Ejemplos de auditoria. cedulas

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MAYOR DE HACIENDA
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D EL D ISTRITO FED ERAL
Guía para la Elaboración de Papeles
de Trabajo
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ÍNDICE
INTRODUCCIÓN 4
1. OBJETIVO 5
2. ALCANCE 5
3. MARCO LEGAL 6
4. POLÍTICAS 7
5. PAPELES DE TRABAJO 9
5.1. CÉDULAS DE AUDITORÍA 12
5.1.1. CONCEPTO 12
5.1.2. TIPOS DE CÉDULAS DE AUDITORÍA 12
5.1.3. ESTRUCTURA DE LAS CÉDULAS DE AUDITORÍA 14
5.1.4. CARACTERÍSTICAS DE LAS CÉDULAS 16
5.1.5. REGLAS PARA LA ELABORACIÓN DE CÉDULAS DE AUDITORÍA 17
5.1.6. MARCAS DE AUDITORÍA 18
5.2. CLASIFICACIÓN DE LOS PAPELES DE TRABAJO 19
5.2.1. ARCHIVO PERMANENTE
O EXPEDIENTE CONTINUO DE AUDITORÍA 19
5.2.2. PAPELES DE TRABAJO ACTUALES O DEL PERÍODO 19
5.2.3. INTEGRACIÓN DE EXPEDIENTES Y ORDEN
DE LOS PAPELES DE TRABAJO 20
5.2.4. PROPIEDAD, CUSTODIA Y CONFIDENCIALIDAD 21
5.3. PAPELES DE TRABAJO EN MEDIOS ELECTRÓNICOS 22
ANEXOS 24
1. FORMATO CÉDULA SUMARIA O DE RESUMEN 25

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2. FORMATO CÉDULA ANALÍTICA 28
3. FORMATO CÉDULA SUBANALÍTICA 31
EXPEDICIÓN 34

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INTRODUCCIÓN
Las cédulas y documentos en que se de ja evidencia de la labor realizada
por el auditor reciben el nombre genérico de papeles de trabajo. Su utilidad
radica en la forma como se planeen, preparen, elaboren y conserven dichos
documentos, así como en las facilida des que ofrezcan para efectuar
las labores de supervisión. Los papeles de trabajo constituyen el sustento de
los hallazgos, recomendaciones y opiniones contenidos en los Informes
Finales de Auditoría (IFA) que emite la Contaduría Mayor de Hacienda de la
Asamblea Legislativa del Distrito Federal (CMHALDF).
En la presente guía se explica de manera clara y sencilla al personal
involucrado en la auditoría (Dir ectores, Subdirectores, Jefes de
Departamento, auditores, etc.) de la CMHALDF, así como a los auditores
externos que contrate esta entidad de fiscalización del Distrito Federal, los
requisitos mínimos que deben contener los papeles de trabajo a fin de
atender con mayor eficiencia las funciones sustantivas a su cargo. Asimismo,
se anexan formatos de cédulas de auditoría como ejemplo.

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1. OBJETIVO
Dar a conocer al personal auditor la naturaleza y objetivos de
los papeles de trabajo, la importancia que revisten en la labor fiscalizadora,
los principales elementos que deben c ontener, los diferentes documentos
con que se integran los expedientes de auditoría y los lineamientos que
regulan su guarda, custodia y confidencialidad, a fin de dejar evidencia del
trabajo realizado y facilitar su lectura, interpretación y comprensión, tanto
por parte de terceros como del personal que realice la supervisión.
2. ALCANCE
La presente guía es de observancia obligatoria para el personal auditor de la
CMHALDF y, en su caso, para los au ditores de los despachos externos y
prestadores de servicios que contrate la institución para que participen en la
práctica de auditorias.
Para su consulta, este documento perm anecerá a disposición del personal de
la CMHALDF en la Unidad de Documentación e Información
(UDI), así como en la Intranet, sección Normatividad.

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3. MARCO LEGAL
Ley Orgánica de la Contaduría Mayor de Hacienda de la Asamblea Legislativa
del Distrito Federal, artículos 8o., fracción III; 14, fracciones XV y XXIII; y 26.
Reglamento Interior de la Contaduría Mayor de Hacienda de la Asamblea
Legislativa del Distrito Federal, artículos 5o., fracción II, inciso b);
6o., fracción II; 7o., fracción IV; 12, fracción XVIII; y 19, fracciones XII y XIII.
Ley de Transparencia y Acceso a la Información Pública del Distrito Federal,
artículos 11; 12, fracción IV; 16, fracción XII; 37, fracciones
III, IX y X; y 38, fracciones I y III.
Ley de Presupuesto y Gasto Eficient e del Distrito Federal, artículos
8o. y 125.
Ley de Archivos del Distrito Federal, artículos 28 y 29.
Ley de Protección de Datos Persona les para el Distrito Federal,
artículo 16, fracciones I y IV.

