BASICA COMITE DE EMERGENCIAS EMPRESARIALES

BASICA DE EMERGENCIAS EMPRESARIALES

1. Plan de Prevención, Preparación y Respuesta ante Emergencias Comité de E mergencias

2. El C omité de Emergencias a nivel central establece las generalidades de la respuesta que debe dar la institución ante una emergencia, apoyando a las sedes en caso de que la emergencia supere la capacidad de respuesta del comité local. Este comité es encargado de la toma de decisiones y establecer los parámetros respecto a información que debe darse a la opinión pública y manejo de las situaciones que comprometan la organización en cuanto a seguridad de su personal, funcionamiento y continuidad de la actividad, e imagen corporativa. Este comité asume las mismas funciones establecidas para un comité de crisis dentro del Plan de Continuidad de negocios de la institución.   COMITÉ DE EMERGENCIAS

3. Este comité será quien maneje administrativamente todo el plan y tome las máximas decisiones en el momento de una emergencia a nivel local con sus respectivas sedes.   COMITÉ DE EMERGENCIAS COMITÉ DE EMERGENCIAS LOCAL

4. Conocer las amenazas que afectan la empresa así como las condiciones de riesgo de la misma. Conocer el funcionamiento de la organización y las empresas vecinas, las instalaciones, las emergencias que se puedan presentar y los Procedimientos Operativos Normalizados. Mantener actualizado el inventario de recursos humanos, materiales y físicos con los que puede contar el centro de trabajo. Diseñar y promover programas de capacitación para todo el personal para afrontar emergencias. Liderar la elaboración y permanente actualización del plan de emergencias.   COMITÉ DE EMERGENCIAS ANTES DE LA EMERGENCIA

5. COMITÉ DE EMERGENCIAS DURANTE LA EMERGENCIA Evaluar las condiciones y magnitud de la Emergencia. Distribuir los diferentes recursos para la atención adecuada de la emergencia. Establecer contacto con las directivas de la empresa, los grupos de apoyo y con la ayuda externa (Policía, Cruz Roja, Defensa Civil, Bomberos, Tránsito, A.R.L). Apoyar la toma de decisiones en cuanto a la evacuación total o parcial. Reunirse en el sitio asignado como P.M.U (Puesto de Mando Unificado). Coordinar las acciones operativas en la atención de emergencias. Garantizar el traslado de los heridos a los Centros de Asistencia Médica.  

6. DESPUÉS DE LA EMERGENCIA Evaluar el desarrollo de las diferentes actividades contempladas en el Plan, después de cada emergencia o simulacro desarrollado. Elaborar y presentar informes de dichas actividades a las Directivas Garantizar la actualización de los diferentes inventarios de recursos. Permanecer en estado de alerta hasta “la vuelta a la normalidad” (recuperación). Retroalimentar cada uno de los elementos del Plan de Emergencias del centro de trabajo para determinar los correctivos pertinentes del plan Garantizar la ejecución de las acciones correctivas al plan de emergencias. Revisar el área y los recursos afectados: infraestructura, producto, ambiente y SST  COMITÉ DE EMERGENCIAS

7. Al instalar el Puesto de Mando Unificado los integrantes tendrán una primera línea de intervención teniendo como mínimo los siguientes roles: Coordinador de PMU/Comunicaciones con el Líder de Emergencias . Coordinador de comunicaciones con partes interesadas. Coordinador de recursos. Coordinador general de evacuación. PUESTO DE MANDO UNIFICADO PMU

8. PMU Encargado de la coordinación, organización y control del mando inmediato durante la fase de atención de la emergencia, con el fin de facilitar las labores de administración y atención y la racionalización del recurso humano y técnico. El PMU será conformado en un lugar seguro cerca al área del evento, en caso de que la emergencia se presente en la sede , de no ser así se establecerá en un lugar acondicionado para tal fin, donde se pueda establecer comunicación con los diferentes organismos intervinientes tanto de carácter interno como externo, cumpliendo como una sala de crisis. Funcione s Establecer la magnitud de la emergencia a través de los informes de los equipos del líder de emergencia de los centros de trabajo, notificando a la autoridad competente las necesidades de asistencia inmediata y apoyo a los afectados . Canalizar la información inicial con destino a la opinión pública, a través de los medios de comunicación y de acuerdo con el delegado del Comité de E mergencias Nacional para el efecto . Organizar en forma inmediata un plan de actividades y la distribución de labores según el tipo de emergencia y su asignación por centro de trabajo . Coordinar el trabajo según los siguientes roles :

