Copy of administrasi-ketatausahaan-dan-struktur-organisasi-2.ppt

merumuskan pengertian tatausaha sebagai “segenap rangkaian aktivitas menghimpun, mencatat, mengolah, mengganda, menggirim, dan menyimpan keterangan-keterangan yang diperlukan dalam setiap organisasi

1. ADMINISTRASI KETATAUSAHAAN ADMINISTRASI KETATAUSAHAAN
DAN STRUKTUR ORGANISASIDAN STRUKTUR ORGANISASI
Pungut Wijaya, S.Sos, MM

2. I. ADMINISTRASI
KETATAUSAHAAN

3. A. Pengertian Administrasi KetatausahanA. Pengertian Administrasi Ketatausahan

The Liang GieThe Liang Gie (1998;16) merumuskan pengertian (1998;16) merumuskan pengertian
tatausaha sebagai “segenap rangkaian tatausaha sebagai “segenap rangkaian
aktivitas menghimpun, mencatat, mengolah, aktivitas menghimpun, mencatat, mengolah,
mengganda, menggirim, dan menyimpan mengganda, menggirim, dan menyimpan
keterangan-keterangan yang diperlukan dalam keterangan-keterangan yang diperlukan dalam
setiap organisasi”.setiap organisasi”.

Dalam buku dasar-dasar administrasi Dalam buku dasar-dasar administrasi
pendidikan yang di susun oleh staf pengajar FIP pendidikan yang di susun oleh staf pengajar FIP
IKIP Padang (1986;61) dikemukakan bahwa IKIP Padang (1986;61) dikemukakan bahwa
“administrasi ketatausahaan meliputi segenap “administrasi ketatausahaan meliputi segenap
kegiatan mulai dari pembuatan, pengelolaan, kegiatan mulai dari pembuatan, pengelolaan,
penataan sampai dengan penyimpanan semua penataan sampai dengan penyimpanan semua
bahan keterangan yang diperlukan oleh bahan keterangan yang diperlukan oleh
organisasi” organisasi”

4. Berdasarkan pengertian diatas, bahwa pola
perbuatan dalam kegiatan ketatausahan meliputi:
•Menghimpun segala keterangan yang di
perlukan.
•Mencatat berbagai keterangan baik dalam
bentuk tulisan ataupun dalam audio visual
secara manual maupun elektronik sehingga
dapat dibaca, dikirim, dan disimpan.
•Mengolah berbagai keterangan-keterangan
yang telah dihimpun untuk dapat ddisajikan
sebagai informasi.

5. B. Kegiatan administrasi ketatausahaan
•Melayani pelaksanaan pekerjaan-pekerjaan
operatif untuk mencapai tujuan organisasi
•Menyediakan keterangan-keterangan bagi
pimpinan organisasi untuk membuat
keputusan atau melakukan tindakan yang
tepat
•Membantu kelancaran perkembangan
organisasi sebagai suatu keseluruhan
Implikasi peranan kegiatan ketatausahan
dalam dunia pendidikan
Dikemukakan oleh The Liang Gie (1998) kegiatan
tatausaha mempunyai peranan pokok, yaitu:

6. C. Pelayanan kantor
•Eksistensi kantor atau organisasi baik
organisasi produk maupun jasa ditentukan oleh
kualitas layanan. Konsep layanan, dapat
dikategorikan atas layanan intern dan layanan
ekstern.
•Layanan intern adalah layanan yang diberikan
oleh personil organisasi kepada personil lainnya,
seperti: siswa dilayani oleh guru dalam kegiatan
belajar mengajar dan guru dilayani oleh
bendahara sekolah dalam hal penggajian.
•Layanan ekstern adalah layanan terhadap
masyarakat atau oaring yang tidak termasuk
angota organisasi. Layanan dapat dilakukan
secara langsung melalui tatap muka atau
melalui suatu alat komunikasi.

7. Beberapa hal yang perlu diperhatikan dalam
pelayanan secara langsung adalah:
•Menghormati pelanggan
•Mengetahui maksud pelayanan
•Menyenangkan pelanggan
•Menghindari berbisik atau bersenda gurau dengan
personil lain sehingga dapat menimbulkan rasa
kurang menyenangkan bagi pelanggan
•Hindarkan sikap yang menunjukkan “pemberian
prioritas” kepada pelangan tertentu
•Lupakan persoalan pribadi pada saat melayani
pelanggan sehingga dapat tercipta suasana yang
ramah
•Gunakan pakaian yang rapi