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4. POLÍTICAS
1. Los papeles de trabajo derivados de las auditorías que practique
esta entidad de fiscalización del Distrito Federal son propiedad de la
CMHALDF.
2. Los auditores de la CMHALDF y los auditores externos que ésta contrate
serán los responsables de controlar y custodiar los papeles de trabajo
durante la ejecución de las auditorías y hasta su envío al archivo de
concentración.
3. Por contener información de carácter confidencial, se restringe el uso
y consulta de los papeles de trabajo a personas ajenas a la práctica
y supervisión de las auditorías y al proceso de revisión institucional de
los IFA, salvo requerimiento o mandato de la autoridad competente.
4. Los papeles de trabajo comprender án las actividades realizadas
en cada una de las fases de auditoría y contendrán evidencia
de la planeación, así como de la naturaleza, oportunidad y alcance de los
procedimientos de auditoría aplicados y de las conclusiones
a que se llegó.
5. Los papeles de trabajo indicará n el personal que aplicó los
procedimientos de auditoría y su fecha de elaboración.
6. En todos los casos, en los papeles de trabajo se dejará constancia de la
supervisión de la auditoría median te rúbrica del servidor público
a cargo.
7. Sin excepción, los papeles de tra bajo deberán incluir índices
y marcas, así como cruces, cuando la información contenida en éstos
derive de otro papel de trabajo o documento, de acuerdo con
lo establecido en la Guía de Índices, Marcas y Llamadas de Auditoría
emitida por la CMHALDF. Los índices no sólo facilitan la ubicación de los
papeles de trabajo, sino que describen la tipología de los papeles de

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trabajo más frecuentes conforme a la materia a la que corresponden, la
cual forma parte de las bases de los documentos justificativos y
comprobatorios de la Cuenta Pública que deben conservarse, o
respaldarse en medios electrónico s de acuerdo con las necesidades
derivadas de las actividades de fiscalización.
8. Los papeles de trabajo estarán completos y suficientemente detallados,
con el fin de que reflejen en forma clara los datos contenidos en los
registros, los métodos de comprobación utilizados y la evidencia
adicional necesaria para la formación de una opinión y la preparación
del informe.
9. Los papeles de trabajo contendrán información clara y comprensible
para el lector.
10. Los papeles de trabajo se foliar án, a efecto de tener control
de ellos, considerando un folio continuo en cada legajo.
11. Los expedientes de los papeles de trabajo contendrán una portada
principal o carátula que incluya los datos generales de la revisión,
así como un índice para facilitar su manejo y consulta.
12. Cuando los papeles de trabajo sean demasiado voluminosos, se dividirán
en varios legajos para evitar su deterioro, hacerlos manejables y facilitar
su consulta.
13. Todas las cédulas de información o de contenido homogéneo
se enumerarán en forma consecut iva, con azul, abajo del índice,
conforme a lo establecido en el numeral 10, del apartado
4 “Políticas” de la Guía de Índices, Marcas y Llamadas de
Auditoría. Es decir, si el análisis de cierto capítulo comprende
“n” cédulas, éstas se indicará n de la siguiente manera:
1/n, 2/n, 3/n,…, n/n.

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5. PAPELES DE TRABAJO
Concepto. Los papeles de trabajo están constituidos por la documentación
en la cual el auditor asienta la información obtenida en la revisión, así como
por la que le fue proporcionada por el sujeto fiscalizado (fotocopias
o copias certificadas), que en conjunto proporcionan la evidencia de los
resultados obtenidos en la auditoría.
Según el caso, dicha información estará contenida en medios físicos
y archivos electrónicos.
Uno de los aspectos que distingue a la auditoria de cualquier otra forma de
control es el hecho de crear precedente o dejar constancia de sus hallazgos
por medio de la elaboración y conservación de los papeles de trabajo, ya que
éstos constituyen el sustento de la opinión que emite el auditor. Su
importancia se deriva de la información que puedan contener, de la
interpretación que de ella se realice; del grado de calidad con que se
planeen, preparen, revisen y conserven dichos papeles; y de la accesibilidad
que ofrezcan para ejercer la supervisión de las auditorías.
El propósito de elaborar los papeles de trabajo es dejar evidencia de
las auditorías realizadas; de la naturaleza, oportunidad y alcance de los
procedimientos de auditoría aplicados; y de las conclusiones a que se llegó.
Asimismo, su objetivo es dejar constancia de que se cumplieron los objetivos
de auditoría y de que el trabajo se efectuó de conformidad con las normas
de auditoría aplicadas por la CMHALDF, de conformidad con el Manual General
de Auditoría; también deben hacer con star la supervisión y formulación de
informes.
Con relación a la fase de planeación de la auditoría, en los papeles de trabajo
se explicará la forma en que se seleccionó al sujeto fiscalizado, el objetivo de
la revisión, el alcance de la auditoría y el programa detallado de auditoría, así
como los procedimientos por aplicar durante la etapa de ejecución, con base

