COSA E' IL GTD E COME CI AIUTA NELLA GESTIONE DELLE NOSTRE ATTIVITA'

Il GTD è un metodo sviluppato da David Allen per la gestione delle nostre attività.

1. Il GTD

Roberta Longoni
MACSE Italia
www.macseitalia.it


6 novembre 2013

2. Slide 2 www.macseitalia.it

PREMESSA

3. 3 www.macseitalia.it

Il GTD: cos’è

Detto, fatto! (Getting
Things Done), è il titolo
di un libro di David Allen,
che tratta un sistema
di gestione del
tempo e di
organizzazione delle
proprie attività.
E’ LA BIBBIA DELLA
PRODUTIVITA’

4. 4 www.macseitalia.it

Il GTD: cos’è

Il GTD è un sistema di gestione del tempo e di organizzazione
delle proprie attività – SIA LAVORATIVE CHE PERSONALI.

Parte dal presupposto che le persone hanno necessità di sgombrare la
propria mente dall'assillo di ricordare compiti, appuntamenti e dettagli.

Il metodo ha lo scopo di
«liberare la mente dal lavoro di ricordare ogni cosa che deve
essere fatta» e, quindi, concentrarsi pienamente
sull'«eseguire questi compiti».

5. 5 www.macseitalia.it

Il GTD: cos’è

Con un ribaltamento di prospettiva, si
è infatti osservato che in realtà lo
scopo finale del metodo è quello di
avere la mente libera e rilassata, non
quello di essere organizzato.

L'organizzazione è un male
necessario per sgombrare la
propria mente dagli assili e
dalle pressioni quotidiane,
per liberarsi dallo STRESS.

6. 6 www.macseitalia.it

Il GTD: cos’è

E’ un METODO che si può utilizzare
con l’ausilio di qualunque supporto:
CARTACEO, tutte le liste vengono
redatte e gestite esclusivamente
su carta
DIGITALE, tutte le liste vengono
redatte e gestite esclusivamente
in modo digitale
IBRIDO, una via di mezzo dei primi
due tipi, come per esempio
scrivere le liste al computer e poi
stamparle per gestirle su carta.

7. 7 www.macseitalia.it

Il GTD: cos’è

Io appartengo strenuamente alla seconda categoria e
nello specifico alla sottocategoria mobile. I grossi
vantaggi del digitale a mio parere sono:
è sempre disponibile (cioè puoi averlo sempre a
portata di mano e si accende immediatamente, non
ha cioè bisogno di un lungo avvio come per i PC)
metti le informazioni immediatamente al posto
giusto
hai sempre tutte le informazioni con te
puoi sincronizzare tutte le informazioni con il PC
in pochi secondi puoi fare in qualsiasi momento un
backup di tutte le informazioni su una scheda di
memoria rimovibile.

8. Slide 8 www.macseitalia.it
Superare i sentimenti di confusione, ansia e sovraccarico
Stabilire obiettivi, strategie, visione e aree di interesse
Affrontare la vita, il lavoro e il multitasking
Gestire un elenco delle attività in modo efficiente ed
efficace
Essere in pace su ciò che si sceglie di non fare.





















IL MENTORING: COS'E' E COME FUNZIONA
I RUOLI NEL MENTORING

Obiettivi del metodo

9. 9 www.macseitalia.it

Le basi del GTD

I modi con cui Allen suggerisce di organizzarsi sono i
seguenti:
• Sviluppare un "sistema fidato" a tenuta stagna - tutte le azioni devono essere registrate e
gestite in qualche modo (ad esempio un blocco note, un sistema informatico, etc)
• Raggruppare le azioni da fare - Allen suggerisce di categorizzare non per progetti ma per
luoghi dove queste azioni vanno compiute (ad esempio al computer, al supermercato, a casa,
in vacanza)
• Non fare distinzioni fra lavoro e compiti privati - per la nostra mente questa distinzione è
inutile e complicherebbe il sistema di lavoro
• Seguire la regola dei 2 minuti - se un'azione può essere fatta in meno di due minuti va fatta
subito
• Processare tutti gli input - organizzare uno, o pochissimi, punti in cui lettere, files, oggetti,
vengano raccolti e analizzati in seguito
• Fare una revisione settimanale - rivedere le priorità delle attività private e lavorative della
settimana passata e pianificare quelle della settimana seguente.

