Business communication skills are traits that enable professionals to effectively convey information to colleagues, clients, and stakeholders, fostering understanding, collaboration, and overall business success.5.pptx

Business communication skills are traits that enable professionals to effectively convey information to colleagues, clients, and stakeholders, fostering understanding, collaboration, and overall business success. Key skills include active listening, clear and concise writing and speaking, emotional intelligence, empathy, public speaking, negotiation, feedback, and conflict resolution. Developing these skills helps improve teamwork, build customer satisfaction, drive sales, and facilitate career growth.
Key Business Communication Skills
Active Listening: Paying full attention to others, understanding their points, and reflecting them back to confirm understanding and avoid miscommunication.
Clear & Concise Writing: The ability to convey messages clearly and efficiently in written form, such as in emails, reports, or proposals.
Verbal Communication: Speaking clearly, thoughtfully, and with purpose, ensuring the message is understood and adds value to the conversation.
Nonverbal Communication: Using body language, facial expressions, eye contact, and posture effectively to support or convey a message.
Emotional Intelligence: The capacity to perceive, understand, and manage one's own emotions and those of others, which builds trust and strong relationships.
Empathy: Understanding and sharing the feelings of another, which helps foster better relationships and collaboration.
Public Speaking: The ability to present information or ideas persuasively to different audiences, such as clients, team members, or stakeholders.
Negotiation: The skill to discuss and reach mutually beneficial agreements in various business scenarios.
Feedback: The ability to give and receive constructive feedback to improve individual and team performance.
Conflict Resolution: Effectively navigating disagreements and different viewpoints to find solutions that benefit the business.
Why Business Communication Skills Matter
Enhance Teamwork: Clear communication ensures everyone is aligned, working towards common goals, and understands their roles.
Boost Customer Satisfaction: Thoughtful and transparent communication with clients builds trust, loyalty, and a positive brand image.
Drive Business Growth: Effective communication is essential for sales and marketing, allowing businesses to articulate their value and convince clients.
Improve Productivity: Clear and concise communication reduces misunderstandings, saves time, and keeps projects moving forward at pace.
Facilitate Career Advancement: Strong communication skills are vital for networking, leadership, and career growth at all levels of an organization.

1. MENULIS SUREL DAN MEMO Tim Dosen – Komunikasi Bisnis This is available in other languages. Bab 5 Aplikasi Komunikasi Bisnis, Edisi 1, 2019

2. MATRIKS BAB Capaian Bab 5 Mampu menulis surat elektronik ( surel ) sesuai kaidah penulisan surel . Mampu menulis memo sebagai alat komunikasi internal perusahaan sesuai kaidah penulisan memo Mampu menginternalisasi etika ber -Internet.

3. Pentingnya Komunikasi Internal Michael Eisner mengakui , ada perubahan yang besar dalam komunikasi bisnis “………….. sekarang lebih dari 90% perusahaan di US dan 70% di negara maju lainnya menggunakan e-mail”. Fungsi memo sebagai pertukaran pesan dalam organisasi , telah meningkatkan pentingnya komunikasi internal. Kegunaannya adalah untuk manajemen , kerja Tim, mengambil keputusan dll . dimana semuanya memerlukan informasi . Back to agenda page

4. Menulis Surel dan Memo Mengembangkan keterampilan menulis surel dan memo memberi dua manfaat yaitu : 1. Dokumen yang ditulis dengan baik ( hati-hati , penuh perhatian dan jelas ) cenderung mencapai tujuan 2. Pesan internal yang ditulis dengan baik meningkatkan citra anda dalam perusahaan . Anda dianggap sebagai penulis yang kompeten dan profesional seringkali dipromosikan dalam jajaran manajemen . Back to agenda page

5. Perbedaan Memo , Surel dan Surat Surel dan Memo: Sebagai alat komunikasi Internal perusahaan ( antar bagian ) Menggunakan bahasa percakapan yang sopan Singkat dan jelas Surat: Sebagai alat komunikasi eksternal perusahaan ( antar perusahaan ) Menggunakan bahasa tulisan yang resmi dan sopan Singkat dan jelas