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en el estudio y evaluación preliminar del sistema de control interno
implantado por el sujeto fiscalizado.
Con relación a la fase de ejecución de la auditoría, se elaboran los papeles de
trabajo que contienen la información qu e el auditor obtuvo en su revisión.
Con ellos sustentará las observaciones y resultados que presente
al sujeto fiscalizado en el Informe de Resultados de Auditoria para Confronta
(IRAC).
A fin de verificar el cumplimiento de los objetivos de la auditoría fijados en
cada una de sus fases; se dejará evidencia de la revisión de los papeles de
trabajo, por los distintos niveles de supervisión (Líder del proyecto, Jefe
de Unidad Departamental, Subdirector y Director de Área), observando las
políticas relativas al diseño, estructura y características establecidas en la
presente guía; con especial cuidado en su limpieza y orden. Durante la
supervisión se dará seguimiento a la cédula o minuta de puntos pendientes
por aclarar, a efecto de que no existan puntos pendientes de solicitar o
verificar al concluir la auditoría.
El IFA se basa en el contenido de los papeles de trabajo, ya que éstos
constituyen el soporte de los hallazgos y conclusiones derivados de la labor
realizada por los auditores; dicho informe se elaborará de acuerdo con lo
establecido en el Procedimiento para la Presentación, Revisión y Aprobación
del Informe Final de Auditoría.
Existe una estrecha relación de los papeles de trabajo con las Normas de
Auditoría (véanse numeral 6.1.2, “Cuidado y Diligencia Profesionales”, de las
Normas Personales, apartado 6, “Normas de Auditoría”, del Manual General de
Auditoría de esta entidad de fiscalización del Distrito Federal), en las cuales se
establece que los resultados y recome ndaciones que se presenten en los
informes estén sustentados en una evaluación objetiva de la evidencia
obtenida en la auditoría y que dicha evidencia resulte suficiente
y competente. De ahí que los papeles de trabajo sean el reflejo del detalle
o profundidad del trabajo del auditor y el vínculo inseparable entre la
investigación de campo y los resultados que se expongan en los informes de
auditoría.

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La norma de auditoría “Evidencia de Auditoría”, numeral 6.2.4, apartado
6.2, de las “Normas de Ejecución del Trabajo”, del Manual General de
Auditoría, señala que todos los resultados y recomendaciones de la auditoría
se sustentarán en evidencia suficiente y competente. La evidencia consiste
en el conjunto de elementos que compru eban la autenticidad de los hechos;
la evaluación de los procedimient os contables, presupuestarios,
programáticos o administrativos emplea dos; y la razonabilidad de las
determinaciones expresadas por los au ditores. El carácter suficiente se
refiere a la magnitud de la evidencia que se requiere para formar una
opinión razonable; por su parte, el carácter competente se refiere al grado
en que la evidencia puede ser considerada como confiable.
La norma antes señalada indica que los auditores considerarán que el
contenido y disposición de sus papele s de trabajo reflejen su grado de
competencia y experiencia. Asimismo , los papeles de trabajo serán tan
completos y detallados que posteriorme nte un auditor experimentado, que
no haya tenido ninguna relación con la auditoría, pueda servirse de ellos para
conocer y constatar la evidencia en que se sustente el informe de auditoría.
La conformación de la evidencia suficiente y competente implica someter la
evidencia primaria recopilada a pr ocedimientos para corroborar la
razonabilidad de la información prop orcionada por el sujeto fiscalizado,
explicando, en su caso, discrepancias y ajustes derivados de la revisión, lo que
permite que en el informe se consignen los saldos y la información que
constan al auditor. Estos procedimientos, desarrollados de lo general a lo
particular quedan plasmados en los d iferentes tipos de cédulas que se
indican en el numeral 5.1.2. “Tipos de cédulas de auditoría”, de la presente
guía.
La relevancia de la norma de auditorí a “Evidencia de Auditoría”, se hace
patente cuando la CMHALDF promueve ante las autoridades competentes las
acciones legales que se deriven de las irregularidades detectadas durante la
revisión de la Cuenta Pública del Gobierno del Distrito Federal, con objeto de
que dichas autoridades determinen las responsabilidades a que haya lugar;
en función de lo anterior, para la elaboración y presentación de los papeles
de trabajo se considerará que éstos cuenten con las características para que
sean admitidos por las instancias competentes; que acrediten la existencia de

