BÀI LUẬN CUỐI KỲnnnnnnnnnnnnnnnnnnn.docx

abcd

1. MỤC LỤC
LỜI CẢM ƠN
Phần I. Trình bày ngắn gọn ý tưởng và kế hoạch tổ chức một sự kiện
1.Tổng quan sự kiện
2.Lên ý tưởng tổ chức sự kiện
1.Thấu cảm
2.Tiêu chuẩn chất lượng sự kiện
3.Thời gian chuẩn bị sự kiện
4.Phân công nhân sự
5.Dự trù chi phí
6.Kế hoạch thuê mua trang thiết bị, cơ sở vật chất
7.Quản lý thông tin- truyền thông.
8.Phân tích rủi ro và kế hoạch dự phòng.
3.Tạo mẫu
Phần II. Phát triển ý tưởng và hoàn thiện kế hoạch tổ chức sự kiện nói trên ở
khía cạnh kết hợp truyền thống và hiện đại.
1. Tổng quan ý tưởng
2. Nội dung ý tưởng
Phần III. Tổng hợp những bài học mà bạn thu hoạch được từ khóa học và phân
tích những bài học liên quan tới việc lập kế hoạch tổ chức sự kiện
1. Nhận thức hay học hỏi được những điều mới mẻ hay thú vị.
2. Vận dụng các nội dung, hoạt động đã được trải nghiệm.
3. Cảm nhận, cảm xúc chung về các hoạt động
1

2. LỜI CẢM ƠN
Lời đầu tiên, em xin gửi lời cảm ơn đến khoa Quốc tế học trường Đại học Nguyễn Trãi
đã đưa môn học Kỹ năng tổ chức sự kiện quốc tế vào chương trình giảng dạy. Đây là
một môn học rất thú vị và đã đem lại nhiều trải nghiệm mới mẻ cho em. Đặc biệt em
xin gửi lời cảm ơn sâu sắc nhất đến giảng viên Trương Thị Thu Hà- người đã trực tiếp
giảng dạy môn học và hướng dẫn em hoàn thành bài tiểu luận. Cảm ơn cô đã nhiệt tình
chỉ dạy và đầy đủ chi tiết để em có thêm một hành trang mới áp dụng vào chuyên
ngành nói riêng và cuộc sống nói chung.
Trong quá trình hoàn thành bài, em đã tận dụng tất cả các kiến thức đã được học và
tìm hiểu thêm một số thông tin. Tuy nhiên, do kiến thức còn rất hạn chế và cũng chưa
có nhiều trải nghiệm, kinh nghiệm thực tế nên sẽ không thể tránh khỏi có những điều
sai sót trong bài làm. Em mong sẽ được nhận những lời góp ý từ cô.
Kính chúc cô có nhiều sức khỏe để có thể truyền sự nhiệt huyết trong việc giảng dạy
của cô tới mỗi sinh viên và có nhiều thành công trên con đường giảng dạy.
Em xin chân thành cảm ơn!
2

3. Phần I. Trình bày ngắn gọn ý tưởng và kế hoạch tổ chức một sự kiện.
1. Tổng quan về sự kiện.
- Tên sự kiện: NTU- Khởi đầu hành trình mới.
Hình thức: giao lưu tìm hiểu một môi trường mới với nhiều trải nghiệm, giới thiệu các
khoa, ngành có trong trường và đêm nhạc giao lưu với sự kết hợp giữa yếu tố truyền
thống và hiện đại.
- Nội dung:
NTU- Khởi đầu hành trình mới là một sân chơi bổ ích cho tân sinh viên K24, nhằm
mục đích gắn kết sự kết nối, giao lưu và làm quen với một môi trường hoàn toàn mới
mẻ. Sự kiện sẽ đem lại nhiều trải nghiệm thú vị, lôi cuốn và giúp tân sinh viên hội
nhập với cộng đồng NTU một cách nhanh chóng và dễ dàng nhất.
- Đối tượng tham gia:
Tân sinh viên khóa 24, các anh chị sinh viên đến từ các khoa, ngành khác nhau.
+ Khách mời quốc tế đại diện cho các trường giáo dục khác nhau.
+ Các giảng viên trong và ngoài nhà trường.
+ Các tổ chức doanh nghiệp, công ty, nhà tài trợ (nếu có).
- Ý nghĩa sự kiện:
+ Tăng sự hiểu biết và sự kết nối của các nền văn hóa khác nhau của các khoa từ đó sẽ
tạo ra sự giao lưu của các nền văn hóa mới.
+ Mở rộng cơ hội hợp tác, xây dựng các mối quan hệ ngày càng lớn rộng hơn.
+ Truyền bá hình ảnh của trường, các công ty tới các đối tác khác nhau để ngày càng
phát triển và thu hút.
- Địa điểm và thời gian tổ chức:
+ Địa điểm: Tại khuôn viên trường Đại học Nguyễn Trãi (Sự kiện Văn hóa)
Sân vận động La Khê (Đêm nhạc)
+ Thời gian:
3

