Cap 4. Nuevas formas de trabajar (del libro "Conectar talento, proyectar eficacia")

Capitulo de mi libro "Conectar Talento, Proyectar Eficacia". Ed Profit . 2016 sobre las nuevas formas de trabajar

1. Cap 4. Nuevas formas de trabajar.

1. Flexibilidad laboral. Trabaja dónde quieras y cuando quieras
2. Gestión de equipos digitales
3. Comunicación no verbal
4. Testimonio de Blanca Gómez, Human Resources Director at Microsoft
Borrador

2. “No somos uno, somos una legión. No solo somos
esperanza. Somos el futuro pero ya estamos aquí”
Rafa Agramun



Vemos como las organizaciones se tornan más abiertas y las empresas incorporan
herramientas sociales en sus entrañas lo que provoca un cambio en la forma que
adopta el trabajo. Otro de los aspectos que está marcando el fin del trabajo como lo
hemos conocido hasta ahora y gracias a la globalización de la economía, los cambios
en el mercado, la entrada en el mercado laboral de las nuevas generaciones y
fundamentalmente a la tecnología, es la movilidad y flexibilidad laboral Ya empezamos
a incorporar como algo “normal” y sin complejos aquello de Work whenever you want,
wherever you want (trabaja dónde quieras, cuando quieras)
Son nuevas formas de entender el trabajo basadas en la importancia de las personas
y en la libertad del profesional, caracterizadas por la flexibilidad laboral, que van a
marcar cambios en las relaciones laborales, en las formas de trabajar y en los
entornos de trabajo.

Nos dirigimos hacia un modelo de relaciones y transacciones profesionales móviles,
flexibles, ubicuas y atemporales, dónde se gestiona la información en tiempo real.
En este nuevo entorno el desarrollo de las competencias digitales es imprescindible,
ya que permite que muchos de los procesos de gestión y de negocio, que hoy en día
tiene lugar de forma presencial o semi-presencial, con el apoyo y la ayuda de sistemas
La movilidad y la flexibilidad horaria entendida como que “el trabajo no es un lugar
dónde ir sino algo que hacer y unos objetivos que cumplir” ya no es una tendencia,
es una realidad para algunas empresas y profesionales del conocimiento. No todos
los puestos de trabajo se pueden beneficiar de esta nueva forma de trabajar, sin
embargo cada vez más profesionales del conocimiento trabajan de forma virtual y
flexible lo que provoca cambios en la gestión de equipos, rediseño de espacios de
trabajo y uso de herramientas de gestión.
No he encontrado mejor ejemplo que Microsoft para demostrar que esta forma de
trabajar es una realidad que aporta grandes beneficios personales, profesionales y
empresariales que repercuten directamente en los resultados de la empresa. Todo
ello lo vemos en el siguiente capítulo.

3. de información, se desarrollen a través de nuevas herramientas y aplicaciones
desarrolladas para dispositivos móviles, lo que, sin duda, afectará a la inmediatez del
proceso y la posible frecuencia con la que éste pueda tener lugar.

Son nuevos entornos de trabajo con nuevos entornos organizativos con empleados
más libres e independientes, que provocan que empiecen a aparecer nuevos perfiles
profesionales, como los denominados Knowmad – de los que hablaremos en otro
capítulo – que están transformando valores como fidelidad, seguridad y estabilidad,
por responsabilidad individual, autonomía y proyecto profesional.


