Ciclo vital de los documentos

Ciclo Vital de los Documentos

1. EL CICLO VITAL DE LOS DOCUMENTOS   PRESENTADO POR: JORGE ORLANDO NOVOA ANDRES BOHORQUEZ WILSON DARÍO MARTÍNEZ VILLARRAGA   PRESENTADO A: LUZ MARINA ARIAS GONZALEZ   UNIVERSIDAD DEL QUINDIO FACULTAD DE CIENCIAS Y BELLAS ARTES GESTION DOCUMENTAL II COLOMBIA SEPTIEMBRE DE 2013

2. INTRODUCCÓN Con este trabajo se pretende abordar acerca del ciclo vital de los documentos, cada uno de los procesos de Gestión Documental y todo lo relacionado con estos temas; también se citan decretos y parte de la normatividad de la Gestión Documental.

3. OBJETIVOS Definir el ciclo vital de los documentos, fases y etapas. Resaltar la importancia que tiene la unidad de correspondencia Citar decretos de la normatividad de Gestión Documental. Identificar de que manera se clasifican los archivos.

4. CICLO VITAL DE LOS DOCUMENTOS   Como su nombre lo indica es un ciclo por el que atraviesan los documentos desde su producción o recepción en los archivos de gestión, hasta su eliminación o integración a un archivo permanente o histórico. El ciclo vital de los documentos tiene 3 fases, conformando archivos con características y condiciones especiales. La primera corresponde a los archivos de Gestión o Activos La segunda a los archivos intermedios o inactivos La tercera a los archivos históricos o permanentes Las etapas del ciclo vital de los documentos son: Planeación, producción, correspondencia, distribución, tramite, organización de archivo, valoración (TRD y TVD), transferencias documentales, recepción de transferencias, automatización, selección documental, implementación de nuevas tecnologías (microfilmación o digitalización), eliminación, depuración, almacenamiento, conservación, consultas, disposición final. 1. ¿Qué es el ciclo vital de los documentos y cuáles son sus fases y etapas?

5. CICLO DE VIDA

6. 2. ¿Qué es una Unidad de correspondencia y cuál es su importancia en una organización? Se entiende como unidad central de correspondencia, el área que tiene bajo su responsabilidad la administración desde la recepción de documentos hasta su entrega al destinatario final, controlando el tiempo de respuesta. Es importante en una organización, ya que a partir del acuerdo 60 de 2001 se establecieron unas pautas para la administración de las comunicaciones oficiales y las entidades deben establecer de acuerdo con su estructura una unidad de correspondencia centralizada que preste los servicios de recepción, radicación y distribución de sus comunicaciones, ya que estos procedimientos contribuyen al desarrollo del programa de Gestión Documental y los programas de conservación.

7. 3. Explique en forma escrita y mediante imágenes o fotografías, cada uno de los procesos de la Gestión Documental con su definición, normatividad y actividades. La Ley 594 de 2000 en su Artículo 22. Procesos Archivísticos. Establece que la gestión de documentos dentro del concepto de Archivo Total, comprende procesos tales como: Producción : “Recepción o generación de documentos en una unidad administrativa en cumplimiento de sus funciones”. Las actividades son: elaborar o generar documentos, recepcionar documento, obtener copias o fotocopias de documentos .

8. Recepción: Se entiende por recepción el proceso mediante el cual se reciben las comunicaciones internas y externas de una entidad en razón a sus funciones. Dentro de las actividades esta: recibo de los documentos.

9. Distribución: Es el proceso mediante el cual se clasifican las comunicaciones para ser distribuidas a nivel interno, local, nacional e internacional según sea la necesidad de la entidad. Las actividades son: clasificar por destinatarios, por prioridades, por procesos o productos; distribuir los documentos, diligenciamiento de documentos de control de entrada y recolección de planillas de registro y radicación.

10. Consulta : Que los usuarios tengan acceso a los documentos que se encuentran en los archivos de las entidades esto con algunas restricciones de confidencialidad. Dentro de las actividades están el evaluar la consulta o requerimiento para determinar su ubicación a la restricción que pueda tener dicha solicitud, usar técnicas que permitan la reproducción que propicie la preservación del documento original, verificar en los inventarios manuales o automatizados que existan en la entidad, conocer la ubicación topográfica, recuperar la documentación objeto de consulta, registrar en el control correspondiente la consulta, facilitar o distribuir los documentos solicitados.

