Comunicación efectiva

1. Instituto Tecnológico Superior de Alvarado Asignatura: Habilidades Directivas II Carrera: Ing.- Gestión Empresarial Profesor: MGC. Augusto S everino Parra

2. Unidad V.- Comunicación Efectiva 2 Elab.- Sergio Páez Hernández

3. Introducción El arte de la comunicación, es una habilidad que cualquier profesionista del área económico-administrativa debe dominar, tanto de forma oral como escrita. La manera de comunicarse es un aspecto de suma importancia que recae en la imagen que proyecta un profesionista ante un público. En la presente exposición se presentan temas relacionados con la comunicación en cuanto a presentaciones orales, escritas, entrevistas y juntas. 3 Elab.- Sergio Páez Hernández

4. Objetivos de la exposición Definir el concepto de imagen directiva Definir el concepto de protocolo directivo Identificar el adecuado procedimiento para las presentaciones efectivas ya sean orales o escritas dichas presentaciones. Definir el concepto de entrevista Identificar las diferentes técnicas para llevar a cabo una entrevista Identificar el adecuado proceso de planeación y conducción de una entrevista. Definir el concepto de junta Identificar como debe planearse una junta y como debe ser conducida la misma. 4 Elab.- Sergio Páez Hernández

5. 5.1.- Imagen Directiva. 5 Elab.- Sergio Páez Hernández

6. Concepto La imagen personal es la presentación de cada individuo que refleja la manera en que se quiere relacionarse con el mundo. Esto incluye: postura, movimientos, rasgos físicos, manera de caminar, risa, tono de voz, higiene, cortesía, educación, etc. 6 Elab.- Sergio Páez Hernández

7. Concepto La imagen directiva, es el reflejo de la personalidad como profesionistas . Para tener una adecuada imagen directiva se necesita: usar las palabras adecuadas, tener un tono de voz adecuado, portar vestimenta adecuada para cada ocasión y seguir el protocolo directivo de cada empresa. 7 Elab.- Sergio Páez Hernández

8. ¿Qué es el protocolo directivo? 8 Elab.- Sergio Páez Hernández

9. Un protocolo es… Una serie de normas consensuadas, dependientes de la jurisprudencia, la tradición y el sentido común de los países que determina el orden jerárquico de las autoridades en actos oficiales . Existen 3 clases de protocolos: Oficial.- Que se refiere a la ordenación de las personas y cosas. Social.- Que se refiere al conjunto de acuerdos tácitos. Empresarial.- Se refiere a los códigos de conducta, comportamiento y organización de la propia entidad. 9 Elab.- Sergio Páez Hernández

10. El protocolo directivo es… El protocolo directivo se define como: los códigos de conducta que la propia empresa establece sobre la comunicación, la imagen, y relaciones de sus empleados entre sí con los demás públicos de la empresa y el exterior. 10 Elab.- Sergio Páez Hernández

11. 5.2.- Conducción de presentaciones orales y escritas 11 Elab.- Sergio Páez Hernández

12. Presentaciones orales y escritas Los directivos tienen que dominar los elementos básicos de la comunicación pública y ser lo suficientemente flexibles para adaptarlos a diversas situaciones. 12 Elab.- Sergio Páez Hernández

13. Presentaciones orales y escritas Las diferencias entre una presentación adecuada y una presentación profesional son muy sutiles. Sin embargo, es relativamente fácil llegar a desarrollar una presentación altamente profesional si se le planifica de antemano y se practica. 13 Elab.- Sergio Páez Hernández

14. Tipos de presentaciones Orales Oratoria Es el arte de persuadir y mover la voluntad del oyente por medio de la belleza de las palabras. 14 Elab.- Sergio Páez Hernández

15. Tipos de presentaciones Orales Declamación Es la recitación artística de una obra literaria, manifestando y complementando la expresión del pensamiento y los sentimientos por medio de sonidos y gestos expresivos. 15 Elab.- Sergio Páez Hernández