1. Trabaja dónde quieras y cuando quieras


Ya es inevitable, poco a poco muchos profesionales del conocimiento hemos
empezado a trabajar siguiendo la filosofía de flexibilidad laboral, trabajo en remoto, el
tele-trabajo…o como queráis llamarlo. Profesionales que frecuentamos poco las
oficinas, porque nuestro lugar de trabajo es allí dónde estemos, nos puedes encontrar
realizando un proyecto en una empresa cliente, reunidos con proveedores, trabajando
en un chiringuito de la playa, en el comedor de casa, y hasta en la oficina. No tenemos
horarios, no tenemos obligación de ir a la oficina (o muy puntualmente). Todos
tenemos claros los objetivos y cada uno se organiza para conseguirlos. Hay quien
trabaja mejor a las 3 de la madrugada o los fines de semana, y a media mañana del
martes se va de compras porque no encuentra colas, o a esquiar entre semana.
Podemos ser profesionales que trabajamos para una misma empresa pero estamos
por todas partes del mundo, a miles de kilómetros de distancia entre nosotros, pero
comunicándonos en tiempo real para ser más productivos.
Gracias a las herramientas sociales ya no hay distancias, somos ubicuos.
Pero cuidado, ello exige cambios en la forma como nos organizamos para que este
estilo de trabajo funcione, las organizaciones que la practican deben cuidar mucho la
comunicación entre los profesionales que estamos hiper-conectados.
Somos profesionales que además de los medios habituales, utilizamos redes sociales
internas, a través de las cuales, nos comunicamos, generamos ideas y gestionamos
proyectos. Muchas de nuestras reuniones son virtuales. Nos vamos encontrando
también por Twitter, Facebook, Instagram… y sabemos que estamos haciendo en
cada momento (bueno,cuando lo queremos compartir).
Para muchos profesionales las oficinas se van a convertir en un lugar de reuniones e
intercambios. Esta nueva forma de trabajar está teniendo muchos beneficios, no solo
en ahorro de costes sino también en aumento de productividad. Una forma de trabajar
que requiere mucha orientación a objetivos, autodisciplina, responsabilidad,
compromiso y generosidad en la comunicación, los demás necesitan saber de ti. No es
control, es información. Pero cuidado, no todos los perfiles profesionales son
adecuados para trabajar de esta manera.
Pero este nuevo estilo de trabajo no solo se trata de “trabajar desde casa”, va más
allá, es un sistema que se basa en que los directivos tienen que dejar de controlar a
sus colaboradores para focalizarse en clarificar objetivos, dar soporte para
conseguirlos y mejorar los métodos de medida de los mismos, métodos que evalúen a
los trabajadores por lo que hacen y no por dónde o cuando lo hacen.
No es una moda, es una nueva forma de trabajar y, aunque tengamos que buscar la
dosis adecuada de trabajo presencial, ya no hay vuelta atrás por las ventajas que
aporta. Sin embargo, puedes sentirte muy solo y con falta de implicación con tu

4. empresa. Aunque pases muchas horas hablando con clientes y compañeros, también
pasas muchas horas solo.
La paradoja está servida. Estamos huyendo de la cultura presencialista y sin embargo,
después de probarlo durante un tiempo, algunas empresas han descubierto que las
mejores ideas han surgido de forma espontánea, sin planificar, cuando se
comparten esos momentos presenciales, de estar juntos.
Al final, las conversaciones relajadas con un buen café en la mano son la mejor
fuente de innovación.
Por ello, muchas empresas intentan buscar la fórmula más adecuada que les permita
mantener ese intercambio de conversaciones presenciales y a la vez flexibilidad.
Un ejemplo es Yahoo que tras implantar la flexibilidad durante un tiempo, recapitulo
volviendo al modelo antiguo. Y sus razones para hacer volver a sus empleados a
trabajar a la oficina no tenía tanto que ver con la productividad como con la serendipia,
las mejores decisiones e ideas habían surgido en conversaciones de pasillo. El trabajo
remoto tiene muchas ventajas, pero se necesita el intercambio, las conversaciones, la
chispa intelectual que inicia un proceso de inteligencia colectiva. Las redes
sociales (internas y externas) ayudan, pero no sustituyen a las redes presenciales.
Algunos aspectos que hemos aprendido de esta forma de trabajar tienen que ver con
ingeniar la serendipia. Serendipia, la palabra de moda en Silicon Valley, fluye más
fácilmente en el mundo presencial que en el virtual. Thomas J. Allen, profesor del MIT
1
demostró hace 40 años que los colegas de trabajo que están dentro del ámbito visual
son mucho más propensos a comunicarse entre ellos, que con aquellos que están
fuera del alcance visual, (si están fuera del alcance visual estás fuera de la mente) es
mucho más fácil el intercambio de ideas en persona. La innovación y la serendipia
son difíciles de planificar pero hay métodos que ayudan. Podemos provocarla
creando espacios y momentos de conversación, de conversación
transformadora. En gran medida esas conversaciones transformadoras son las que
tienen lugar de forma espontánea, natural y fluida. No son forzadas ni responden a
una estrategia de la dirección de la empresa. Surgen de forma mágica cuando el
entorno y las personas acompañan pero podemos crear las oportunidades para que
aparezcan.
Lo ideal es evolucionar a soluciones intermedias, equilibrando el número de horas en
la oficina y fuera de ella, para crear rutinas de trabajo y contacto.