11.   Organización: Es el conjunto de acciones orientadas a clasificar, ordenar y signar los documentos. Las actividades de este proceso están: clasificación, ordenación e identificación de unidades archivísticas; legajado en forma interna, automatizar información básica que permita la recuperación, tener en cuenta la serie documental a la que pertenecen y el nombre especifico de cada unidad archivística.

12. Recuperación: Realizar la búsqueda de los documentos que requiere el usuario ya sea en un software o en inventarios manuales. Las actividades son: buscar el documento en el software o inventario manual, realizar la búsqueda en los archivos físicos.

13. Disposición Final: El AGN define la disposición final como: selección de los documentos con miras a su conservación temporal, permanente o a su eliminación y corresponde al producto de la aplicación de las Tablas de Retención Documental. Las actividades son: la aplicación de la TRD revisando si se conserva o se elimina las unidades archivísticas que estén aprobadas por el comité, si se eliminan se realiza el proceso correspondiente y si se conservan se almacenan en un sitio apropiado para los documentos.

14. 4. compare con el Decreto 2609 de 2012 y establezca que se dice el mencionado decreto sobre los procesos de la Gestión Documental y realice las respectivas observaciones al respecto. Todos los archivos para su funcionamiento pueden ser automáticos, manejar tecnologías y documentos electrónicos para todos los procesos referentes, siempre y cuando sigan la normatividad establecida por el archivo general de la Nación. A los documentos electrónicos se les realiza el mismo tratamiento que a los documentos en otro formato, cada entidad debe velar por la conservación de estos y por el seguimiento a los procesos ejecutados en cada una de las etapas de la gestión de documentos.

15. Aunque las empresas sean públicas o privadas, por lo general manejan su Proceso de Gestión Documental, por lo tanto, cada entidad debe tener mínimo los siguientes procesos de gestión documental : Creación , donde planean y generan los documentos. Producción, donde se crean y se realizan los documentos. Gestión y trámite, donde se realizan los procesos necesarios para culminar el uso del documento. Organización, donde se tratan y se ubican correctamente los documentos. Transferencia, donde se traslada el documento de acuerdo al archivo donde pertenezca y al uso que se haya dado. Disposición de documentos, donde se determina que va a pasar con el documento dependiendo de su uso. Preservación a largo plazo, medios utilizados para la conservación de los documentos. Valoración, donde se determina dónde estará el documento o si es para eliminación.

16. 5. Realice un resumen general de lo tratado en el Decreto 2609 de 2012 . Decreto donde se reglamentan parcialmente ciertos artículos y se dictan otras disposiciones en materia de gestión documental para entidades del estado. El Archivo General de la Nación, de acuerdo a la ley 80 de 1989, tiene como función velar porque los archivos sigan lineamientos y normas establecidos por este. La ley 527 de 1999, permite que los documentos creados por medios electrónicos puedan ser probatorios. La ley 1341 de 2009, define el principio orientador de neutralidad tecnológica.   La ley 594 del 2000 establece la importancia de los archivos como nuestra historia, testimonio de hechos y documentación de personas entre otros. En el artículo 21 se establece que las entidades pueden utilizar las nuevas tecnologías para los archivos, siempre y cuando se observen los principios archivísticos, en el artículo 22 se muestran los procesos de los documentos, en el artículo 25 se autoriza la Ministerio de Cultura a reglamentar la producción de documentos de empresas privadas que presten servicios públicos, en el artículo 26 se obliga a entidades públicas a realizar inventario de documentos. El capítulo IV de la Ley 1437 de 2011, autoriza la utilización medios electrónicos en los documentos electrónicos creados. En el Decreto Ley 019 de 2012, maneja las normas para suprimir o reformar algunos documentos electrónicos. La Ley 1564 de 2012, expide el código general del proceso y se dictan disposiciones para el uso de las tecnologías en la información.