10. 10 www.macseitalia.it

I processi del GTD

11. 11 www.macseitalia.it

1. RACCOGLIERE

Si tratta di METTERE IN UN UNICO POSTO TUTTE LE INFORMAZIONI CON
CUI VENIAMO IN CONTATTO durante la nostra giornata.
Un unico posto perché dobbiamo essere sicuri che in quell’unico posto
noi troveremo TUTTO quello che dobbiamo processare: una scatola fisica,
un’agenda, una casella di posta elettronica, un registratore, un notebook,
o una semplice combinazione di questi.

Bisogna raccogliere TUTTO:
•Info cartacee
•Info digitalizzate
•IDEE
IL TRUCCO E’ DI FARE IN MODO CHE NON SFUGGA NULLA : fai uscire ogni
cosa dalla tua mente e mettila nel bucket, pronto per essere elaborato.
NON FARE AFFIDAMENTO SULLA TUA MEMORIA.

12. 12 www.macseitalia.it

1. RACCOGLIERE

Bisogna raccogliere TUTTO, anche le idee, i messaggi di posta,
TUTTO quello che non dobbiamo dimenticare!!
OBIETTIVO : ELABORARE UN TRUSTED SYSTEM

13. 13 www.macseitalia.it

1. RACCOGLIERE

La prima attività consiste nel perlustrare l’ambiente (sia di lavoro che casa),
cercare TUTTE LE COSE FUORI POSTO e metterle in un unico contenitore di
raccolta.

Dovete raccogliere ciarpame, appunti, foglietti, note, scarabocchi, documenti, in un unico
contenitore di raccolta:
Comunicazioni (segreteria telefonica, email, lettere, post it ecc.)
Memo di Riunioni / Verbali
Finanze / Amministrazione (estratti conto della banca, scontrini ecc.)
Clienti / Marketing
Materiale da ufficio (manuali / garanzie / procedure / etc)
Cose da acquistare
Commissioni da fare
Libri / articoli da leggere
Sviluppo personale e professionale (questa è molto importante, fate sempre che ci sia
almeno una di queste attività nel vostro contenitore)
Manutenzione da fare x casa, automobile, ufficio (vivere in un ambiente organizzato e
salubre è indispensabile)

14. 14 www.macseitalia.it

1. RACCOGLIERE

La seconda attività consiste nello svuotare la vostra RAM, cioè la vostra
testa.

Vi consiglio di scrivere ogni PENSIERO, IDEA O PROGETTO su fogli separati.
POI li riuniremo in una lista.
Metteteci tutto, cose che forse farete tra un anno o più, cose che dovete fare tra
mezz’ora, cose che rimandate da mesi.

Puntate sulla QUANTITA’: è molto meglio rischiare di esagerare che di dimenticarsi
qualcosa. Potete sempre buttare via DOPO.
Registrate TUTTO in ordine sparso, dall’idea della vita alla commissione più
semplice.
Spremete bene tutto fuori dal cranio, anche riordinare il sottoscala, pulire sotto i divani,
affittare quel film in videoteca o restituire quel libro al vostro amico Caio. Tecnicamente, più
avanti, alcune di queste cose saranno da considerare progetti, alcune semplici azioni, ma per
ora potete mettere tutto assieme.

15. 15 www.macseitalia.it

1. RACCOGLIERE

Fate una lista delle cose da fare, TUTTO quello che vi viene in mente.
La chiameremo PROTO-MEGA-LISTA perché da questa ne
scaturiranno tante altre.
Nella proto-mega-lista deve comparire tutto quello
che si ha in mente di voler fare, è importante che al
termine di questo la mente sia completamente
sgombra.

E’ molto probabile che facendo questo esercizio saltino fuori
cose alle quali non pensate da mesi.
Questo è dovuto al fatto che ci sono angoli remoti della
mente che hanno conservato quella roba per tutto questo
tempo. E’ quello che vogliamo evitare.

