Caso practico gestion_de_almacen_grupo_d

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1. CASO PRÁCTICO
GESTIÓN DE
ALMACÉN

GRUPO DEPORTES 2000
DISTRIBUCIÓN DE PRODUCTOS DEPORTIVOS
PRESENTADO POR:





Valeria F. - Andrea V. - Anny T. - Marco A. – Pedro P. - Misban M.- Adrián B.

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Grupo Deportes 2000 es una organización de capital 100% español, dedicada en exclusiva a la venta
de moda y material deportivo para hombres, mujeres y niños, a través de tiendas propias. Los
establecimientos tienen una superficie media entre 1.500 y 2.000 metros cuadrados, y se
encuentran ubicados en algunos de los principales parques comerciales de toda España, aunque con
mayor concentración a día de hoy en Andalucía y la Comunidad Valenciana.
Cuestiones:
1. Incidencia del almacén en una empresa de distribución que presenta estas características.

El objetivo de la gestión de almacén es garantizar el suministro continuo y oportuno, es decir evitar
las roturas de stock para asegurar los servicios de forma ininterrumpida y rítmica.
Los objetivos y los beneficios que debe plantearse una gestión de almacenes son:
OBJETIVOS BENEFICIOS
Rapidez de entregas Reducción de tareas administrativas
Fiabilidad
Agilidad del desarrollo del resto de procesos
logísticos
Reducción de costes
Optimización de la gestión del nivel de inversión
del circulante
Maximización del volumen disponible Mejora de la calidad del producto
Minimización de las operaciones de
manipulación y transporte
Optimización de costes
Reducción de tiempos de proceso
Nivel de satisfacción del cliente

Algunas funciones resultan comunes en cualquier entorno, dichas funciones comunes son:
 Recepción de Materiales.
 Registro de entradas y salidas del Almacén.
 Almacenamiento de materiales.
 Mantenimiento de materiales y de almacén.
 Despacho de materiales.
 Coordinación del almacén con los departamentos de control de inventarios y
contabilidad.
2. Detalle las ineficiencias que actualmente tiene a su entender el almacén de la empresa.
Acorde los datos, los principales inconvenientes que presenta el almacén de Grupo Deportes 2. 000
son:
 No contar con un SGA que gestione el almacén, y que en el ERP no se utilicen las ubicaciones,
si almacén hiciera uso de estas herramientas, reducirá los costos de operación, ofrecerá un
mejor nivel de servicio, y obtendrá un incremento en el control del stock, a través de una
mayor y mejor disponibilidad de información.
En cuanto a los procesos de marcas mundiales y marca blanca se puede acotar lo siguiente:
Marcas mundiales

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 Descarga y recepción a nivel unidad.
 - 15% se almacena y se realiza picking a nivel unidad en función de pedidos de tiendas.
 Expedición de picking unitario por agencia de transporte entre 2 y 5 veces por semana en
función de la cifra de ventas de la tienda.
El descargar y recepcionar la mercancía a nivel unidad es un proceso tan manual que conlleva en
algún momento al fallo humano, además que los tiempos y costes son altos, se podría mejorar este
tema con alguna tecnología como son las etiquetas RFID.
Marca blanca
 60% se almacena y se realiza picking a nivel unidad en función de pedidos de tiendas.
 Expedición de picking unitario por agencia de transporte entre 2 y 5 veces por semana en
función de la cifra de ventas de la tienda.
El porcentaje de almacenamiento es alto, lo cual nos conlleva a pensar en un riesgo de tener ciclos
de rotación de inventarios lentos y terminar con productos obsoletos, sabiendo que el sector de la
moda cambia muy rápidamente.
 Revisando los datos de almacenaje se indica que actualmente el almacén cuenta con una
capacidad de almacenaje de 2,500 pallets, y siendo el máximo de palets que se mueven en
un mes 1,750 y lo mínimo 750; se puede pensar que actualmente no se está aprovechando
al 100% la capacidad del almacén, o que se está teniendo una rotación lenta del stock. Con
el incremento esperado del 20% para los próximos años se llegaría en un mes máximo de
movimiento en un mes de 2.100 cajas (sin considerar más producto almacenado).

 Cuenta con un número alto de referencias, por lo cual se puede hacer un análisis como el
ABC para tener bien identificados los productos de mayor rotación, mayor venta etc. y tomar
las mejores decisiones para mantener el flujo de los mismos y para los de lenta rotación
empezar a tomar las medidas y correctivos del caso.