17. El Decreto 2482 del 3 de diciembre de 2012, se establecen los lineamientos generales para la integración de la planeación y la gestión. Por lo tanto se decreta: En la gestión de documentos: Que las normas se aplican a cualquier tipo de documentos como: documentos de archivo, archivos institucionales, entre otros. Todas las entidades aplicaran las normas que dicte el Archivo General de la Nación. Cada archivo deben estar coordinados por personas especializadas. La gestión de documentos se regirá por los siguientes principios: planeación, eficiencia, economía, control y seguimiento, oportunidad, transparencia, disponibilidad, agrupación, vinculo archivístico, protección del medio ambiente, autoevaluación, coordinación y acceso, cultura archivística, modernización, interoperabilidad, orientación al ciudadano, neutralidad tecnológica y protección de la información y los datos. Se deben tener en cuenta las siguientes etapas de la gestión de los documentos: creación, mantenimiento, difusión y administración. Se manejaran los siguientes instrumentos archivísticos para la gestión documental: El Cuadro de Clasificación Documental –CCD, La Tabla de Retención Documental-TRD, El Programa de Gestión Documental-PGD, Plan Institucional de Archivos de la Entidad –PINAR, El Inventario Documental, Un modelo de requisitos para la gestión de documentos electrónicos, Los bancos terminológicos de tipos, series y sub-series documentales, Los mapas de procesos, flujos documentales y la descripción de las funciones de las unidades administrativas de la entidad, Tablas de Control de Acceso para el establecimiento de categorías adecuadas de derechos y restricciones de acceso y seguridad aplicables a los documentos. Los procesos mínimos que se deben realizar en la gestión documental son: planeación, producción, gestión y tramite, organización, transferencia, disposición de documentos, preservación a largo plazo y valoración.

18. En el programa de gestión documental: Como plan estratégico todas las entidades deben tener un PGD, a corto, largo y mediano plazo. La implementación y el PGD es seguido y vigilado por el archivo de la entidad. Se debe publicar el PGD a los treinta días de su aprobación, siguiendo las normas y velando por la seguridad de la información. Todas las entidades deberán capacitar a los funcionarios para el buen manejo de un PGD. En el sistema de gestión documental: Generalidades: Organizar los documentos físicos y electrónicos en cuadros de clasificación documental. Establecer plazos de conservación y eliminación para los documentos. Realizar la eliminación completa o parcial de acuerdo al tiempo establecido en las TRD y TVD. Garantizar la autenticidad del documento. Mantener la integridad de los documentos, a través de series y subseries . Permitir y facilitar el acceso a la documentación cuando esta se necesite. Los sistemas de gestión deben tener mínimo las siguientes características: conformidad, interoperabilidad, seguridad, metadescripcion , adición de contenidos, diseño y funcionamiento, gestión distribuida, disponibilidad y acceso y neutralidad tecnológica . Se debe velar por la preservación de los documentos en ambientes electrónicos, se debe realizar de acuerdo con los tiempos de las TRD y TVD . Además de seguir los lineamientos del Archivo General de la Nación, cada entidad para tener un PGD, debe contar con: Entidad, la estructura organizacional, el modelo de gestión documental y la capacidad financiera y tecnológica para su implementación y mantenimiento . Los SGD, deben garantizar la integridad de la información . Cada sistema debe garantizar el flujo interno y externo de la información .

19. En la gestión de documentos electrónicos de archivos. En la gestión de documentos electrónicos se deben considerar: autenticidad, integridad, inalterabilidad, fiabilidad, disponibilidad y conservación. Para que un papel creado electrónicamente pueda llegar a ser documento electrónico debe tener las siguientes características: contenido estable, forma documental fija, vinculo archivístico, equivalente funcional, Para la autenticidad de un documento electrónico de archivo se deben tener en cuenta: Desde su creación se deben expresar las características de los documentos. Definir los procesos de protección. Mostrar información adicional del documento. Establecer los lineamientos para la vida del documento. Los documentos deben ser protegidos y sin posibilidad de cambio, en caso de cambio se debe dejar constancia . A través de sistemas de protección garantizar el ciclo de vida del documento electrónico . Se debe mantener la información del documento electrónico disponible para el momento en que sea necesario utilizarlo . Los requisitos para la preservación del documento electrónico son : El documento se debe relacionar con las actividades de la entidad. El ciclo de vida es el mismo que el de un documento impreso o en cualquier formato. Mantener copias auténticas de los documentos electrónicos. Proteger los documentos de acuerdo a la ley 1273 de 2009 y ley 1581 de 2012.