9. Coordinador de PMU/Comunicaciones con el Líder de Emergencias . Coordinador de comunicaciones con partes interesadas. Coordinador de recursos. Coordinador general de evacuación . Coordinador del PMU/ Comunicación con líder de emergencias : Requerimientos Estar informado y conocer sobre el plan de respuesta a emergencias, y los recursos internos y externos existentes. Conocer los riesgos que puedan ocasionar una emergencia, su valoración y la posibilidad de afectación al negocio. Conocer los recursos disponibles para la atención de los eventos (equipos de brigada, red contra incendios, etc ).   Funciones Coordinar acciones y reasignar funciones de ser necesario, con los demás miembros del comité. Brindar información requerida a los otros integrantes del PMU. ROLES PUESTO DE MANDO UNIFICADO

10. Define en coordinación con los otros integrantes del PMU si se activa el Comité de emergencias nacional y si se convoca al resto de integrantes del comité que no se encuentre en el momento del evento . Determinar las acciones que permitan el restablecimiento de las funciones o la vuelta a la normalidad según se coordine con el líder de emergencias . Solicitar o alistar el Radio al activarse el PMU, cuando la emergencia se presenta en la regional . Solicitar la información del evento al líder de emergencias y mantener informado al PMU acerca de la información /situación general del evento. Solicitar información acerca de fallas en sistemas (cámaras, alarmas, etc ) u otros sistemas de monitoreo . Solicitar información acerca de las personas que están atendiendo el evento . COORDINADOR DE EMERGENCIA

11. Solicitar información acerca de las personas que están atendiendo el evento. Brindar soporte técnico al líder de emergencias o al PMU sobre: riesgos en los alrededores que puedan potencializar el evento, zonas vulnerables internas o externas, zonas de almacenamiento de productos químicos, recursos adicionales que puedan ser usados por este para la atención de la emergencia y otra información que pueda ayudar en la atención del evento. Activación o desactivación de alarmas. Monitoreo del evento e informar al líder de emergencias o de no novedades al PMU . ROLES PUESTO DE MANDO UNIFICADO Coordinador PMU Funciones

12. Información soporte: Planos de distribución general del centro de trabajo. Planos con rutas de evacuación establecidas. Planos de: Redes de gas, agua, energía, contra incendios, de aire y vapor de agua. Zonas de almacenamiento de productos químicos, material combustible, etc. Zonas vulnerables (no sismo resistente, zonas cercanas al evento). Ubicación de subestaciones eléctricas. Zonas que manejan recipientes a presión (calderas, cilindros, compresores, etc ). Amenazas internas y externas. COORDINADOR DE EMERGENCIA

13. Coordinador de PMU/Comunicaciones con el Líder de emergencias . Coordinador de comunicaciones con partes interesadas. Coordinador de recursos. Coordinador general de evacuación . Funciones Mantener un listado actualizado y los recursos necesarios para pasar información oportuna al Comité de emergencias. De acuerdo a la evolución del evento y si se concluye que hay afectación a la continuidad del negocio sugerir la activación del Comité de emergencias nacional para diseño de plan de contingencias y manejo de crisis. Coordinador de comunicaciones con partes interesadas.   Requerimientos Conocer la conformación del Comité de emergencias nacional y tener disponible sus números telefónicos. Mantener un listado actualizado con las partes interesadas que puedan necesitarse en el momento de la atención de una emergencia ROLES PUESTO DE MANDO UNIFICADO

14. Mantener informado al Comité de emergencias nacional acerca de la magnitud del evento, necesidades y daños con base en la información suministrada por el coordinador del PMU. Informar de la presencia de medios de comunicación. Hacer parte del grupo evaluador brindando informes al Comité de emergencias nacional sobre pérdidas ocurridas como consecuencia de la emergencia. Informar en coordinación del PMU cuando sea pertinente a los vecinos sobre el evento y su magnitud. Informar a la ARL y coordinar instituciones para desplazar a los lesionados. Informar a los familiares de los lesionados sobre dicha remisión. Informar al ACL (Área de Clasificación de Lesionados) sobre las instituciones disponibles para la remisión de los lesionados.   COORDINADOR DE COMUNICACIONES CON PARTES INTERESADAS

