Chuong 5 - To chuc quan ly hoc muc to chuc.ppt

chuong 5 quan ly hoc

1. CHƯƠNG 5
1

2. Mục tiêu của chương
Chương V giới thiệu cho sinh viên các kiến thức cơ bản
về chức năng tổ chức và cơ cấu tổ chức bao gồm khái
niệm, các kiểu cơ cấu tổ chức và các thuộc tính cơ bản của
cơ cấu tổ chức.
2

3. Nội dung của chương
5.1. Nội dung cơ bản của chức năng tổ chức
5.2. Cơ cấu tổ chức
5.3. Các thuộc tính cơ bản của cơ cấu tổ chức
3

4. 5.1. Nội dung cơ bản của chức năng tổ chức
•Chức năng tổ chức
•Vai trò của chức năng tổ chức
4

5. 5.1. Nội dung cơ bản của chức năng tổ
chức
Tổ chức là quá trình triển khai các kế hoạch
Tổ chức là quá trình sắp xếp nguồn lực con người
và gắn liền với con người là các nguồn lực khác
nhằm thực hiện thành công kế hoạch.
Về bản chất, tổ chức là phân chia công việc, sắp
xếp các nguồn lực và phối hợp các hoạt động
nhằm đạt được các mục tiêu chung.
5

6. 5.1. Nội dung cơ bản của chức năng tổ
chức
Vai trò của chức năng tổ chức
Với chức năng tạo khuôn khổ cơ cấu của các nguồn lực
cho thực hiện kế hoạch, chức năng tổ chức có ý nghĩa đặc biệt
quan trọng, quyết định sự thành bại của các nhà quản lý cũng
như hệ thống được quản lý.
Các nhà quản lý làm công tác tổ chức tốt sẽ hoạt động có
hiệu lực, hiệu quả trong mọi tình huống phức tạp.
6

7. 5.2. Cơ cấu tổ chức
Khái niệm cơ cấu tổ chức
Cơ cấu tổ chức chính thức và phi chính thức:
Cơ cấu tổ chức bền vững và cơ cấu tổ chức tạm thời
7

8. 5.2. Cơ cấu tổ chức
Cơ cấu tổ chức: Là tập hợp các bộ phận và cá nhân
có mối quan hệ tương tác, phối hợp với nhau, được
chuyên môn hoá, có nhiệm vụ, quyền hạn và trách
nhiệm nhất định, được bố trí theo những cấp khác
nhau, thực hiện các hoạt động của tổ chức nhằm tiến
tới các mục tiêu kế hoạch.
8

9. 5.2. Cơ cấu tổ chức
Cơ cấu tổ chức chính thức và phi chính thức:
Cơ cấu chính thức của một tổ chức là tập hợp các bộ phận và cá nhân có mối quan hệ
tương tác, phối hợp với nhau, được chuyên môn hoá, có nhiệm vụ, quyền hạn và trách
nhiệm nhất định, được bố trí theo những cấp khác nhau, thực hiện các hoạt động của tổ
chức nhằm tiến tới các mục tiêu kế hoạch.
Cơ cấu chính thức xác định: (1) tập hợp các nhiệm vụ chính thức được phân cho các cá nhân
và bộ phận, (2) mối quan hệ quyền lực và báo cáo chính thức, bao gồm các tuyến quyền hạn,
trách nhiệm đối với các quyết định, số cấp quản lý và tầm kiểm soát, và (3) hệ thống các công
cụ đảm bảo sự phối hợp có hiệu quả giữa những người lao động bên trong tổ chức và giữa tổ
chức với môi trường bên ngoài.
Cơ cấu chính thức với những bộ phận, phân hệ, vị trí quản lý cơ bản và mối quan hệ trực
tuyến – ra quyết định, kiểm soát và chịu trách nhiệm giải trình trực tiếp, được thể hiện thông
qua sơ đồ cơ cấu tổ chức.
Cơ cấu phi chính thức được tạo nên bởi các mối quan hệ phi chính thức giữa các thành
viên của tổ chức.
9

