CT 9 Subsistema de Compras y suministros.pdf

CT 9 Compras.pdf

1. SUBSISTEMA DE
COMPRAS Y SUMINISTROS
Lic. Katherine Altamirano

2. Concepto
Lacompradebeser,entonces,unprocedimiento
complejoydetallado,sisedeseanobtenerlosmejores
productosdisponiblesparaelusopropuesto,conel
dineroquesetieneparagastar.Además,debe
organizarsebienparaproducirbuenosresultados;yno
esalgoqueseaprendadelanochealamañana.

3. ¿Qué es comprar?
•LendalKotschevar, en su libro Management bymenú,* enumera cinco
aspectos de la compra, a saber:
•1) determinación de la necesidad de un artículo, junto con los requisitos de
calidad y otros factores que son indispensables para satisfacer esa necesidad;
•2) búsqueda del producto en el mercado;
•3) negociación entre el comprador y el vendedor, que termina en una
transferencia de propiedad;
•4) recibo e inspección para aceptar o rechazar el artículo y
•5) evaluación del valor del artículo comprado.

4. Proceso de la Compra
•a)quécomprar—estándaresdecompra—,
•b)dónde,aquiénycómocomprar—políticasdecom-
pra—y
•c)cuántocomprar—-necesidadesrealesdeproductos.

5. Objetivos
•Asegurarsedequetodoslosproductosquesenecesitanestén
disponiblesenelmomentooportuno,enbuenascondicionesy
deacuerdoconlasnecesidadesdelosusuarios.Porejemplo,el
efectodenotenerpanesparahamburguesaenunacadena
derestaurantesdecomidarápidaquelasofrezcacomosu
menúprincipal,esmásdesastrosoquepagarunpocomásdelo
usualporellosoaceptarpanespordebajodelosestándaresde
calidad.¿Yquédecirdeloquepodríaocurrirenunhospitalque
notengalosingredientesindispensablesparaprepararuna
gastroclisis?

6. •Obtenerelmejorvalorposibleporlacantidaddedinero
gastada.Enunasocasiones,estopuedesignificarquehayque
compraralmenorcostoposible;enotras,queloapropiadoes
comprarunproductodiferente,queseamáseconómicoyno
afectelacalidaddelapreparación;yenotroscasos,quelo
mejorpuedesercomprarelproductodemásaltacalidad.
•Mantenerloscostosenlíneasincomprometerlacalidaddelos
productos.Elsubsistemadecomprasesresponsablede)flujo
continuoyordenadodeproductosenelserviciodealimen-
tación,dentrodelosobjetivosfinancierosysinreducircostosa
expensasdelainsatisfaccióndelconsumidor.

7. Costos e Inflación
•Introducircortesdecarnemáseconómicosyextensoresde
soya,asícomovegetales,frutasyotrosproductosdeestación
quetienenmenorprecio.
•Escribirespecificacionesmásprecisasyexperimentarcon
productosdegradomásbajo,siemprequelacalidadsea
aceptable.
•Aprovecharlosdescuentosporpagodecontadooprontopago.
•Monitorizarprecioscontinuamente.
•Introduzirsistemascomputorizadosparalasórdenesdecompra
yelcontroldeinventarios.

8. •Comprarvolúmenesgrandesoestablecerelsistemade
compraengrupoparareducircostos.
•Limitarelnúmerodedistribuidoresodepedidos,para
reducirlasinterrupcionesdiarias,elpapeleoyla
teneduríadelibros.
•Aumentarelespaciodelalmacenamiento secoy
congelado,paraprotegersedeposiblesalzasde
preciosyalmacenarproductosqueesténaunprecio
razonable.
•Compartirexperienciasyconocimientosconcolegas,
paraaprenderdiferentesmétodosdecompra.