15. Comunicación con entidades de suministro de servicios públicos, en caso de ser necesario (suspensión de energía, gas, agua). Información soporte Lista de vecinos: Nombre de la empresa/organización ò institución, persona de contacto y número telefónico (fijo y celular). Lista de empleados: Nombre y número telefónico. Numero de atención de emergencias de la ARL. Lista de instituciones de salud: Dirección y teléfono. Lista de entidades de suministro de servicios públicos (dirección y teléfono de emergencias). Número de teléfono de aseguradora. COORDINADOR DE COMUNICACIONES CON PARTES INTERESADAS

16. Coordinador de PMU/Comunicaciones con el Líder de emergencias . Coordinador de comunicaciones con partes interesadas. Coordinador de recursos . Coordinador general de evacuación . ROL PUESTO DE MANDO UNIFICADO Funciones Mantener un listado actualizado de las personas y/o entidades que puedan apoyar a la compañía en un proceso de atención de emergencias. Coordinador de recursos Requerimientos Conocer el inventario y disponibilidad de todos los recursos con que se dispone para atender las diferentes emergencias en los centros de trabajo .

17. Funciones Mantener informado al coordinador del PMU sobre la situación con la consecución de los recursos solicitados. Coordinar hidratación y alimentación a la brigada y el PMU y todo el personal en caso de suspenderse el servicio de alimentación en el centro que aplique. Coordinar transporte y otros recursos para el traslado de equipos, productos, materia prima, etc. y otros insumos para el restablecimiento de la operación, agua potable, energía y/o combustible. Brindar soporte a la atención de la emergencia con recursos técnicos y humanos (expertos en materiales peligrosos, etc.) para el apoyo de la emergencia, solicitado por entidades externas y/o el líder de emergencia.   COORDINADOR DE RECURSOS

18. Dar avisos a la portería sobre ingreso de recursos de apoyo externo. Información soporte: Lista de empresas de transporte de empleados y de carga. Lista de posibles proveedores de alimentos y bebidas, y proveedores críticos. ROL PUESTO DE MANDO UNIFICADO

19. Coordinador general de evacuación Requerimientos Velar porque cada coordinador de evacuación tenga los recursos necesarios para su labor y el personal a cargo este entrenado en comportamiento en emergencias. Contar con el apoyo de control de acceso o en su defecto con los listados de personal por centro de trabajo. Disponer de computador con el programa para el control de acceso o información en el centro de trabajo que aplique. ROLES PUESTO DE MANDO UNIFICADO Coordinador de PMU/Comunicaciones con el Líder de emergencias . Coordinador de comunicaciones con partes interesadas. Coordinador de recursos. Coordinador general de evacuación . PUNTO DE ENCUENTRO

20. Funciones Solicitar el reporte de novedades (personal ausente, lesionados u otra información relacionada con el evento). Informar novedades (desplazamiento hacia otras áreas seguras, retorno a la normalidad, evacuación fuera de las instalaciones de la organización, tipo de evento y su manejo, etc ) Informar al coordinador de PMU de las novedades reportadas en la evacuación, incluyendo personal afectado o situaciones especiales . Solicitar el reporte de novedades (personal ausente, lesionados u otra información relacionada con el evento). Informar novedades (desplazamiento hacia otras áreas seguras, retorno a la normalidad, evacuación fuera de las instalaciones de la organización, tipo de evento y su manejo, etc )   ROLES PUESTO DE MANDO UNIFICADO

21. Funciones Informar al coordinador de PMU de las novedades reportadas en la evacuación, incluyendo personal afectado o situaciones especiales. Mantener comunicación continua con los coordinadores de evacuación a cada punto de encuentro en caso de que la emergencia sea en la regional. Mantener Comunicación continua con el apoyo de control de acceso, conteo de personal. COORDINADOR GENERAL DE EVACUACIÓN

22. Reportar a los líderes de evacuación la presencia de los integrantes de PMU y solicitar a comunicación con el líder de emergencias el listado de las personas que atienden el evento (brigadistas, cámaras, personal de portería, líderes de emergencias y otros soportes), cuando la emergencia sea en la regional. Información de soporte Reporte de novedades (personal faltante, lesionados u otra información relacionada con el evento). Procedimiento control de accesos Reporte ingreso de visitantes   COORDINADOR GENERAL DE EVACUACIÓN