Documentos comerciales ppt

Esta presentación te enseñará los documentos comerciales usados, obligatorios y no obligatorios en el Ecuador

1. DOCUMENTOS COMERCIALES

2. DOCUMENTOS COMERCIALES Definición Son los que respaldan las operaciones comerciales de la empresa constituyéndose en medio de prueba y la entrada de datos para el sistema contable. Se elaboran en original y tantas copias como lo requiera la empresa.

3. Importancia Los documentos son muy importantes en una empresa porque cumplen con las siguientes funciones: De control Jurídica Contable

4. FUNCIÓN CONTROL Es aquella que permite individualizar a las partes que intervienen en la operación, la mercadería involucrada, su cantidad, calidad, precio, etc.

5. FUNCIÓN JURÍDICA Porque los documentos comerciales constituyen un medio de prueba frente a inconvenientes de tipo legal

6. FUNCIÓN CONTABLE A través de ellos se puede llevar registros contables de las transacciones comerciales efectuadas por las distintas organizaciones

7.   Clasificación

8. Los documentos según su Función Económica se clasifican en negociable y no negociable Negociable Son aquellos que por seguridad y comodidad reemplazan el dinero en efectivo o respaldan una deuda, dentro de ellos tenemos: el cheque, la letra de Cambio, el pagaré, la factura cambiaria, entre otros. Estos también se denominan títulos de valor No negociables : sirven de información sobre las transacciones comerciales de la empresa. Estos son: la cotización, el pedido, la remisión, la tarjeta kardex , el recibo de caja, comprobante de egreso, nota de débito y crédito, consignación bancaria, entre otros.

9. Según la Función Administrativa se dividen en: Informativos y de Soporte . Documentos informativos Estos sólo sirven para brindar información sobre los productos o servicios que posee la empresa, dentro de estos tenemos: La cotización, El pedido, La guía de remisión , El kardex , Notas de contabilidad, Entre otros

10. Documentos de soporte Documento de soporte son los que sirven de respaldo a las transacciones comerciales de la empresa, ejemplo: el recibo de caja, el soporte a una venta o una compra, el comprobante de egreso que es el soporte a un pago efectuado por la empresa, entre otros.  

11. En el proceso de compra y venta se trabajan los siguientes documentos: La cotización, el pedido, la remisión, la factura, el recibo de caja, el cheque.

12. LA COTIZACIÓN Su objetivo fundamental es facilitar la información al cliente para la toma de decisiones acerca de la mejor opción, por esta razón el cliente antes de cualquier negociación solicita varias cotizaciones y se queda con la mejor propuesta

13. Partes de la cotización Número es el orden consecutivo que permite a la empresa controlar e identificar de forma rápida la cotización Nombre del cliente: persona natural o jurídica a quien se dirige la cotización Fecha: día mes y año en que se ofrece la cotización Tiempo de validez: periodo de vigencia de las condiciones ofrecidas Forma de pago: a crédito o de contado Forma de despacho: vía aérea marítima y fluvial Descripción del objeto de cotización: características, precio unitario, cantidad, descuentos, cargos y valor total Observaciones: son las condiciones particulares de la negociación Firma de los responsables: de quién cotiza y de quién aprueba Nota: En todo documento comercial no puede faltar el nombre de la empresa, razón social, logotipo, lema, NIT , dirección, teléfono, email, página web y fax

14. EL PEDIDO Es el compromiso formal para una compra. Su objetivo es dejar constancia por escrito sobre la negociación. Sus partes son Membrete Nombre del documento Número Nombre del cliente Fecha del pedido Forma de entrega o pedido Nombre del vendedor Forma de pago Descripción del objeto de pedido Firma de responsables

15. LA GUÍA DE REMISIÓN Tiene una función informativa que permite al comprador la confrontación de la mercancía recibida con la solicitada en su pedido. Es un documento no contable y externo. En esta se relaciona los bienes enviados. Consta de Membrete Nombre del documento Número consecutivo Nombre y dirección del comprador Datos del transportador o empresa que entrega la mercancía Descripción de la mercancía Observaciones Firma de los responsables