16. Tipos de presentaciones Orales Conferencia Es una reunión en donde se abordan temas que por lo general son de origen científico, profesional, filosófico y literario. La labor del conferencista es informar a un público acerca de un tema determinado. 16 Elab.- Sergio Páez Hernández

17. Tipos de presentaciones Orales Discurso Todo discurso tiene el propósito general de transmitir un mensaje. El tratamiento que se le de al mismo, dependerá del propósito especifico que puede ser informar, entretener y/o persuadir. 17 Elab.- Sergio Páez Hernández

18. Tipos de presentaciones escritas 18 Artículos Son escritos breves que tratan de un tema de interés, los cuales precisan hechos pasados, presentes o futuros. Elab.- Sergio Páez Hernández

19. Tipos de presentaciones escritas 19 Informe Un informe es algo tan simple como el texto a través del cual se da cuenta de los avances realizados en un proyecto en particular . Elab.- Sergio Páez Hernández

20. Tipos de presentaciones escritas 20 Memorando El memorando o memorándum es un escrito breve por el que se intercambia información entre diferentes departamentos de una organización para comunicar alguna indicación, recomendación, instrucción o disposición . Elab.- Sergio Páez Hernández

21. 5.3.- Elementos esenciales de las presentaciones efectivas . 21 Elab.- Sergio Páez Hernández

22. Presentaciones efectivas Existen cinco pasos básicos para realizar presentaciones eficaces que denominaremos como las cinco reglas. Estas cinco reglas llevan una secuencia en el sentido de que cada etapa se construye sobre la anterior. La buena comunicación depende fuertemente de un adecuado pensamiento y preparación. 22 Elab.- Sergio Páez Hernández

23. Presentaciones efectivas I.- Elabore una estrategia Identifique el propósito.- ¿Está tratando de motivar, informar, persuadir, demostrar o enseñar ? Adapte el mensaje al auditorio específico.- La clave para desarrollar un mensaje apropiado para el auditorio es entender su conocimiento sobre el tema. Satisfaga las demandas de la situación.- Las expectativas de los receptores acerca de su presentación también son importantes. La situación con frecuencia determina expectativas, como el nivel de formalidad. 23 Elab.- Sergio Páez Hernández

24. Presentaciones efectivas II.- Desarrolle una estructura clara Comience con un pronóstico.- ¿Qué temas se abordaran? ¿Cuáles son los beneficios? ¿Cuál es el objetivo? Elija un patrón organizacional apropiado.- La organización es un punto crítico porque afecta la comprensión del mensaje. Los aprendices retienen más cuando los mensajes están organizados. Utilice transiciones o señales para marcar su progreso.- Es importante dar a su auditorio un “mapa del camino” al inicio de su mensaje. 24 Elab.- Sergio Páez Hernández

25. Presentaciones efectivas II.- Desarrolle una estructura clara Comience con un pronóstico.- ¿Qué temas se abordaran? ¿Cuáles son los beneficios? ¿Cuál es el objetivo? Elija un patrón organizacional apropiado.- La organización es un punto crítico porque afecta la comprensión del mensaje. Los aprendices retienen más cuando los mensajes están organizados. Utilice transiciones o señales para marcar su progreso.- Es importante dar a su auditorio un “mapa del camino” al inicio de su mensaje. Concluya.- Resuma las ideas presentadas. 25 Elab.- Sergio Páez Hernández

26. Presentaciones efectivas III.- Apoye sus ideas Elija una diversidad de apoyo.- Existen muchas razones para utilizar materiales de apoyo, o evidencia, conforme desarrolla su mensaje. Considere a su auditorio cuando elija el apoyo.- Los tipos de materiales de apoyo que elija dependen parcialmente de su auditorio. Utilice ayudas visuales como apoyo.- Las ayudas visuales sirven a las personas para procesar y retener datos. 26 Elab.- Sergio Páez Hernández

27. Presentaciones efectivas IV.- Use un estilo mejorado Estilo de comunicación oral Preparar sus notas Practicar su presentación Comunicar entusiasmo controlado acerca de su tema Comprometer a su auditorio con una entrega eficaz 27 Elab.- Sergio Páez Hernández