2. Gestión de equipos Digitales

Estas nuevas tendencias ponen en manifiesto la importancia de la gestión de personas
en red. Estamos aprendiendo a gestionar equipos conectados, virtuales, integrados
por profesionales con nuevos perfiles, a gestionar personas mediante herramientas

1 Allen, Thomas J. “Managing the Flow of Technology” The MIT Press, 1984

5. sociales, la gestión de equipos 2.0 se está convirtiendo en uno de los nuevos retos de
los directivos y de la función de RRHH del S.XXI.
Ante esta tendencia, la forma de gestionar equipos y personas que trabajan en remoto
ha variado sustancialmente. No todos estamos preparados para trabajar fuera de la
oficina, lejos del control de los jefes. Se necesita mucha disciplina, auto-organización y
auto-motivación para no caer en la fácil procrastinación y desenfocarnos del objetivo.
Se necesita ser muy responsable de tu propio tiempo y saber auto-gestionarse para
ser productivo…..las zapatillas no siempre ayudan.
Como responsables de equipos 2.0 tenemos que aprender a confiar y no tener miedo
a perder el control. Ahora más que nunca tenemos que saber ilusionar. Nuestro foco
tiene que estar más puesto en transmitir pasión y motivación por lo que está haciendo
nuestro equipo porque será su propia pasión lo que les moverá (los trabajadores
se convierten en empresarios de su propio tiempo).
La clave está en ayudarles a gestionar su tiempo, a crearse rutinas y sobretodo mucha
comunicación para que no se sientan solos.

Con los años hemos aprendido mucho acerca del liderazgo del trabajo en equipo, que
para que un equipo funcione los factores de éxito son tener los objetivos claros, una
buena planificación del trabajo, la comunicación, el sentimiento de utilidad,
la motivación, la recompensa. Sabemos que el estilo de liderazgo, la forma de
dirigir un equipo es un elemento clave en las organizaciones. Hoy sabemos que
los Equipos de Alto Rendimiento son aquellos en los que sus miembros se sienten
responsables de los resultados y acciones, y son dirigidos con empowerment. Se
han estudiado los diferentes roles de equipo concluyendo la importancia de
la complementariedad de los roles en un equipo (Meredith Belbin).
2


Pero todos esos conocimientos y experiencias en gestión de equipos ¿sirven de algo
en la gestión de equipos virtuales? ¿Podemos aplicar las mismas claves de éxito
cuando hablamos de equipos que se mueven en entornos 2.0?
Las nuevas tendencias han fomentado la dispersión geográfica de los miembros de los
equipos que se sitúan en puntos distantes en el mundo, se comunican a través de
todos los medios tecnológicos disponibles pero no se tocan y a veces ni coinciden sus
horarios. En ocasiones son equipos multiculturales que no tienen nada en común salvo
la empresa a la que pertenecen. En otras ocasiones estos equipos coinciden en la
misma zona geográfica incluso en la misma ciudad pero cada uno trabaja en su casa.
En otros casos la flexibilidad es consecuencia de la situación económica actual que ha
provocado que muchas empresas no tengan más remedio que reducir costes pasando
por la reducción del espacio de trabajo, lo que ha fomentado que muchos de sus
colaboradores/trabajadores trabajen principalmente desde casa y puntualmente en la
oficina.
¿Cómo puede un directivo conseguir motivar y gestionar a un equipo que no tiene
presencia física? ¿Cómo puede un trabajador sentir compromiso con una empresa en
la que no está? Somos personas, estemos dónde estemos, por los que las claves del
éxito son en su esencia las mismas.
No hay grandes diferencias con la gestión de equipos presenciales pero en la gestión
de equipos virtuales hay que hacer especial énfasis en:

2
R Meredith Belbin, Team Roles at Work, (Butterworth Heinemann, 2nd ed., 2010

6. 3. Comunicación no verbal 2.0

Otro de los aspectos fundamentales para gestionar equipos en red es la gestión de la
emociones, y aquí, la comunicación no verbal juega un papel fundamental.
Desde el primer libro que leí de Flora Davis
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observo la comunicación humana. Me
parece fascinante el hecho de que comuniquemos continuamente aún sin decirnos
nada y sin darnos cuenta.
La información que se transmite suele ser en un 90% de forma no verbal, y de este
porcentaje un 75% puede ser inconsciente. Estamos dando información sobre
nosotros mismos y acompañando al mensaje que transmitimos sin darnos cuenta, a
través de miradas, gestos, movimientos,… Sincronizamos posturas con aquellos con
los que tenemos más afinidad y con los que conectamos emocionalmente.
Tendremos más información si observamos los conjuntos de postura mantenidos por
los asistentes a una reunión, las demostraciones de poder, desacuerdo o sintonía con
las personas con las que estamos de acuerdo a través de nuestras posturas, ya que
adoptamos posiciones similares o simétricas con ellos.
Es interesante observar el “baile de la seducción” en el que se desencadenan un
conjunto de movimientos y miradas entre dos personas que se atraen, que pueden ser
muy evidentes para un espectador e inconscientes para los protagonistas.
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3
Davis, Flora “ La comunicación no verbal” Alianza Editorial 2004
La selección de los miembros, ya que no todas las personas poseen las
competencias necesarias para realizar su trabajo a distancia. Estas
personas han de ser autónomas, disciplinadas, responsables, orientadas a
resultados y con gran capacidad de comunicación, auto-motivación y
colaboración.
Potenciar la comunicación entre los miembros del equipo. Éste es un factor
fundamental tanto para conseguir resultados como para evitar desafección.
La comunicación tiene que ser mucho más continua para compensar la
soledad del tele-trabajador, la información tiene que llegar de forma clara y
directa. Es necesario disponer de un canal de comunicación ágil y
centralizado donde puedan compartir ideas, opiniones… y fluya la
comunicación entre ellos. Es urgente fomentar la colaboración y aprendizaje
entre los miembros.
En este tipo de equipos se necesita mayor planificación del proyecto y
coordinación del trabajo, así como control. En muchos casos cuando en
una parte del mundo duermen, el resto del equipo está realizando el trabajo
en la parte del mundo despierta, pasando el relevo casi sin información.
El proyecto debe ser desafiante. Las personas que son eficaces trabajando
en equipos virtuales suelen ser personas muy motivadas por el proyecto en
sí mismo y con alta motivación de logro.
Pero al final, la presencialidad puntual es básica, los miembros de equipos
virtuales también necesitan el contacto humano con el resto del equipo.
Las reuniones a través de videoconferencia, y las comunicaciones a través
de redes, mail e intranet no son suficientes. Necesitan poder verse,
conocerse en persona, por lo que es necesario organizar encuentros
puntuales para conocer a esas personas que están al otro lado de la red y
con las que comparten tantas cosas.

7. Este es un tema del que se ha escrito mucho y no os quiero aburrir. Pero lo que
debería preocuparnos es si estamos perdiendo toda esa expresividad con
nuestra comunicación en la red.
La reflexión que me hago es si un 90 % de la comunicación que transmitimos es no
verbal, entonces ¿Esa riqueza comunicativa se pierde cuando nos comunicamos a
través de internet? La mayoría de las veces no vemos ni oímos a nuestro interlocutor,
tan solo lo leemos. ¿Cómo traducimos las sonrisas, posturas, miradas, sincronización
de movimientos?
Con la entrada de las redes sociales en nuestras vidas igualmente seguimos
transmitiendo emociones a través de la comunicación no verbal con nuevos
elementos. Nunca dejamos de comunicar
Los emoticonos nos ayudan a trasmitir una parte de nuestras expresiones, así como
otros signos gráficos que utilizamos para acompañar el texto. Igualmente transmitimos
a través de la frecuencia con la que intervenimos, el uso de mayúsculas, la expresión
de nuestras frases, las fotos, avatares, videos y música que colgamos en la red. Nos
las ingeniamos para ser expresivos en 140 caracteres.
Nos podemos llegar a imaginar cómo es aquella persona que está al otro lado (aunque
no la conozcamos) gracias al tono ingenioso, creativo, agradecido, serio o
desenfadado que acompaña a lo que escribe. También nuestra marca personal
transmite información continuamente
Nosotros elegimos ser expresivos o asépticos y el medio nos lo pone fácil. Nos
podemos refugiar detrás de la pantalla y creemos que nadie se dará cuenta. Pero
¿realmente es así? Cuando no contestamos un mail, cuando somos muy escuetos en
nuestras intervenciones, cuando no participamos en las comunidades de las que
somos miembros…también estamos dando información.
Los elementos de la comunicación no verbal están cambiando y todavía estamos en
periodo de aprendizaje, adaptación y como no, innovación. Pero son elementos a
tener muy en cuenta en la gestión de esos equipos virtuales.