4. Buổi sáng: Giao lưu tìm hiểu văn hóa các nước, giới thiệu các khoa ngành có trong
trường.
Buổi chiều: Đêm nhạc hội giao lưu.
- Đơn vị tổ chức và đơn vị hợp tác:
+ Đơn vị tổ chức: Trường Đại học Nguyễn Trãi.
+ Đơn vị hợp tác: Công ty, tổ chức, doanh nghiệp hỗ trợ cho sự kiện (nếu có).
2. Lên ý tưởng tổ chức sự kiện.
1. Thấu cảm.
Bạn cũng đã từng là một tân sinh viên bây giờ hãy đặt mình vào vị trí ấy và đưa ra
những mong muốn của bạn với một sự kiện giao lưu, kết nối giữa các tân sinh viên với
nhà trường và với các anh chị khóa trước? (Hình thức: điền form khảo sát).
Có thể tìm hiểu về cơ sở vật chất của trường, giao lưu với các bạn cùng khóa, các anh
chị khóa trên và các giảng viên có thể hiểu thêm về chuyên ngành mình học. Ngoài ra,
có thể tham gia vào các câu lạc bộ, các sự kiện khác nhau của trường nhằm nâng cao
hoạt động trải nghiệm, tích lũy kinh nghiệm.
2. Tiêu chuẩn chất lượng sự kiện.
Đảm bảo sự kiện được diễn ra theo đúng kế hoạch, tân sinh viên có thể hội nhập NTU,
hiểu biết rõ hơn về ngành học và cơ sở vật chất của nhà trường. Các thông tin phải
chính xác và rõ ràng về sự kiện.
Các thiết bị âm thanh, ánh sáng phải được chuẩn bị và kiểm tra kỹ lưỡng từ trước 45
phút diễn ra sự kiện. Chuẩn bị đầy đủ các thiết bị, hệ thống phòng chống chữa cháy sơ
cấp. Sân khấu vững chắc, rộng rãi để có thể đáp ứng được các tiết mục văn hóa, nghệ
thuật của sự kiện. An ninh nghiêm ngặt tránh trộm cắp và bộ phận y tế cung cấp đầy
đủ các đồ dùng sơ cứu cơ bản. Truyền thông rộng rãi và nhanh chóng trước sự kiện,
trong khi sự kiện cho tới khi kết thúc sự kiện.
4

5. 3. Thời gian chuẩn bị sự kiện.
Số thứ tự Hạng mục Thời gian
1 Khảo sát ý kiến sinh viên, giảng
viên
2 ngày
2 Lập danh sách sinh viên tham gia
và khách mời
2-3 ngày
3 Tạo phiếu đăng ký tình nguyện
viên tham gia tổ chức sự kiện
2 ngày
4 Lên ý tưởng, lập kế hoạch và
phân công nhiệm vụ
2 tuần
5 Sắp xếp và chuẩn bị kế hoạch3 tuần
6 Công tác truyền thông, quảng bá
sự kiện
3-4 ngày
Tổng thời gian:
+ Tối thiểu: 6 tuần và 2 ngày.
+ Tối đa: 6 tuần và 4 ngày.
4. Phân công nhân sự.
Số thứ tựThành phần Nhiệm Vụ
1 Quản lý sự kiện Đứng đầu tổ chức, xây dựng ý tưởng và
giám sát toàn bộ quá trình
2 Quản lý tài chính Lập kế hoạch tài chính, kế hoạch dự trù
ngân sách và làm việc với các bên cung cấp
các dịch vụ cho sự kiện
3 Giám sát sự kiện Điều phối quá trình của sự kiện và giải
quyết các vấn đề phát sinh và báo cáo lại
kịp thời với người quản lý
4 Bộ phận kỹ thuật Phụ trách điều hành hệ thống điện và duy
trì trạng thái ổn định cho các thiết bị
5 Bộ phận thiết kế Chịu trách nhiệm thiết kế, trang trí sân
khấu, poster, vé, banner,..
5

6. 6 Dẫn dắt sự kiện Kiểm soát và phối hợp điều phối các hoạt
động trong sự kiện
7 Cộng tác viên/ tình nguyện
viên
Setup vị trí cho khách mời, giúp đỡ các
hoạt động
8 Đơn vị cung cấp nhân sựCung cấp nhân sự chuyên nghiệp cho sự
kiện
9 Quản lý truyền thông Quảng bá sự kiện, soạn nội dung và đăng
bài trên các trang truyền thông
10 Bộ phận vệ sinh sự kiệnHỗ trợ sự kiện gọn gàng, sạch sẽ
11 Bộ phận an ninh Hỗ trợ ùn tắc, đảm bảo giữ an ninh trong
quá trình diễn ra sự kiện
- Lưu ý: Mỗi thành phần quản lý sự kiện sẽ có các phương án dự bị để đảm bảo sự
kiện diễn ra đúng như kế hoạch.
5. Dự trù chi phí.
Số thứ
tự
Hạng mục Đơn giá Số lượng Thành tiền
1 Chi phí thuê địa điểm:
+ Chi phí thuê sân vân
động
+ Chi phí thuê bãi đỗ xe
(nếu cần)
20.000.000
1 20.000.000
2 Chi phí thiết kế, trang trí
cho mỗi khoa
8.000.000 12 96.000.000
3 Chi phí thiết kế và in ấn 5.000.000 5.000.000
4 Sân khấu 150,000 50m 7.500.000
5 Thuê thiết bị âm thanh,
ánh sáng
70.000.000 70.000.000
6

7. 6 Chi phí thuê ngoài ( lễ
tân, mc, ca sĩ, hậu cần,
đội biểu diễn chuyên
nghiệp )
400.000.000400.000.000
7 Vận chuyển 3.000.000 3.000.000
8 Chi phí quảng bá sự kiện
( quay phim, chụp ảnh)
4.000.000 4.000.000
9 Chi phí các giải thưởng:
+ Móc khóa, ô, gấu
bông, sổ tay có gắn
hastag trường
+ Học bổng
5.000.000
20%
60 chiếc móc
khóa
20 chiếc ô
30 cuốn sổ tay
30 con gấu bông
5
5.000.000
30.000.000
10Chi phí phát sinh khác32.025.000 32.025.000
Tổng kết: 672.525.000
Lưu ý: Bảng giá chi phí trên thực tế sẽ có thể thay đổi tùy ý theo nhu cầu và những yêu
cầu cụ thể. Do đó khoản chi phí phát sinh thêm sẽ chiếm ít nhất 5-10% tổng ngân sách
của sự kiện.
6. Kế hoạch thuê mua trang thiết bị, cơ sở vật chất.
6.1. Địa điểm tổ chức sự kiện: Sân vận động La Khê
Thời gian: 1 ngày, thứ 2 ngày 25-10-2024 (5h sáng-10h tối)
6.2. Hệ thống âm thanh ánh sáng
Nơi thuê: Sự kiện Châu Á, website: https://sukienchaua.vn , thời gian: 1 ngày
6.3. Màn hình led độ nét cao.
Nơi thuê: Sự kiện Châu Á, website: https://sukienchaua.vn, thời gian: 1 ngày
6.4. Sân khấu biểu diễn nghệ thuật.
7

