Digitalizzazione del processo contrattuale

Vulcan, Società Italiana Gas Liquidi Spa, ha espresso l'esigenza di integrare un sistema di gestione dell’intero ciclo di vita del contratto in formato digitale, dalla creazione alla firma, garantendo la piena validità legale dei documenti sottoscritti digitalmente. Con ARXivar è stato possibile digitalizzare l'intera procedura: dalla creazione del contratto alla firma remota, ottimizzando l'operatività aziendale e riducendo l'impiego di carta.

1. CASO DI
SUCCESSO
Soluzione realizzata da
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Azienda
Daoltre50annilanostraenergiaalvostroservizio.
SocietàItalianaGasLiquidiSpanasceoltre50annifaconlo
scopodifornireallaSuaclientelaenergiapulitaedeconomica.Sin
dall’iniziodellapropriastorial’aziendahavistoneigasenormi
potenzialitàsiainterminidirendimentochedieconomicitàdi
esercizio.IlGPLèstatoperdecenniilprimoprodotto.Nelcorso
degliannil’aziendasièoccupatadiimportazione,stoccaggioe
distribuzioneallaclientela.Operarealfiancodeiclienti,ha
permessodiconoscereleesigenzedelmondodell’industriaedi
quellodeltrasporto,nontralasciandoleabitudinideiprivatinel
riscaldarelelorocasenonservitedallereticittadine.
NeiprimidecenniSocietàItalianaGasLiquidiSpahascalato
rapidamenteposizionidimercato,siadell’industria,inquellodel
trasportoeinquelloriservatoallaclientelaprivata.Attraversoil
costanteimpegnoe,soprattutto,nell’investimentodituttele
risorse,l’aziendaèdiventataunodeiprimigruppiitalianinella
distribuzionediGPLeprodottidedicatialmondodeltrasporto.
SocietàItalianaGasLiquidiSpaèstatasempreattentasia
aicontestimacroeconomicisiaallasostenibilitàdelleSueazioni,
partendodaunconcettosemplice:lesocietàavanzatesono
societàenergivore.Lasfidastanelsaperconiugarelosviluppo
conilrispettoperl’ambienteelasalutedelpianeta.

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Daquilascelta,allafinedelprimodecenniodeglianni
2000,diricercareunnuovoprodotto,ilGNL,da
affiancarealGPLpersoddisfaresemprepiùleesigenze
disostenibilitàedeconomicitàcheitempiattuali
impongono.
Inmenodidiecianniilgruppoèdiventatoilprimo
operatoreitalianoetraiprimiinEuropa,nella
commercializzazionediGNLeBIOGNL.Parallelamente
alprodottofossilel’aziendahainvestitonella
distribuzionedeiprodottiBIO(BIOGNL)eguardaal
futuroconentusiasmopensandosiaaibiocarburanti
chealBIOGPL.
LatransizioneenergeticaperSocietàItalianaGas
LiquidiSpavaabbracciataconforzamadeclinatacon
dolcezza,permettendoatuttidipoterutilizzareenergia
abassissimoozeroimpattocarbonico.Èdaquiche
nascel’impegnodelgruppoadaprireisuoiinvestimenti
nellaproduzionedienergiadafontitotalmente
rinnovabili.
Azienda

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DigitalizzazionedelProcessoContrattuale
Vulcanhamanifestatol’esigenzadidigitalizzareintegralmenteilprocessodiredazioneefirmadeicontratti
conipropriclienti.L’obiettivoprincipaleeraeliminarecompletamentel’utilizzodellacarta,rendendoil
processopiùsnello,modernoesostenibile.
Contestualmentel’aziendahapostoparticolareattenzioneallanecessitàdigarantirelapienavaliditàlegale
deidocumentiassicurandocheognicontrattosottoscrittodigitalmentefosseconformeallenormative
vigentiericonosciutocomevalidoinambitogiuridico.
Questaesigenzanascedallavolontàdi:
•Ridurreitempidigestioneeapprovazionedeicontratti.
•Migliorarel’esperienzadelcliente,offrendomodalitàdifirmasemplicieaccessibili.
•Aumentarelatracciabilitàeilcontrollodelleoperazionicontrattuali.
•Minimizzarel’impattoambientalelegatoall’usodellacarta.
•Integrareilprocessocontrattualeconisistemiinformativiaziendaliperunagestionepiù
efficiente.
Insintesi,Vulcanharichiestounsistemachepermettessedigestirel’interociclodivitadelcontrattoin
formatodigitale,dallasuacreazionefinoallafirma,mantenendoelevatistandarddisicurezza,legalitàe
operatività.
Esigenza