4
Rojas, E. Los lenguajes del deseo. Claves para orientarse en el laberinto de las pasiones. Ed Temas de
hoy

8. 4. Testimonio de Blanca Gómez (Directora de RRHH de Microsoft)
Una de las empresas que más cree en la flexibilidad laboral que conozco y más
consciente de sus beneficios, es Microsoft. Además de practicarla como parte de su
normalidad y cotidianidad, Microsoft ha remodelado sus oficinas para potenciar la
flexibilidad y la serendipia que provoca la innovación. Nos lo explica Blanca Gómez, su
Directora de RRHH.





La visión de Microsoft es brindar a las personas las herramientas necesarias
para “hacer que las cosas sucedan”, para marcar la diferencia, para que en
cualquier lugar y en cualquier momento cuando una persona tenga una idea o
esté inspirado pueda llevar a cabo una acción.
Definitivamente esta filosofía no solamente dirige nuestro negocio sino también la
manera en que trabajamos dentro de nuestra organización.
Hace más de 12 años que Microsoft puso en marcha una política de recursos
humanos basada en un programa de flexibilidad laboral pionero en nuestro país. Año
tras año, la compañía ha ido ampliando estas medidas y desarrollando nuevas
iniciativas, que se impulsan desde el comité de dirección, con el objetivo de atender de
forma integral las necesidades de los empleados.
Nuestros colaboradores no son medidos por las horas que permanecen en la oficina
sino por sus resultados y el cumplimiento de objetivos que se fijan al comienzo del año
y con reuniones periódicas de seguimiento.
Gracias a la flexibilidad laboral y a través del uso de la tecnología más innovadora de
la compañía los empleados pueden realizar su trabajo desde casa u otro lugar (el
aeropuerto, las oficinas de un cliente, una cafetería, etc.) favoreciendo su movilidad,
conciliación y reduciendo el impacto medioambiental.
Blanca Gómez
@bgomezmicrosoft
Human Resources Director at
Microsoft

9. El trabajo en equipo, la confianza entre manager y empleado y la autogestión del
tiempo son algunas de las claves de la filosofía de la empresa.
Los beneficios derivados de la política de trabajo flexible han sido muchos:
• un aumento de la productividad (trabajar en casa aumenta la productividad en
un 20%)
• descenso radical en el absentismo laboral
• incremento de la motivación e implicación de los trabajadores en la filosofía de
la compañía
• mejora notable y destacada del ambiente laboral
• nos permite ser respetuosos con el medio ambiente (el ahorro en
desplazamientos permite disminuir 83 toneladas de emisiones de CO2 por
persona)
• aumento del orgullo de pertenencia de los trabajadores e incluso aumento de
las cifras de negocio de la propia compañía.
• los beneficios y oportunidades que ofrece trabajar desde casa o cualquier lugar
para los empleados con alguna discapacidad son también muy destacados.
Acompañando a nuestra cultura flexible, también estamos impulsando una nueva
forma de trabajar donde las personas, el entorno y la tecnología son lo más
importante: el Work Place Advantage ”WPA”.
El WPA pretende adoptar un sistema de trabajo que se adecua a las necesidades
personales de los empleados con el objetivo de conseguir que cada uno organice su
tiempo y decida dónde desarrollar su labor en función de su agenda, prioridades,
objetivos y preferencias personales.
Nuestros empleados tienen la oportunidad de trabajar en una gran variedad de
espacios, ser más productivos y proactivos. Se fomenta el trabajo en equipo y la
colaboración continua entre diferentes segmentos.

10. El mundo ha cambiado, el ritmo del cambio es más rápido que nunca, necesitamos ser
cada vez más productivos. En Microsoft creemos que “somos productivos cuando
hacemos cosas y hacemos que las cosas sucedan, algunas veces por nuestra
cuenta, pero más a menudo “juntos” con otras personas”
Algunos testimonios de nuestros empleados:
“Ana M. – Directora del área de Soporte España y Portugal (Bilbao): La
flexibilidad para mi significa disponer de la tecnología adecuada para estar
conectada con mis compañeros de trabajo y mi familia sin la necesidad de coger
una avión”.
“Juana F. – Sales Solutions Manager (Madrid): La flexibilidad me ha permitido
regresar al mundo laboral siendo madre de dos niños bastante pequeños”.
“Jose M. – Account Executive PS (Sevilla): el trabajo flexible me ha permitido
volverme a Andalucía después de 5 años trabajando en Madrid, tuve que
regresar a Sevilla por motivos personales y desde MS tuve toda la ayuda para
hacerlo, incluso cuando allí no teníamos oficina abierta”.