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la(s) irregularidad(es) contenida(s) en el Dictamen Técnico Correctivo para la
Determinación de Presuntas Responsabilidades Administrativas (DTC-FRA) y
resarcitorias (DTC-FRER); que señalen la participación de los servidores
públicos, así como las demás personas involucradas en la(s) irregularidad(es);
y que hagan posible la integración del soporte documental previsto en el
numeral 5.2.2., “Expediente Técnico (ET)” del Manual de Procedimientos para
la Emisión y Promoción de Acciones.
5.1. CÉDULAS DE AUDITORÍA
5.1.1. Concepto
Las cédulas de auditoría son docume ntos en los que se describen los
procedimientos y técnicas utilizadas du rante la ejecución de la auditoría,
así como los resultados y conclusiones en que sustenta la opinión del auditor.
5.1.2. Tipos de cédulas de auditoría
Por su contenido, las cédulas de audi toría se clasifican de la siguiente
manera:
1. Cédulas sumarias o de resumen
En las cédulas sumarias se resumen las cifras, procedimientos y conclusiones
del rubro (capítulo, concepto o partida) o subfunción sujeto a examen; por
ejemplo, ingresos, deducciones o asignaciones presupuestarias.
Es conveniente que estas cédulas c ontengan los principales indicadores
contables o estadísticos de la operación, así como su comparación con los
estándares del período anterior, con el propósito de que se detecten desde
ese momento desviaciones importantes que requieran de explicación,
aclaración o ampliación de algún procedimiento de auditoría, antes de
concluir la revisión. (Véase el Anexo núm. 1.)

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2. Cédula analítica
En las cédulas analíticas, además de in cluirse la desagregación o análisis
de un saldo, concepto, cifra, operación o movimiento del rubro (capítulo,
concepto o partida) o subfunción por revisar, mediante la aplicación de uno
o varios procedimientos de auditoría, se detallan la información con la que se
contó, las pruebas realizadas y las observaciones formuladas.
Es conveniente que la información y documentación recabadas
se clasifiquen de tal forma que permitan detectar fácilmente desviaciones
o aspectos sobresalientes de las operaciones, y que en ellas se incluyan los
comentarios o aclaraciones que se requieran para su debida interpretación.
Las pruebas que se consignen en la s cédulas analíticas se refieren
a las investigaciones que se consideren necesarias (sin perder de vista la
optimización del tiempo y el esfuerzo respecto de las cargas de trabajo
y demás obligaciones a cargo) para cump lir los objetivos establecidos en los
programas de trabajo, considerando las cifras y datos asentados en la cédula
sumaria.
En las cédulas analíticas se incluye, además, el razonamiento de cifras
específicas o la verificación de algún cálculo, que son útiles para reforzar el
resultado de las pruebas específicas de detalle o de análisis. Su aplicación
parte de razonamientos de tipo financiero o estadístico; algunas aplicaciones
se pueden referir, por ejemplo, a razones de rentabilidad, producción
per cápita, determinación del costo-beneficio o variaciones entre el gasto
ejercido y el presupuesto autorizado, conciliaciones, etc.
Asimismo, en las cédulas se incluyen las observaciones o irregularidades.
(Véase el Anexo núm. 2.)
3. Cédulas subanalíticas
Por medio de las cédulas subanalíticas, se efectúa la desagregación, detalle
o análisis a profundidad de los datos contenidos en una cédula analítica,
mediante la aplicación de los mismos procedimientos utilizados o de otros
complementarios. Un ejemplo del uso de estas cédulas, consiste en el
examen específico de la cuenta de inversiones en valores, en el cual la cédula

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subanalítica sería aquella en que se mostraran los saldos mensuales de las
cuentas de inversión de dicha cuenta. (Véase el Anexo num. 3)
4. Cédulas maestras
Una vez concluido el trabajo de auditoría, y de manera adicional a las cédulas
en que se presenten las conclusiones, se deberá integrar al inicio del legajo
de los papeles de trabajo, un informe por resultado, en el que se expongan
brevemente los antecedentes de éste y se resuman los procedimientos
de auditoría aplicados y sus resultados, de tal manera que su simple lectura
ofrezca un panorama completo del trabajo realizado y de las posibles
acciones por emprender.
5.1.3. Estructura de las cédulas de auditoría
Las cédulas de auditoría muestran en su estructura tres partes claramente
diferenciadas: encabezado, cuerpo, y pie o calce.
1. Encabezado. En él se asientan el logotipo de la CMHALDF, las siglas de
esta entidad de fiscalización y el nombre de la Dirección General de
Auditoría y de la Dirección de Área encargadas de la revisión. Se ubicará
en la parte superior de la cédula, así como los siguientes datos:
a) Razón social o denominación del sujeto fiscalizado.
b) Clave de la auditoría.
c) Rubro (capítulo, concepto o partida) o subfunción auditado.
d) Período o ejercicio presupuestal sujeto a revisión.
e) Clase o tipo de cédula.
f) Descripción de la información que se presenta en la cédula.

