Chuong 3. BAN QUẢN LÝ DỰ ÁN TRONG CAC DU AN

DANH CHO KS KY THUAT NHIET

1. BAN QUẢN LÝ DỰ ÁN

2. 1. BAN QUẢN LÝ DỰ ÁN VÀ LÝ THUYẾT QUẢN LÝ NHÓM 1.1. Khái niệm Ban QLDA là một tập thể các cán bộ nhân viên trực tiếp thực hiện các công việc thực hiện dự án. Ban QLDA được thành lập trong thời gian tồn tại của dự án. Sau khi dự án kết thúc dự án, ban QLDA bị giải thể

3. Hình thành và phát triển ban QLDA Tổ chức quản lý ban QLDA Tổ chức hoạt động ban QLDA Quản lý nguồn nhân lực ban QLDA hình thành cơ cấu tổ chức phát triển tổ chức ban quản lý phân chia trách nhiệm và quyền hạn bổ nhiệm chủ nhiệm dự án tổ chức hoạt động chung hình thành và phát triển văn hoá trong tổ chức, công việc và đoàn thể tổ chức truyền thông và văn phòng dự án tổ chức quá trình ra quyết định tổ chức các cuộc họp tổ chức các cuộc đàm phán chiến lược quản lý nhân lực lập kế hoạch nhân lực phát triển nhân lực: - đào tạo - nâng cao tay nghề - đào tạo lại - sự nghiệp tương lai vấn đề động viên, khuyến khích khen thưởng lĩnh vực tâm lý-xã hội: - những ưu đãi - các bảo đảm xã hội - các xung đột quản lý thời gian làm việc Hình 3.1. Nội dung tổ chức quản lý ban QLDA

4. 1.2. Lý thuyết quản lý nhóm và nội dung tổ chức quản lý Ban quản lý dự án kỹ năng hoạt động tập thể của từng thành viên; và vấn đề quản lý tập thể. Đó là các vấn đề thuộc lý thuyết quản lý nhóm và thể hiện trong công tác tổ chức quản lý ban QLDA ở các góc độ: Hình thành ban QLDA để quản lý thực hiện dự án (gọi tắt là ban QLDA); Tổ chức hoạt động và quản lý nhân sự ban QLDA.

5. TỔ CHỨC QUẢN LÝ BAN QLDA

6. 2. HÌNH THÀNH VÀ PHÁT TRIỂN BAN QUẢN LÝ DỰ ÁN 2.1. Nguyên tắc hình thành ban QLDA Khi thành lập ban QLDA cần chú ý các yếu tố sau: Đặc thù của dự án Môi trường tổ chức - văn hoá của dự án Đặc điểm phong cách cá nhân của người lãnh đạo ban

7. Đầu vào Quá trình Đầu ra - đặc điểm của dự án - môi trường dự án - các nguồn lực của dự án - rủi ro của dự án Các cơ cấu: - phân chia công việc - phân chia quyền lực và trách nhiệm - phân chia quá trình hoạt động Các yêu cầu: - về chất lượng chuyên môn và cá nhân của ban - về quá trình hoạt động - về văn phòng dự án - về truyền thông của dự án - tập hợp các nhà QLDA chính - bắt đầu công việc - hình thành cơ cấu tổ chức ban - thành lập văn phòng dự án - lựa chọn và bổ nhiệm chủ nhiệm dự án và các nhà QLDA chính - phân chia quyền lực và trách nhiệm Các ứng cử viên tiềm năng cho thành viên ban QLDA - tổ chức hoạt động chung - tổ chức trao đổi thông tin - tổ chức công việc quản lý nhân lực - hình thành cơ cấu cán bộ - hình thành văn hoá trong tổ chức, công việc và đoàn thể - quá trình ra quyết định - phát triển về mặt tổ chức, chuyên môn và công việc của ban QLDA. Khởi công dự án - quá trình thực hiện dự án - các yếu tố gây bất ổn Ban QLDA có khả năng hoàn thành công việc Hoàn thành dự án Hình 3.2. Mô hình quá trình hình thành ban QLDA