6. Karakteristik Surel dan Memo yang Baik Mengandung judul dan kata penunjuk : To, From, Date, Subyect (guide-word headings). Topik tunggal (single topik ). Pesan memo dan e-mail yang baik hanya mendiskusikan satu topik . Bahasa bersifat percakapan . Pesan memo dan e-mail bernada bahasa percakapan karena satu sama lain sudah saling mengenal . Walaupun memo dan e-mail nadanya bersahabat dan hangat tetapi tidak emosional atau tajam . Ringkas dan padat . Sebagai alat komunikasi , memo dan e-mail berisi hanya menyampaikan makna yang perlu dan sopan . Hindari fillers, long lead-ins dan wordy phrases. Menandai hal yang penting (graphic hightlighting techniques). E-mail dan memo dirancang untuk dibaca dengan cepat dan dipahami . Caranya : Huruf :a. b. c. ; Nomor : 1, 2, 3. ; Bullet, Heading dan huruf besar , miring atau penebalan (bold).

7. Contoh Graphic Highlighting Menggunakan highlighting Pelanggan memesan : Tanpa highlighting : 1. Meja kerja 2. Kursi 3. rak buka 4. komputer Pelanggan memesan barang berupa meja , kursi , rak buku dan komputer Back to agenda page

8. 3 Tahap Proses Menulis Memo dan E-mail Revisi , proofreading ( koreksi ) dan evaluasi : revisi untuk kejelasan , proofread untuk ketepatan , merencanakan untuk feedback ( dengan menanyakan : apakah anda setuju dengan saran/ pendapat ini ? Writing: Penelitian , mengorganisir dan menyusun Prewriting: Analisis , antisipasi dan adaptasi . Beberapa pertanyaan penting : Apakah anda benar-benar perlu Membuat memo dan E-mail? Mengapa anda menulis memo dan E-mail ? Bagaimana reaksi pembaca ? 03 02 01

9. Mengorganisasi Pesan E-mail dan Memo Back to agenda page E-mail dan Memo biasanya mengandung 5 bagian yaitu : 1. Baris guide words ( to,from,date ) 2. Baris subyek yang meringkas pesan 3. Pembukaan yang mengemukakan ide utama 4. Isi yang menjelaskan dan menjastifikasi ide utama 5. Penutup berupa tindakan yang diharapkan

10. Menggunakan Surel dengan Aman dan Efektif Pengguna pemula E-mail disarankan untuk mengabaikan pertimbangan gaya dan tata bahasa . Mereka berfikir bahwa “words on the fly” (kata yang terbang) memerlukan sedikit pengoreksian dan pengeditan . Koresponden menggunakan emosi ( seperti sideways happy faces) untuk mengekpresikan emosinya . Dan beberapa e-mail saat ini masih terkesan seadanya dan kurang baik . Tetapi seiring perkembangan TI sebagai media komunikasi dewasa ini , pesan menjadi semakin pantas dan profesional . Komunikator bisnis yang bijaksana menggunakan E-mail seperti Mihael Eisner di Diney , menyadari tidak hanya keuntungan tetapi juga bahaya e-mail. Ia tahu bahwa pesan yang tidak dipikir baik-baik dapat menyebabkan kerugian yang tidak dapat diperbaiki . Ia tahu bahwa pesannya akan berjalan dalam jarak yang jauh . Membuat draft dengan cepat akan terus masuk ke mailbox Boss atau di forward ke Box lawan bisnis . ge

11. Back to agenda page Tata Cara Membuat Surel yang Baik Memulai menulis Surel Pertimbangkan menyusun secara off line : gunakan program pengolah kata secara off line kemudian masukkan ke jaringan E-mail Tulis alamat penerima dengan benar Hindari penggunaan subyek yang menyesatkan : dengan membajirnya spam di inbox pastikan baris subyek anda relevan dan membantu . Kata generik seperti Hai, membuat pesan anda dihapus sebelum dibuka .