8. Beberapa hal yang perlu diperhatikan dalam
layanan melalui alat komunikasi adalah:
•Segeralah mengangkat gang telepon bila telepon berdering
•Siapkan peralatan untuk mencatat pesan
•Nyatakan nama kantor atau unit setelah mengangkat gang
telepon atau telepon tersambung
•Sebutlah nama penerima telepon untuk lanjutan pembicaraan
•Berusahalah mengidentifikasi penelepon bila penelepon tidak
menyatakan identitasnya
•Pastikan alamat yang ingin dituju oleh penelepon
•Mintalah persetujuan pimpinan bila penelepon tidak
menggemukakan masalah yang ingin disampaikannya dan
ingin berbicara dengan pimpinan
•Beri keterangan dengan alasan yang tidak rinci bila pimpinan
tidak bersedia menerima telepon atau sedang tidak berada
dikantor
•Pastikan bahwa nama atau istilah ditulis dengan tepat

9. D. Pengelolaan surat
•Jenis surat : dibedakan atas 14 jenis; Surat dinas, Nota dinas, Memo,
Surat pengantar, Surat kawat, Surat keputusan, Surat edaran, Surat
undangan, Surat tugas, Surat kuasa, Surat pengumuman, Surat
pernyataan, Surat keterangan,Berita acara
•Sifat dan derajat surat :Surat sangat sahasia, Surat rahasia, Surat
terbatas, Surat biasa. Derajat surat dikelompokkan atas tiga derajat;
kilat, segera, biasa.
•Pencantuman alamat surat: Alamat surat dicantumkan pada sampul
surat dan kepala surat
•Kode surat: Kode jabatan, Kode unit, Kode Perihal
•Pemakaian Singkatan: Singkatan penggunaan dan penulisannya dalam
penandatanganan surat adalah a.n. (atas nama) dipergunakan jika yang
berwenang menadatangani surat menguasakan penandatanganan surat
kepada pejabat setingkat dibawahnya, dll
•Cap Jabatan dan Cap DinasCap jabatan merupakan cap atau stempel
yang dipergunakan oleh pejabat tertentu sedangkan cap dinas
merupakan cap atau stempel yang dipergunakan oleh setiap pejabat
•Prosedur Pengrusan Surat; Penerima Surat, Pengirim surat, Pencatat
surat, Pengarah surat, Pengolah surat.

10. E. Pengelolaan arsip
•Arsip adalah naskah yang dibuat dan
diterima oleh lembaga-negara atau swasta,
dalam membentuk dan corak apapun, baik
dalam keadaan tunggal maupun
berkelompok dalam rangka pelaksanaan
kegiatan lembaga tersebut.
•Kegiatan pengelolaan arsip terdiri dari: Azaz
penataan arsip, System penataan arsip,
Prosedur penataan arsip, Peralatan dalam
penataan arsip, Peminjaman arsip,
Penyusunan arsip, Pemeliharaan arsip

11. F. Peranan Sekretaris dalam
administrasi ketatausahaan
•Terlibat secara langsung atau tidak langsung
dalam memberi layanan
•Menghimpun, mencatat, mengolah,
mnggandakan, mengirim, menyimpan dan
menemukan kembali berbagai keterangan
yang berkenaan maupun yang menunjang
penyelenggaraan urusan organisasi.
•Membantu perkembangan organisasi dengan
memberikan masukan-masukan yang bersifat
inovatif dan kreatif dalam meningkatkan
kualitas pelayanan, baik secara ekternal
maupun internal.

12. II. STRUKTUR ORGANISASI

13. A. Pengertian struktur Organisasi
•Struktur organisasi yaitu meknisme-
mekanisme farma dengan mana
organisasi dikelola. Struktur organisasi
menunjukkan kerangka dan susunan
perwujudan pola tetap hubungan-
hubungan diantara fungsi-fungsi, bagian-
bagian, posisi-posisi maupun orang-orang
yang menunjukkan kedudukan tugas
wewenang dan tanggungjawab yang
berbeda dalam suatu organisasi.

14. B. Prinsip-prinsip dasar suatu organisasi
–Prumusan tujuan secara jelas
–Anggota organisasi harus memahami dan menjiwai tujuan yang
akan dicapai
–Adanya pembagian kerja sedemikian rupa, yang dilakukan atas
dasar perbedaan kemampuan dan minat anggota organisasi.
–Pelimpahan wewenang sesuai tanggung jawab
–Hirarki wewenang dari atas sampai kebawah harus dilakukab
secara tegas
–Kesatuan arah dari pelaksanaan kegiatan dan pemberdayaan
sumber-sumber organisasi.
–Adanya kesatuan perintah diantara pimpinan dan anggota
organisasi.
–Tentang pengawasan yang memaadai
–Susunan strutur organisasi secara sederhana sesuai kebutuhan
dan potensi organisasi
–Pola dasar organisasi hendaknya relative permanent.

15. C. Proses pengorganisasian
–Perincian seluruh pekerjaan yang harus
dilaksanakan untuk mencapai tujuan organisasi.
–Pembagian beban kerja total menjadi kegiatan-
kegiatan yang secara logis dapat dilaksanakan oleh
1 orang – tidak terlalu berat sehingga tidak dapat
diselesaikan atau terlalu ringan sehingga ada
waktu mengganggur, tidak efisien dan terjadi biaya
yang tidak perlu.
–Pengadaan dan pengembangan suatu mekanisme
untuk mengkoordinasikan pekrjaan para anggota
organisasi menjadi kesatuan yang terpadu dan
harmonis.

