Documentación recibo y despacho de objetos.pptx

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1. Documentación recibo y despacho de objetos Franklin sinisterra Docente OPERAR EL PROCESO DE CARGUE Y DESCARGUE

2. Orden del día Oración Reflexión Taller

3. La documentación en el proceso de recibo y despacho su adecuado diligenciamiento permite llevar un de las mercancías que se ingresan y entregan de un departamento, área o dentro de la organización. Existen infinidad de formatos que pueden ser utilizados para el manejo y registro de la información algunos de los cuales se tratarán a continuación.

4. Tipos de documentación Requisiciones : documento interno que se utiliza dentro de la empresa para solicitar por escrito algún producto u objeto, se puede utilizar entre áreas, por ejemplo para el traslado de mercancía de un lugar a otro, o para solicitar al departamento de compras para que realice el trámite de adquisición.

5. La información que incluye una requisición es

6. Orden de compra o pedido

7. Factura comercial Es un documento contable que entrega el vendedor en el momento de la adquisición de la mercancía. No es obligatorio un formato específico; las empresas pueden tener su propio diseño, pero debe contener la siguiente información:

8. Remisión Documento utilizado para entregar mercancía de manera parcial, sirve de constancia para cuando se solicitan entregas parciales de producto. La persona o empresa que entrega mercancía con este documento, debe asegurarse que el receptor la firme para que sea válido, de lo contrario no es tenido en cuenta.

9. Listado de picking es el alistamiento de las unidades a ser despachadas. El listado de picking es, como su nombre lo indica, un listado donde se encuentran las ubicaciones y las cantidades de las referencias que deben ser alistadas para su despacho. Una vez se tiene la lista se van recogiendo los objetos para trasladarlos a la zona de consolidación. Las ventajas de utilizar esta técnica en el área de despacho son:

10. Diferentes tipos de picking PICK-TO-ORDER : consiste en utilizar el albarán del pedido realizado por cliente para seleccionar los productos que posteriormente se enviarán Batch picking : consiste en agrupar los pedidos que se deben en un sólo viaje y por lo tanto, se selecciona una cantidad de pedidos en un sólo momento

11. Picking por zona la descripción del producto y la ubicación de éste dentro del almacén son la información que adquirirá más importancia.

12. Registro de devolución Es el proceso en el cual se registra la información sobre aquellas mercancías que son devueltas por los clientes. Este registro va acompañado de un informe en el cual se indican las causas por las cuales se efectúa la devolución de los objetos

13. Orden de salida Documento que permite el registro de la salida de la mercancía que va a ser despachada ya sea interna o externamente. La información que hace parte de la orden de salida es: Identificación de la empresa: nombre o razón social, NIT o RUT. Fecha en la cual se realiza la salida Descripción del producto, código, unidad de medida, cantidad, valor unitario y valor total. Identificación del cliente: nombre o razón social, NIT o RUT Identificación de quien recibe y entrega el objeto La orden de salida debe tener un número consecutivo Observaciones generales

14. Políticas de ingreso y salida de objetos Las políticas son los lineamientos que se tienen en las organizaciones para el desarrollo de determinadas actividades. Esto permite que todas las personas que hacen parte de la organización realicen las tareas de la misma manera. Por lo anterior, durante el proceso de inducción, dependiendo la función que desempeñará la persona se le hará entrega de las políticas determinadas para su puesto de trabajo.

15. Concepto La política empresarial puede definirse como aquellas reglas que orientan los objetivos de la empresa. Las políticas de ingreso y salida de objetos, son aquellos lineamientos que definen el modo de realizar las actividades de recibo y despacho de mercancía de manera eficiente y oportuna

16. Características Establecen los parámetros a seguir al desarrollar las actividades o tareas. Informa los pasos a seguir ante diversas situaciones. Orienta las decisiones operativas a partir de las decisiones directivas. Existe una política organizacional y una política por departamentos. Se deben definir políticas a corto, mediano y largo plazo. Deben estar escritas y su divulgación verbal. Participan toda la estructura organizacional. Deben ser flexibles de acuerdo a las circunstancias. Genera confianza a clientes internos y externos. Tiene en cuenta aspectos políticos, económicos, sociales, culturales y legales. Se clasifican en estratégicas, departamentales y operativas. Existen políticas internas y externas

17. Procedimientos de entrada y salida de objetos Los procedimientos de entrada y salida los establecen las organizaciones dependiendo de la empresa y el tipo de productos que manipula. Los procedimientos deben estar escritos de tal manera que un empleado o colaborador tenga presente las actividades a realizar en el momento del recibo y/o despacho de mercancía.

18. Procedimiento de entrada de objetos El responsable de las actividades que se realizan en el ingreso de la mercancía puede ser: el auxiliar de bodega, almacenista, jefe de bodega , coordinador logístico y todas las personas que pertenezcan al área de almacén o logística . Para lograr seguir el procedimiento es aconsejable que se realice una programación de los recibos que se harán durante el día, esto permite optimizar y aprovechar los recursos técnicos y humanos. El procedimiento a nivel general es

19. Procedimiento de entrada de objetos Solicitar documentos del material, materia prima, insumo o producto. Iniciar el descargue (en algunos casos se ordena a los transportadoresque bajen la mercancía) Verificar la mercancía en cuanto a referencia y cantidades, con relación a la factura. Inspeccionar la mercancía y en caso de ser necesario, realizar la devolución total o parcial. Realizar una devolución debe ir acompañada de un informe donde se especifique la razón de la misma y las condiciones.

20. Rotular la mercancía de acuerdo con sus características y especificaciones . Registrar ingreso de la mercancía de manera manual o por el sistema, de tal manera que ingrese al inventario. Autorizar el almacenamiento de la mercancía hacia los espacios asignados . Entregar los documentos recibidos con la firma de aceptación de cantidades y referencias, al departamento contable para dar inicio a los trámites administrativos y financieros.

21. Procedimiento despacho de objetos