12. Back to agenda page Tata Cara Membuat Surel yang Baik 2. Isi, nada dan ketepatan Buat E-mail yang ringkas Jangan kirim apapun yang tidak ingin anda publikasikan ( tidak ingin diketahui bos , famili ) seperti sensitif , rahasia , menghasut , memalukan ( hati-hati E-mail menghasilkan catatan permanen dan mengakibatkan perkara hukum ) Jangan menggunakan E-mail untuk menghindari kontak : E-mail tidak tepat untuk berita buruk atau menetapkan argumentasi ( memecat orang, mengatasi konflik ) Jangan pernah merespon ketika kamu sedang marah Perhatikan tentang ketepatan (E-mail yang tidak rapi ( kurang tanda baca , ejaan salah membuat pembaca marah ) Tahan humor dan komentar yang menyindir ( menjilat ). Tanpa bertatap muka dan komunikasi non verbal, e-mail bisa membuat salah paham .

13. Etika Ber-Internet (Netiquette): Membalas Surel Baca dulu semua pesan dalam kotak masuk (inbox) sebelum menjawabnya satu persatu ke semua orang. Jangan membalas pesan pengirim secara otomatis ketika membalas potong (cut) dan tempel (paste) bagian yang relevan Revisi baris subjeknya bila topik berganti . Bila menjawab atau meneruskan surel dengan perubahan , revisi dulu subjeknya Pindai semua pesan dalam kotak masuk sebelum membalas ke tiap individu . Pesan sering memengaruhi cara kita merespons , jadi baca dulu semuanya . Jangan mengembalikan pesan dari pengirim secara otomatis karena kita membalas dengan opsi cut and paste bagian yang relevan Revisi bagian subjek jika topik pembicaraan berubah .

14. Penggunaan Pribadi Jangan gunakan komputer perusahaan untuk kepentingan pribadi ( pesan pribadi , belanja pribadi , hiburan / game), kecuali bila perusahaan mengijinkan Anggap bahwa semua E-mail dimonitor / diawasi oleh supervisor Back to agenda page

15. Penggunaan Surel yang Cerdas Lainnya Gunakan design untuk meningkatkan keterbacaan pesan yang lebih panjang ( misalnya dengan memberi judul , daftar secara vertikal , nomor ). Pertimbangkan perbedaan budaya . Agar tidak membingungkan ( bahasa klise , bahasa khusus , slank, ucapan populer ). Periksa kembali sebelum menekan tombol kirim (send). Dengan cara merevisi atau proofread.

16. Menyusun (Format) Pesan Surel 1. Kata-kata penunjuk (Headings) Ketika mengisi kata petunjuk To ( kepada ), beberapa penulis hanya mengetik alamat elektronik penerima dengan menulis nama dan alamt e-mail dalam tanda kurung : ( Heather Jones<[email protected]> ). Kepada : tulis juga alamat e- mailnya Dari : tulis juga alamat e-mail anda Tanggal : Subyek : termasuk ringkasan topik yang penuh arti. Pada baris Cc (carbon atau courtesy copy) anda dapat mengisi siapa yang perlu menerima salinannya .

17. Menyusun (Format) Pesan Surel 2. Salam pembuka (salutation) Tidak mengunakan salam pembuka , langsung tulis nama, misal “John” ( bila untuk komunikasi luar kantor terasa kasar dan tidak bersahabat , jadi harus ada salam pembuka ) “Heather,” “Dear Heather:,” “Hi,” or “Good morning!” Halo John, Salam sejahtera , Assalamualaikum , Selamat pagi , Dear John, John yang terhormat dsb Include name in first line (“Thanks, Heather, for your help . . .”). Yang terhormat , Dengan hormat , Assalamualaikum , Salam Sejahtara dll .

18. Menyusun (Format) Pesan Surel 3. Isi E-mail (Body) Hanya mencakup satu topik Gunakan huruf besar dan huruf kecil Gunakan panjang pesan tidak lebih dari tiga layar Termasuk salam penutup , nama dan alamat pengirim .

19. Menyusun (Format) Pesan Surel 4. Penutup (closing lines) Pertimbangkan kata penutup , seperti hormat kami, salam hormat , “Best” or “Cheers.” Tulis nama dan identitas penulis , khususnya bila pesan untuk orang luar perusahaan ( jabatan dan organisasi anda ) Beberapa menggunakan tanda tangan , tapi memerlukan bandwidth yang besar , jadi pakai inisial saja .

