Diapositivas archivo sistema cronologico

1. SISTEMA DE ORDENAMIENTO CRONOLOGICO SANDY LORENA GUZMAN ESTEBAN DAVID JUAN DAVID SUAREZ TATIANA MENESES LUISA CANDIA JOHANNA SEPULVEDA AVILA

2. SISTEMAS DE CLASIFICACIÓN DE DOCUMENTOS En una empresa, los archivos se clasifican según la información y la frecuencia con la que se consultan los documentos. Así, existen archivos, semiactivos e inactivos. Los archivos activos representan un material de información indispensable en la actividad diaria de una empresa ya que su consulta es constante. Para los archivos semiactivos se establece un tiempo prudente, de acuerdo a las necesidades de la empresa, para la conservación de documentos; esto es con la finalidad de dejar espacio a otros documentos ya que de lo contrario, el de las gavetas sería insuficiente.

3. En los archivos inactivos se guardan los documentos que son consultados ocasionalmente. Por ejemplo, los datos de establecimiento de la empresa nóminas, estados contables, etc. Todos estos documentos nunca deben ser destruidos. Dentro de un sistema de archivo, toso documento lleva una continuidad: se clasifica, registra y archiva.

4. Clasificar: Es reunir todos los documentos de una misma clase o de un mismo asunto. Registrar: Es anotar en tarjetas o libretas los datos de los documentos clasificados anteriormente. Archivar: Es guardar ordenadamente en el archivo los documentos previamente clasificados, registrados y colocados en carpetas. Los sistemas de archivo más usuales son: el Alfabético. Cronológico, geográfico. Por asuntos.

5. SISTEMA CRONOLÓGICO El control cronológico o Auxiliar de Vencimientos, es un sistema que consiste en ordenar los documentos de acuerdo a la sucesión lógica de sus fechas. La finalidad de este control es la de emplear las fechas como guías en el manejo de cierta clase de asuntos, a través de la combinación de nombres (meses) y números (fechas). Puede aplicarse independientemente del sistema de archivo que se tenga en la empresa.

6. Para aquellos documentos que se controlan por fechas cono las letras, pagarés, cuentas de cobro, para el caso de departamentos de crédito o cartera, la base de ordenamiento en este archivo es la fecha teniendo en cuenta años, mes, día. En casos especiales se puede programar con base en quinquenios(5 años), cuatrienios (4 años) y bienio (2años). En estos casos la guía será la mayor unidad de tiempo; las subguías secundarias los meses, y las carpetas los días por fechas.

7. ARCHIVADOR Y TARJETERO Según las necesidades de la empresa el archivador cronológico puede estar compuesto de : Un archivador y su tarjetero Un clasificador de fuelle y su tarjetero

8. GAVETA ORGANIZADA PARA CONTROL CRONOLOGICO Los meses constituyen las guías principales y las fechas subguías. Una vez vencida la fecha deben cambiar de posición, así: terminado junio esta guía pasa al final de la gaveta detrás de mayo. Vencido el primero, esta subguías pasa detrás del 31. En esta forma, las guías y subguías quedan ordenadas para el mes siguiente. Detrás de cada subguías se coloca la carpeta con los documentos que vencen en dicha fecha, sin tener en cuenta el nombre del cliente. Lo que interesa es la fecha en que se debe recordar el cumplimiento de una obligación: pagos, cobros, etc.

9. CARPETA Y LEGAJO La carpeta va marcada en la pestaña con la fecha de vencimiento: día, mes, año. La forma acostumbrada para escribir las fechas es el números arábigos, indicando primero el día, luego el mes y por ultimo el año. Ejemplo: Si el vencimiento es en enero 20 de 1985, se escribe: 20.01.85 Siempre deben escribirse dos dígitos para cada división de la fecha. El legajo se marca con el nombre o nombres de los clientes cuyos documentos contenga, y la fecha de vencimiento.

10. ORGANIZACIÓN El proceso para organizar un archivo cronológico es el siguiente: Colocar guía principal (mes) en tercera posición Colocar subguías en diferentes posiciones. Si las subguías corresponden a las fechas (del 1° al 31), habrá una carpeta para cada fecha y se pueden colocar escalonadas. Cada mes vencido va al final de la gaveta Cada día vencido pasa al mes siguiente, siempre detrás del anterior

11. CLASIFICADOR DE FUELLE Y SU TARJETERO El archivador de fuelle o Acordeón por su fácil manejo es muy utilizado para el control de vencimientos. Consta de dos tapas de cartón resistentes, divisiones de cartulina unidas por la base con tela plegable que abre en forma de acordeón. Puesto que en cada archivador o fuelle solo se puede controlar los documentos de un mes deberá marcarse en la tapa con el nombre del mes. Para su utilización, realice los siguientes pasos Con una etiqueta marque el clasificador con el nombre del mes. Coloque en los compartimientos del clasificador, marcados con las fechas del mes, los documentos en las respectivas fechas de vencimiento. Elabore el fichero para cada cliente, en la misma forma que se hacen para el archivo Auxiliar de Vencimientos.

12. PROCEDIMIENTO Y CONSULTA PROCEDIMIENTO EN UN CONTROL DE VENCIMIENTOS: Para llevar un control de vencimientos proceda en el siguiente orden: MARCAR: subrayar o escribir a la derecha en la parte superior del documento la fecha de vencimiento. DISTRIBUIR: separar los documentos en grupos y por fechas de vencimiento. ARCHIVAR: colocar los documentos en las carpetas con las fechas respectivas. INSPECCIONAR: con la debida anticipación, tomar del archivo los documentos para gestionar su cobro, su pago, préstamo o cualquier otro cumplimiento.

13. CONSULTA EN UN CONTROL DE VENCIMIENTO Localizar el nombre en el tarjetero detrás dela guía alfabética si se pregunta por fechas de documentos de determinado cliente. En el archivador o clasificador de fuelle: Detrás de la guía principal en primer plano, localizar la subguías correspondiente a la fecha. Localizar la carpeta detrás de la subguías Localizar el documento dentro de la carpeta Sacar el documento

14. PROCEDIMIENTO PARA MANEJAR UN CONTROL DE VENCIMIENTO Teniendo en cuenta el sistema de administración que tenga establecido la empresa para el control de esta clase de compromisos se toman del archivo los datos o documentos requeridos con la debida anticipación para ejecutar las acciones pertinentes. En esta forma, los vencimientos a favor de la empresa puede recordarse a los clientes con algunos días de anticipación. Algunas empresas envían a sus clientes notas de cobro por correo lo que requiere hacer este tramite con varios días de anticipación al vencimiento de sus obligaciones. Igualmente las obligaciones a cargo de la empresa pueden gestionarse con uno o dos días de anticipación para su pago en la fecha oportuna.