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1. Documentos en la Era Digital Explorando la evolución y gestión de la información digital.

2. Índice •Conceptos Fundamentales: Documento de Apoyo, Electrónico y Mensaje de Datos. •Marco Legal: Validez de los Documentos Electrónicos. •Soportes Documentales: Tipos, Ventajas y Desafíos. •Aplicaciones Prácticas de los Soportes Electrónicos. •Conservación Documental: Importancia y Legislación.

3. La Era Digital Vivimos en una era donde la información digital es omnipresente, desde nuestros teléfonos inteligentes hasta las bases de datos gubernamentales. Esta transformación ha revolucionado la creación, almacenamiento y acceso a los documentos. Por ejemplo, la Declaración de Renta en línea o el expediente académico digital son ahora la norma. Mundo conectado: información digital omnipresente en la era global.

4. Documento de Apoyo: Concepto Un documento de apoyo es cualquier material, físico o digital, que complementa o sustenta una acción, decisión o proceso. No constituye el acto principal en sí mismo, sino que lo valida o enriquece. Por ejemplo, un informe técnico que justifica la compra de nueva maquinaria para una empresa. Análisis de datos y métricas de rendimiento: apoyo a decisiones.

5. Documento Electrónico: Definición • Creado digitalmente (ej. PDF, hoja cálculo). • Guardado en soportes electrónicos (ej. nube, disco duro). • Transmitido por medios digitales (ej. correo electrónico). • Interpretado por sistemas informáticos (ej. software).

6. Mensaje de Datos: Explicación Un mensaje de datos es cualquier información generada, enviada, recibida o archivada por medios electrónicos, ópticos o similares. Esto incluye desde el Intercambio Electrónico de Datos (EDI) para transacciones comerciales hasta un correo electrónico personal. Incluso un telegrama, en su transmisión electrónica original, puede considerarse un precursor de estos mensajes, destacando su naturaleza digital. Diversos modos de comunicación: cara a cara, digital y en línea.

7. Equivalencia Jurídica Documental Marco Legal: Ley 527 de 1999 La legislación moderna establece que los documentos electrónicos y mensajes de datos poseen la misma validez y fuerza probatoria que sus equivalentes físicos. Esto significa que un documento digital, como un contrato o una factura electrónica, tiene el mismo peso legal que uno impreso en papel. Esta equiparación es crucial para la seguridad jurídica en la era digital. En Colombia, la Ley 527 de 1999 es pionera en reconocer la validez de los documentos electrónicos y firmas digitales. Esta normativa otorga plena eficacia jurídica a los mensajes de datos, considerándolos evidencia válida en cualquier proceso. Por ejemplo, un correo electrónico puede constituir prueba en un litigio si cumple los requisitos de esta ley.

8. Soportes Documentales: Base Un soporte documental es el medio físico o lógico donde se registra y conserva la información, garantizando su acceso futuro. Puede ser tangible, como un papiro egipcio o un disco duro, o intangible, como una base de datos en la nube. Su función es preservar datos esenciales, como actas de independencia o registros médicos digitales, para su consulta y uso a lo largo del tiempo. Jeroglíficos egipcios: soporte documental de la antigüedad. Control room de análisis de datos: soporte documental para la información.

9. Soportes Físicos Tradicionales • Papiro: Antiguo Egipto, frágil, base para escritura. • Pergamino: Piel animal, duradero, usado en Edad Media. • Papel: Invento chino (siglo II d.C.), económico, difusión masiva. • Microfilme: Siglo XIX, formato compacto, necesita equipo especial.

10. Soportes Electrónicos Modernos • Discos Duros (HDD) y SSD: Almacenamiento interno, rápido. • Memorias USB: Dispositivos portátiles, fácil transporte. • Discos Ópticos: CD, DVD, Blu-ray para respaldo. • Almacenamiento en la Nube: Servicios remotos como Google Drive, Dropbox.

11. Ventajas: Eficiencia y Acceso Desafíos: Riesgos y Durabilidad Los soportes electrónicos ofrecen una accesibilidad sin precedentes, permitiendo consultar documentos desde cualquier dispositivo con conexión a internet, como acceder a la Biblioteca Digital Mundial. Su capacidad de almacenamiento masivo reduce el espacio físico, albergando miles de expedientes en un disco duro. Además, la rapidez de búsqueda mediante palabras clave facilita encontrar información específica en segundos, optimizando la gestión documental. Enfrentamos la obsolescencia tecnológica, donde formatos o dispositivos como los disquetes o CDs pueden volverse ilegibles con el tiempo, dificultando el acceso a archivos antiguos. La vulnerabilidad a ataques cibernéticos, como el ransomware WannaCry, representa un riesgo constante de pérdida o alteración de datos críticos. Asegurar la autenticidad y la integridad a largo plazo de estos documentos digitales es un reto continuo.

12. Aplicación en Medios Electrónicos Los soportes documentales electrónicos son esenciales hoy. Por ejemplo, la firma digital en transacciones bancarias o el voto electrónico en elecciones nacionales garantizan seguridad y eficiencia. También se usan en la gestión de expedientes judiciales electrónicos, modernizando procesos. Firma digital: seguridad y eficiencia en la justicia.

13. Importancia de la Conservación La conservación documental es crucial para preservar la memoria histórica, como los archivos del Archivo General de la Nación. Asegura la transparencia administrativa y el cumplimiento legal, por ejemplo, en auditorías gubernamentales. Además, protege los derechos ciudadanos al mantener accesibles documentos vitales para su identidad y bienestar. Examen de documentos oficiales: preservando la memoria histórica.

14. Desafíos de la Preservación Digital • Migración de formatos: de .doc a .docx o PDF. • Gestión de metadatos: autor, fecha y contexto. • Autenticidad a largo plazo: evitar alteraciones del "documento electrónico". • Ciberseguridad: proteger "documentos apoyo" de ataques.

15. Principios Legales Clave • Autenticidad: Origen y autoría verificables (ej. firma digital). • Integridad: Contenido inalterado, protegido (ej. sellos de tiempo). • Disponibilidad: Acceso garantizado cuando se requiera (ej. archivos nacionales).

16. Legislación Aplicable: Ejemplos La conservación documental se rige por marcos legales y normativas que garantizan su validez y accesibilidad a largo plazo. En Colombia, el Archivo General de la Nación (AGN) es la entidad encargada de establecer las políticas y directrices para la gestión y preservación de los documentos públicos y privados. A nivel internacional, la norma ISO 15489 ofrece un estándar global para la gestión de documentos, asegurando su autenticidad, fiabilidad e integridad. Presentación libro: Juan Montalvo en Colombia, marco legal documental. Registro de medios visuales: play y B

17. Futuro Documental: Reflexión ¿Cómo creen que la tecnología (ej. IA, blockchain) transformará la definición, creación, uso y conservación de documentos en las próximas décadas?

18. Conclusión • La era digital ha redefinido la creación y gestión de documentos, haciéndolos omnipresentes. • Los documentos y mensajes de datos electrónicos poseen plena validez y fuerza legal. • Existen diversos soportes documentales, cada uno con ventajas y desafíos únicos. • La conservación documental es crucial para la memoria histórica, la transparencia y los derechos ciudadanos. • La tecnología continuará transformando el futuro de los documentos, exigiendo adaptación y nuevas regulaciones.