Documento fuente JA JG.pdf

Contabilidad

1. Derecho exclusivo de los Autores Página 1
Ing. Jorge Altamirano e Ing. Jaime Guada
2.2 LOS DOCUMENTOS FUENTE

Hasta el momento se ha podido observar que una empresa cuando realiza transacciones
comerciales debe realizar la contabilización de las mismas, sin embargo es importante
señalar que cada transacción comercial debe estar validada y sustentada a través de la
presentación de papeles y documentos soporte que justifiquen la misma, es decir toda
transacción comercial debe tener una constancia documental. Mantener los documentos
fuente (archivo físico documental) es una práctica necesaria que debe ser realizada por
cualquier persona que maneje contabilidad.

Toda transacción al momento de ser realizada debe dejar como evidencia al menos un
documento fuente.

CONCEPTO, IMPORTANCIA Y CLASIFICACION
Concepto
Los documentos fuente constituyen la evidencia escrita que da origen a los registros
contables y respaldan todas las transacciones que realiza la empresa, es decir
constituyen la base de los registros que se generan en la contabilidad.

Importancia
Son de gran importancia por cuanto proporcionan un mayor grado de confiabilidad y
validez a los registros contables, los documentos comerciales son utilizados como
referencia y como pruebas sustantivas en caso de desacuerdo legal.

Al ser la base de los registros que se generan en la contabilidad (constancia documental)
esos deben ser archivados de manera adecuada de conformidad con lo dispuesto en las
leyes y reglamentos Tributarios, instrumentos legales que manifiestan que los
documentos fuente deben ser guardados y resguardados por un tiempo de 10 años, aun
cuando la empresa se haya liquidado.

Clasificación
Conforme el requerimiento del usuario los documentos fuente pueden tomar varios tipos
de clasificación, teniendo en cuenta lo antes señalado y a modo didáctico podemos decir
que se clasifican en, importancia, origen y negociación
Importancia.-
Principales.- Aquellos considerados indispensables y en consecuencia, se
generan como constancia fundamental de la transacción. Ej. Factura, nota de
venta, Nota de crédito comercial, Nota de débito comercial, comprobante de
retenciones, etc.

Secundarios.- Aquellos que completan el expediente de una transacción. Ej.
Nota de Pedido, Proformas, Actas de Entrega y recepción, Comprobante de
Ingreso y /o Egreso, Memos, etc.

Por Su Origen.-
Internos.- Son aquellos que se manejan o se han elaborado dentro de la empresa.
Ej. Rol de Pagos, comprobante de ingreso y/o egreso, etc.

2. Derecho exclusivo de los Autores Página 2
Ing. Jorge Altamirano e Ing. Jaime Guada
Externos.- Son aquellos que se generan por la realización de transacciones con
entes u organismos diferentes a la empresa. Ej. Facturas, Notas de venta,
Comprobantes de retención, etc

Por Negociacion
Negociables .- Son los que se utilizan principalmente para cancelar una deuda,
garantizar una obligación , financiar una obra, etc. Su redacción está sujeta a
ciertas formalidades legales basadas en principios teóricos que los rigen. Ej.
Cheque. Letra de cambio, pagare, bonos, acciones, hipotecas, etc.

No negociables.- Son aquellos que se requieren para la buena marcha de la
empresa, son de uso diario, constante y corriente, están ligados a la vida misma
del comercio, son indispensables para el control de la empresa. Son de fácil
entendimiento de acuerdo a los datos que contienen.
Ej. Comprobante de Ingreso y/o egreso, nota de débito comercial y bancaria,
nota de crédito comercial y bancaria, papeleta de depósito, recibo, vale, roles de
pago, etc.


DOCUMENTOS FUENTE BASADOS EN LA NORMATIVA LEGAL
ECUATORIANA
Al analizar la Normativa Legal que rige en nuestro país respecto de los documentos
fuente debemos orientarnos a la lectura y análisis de un cuerpo legal que nos señala los
diferentes documentos fuente, este cuerpo legal es el Reglamento de comprobante de
venta y retención.

El Reglamento de Comprobantes de Venta y Retención dentro de su normativa señala lo
siguiente:

Art. 1.- Comprobantes de venta.- Son comprobantes de venta los siguientes
documentos que acreditan la transferencia de bienes o la prestación de servicios
o la realización de otras transacciones gravadas con tributos:
a) Facturas;
b) Notas de venta - RISE;
c) Liquidaciones de compra de bienes y prestación de servicios;
d) Tiquetes emitidos por máquinas registradoras;
e) Boletos o entradas a espectáculos públicos; y,
f) Otros documentos autorizados en el presente reglamento.