28. Presentaciones efectivas IV.- Use un estilo mejorado Estilo de comunicación escrita Desarrollar precisión mecánica en su escrito Practicar la precisión de los hechos en su escrito Construir mensajes escritos con precisión verbal Prestar atención al tono Utilizar formato apropiado 28 Elab.- Sergio Páez Hernández

29. Presentaciones efectivas V.- Complete su presentación al responder a preguntas y retos Anticipar las preguntas y preparar cuidadosamente las respuestas.- Preparar las respuestas a las preguntas difíciles. Responder a las objeciones en forma ordenada . Mantener el control de la situación.- Equilibrar las demandas de individuos específicos con el interés del grupo. 29 Elab.- Sergio Páez Hernández

30. 5.4.- Conducción de entrevistas 30 Elab.- Sergio Páez Hernández

31. ¿Qué es una entrevista? Una entrevista es un diálogo entablado entre dos o más personas: el entrevistador o entrevistadores que interrogan y el o los entrevistados que contestan. La palabra entrevista deriva del latín y significa "Los que van entre sí". Se trata de una técnica o instrumento empleado para diversos motivos, investigación, medicina, selección de personal, etc. 31 Elab.- Sergio Páez Hernández

32. 5.4.2.- Técnicas para conducir una entrevista. 32 Elab.- Sergio Páez Hernández

33. Técnicas para conducir una entrevista En la medida en que el entrevistador valla adquiriendo mayor y mas profunda experiencia en el ámbito de la entrevista también ira aumentando sus recursos para manejar adecuadamente los diferentes tipos de entrevista que se deba aplicar . Existen variedad de técnicas, algunas de las mas comunes se mencionan a continuación: 33 Elab.- Sergio Páez Hernández

34. La observación Esta técnica nos reportara siempre una gran efectividad de la entrevista, es muy importante que el entrevistado goce de un buen estado físico (buena vista, buen oído, ningún trastorno de nervios etc.), así como una importante concentración para evitar perdidas de algún punto importante durante la entrevista. 34 Técnicas para conducir una entrevista Elab.- Sergio Páez Hernández

35. Técnica del eco El entrevistador dirige la conversación hacia sus objetivos, sin necesidad de apoyarse en preguntas cerradas, haciendo que el entrevistado narre más sobre aspectos importantes del tema que esta tratando, sino que note la presión directa del entrevistador. 35 Técnicas para conducir una entrevista Elab.- Sergio Páez Hernández

36. Técnica del eco El procedimiento consiste en repetir en forma interrogativa y con las mismas palabras que uso el entrevistado la frase final o frase clave que acaba de decir. Ejemplo: Entrevistado – “El motivo por el cual deje mi anterior trabajo es por mi horario, era muy inadecuado” Entrevistador – “¿Muy inadecuado?” 36 Técnicas para conducir una entrevista Elab.- Sergio Páez Hernández

37. Técnica del silencio El silencio dentro de una conversación , se considera desagradable y este vacío es llenado inmediatamente por alguna de las partes. Un momento de silencio durante la entrevista puede crear tal impacto que el entrevistado, se vea obligado en un nivel inconsciente a hablar para romper el silencio. 37 Técnicas para conducir una entrevista Elab.- Sergio Páez Hernández

38. Presión emocional Sirve para medir el grado de control emocional que el entrevistado tiene de si mismo. Esta técnica consiste en hacerle sentir al entrevistado que no creemos en lo que esta diciendo , provocándole para perder los estribos. 38 Técnicas para conducir una entrevista Elab.- Sergio Páez Hernández

39. 5.4.3 Planeación y conducción de entrevistas. 39 Elab.- Sergio Páez Hernández