20. Tips Menyusun Surel Back to agenda page Setelah To ( kepada ) ketik nama penerima dan alamat e-mail dalam kurung Setelah From ( dari ) ketik nama dan alamat e-mail pengirim dalam kurung Setelah Subject ( perihal ) berikan deskripsi yang jelas mengenai pesan anda Sisipkan nama mereka yang menerima CC atau BCC Sertakan salam seperti : Yang Terhormat , Hallo, Dengan Hormat dll )

21. Tips Menyusun Surel Back to agenda page Atur panjang baris anda tidak lebih dari 80 karakter . Bila anda berharap pesan anda di Forward atur panjangnya hanya 60 karakter Gunakan word-wrap dan bukan menekan enter pada akhir baris. Word-wrap adalah fitur otromatis yang mengatur panjang baris pindah kebawah tanpa menekan enter Spasi ganda tekan enter antar paragraf Jangan mengetik dengan huruf kapital semua atau huruf kecil semua Sertakan penutup berisi pujian , nama anda dan alamat anda jika anda inginkan

22. Contoh Pesan Surel

23. Contoh Pesan Surel

24. Contoh Pesan Memo

25. Contoh Pesan Memo

26. Meningkatkan Keterbacaan Memo, dengan Teknik Listing Instruksi – Instructions Dari pada ini : To clean the printer, you should first disconnect the power cord. Then you open the front cover, and the printer area should be cleaned with a soft, dry cloth. Untuk membersihkan printer, pertama kali jangan menghubungkan powernya . Kemudian kamu buka cover depannya dan permukaan printer dibersihkan kain lap yang kering dengan lembut . Coba yang ini : To clean the printer, do the following: Disconnect the power cord. Open the front cover. Clean the printer area with a soft, dry cloth. Untuk membersihkan printer lakukan berikut ini : Matikan printer Buka cover depannya Bersihkan permukaan printer dengan kain lap kering dan gosok dengan lembut .

27. Meningkatkan Keterbacaan Memo, dengan Teknik Listing Judul dari pada ini : On April 3 we will be in Toledo, and the speaker is Troy Lee. On May 20 we will be in Detroit, and the speaker is Erin Win. Pada tanggal 3 April kita akan berada di Toledo dan pembicaranya Troy Lee. Pada tanggal 20 Mei kita di Detroit dan pembicaranya Erin Win Date April 3 May 20 City Oledo Detroit Speaker Troy lee Erin Win Judul coba ini : please refer this information:

28. Meningkatkan Keterbacaan Memo, dengan Teknik Listing Dalam kalimat dari pada ini : Our team constantly tries to achieve our goals, customer service must be improved, and our production targets must be hit. Tim kita secara terus menerus mencoba mencapai tujuan , layanan pelanggan ahrus ditingkatkan dan target produksi kita harus ditekan coba yang ini : Our team constantly tries to (a) achieve our goals, (b) improve customer service, and (c) hit our production targets. Tim kita terus menerus mencoba : (a) Mencapai tujuan kita (b) Meningkatkan layanan pelanggan (c) Menekan target produksi

29. Meningkatkan Keterbacaan Memo, dengan Teknik Listing Bola-bola di item Dari pada ini : At the AutoSelect Web site, we let you compare car prices, you can research the best financing, and you can learn about leasing. Di website autoselect kamu bisa membandingkan harga mobil , kamu meneliti pembiayaan yang terbaik , dan bisa mempelajari tentang leasing. Coba yang ini : At the AutoSelect Web site, you can do the following: Compare car prices. Research the best financing. Learn about leasing Di website autoselect kamu dapat melakukan : Membandingkan harga mobil Meneliti pembiayaan yang terbaik Mempelajari leasing

30. Meningkatkan Keterbacaan Memo, dengan Teknik Listing Judul paragraf dari pada ini : The next topic is vacations. A new vacation schedule will be available in two weeks. Topik lain adalah liburan : Jadwal liburan yang baru akan disiapkan dalam 2 minggu Coba yang ini : Vacations. A new vacation schedule will be available in two weeks. Liburan : Jadwal liburan yang baru akan siap dalam 2 minggu