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g) Iniciales de quienes elaboraron, supervisaron o revisaron la cédula y
su firma o rúbrica, a fin de deslindar responsabilidades.
h) Fecha de elaboración de la cédula, con objeto de delimitar
responsabilidades en caso de que, en el transcurso de la auditoría,
se presenten sucesos que modifiquen lo asentado en dicho
documento.
i) Clave o índice de la cédula, en color rojo, los cuales constituyen el
dato que permitirá ordenar y clas ificar los papeles de trabajo
y que facilitará su inmediata localización en el expediente.
2. Cuerpo o contenido principal. Es la parte más importante de la cédula;
en ella se asientan los resultados y la información obtenida por el
auditor; su contenido puede referirse a lo siguiente:
a) Cifras y conceptos sujetos a revisión.
b) Datos informativos de los libros de contabilidad, auxiliar
presupuestal o de los elementos de control establecidos en el sujeto
fiscalizado.
c) Vaciado de declaraciones o comprobantes de contribuciones
pagadas.
d) Hechos e irregularidades detect ados por prácticas omitidas
o incumplimiento de los controle s establecidos por el sujeto
fiscalizado.
e) Conclusiones, debidamente fundamentadas, de los hechos
e irregularidades detectados por prácticas omitidas o incumplimiento
de los controles establecidos, así como determinación del monto de
dichos hechos e irregularidades.
f) Marcas y cruces, en color rojo, los cuales permitan indicar en forma
sintetizada las pruebas realizadas e identificarlas con otras cédulas
que guarden relación o complementen los procedimientos que en
ella se consignen.

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3. Pie o calce. Se ubica en la parte final de la cédula; en él se asientan
principalmente los siguientes datos:
a) Notas aclaratorias o complementar ias, para hacer más conciso
o sencillo algún concepto asentado en el cuerpo de la cédula, con el
fin de aclarar o ampliar información o señalar situaciones especiales
que no signifiquen observaciones o irregularidades y fallas de
control interno.
b) Fuente de la que se tomaron los datos asentados en la cédula.
c) Descripción de las marcas de auditoría empleadas y su significado
(si no se elabora una cédula especial para ello).
d) Número de hojas que integran la cédula.
5.1.4. Características de las cédulas
El diseño de una cédula se refiere básicamente a su cuerpo o contenido
principal, ya que los datos del encabezado son similares en todos los casos
y los del pie o calce derivan de la ejecución de las pruebas de auditoría.
Para el diseño de las cédulas, es preciso considerar las necesidades de la
revisión, en función de los objetivos planteados y de las probables
conclusiones a que se pretenda llega r, con objeto de que constituyan
elementos prácticos para estructurar la información, su proceso y los
resultados de los procedimientos aplicados.
Con relación a los objetivos establecidos para la elaboración de los papeles de
trabajo, a continuación se describen la s cualidades que debe reunir una
cédula para cumplir su cometido:
1. Que sea objetiva, es decir, que la información sea imparcial
y suficientemente amplia para qu e el lector pueda formarse una
opinión.

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2. Que sea de fácil lectura, por lo cual se integrará de manera lógica, clara
y sencilla.
3. Que esté completa y detallada en cu anto a la naturaleza y alcance del
trabajo de auditoría realizado y sustente debidamente los resultados,
conclusiones y recomendaciones.
4. Que los cruces de las distintas cédulas (sumarias, analíticas
y subanalíticas), se correlacionen fácilmente, de tal manera que
contengan suficientes índices y marcas que permitan al lector relacionar
datos con facilidad.
5. Que sea pertinente, por lo cual sólo deberá contener la información
necesaria para cumplir el objetivo propuesto.
5.1.5. Reglas para la elaboración de cédulas de auditoría
A efecto de que las cédulas que integran los papeles de trabajo reúnan las
características enunciadas anteriormente y cumplan con su objetivo, en
seguida se establecen de manera enunciativa, más no limitativa, algunas
reglas o principios para su diseño y elaboración:
1. Adoptar, según el tipo de auditoría, sujeto fiscalizado y rubro (capítulo,
concepto o partida) o subfunción, lo previsto en los boletines 3010
“Documentación de la Auditoría”, 3060 “Evidencia Comprobatoria”, y
5020 “El Muestreo en la Auditoría”, de las Normas y Procedimientos de
Auditoría y Normas para Atestiguar del Instituto Mexicano de
Contadores Públicos.
2. Decidir si es necesaria su formulación, en función del objetivo
y procedimientos aplicados.
3. Efectuar un diseño previo y elaborarlas preferentemente mediante
computadora.

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4. Aprovechar los elementos documental es proporcionados por el sujeto
fiscalizado.
5. Anotar los datos en columnas.
6. Asentar en la cédula los datos suficientes y necesarios, y tener cuidado
de que estén completos.
7. Ordenar y anotar los datos de tal forma que el lector llegue al mismo
conocimiento de la información y a la misma conclusión que el auditor
que elaboró la cédula.
8. Efectuar los cruces de cifras que sean necesarios para relacionar
los datos contenidos en la cédula con los asentados en otras cédulas.
9. Para efectos de corrección, en las cédulas elaboradas manualmente,
las palabras o números incorrectos se tacharán y los correctos
se escribirán en la parte superior con la rúbrica de quien elaboró
o supervisó la cédula.
10. Una vez elaborada una cédula en forma manual, ésta no deberá
desecharse ni pasarse en limpio, por lo que se deberá trabajar siempre
con limpieza y precisión.
11. Los datos y cifras de las cédulas que se elaboren manualmente,
se escribirán con letra legible o de molde y con tinta negra.
12. En caso de que las cédulas se elaboren mediante computadora, éstas
se deberán imprimir, preferentemente en papel de color, para agilizar
su localización e identificación en los legajos.
5.1.6. Marcas de auditoría
Las marcas de auditoría se deberán es cribir con color rojo y explicar
su significado al pie o calce de las cédulas. El uso de tales marcas debe
corresponder con las establecidas en la Guía de Índices, Marcas y Llamadas de
Auditoría emitido por la CMHALDF, no obstante su uso es enunciativo más no