16. TARJETA KARDEX Su función es ofrecer información inmediata sobre la existencia de un producto y disponer de un control permanente de las entradas y salidas del almacén y permite además valorizar el inventario. Partes de la tarjeta kardex Membrete Nombre del documento Fecha Detalle Valor unitario Entradas Salidas Saldo Proveedores Ubicación Unidad Mínimo y máximo Artículo Método

17. LA FACTURA COMERCIAL Es el soporte de la compra venta realizada. Sirve de base para el cobro de la mercancía despachada o servicio prestado al cliente. Partes de la factura comercial: Membrete de la empresa Nombre del documento Número consecutivo Datos del cliente Nombre del vendedor Fecha de facturación Lugar de despacho Forma de pago Número de cédula o ruc del comprador Descripción de la mercancía Imputación contable Firma de los responsables

18. RECIBO DE CAJA También se conoce como comprobante de ingreso. Su función es servir de constancia de pago efectuado por un cliente y de comprobante de todos los ingresos a la empresa . Consta de: Membrete Nombre del documento Número consecutivo Persona de quien se recibe el documento con su respectiva identificación Fecha de ingreso Concepto o motivo del ingreso Valor en el número y letras Forma de pago Imputación contable Firma y sello del funcionario que recibe el pago

19. EL CHEQUE Es un documento negociable, mediante el cual el titular de una cuenta corriente ordena al banco que pague determinada cantidad de dinero a una persona natural o jurídica que previa presentación firma y entrega del cheque al mismo banco. Consta de : El nombre del banco girado Serie y número del cheque Ciudad y fecha de expedición Valor en números y letras Nombre del beneficiario Firma del girador o titular de la cuenta Número de la cuenta corriente nota: Todos los cheques se imprimen en papel de seguridad para impedir falsificaciones

20. Documentos autorizados por el SRI El Servicio de Rentas Internas autoriza tres tipos de documentos. Estos son: 1.  Comprobantes de venta.  Se los debe entregar cuando se transfieren bienes, se prestan servicios o se realizan transacciones gravadas con tributos. Los tipos de comprobantes de venta son: Facturas:  Destinadas a sociedades o personas naturales que tengan derecho a crédito tributario y en operaciones de exportación . Notas de venta - RISE :  Son emitidas exclusivamente por contribuyentes inscritos en el Régimen Simplificado. Liquidaciones de compra de bienes y prestación de servicios:  Las emiten sociedades personas naturales y sucesiones indivisas en servicios o adquisiciones de acuerdo a las condiciones previstas en el Reglamento de Comprobantes de Venta, Retención y Documentos Complementarios vigente. Tiquetes emitidos por máquinas registradoras y boletos o entradas a espectáculos públicos:  Se emiten en transacciones con usuarios finales, no identifican al comprador, únicamente en la emisión de tiquete si se requiere sustentar el gasto deberá exigir una factura o nota de venta - RISE . Otros documentos autorizados.  Emitidos por Instituciones Financieras, Documentos de importación y exportación, tickets aéreos, Instituciones del Estado en la prestación de servicios administrativos: sustenta costos y gastos y crédito tributario siempre que cumpla con las disposiciones vigentes. 2.  Comprobantes de retención.  Comprobantes que acreditan la retención del impuesto, lo efectúan las personas o empresas que actúan como agentes de retención. 3.  Documentos complementarios.  Son documentos complementarios a los comprobantes de venta cuya finalidad es la siguiente: Notas de crédito:  se emiten para anular operaciones, aceptar devoluciones y conceder descuentos o bonificaciones. Notas de débito:  se emiten para cobrar intereses de mora y para recuperar costos y gastos, incurridos por el vendedor con posterioridad a la emisión del comprobante. Guías de remisión:  sustenta el traslado de mercaderías dentro del territorio nacional http:// www.sri.gob.ec /de/144

21. Gracias