20. Los documentos electrónicos de archivo deben contener mínimo los siguientes metadatos: De contenido: Tipo de recurso de información, Tipo documental, Título del documento, Autor o emisor responsable de su contenido, destinatario, responsable que proyecto el contenido, nombre de la entidad que respalda el contenido, nombre de la persona o sistema desde donde el documento es creado, Clasificación de acceso (nivel de acceso), Fecha de creación, transmisión y recepción, Folio (físico o electrónico), Tema o asunto administrativo al que se vincula (trámite), Palabras clave. De estructura: Descripción, Formato, Estado, Proceso administrativo, Unidad Administrativa responsable, Perfil autorizado, Ubicación (en el sistema físico y/o lógico), Serie/sub-serie documental. De contexto: jurídico-administrativo, Documental, de procedencia, Procedimental, Tecnológico. Los documentos aunque hayan sido creados con protección deben permitir cambios y mantener el hardware y el software actualizados . Se establecerán lineamientos por parte del Archivo General de la Nación y el Ministerio de Tecnologías de la Información para el manejo de expedientes electrónicos . El Archivo General de la Nación y el Ministerio de Tecnologías de la Información, dirigirán el traslado y movimiento de la documentación electrónica a cualquier entidad . En la articulación con otros organismos y entidades del estado: la responsabilidad dela gestión de documentos también dependerá de organizaciones como Superintendencias y Ministerios, los cuales serán supervisados por el Archivo General de la Nación, el cual, también podrá hacer inspecciones a entidades públicas y privadas .

21. 6. Elabore un resumen sobre la circular 002 de marzo 06 de 2012 Circular donde el Archivo General de la Nación, hace recomendaciones a las entidades que quieran adquirir un Sistema de Gestión Documental (SGD). Quedando establecido que: Para adquirir un SGD, se debe tener en cuenta la circular 004 de COINFO del 6 de agosto de 2010, que establece los “estándares mínimos en procesos de administración de archivos y gestión de documentos electrónicos”, igualmente tener en cuenta la guía de lineamientos para la gestión de archivos electrónicos en la administración pública (version1, anexo No 1, dela circular 004 de 2010), que trata sobre automatización de archivos. Las entidades que quieran adquirir o realizar un SGD, deberán regirse a las normas del Archivo General de la Nación. Las entidades se deben regir por las normas, NTC ISO 15489-1 y 15489-2. Velar por la duración de los documentos que se encuentran digitalizados. Establecer un solo formato en la entidad para tablas de retención documental y cuadros de clasificación documental y se atiendan los principios de procedencia y orden original, a partir de agrupaciones documentales. Estas recomendaciones, se entienden como lineamientos generales, aunque las entidades podrán elegir estándares internacionales, siempre y cuando sigan las normas del AGN.

22. 7. Identifique como clasifican los archivos teniendo en cuenta el ciclo vital de los documentos y los procesos de la Gestión Documental que se desarrollan en cada fase (Archivo de Gestión, Central e Histórico) ARCHIVO DE GESTION Comprende toda la documentación que es sometida a continua utilización y consulta administrativa (ACTIVA) por las oficinas productoras u otras que la soliciten (LEY 594 DEL 2000 )   En esta fase se desarrollan los siguientes procesos del PGD: Producción Recepción Distribución Tramite Organización Consulta Conservación Disposición final  

23. ARCHIVO CENTRAL Se agrupan documentos transferidos por las distintas oficinas productoras (archivos de gestión)d la entidad respectiva, en esta fase la consulta no es muy frecuente (SEMIACTIVA)pero sigue teniendo vigencia y son objeto de consulta por las oficinas y particulares en general (LEY 594 DEL 2000) En esta fase se desarrollan los siguientes procesos del PGD: Organización Consulta Conservación Disposición final  

24. ARCHIVO HISTORICO Se transfieren los documentos desde el archivo control los documentos de archivo de conservación permanente, para la investigación, cultura (evidencia, testimonial, informativo) su consulta es INACTIVO, tiene valoración secundaria . Organización Consulta Conservación Disposición final