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limitativo, y el personal auditor podrá crear algunas más de conformidad con
el tipo de auditoría y rubro revisado, siempre y cuando no se encuentren
previstos los aspectos en cuestión en dicha guía.
5.2. CLASIFICACIÓN DE LOS PAPELES DE TRABAJO
Con base en su utilización y contenido, los papeles de trabajo se clasifican
en archivo permanente o expediente continuo de auditoría y papeles de
trabajo actuales o del período. A continuación, se señalan las características
de cada uno de ellos.
5.2.1. Archivo permanente o expediente continuo de auditoría
El archivo permanente constituye un legajo o expediente especial en el que
se concentran los documentos relacionados con la información general del
sujeto fiscalizado, como antecedentes, organización, operación, información
legal, fiscal, financiera, programático-presupuestal y de revisiones de órganos
de control interno y externo. Esta información
se actualizará en forma continua y servirá como instrumento de referencia
y consulta en auditorías posteriores.
El archivo se integrará de acuerdo con lo dispuesto en los Lineamientos para
la Integración del Archivo Permanente emitidos por la CMHALDF;
es necesario que se inicie con un índice que permita identificar la
información y facilitar su localización.
5.2.2. Papeles de trabajo actuales o del período
Los papeles de trabajo actuales o del período se elaboran y obtienen en el
transcurso de la auditoría. En ellos se deja constancia o evidencia del proceso
de planeación y del programa de auditoría; del estudio y evaluación del

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control interno; de la selección de la muestra de auditoría; del análisis
de saldos, movimientos, operaciones, tendencias y razones financieras; del
registro de la naturaleza, alcance y oportunidad de los procedimientos
y técnicas de auditoría; de la superv isión realizada; de quién aplicó los
procedimientos y de la fecha en que se realizó el trabajo; de las conclusiones
de la revisión; y del informe de auditoria en el que se incluyen las
recomendaciones formuladas.
5.2.3. Integración de expedientes y orden de los papeles de trabajo
Los papeles de trabajo se archivarán conforme a un sistema alfanumérico,
para lo cual deberá considerarse el tipo de auditoría de que se trate
y la secuencia de los períodos o programas que han sido objeto de revisión.
Todos los archivos iniciarán con un índice que permita conocer su contenido.
Los papeles de trabajo se señalarán c on índices y marcas para facilitar
su localización y relacionarlos entre sí. Los índices son de utilidad para indicar
en qué sección del expediente se encuentran determinados papeles
de trabajo; las marcas sirven de referencia para conocer el tipo de pruebas
realizadas.
Generalmente, al poner en práctica un procedimiento de auditoría, en el
análisis se utilizan varias cédulas, por lo que éstas deben numerarse
progresivamente, de acuerdo con lo s índices asignados a los rubros
(capítulo, concepto o partida) o subfunción de aplicación, de preferencia en
forma piramidal (cédulas sumarias, analíticas y subanalíticas).
5.2.4. Propiedad, custodia y confidencialidad
Los expedientes y papeles de trabajo qu e los servidores públicos de la
CMHALDF elaboren e integren en el desempeño de sus funciones de auditoría
de conformidad con los artículos 11, 12 y 37 de la Ley de Transparencia y
Acceso a la Información Pública del Distrito Federal;
y los numerales 5.5, 5.7 y 5.10 del Manual de Procedimientos de la CMHALDF
para la Aplicación de la Ley de Transparencia y Acceso a la Información