La mente si deve occupare di creare, di generare idee, di
godere l’attimo che fugge. Non deve fare da magazzino.

16. 16 www.macseitalia.it

1. RACCOGLIERE

Un ultima nota sui contenitori di raccolta: è bene averne sempre uno “temporaneo” a
portata di mano.
Qualsiasi metodo per catturare idee e promemoria va bene.

In conclusione non è importante il mezzo, ma che abbiate qualcosa per svuotare
la testa appena questa raccoglie informazioni che necessitano di un seguito.

Per una persona dai pensieri multipli e in continua
evoluzione come me, conosciuta per saltare sempre di
“palo in frasca”, con un gravissimo senso di
responsabilità e col terrore di dimenticare le cose,
questa prima abitudine è stata di fondamentale
importanza.

Da quando adotto questo sistema, sono sicura che non
dimenticherò (quasi) mai più nulla.
Pare poco eh?

17. 17 www.macseitalia.it

1. RACCOGLIERE

GLI STRUMENTI DI RACCOLTA DEVONO DIVENTARE PARTE DELLA
VOSTRA VITA.

DEVONO ESSERE TENUTI VICINI, in modo da poter annotare un
pensiero potenzialmente utile in qualsiasi momento.

Devono diventare indispensabili come lo spazzolino da denti!!

18. 18 www.macseitalia.it

2. PROCESSARE

Dopo aver raccolto dobbiamo PROCESSARE le informazioni che abbiamo
raccolto, dobbiamo cioè smistarle, eliminarle, eseguirle in modo ottimale.
Dobbiamo toglierle dalla nostra mente.

Questa fase deve essere svolta in sequenza : una attività dopo l’altra,
SISTEMATICAMENTE.

L’obiettivo alla fine della giornata è INBOX ZERO: l’inbox deve essere
completamente vuoto. TUTTO deve essere smistato in una cartella.

NIENTE DI QUELLO CHE ESCE DALL’INBOX DEVE TORNARCI.
L’obiettivo è quello che Allen chiama INBOX ZERO.

19. 19 www.macseitalia.it

2. PROCESSARE

20. 20 www.macseitalia.it

2. PROCESSARE

21. 21 www.macseitalia.it

2. PROCESSARE







Se sai già che l’elemento che stai
esaminando non ti servirà in futuro,
è inutile conservarlo, sarebbe uno
spreco di soldi/spazio:

BUTTALO!!

22. 22 www.macseitalia.it

2. PROCESSARE




Se invece quello che stai esaminando non ti serve
nell’immediato, ma potrà tornarti utile, inseriscilo
nella lista PRIMA O POI FORSE.
Cosa metterci dentro?
•Riferimenti a pagine web
•Riferimenti a brochure
•Articoli da leggere
•Libri da comprare
•Musica da acquistare
•Etc

23. 23 www.macseitalia.it

2. PROCESSARE



Allen suggerisce di impostare l’archivio in 3 macro-
categorie.
Archivio a breve termine : materiale a supporto
alle attività di progetto, che serve nel quotidiano.
Deve essere letteralmente «a portata di mano»
Archivio a medio termine : materiale a supporto
dei progetti in corso, non di uso quotidiano, ma che
sappiamo dovremo usare spesso.
Archivio a lungo termine : materiale relativo a
progetti chiusi.

24. 24 www.macseitalia.it

2. PROCESSARE

25. 25 www.macseitalia.it

2. PROCESSARE




Bisogna identificare un’azione CONCRETA
necessaria per smaltire gli elementi
dall’INBOX.

26. 26 www.macseitalia.it

2. PROCESSARE






Se fare l’attività che stai esaminando richiede
meno di 2 minuti, falla subito, e passa
all’elemento successivo.
In questo modo hai eseguito 2 processi
contemporaneamente (PROCESS & DO).

27. 27 www.macseitalia.it

2. PROCESSARE




Se l’elemento richiede l’azione di qualcun altro,
delegalo.
Ricordati la cosa più importante :
Inserisci tale elemento nella lista WAITING FOR,
Cioè nella lista dove riunirai tutti gli elementi in
attesa di risposta.