25. 8. Identifique los valores que tienen los documentos en cada una de estas fases o etapas. ARCHIVO DE GESTION (primera etapa) Tiene valoración primaria (administrativa, legal, fiscal) su consulta es permanente (activa) ARCHIVO CENTRAL (segunda etapa) Recibe las transferencias del archivo de gestión, Su conservación es precaucional ( semiactiva ) en esta fase se realiza una valoración secundaria para determinar si los documentos se conservan permanentemente o se eliminan según lo estipulado por las TRD. ARCHIVO HISTORICO (tercera etapa ciclo vital) Recibe las transferencias del archivo central Su valoración es secundaria, conservación permanente, su consulta es (inactiva- evidencial , testimonial, informativo)

26. 9. Destaque los aspectos más importantes a tener en cuenta en los Acuerdos 03, 04, 05 de marzo 15 de 2013. 01- ACUERDO 03 MARZO 15 2013 CONSIDERANDO: Que el parágrafo del artículo 9 del decreto 2578 del 2012 establece el AGN, podrá evaluar las TRD Y las TVD de las gobernaciones y distritos de sus entidades centralizadas y descentralizadas, autónomas y de entidades privadas que cumplan funciones públicas de los municipios, distritos y departamentos, una vez aprobadas por el comité interno de archivo de la respectiva entidad. Que la evaluación de documentos es un proceso de carácter intelectual que se basa en conocimientos especializados y criterios técnicos que permitan determinar los valores de los documentos y fijar los plazos de conservación documental en las diferentes fases del archivo y en especial la conservación permanente con fines históricos, científicos, técnicos y culturales. ARTICULO 1º.definicion: El comité evaluador del AGN es responsable de decidir sobre la valoración y disposición final de los documentos de archivo con miras a proteger el patrimonio documental del país y propender su conservación permanente.

27. 02- ACUERDO 04 MARZO 15 2013 ARTICULO 1º Ámbito De aplicación: Las entidades del estado nacional, departamental, distrital y municipal, entidades privadas que cumplen funciones publicas, deben elaborar, evaluar, aprobar, implementar y actualizar TRD Y TVD con lo establecido en este acuerdo y demás normas que expida el archivo general de la nación. ARTICULO 2: ALCANCE. Las TRD se deben elaborar y aplicar tanto para la organización y disposición de documentos físicos, como electrónicos, conforme al decreto 2609 2012 y las TVD se deben elaborar y aplicar para la organización de fondos documentales acumulados ARTICULO 3.(equipo interdisciplinario(elaboración): Las TRD Y las TVD deben ser elaboradas por un equipo de profesionales en diferentes disciplinas como la archivística, historia, derecho, administración publica, ingeniería entre otras. ARTÍCULO 4. CUADROS DE CLASIFICACION DOCUMENTAL: La elaboración de las TRD Y las TVD deberán llevarse a cabo a partir de los CCD siguiendo la estructura orgánico-funcional de cada entidad PARAGRAFO. 2: Los tiempos de retención consignados en dichos instrumentos archivísticos deben definirse por series, subseries documentales y aplican para todos los tipos documentales de las mencionadas anteriormente. No podrán fijarse plazos de retención por tipos documentales excepto documentos físicos o electrónicos almacenados en forma separa de la serie o subserie que pertenecen. PARAGRAFO 2: La TRD Y la TVD deben reflejar la totalidad e integridad de la producción documental de la respectiva entidad, lo cual podrá ser verificado por el AGN en cualquier momento. ARTICULO 15: ELIMINACION: La eliminación de documentos de archivo tanto físicos como electrónicos deberá estar basada en las TRD Y las TVD y debe ser aprobado por el comité interno de archivo.