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Pública del Distrito Federal y de la Ley de Protección de Datos Personales para
el Distrito Federal, serán responsabilidad de la CMHALDF, en su manejo se
asegurará la protección de los datos personales, y respecto del carácter de la
información, deberá clasificarla en sus modalidades de reservada o
confidencial.
Lo anterior, también es aplicable a los documentos producidos por los
auditores externos que contrate la CMHALDF, ya que dichos papeles
representan la prueba material del trabajo realizado.
El personal auditor será responsable de la custodia y cuidado de los papeles
de trabajo durante la realización de la auditoría, hasta que concluya
la revisión y se emita el IFA respectivo.
Se señalará un lugar específico en las instalaciones que ocupan las unidades
administrativas de auditoría (UAA), a efecto de que en él se archiven
adecuadamente los expedientes y se evite su deterioro y, una vez cumplida
su vigencia administrativa, pasará n a formar parte del archivo de
concentración, de acuerdo con el Manual de Procedimientos para la
Organización, Conservación y Custodia de los Archivos de la CMHALDF.
Como medida de control, los expedientes continuos de auditoría
o los papeles de trabajo que los integran permanecerán en las instalaciones
que ocupa la UAA a la que pertenezcan, salvo que estén en proceso de
elaboración los Dictámenes Técnicos correspondientes, de los cuales la
Dirección General de Asuntos Jurídicos (DGAJ) requiera su presentación para
la aclaración de dudas u observaciones.
Asimismo, para evitar el extravío de los documentos y que personal
no autorizado utilice indebidamente la información relativa a los hallazgos de
auditoría, los papeles de trabajo se guardarán, en días y horas inhábiles, en el
lugar que para tal fin sea asignado, preferentemente bajo llave.
El contenido de los papeles de trabajo deberá ser valorado por el auditor,
con el fin de identificar y salvaguardar los datos e información de acceso
restringido previstos en la Ley de Transparencia y Acceso a la Información
Pública del Distrito Federal; así como lo establecido en la Ley de Protección
de Datos Personales para el Distrito Federal, de conformidad con los

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numerales 5.5, 5.7 y 5.10 del Manual de Procedimientos de la CMHALDF para la
Aplicación de la Ley de Transparencia y Acceso a la Información Pública del
Distrito Federal y de la Ley de Protección de Datos Personales para el Distrito
Federal.
La confidencialidad se establec e como norma y está relacionada
estrechamente con el cuidado profes ional que debe tener el personal
auditor, así como con la observancia obligatoria de la Ley de Transparencia
y Acceso a la Información Pública del Distrito Federal y la Ley de Protección
de Datos Personales para el Distrito Federal. En este sentido, queda
estrictamente prohibido mostrar los papeles de trabajo a personas
no autorizadas, a menos que se trate del personal que realice labores
durante el proceso de revisión; cuando los papeles coadyuven a solucionar
los problemas que se presenten en las revisiones; o cuando formen parte de
la evidencia de hechos o irregularidades que se hayan detectado.
5.3. PAPELES DE TRABAJO EN MEDIOS ELECTRÓNICOS
Los papeles de trabajo en medi os electrónicos se refieren
a información creada, transmitida, procesada, grabada o conservada
electrónicamente que dan soporte a un informe de auditoría. A dicha
información sólo se puede tener a cceso usando equipos y tecnologías
idóneas.
En función de su naturaleza, y con el fin de asegurar la confiabilidad en dicha
información, y en qué medida es viab le para el desarrollo de las pruebas
sustantivas de auditoría, se deberá hacer énfasis en los procedimientos que
conduzcan a verificar los siguientes aspectos:
1. Autenticidad: En qué medida se pu ede confirmar la identidad de la
persona o entidad que crea la información.
2. Integridad: La cual consiste en asegurar que la información sea
completa, exacta, actualizada y válida.

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3. Autorización: Verificar que la información haya sido preparada,
procesada, corregida, enviada, re cibida, y consultada por personas
facultadas para ello.
4. Admisión: Cuidar en la medida de lo posible que la información que
recopile la entidad de fiscalización, no sea susceptible de ser rechazada
por las personas involucradas en el intercambio de la misma, por
motivos tales como que no se pued a probar su origen, recepción o
contenido.

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ANEXOS

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1. FORMATO CÉDULA SUMARIA O DE RESUMEN
CONTADURÍA
MAYOR DE HACIENDA
ASAM BLEA LEG I SLATI VA
DEL DISTRITO FEDERAL
CMHALDF/ (1)
________ (2)
PERÍODO O EJERCICIO: (3)
NOMBRE DEL SUJETO FISCALIZADO: (4)
RUBRO (CAPÍTULO, CONCEPTO O PART IDA) O SUBFUNCIÓN AUDITADO: (5)
CLAVE DE LA AUDITORÍA: (6)
CLASE DE CÉDULA: (7)
DESCRIPCIÓN DE LA CÉDULA: (8)
ELABORÓ: (9)
SUPERVISÓ: (10)
ÍNDICE: (11) BC-A-12
FECHA: (12)
INVERSIONES (13)
1106 (14)
SALDO INICIAL % SALDO
FINAL
% VARIACIÓN % OBSERVACIONES
1106-01 184,725.28 39.1 125,785.35 28.3 (58,939.93) 209.7 Referencia BC-A-12-5
1106-02 87,258.32 18.5 98,275.55 22.1 11,017.23 (39.2)
1106-03 78,899.65 16.7 115,258.89 26.0 36,359.24 (129.4)
1106-04 95,458.31 20.2 78,895.33 17.8 (16,562.98) 58.9
1106-05 25,875.69 5.5 25,897.65 5.8 21.96 0.0
TOTAL 472,217.25 100 444,112.77 100 (28,104.48) 100.0
3 3 3 33

MARCAS DE AUDITORÍA
CONCLUSIÓN (15)
(17) 33
Sumas cuadradas
3
Operaciones aritméticas verificadas
DE: (16) BALANZA DE COMPROBACIÓN Cotejado con los registros contables
(18) Hoja _ de _
Nota: El llenado de cifras es únicamente a manera de ejemplo.