Art. 2.- Documentos complementarios.- Son documentos complementarios a
los comprobantes de venta, los siguientes:
a) Notas de crédito;
b) Notas de débito; y,
c) Guías de remisión.

Art. 3.- Comprobantes de retención.- Son comprobantes de retención los
documentos que acreditan las retenciones de impuestos realizadas por los
agentes de retención en cumplimiento de lo dispuesto en la Ley de Régimen

3. Derecho exclusivo de los Autores Página 3
Ing. Jorge Altamirano e Ing. Jaime Guada
Tributario Interno, este reglamento y las resoluciones que para el efecto emita el
Director General del Servicio de Rentas Internas.

De aquí en adelante se ofrecerá al lector un resumen de lo señalado en la normativa
legal tributaria conforme la importancia de los documentos fuente y son:

1. Factura: según el Reglamento de comprobantes de venta y retenciones, las
facturas son documentos que se emiten al momento de trasferir bienes o
servicios considerando que:
 Se debe desglosar el impuesto que se grave, cuando el contribuyente tenga
derecho al crédito tributario o use la factura como sustento de gastos
personales.
 Cuando realice operaciones de exportación
 En transacciones de consumidores finales

Gracias a la modernidad y tecnología, los contribuyentes en la actualidad tienen
la capacidad de enviar la factura a sus clientes mediante el internet a sus correos
electrónicos, lo que genera un menor impacto ambiental.


2. Nota de venta: son documentos emitidos por los contribuyentes que se acojan al
RISE (Régimen Impositivo Simplificado Ecuatoriano) y son entregadas a
consumidores finales o a contribuyentes que quieran sustentar costos y gastos.
Las notas de venta no sustentan crédito tributario.

3. Liquidación de compras de bienes y prestación de servicio: son entregadas
exclusivamente por las sociedades y personas naturales obligadas a llevar
contabilidad cuando :
 Reciban servicios de persona no residentes en Ecuador
 Reciban servicios por personas extranjeras que no posean domicilio ni
establecimiento en el país
 Reciban bienes o servicios de contribuyentes que por su nivel de rusticidad
no puedan emitirnos un comprobante de venta.

4. Comprobantes de retención. Acreditan las retenciones de impuestos realizadas
por los agentes de retención (obligados a llevar contabilidad, las sociedades o
contribuyentes especiales).

5. Notas de débito comerciales: Es un documento modificatorio que se emitirán
para el cobro de intereses de mora y para recuperar costos y gastos, incurridos
por el vendedor con posterioridad a la emisión del comprobante de venta.

6. Notas de crédito comerciales: Es un documento modificatorio que se emitirán
para anular operaciones, aceptar devoluciones y conceder descuentos o
bonificaciones.

Las notas de débito y crédito comerciales, deberán consignar la denominación,
serie y número de los comprobantes de venta a los cuales se está modificando.

4. Derecho exclusivo de los Autores Página 4
Ing. Jorge Altamirano e Ing. Jaime Guada
Se debe manifestar que estos documentos deben contener requisitos pre impresos los
cuales se estipulan en el art.18 del Reglamento de Comprobantes de Venta y Retención,
mismo que se da a conocer:

Art. 18.- Requisitos pre impresos para las facturas, notas de venta,
liquidaciones de compras de bienes y prestación de servicios, notas de
crédito y notas de débito.- Estos documentos deberán contener los siguientes
requisitos pre impresos:

1. Número, día, mes y año de la autorización de impresión del documento,
otorgado por el Servicio de Rentas Internas.

2. Número del registro único de contribuyentes del emisor.

3. Apellidos y nombres, denominación o razón social del emisor, en forma
completa o abreviada conforme conste en el RUC. Adicionalmente podrá
incluirse el nombre comercial o de fantasía, si lo hubiere.

4. Denominación del documento.

5. Numeración de quince dígitos, que se distribuirá de la siguiente manera:

a) Los tres primeros dígitos corresponden al número del establecimiento
conforme consta en el registro único de contribuyentes;

b) Separados por un guión (-), los siguientes tres dígitos corresponden al código
asignado por el contribuyente a cada punto de emisión dentro de un mismo
establecimiento; y,

c) Separado también por un guión (-), constará el número secuencial de nueve
dígitos.

Podrán omitirse la impresión de los ceros a la izquierda del número secuencial,
pero deberán completarse los nueve dígitos antes de iniciar la nueva numeración.

