,000.00 Inversiones 820,000.00 TOTAL, PASIVO 6’735,000.00 Inmuebles, maquinarias y equipos 7’380,000.00 PATRIMONIO Intangibles 265,000.00 Capital 7’640,000.00 Cuentas por cobrar a largo plazo 75,000.00 Reserva legal 560,000.00 TOTAL, ACTIVO NO CORRIENTE 8’920,000.00 Resultados acumulados 1’455,000.00 TOTAL, PATRIMONIO 9’655,000.00 TOTAL, ACTIVO 16’390,000.00 TOTAL, PASIVO Y PATRIMONIO 16’390,000.00 D&P ESPERTOS SAC

26. SEGÚN REGISTROS MESES VENTAS CONTADO CREDITO ENERO 1,650,000.00 1,500,000.00 150,000.00 FEBRERO 2,740,000.00 2,500,000.00 240,000.00 MARZO 900,000.00 780,000.00 120,000.00 ABRIL 1,145,000.00 1,050,000.00 95,000.00 MAYO 1,037,000.00 950,000.00 87,000.00 JUNIO 1,552,000.00 1,450,000.00 102,000.00 JULIO 1,395,000.00 1,245,000.00 150,000.00 AGOSTO 1,565,000.00 1,455,000.00 110,000.00 SEPTIEMBRE 1,088,000.00 990,000.00 98,000.00 OCTUBRE 1,665,000.00 1,560,000.00 105,000.00 NOVIEMBRE 1,950,000.00 1,850,000.00 100,000.00 DICIEMBRE 1,213,000.00 1,120,000.00 93,000.00 17,900,000.00 16,450,000.00 1,450,000.00 REGISTRO DE VENTAS AL 31 DE DICIEMBRE 2019

27. SEGÚN REGISTROS SEGÚN AUDITORIA MESES VENTAS CONTADO CREDITO CONTADO CREDITO DIFERENCIA ENERO 1,650,000.00 1,500,000.00 150,000.00 1,500,000.00 150,000.00 - FEBRERO 2,740,000.00 2,500,000.00 240,000.00 2,495,000.00 245,000.00 5,000.00 MARZO 900,000.00 780,000.00 120,000.00 785,000.00 115,000.00 -5,000.00 ABRIL 1,145,000.00 1,050,000.00 95,000.00 1,050,000.00 95,000.00 - MAYO 1,037,000.00 950,000.00 87,000.00 950,000.00 87,000.00 - JUNIO 1,552,000.00 1,450,000.00 102,000.00 1,450,000.00 102,000.00 - JULIO 1,395,000.00 1,245,000.00 150,000.00 1,245,000.00 150,000.00 - AGOSTO 1,565,000.00 1,455,000.00 110,000.00 1,455,000.00 110,000.00 - SEPTIEMBRE 1,088,000.00 990,000.00 98,000.00 990,000.00 98,000.00 - OCTUBRE 1,665,000.00 1,560,000.00 105,000.00 1,555,000.00 110,000.00 5,000.00 NOVIEMBRE 1,950,000.00 1,850,000.00 100,000.00 1,850,000.00 100,000.00 - DICIEMBRE 1,213,000.00 1,120,000.00 93,000.00 1,120,000.00 93,000.00 - 17,900,000.00 16,450,000.00 1,450,000.00 16,445,000.00 1,455,000.00 5,000.00 REVISION DE LAS CUENTAS POR COBRAR

28. CAJA Y BANCOS AL 31 DE DICIEMBRE DEL 2019 DENOMINACION CANTIDAD IMPORTE PARCIAL IMPORTE TOTAL saldo al 31 de diciembre del 2019 56,500.00 egresos según comprobantes -8,000.00 BILLETES billetes de diez 20.00 200.00 billetes de veinte 50.00 1,000.00 billetes de cincuenta 80.00 4,000.00 billetes de cien 150.00 15,000.00 billetes de doscientos 120.00 24,000.00 44,200.00 MONEDAS monedas de cinco 150.00 750.00 monedas de dos 55.00 110.00 monedas de un sol 80.00 80.00 monedas de cincuenta centimos 40.00 20.00 monedas de veinte centimos 100.00 20.00 980.00 Total, fondo recontado -45,180.00 sobrante(faltante) 3,320.00 A-3 ARQUEO DE CAJA AL HACER EL ARQUEO DE CAJA TENEMOS UN SALDO DE 3,320

29. Nº PROCEDIMIENTO DE AUDITORIA CEDULA FECHA AUDITOR 1 ejecute un arqueo de caja A-3 43475 GCP 2 analizar el fondo para pagos en efectivos A-3 43475 GCP 3 solicitar o analizar rendiciones de caja chica A-3 43475 GCP 4 cuente e indique el efectivo disponible evalué el riesgo de control y diseñe pruebas adicionales de controles para el efectivo A-4 43475 GCP 5 verificar los cheques girados y no cobranos según las conciliaciones de las cuentas bancarias A-4 43498 GCP 6 obtenemos detalles de los montos de ventas cobrados A-5 43525 GCP Nº PROCEDIMIENTO DE AUDITORIA SI NO N/A 1 ¿existe un control adecuado sobre las entradas de efectivo mediante facturas y boletas pre-numeradas y relaciones de cobranza? x 2 ¿ existe una persona que prepara una lista del dinero y los cheques recibidos? x 3 ¿todos los ingresos y cobranzas, son reportados oportunamente al departamento de contabilidad? x 4 ¿Las salidas de mercadería tienen documento de sustento? x 5 ¿ al realizar las ventas se utilizaron comprobantes de pago? x