40. Planeación de la entrevista 40 Elab.- Sergio Páez Hernández

41. Planeación de la entrevista I.- Establecer el propósito y la agenda.- Como en cualquier evento de comunicación planeado, debe definirse claramente su propósito para efectuar la entrevista. En una entrevista, como en una presentación oral, pregúntese qué quiere lograr. ¿Desea recopilar información? ¿Persuadir? ¿Aconsejar? ¿Evaluar ? Con base en esto, escriba una lista de temas que deben ser cubiertos en la entrevista. 41 Elab.- Sergio Páez Hernández

42. Planeación de la entrevista II.- Crear buenas preguntas que alienten el compartir la información.- Las preguntas surgen del propósito y agenda y son los medios fundamentales por los que obtiene información en una entrevista. 42 Elab.- Sergio Páez Hernández

43. Planeación de la entrevista III.- Estructurar la entrevista utilizando auxiliares de entrevista.- Después de determinar el propósito y la agenda, y luego de formular sus preguntas, la siguiente etapa en la preparación de una entrevista es desarrollar una estructura. Para hacer esto, necesita pensar acerca de tres cosas: la guía de la entrevista, la secuencia de preguntas y las transiciones. La guía de la entrevista es una delineación de los temas y subtemas que desea cubrir. 43 Elab.- Sergio Páez Hernández

44. Planeación de la entrevista Mientras construye la guía de la entrevista, también necesita preocuparse por la secuencia de las preguntas, es decir, cómo se interconectarán. Los dos tipos más comunes de secuencias de preguntas son: secuencia de embudo y secuencia de embudo invertido . 44 Generales Especificas Especificas Generales Secuencia de embudo Secuencia de embudo invertido Elab.- Sergio Páez Hernández

45. Planeación de la entrevista Luego de establecer la secuencia de sus preguntas debe considerar qué tipos de transiciones puede utilizar para ayudar al entrevistado a seguirle . Las transiciones en una entrevista desempeñan la misma función que las transiciones en una presentación oral: ayudan a los receptores a mantenerse enfocados y hacerlos consientes de dónde está el orador en términos de la organización general. 45 Elab.- Sergio Páez Hernández

46. Planeación de la entrevista IV.- Planeación del entorno para mejorar la armonía.- La ubicación de la entrevista puede tener un impacto importante sobre la atmósfera y el resultado. Si sostiene la entrevista en su oficina o en la sala de juntas de una organización, creará una atmósfera formal. Por otro lado, si realiza la entrevista en un área más neutral, como un restaurante, el clima será más relajado . 46 Elab.- Sergio Páez Hernández

47. Planeación de la entrevista V.- Anticipar los problemas y preparar las respuestas.- Cuando se prepare una entrevista, debe considerarse qué tipos de problemas puede encontrar. Imaginarse cómo puede responder el entrevistado a lo que usted tiene que preguntar y prepárese para sus objeciones y preguntas . 47 Elab.- Sergio Páez Hernández

48. 48 Conducción de la entrevista Elab.- Sergio Páez Hernández

49. Conducción de la entrevista I.- Establecer y mantener un clima de comunicación de apoyo.- El clima de la entrevista se refiere al tono y a la atmósfera en general en la que ocurre la entrevista. Una entrevista, como cualquier otro evento de comunicación interpersonal, debe ser una interacción de apoyo en la que los participantes se sientan libres de comunicarse con precisión. 49 Elab.- Sergio Páez Hernández

50. Conducción de la entrevista II.- Introducción de la entrevista.- La comunicación de apoyo comienza inmediatamente en la introducción, donde usted establece el tono y el clima de la entrevista. Debe saludar al entrevistado de tal manera que construya armonía positiva. Las impresiones creadas en los minutos iniciales de una entrevista son cruciales para su éxito . Debe decirle a un entrevistado: E l propósito de la entrevista; Cómo ayudará a satisfacer ese propósito; Cómo se utilizará la información obtenida durante la entrevista. 50 Elab.- Sergio Páez Hernández