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Soluzione

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DigitalizzazionedelProcessoContrattualeCliente
Perrispondereall’esigenzadiVulcandieliminarel’usodella
cartanellagestionedeicontratti,garantendoalcontempola
validitàlegaleeilcontrolloend-to-enddelprocesso,èstata
implementataunasoluzioneintegratabasatasuARXivareil
portaledifirmaelettronicaBIX-SIGN.Ilprocessosiarticolain
fasichiaveottimizzateperlagestionedigitaledeicontratti:
•CompilazioneGuidatadelContrattoeAllegati
Idocumentivengonogeneratiapartiredamodelli
digitalipopolatiautomaticamentetramitemaschere
progettateadhoc.Ilsistemasiinterfacciaconil
gestionaleaziendalepermettendodiselezionareil
clientedaunarubricaesistenteecompletaresoloidati
mancanti.
•AttivazionedelWorkflowdiControlloe
Approvazione
Unavoltacompilatoilcontrattosiattivaunworkflow
checoinvolgeilivelliinternidiverificaeapprovazione
dellecondizionicontrattuali.Ildocumentodefinitivo
vienepreparatoperlafirmadigitale.
Soluzione

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•ApprovazioneeFirmaRemotadelClientetramiteBIX-SIGN
Ilclientericeveun’emailcontenenteunlinksicuroalportaledi
firma.Tramiteun’interfacciaguidatailclientevisualizzail
contrattoegliallegatieprocedeallafirmaFEA.L’autenticazione
avvienetramiteOTPgarantiscesicurezzaevaliditàlegale.
•ControfirmaeInviodelPlicoElettronico
IdocumentifirmatisonoresidisponibiliaVulcanperla
controfirma.Ilplicoelettronicocontrofirmatovieneinviatoal
clientecomecopiaconforme.
•ConservazioneDigitaleaNormadiLegge
TuttiidocumentivengonoarchiviatitramiteilservizioCEdi
ARXivarinconformitàconlanormativavigentesulla
conservazionedigitale.
•MonitoraggioeGestioneinTempoReale
Ilsistemaconsenteilcontrollointemporealediognifasedel
processo.Eventualianomalievengono segnalate
immediatamente,permettendounagestioneproattivadei
problemi.
Soluzione

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1.ValiditàLegaleeSicurezza
•Utilizzodifirmeelettronicheavanzate(FEA)con
autenticazioneOTP.
•Conformitàallenormativeeuropee(eIDAS)e
italiane.
•Tracciabilitàcompletadell’operazionedifirma.
2.EfficienzaOperativa
•Riduzionedrasticadeitempidigestionee
approvazione.
•Eliminazionedelleattivitàmanualidistampa,
spedizioneearchiviazione.
•Workflowautomatizzatipercontrolloevalidazione.
3.AccessibilitàeComodità
•Firmadaqualsiasidispositivo,inqualsiasiluogo.
•Nessunanecessitàdipresenzafisicaoinviodi
documenticartacei.
•Esperienzautentesemplificataeguidata.
4.RiduzionedeiCosti
•Risparmiosucarta,toner,spedizioniegestione
documentale.
•Minoricostidiarchiviazioneeconservazione.
Benefici

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5.SostenibilitàAmbientale
•Eliminazionedell’usodellacarta.
•Riduzionedell’impattoambientalelegatoallalogistica
documentale.
6.IntegrazioneeAutomazione
•Collegamentodirettoconsistemigestionalie
documentali.
•Archiviazioneautomaticainconservazionedigitalea
norma.
7.MonitoraggioeControlloinTempoReale
•Visibilitàsuognifasedelprocesso.
•Gestioneproattivadieventualianomalieoritardi.
Benefici

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ARXivarhaapportatoallanostrarealtàaziendaleparecchivantaggidistintivitracui:
•ladematerializzazioneodigitalizzazionedeidocumentiestesaoltrecheaicontratti
ancheatuttaladocumentazioneaccessoriarelativaalcontrattostessopermettedi
avereunarchiviofacilmenteconsultabileevelocementeaccessibiledachiunquesia
abilitatosenzaoccuparespaziofisico.
•l’inviodeidocumentiinformatodigitaletramitelinkanzichétramiteladiffusionedi
allegatipermetteilcontrollodell’operazionedelclienteaumentandoillivellodi
affidabilitàedisicurezzadellaDistribuzionedelleinformazionigrazieaireportdel
sistemaBIX-SIGN.Eventualicontestazionipossonoessereimpugnatesenzanessun
tipodicontestazione.
•Iltempodirispostaèoranell’ordinedeiminuti.
•C’èunchiaroesemplicecontrollosull’evoluzionediqualunquetipodiprocesso.
•Ultimamanonperimportanzac’èlasemplificazionedelleproceduredirealizzazionedella
documentazioneconunvantaggiosiadiproduttivitàmaanchedibenesseredegli
operatori.
Paolo Acciai
IT manager -Vulcan –Società Italiana Gas Liquidi
S.p.a
La parola del cliente