Bases de datos, Access 2010

Primer folleto sobre conceptos básicos de bases de datos con access 2010.

1. Prof. Juan Antonio Ventura Machado

2. Una base de datos es una herramienta
para recopilar y organizar información. En
las bases de datos, se puede almacenar
información sobre personas, productos,
pedidos, o cualquier otra cosa.

3. Con Access, puede:
Agregar más datos a una base de datos, por ejemplo, un
elemento nuevo en un inventario.
Modificar datos existentes en la base de datos, por
ejemplo, cambiar la ubicación de un elemento.
Eliminar información, por ejemplo, si se ha vendido o
retirado un artículo.

4. Organizar y ver los datos de distintas
formas.
Compartir los datos con otros usuarios
mediante informes, mensajes de correo
electrónico, una intranet o Internet.

5. Organizaciones
gubernamentales o no
Escuelas MINED
Bancos
Empresas

6. CONSULTAS
TABLAS
FORMULARIOS
INFORMES

7. Una tabla de datos es un objeto que se define y
utiliza para almacenar los datos. Una tabla
contiene información sobre un tema o asunto
particular, como pueden ser como hemos visto
antes, clientes o pedidos.
Las tablas contienen campos que almacenan los
diferentes datos como el código del cliente,
nombre del cliente, dirección,...


TABLAS

8. Y al conjunto de campos para un mismo
objeto de la tabla se le denomina registro
o fila, así todos los campos de un cliente
forman un registro, todos los datos de
otro cliente forman otro registro,...
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9. Una consulta es un objeto que proporciona una
visión personal de los datos almacenados en las
tablas ya creadas.
Existen varios tipos de consultas para seleccionar,
actualizar, borrar datos, etc., pero en principio se
utilizan para extraer de las tablas los datos que
cumplen ciertas condiciones.
CONSULTAS

10. Por ejemplo, podríamos crear una
consulta para obtener todos los datos de
los clientes cuyo código postal sea 46625.

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11. Un formulario es el objeto de Access 2010
diseñado para la introducción,
visualización y modificación de los datos
de las tablas.
FORMULARIOS

12. Los formularios también permiten controlar la
manera en que otros usuarios interactúan con los
datos de la base de datos. Por ejemplo, puede crear
un formulario que muestre únicamente ciertos
campos y que permita la ejecución de determinadas
operaciones solamente. Así, se favorece la protección
de los datos y se facilita la entrada correcta de datos.

13. Los formularios proporcionan un formato fácil de utilizar
para trabajar con los datos. Además, se les puede agregar
elementos funcionales, como botones de comando. Puede
programar los botones para determinar qué datos
aparecen en el formulario, abrir otros formularios o
informes, o realizar otras tareas diversas.

14. Por ejemplo, podría crear un formulario
denominado "Formulario de cliente" para
trabajar con datos de clientes. El
formulario de cliente podría tener un
botón para abrir un formulario de pedido
en el que se pudiese escribir un pedido
nuevo del cliente.

15. Existen diferentes tipos de formularios pero los
que más se utilizan tienen la forma de pestañas
de datos para la introducción por ejemplo de los
diferentes clientes de la tabla CLIENTES.

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16. Un informe es el objeto
de Access 2010
diseñado para dar
formato, calcular,
imprimir y resumir datos
seleccionados de una
tabla.
Generalmente se utiliza
para presentar los datos
de forma impresa.

INFORMES

17. Los informes sirven para resumir y
presentar los datos de las tablas.
Normalmente, un informe responde a una
pregunta específica, como "¿Cuánto
dinero se ha facturado por cliente este
año?" o "¿En qué ciudades están nuestros
clientes?" Cada informe se puede diseñar
para presentar la información de la mejor
manera posible.

18. Un informe se puede ejecutar en
cualquier momento y siempre reflejará los
datos actualizados de la base de datos. Los
informes suelen tener un formato que
permita imprimirlos, pero también se
pueden consultar en la pantalla, exportar
a otro programa o enviar por correo
electrónico.

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19. Una página de acceso a datos es un tipo
especial de página Web diseñada para ver
datos y trabajar con ellos desde Internet o
desde una intranet. Este tema lo
trataremos en otro curso más avanzado.
PAGINAS

20. Una tabla de una base de datos es similar en apariencia
a una hoja de cálculo, en cuanto a que los datos se
almacenan en filas y columnas. Como consecuencia,
normalmente es bastante fácil importar una hoja de
cálculo en una tabla de una base de datos. La principal
diferencia entre almacenar los datos en una hoja de
cálculo y hacerlo en una base de datos es la forma de
organizarse los datos.

21. Cada fila de una tabla se denomina registro. En
los registros es donde se almacena cada
información individual. Cada registro consta de
campos (al menos uno). Los campos
corresponden a las columnas de la tabla. Por
ejemplo, puede trabajar con una tabla
denominada "Empleados",

22. en la que cada registro (fila) contiene
información sobre un empleado distinto y cada
campo (columna) contiene un tipo de
información diferente, como el nombre, los
apellidos, la dirección, o similares. Los campos se
deben configurar con un determinado tipo de
datos, ya sea texto, fecha, hora, numérico, o
cualquier otro tipo.