51. Conducción de la entrevista III.- Conducción del cuerpo de la entrevista.- En general, el cuerpo de la entrevista seguirá la guía de la entrevista, que es una secuencia predeterminada de preguntas. Existen tres tipos de guías: Estructuradas (Se sigue la guía al pie de la letra) Semi-estructuradas (La guía se usa resaltando lo mas importante) No estructuradas . (La guía se utiliza como agenda) 51 Elab.- Sergio Páez Hernández

52. Conducción de la entrevista IV.- Conclusión de la entrevista.- La tercera etapa de la entrevista es la conclusión. Cuando concluye una entrevista, debe cumplir cuatro propósitos. Primero , asegúrese de indicar explícitamente que la entrevista está a punto de terminar. Diga algo como: “ Bien, esas son todas las preguntas que tengo ” o “usted ha sido muy útil ”. En segundo lugar, trate de resumir la información que obtuvo. Tercero, permita que el entrevistado sepa lo que va a suceder después. Finalmente, asegúrese de seguir construyendo la relación al expresarle su aprecio por el tiempo y por sus cuidadosas respuestas. 52 Elab.- Sergio Páez Hernández

53. Conducción de la entrevista V.- Registre la información.- Cuando ha planeado la entrevista perfectamente y ha realizado todas las preguntas y sondeos correctos, si no puede recordar con precisión la información obtenida, la entrevista no puede ser considerada como un éxito. Una mejor forma de recordar la información es tomar notas durante la entrevista, grabar la entrevista en formato de sonido o video o realizar la entrevista con un asistente. 53 Elab.- Sergio Páez Hernández

54. 54 Ver video Elab.- Sergio Páez Hernández

55. 5.5.- Conducción de juntas. 55 Elab.- Sergio Páez Hernández

56. ¿Qué es una junta? E s una reunión entre colaboradores (empleados y jefes) con un objetivo común, en un mismo espacio y a un determinado tiempo. En una organización, una junta es convocar a dos o más personas con el propósito de lograr un objetivo común a través de la interacción verbal, tales como el intercambio de información o la posibilidad de llegar a un acuerdo. 56 Elab.- Sergio Páez Hernández

57. Conducción de juntas eficaces Convertirse en planificador y conductor de juntas hábil (directivo de juntas) es un requisito previo para la eficacia directiva y organizacional . Hay varias razones para que esta habilidad sea crucial. Una se debe a que mucho del tiempo de los directivos se emplea en juntas . 57 Elab.- Sergio Páez Hernández

58. Conducción de juntas eficaces Una segunda razón es que las juntas constituyen un costo importante . 58 Elab.- Sergio Páez Hernández

59. Conducción de juntas eficaces Una tercera razón es que las juntas son el lugar donde realmente se toman o revisan la mayor parte de las decisiones corporativas. 59 Elab.- Sergio Páez Hernández

60. Las cinco “P” para juntas eficaces 60 Elab.- Sergio Páez Hernández

61. Las cinco “P” para juntas eficaces Los directivos de juntas eficaces conocen las cinco etapas de preparación para conducir juntas: Propósito; Participantes; Plan; P articipación y ; P erspectiva . 61 Elab.- Sergio Páez Hernández

62. 5.5.2.- Cómo programar una junta efectiva. 62 Elab.- Sergio Páez Hernández

63. I.- Propósito El propósito se refiere a la razón por la que se realiza una junta. Hay tres funciones para realizar una junta: hacer anuncios, tomar decisiones y lluvia de ideas. 63 Elab.- Sergio Páez Hernández

64. I.- Propósito Las juntas productivas resultan de una buena toma de decisiones y de lluvia de ideas. Una junta se debe realizar cuando apliquen una o más de las siguientes condiciones: Compartir información. Construcción de compromiso. Diseminación de información y retroalimentación. Solución de problemas. 64 Elab.- Sergio Páez Hernández

65. II.- Participantes La segunda P, participantes, se refiere a los individuos invitados a asistir a una junta . Al realizar una junta eficaz, es importante determinar el tamaño, la composición y las habilidades de los participantes . La composición de la junta se refiere a las tres principales dimensiones duales : Homogeneidad–heterogeneidad Competencia–cooperación Actividad–proceso 65 Elab.- Sergio Páez Hernández