8. Hình thức: Hiện đại kết hợp với truyền thống
Nơi thuê: Sự kiện Châu Á, website: https://sukienchaua.vn , thời gian: 1 ngày
6.5. Thuê bàn ghế sự kiện.
Bàn chữ nhật trải khăn trắng – số lượng 30
Ghế nệm có lưng dựa, áo ghế màu trắng và thắt nơ đỏ- số lượng 300
Nơi thuê: Á Châu Event- Công Ty Tổ Chức Sự Kiện Á Châu, thời gian: 1 ngày
6.6. Trang trí, thiết kế
- Cổng chào: Cổng chào sự kiện hộp đèn: Thiết kế bằng các khung nhôm, thép có kết
cấu chắc chắn được trang trí bằng các tấm Mica, decal được bố trí phía trước và phía
phía sau khung để tạo hình ảnh, logo của sự kiện
- Gian hàng đồ ăn, trang trí dải ruy băng, bóng bay.
Nơi thuê: Á Châu Event- Công Ty Tổ Chức Sự Kiện Á Châu, thời gian: 1 ngày
6.7. Nhu yếu thực phẩm.
- Nước uống, đồ ăn các gian hàng
- Nơi cung cấp: Cửa hàng tạp hóa, siêu thị (aeon mall, big c).
6.8. Bộ phận an ninh
Nơi thuê: Công ty bảo vệ S3- website: https://baoves3.com, thời gian: 1 ngày
Số lượng: 10-15 người
7. Quản lý thông tin- truyền thông.
- Thông điệp truyền tải:
+ Giới thiệu, quảng bá các nét đẹp văn hóa dân gian, truyền thống của Việt Nam đồng
thời mở rộng thêm các nền văn hóa quốc tế mới nhằm giao lưu, trao đổi và học hỏi.
+ Môi trường năng động, hiện đại để có thể giúp tân sinh viên dễ dàng hội nhập và kết
bạn giao lưu.
- Truyền thông Social Media:
8

9. + Đặt các tấm standee ở những nơi tập trung đông người, thu hút người tham dự có
thể chụp ảnh, ghi hình làm kỷ niệm.
+ Đưa thông tin sự kiện lên website nhà trường (facebook, tik tok...) và đảm bảo việc
cập nhật thông tin sự kiện đầy đủ, thường xuyên và liên tục nhất.
+ Quay phim, chụp ảnh ghi lại những khoảnh khắc đáng nhớ trong sự kiện đăng lên
các trang báo nhằm lưu giữ kỷ niệm đồng thời quảng bá tiếp cận rộng rãi hơn tới
những người theo dõi các sự kiện.
+ Tham gia game show bằng cách mọi người đăng lên trang cá nhân trên mạng xã hội
những hình ảnh, video, hay bày tỏ trải nghiệm, cảm xúc của họ để được “go viral” về
sự kiện sau đó nhận được các phần quà hấp dẫn khác nhau.
8. Phân tích rủi ro và kế hoạch dự phòng.
-Thiết bị sự kiện thiếu, hư hỏng:
Kiểm tra lại những thiết bị cần sử dụng trước khi sự kiện diễn ra. Có các thiết bị phòng
trừ khi không may đang xảy ra sự kiện thì không hoạt động.
Kiểm tra độ vững chắc của sân khấu tránh dẫn tới các hậu quả nghiêm trọng. Cần đảm
bảo sự cố định và vững chãi trong lúc thiết kế. Nếu sân khấu quá cao, dễ bị ngã thì có
thể lắp thêm tay cầm cố định vào các bậc thang lên xuống.
- Thức ăn, đồ uống không đảm bảo vệ sinh:
Nói rõ về tầm quan trọng của chất lượng về an toàn vệ sinh thực phẩm trước khi chuẩn
bị khâu mua sắm và nếu như cần thiết có thể cấm không được phép mang đồ ăn bên
ngoài vào trong sự kiện. Kiểm tra kỹ càng để đảm bảo không có sự cố cho khách tham
gia sự kiện
- Hình ảnh, video, âm thanh không hoạt động:
Có sự chuẩn bị, kiểm tra kỹ càng các hình ảnh, video cần thiết trước khi sự kiện diễn
ra và có phương án dự bị về các hình ảnh và các bản video thay thế.
- Xảy ra cháy nổ, chập điện:
9