6. Dirección de la matriz y del establecimiento emisor cuando corresponda.

7. Fecha de caducidad del documento, expresada en día, mes y año, según la
autorización del Servicio de Rentas Internas.

8. Número del registro único de contribuyentes, nombres y apellidos,
denominación o razón social y número de autorización otorgado por el Servicio
de Rentas Internas, del establecimiento gráfico que realizó la impresión.

9. Los destinatarios de los ejemplares. El original del documento se entregará al
adquirente, debiendo constar la indicación “ADQUIRENTE”, “COMPRA-
DOR”, “USUARIO” o cualquier leyenda que haga referencia al adquirente. Una
copia la conservará el emisor o vendedor, debiendo constar la identificación
“EMISOR”, “VENDEDOR” o cualquier leyenda que haga referencia al emisor.

5. Derecho exclusivo de los Autores Página 5
Ing. Jorge Altamirano e Ing. Jaime Guada
Se permitirá consignar en todos los ejemplares de los comprobantes de venta la
leyenda: original-adquirente/copia-emisor, siempre y cuando el original se
diferencie claramente de la copia.

Tratándose de facturas que, de conformidad con el Código de Comercio, sean de
aquellas consideradas como “facturas comerciales negociables”, se emitirán
junto con el original, una primera y una segunda copia, debiendo constar en el
original y en la segunda copia la leyenda “no negociable”, toda vez que la
primera copia será la única transferible. El original será entregado al adquirente
y la segunda copia será conservada por el emisor.

Para el caso de los comprobantes de venta que permiten sustentar crédito
tributario, en las copias adicionales a la que corresponda al emisor deberá
consignarse, además, la leyenda “copia sin derecho a crédito tributario”. Igual
leyenda se hará constar en la primera copia de las facturas comerciales
negociables.

10. Los contribuyentes designados por el SRI como especiales deberán imprimir
en los comprobantes de venta las palabras: “Contribuyente Especial” y el
número de la resolución con la que fueron calificados. En el caso de
contribuyentes especiales que a la fecha de su designación tuviesen
comprobantes de venta vigentes en inventario, podrán imprimir la leyenda de
“Contribuyente Especial” y el número de resolución con el cual fueron
calificados mediante sello o cualquier otra forma de impresión.

Si por cualquier motivo perdieran la designación de “Contribuyente Especial”,
deberán dar de baja todos aquellos documentos con la leyenda indicada;

11. Los contribuyentes que se inscriban en el Régimen Simplificado deberán
imprimir en los comprobantes de venta autorizados para este régimen la leyenda:
“Contribuyente RISE o Contribuyente Régimen Simplificado”. Si estos
contribuyentes, a la fecha de su inscripción, mantuviesen otros comprobantes de
venta vigentes, deberán darlos de baja siguiendo el procedimiento establecido en
este reglamento.

Si por cualquier motivo fueran excluídos del régimen simplificado, los
contribuyentes deberán dar de baja todos aquellos documentos autorizados para
dicho régimen.

12. Las personas naturales y las sucesiones indivisas, que de conformidad con la
Ley de Régimen Tributario Interno y su reglamento de aplicación, estén
obligadas a llevar contabilidad deberán imprimir en los comprobantes de venta
la frase: “Obligado a Llevar Contabilidad”. En el caso de personas naturales y
sucesiones indivisas que al inicio del ejercicio impositivo tuviesen comprobantes
de venta vigentes, podrán imprimir la leyenda de “Obligado a Llevar
Contabilidad” mediante sello o cualquier otra forma de impresión.

Si de conformidad con la Ley de Régimen Tributario Interno y su reglamento de
aplicación los contribuyentes dejasen de ser obligados a llevar contabilidad,

6. Derecho exclusivo de los Autores Página 6
Ing. Jorge Altamirano e Ing. Jaime Guada
deberán dar de baja todos aquellos documentos que contengan la leyenda antes
indicada.



Todos estos documentos fuente deben ser entregados oportunamente conforme lo señala
el Art. 17 del Reglamento de Comprobantes de Venta y Retención, el cual manifiesta:
Art. 17.- Oportunidad de entrega de los comprobantes de venta y
documentos autorizados.- Los comprobantes de venta y los documentos
autorizados, referidos en este reglamento, deberán ser entregados en las
siguientes oportunidades:

a) De manera general, los comprobantes de venta serán emitidos y entregados en
el momento en el que se efectúe el acto o se celebre el contrato que tenga por
objeto la transferencia de dominio de los bienes o la prestación de los servicios;

b) En el caso de transferencia de bienes pactada por medios electrónicos,
teléfono, telefax u otros medios similares, en que el pago se efectúe mediante
tarjeta de crédito, débito, abono en cuenta o pago contra entrega, el comprobante
de venta será entregado conjuntamente con el bien o a través de mensajes de
datos, según corresponda;