66. III.- Planificación La tercera P, planificación, se refiere a la preparación de la agenda para la junta. Con frecuencia, la justificación para una junta es clara y los individuos apropiados están presentes, pero, la junta todavía parece flotar, vagar sin rumbo, o es incapaz de producir una decisión final. Existen algunas reglas para planear las juntas eficazmente: 66 Elab.- Sergio Páez Hernández

67. III.- Planificación Regla de las mitades . - Todos los temas de una agenda para una junta que se aproxima deben estar en las manos del programador de la junta no más tarde que a medio tiempo entre la última junta y la siguiente. 67 Temas Elab.- Sergio Páez Hernández

68. III.- Planificación Regla de los informes.- Las juntas avanzan mejor si la ronda usual de “informes” no ocurre. 68 Elab.- Sergio Páez Hernández

69. III.- Planificación Regla de la agenda .- Las agendas para las juntas deben ser escritas con verbos activos o resúmenes de oraciones , no con palabras simples. En vez de decir “ minuta ”, por ejemplo, utilice “aprobar minuta”. 69 Elab.- Sergio Páez Hernández

70. III.- Planificación Regla de los tercios .- Todas las juntas se dividen en tres partes: 1) periodo de inicio en el que se abarcan los temas menos difíciles cuando llegan los que vienen demorados y la gente comienza a participar en el tema; 2) periodo de trabajo duro en el que se consideran los temas más difíciles, y 3) periodo de descompresión en el que la junta comienza a disolverse. 70 Inicio Trabajo Duro Descomprensión Elab.- Sergio Páez Hernández

71. III.- Planificación Regla de la campana de la agenda.- Esta regla es más específica acerca de cuándo deben cubrirse ciertos tipos de temas de la agenda. Los temas de la agenda deben ser considerados en orden ascendente de controversia, luego se debe voltear la atención a los temas de discusión y descompresión. 71 Elab.- Sergio Páez Hernández

72. 5.5.3.- Como conducir una junta. 72 Elab.- Sergio Páez Hernández

73. IV.- Participación La cuarta P, participación, se refiere al proceso real de las juntas y los métodos utilizados para asegurar que éstas incluyan a todos los presentes. 73 Elab.- Sergio Páez Hernández

74. IV.- Participación Proporcionar introducciones .- Los participantes en las juntas deben ser presentados entre ellos y ayudados a sentirse cómodos juntos, en especial si se van a considerar temas de controversia. 74 Elab.- Sergio Páez Hernández

75. IV.- Participación Establecer reglas básicas .- Debe aclararse cuánta participación se espera, qué variaciones de la agenda serán toleradas y qué marco de tiempo habrá. Establecer una estructura para la junta al inicio ayuda a mantener la junta enfocada. 75 Elab.- Sergio Páez Hernández

76. IV.- Participación Establecer reglas de decisión .- Las reglas de decisión son normas que hacen que las decisiones parezcan bien a los participantes. Necesitan ser establecidas al inicio de la junta. 76 Elab.- Sergio Páez Hernández

77. V.- Perspectiva La última P es perspectiva. La perspectiva nos hace ver las juntas desde la distancia. Significa evaluar cada junta , y de vez en cuando las decisiones y el proceso de las series de juntas. 77 Elab.- Sergio Páez Hernández

78. Ver video 78 Elab.- Sergio Páez Hernández

79. Conclusión El adecuado dominio de la comunicación llevara al éxito de la obtención de la información o comunicación de la misma. De no dominar dicho elemento, este puede traer seberas consecuencias, tanto para la empresa como para el profesionistas que realice algunas de las funciones expuestas. 79 Elab.- Sergio Páez Hernández

80. Bibliografía Whetten, David. Cameron, Kim. Desarrollo de habilidades directivas. Sexta edición. Editorial Pearson. México. D.F. 80 Elab.- Sergio Páez Hernández