Clasificación de los archivos

1. Clasificación de los Archivos

2. Las gavetas de los archivadores deben utilizarse de manera optima. Para ello, es necesario saber que documentos se guardan en cada uno de los sectores que existen: activo, semiactivo e inactivo. Otro proceso importante en archivonomia es la transferencia de documentos al archivo perpetuo así como la eliminación de algunos.

3. ¿Cómo se utilizan las gavetas de los archivadores? ¿Qué tipo de carpeta resulta conveniente para albergar estos documentos? ¿Qué fin cumple? ¿Por qué debe ser conservado? ¿ N ecesidades operativas? ¿ E xigencias legales? ¿Exigencias históricas?

4. No es conveniente la conservación de documentos por razones como: Posibles eventualidades Nunca se sabe lo que puede ocurrir

5. ¿Con que frecuencia se consulta? ¿Qué ocurriría en el caso de no disponer de ellos? ¿ P odría obtener la misma información de otra forma? ¿Cuánto tiempo se debe conservarlos?

6. Niveles de Archivo Un archivo apropiado debe estar repartido en varios niveles, a partir del grado de actualidad de los documentos

7. Archivo Activo A fin de ganar tiempo es conveniente una clasificación previa de la correspondencia, para la cual se separan las cartas que se refieren a problemas importantes o urgentes, de las que tienen un interés informativo y documentos. Pueden establecerse cuatro grupos de cartas: De gestión. De información. De documentación. Personal y confidencial.

8. Documentos del sector activo Correspondencia de entrada Cartas de pedido Cartas de información Cartas de documentación Cartas personales y confidenciales Se clasifican por asuntos Se clasifican por orden cronológico Se clasifican por orden alfabético Se clasifican por asuntos

9. Archivo Semiactivo El archivo semiactivo contiene documentos de muy diversa índole, cada uno de los cuales exige una clasificación distinta.

10. Documentos del sector semiactivo Tipos de documentos Facturas Facturas De compras De ventas Una copia se clasifica por orden numérico La segunda copia se clasifica por orden cronológico Se clasifican por orden numérico o alfabético Documentos contables Se clasifican por asuntos Documentos fiscales Se clasifican por asuntos Contratos Por asuntos o cronológicos Correspondencia Por orden alfabético o cronológico Documentos de departamento de personal Se clasifican por orden alfabético Documentos bancarios Se clasifican por orden cronológico

11. Archivo inactivo Se nutre de: El archivo activo le envía directamente todos los documentos que no son necesarios para el archivo semiactivo. El archivo semiativo que le envía gran parte de la documentación.

12. ¿Cómo funciona le archivo inactivo? Una ves que se cumple la fecha señalada, el responsable extraerá todos los documentos que han caducado y no ofrecen utilidad. Los envíos de los documentos al archivo inactivo son regulados para que no se originen obstrucciones, distribuyendo las tareas en este servicio. Para facilitar la extracción de documentos que solo ofrecen valor histórico, es necesario marcarlos con señales, caballetes, símbolos convencionales así como algunos otros medios considerados idóneos.

13. Organización de los sectores dentro de un archivador de tres gavetas Entrada de documentos Archivo activo 1ª gaveta Archivo semiactivo 2ª gaveta Archivo inactivo 3ª gaveta Cartas pendientes de contestación. Cartas contestadas que forman parte de una gestión en tramite. Cartas contestadas fuentes de información Facturas. Documentos contables. Documentos fiscales. Contratos. Correspondencia contestada. Documentos de departamento de personal. Documentos bancarios. Documentos fiscales. Manuales de oficina. Archivo histórico. Transferencia Archivo perpetuo Libro de destrucción Destrucción de documentos

14. Transferencia y eliminación de documentos

15. Documentos vitales Incluyen documentos legales de incorporación, escrituras, contratos importantes, planos de la propiedad, informes para los accionistas, actas de las reuniones de la Junta Directiva y pólizas de seguro. Estos documentos nunca deben de ser destruidos porque son ennéciales para la existencia de la empresa y son irremplazables.

16. Documentos importantes Incluyen facturas, cuentas por cobrar, registro de ventas, cotizaciones, estados financieros. Estos documentos pueden ser trasladados al nivel activo por un periodo determinado. Después son trasladados al archivo muerto para ser conservados en buenas condiciones.

17. Documentos útiles Incluyen correspondencia general, memoranda así como estados de cuentas bancarias. Estos documentos son destruidos hasta un año después de la fecha en que fueron recibidos.

18. Documentos no esenciales Incluyen indagaciones rutinarias, anuncios y acuses de recibo. Estos documentos nunca son archivados con otros mas importantes.

19. Seis a siete años Informes de accidentes y reclamaciones. Cuentas por pagar. Libros de cuentas por cobrar y balances de prueba. Cheques cancelados. Certificados de acciones y bonos cancelados y opciones expiradas. Facturas a clientes. Nominas y resúmenes de pagos a empleados incluyendo pago a pensionados. Registros de ventas, Libros auxiliares general y balances.

20. Dos a tres años Solicitud de empleo. Póliza de seguro que ha expirados. Informes de auditoria interna. Recibos de caja menor. Documentos de registro de bonos de ahorro de empleados.

21. Un año o menos Conciliación bancaria. Recibos duplicados de depósitos. Requisiciones. Libretas de taquigrafía. Tarjetas de tabulación.

22. CONCLUSION Concluimos que existen diferentes clasificaciones de archivo estos depende del tipo de documento y del grado de actualidad y a partir de eso se organizan en el archivo activo, archivo semiactivo y el archivo inactivo.

23. BIBLIOGRAFIA LIBROS Hernandez , T. (2008).  Archivonomia . Mexico : Mc Graw Hill . INTERNET http:// www.ecofin.ull.es/users/jggomez/F%20Sig/A%20General/A%20Documentos%20en%20la%20empresa.pdf http:// apalopez.info/ivcoindear/93alvarez_txt.pdf http://cms.ual.es/UAL/universidad/serviciosgenerales/archivo/servicios/servicio/GESTIONDOC_7_DOCUMENTOSESENCIALES