31. Etika Komunikasi Digital Se perangkat nilai dan prinsip yang membimbing perilaku kita di dunia digital, mencakup kesopanan , penghormatan privasi , verifikasi informasi , dan kesadaran akan dampak tindakan online.  Menerapkan etika digital sangat penting untuk mencegah penyebaran hoaks , cyberbullying, plagiarisme , serta menjaga keamanan dan kenyamanan dalam berinteraksi secara daring Back to agenda page

32. NETIKET Etiket Berinternet: Tata krama dalam menggunakan internet kita harus selalu menyadari bahwa kita berinteraksi dengan manusia nyata di jaringan yang lain, bukan sekedar dengan deretan karakter huruf di layar monitor, namun dengan karakter manusia sesungguhnya

33. KOMPETENSI LITERASI DIGITAL TERKAIT NETIKET Kompetensi Mengakses Informasi Sesuai Netiket di Platform Digital Kompetensi Menyeleksi dan Menganalisis Informasi Saat Berkomunikasi di Platform Digital Kompetensi Memahami Netiket Upaya Membentengi Diri Dari Tindakan Negatif di Platform Digital Kompetensi Memproduksi dan Mendistribusikan Informasi di Platform Digital Kompetensi Memverifikasi Pesan Sesuai Standar Netiket Kompetensi Berpartisipasi Membangun Relasi Sosial dengan Menerapkan Netiket Kompetensi Berkolaborasi Data dan Informasi dengan Aman dan Nyaman di Platform Digital

34. Etika Vs Etiket ETIKA ETIKET Sistem nilai dan norma moral yang menjadi pegangan bagi seseorang atau sekelompok orang dalam mengatur tingkah lakunya Berlaku meskipun individu sendirian Tata cara individu berinteraksi dengan individu lain atau dalam masyarakat Berlaku jika individu berinteraksi atau berkomunikasi dengan orang lain

35. Etika & Etiket Berinternet Etika Berinternet Etiket Berinternet Jangan menggunakan huruf besar/ kapital Apabila mengutip dari internet, kutiplah seperlunya Memperlakukan email sebagai pesan pribadi Berhati-hati dalam melanjutkan email ke orang lain Biasakan menggunakan format plain text dan jangan sembarangan menggunakan HTML Jangan kirim file berukuran besar melalui attachment tanpa izin terlebih dahulu dari penerima pesan Menulis email dengan ejaan yang benar dan kalimat sopan Tidak menggunakan huruf kapital semua Membiasakan menuliskan subject email untuk mempermudah penerima pesan Menggunakan BCC (Blind Carbon Copy) bukannya CC (Carbon Copy) untuk menghindari tersebarnya email milik orang lain Tidak mengirim email berupa spam, surat berantai, surat promosi dan surat lainnya yang tidak berhubungan dengan mailing list Menghargai hak cipta orang lain Menghargai privasi orang lain Jangan menggunakan kata-kata jorok dan vulgar

36. Jenis Konten Negatif (berdasarkan UU ITE) 1 Melanggar kesusilaan 2 Perjudian 3 Penghinaan atau pencemaran nama baik 4 Pemerasan dan/atau pengancaman 5 Penyebaran berita bohong dan menyesatkan sehingga mengakibatkan kerugian 6 penyebaran kebencian atau permusuhan berdasarkan SARA

37. Perundungan di Dunia Maya ( Cyberbullying ) Tindakan agresif dari seseorang atau sekelompok orang terhadap orang lain yang lebih lemah (secara fisik maupun mental), dengan menggunakan media digital. Dapat memunculkan rasa takut si korban, bahkan dapat terjadi kekerasan fisik di dunia nyata/offline

38. Contoh Cyberbullying membagikan data personal seseorang ke dunia maya Doxing mengintip dan memata-matai seseorang di dunia maya Cyberstalking membalas dendam melalui penyebaran foto/video vulgar, bisa juga untuk memeras korban Non-consentual intimate image

39. Tindakan Etis Terkait Konten Negatif Analisis Konten Negatif Verifikasi Konten Negatif Tidak Perlu Mendistribusikan Konten Negatif Produksi Konten yang Bermanfaat / Positif HOAKS HATE SPEECH PENIPUAN PERJUDIAN PENGHINAAN CYBERBULLY