30. INFORME DE AUDITORÍA FINANCIERA I.INTRODUCCIÓN ORIGEN DEL EXAMEN : el examen se efectuó en cumplimiento de la resolución de contraloría que aprueba el control de la empresa D&P ESPERTOS SAC para el año 2019 NATURALEZA Y OBJETIVOS DEL EXAMEN El examen es de naturaleza financiera que se realizó en el ámbito de acción de la empresa D&P ESPERTOS SAC que comprende en distrito de SJL provincia de Lima. Los objetivos previstos para el examen financiero de la empresa fueron los siguientes. INFORMA CORTO Emitir opinión sobre la razonabilidad del registro de ventas de la empresa D&P ESPERTOS SAC al 31 de diciembre del 2019 de conformidad con la normativa vigente. INFORME LARGO Evaluar la implantación funcionamiento y efectividad de la estructura y sistema de control interno implantados en el área de ventas de la empresa.

31. II. DICTAMEN DE AUDITORIA Se ha examinado la situación financiera, los libros y registros contables principalmente las ventas por la empresa D&P ESPERTOS SAC con RUC 201030024125 dedicada a la prestación de servicios de reparación y mantenimiento de todo tipo de unidades motorizadas. La auditoria se ha realizado del periodo primero de enero hasta el 31 de diciembre del 2019. El examen fue realizado de acuerdo con las normas de auditorias generalmente. los libros y registros contables respectos a las ventas han sido proporcionados y preparados para ser utilizados por la administración general de auditoria y por lo que se ha presentado y clasificado conforme a los formatos que para tal efecto ha diseñado la administración.

32. OBSERVACIONES Los libros y registros contables de la empresa D&P ESPERTOS SAC presentan errores en cuanto a su registro. CAJA Y BANCOS En el arqueo practicado se encontró un sobrante de S/ 3,320. CUENTAS POR COBRAR COMERCIALES Son producto de las ventas realizadas de la empresa encontró una diferencia de S/ 5,000 en el mes de octubre la diferencia fue entre los montos ingresados al contador y al crédito. RECOMENDACIONES Llevar con cuidado los libros y registros contables principalmente el libro de compras de la empresa D&P ESPERTOS SAC , revisando los registros ya que este error hará que varié los montos en el balance general. Corregir los errores en su oportunidad de las cuentas del activo que son productos de un mal control,seguimiento.

33. CONCLUSIONES Se entiende por papeles de trabajo que son la fuente primordial para la redacción del informe y la evidencia del trabajo realizado por ende el soporte y respaldo de las observaciones, conclusiones y recomendaciones incluidas en el informe. Se concluye que las cédulas son muy importantes ya que los datos se redactan de manera ordenada de tal forma que el lector llegue al mismo conocimiento de la información y a la misma conclusión que el auditor que elaboró la cédula . Cada auditor puede fijar las marcas que considere pertinentes según los hallazgos que identifique o pretenda identificar en el  proceso de auditoría. Las marcas deberán anotarse de un color distintivo (rojo) e inmediatamente después de las cifras o conceptos a los que se refiera.

34. RECOMENDACIONES Para elaborar papeles de trabajo se recomienda mantener orden, ser legibles, estar limpios y tener espacio suficiente para datos, notas y comentarios porque los papeles de trabajo desordenados reflejan ineficiencia y permiten dudar de la calidad del trabajo realizado. Se recomienda el uso de los papeles de trabajo ya que contienen la información obtenida por el auditor en su revisión, así como los resultados de los procedimientos y pruebas de auditoría aplicados; con ellos se sustentan las observaciones, recomendaciones, opiniones y conclusiones contenidas en el informe correspondiente. En los papeles de trabajo se debe dejar una hoja con el índice de las marcas de auditoría utilizadas, en el que se expliquen las convenciones de los símbolos utilizados. Por ejemplo, que el símbolo ¥ significa verificado físicamente, y el símbolo ©, conciliado. Si los papeles de trabajo se elaboran en Word o Excel, es recomendable utilizar hipervínculos que permitan navegar entre las marcas de auditoría y el índice de marcas de auditoría. Para las marcas de auditoría se sugiere utilizar un color diferente al resto del texto de los papeles de trabajo, para identificarlas fácilmente.

35. Bibliografía http://juliaenauditoria.blogspot.com/p/papeles-de-trabajo.html http://www.juntadeandalucia.es/empleo/recursos/material_didactico/especialidades/materia ldidactico_ventas_comunic-comercial/anexos/ANEXO%202%20-%20TECNICAS%20DE %20VENTA.pdf Cedulas de trabajo, recuperado de https://es.slideshare.net/heysellkareliaruizmercado/ejemplos-de-auditoria-cedulas http://www.juntadeandalucia.es/empleo/recursos/material_didactico/especialida des/materialdidactico_ventas_comunic-comercial IMPORTANCIA, CONTENIDO Y TRANSCENDENCIA DE LOS PAPELES DE TRABAJO DE AUDITORÍA revistasinvestigacion.unmsm.edu.pe