10. 5.2. Cơ cấu tổ chức
Cơ cấu tổ chức bền vững và tạm thời:
Cơ cấu tổ chức bền vững là cơ cấu tổ chức tồn tại trong một thời gian dài,
gắn liền với giai đoạn chiến lược của tổ chức.
Cơ cấu tổ chức tạm thời được hình thành nhằm triển khai các kế hoạch tác
nghiệp của tổ chức. Đây chính là cơ cấu ma trận, cơ cấu nhóm xuyên chức
năng gắn liền với việc thực hiện các chương trình, dự án và các kế hoạch tác
nghiệp có mục tiêu mang tính độc lập khác.
10

11. 5.3. Các thuộc tính cơ bản của cơ cấu
tổ chức
Chuyên môn hóa
Hợp nhóm và hình thành các bộ phận
Tầm quản lý và cấp quản lý
Quyền hạn và trách nhiệm trong tổ chức
Tập trung và phi tập trung trong quản lý
Phối hợp
11

12. 5.3. Các thuộc tính cơ bản của cơ cấu
tổ chức
Chuyên môn hóa:
Thể hiện mức độ phân chia nhiệm vụ thành các công việc mang
tính độc lập tương đối để trao cho các cá nhân.
Ưu điểm: làm tăng năng suất lao động của cả nhóm.
Hạn chế: khả năng sáng tạo của người lao động sẽ giảm sút và họ
nhanh chóng cảm thấy công việc của mình là nhàm chán. Bên
cạnh đó tình trạng xa lạ, đối địch giữa những người lao động có
thể sẽ gia tăng.
Để khắc phục hạn chế của chuyên môn hoá các nhà quản lý
thường tìm cách tăng mức độ tổng hợp hóa công việc đến mức
cao nhất có thể bằng cách sử dụng các kỹ thuật mở rộng phạm vi
công việc, phong phú hoá công việc và luân chuyển.
12

13. 5.3. Các thuộc tính cơ bản của cơ cấu
tổ chức
Hình thành các bộ phận
Mô hình tổ chức theo chức năng
Mô hình tổ chức bộ phận theo đơn vị (mục tiêu) độc:
sản phẩm/khách hàng/địa dư/đơn vị chiến lược
Mô hình tổ chức ma trận
Mô hình tổ chức theo nhóm
Cơ cấu mạng lưới
Cơ cấu không ranh giới
Cơ sở hình thành cơ cấu
Ưu điểm của cơ cấu
Nhược điểm của cơ cấu
Khả năng áp dụng
13

14. Mô hình tổ chức theo chức năng

15. Tổ chức theo sản phẩm

16. Tổ chức theo khách hàng

17. Tổ chức theo địa dư

18. Tổ chức theo đơn vị chiến lược

19. Mô hình tổ chức ma trận

20. Cơ cấu mạng lưới
Trung tâm kinh doanh
Công ty kinh doanh đồ
gỗ qua mạng
Công ty phân phốiCông nghệ thông tin
Công ty quản lý
tài chính, kế toán
Các công ty kinh doanh
hàng qua mạng khác
Công ty thiết kế
đồ gỗ
Công ty sản xuất
đồ gỗ
Hợp đồng thuê ngoài Liên minh chiến lược

21. Mô hình tổ chức hỗn hợp

22. 5.3. Các thuộc tính cơ bản của cơ cấu tổ chức
Tầm quản lý và cấp quản lý
Tầm quản lý (hay tầm kiểm soát) là số thuộc cấp báo cáo trực tiếp với một nhà
quản lý nhất định.
Tầm quản lý rộng sẽ cần ít cấp quản lý, còn tầm quản lý hẹp dẫn đến nhiều cấp.
Tầm quản lý chịu ảnh hưởng bởi các yếu tố sau:
Tầm quản lý và năng lực của các nhà quản lý có quan hệ tỷ lệ thuận.
Tính phức tạp của hoạt động quản lý và tầm quản lý có quan hệ tỷ lệ nghịch.
Năng lực và ý thức tôn trọng, tuân thủ mệnh lệnh của cấp dưới với tầm quản lý
có quan hệ tỷ lệ thuận.
Tầm quản lý và sự rõ ràng trong xác định nhiệm vụ, quyền hạn, trách nhiệm có
quan hệ tỷ lệ thuận.
Năng lực của hệ thống thông tin có ảnh hưởng đến tầm quản lý.
22