3. Indique si considera adecuada la actual localización del almacén, y que información
adicional necesitaríamos para realizar un estudio de localización óptima.
Es adecuada la localización, debido a:
- Priorización de las zonas de mayor demanda
(Andalucía, Comunidad Valenciana)
- Cercanías a mercados concentrados (Madrid)
- Cercanía a puertos comerciales de
importación (Alicante)
- Precios competitivos de la superficie del
almacén (Elda)


+ Adicional
- Optimización de costos de transporte para las principales clientes, menos movimientos
y kilos transportados.
- Evaluación de posibles nuevas localizaciones en base a la nueva demanda comparando
los puntos de origen, destino, costes de transporte por Ton./Km., costos de terrenos,
costes laborales, costes de recursos, factores de subvenciones o ayudas del gobierno.
- Agrupamiento por zonas de demanda.

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- Factores externos: Localización, espacio, ampliaciones, accesos, comunicaciones.
- Factores internos: Dimensión (factor de crecimiento), columnas, claridad, puertas, suelo
(optimiza el uso de ruedas), servicios, muelles (optimiza la descarga y carga), techo
(factor de crecimiento), altura (factor de crecimiento).

4. Considera adecuados los medios de almacenaje y manipulación utilizados. Cuáles serían a
su entender los medios óptimos para el funcionamiento de este almacén.
Se considera que la empresa está utilizando adecuadamente el Cross docking ya que es se está
beneficiando al no tener que mantener los productos en stock. Otro beneficio es que permite
reducir los costos por manipulación, reducción o eliminación en costos de almacenajes, por lo
que se cree que estas operaciones están siendo funcionales para el almacén.

Se propondría que, para el flujo de entradas y salidas de la mercancía, el método de
almacenamiento a utilizar sea el sistema F.I.F.O. (primero en entrar, primero en salir), esta
modalidad más utilizada para evitar productos obsoletos.

Se plantearía también a la empresa a que utilice citas de cargas para los transportistas para la
carga y descarga de la mercancía para evitar congestionamiento en los muelles de carga y
descarga.

Hay que considerar que el almacén sea flexible a las necesidades ya que, de acuerdo a la
información, se estima que el volumen de demanda aumente por lo que el almacén debe tener
capacidad para recibir de manera adecuada la mercancía.

La maquinaria que utilizan (carretillas contrapesadas) son las adecuadas ya que por el tamaño
del almacén y por la cantidad de carga son las óptimas.
5. Considera adecuada la superficie de almacenaje. Cuáles serán los metros cuadrado y altura
de almacenaje ideal para esta empresa.
Según los datos que se nos han facilitado consideramos que la capacidad de almacenamiento supera
holgadamente a la actividad actual. En primer lugar, hemos analizado el nivel de stock y observamos
que tenemos una estacionalidad siendo agosto el nivel máximo y enero el mes con menos stock:

 35.000 cajas en agosto.
 25.000 cajas en enero.
 30.000 stock medio.

Los almacenes tienen una capacidad de 2500 palets a 20 cajas por palets. Por tanto, en la estación
de stocks máximo la capacidad supera a la actividad. (35.000/20= 1750 palets).

Otra manera la cual podemos observar si la superficie de almacenaje es adecuada es con volúmenes
y superficie de nuestro almacén. Sabemos que nuestro almacén dispone de 25740 m3 dividido en 9
naves, en las que 6 son de almacén, por tanto, 17160 m3 de almacén. Tenemos un stock medio de
30.000 cajas x 0,08 m3/caja = 2400m3 son necesarios o en el periodo de mayor actividad por las que
llegan haber 35.000 cajas en agosto, sería necesario 2800 m3.

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En definitiva, consideramos que es bastante alta la capacidad con respecto a los niveles necesarios
de stock y como consecuencia el almacén no es todo lo eficiente que podría serlo. A pesar de ello
hay que valorar que la empresa va aumentar su actividad y por tanto se necesitará mayor capacidad.
La actividad se va aumentar en un 20% de movimiento de unidades. Por tanto, 20% x 35.000 (stock
máximo) = 42.000 cajas / 20 por palets = 2100 palets a nivel máximo de stock. Aun así, la capacidad
sigue superando a la actividad (2500 > 2100).

6. Cree que sería conveniente externalizar la gestión del almacén de la empresa.
Para externalizar la gestión del almacén y poder tomar esta decisión es necesario analizar varios
factores que determinaran si es la situación correcta. En vista del tipo de negocio la cantidad de
tiendas que presenta y a la proyección de crecimiento que, aunque son positivas, tiene demasiada
capacidad de almacenamiento lo cual está haciendo incurrir en costes que no son necesarios, por lo
tanto, teniendo en cuenta el siguiente gráfico comparando la opción de retener vs externalizar.