8. 2.2. Phương pháp hình thành ban QLDA dựa vào các mục tiêu dựa vào các mối quan hệ cá nhân dựa vào trách nhiệm định hướng vấn đề Dự a vào các mục tiêu chung để thành lập nhân sự ban QLDA Tập trung vào việc cải thiện các mối quan hệ cá nhân trong ban QLDA. Mục tiêu là tăng cường sự tin tưởng của cả ban, khuyến khích sự ủng hộ mang tính tập thể và tăng cường sự trao đổi thông tin trong nội bộ ban. Tổ chức các buổi thảo luận, đàm phán giữa các thành viên ban QLDA về trách nhiệm, vai trò của họ trong dự án. Tổ chức hàng loạt các buổi gặp gỡ có định trước với các nhóm chuyên gia có mục tiêu chung và mối quan hệ tổ chức chung trong khuôn khổ ban QLDA. Phát triển dần dần quá trình giải quyết các vấn đề chung của ban và sau đó là đạt được mục tiêu chính của ban

9. 2.3. Trách nhiệm và những kỹ năng chủ yếu cần có của chủ nhiệm dự án Trách nhiệm của chủ nhiệm dự án a. Đối với cấp trên : Chủ nhiệm dự án phải đảm bảo bảo tồn mọi nguồn lực và quản lý hiệu quả dự án được giao . Cần báo cáo đầy đủ và trung thực những thông tin về tình trạng hiện tại , chi phí , tiến độ và triển vọng của dự án . b. Đối với dự án : điều hành dự án , đảm bảo hoàn thành theo đúng mục tiêu , thời hạn đã quy định trong phạm vi nguồn lực và chi phí được duyệt ; điều hành ban quản lý QLDA, phối hợp mọi người trong ban theo hướng phát huy tối đa năng lực của từng nhân viên ; QLDA theo đúng lịch trình thời gian , quản lý chi phí , nhân lực , thông tin và quản lý chất lượng ; quản lý những thay đổi . c. Đối với các thành viên trong ban QLDA: Dự án là một tổ chức tạm thời và có thời hạn nên chủ nhiệm dự án cần đặc biệt quan tâm đến mọi thành viên trong ban QLDA. Khi dự án sắp kết thúc , chủ nhiệm dự án nên có kế hoạch giúp đỡ , tạo điều kiện cho mọi người tìm công việc mới hoặc trở về đơn vị cũ theo nguyện vọng cũng như theo yêu cầu công việc .

10. Các kỹ năng cần có của chủ nhiệm dự án a. Kỹ năng lãnh đạo , điều hành : b. Kỹ năng giao tiếp và thông tin trong QLDA: c. Kỹ năng thương lượng và giải quyết khó khăn , vướng mắc d. Kỹ năng tiếp thị và quan hệ với khách hàng : e. Kỹ năng ra quyết định : 2.3. Trách nhiệm và những kỹ năng chủ yếu cần có của chủ nhiệm dự án tt Nhà quản lý chức năng Nhà QLDA 1 là một chuyên gia giỏi trong lĩnh vực chuyên môn mình quản lý là người có kiến thức tổng hợp, hiểu biết nhiều lĩnh vực chức năng, có kinh nghiệm phong phú 2 thạo kỹ năng phân tích (sử dụng cách tiếp cận phân tích) mạnh về kỹ năng tổng hợp (sử dụng cách tiếp cận tổng hợp) 3 như một đốc công, một người giám sát kỹ thuật về lĩnh vực chuyên sâu là một nhà tổ chức, phối hợp mọi người, mọi bộ phận cùng hoàn thành dự án 4 chịu trách nhiệm lựa chọn công nghệ chịu trách nhiệm đối với công tác tổ chức , tuyển dụng cán bộ , lập kế hoạch , hướng dẫn và QLDA