Questo contribuisce a realizzare quello che Allen
chiama MIND LIKE WATER, cioè di avere la mente
libera da preoccupazioni su ciò che devi fare o dalle
risposte che ti aspetti.

28. 28 www.macseitalia.it

2. PROCESSARE






Oppure ….

29. 29 www.macseitalia.it

2. PROCESSARE








L’ultima scelta è di inserire l’elemento in una lista di AZIONI DA FARE.

30. 30 www.macseitalia.it

3. ORGANIZZARE












In questa lista metterai tutte le
telefonate che devi fare, ma solo
quelle che non hanno un giorno/ora
precisi di chiamata (queste le
metterai nell’agenda)

31. 31 www.macseitalia.it

3. ORGANIZZARE



In questa lista inserirai solo le cose
che puoi fare al computer,
indipendentemente da dove ti trovi.
Si possono creare sottoliste, quali:
@online
@offline
@mail

Basta non esagerare!

32. 32 www.macseitalia.it

3. ORGANIZZARE




Questa lista conterrà le
commissioni che possiamo fare
solo quando siamo in giro….

33. 33 www.macseitalia.it

3. ORGANIZZARE




E I PROGETTI COSA SONO????

David Allen definisce progetto qualsiasi cosa che richieda più di un’azione.
Esagerato?
Forse si.
Ma stiamo comunque parlando di PROGETTI GTD!!
Anche un’azione semplice come l’acquisto di una stampante richiede azioni
da eseguirsi in momenti diversi, necessità di raccogliere informazioni che
sarebbe bene avere a disposizione in modo facile ed organizzato.
Ecco perché tutto ciò lo chiamiamo PROGETTO.

34. 34 www.macseitalia.it

3. ORGANIZZARE

35. 35 www.macseitalia.it

3. ORGANIZZARE

36. 36 www.macseitalia.it

3. ORGANIZZARE




Che metodo usare?

Il loop infinito in cui molte persone cadono nell’implementazione di un metodo per la
gestione del tempo è proprio questo: focalizzarsi sull’aspetto dello strumento e della
tecnologia.

Il consiglio che vi do, vista anche la mia esperienza, è quello di concentrarsi sull’aspetto
organizzativo e lasciare in secondo piano l’aspetto tecnologico.
Più il vostro sistema è semplice e meglio funzionerà.
Scegliete quello che fa al caso vostro, senza cercare di copiare quello che fanno i vari guru ed
esperti che trovate su internet.

La cosa veramente importante è capire il flusso del metodo ed imparare ad applicarlo, con
costanza e disciplina, senza avere fretta.
E’ fondamentale capire che devi imparare a fare le cose al momento giusto e nel posto
giusto.

37. 37 www.macseitalia.it

3. ORGANIZZARE

38. 38 www.macseitalia.it

3. ORGANIZZARE

39. 39 www.macseitalia.it

3. ORGANIZZARE

40. 40 www.macseitalia.it

3. ORGANIZZARE

41. 41 www.macseitalia.it

3. ORGANIZZARE




RIASSUMENDO …..

Allen descrive e consiglia una serie di liste (o categorie) per tener traccia delle voci che
richiedono attenzione:

Prossime azioni
Per ogni voce che richiede attenzione, si decida qual è la prossima azione che è oggettivamente possibile e
fisicamente necessario svolgere in merito.
Per esempio, se la voce è "Scrivi rapporto progetto", la prossima azione potrebbe essere "Scrivi mail a Paolo
per le minute riunione", o "Chiama Gianni per chiedere i requisiti del rapporto", o qualcosa di simile.
Sebbene possano esserci molte azioni e vari passi necessari a completare la voce, ci sarà sempre qualcosa
che hai bisogno di fare prima delle altre, e questa dovrebbe essere registrata nella lista delle prossime
azioni.
Preferibilmente, queste sono suddivise in sotto-liste in base al contesto nel quale possono esser fatte, come
per esempio in ufficio, al telefono, o nel magazzino.