23. Cơ cấu nằm ngang
Trưởng Trưởng
văn phòng luậtvăn phòng luật
Luật sư Luật sư Luật sư

24. Cơ cấu hình tháp

25. 5.3. Các thuộc tính cơ bản của cơ cấu tổ chức
Quyền hạn và trách nhiệm trong tổ chức
Quyền hạn là quyền tự chủ trong hành động, trong quá trình quyết định
và đòi hỏi sự tuân thủ quyết định gắn liền với một vị trí (hay chức vụ)
quản lý nhất định trong tổ chức.
Trách nhiệm là bổn phận phải hoàn thành những hoạt động được phân
công và đạt được mục tiêu xác định.
Quyền hạn không gắn liền với trách nhiệm tương ứng sẽ tạo cơ hội cho
sự lạm dụng, và ngược lại cũng không thể để một nhà quản lý phải chịu
trách nhiệm về một việc nào đó nếu anh ta không có đủ quyền hạn để
thực hiện nó.
25

26. 5.3. Các thuộc tính cơ bản của cơ cấu tổ chức
Quyền hạn và trách nhiệm trong tổ chức
Quyền hạn trực tuyến là quyền hạn cho phép nhà quản lý ra quyết định
và giám sát trực tiếp đối với cấp dưới. Đó là mối quan hệ quyền hạn
giữa cấp trên và các cấp dưới trực tiếp trải dài từ cấp cao nhất xuống tới
cấp thấp nhất trong tổ chức, tương ứng với chuỗi chỉ huy theo nguyên lý
thứ bậc
Quyền hạn tham mưu là quyền cung cấp lời khuyên và dịch vụ cho các
nhà quản lý khác.
Quyền hạn chức năng là quyền trao cho một cá nhân hay bộ phận được
ra quyết định và kiểm soát những hoạt động nhất định của các bộ phận
khác.
26

27. 5.3. Các thuộc tính cơ bản của cơ cấu tổ chức
Quyền hạn và trách nhiệm trong tổ chức
Quyền hạn tham mưu
Hạn chế trong việc sử dụng tham mưu
Nguy cơ làm xói mòn quyền hạn trực tuyến
Thiếu trách nhiệm của các tham mưu
Các lời khuyên thiếu căn cứ
Làm cho tham mưu trở nên có hiệu lực và hiệu quả
Nhận thức đúng đắn mối quan hệ quyền hạn
Làm cho trực tuyến lắng nghe tham mưu và làm cho việc sử dụng tham mưu trở
thành thông lệ trong đời sống tổ chức
Bảo đảm cho tham mưu có đủ thông tin.
Bảo đảm tham mưu toàn diện
27

28. 5.3. Các thuộc tính cơ bản của cơ cấu tổ chức
Tập trung và phi tập trung trong quản lý
Tập trung là phương thức tổ chức trong đó phần lớn quyền ra quyết
định được tập trung vào cấp quản lý cao nhất của tổ chức.
Phi tập trung là phương thức tổ chức trong đó các nhà quản lý cấp cao
trao cho cấp dưới quyền ra quyết định, hành động và tự chịu trách nhiệm
trong những phạm vi nhất định. Tồn tại hai dạng phi tập trung trong quản
lý tổ chức:
Uỷ quyền trong quản lý tổ chức là hành vi của cấp trên trao cho cấp dưới
một số quyền hạn để họ nhân danh mình thực hiện những công việc nhất định.
Trao quyền là hành vi của cấp trên cho phép cấp dưới thực hiện công việc
nhất định một cách độc lập.
Có quan hệ gần gũi với phi tập trung là tham gia - khi nhà quản lý thu hút
cấp dưới của mình vào quá trình quyết định.
28

29. Company namewww.themegallery.com
Tập trung và phi tập trung
Tập trung
Là phương thức
tổ chức trong
đó mọi quyền ra
quyết định
được tập trung
vào cấp quản lý
cao nhất của tổ
chức.
Phi tập trung là xu hướng phân tán quyền ra quyết định cho những cấp
quản lý thấp hơn trong hệ thống thứ bậc. Đây là xu hướng tất yếu khi tổ
chức đạt tới quy mô và trình độ phát triển nhất định làm cho một người
(hay một cấp quản lý) không thể đảm đương được mọi công việc quản lý
Đặc điểm
Phân quyền
Ủy quyền Trao quyền
Trao nhiệm vụ Có Có
Trao quyền hạn
(ra quyết định, định
đoạt nguồn lực…)
Có Có
Trách nhiệm báo
cáo
Báo cáo lên
người ủy quyền
tình hình sử
dụng nguồn lực,
việc thực hiện,
kết quả
Chỉ báo cáo kết quả
cuối cùng
Trách nhiệm
trước pháp luật
Trách nhiệm kép
Không hoàn toàn:
Trách nhiệm kép
Hoàn toàn: Người/đơn
vị được ủy quyền chịu
trách nhiệm