10. Kiểm tra kỹ lưỡng tất cả các thiết bị, đảm bảo các vị trí lắp đặt an toàn cho người tham
gia và sự kiện. Chuẩn bị các thiết bị máy phát điện đề phòng các trường hợp mất điện
nhưng sự kiện vẫn duy trì được vài phút cho tới khi bộ phận xử lý đến kịp thời. Chuẩn
bị các thiết bị chữa cháy như bình cứu hỏa, mặt nạ phòng độc. Bố trí các lối thoát hiểm
ở các vị trí khác nhau để đảm bảo an toàn cho khách tham dự.
- Khách tham dự không đến đủ, đến trễ sự kiện hoặc tới quá đông:
Khách mời không đến đủ nhanh chóng báo lên bộ phận quản lý để có thể sắp xếp vị trí
khách mời và bắt đầu sự kiện một cách nhanh. Tổ chức các hoạt động game show hoặc
các câu hỏi Q and A giải đáp thắc mắc cho tân sinh viên trong trường hợp MC không
tới kịp hoặc đến trễ và có thể sẽ có người dự bị nhằm kéo dài thời gian sự kiện. Trong
trường hợp đông đúc bộ phận an ninh sẽ có trách nghiệm giải tỏa ùn tắc.
- Thời tiết thay đổi:
Cần chuẩn bị bạt, áo mưa cho khách tham gia sự kiện hoặc trong trường hợp thời tiết
xấu nhất có thể thì lùi thời gian tổ chức sự kiện.
- An ninh và y tế:
Bộ phận an ninh sẽ phải bảo đảm không xảy ra sự ùn tắc giao thông hoặc trộm cắp đồ.
Các thiết bị sơ cấp y tế phải được chuẩn bị đầy đủ đề phòng trừ xảy ra các sự cố trong
sự kiện.
3. Tạo Mẫu
Chuẩn bị kế hoạch chi tiết, cụ thể để nhà trường kiểm duyệt và thông báo tới các
Khoa.
3.1. Chuẩn bị sự kiện.
Số thứ
tự
Nội dung Phụ trách Ghi chú
1 Lập danh sách
khách tham gia sự
kiện
Công tác viên/ tình
nguyện viên
2 Chuẩn bị ấn phẩm Bộ phận thiết kế
10

11. backdrop, standee
Trước sự
kiện
3 Chuẩn bị micro,
loa, thiết bị dự
phòng
Bộ phận kỹ thuật
4 Chuẩn bị nước
uống, đồ ăn, ly
nhựa
Công tác viên/ tình
nguyện viên
400 chai
Aquafina
Đồ ăn theo chủ
đề mỗi khoa
5 Kiểm tra màn hình
âm thanh, kỹ thuật
ánh sáng.
Bộ phận kỹ thuật
6 Kiểm tra bao quátGiám sát sự kiện
7 An ninh chặt chẽ
trường hợp người
lạ ra vào
Bộ phận an ninh
8 Dọn dẹp, sắp xếp
bàn ghế Đơn vị cung cấp
nhân sự
Tình nguyện viên

9 Đón khách tham
gia sự kiện
10Phụ trách kỹ thuậtBộ phận kỹ thuật
Ngày
diễn ra
sự kiện
11Phụ trách các hoạt
động chương trình
MC- Dẫn dắt sự kiện
12Checkin, chụp hình
13Truyền thông Quản lý truyền thông
14Kiểm tra tổng quátGiám sát sự kiện
3.2. Hoạt động chính trong sự kiện.
11

12. Thời gian Thời lượng Nội dung Ghi chú
1 8h- 8h30 30 phút Đón khách mời tham dự, thực
hiện các hoạt động check in
2 8h30-9h 30 phút Khai mạc và giới thiệu sự kiện
3 9h-9h10 10 phút Hát chào đón
4 9h10- 10h10 60 phút
Trải nghiệm các gian hàng, đồ
ăn truyền thống và các khoa
quốc tế khác nhau. Tham quan
cơ sở vật chất nhà trường.
Kết hợp
truyền
thống và
hiện đại
5 10h10-11h10 60 phút
Trải nghiệm, trao đổi các trò
chơi dân gian, workshop nhỏ
giới thiệu các nền văn hóa,
nghệ thuật khác nhau.
Kết hợp
truyền
thống và
hiện đại
6 11h10-12h 60 phút
Giao lưu tự do, sinh viên thoải
mái trao đổi, chia sẻ và chụp
ảnh, check-in với hashtag cầm
tay của tất cả các khoa.
Bế mạc.
Số thứ
tự
Thời gianThời lượng Nội dung Ghi chú
1 17h-17h3030 phút+ Đón khách
+ Kiểm tra danh sách khách
mời
+ Hướng dẫn các khách mời
ổn định vị trí
2 17h30-
17h45
15 phútKhai mạc
+ Mc giới thiệu mục đích
của sự kiện
+ Giới thiệu các khách mời
3 17h45-18h4560 phútBiểu diễn nghệ thuật đa văn Kết hợp
truyền thống
12

13. hóa
+ Các tiết mục nghệ thuật
của các khoa, câu lạc bộ của
trường
và hiện đại
4 18h45-
19h15
45 phútTổ chức các mini game - Fancam
- Quay trúng
thưởng học
bổng
- Hỏi đáp
5 19h15- 20h45 phútTiết mục của ca sĩ, đội biểu
diễn chuyên nghiệp
2 tiết mục của
ca sĩ Wren
Evans
1 tiết mục ca
sĩ-Noo Phước
Thịnh
2 tiết mục của
ca sĩ Quân AP
6 20h-20h4545 phútBiểu diễn Dj- kết nối nhạc
hội
1 tiết mục DJ
- Quân K
7 20h45-21h15 phútBế mạc
PHẦN II. Phát triển ý tưởng và hoàn thiện kế hoạch tổ chức sự kiện nói trên ở
khía cạnh kết hợp truyền thống và hiện đại.
13