16. D. Desain Organisasi
•Desain organisasi berkenaan dengan
kegiatan menciptakan struktur tugas dan
wewenang dalam organisasi. Tugas-tugas
dalam organisasi dikelompokkan kedalam
satu kesatuan kerja atau unit.
•4 kategori dalam desain organisasi :
a. Pembagian kerja
b. Depertementalisasi
c. Rentang kendali
d. Pelimpahan wewenang.

17. E. Organisasi Informal
Fungsinya:
–Menetapkan, memperkuat, meneruskan norma,
norma dan nilai social budaya para anggota
kelompok.
–Memberikan dukungan terhadap tujuan
organisasi dan bantuan terhadap pelaksanaan
tugas manejer.
–Menstimulasi
–Memberikan kepuasan dan status social kepada
para anggota yang tidak dapat diperoleh dari
organisasi.

18. 4.1 KOMUNIKASI
•Komunikasi merupakan proses mengirim dan
menerima pesan, dan dikatakan efektif apabila pesan
tersebut dapat dimengerti dan menstimulasi
tindakan atau mendorong orang lain untuk bertindak
sesuai dengan pesan tersebut (Bovee, 2003)

19. • Bagan Proses Komunikasi

20. Empat Fungsi Komunikasi
•Fungsi kontrol
•Fungsi motivasi
•Fungsi emosi
•Fungsi informasi

21. 4.2 KOMUNIKASI YANG EFEKTIF
-Bentuk dasar komunikasi yaitu :
•Komunikasi verbal
•Komunikasi non verbal
•Komunikasi tulisan.

22. Empat Asas Komunikasi
•Komunikasi berlangsung antara pikiran seseorang
dengan pikiran orang lain
•Orang hanya memahami suatu hal jika
menghubungkan dengan hal yang dimengerti
•Orang yang melakukan komunikasi memiliki
kewajiban untuk membuat dirinya dimengerti
•Orang yang tidak paham dalam menerima pesan
mempunyai kewajiban untuk meminta penjelsan

23. Komunikasi
yang efektif
Pemecahan masalah
lebih cepat
Meningkatkan
produktivitas
Keputusan yang
lebih kuat
Hubungan bisnis
yang lebih kuat
Arus kerja yang
lebih siap
dan efektif
Meningkatkan
citra profesional
Materi promosi
yang lebih jelas
Meningkatkan
tanggapan
stakeholders
• Manfaat Komunikasi yang Efektif

24. Ciri Pesan yang Efektif
•Menyediakan informasi yang praktis
•Memberikan fakta dibandingkan kesan
•Mengklarifikasi dan menyingkat infomarsi
•Menyatakan tanggung jawab secara jelas
•Membujuk dan menyadiakan rekomendasi

25. 4.3 MENDENGARKAN
Elemen proses mendengarkan
•Memahami (sensing)
•Menyaring (filtering)
•Mengingat (remembering).

26. Kiat Meningkatkan Kemampuan
Mendengarkan
•Komitmen untuk memperbaiki
•Fokus
•Meningkatkan akurasi penyaringan informasi
•Konsentrasi untuk mengingat.

27. Tantangan Komunikasi Masa Kini
•Perkembangan teknologi
•Globalisasi dan perbedaan budaya antar pegawai
•Organisasi yang berbasis tim.

28. 4.4 KOMUNIKASI DALAM ORGANISASI
Formal Informal
InternalKomunikasi yang sudah
direncanakan masing-
masing bagian (surat, e-
mail, memo) mengikuti
prosedur suatu
organisasi
Komunikasi yang sudah
direncanakan dengan pihak
luar (surat, laporan, memo,
pidato, website, maupun
press release)
Ekster-
nal
Komunikasi kasual yang
terjadi antaranggota
organisasi (e-mail, faca to
face, telepon) yang tidak
mengikuti prosedur
suatu organisasi
Komunikasi kasual yang
berlangsung dengan
pelanggan, penyalur, investor
(e-mail, face to face, telepon)
Bentuk komunikasi

29. 4.5 HAMBATAN KOMUNIKASI DAN KIAT
UNTUK MENGATASINYA
•Empat hambatan komunikasi yaitu:
1.Perbedaan bahasa dan persepsi.
2.Gangguan komunikasi (gangguan fisik dan
emosional)
3. Overload informasi
4.Penyaringan yang tidak tepat.

30. •Kiat yang dapat dilakukan untuk meminimalisir
dampak hambatan komunikasi (Quible, 2003), yaitu:
1.Melakukan pendekatan yang berpusat pada audiens
2.Mengembangkan iklim komunikasi yang terbuka
3.Komitmen untuk berkomunikasi secara etis.
4.Menggunakan pesan yang singkat dan efektif.

31. Terima kasih