30. 5.3. Các thuộc tính cơ bản của cơ cấu tổ chức
Tập trung và phi tập trung trong quản lý
Mức độ phi tập trung càng lớn khi:
Tỷ trọng các quyết định được đề ra ở các cấp quản lý thấp hơn càng lớn.
Các quyết định được đề ra ở các cấp thấp càng quan trọng.
Phạm vi tác động bởi các quyết định được ra ở các cấp dưới càng lớn.
Một nhà quản lý càng được độc lập trong quá trình quyết định. Phi tập trung
càng nhỏ khi người quản lý phải thông báo về quyết định của mình với cấp
trên và càng nhỏ hơn nữa khi còn phải tham khảo ý kiến cấp trên.
30

31. 5.3. Các thuộc tính cơ bản của cơ cấu tổ chức
Tập trung và phi tập trung trong quản lý
Các điều kiện tiền đề để ủy quyền, trao quyền hiệu quả:
Các nhà quản lý phải thực sự tự giác trao cho cấp dưới quyền tự do để họ có
thể hoàn thành nhiệm vụ. Điều này có nghĩa là chấp nhận việc cấp dưới sẽ lựa chọn
những giải pháp và phương tiện khác đi so với suy nghĩ của cấp trên, cho phép cấp
dưới được mắc sai lầm và được học hỏi từ chính những sai lầm của mình.
Cần xây dựng được một hệ thống truyền thông mở giữa cấp trên và cấp dưới.
Những nhà quản lý nắm được chính xác khả năng của cấp dưới sẽ có thể lựa chọn
đúng đối tượng uỷ quyền, trao quyền. Ngược lại, khi cấp dưới nhận được sự quan
tâm, khuyến khích thường xuyên của cấp trên, họ sẽ cố gắng hoàn thành nhiệm vụ
và có trách nhiệm cao đối với công việc.
Các nhà quản lý phải có khả năng phân tích các yếu tố như mục tiêu của tổ
chức, những đòi hỏi của nhiệm vụ và năng lực của nhân viên để thực sự làm chủ
quá trình uỷ quyền, trao quyền.
31

32. 5.3. Các thuộc tính cơ bản của cơ cấu tổ chức
Tập trung và phi tập trung trong quản lý
Quy trình thực hiện ủy quyền, trao quyền hiệu quả:
Quyết định những nhiệm vụ có thể uỷ quyền, trao quyền và mục tiêu cần
đạt được
Lựa chọn con người theo nhiệm vụ.
Đảm bảo các nguồn lực
Duy trì các kênh thông tin mở.
Thiết lập hệ thống kiểm soát có năng lực.
Khen thưởng đối với việc uỷ quyền, trao quyền có hiệu lực, hiệu quả.
32

33. 5.3. Các thuộc tính cơ bản của cơ cấu tổ chức
Phối hợp
Là quá trình liên kết hoạt động của những người, bộ phận, phân hệ và
hệ thống riêng rẽ nhằm thực hiện có hiệu lực và hiệu quả các mục tiêu
chung của tổ chức.
Sẽ đạt được sự phối hợp nếu làm được những điều sau đây:

Xây dựng được các kênh thông tin ngang dọc, lên xuống thông suốt giữa
các bộ phận và các cấp quản lý.
 Duy trì được mối liên hệ công việc giữa các bộ phận và trong mỗi bộ phận
riêng lẻ.
 Duy trì được mối liên hệ giữa tổ chức với môi trường trực tiếp và gián tiếp.
33

34. 5.3. Các thuộc tính cơ bản của cơ cấu tổ chức
Phối hợp
Các công cụ phối hợp
Các kế hoạch.
Hệ thống tiêu chuẩn kinh tế - kỹ thuật
Các công cụ cơ cấu.
Giám sát trực tiếp.
Các công cụ của hệ thống thông tin, truyền thông và tham gia quản lý với những
phương diện cơ bản: Phương diện kỹ thuật; Phương diện chức năng ngôn ngữ;
Phương diện hành vi.
Văn hoá tổ chức.
34