14. 1.Tổng quan về ý tưởng.
-Hình thức: giao lưu tìm hiểu văn hóa, nghệ thuật kết hợp giữa truyền thống và hiện
đại.
- Mục đích:
+ Tăng sự hiểu biết và sự kết nối của các nền văn hóa khác nhau.
+ Nâng cao các giá trị nghệ thuật kết hợp giữa truyền thống và hiện
2. Nội dung ý tưởng
Đảm bảo đem lại nhiều trải nghiệm, hoạt động thú vị để nâng cao các giá trị văn hóa,
nghệ thuật kết hợp giữa truyền thống và hiện đại.
a. Buổi sáng: Giao lưu tìm hiểu văn hóa, nghệ thuật, giới thiệu các khoa ngành có
trong trường.
- Các gian hàng sẽ được trang trí, bày biện bắt mắt theo các chủ đề từ truyền thống tới
hiện đại.
+ Các gian hàng truyền thống của Việt Nam sẽ được trang trí xung quanh bằng các
tấm mái lợp bằng rơm, hoặc lợp bằng cỏ tranh tự nhiên mang lại cảm giác gần gũi và
ấm cúng. Ngoài ra các gian hàng đồ ăn sẽ có bày biện những món ăn của người Việt:
bánh chưng, nem, giò lụa, cơm trắng được đựng trong nồi đất, niêu. Nếu điều kiện
không đủ để có thể bày biện những món ăn cần phải chế biến thì sẽ thay thế bằng các
mô hình hoặc hình ảnh. Street food tại Việt Nam cũng rất phổ biến và thu hút đối với
các bạn giới trẻ ngày này và đặc biệt là các bạn sinh viên quốc tế từ các quốc gia khác
nhau. Có thể bày biện thêm các món ăn nhanh và dễ dàng chế biến trước: bánh tráng
trộn, gỏi cuốn, các loại chè khác nhau, nước giải khát.
+ Đối với các gian hàng quốc tế khác thì cũng sẽ được trang trí theo các biểu tượng
của nước đó. Gian hàng có thể trang trí, cắt dán thủ công hoặc trang trí hiện đại bằng
các tấm thép, nhựa có gắn đèn, thiết kế theo không gian mở. Đồ ăn sẽ được bày biện
và trang trí theo đặc trưng của mỗi khoa quốc tế. Ví dụ như khoa Hàn: kimbab, cơm
trộn; khoa Trung: các loại trà, bánh bao, các loại bánh trung quốc khác; khoa Anh:
Bánh mì kẹp (Sandwiches), bánh scone (có thể ăn kèm với các loại mứt). Các món ăn
14

15. truyền thống khác nhau nhưng có thể trình bày một cách hiện đại, chẳng hạn như các
món ăn được trang trí sáng tạo, bắt mắt bằng cách bày biện lên đĩa, khay nhiều tầng.
+ Mỗi gian hàng có thể sẽ chuẩn bị móc khóa, kẹp tóc, sổ tay, đồ trang trí theo chủ đề
khác nhau. Hoặc các đồ dùng truyền thống chẳng hạn như nón lá Việt Nam. Sáng tạo,
thiết kế các sản phẩm quà tặng kết hợp giữa truyền thống và hiện đại, như móc khóa
hoặc bao lì xì, thiệp chúc mừng với thiết kế truyền thống nhưng ứng dụng công nghệ
in nổi.
+ Cung cấp một số trang phục từ truyền thống tới hiện đại để khách tham dự có thể thử
và checkin.
Hàn quốc: Hanbok, Việt Nam: áo dài, Trung Quốc: sườn xám, ... và các trang phục rất
được ưa chuộng ngày nay như phong cách thời trang Streetwear.
+ Tạo minigame để bình chọn, đánh giá các gian hàng “Gian hàng nào mang đậm nét
truyền thống nhất”, “Gian hàng nào thiết kế hiện đại nhất”, “Gian hàng nào nổi bật,
thu hút nhất” để tạo một bầu không khí vui tươi và nhộn nhịp và tặng những món quà,
đồ ăn của các gian hàng có sẵn.
- Cơ sở vật chất nhà trường
+ Sẽ có các phòng trưng bày các dụng cụ âm nhạc truyền thống của Việt Nam: sáo
trúc, đàn bầu, đàn nguyệt, trống cơm. Khách tham dự có thể thử và biết cách sử dụng
qua việc giới thiệu, trao đổi của anh chị sinh viên hoặc các thầy cô. Điều này không
chỉ giúp bảo tồn các nền văn hóa truyền thống mà còn có thể quảng bá, tạo ra một
không gian giao lưu vô cùng thú vị và phấn khích cho tất cả mọi người. Ngoài các
dụng cụ truyền thống, bên cạnh đó cũng có các dụng cụ âm nhạc hiện đại như: piano
điện, organ, guitar, synthesizer (Synth). Từ những thiết bị tiên tiến, hiện đại cho tới
truyền thống đều có cho mình những âm thanh riêng, sức hút đặc biệt. Do đó khách
tham dự có thể trải nghiệm những dụng cụ này, tạo thành những bản giao tấu đặc biệt
vừa mang lại cảm giác truyền thống mà hiện đại. Điều này sẽ làm cho không khí vui
vẻ, hài hòa và tạo cảm giác gần gũi cho tất cả khách mời.
+ Phòng thư viện với nhiều chủ đề lịch sử, các môn học khác nhau để có thể tham gia
và trải nhiệm lượng kiến thức. Cung cấp các đầu sách nghiên cứu về các sự kiện quan
trong đánh dấu cột mốc trong lịch sử và trưng bày sách về các loại hình nghệ thuật
15