c) En el caso de pago de servicios a través de convenios de débito en cuentas
corrientes, cuentas de ahorros o tarjetas de crédito, los comprobantes de venta
emitidos por el prestador del servicio deberán ser obligatoriamente entregados al
cliente por cualquier medio, pudiendo serlo conjuntamente con su estado de
cuenta;

d) Cuando el giro del negocio sea la transferencia de bienes inmuebles, el
comprobante de venta se entregará en la fecha en que se perciba el ingreso o en
la que se celebre la escritura pública, lo que ocurra primero;

e) En el caso de los contratos de acuerdo con los cuales se realice la
transferencia de bienes o la prestación de servicios por etapas, avance de obras o
trabajos y, en general, aquellos que adopten la forma de tracto sucesivo, el
comprobante de venta se entregará al cumplirse las condiciones para cada
período, fase o etapa; y,

f) En el caso de servicios prestados de manera continua, de telecomunicaciones,
agua potable, alcantarillado, aseo de calles, recolección de basura, energía
eléctrica, financieros y otros de naturaleza semejante, que mediante resolución
de carácter general establezca el Servicio de Rentas Internas, el comprobante de
venta deberá ser generado por el prestador del servicio en sus sistemas
computarizados, emitido y entregado al adquirente o usuario cuando este lo
requiera.

Aquellos sujetos pasivos autorizados para emitir comprobantes de venta en los
que no se requiera identificar al adquirente, deberán contar con comprobantes de

7. Derecho exclusivo de los Autores Página 7
Ing. Jorge Altamirano e Ing. Jaime Guada
venta en los que se lo pueda identificar, para el caso en el que este lo solicite con
su identificación.


Los cheques también son considerados documentos fuente, estos documentos son
regularizados por la Ley de Cheques y su reglamento general. De los cheques podemos
mencionar algunas de las características que se consideran importantes.

- Cheque.- Es la orden incondicional de pago por medio del cual el girador
dispone al girado el pago de una determinada suma de dinero a un
beneficiario. El cheque debe cumplir con sus características físicas,
electromagnéticas, de diseño, dimensiones y seguridades/establecidas por la
Junta bancaria;
- Cheque certificado.- Es el cheque cuyo girado asegura el pago del importe al
beneficiario consignando la palabra "certificado" de forma escrita, la fecha y
firma de la persona autorizada por el girado, liberando al girador de la
responsabilidad del pago del mismo;
- Cheque de gerencia.- Son las órdenes internas de caja u otros giros contra la
propia institución, extendidos por el gerente o funcionario autorizado por
servicios, compras y otros conceptos similares, es decir, que tengan relación
con el funcionamiento administrativo de la institución. Este tipo de cheques
no se utilizará para operaciones financieras propias de la entidad;
- Plazo de presentación.- Conforme lo establece el artículo 25 de la Ley de
Cheques, deberán presentarse al pago dentro de los veinte (20) días contados
desde la fecha de su emisión, aquellos cheques girados y pagaderos en el
Ecuador; mientras que los cheques girados en el exterior y pagaderos en el
Ecuador, se presentarán al pago dentro del plazo de noventa (90) días
contados desde la fecha de su emisión. Sin embargo, el girado puede pagar
un cheque en el Ecuador hasta trece (13) meses posteriores a la fecha de su
emisión;
- Forma de emisión.- Al girar un cheque se debe indicar con claridad el lugar y
la fecha de emisión. Para el lugar de emisión, se podrá utilizar abreviaturas
de uso corriente en el espacio o casillero correspondiente. La fecha podrá ser
escrita en números y letras o solamente en números o solamente en letras,
conforme consta en el formulario, registrando en el espacio o casillero
correspondiente el año, mes y día. Cuando se trate de mes podrá utilizarse
abreviaturas y números arábigos o romanos. La cantidad escrita en números,
cuando tenga decimales, debe escribirse con dos decimales. Cuando la
cantidad se exprese en letras, podrá presentarse la parte decimal con la
utilización de fracciones o con la escritura completa en letras.
- Prohibición.- Se prohíbe poner en el cheque sellos o leyendas que
condicionen su pago, salvo los establecidos en la Ley de Cheques o en este
capítulo, los demás se considerarán como no existentes.
- Endoso.- Únicamente los cheques girados a favor de personas naturales y
cuyo monto sea de hasta dos mil ($2.000.00) dólares de los Estados Unidos
de América, podrán ser susceptibles de un único endoso en transmisión por
parte del primer beneficiario.