Como se observa en el gráfico, si externalizamos el almacén reducimos costes, debido a que los otros
tienen un mayor conocimiento en la distribución, con esto ganaremos calidad en nuestros envíos y
nos podemos centrar en nuestro core business.
Si analizamos los diferentes tipos de externalización que podemos realizar y centrándonos en
explotar nuestras instalaciones una buena decisión sería, la externalización 3PL in-company, la
empresa que contrata cede parte de sus instalaciones para que la empresa encargada de los
servicios a externalizar pueda realizarlos allí. Por lo tanto, además de ventajas económicas, estamos
explotado nuestras instalaciones que actualmente se encuentran sin usar.
7. Defina los criterios en los que se debe basar el proceso de picking en el almacén.
Zona destinada a la recuperación de los productos de sus lugares de almacenamiento y a su
preparación para ser enviados adecuadamente a nuestros clientes. Especial atención merece esta
zona cuando se tienen que realizar operaciones de embalaje y clasificación.

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8. Considera adecuada la plantilla que dispone actualmente el almacén. Cuál sería a su
entender la plantilla ideal.
El personal de almacén debe estar asignado a una función específica. Para saber la cantidad del
personal adecuado para el almacén es necesario saber la previsión de la demanda del producto, la
cantidad de turnos y el tiempo de horas que trabaja cada operador entre otros.

 Asumiendo que sean 2 turnos de 8 horas.
 Unidades año preparadas.- 5.500.000
 Cajas año preparadas.- 350.000
 M3 caja media: 0,08
 Kilos por caja media.- 11
 Máximo cajas mes de Agosto.- 35000
 Mínimo cajas mes de Enero.- 15.000
 Personal fijo.- 25
 Máximo personal eventual.- 25.
 Mínimo personal eventual .- 10
 Media de cajas por pallet.- 20
 Media de unidades por caja.- 17
 % Preparación en cajas .- 45% de las unidades.
 % preparación en picking .- 55% de las unidades
 Ratio medio de productividad en picking .- 250 unidades x hora x persona.

Unidades año preparadas. - 5.500.000/12 meses=458.333.33 unidades aprox. Mensuales
458.333.33/30=15.277.78 und. diarias
250*8=2000 unidades diarias por persona
2000*25personas fijas=50.000 unidades diarias
50.0000*30(días mes)=1.500.000unidades mensuales con 25 trabajadores fijos

La plantilla adecuada sería de 30.
12 operadores en empaque 600.000 unidades al mes 35.294 cajas mensuales
8 operadores en movimiento
•Tipo de máquinaria
•Sistema de preparación de pedidos
•Números de pedidos al medio día
•Números de líneas por pedido
Criterios a tener en cuenta
•Manipulación
•Espacio
Costes a tener en cuenta
•Seguridad
•Productividad de operarios
Otros Factores

7. 7
10 operadores eventuales

Con el fin de prevenir en caso de absentismo o picos de demanda y ganar competitividad en este
terreno, lo mejor sería contratar parte de la plantilla a través de una ETT ya que con esto ganamos:
 Ahorro de tiempo en la búsqueda y selección
 Todas las gestiones administrativas -pago de nóminas, elaboración de contratos, etc
 Ahorro de dinero: la delegación del proceso de contratación a una ETT resulta más
económico cuando los recursos y personal de la empresa se dedican a hacer sus actividades
propias. Además de poder atender picos de demanda.
 q4. Asesoría laboral: Nos pueden ayudar a elegir el tipo de contrato dependiendo de
nuestras necesidades.
 Evita conflictos de despido e indemnización. Es esta la que tendrá que acordar las
condiciones del despido y la cuantía de la indemnización con el trabajador.
9. Defina las características que a su entender debería tener el SGA del almacén.
Al implementar un sistema de gestión de almacén para el grupo de tiendas deportivas, se convertiría
en su mejor herramienta de trabajo al trabajar en tiempo real, ya que ayudara a gestionar las
ubicaciones de los productos, a su vez los movimientos de los operarios y de las máquinas
encargadas de la manutención de los artículos deportivos para todas las operaciones diarias de las
tiendas. Permitiendo la gestión centralizada de tareas, como el seguimiento de los niveles de
inventario y la ubicación de existencias. Este sistema de gestión debe ajustar a la satisfacción de la
empresa cumpliendo varias características que son fundamental para su puesta en marcha.
 Debe posee dos tipos básicos de mecanismos de optimización, dedicado a optimizar el
espacio de almacenaje, mediante una adecuada gestión de ubicaciones y otro destinado a
optimizar los movimientos o flujos de los inventarios, bien sean éstos realizados por
máquinas o por personas.
 Control de nivel de stock del almacén a nivel de existencia-ubicación, permitiendo
perfectamente controlar los inventarios.
 Debe ser una aplicación que perfectamente se integre con el ERP-SGA- brindando un
soporte de tecnologías de identificación ya sea por Código de barras, RFID, etc. a los
productos deportivos, estableciendo una integración con otros elementos hardware como
transe levadores, impresoras, etc.
 Integrar mecanismos de cross docking, para tratar aquellos casos en los que el inventario
pasa por el almacén tan sólo para el proceso de distribución a las tiendas en sus respectivas
localidades, con lo que no se almacena, sino que simplemente se distribuye, trasladándose
los inventarios de los muelles de entrada del almacén a los de salida, asignando
automáticamente el producto recibido de los proveedores al pedido de las tiendas.
 Optimizar la eficiencia y la precisión de las labores de recogida y mejorar las tarifas de
ejecución de pedidos de las tiendas con técnicas de recogida avanzadas para actividades de
retirada y aprobación, recogida de lotes y grupos, todo con la confirmación de lectura
mediante RF.
 Funcionar tanto con las tecnologías de radiofrecuencia, pick/put to light, pick by voice, RFID,
etc. Ejecutando los sistemas avanzado y optimizando la preparación de pedidos multi-

