Completar la Ficha de Caracterización de Procesos

Completar la ficha de caracterización de procesos

1. ¿QUÉ ES UNA FICHA DE
CARACTERIZACION DE UN
PROCESO Y CUÁL ES SU
IMPORTANCIA?

2. Centro de Innovación para la Acreditación
Gestión por Procesos

La ficha de proceso: Es un documento que muestra de
una manera práctica, las etapas y actividades relevantes
del proceso desde los elementos de entradas y los
productos/servicios que genera, así como los controles
críticos del mismo. Este documento también nos permite
identificar los recursos, personal involucrado,
indicadores, infraestructura, documentación requerida,
registros entre otros.

3. Centro de Innovación para la Acreditación
Gestión por Procesos

FICHA DE CARACTERIZACIÓN
DE UN PROCESO

4. Centro de Innovación para la Acreditación
Gestión por Procesos

FICHA DE CARACTERIZACION DE PROCESO

5. Centro de Innovación para la Acreditación
Gestión por Procesos
¿CÓMO LLENAR LA FICHA DE
CARACTERIZACIÓN?

6. Centro de Innovación para la Acreditación
Gestión por Procesos

1.- Versión y Fecha:
En estos puntos señalar el número de versión, si es la
inicial se coloca 0. También debemos indicar la fecha
de emisión o actualización de la Ficha
Ejemplo:

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2.- Macroproceso,:
En este punto se coloca el nombre del
Macro proceso y proceso al cual pertenece
el Subproceso a desarrollar, así como el
nombre del subproceso que se esta
caracterizando.
Ejemplo:

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3.- Objetivo:
Aquí indicar: propósito del proceso, para que
existe el proceso, cuál es el valor agregado que
lo diferencia de una actividad.
Ejemplo:

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4.- Requisitos de la Norma:
Indicar el o los requisitos de la norma aplicables al
Sub proceso
Ejemplo:

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5.- Responsable:
Indicar el Cargo del Responsable del Proceso o Dueño del
Proceso. Tiene como rresponsabilidad coordinar, gerenciar u
orientar el proceso y responde por la efectividad de su
resultado.
Ejemplo:

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6.- Alcance:
Indicar la Actividad con la que se inicia el
proceso y con la que culmina.
Ejemplo:

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7.- Proveedor :
Se tienen tres formas de llenar esta esta columna:
1.- Si el proveedor es externo, colocar sólo “PROVEEDOR”.
2.- Si el proveedor es interno (pertenece a la organización pero se
encuentra fuera del alcance del SGC), colocar el nombre del área.
3.- Si el que entrega es un proceso del SGC, escribir EL NOMBRE
DEL PROCESO O SUB-PROCESO.

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Ejemplo:

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8.- Entrada :
Señalar el o los elementos
que dan inicio al proceso,
se consideran entradas
críticas
Nota:
Los insumos (equipos, papel,
etc.) y la normatividad no se
consideran entradas

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Ejemplo:

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9- Etapas/Actividades:
Señalar las etapas relevantes del proceso y en cada una de ellas
las actividades críticas del proceso, es decir las que generan
valor.

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Ejemplo:

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10.- Medidas de Control:
Actividades que aseguran que lo planificado se cumple, así como
los controles críticos de cada etapa

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Ejemplo:

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11.- Salidas Críticas:
Señalar los productos del proceso. Estos
sirven de entrada a otro proceso/sub-proceso
o de salida al cliente.
Nota: Solo se consideraran salidas aquellas en las que el
usuario sea externo al proceso analizado

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Ejemplo:

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12.- Cliente:
Se tienen tres formas de llenar esta columna:
1.- Si el Cliente es externo, escribir “CLIENTE”
2.- Si el Cliente es interno (pertenece a la organización pero se encuentra
fuera del alcance del SGC), colocar el nombre del área.
3.- Si el Cliente es un proceso del SGC que recibe la salida para agregar
valor, escribir EL NOMBRE DEL PROCESO O SUB-PROCESO QUE
RECIBE

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Ejemplo:

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En estas dos columnas se debe colocar:
1.- Documentos internos: la relación de documentos internos
desarrollados o propuestos para asegurar la eficacia del
proceso y que describen de manera más detallada cada uno de
los pasos a seguir.
2.- Documentos Externos: la relación de documentos no
creados por la organización, pero necesarios para desarrollar
las actividades en el proceso.
13.- Documentos:

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Ejemplo:

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14.- Recursos Humanos
En esta columna Listar los cargos del personal involucrado en
el proceso, es decir el que desarrolla las diferentes actividades

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Ejemplo:

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15.- Infraestructura/Ambiente de Trabajo:
En esta columna señalar:
1.- Infraestructura: equipos de computo, softwares, medios
de comunicación, tranportes.
2.- Ambiente de Trabajo: si se requiere de algún ambiente
especial que evite poner en riesgo el servicio o producto.

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Ejemplo:

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16.- Procesos Sub-Contratados:
En esta fila señalar:
Si se contrata algún proceso o sub-proceso o alguna etapa
Ejemplo:

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Se debe definir el o los indicadores que nos permitan
hacer que el proceso/Sub-proceso se oriente a la
mejora continua.
17.- Indicador:

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Ejemplo:

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18.- Registros:
En esta columna listar los registros que muestran
evidencia de los trabajos ejecutados según lo
establecido en el proceso

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Ejemplo:

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36. CINNA - CAMPUS