16. khác như hội họa, âm nhạc, và văn học. Có thể dựng lại một số sự kiện qua việc quay
phim, chụp ảnh hoặc trình chiếu.
- Gắn kết, kết nối và đem lại nhiều điều mới mẻ, trải nghiệm thú vị qua các trò chơi sẽ
được tổ chức ở các khoa khác nhau.
+ Tạo thử thách một số trò chơi truyền thống như ô ăn quan, bắn bi. Hay những trò
chơi truyền thống của các khoa khác nhau: Trung Quốc: nhặt que, mạt chược; Hàn
Quốc: Jegi chagi, Tuho. Khách tham dự có thể tự mình trải nghiệm hoặc chơi theo
nhóm/ đồng đội. Sau khi kết thúc trò chơi, tặng quà cho người chiến thắng trò chơi đó.
Điều này không những thể hiện tinh thần đoàn kết, đồng đội mà còn gắn kết các mối
quan hệ với nhau.
+ Ngoài các trò chơi truyền thống sẽ có các trò chơi đang rất thịnh hành trong các
chương trình giải trí ngày nay như: Nghe nhạc đoán tên bài hát, nối từ, giúp bầu không
khí náo nhiệt hơn, tạo cảm giác hồi hộp và đón chờ kết quả.
- Trải nghiệm workshop sẽ thu hút đông đảo khách mời- đây là nơi có thể tự do sáng
tạo nghệ thuật, và tự trải nghiệm các tác phẩm của bản thân mình tạo ra.
+ Chuẩn bị các không gian để có thể tự tay mình làm ra các sản phẩm, món đồ, nét đặc
trưng truyền thống của các nền văn hóa khác nhau.
Ví dụ:
Hàn quốc: Khách tham gia sẽ được tự tay xé, gấp giấy thành những bộ trang phục đầy
màu sắc rực rỡ khác nhau.
Nhật bản: Chuẩn bị các tờ giấy, màu vẽ, và các chai nhựa có kích thước khác nhau. Có
thể tự tay vẽ một bức tranh về hoa anh đào bằng cách sử dụng phần đế của chai nhựa
rồi nhúng xuống màu vẽ.
Trung Quốc: Tự tay được trải nghiệm cách viết Thư pháp. Đây không chỉ là một nghệ
thuật cổ điển, viết chữ mà còn là một hình thức để biểu đạt cảm xúc và có tính thẩm
mỹ. Thư pháp đã có từ xưa và hiện nay từ các ký tự đã dần dần phát triển thành các
phong cách hiện đại khác nhau.
Sau khi được trải nghiệm workshop các sản phẩm sẽ được trưng bày lên mỗi gian hàng
hoặc khách tham dự có thể cầm về.
16

17. - Lưu ý: Các hoạt động nói trên cần có sự phổ biến của sinh viên, thầy cô hướng dẫn
đối với các khách mời, sinh viên quốc tế cũng như khách mời không quen với các hoạt
động trên. Do đó có thể sử dụng các bản in sẵn phổ biến thể lệ hoạt động đa ngôn ngữ
hay sáng tạo qua các hình ảnh mô phỏng.
b. Buổi chiều: Đêm nhạc hội giao lưu kết hợp truyền thống và hiện đại.
Yếu tố: Truyền thống
Các tiết mục múa, hát truyền thống của các nền văn hóa khác nhau, có thể sự dụng các
trang phục truyền thống hoặc không. Điều này làm tôn vinh vẻ đẹp giản dị, đề cao nét
đẹp văn hóa truyền thống và từ đó có thể tự cảm nhận và trải nghiệm.
Ví dụ: Tiết mục truyền thống của Việt Nam:
+ Hát quan họ, các tiết mục múa ca ngợi tình thần dân tộc, yêu nước
+ Nhảy sạp: có thể giao lưu cùng với các khách mời
Tiết mục truyền thống của các khoa quốc tế: Các điệu múa quạt nhẹ nhàng cùng với bộ
trang phục Hanbok, múa cổ điển Trung Quốc, diễn các vở kịch.
Yếu tố: hiện đại
Giao lưu biểu diễn nghệ thuật với các ca sĩ và các tiết mục hiện đại như nhảy, múa của
các đội biểu diễn chuyên nghiệp. Các bản nhạc Dj được thể hiện qua các giai điệu nhạc
hiện đại và cũng sẽ kết hợp với âm nhạc truyền thống.
Các tiết mục nghệ thuật biểu diễn vừa truyền tải nghệ thuật, văn hóa của các quốc gia
khác nhau dưới hình thức hiện đại với truyền thống. Sẽ mang lại bầu không khí náo
nhiệt, sôi động cho khách tham dự.
Sự dủng các thiết bị công nghệ để tạo trò chơi fancam.
Phần III. Tổng hợp những bài học mà bạn thu hoạch được từ khóa học và phân
tích những bài học liên quan tới việc lập kế hoạch tổ chức sự kiện.
1. Nhận thức hay học hỏi được những điều mới mẻ hay thú vị.
Trong quá trình học môn Kỹ năng tổ chức sự kiện quốc tế, em đã có thể rút ra khá
nhiều bài học mới mẻ và nhiều trải nghiệm đến từ cô và thông qua quá trình hợp tác
17