8. 8
método, administrando de manera avanzada el control de equipos y sistemas de transporte
automatizados.
 Maximizar el uso del espacio del almacén con una colocación, reposición y algoritmos de
asignación del inventario dirigidos por ordenador y configurados por el usuario.
 Aumentar la productividad laboral con intercalación de tareas por RF dirigidas por el
sistema, plataformas de carga cruzadas, elaboración de informes de productividad laboral y
sistemas de soporte de decisiones. Eliminar las costosas discrepancias del inventario de
trabajo intensivo entre múltiples bases de datos de inventarios y sistemas por lotes.
10. Con qué elementos de hardware dotaría al personal de almacén para mejorar los procesos
operativos del mismo.
El hardware que pueda utilizar el personal, es muy importante para la mejora de procesos dentro
del almacén, ya que nos ayudará a disminuir el porcentaje de error por manipulación humana en
cada área dentro del mismo, y también permitirá una mayor productividad y eficiencia,
consideramos que entre los elementos de hardware que dotaremos al personal están:
 Transpaletas eléctricas
 Lectores de código de barra
 Terminales de radiofrecuencia
 Terminales industriales de carretilla
 Sistemas de terminales de voz, el cual permite una mayor movilidad al personal al
momento de realizar el picking, ya que le permite tener las manos libres para manejar
artículos y mover pallets
 Visores incorporados en gafas, de lo más sotisficado en tecnología
 Sistema putt to light (en proceso)
 Impresoras móviles
11. Elabore un cuadro de indicadores de gestión de almacén, que nos permita realizar un
control del mismo y acometer un proceso de mejora continua.


KPI QUE MIDE FÓRMULA INTERPRETACIÓN
Nivel de
cumplimiento
entregas a
clientes
Consiste en
calcular el
porcentaje real de
las entregas
oportunas y
efectivas a los
clientes.
Total de Pedidos no
entregados a tiempo

Total de Pedidos
despachados
Sirve para controlar los errores
que se presentan en la empresa
y que no permiten entregar los
pedidos a los clientes.
Calidad de la
facturación
Número y
porcentaje de
facturas con error
por cliente, y
agregación de los
mismos.
Facturas Emitidas con
errores

Total de Facturas
emitidas
Generación de retrasos en los
cobros, e imagen de mal
servicio al cliente, con la
consiguiente pérdida de ventas.

9. 9
Costes
logísticos
Controla los gastos
logísticos en la
empresa y mide el
nivel de
contribución en la
rentabilidad de la
misma del
departamento
logístico.
Costes totales
logísticos

Ventas totales de la
compañía
Este indicador nos mostrará si
los costes Logísticos
representan un porcentaje
significativo sobre las ventas
totales, el margen bruto y los
costes totales de las empresas,
razón por la cual estos costes
han de controlarse es por su
gran importancia y por ello
deben analizarse
permanentemente. Dentro de
estos costes es el transporte el
que demanda mayor interés.
Costes por
cada 100€
vendidos
De cada 100 € que
se venden, que
porcentaje es
atribuido a los
gastos de
operación
logística.
Coste operativo de los
almacenes

Costes de las ventas
Sirve para ver la relación entre
el porcentaje de los gastos
operativos del almacén
respecto a las ventas de la
empresa.