40. (NETWORK ETHIQUETTE) NETIQUETTE Sumber : https://www.blackxperience.com/thinkblack/detail/tips-kirim-email-sesuai-etika

41. Berempati terhadap siapapun di internet: posting yang positif Hati- hati setiap kali terhubung di Internet dengan orang lain Berpikir terlebih dahulu sebelum mempublikasikan ide, foto , atau video Pasang profil diri secukupnya , tidak perlu data diri lengkap Hindari pasang foto yang kurang pantas Lebih selektif menerima atau menambah teman , khususnya yang belum dikenal Menggunakan pengaturan privasi pada akun sosial media Membuat password yang sulit diketahui atau dipecahkan Blokir atau hentikan komunikasi dengan orang atau yang membuat kita tak nyaman SMART LIFE & HEALTH LIVING DI ERA DIGITAL

42. Pilihlah waktu yang biasanya tidak dipakai untuk beristirahat atau beribadah Salam Pembuka Permintaan Maaf, Permintaan maaf di awal pesan menunjukkan bahwa Anda menghargai waktu yang dimiliki oleh penerima pesan Perkenalkan Diri ( jika belum akrab ) Gunakan Bahasa yang formal Penggunaan kalimat yang efisien Salam penutup dan sampaikan terimakasih Etika Mengirim Pesan Singkat Etika Menerima Pesan Singkat Membalas salam pembuka Jawab pesan / respon sesegera mungkin Permintaan Maaf, jika Anda masih dalam keadaan sibuk Segera menjawab pesan yang tertunda Salam penutup dan sampaikan terimakasih

43. Beberapa contoh NETIKET ONE TO ONE COMMUNICATION 1. Jangan terlalu banyak mengutip , sortir yang penting saja . 2. Perlakukan email secara pribadi , jangan sembarangan ‘CC’, gunakan ‘BCC’ (bind carbon copy) 3. Berhati – hati dalam penggunaan huruf CAPITAL 4. Jangan membicarakan orang lain

44. Beberapa contoh NETIKET ONE TO MANY COMMUNICATION 1. Baca terlebih dahulu berita – berita Mailinglist atau Netnews terdahulu . 2. Tidak menyalahkan admin, jika ada anggota sistem yang berperilaku kurang menyenangkan 3. Berhati – hati dalam penggunaan kata – kata, karena teks dapat disimpan dalam waktu lama 4. Jika ada perdebatan dengan salah satu anggota , lanjutkan one to one 5. Tidak etis memberikan berita yang menyangkut rasis , porno dan hal – hal lain yang membuat tidak nyaman anggota lain.

45. Beberapa contoh NETIKET ONE TO MANY COMMUNICATION 6. Hati – hati terhadap berita HOAX 7. Hindari Personal Attact 8. Pilih berita jika akan menyebarkan berita tersebut , pilih berita – berita yang mengandung hal – hal positif .

46. Follow IG @siberkreasi Modul ETIS BERMEDIA DIGITAL unduh di: literasidigital.id

47. https://klinikdigital.org/wp-content/uploads/2024/06/MODUL-INTERNET-DAN-NETIKET.pdf

48. Internet adalah anugerah , tetapi bisa menjadi bencana manakala teknologi “hanya bisa mengendalikan kita” manusia, tanpa jiwa-jiwa yang beretika Etika hadir sebagai seorang bijak , yang mengingatkan kembali hakikat teknologi sebagai anugerah bagi manusia Etika digital ditawarkan sebagai pedoman menggunakan berbagai platform digital secara sadar, tanggung jawab, berintegritas, dan menjunjung nilai-nilai kebajikan antar insan dalam menghadirkan diri, kemudian berinteraksi, berpartisipasi, bertransaksi, dan berkolaborasi dengan menggunakan media digital. KESIMPULAN

49. Mari kita rayakan teknologi , kita hormati ilmu pengetahuan , kita dukung semua bentuk kemajuan , tetapi semua harus demi mengangkat derajat manusia . Etika ada karena kita adalah manusia .

50. THANK YOU! Back to agenda page