9. ¿Cómo determinar el estándar de
compra?
1.Evaluarlaspreferenciasdelusuario;
2.Desarrollarlasrecetasdeacuerdocondichaspreferencias;
3.Haceranálisisdevalor;
4.Haceranálisisderendimiento;y
5.Tomarladecisióndehacerocomprar.
Estasactividadesdebenrealizarseensutotalidadosólodemanera
parcialsegúnelproducto.Unavezejecutadas,esposibleelaborar
lasespecificacionesdelosproductos,esdecir,lascaracterísticasque
debenposeerparaqueseajustenalusoqueselesvayaadar.

10. Evaluación de las Preferencias del
usuario
•Enelmomentodedefinirlacomprasedebeconocer
endetallequétipodeproductoeselqueelusuario
esperarecibir.Así,porejemplo,sisevaacomprar
vinagresedebeaveriguarsilegustablancoode
frutas,suaveofuerte;sisetratadequeso,¿loquiere
blancooamarillo,frescoomaduro?Yasídebe
hacerseconiodosycadaunodelosproductosquese
vayanaemplear.

11. Desarrollo de las recetas
estandarizadas
Unavezqueseconocenlaspreferenciasdelosusuariosen
cuantoatiposdeproductossepuedenelaborarlasrecetas
estandarizadas.Estodemuestralanecesidaddetrabajarconel
enfoquedesistemas.Porejemplo,aquíseestáviendola
interrelacióneinterdependenciadetressubsistemas,asaber:
mercadeo,controlycompras.Cadaunoejerceinfluenciasobre
elotroy,asuvez,esinfluenciadoporlosdemás.Sisetratade
manejarcadasubsistemaporseparado,severánlas
consecuenciasenaquellosconlosqueseinterrelacionaydelos
quedepende.

12. Análisis de Valor
•Supóngasequesehanestandarizadomuybienlasrecetas,esdecir,su
sabor,apariencia,texturaydemáscaracterísticassensorialesson
óptimas;laspreparacionestienenigualcalidadycantidadcadavez
queseelaboranysonapropiadasparaelsubsistemadeproduccióny
deservicio.
•Faltatodavíaunpasoyesinterrelacionarlasconelsubsistemade
comprasparadeterminarquétipodeingredientesserequierepara
prepararlas.Estoquieredecirquesedebeexaminarcadaingrediente
ypreguntarse:¿puedeotroproducto,similarperomenoscostoso,
sustituiralingredienteoriginal,sinafectarlacalidaddela
preparación?Responderestapreguntaeshaceranálisisdevalor.

13. •Elanálisisdevalorsedefinecomo“lainvestigaciónmetódicadetodoslos
componentesdeunproducto-servicioexistente,conlametadedescubriryeliminar
costosinnecesarios,sininterferirconlaefectividaddedichoproducto/servicio’'.Esun
enfoqueorganizadoparabuscarlosmejoresmediosylosmáseconómicospara
•desempeñarunafuncióndada,ynosolamenteparareducircostos,enelsentidode
comprarmásbarato.Vamuchomásalládelpreciodecompra,puestoqueseocupa
detodoslosaspectosrelacionadosconelcostoatravésdetodoelproceso.
•Enunserviciodealimentación,elvaloreselresultadodelainterrelaciónentreel
preciopagadoporunartículodeterminadoylautilidadenlafunciónquerealiza.Esto
esaplicablenosolamentealosalimentos,sinotambiénaotroselementosqueemplea
elservicio,talescomoequiposyartículosdelimpiezaydesechables.Enotraspalabras,
sontodaslascosasquesedeseanenunproducto.Así,porejemplo,enlosequiposse
puedeesperarfuncionamiento,confiabilidad,facilidaddelimpieza,buenservicio,
pesoliviano,mientrasquedelproductoalimenticioseesperaaltacalidad,muybuena
apariencia,bajocostoporunidaddeuso,excelentegustoytextura.