42. 42 www.macseitalia.it

3. ORGANIZZARE





Progetti
Ogni anello aperto, che richiede più di una singola azione fisica da completare, diventa un progetto. I
progetti vengono tracciati e rivisti periodicamente per assicurarsi che ognuno di essi abbia una prossima
azione associata e perciò possa essere proseguito..

In attesa
Quando si è delegato un'azione a qualcun altro, o si sta aspettando qualche evento esterno prima di poter
proseguire un progetto, lo si deve tracciare nel sistema e controllare periodicamente la correttezza
dell'azione o valutare l'invio di un sollecito.

Prima o poi / Forse
Cose che a un certo punto si vuole o si pensa di fare, ma non ora.
Esempi potrebbero essere "imparare il tedesco", o "fare vacanze subacquee".
Anche un calendario è importante, per tener traccia degli appuntamenti e impegni; comunque, Allen
raccomanda in modo particolare che il calendario sia riservato a ciò che lui chiama "panorami difficili": cose
che devono essere fatte assolutamente entro un termine stabilito, o riunioni e appuntamenti fissati nel
tempo e in un luogo.

43. 43 www.macseitalia.it

3. ORGANIZZARE




L’archiviazione

Un ultimo componente organizzativo chiave di GTD è il sistema d'archiviazione.
Detto, fatto! spiega che un sistema d'archiviazione, se occorre usarlo, dev'essere facile, semplice e
divertente.
Persino un singolo foglietto, se ti occorre come riferimento, dovrebbe meritare una propria posizione in
archivio se non rientra in una cartella già esistente.

Il suggerimento di Allen è di tenere un unico sistema d'archiviazione, organizzato alfabeticamente, per
renderlo adatto a conservare e ritrovare il più rapidamente e facilmente possibile le informazioni che
occorrono.

44. 44 www.macseitalia.it

3. ORGANIZZARE




IL MIO CONSIGLIO E’ DI ORGANIZZARE NELLO STESSO
MODO:

LA VOSTRA CASELLA DI POSTA ELETTRONICA
IL VOSTRO SISTEMA DI «TO DO LIST» ELETTRONICO
LA VOSTRA AGENDA
IL VOSTRO ACCOUNT EVERNOTE
etc

Sarà più «comfortable» per la vostra mente avere un
unico modo di gestione dei contenitori di raccolta.

LE MIE SONO STRUTTURATE IN QUESTO MODO:

45. 45 www.macseitalia.it

4. RIVEDERE




VERIFICA SIA GIORNALIERA CHE SETTIMANALE DI QUELLO CHE AVREMMO
DOVUTO FARE E DI QUELLO CHE ABBIAMO IN REALTA’ FATTO.
LO SCOPO E’ DI NON VIVERE ALLA GIORNATA, DI AVERE UNA VISIONE DI INSIEME DI TUTTE
LE ATTIVITA’ IN CORSO.

Serve ad aggiornare lo stato delle attività.
Deve essere veloce.

REVIEW GIORNALIERA : da fare al mattino o alla sera, ha lo scopo di preparare la giornata
successiva cecando di recuperare quello che non si è fatto, e quello che è nato di nuovo.

REVIEW SETTIMANALE : rivedere tutto quello che era stato pianificato per la settimana, e
capire se le cose si stanno realizzando.
Almeno una volta la settimana, la disciplina di GTD richiede che si rivedano tutte le azioni di
rilievo, i progetti e le voci in attesa, assicurandosi che ogni nuovo compito o prossimo evento
siano stati inseriti nel sistema, e che esso sia bene aggiornato.

46. 46 www.macseitalia.it

5. FARE

















Qualunque sistema organizzativo non funziona se si passa tutto il tempo a
organizzare i compiti invece di svolgerli effettivamente!
La tesi di David Allen è che se può rendere semplice, facile e divertente svolgere le
azioni da compiere, si sarà meno inclini a procrastinare o ad essere sopraffatto da
troppi anelli aperti della catena di azioni e informazioni.

47. 47 www.macseitalia.it

IL WORKFLOW

48. 48 www.macseitalia.it

IL RISULTATO?

49. Slide 49 www.macseitalia.it
Buon lavoro!