18. với các đồng đội khác nhau. Dựa theo những trải nghiệm đã đúc kết được từ các buổi
học em đã học hỏi, nhận thức được một số nội dung sau đây.
Tên môn học- Kỹ năng tổ chức sự kiện quốc tế đã mang lại cảm giác khá mới mẻ đồng
thời cũng gợi lên sự tò mò về một lĩnh vực hoàn toàn mới đối với một người chưa từng
tham gia các sự kiện lớn nào như em. Khi đứng dưới góc nhìn của người tham dự, em
sẽ chỉ lắng đọng lại về các hoạt động diễn ra trong sự kiện, các tiết mục trình diễn ấn
tượng hay là các phần quà hấp dẫn. Nhưng khi được tiếp xúc với môn học, trái lại dưới
góc nhìn của một người tham gia tổ chức sẽ cần có sự chuẩn bị chỉn chu, cần thận qua
các khía cạnh khác nhau. Qua đó em đã có thể biết cách nhìn nhận các vấn đề dưới các
góc nhìn khác nhau.
Chiêm nghiệm là quá trình nghĩ lại những điều mình đã trải qua từ đó đúc kết lại thành
các hành trình, trải nghiệm đáng nhớ. Nhưng nếu như không có sự trải nghiệm thì
chúng ta sẽ bắt đầu với việc chiêm nghiệm như thế nào? Đây cũng là một câu hỏi
khiến em khá đắn đo. Đối với những người có ít trải nghiệm thì việc chiêm nghiệm
thực sự cũng không quá khó khăn. Hay đơn giản hơn một chút là có thể coi chiêm
nghiệm giống như cách viết nhận ký. Điều này khiến em nhận thấy tuy chỉ là một hành
động để nghĩ lại những gì đã trải qua nhưng cũng đem lại nhiều hiệu quả. “Tích tiểu
thành đại” nếu như mỗi ngày có thể dành một chút thời gian ra để chiêm nghiệm về
những gì đã xảy ra xung quanh chúng ta thì sẽ có thêm được nhiều bài học khác nhau.
Một sự kiện thành công không chỉ thành công về việc truyền tải thông điệp mà còn
biết cách thấu hiểu, chú trọng đến người tham dự. Thấu hiểu đã trở thành một yếu tố
cần thiết, đem lại hiệu quả khá cao đối với em trong quá trình hoàn thành bài cuối kỳ
tổ chức một sự kiện bằng cách có những câu hỏi để khảo sát tân sinh viên trước khi
diễn ra sự kiện. Qua quá trình làm việc nhóm với nhiều thành viên trong lớp, em cũng
đã rút ra nhiều bài học cho bản thân mình. Lắng nghe và chia sẻ sẽ giúp bản thân em
hiểu hơn về từng thành viên đồng thời việc chia sẻ cũng để đóng góp và nêu ra nhiều ý
tưởng phong phú và thật sự phải có một thái độ nghiêm túc khi cùng nhau làm việc.
Tuy nhiên không phải ai cũng biết cách để lắng nghe người khác cũng giống như chính
bản thân em đôi lúc cũng sẽ bị lơ đãng nhưng qua quá trình được học tập cách lắng
nghe từ cô và có rất nhiều cơ hội để trải nghiệm làm việc nhóm với nhiều thành viên
18

19. trong lớp đã có thể nhận thức được về việc lắng nghe, chia sẻ đem lại vô vàn lợi ích
cho chính bản thân mình.
Nhận ra một điều rằng việc giao tiếp thực chất không khó đến thế, khi được tiếp xúc
và làm việc qua các nhóm có thể giúp em có thêm nhiều cơ hội giao tiếp, trao đổi các
thông tin với nhau. Hơn thế nữa, khi trực tiếp làm việc nhóm cũng sẽ hình thành cách
cải thiện cách diễn đạt câu, từ. Mở rộng các mối quan hệ xung quanh- giao tiếp giúp
kết nối được với nhiều bạn mới từ đó hình thành nên các mối quan hệ rộng rãi hơn. Có
thể tạo ra nhiều mối quan hệ chặt chẽ, giúp đỡ lẫn nhau mở ra nhiều cơ hội để phát
triển cá nhân và sự nghiệp và mở rộng các mối quan hệ toàn cầu, từ đó có thể hợp tác
thêm với các đối nước ngoài.
Biết phân chia công việc, bố cục cũng là yếu tố cần thiết. Điều này giúp cho các hoạt
động liên kết, rõ ràng và có sự kết nối với nhau hơn. Mỗi người sẽ có các ý tưởng khác
nhau do đó cần phải chọn lọc và sắp xếp các ý tưởng sao cho hợp lý và từ đó sẽ dễ
dàng để hình thành một bố cục đầy đủ nội dung.
Trong mỗi một nhiệm vụ được phân chia thì một yếu tố quan trọng khác để dẫn tới sự
liên kết, rõ ràng hơn đó chính là thời gian. Thời gian là vô hạn nhưng đừng để nó trôi
qua một cách vô cùng lãng phí. Em đã có thể học hỏi về cách sắp xếp thời gian qua
quá trình lên kế hoạch thời gian cho từng nhiệm vụ. Quản lý thời gian hiệu quả làm
cho việc tổ chức sự kiện đúng quy trình và đảm bảo mọi thứ sẽ diễn ra đúng như tiến
độ mong muốn.
Sáng tạo- trong quá trình được làm việc với mọi người em thấy rằng trong mỗi một ý
tưởng đều hiện hữu sự sáng tạo, đổi mới của các thành viên. Mỗi một cá nhân đều sở
hữu cho mình sự sáng tạo khác nhau, sáng tạo không có điểm dừng, không giới hạn và
mỗi một sự sáng tạo của mỗi người mang một màu sắc khác nhau. Xu thế ngày ngày
ngày một đổi, không chỉ đi theo những lối mòn cũ mà không cập nhật các xu hướng
mới thì dễ dàng bị bỏ lại. Sáng tạo sẽ giúp bản thân em thích ứng với những xu hướng
trong tổ chức sự kiện ví dụ như nội dung, trang trí thiết kế, tổ chức các hoạt động
gameshow, …. Đồng thời qua việc thực hiện tổ chức sự kiện em đã có thể học hỏi
thêm về việc cần phải chuẩn bị đưa ra các phương án phòng bị và tính các phương án
rủi ro và đưa ra giải pháp. Tổ chức sự kiện không chỉ dễ dàng như thế mà còn phải phụ
thuộc vào nhiều yếu tố khác nhau và cần có các bộ phận tiếp sức, hậu cần.
19