14. Programa de Análisis de Valor
•Desarrollarunprogramadeanálisisdevalorsignificadefinirdosaspectos:
1)Laspersonasquelollevaránacaboyeltiempoquelededicarány
2)Lasprioridadesdelmomento:esmejorcomenzaranalizandoartículossencillos,peroque
seanimportantesyrepresentenunbuenvolumendedinero.
•Elplanparaestablecerunprogramadeanálisisdevalorparaunartículooproducto
específicoconstadecincofases,lascuatesdebencumplirsesisedeseanobtenerbuenos
resultados.
•Estasfasesson:
Fasedeinformación.Laspreguntasquedebenhacerseenestafaseson:¿cuálesel
artículo?¿Cuálessufunción?¿Realmentesenecesita?,¿Quéesunaltoestándarparaeste
producto?¿Quéseestáusandoenestemomento?¿Cuálessucosto,cómosecomprayen
quéforma?¿Elproductoactualestácumpliendolosobjetivosyestándares?¿Qué
alternativasosustituidoshaydisponibles?¿Cómopuedenayudarlosproveedores?¿Cómo
puedenayudarotrosconsumidoresdelproducto?

15. •Alaplicarestafasealosproductosenlatados,porejemplo,se
podríanhacerlassiguientespreguntas:¿seestánutilizandolos
productosapropiadosparaeluso?¿Podríanlosvegetales
congeladosdarunmejorproductoquelosenlatadosyaun
menorprecio?¿Sepodríancompraralimentoscongeladosen
grandescantidades?ycuando sehabladegrandes
cantidades,¿quésignifica?¿Serárealmentemásbarato?¿El
recipienteeselmejorparaelprecio?¿Seríamejorymásbarata
otracantidad?¿Sehainvitadoatodaslascompañíasque
podríanhacerunacotización?¿Elproductosepideparallenar
lasestanteríasoparasatisfacerlasnecesidadesdelmenú?

16. •Faseespeculativa.Conlaspreguntashechasenlafasedeinformación,debensurgir
espontáneamentelasideas,sindescartarnicriticarlasqueparezcaninsólitas.Es
importantenorechazarunaideaantesdequehayadespegado.Enotraspalabras,
hayquetenerlamenteabierta.Laspreguntasbásicasenestafase,son:¿quéotro
artículooproductodesempeñaríalafunción?,y¿dequéotramanerapuede
hacerse?Hayquerecordarqueenestafasenoseevalúanlasideas,sinoquese
dejanfluir.
•Fasedeanálisis.Enestafase,cadaideaseevalúaporsucosto,nosóloinicial,sino
paratodalavida.Laspreguntasbásicasserían:a)¿sucostoesproporcionalasu
utilidad?,b)¿hayalgoquepuedacambiarseoeliminarseparareducircostos?,c)¿las
especificacionessonlomásampliasposibleopodríanhacersecambiosparareducir
loscostos?
•Ademásdelanálisisdelcosto,hayquepreguntarsesicadaunodelosnuevos
artículos,productosomaneraspropuestas,esrealmenteelapropiado.
•Entrelaspreguntassobreesteaspectosepuedenmencionar:a)¿haráelmismo
trabajoquehacíaelartículoqueseusabaantesoloharámejor?,b)¿lohará
suficientementebiencomoparasatisfacerlasnecesidadesdelserviciode
alimentación?

17. •Fasedeejecuciónodecisión.Unavezrealizadastasfases
anteriores,esnecesarioejecutarlapropuestaodecidirsepor
algunadelasalternativas.Sedebeactuarsolamentecuandose
estésegurodehaberprevistotodoslosproblemasysehaya
encontrado,bienseaunasoluciónalosmismosolaformade
sortearlos.Hayquetenerencuentaquesepresentarán
actitudesnegativas,pensamiento tradicionalyhábitos
arraigados.Poreso,sedebetenerlistounplanpara
hacerlesfrenteantesdequesepresenten.

18. •Fasederelacióndeprogreso.Nosedebeconfiarenla
suposicióndequesiunacosaesmejorseseguiráusando.En
realidad,prevalecemáslafuerzadeloshábitos.Poresohayque
chequearquétanbienfuncionaelnuevométodooproductoy
llevarunregistropermanentedetodoloqueocurra.

19. Momento 4
•Elaborar la lista de especificaciones según el emprendimiento que realizan.