28. 03- ACUERDO 05 MARZO 15 2013 Por la cual establecen los criterios básicos para la clasificación, ordenación y descripción de los archivos en entidades públicas y privadas. ARTICULO 1º AMBITO DE APLICACIÓN: El presente acuerdo aplica a todas las entidades del estado en sus diferentes niveles ,nacional, departamental, distrital, municipal y demás entidades territoriales que se creen por ley así como entidades privadas y demás organismos regulados por la ley 594 del 2000.   ARTICULO 3º: ORGANIZACIÓN DE DOCUMENTOS DE ARCHIVO: Las entidades del estado están en la obligación de organizar los documentos de archivo. PARAGRAFO: De conformidad con el artículo 24 de la ley 594 del 2000 y el decreto 2578 del 2012 las entidades del estado están obligadas a velar por la adecuada implementación de las TRD Y las TVD mediante la organización de documentos de archivo en las fases de gestión, central e histórico ARTICULO 4º.OBLIGATORIEDAD EN LA ORGANIZACIÓN DE ARCHIVOS: Todas las entidades del estado están obligadas a crear, conformar, clasificar, ordenar, conservar, describir, facilitar el acceso y consulta de sus archivos, teniendo en cuenta los principios de procedencia, orden original, integridad de los fondos, el ciclo vital de los documentos y la normatividad archivística.

29. ARTICULO 5º.CLASIFICACION DOCUMENTAL: Las entidades del estado deben desarrollar procesos de clasificación documental, cuyo resultado es el cuadro de clasificación de documentos, representado en los niveles y subniveles: fondo, subfondo , sección, subsección, serie, subserie , unidad documental compuesta y simple. ARTICULO 6º.CLASIFICACION DOCUMENTAL ARCHIVO DE GESTION: Las diferente dependencias de la entidad de la entidad con fundamento en las TRD Y LOS CCD deben velar por la clasificación de los documentos que conforman los archivos de gestión. ARTICULO 7º CLASIFICACION DOCUMENTAL ARCHIUVO CENTRAL: Todas las entidades del estado están en la obligación de crear un archivo central institucional, responsable de recibir, organizar, custodiar, describir, controlar y prestar el servicio de consulta de los documentos recibidos en transferencia primaria de los distintos archivos de gestión de la entidad. ARTICULO 8º CLASIFICACION DOCUMENTAL ARCHIUVO HISTORICO: Las entidades públicas deberán conformar archivos históricos institucionales para conservar sus Acervos históricos y facilitar su consulta para el público

30. ARTICULO 9º ORDENACION DOCUMENTAL: Las entidades públicas deben desarrollar procesos de ordenación documental. PARAGRAFO: La ordenación documental puede darse a nivel de fondos, secciones, subsecciones, series, subseries , expedientes y tipos documentales por tanto es posible emplear distintos métodos de ordenación. PARAGRAFO: Todas las entidades del estado deben implementar programas de descripción documental. ARTICULO 12º. DESCRIPCION COLECTIVA DE FONDOS: Proceso sistemático que debe ser realizado en las diferentes fases de archivo iniciando con el registro y radicación oficial, en las áreas de gestión documental y continuando durante la fase de archivo de gestión hasta su transferencia al archivo central e histórico de cada entidad cuando corresponda. NIVELES DE DESCRIPCION: Fondo, sección, subsección, serie, subserie o asunto, expediente, unidad documental simple. AREAS DE DESCRIPCION. Área de identificación, área de contexto, área de contenido y estructura, área de condiciones y acceso y utilización, área de documentación asociada, área de notas, descripción con funciones y relaciones, ara de control de la descripción. PARAGRAFO: Cuando existan documentos reproducidos en otros formatos diferentes al original se debe referenciar su ubicación física, de tal manera que se facilite su recuperación y consulta.

31. FOTOGRAFIAS EN DIFERENTES PROCESOS DE LA GESTION DOCUMENTAL

32. CONCLUSIONES Se puede identificar que el ciclo vital de los documentos, el sistema de Gestión Documental, la normatividad deben ir de la mano para poder estructurar un PGD Nos quedo claro que el conocimiento de las normas, los procesos y el ciclo vital de los documentos con sus fases y etapas es de gran importancia para el desarrollo de nuestras actividades como futuros profesionales

33. WEBGRAFIA Y BIBLIOGRAFIA http://www.archivogeneral.gov.co/?idcategoria=8261 www.archivogeneral.gov.co http://www.archivogeneral.gov.co/?idcategoria=8261 http://www.procuraduria.gov.co/portal/media/file/modulo_calidad/mapa_proceso//282_INS-GD-AS-008_Instructivo_aplicaci%C3%B3n_de_TRD_y_TVD_transferencias_y_eLI%20(MA).pdf El Sistema de Gestión Documental. Autoras: Maria Claudia Gaitán y Ana Rosalba Mesa .