20. 2. Vận dụng các nội dung, hoạt động đã được trải nghiệm.
Chiêm nghiệm- một hoạt động luôn luôn có mặt trong các buổi giảng dạy của cô. Nhờ
đó mà em có thể nhớ lại, chiêm nghiệm lại những gì mình đã học để có thể hoàn thành
được bài luận cuối kỳ này một cách đầy đủ nhất.
Lắng nghe- cô luôn là người nhắc nhở phải lắng nghe đối phương nói. Điều này đã
giúp em có thể tự rút ra những bài học khác nhau và phần mình đang còn thiếu hoặc
sai sót. Từ đó rút ra nhiều kinh nghiệm khác nhau, thấu hiểu đối phương hơn.
Lên ý tưởng và sắp xếp ý tưởng: qua các trải nghiệm teamwork đã đem lại nhiều hiệu
quả, lợi ích cho chính bản thân em. Khi tổ chức một sự kiện, mỗi thành viên trong
nhóm sẽ có các ý tưởng khác nhau và đa dạng xong ý tưởng thì lại quá nhiều, do đó
em đã có thể biết cách sắp xếp một cách hợp lý và dễ hiểu nhất. Em đã không bị mất
quá nhiều thời gian cho việc lên ý tưởng và cũng sẽ có nhiều ý tưởng hay cho phần bài
làm của mình ví dụ như câu 2 trên.
Đối với từng hoạt động được trải nghiệm trên lớp, trong mỗi hoạt động đều có thời
gian cụ thể để hoàn thành. Từ đó em có thể thấy rằng quản lý thời gian cũng vô cùng
quan trọng, trong các hoạt động sự kiện em đã phân bố thời gian hợp lý nhất để sự
kiện diễn ra liên tục không bị mất thời gian.
Cảm nhận, cảm xúc chung về các hoạt động
Trước khi tiếp xúc với môn học em đã được trải qua những buổi đầu với các hoạt động
rất thú vị. Đối với bản thân em môn học này đã đem lại cho em nhiều sự tự tin, trải
nghiệm và rút ra được nhiều bài học cho bản thân. Cô đã tổ chức rất nhiều hoạt động
có thể thu hút sự tập trung, nhanh nhẹn của mọi thành viên trong lớp. Đầu tiên là làm
quen với một bạn, người mà mình không quen biết. Đối với một người không giỏi giao
tiếp như em thì em thấy khá là ngại ngùng, e dè khi phải bắt đầu làm quen với người
lạ. Nhưng sau khi có những cuộc trò chuyện nho nhỏ thì khoảng cách đã dần dần rút
ngắn lại và có khá là nhiều điểm tương đồng khi trò chuyện với nhau. Em đã tự tin hơn
và cũng đã có thêm một vài người bạn mới. Em cảm thấy rất vui vì có thể quen được
rất nhiều bạn đáng yêu và có thể hỗ trợ nhau trong các buổi teamwork.
Tiếp đó là mô hình cây, trong khoảng thời gian để thực hiện hành động này thì em
cũng có thể biết them về các bạn là một người như thế nào, có những điểm mạnh, điểm
20

21. tốt gì và biết được những mong muốn của nhau. Em thấy rất phấn khích và tò mò khi
lần đầu được làm việc nhóm với những người bạn mới. Các hoạt động thể hiện sự sáng
tạo như cái ô, cái túi, bàn chải, pizza. Tuy đây là các hoạt động qua zoom nhưng vẫn
rất chỉn chu qua sự chuẩn bị của cô. Vì yêu cầu là làm việc nhóm nên không thể tránh
khỏi một số điều khó khăn, tuy nhiên em cũng cảm thấy khá khó chịu khi một trong
những thành viên của nhóm không có sự hoạt động hiệu quả, xong cũng có rất nhiều ý
tưởng vô cùng sáng tạo mà em có thể học hỏi được. Những hoạt động này là những
bước đệm để hình thành lên những yếu tố trong tổ chức sự kiện. Trước khi tham gia
các hoạt động này, em cũng không biết là tại sao mình phải làm những hoạt động này
nhưng sau khi học cách chiêm nghiệm, em đã tự xâu chuỗi các hoạt động với nhau và
cảm thấy mỗi một hoạt động đều có ích và hình thành cách mà khi em suy nghĩ, lên ý
tưởng cho những thiết kế.
Môn học đã để lại cho em rất nhiều ấn tượng và đặc biệt là cách cô đã dành ra nhiều sự
chuẩn bị và sự tâm huyết cho mỗi bài giảng. Khoảng thời gian học không quá dài
nhưng cũng không quá ngắn, nhưng đối với em đã có những góc nhìn khác nhau đối
với môn học này. Trong toàn bộ quá trình học tập em đã rất vui và luôn luôn mong chờ
các tiết học. Em rất thích các hoạt động mà cô đã tổ chức cho lớp và mỗi hoạt động
đều có những bài học khác nhau để suy ngẫm. Đây có lẽ là môn học mà đã khiến em
chăm chú lắng nghe, quan sát và được trải nghiệm với những bạn mới nhiều nhất. Có
một điều em rất thích và chắc là cũng sẽ học tập từ cô đó chính là sở hữu cho mình
một cái chuông mini. Đơn giản chỉ là một đồ vật nhưng lại rất có hiệu quả thu hút sự
chú ý của mọi người và giữ lớp trật tự, ổn định. Với ngành em đang theo học và với
ước muốn là sau này sẽ có thể trở thành một người giáo viên thì chiếc chuông này vừa
đáng yêu vừa có sức mạnh, uy quyền. Và học hỏi cách cô sáng tạo ra những hoạt động
rất vui để có thể tạo nên bầu không khí vui vẻ, không nhàm chán cho sinh viên.
21