8. Derecho exclusivo de los Autores Página 8
Ing. Jorge Altamirano e Ing. Jaime Guada





EJEMPLOS DE DOCUMENTOS FUENTE:
Los ejemplos presentados a continuación han sido obtenidos de la página del Servicio
de Rentas Internas, los cuales además de presentar el documento fuente, también
muestra los requisitos que los mismos deben mantener.
(http://www.sri.gob.ec/web/guest/146)

1. Factura




2. Nota de Venta

9. Derecho exclusivo de los Autores Página 9
Ing. Jorge Altamirano e Ing. Jaime Guada

3. Liquidación de Compras






4. Guía de Remisión

10. Derecho exclusivo de los Autores Página 10
Ing. Jorge Altamirano e Ing. Jaime Guada


5. Comprobante de Retención






6. Notas de Crédito Comerciales

11. Derecho exclusivo de los Autores Página 11
Ing. Jorge Altamirano e Ing. Jaime Guada





7. Notas de Debito Comerciales




DOCUMENTOS FUENTE SIN NORMATIVA LEGAL O TRIBUTARIA
Existen otro tipo de documentos fuente que cumplen la misma acción, es decir,
justificar la consecución de una transacción, pero sin embargo estos no están regulados
bajo ningún esquema de índole tributario ni legal, entre los cuales tenemos:

12. Derecho exclusivo de los Autores Página 12
Ing. Jorge Altamirano e Ing. Jaime Guada
1. Comprobantes de Ingreso: son documentos en donde se detalla el dinero que la
empresa recibe ya sea en efectivo o cheque.
2. Comprobantes de Egreso: son constancias en donde se registra los desembolsos
de la empresa. Estos pueden ser: compra de activos, de mercadería, pago de
impuestos, etc.
3. Vales de caja: Son documentos que sustenta la salida de dinero de la caja general
de la empresa. También se entrega vales de caja a los clientes por conceptos de
descuentos o premios
4. Comprobantes de depósito: Son documentos que emite una entidad del sistema
financiero como constancia de haber entregado dinero a la misma para que sea
registrada en las cuentas bancarias que mantenga la empresa.
5. Contratos.- Son constancias de haber mantenido una negociación para a futuro
obtener o alcanzar un bien o servicio y sobre los mismos realizar un pago o
similar.
6. Recibos: Son documentos que sustenta la salida de dinero de la caja general de
la empresa por la adquisición de un bien o servicio.



EJEMPLOS DE DOCUMENTOS FUENTE:


1. Comprobantes de Ingreso





2. Comprobantes de Egreso

13. Derecho exclusivo de los Autores Página 13
Ing. Jorge Altamirano e Ing. Jaime Guada






3. Vale de Caja Chica


4. Comprobantes de deposito

14. Derecho exclusivo de los Autores Página 14
Ing. Jorge Altamirano e Ing. Jaime Guada



5. Contratos


6. Recibos

15. Derecho exclusivo de los Autores Página 15
Ing. Jorge Altamirano e Ing. Jaime Guada
EJERCICIOS DE APLICACIÓN DE DOCUMENTOS FUENTE
En base a las siguientes transacciones descritas determine que documentos fuente se
puede encontrar:
Transacción Documentos Fuente
1. Se compra un computador para la oficina y se
paga con cheque.
- Factura de compra
- Comprobante de Egreso
- Comprobante de retención
- Cheque
2. Se paga los servicios de Agua, luz y teléfono de
todo el mes vencido, el pago lo realizamos en
efectivo
- Factura de compra
- Comprobante de Egreso
3. Se vende un vehículo de la empresa y nos
ofrecen pagar en 1 mes por lo que nos firman un
pagare

4. Compramos en la pastelería Pan de Vida (RISE)
sándwiches y gaseosas para un evento que organiza
el área de Recursos Humanos se paga con cheque.

5. Las ventas del día han sido considerables por lo
que se envía al mensajero a depositar el dinero en
el banco.

6. Se contrata a un jardinero para que arregle el
césped que tenemos en la entrada de la oficina, y el
jardinero señala que no tiene facturas, el pago lo
hacemos en cheque.

7. Se requiere ir de urgencia a un juzgado laboral
por lo que se pide al custodio de caja chica dinero
para tomar un taxi

8. Un cliente nuestro ha quedado mal en pagarnos
por lo que nos vemos obligados a cobrarle un
interés comercial sobre el valor de la deuda, este
interés nos paga en efectivo

9. Compramos una copiadora el mes anterior pero
se verifica que el valor de la factura es incorrecto
pues esta cobrado en exceso, la empresa vendedora
nos devuelve el valor cobrado en exceso mediante
cheque.