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INSTRUCTIVO DE LLENADO
Para el llenado del formato “Cédula Sumaria o de Resumen”, en los espacios
en blanco se anotarán los datos que correspondan, de acuerdo con
la numeración indicada en este instructivo:
1. Nombre de la unidad administrativa auditora.
2. Nombre de la Dirección de Área responsable de la auditoría.
3. Período o ejercicio sujeto a revisión.
4. Nombre del sujeto fiscalizado.
5. Nombre del rubro (capítulo, concepto o partida) o subfunción auditado.
6. Clave de la auditoría.
7. Tipo o clase de cédula.
8. Descripción y alcance de la cédula.
9. Iniciales y rúbrica de quien formuló la cédula.
10. Iniciales y rúbrica de quien revisó o supervisó la cédula.
11. Índice de la cédula, de acuerdo con la normatividad aplicable.
12. Fecha de elaboración de la cédula.
13. Nombre de la cuenta o capítulo por revisar.
14. Número y nombre de la subcuenta o su clave.
15. Conclusiones de la cédula.
16. Nombre del documento fuente de l cual se tomaron los datos.

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17. Marcas y llamadas de auditoría utilizadas en la cédula, cuando no haya
una cédula específica.
18. Consecutivo de la hoja.

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2. FORMATO CÉDULA ANALÍTICA
CONTADUR ÍA
MAYOR DE HAC IENDA
ASAM BLEA LEG I SLATI VA
DEL DISTRITO FEDERAL
CMHALDF/ (1)
_________(2)
PERÍODO O EJERCICIO: (3)
NOMBRE DEL SUJETO FISCALIZADO: (4)
RUBRO (CAPÍTULO, CONCEPTO O PARTI DA) O SUBFUNCIÓN AUDITADO : (5)
CLAVE DE LA AUDITORÍA: (6)
CLASE DE CÉDULA: (7)
DESCRIPCIÓN DE LA CÉDULA: (8)
NOMBRE DE LA SUBCUENTA: (9)
ELABORÓ: (10)
SUPERVISÓ: (11)
ÍNDICE: (12) BC-A-12-5
FECHA: (13)
1106-01
(14)
NÚMERO
DE CUENTA
SALDO
INICIAL
MOVIMIENTOS SALDO % OBSERVACIONES
DEBE HABER
015 14557898-2 75,879.63 628,459.35 619,959.38 84,379.60 67.0 Referencia BC-A-12-5-1/4
020 1789899-1 38,982.56 425,899.75 438,879.75 26,002.56 21.0
025 4789652-0 58,896.85 226,895.00 285,791.85 0.00 0.0 Cuenta cancelada en octubre
de 1995
026 7896852-2 10,966.24 248,843.86 244,406.91 15,403.19 12.0 Cuenta nueva en noviembre
de 1995
TOTAL BC-A-12 184,725.28 1,530,097.9
6
1,589,037.8
9
BC-A-12 125,785.35 100.0
3 3 3 33 3

MARCAS DE AUDITORÍA
CONCLUSIÓN (15)
(17) 33
Sumas cuadradas
3
Operaciones aritméticas verificadas
DE: (16) AUXILIARES CONTABLES
BALANZA DE COMPROBACIÓN

(18) Hoja ___ de ___
Nota: El llenado de cifras es únicamente a manera de ejemplo.

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INSTRUCTIVO DE LLENADO
Para el llenado del formato “Cédula Analítica”, en los espacios en blanco
se anotarán los datos que correspond an, de acuerdo con la numeración
indicada en este instructivo:
1. Nombre de la unidad administrativa auditora.
2. Nombre de la Dirección de Área responsable de la auditoría.
3. Período o ejercicio sujeto a revisión.
4. Nombre del sujeto fiscalizado.
5. Rubro (capítulo, concepto o partida) o subfunción auditado.
6. Clave de la auditoría.
7. Tipo o clase de cédula.
8. Descripción y alcance de la cédula.
9. Nombre de la subcuenta por revisar.
10. Iniciales y rúbrica de quien formuló la cédula.
11. Iniciales y rúbrica de quien revisó o supervisó la cédula.
12. Índice de la cédula, de acuerdo con la normatividad aplicable.
13. Fecha de elaboración de la cédula.
14. Número y nombre de la subcuenta, clave o concepto por revisar.
15. Conclusiones de la cédula.
16. Nombre del documento fuente de l cual se tomaron los datos.

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17. Marcas y llamadas de auditoría utilizadas en la cédula, cuando no haya
una cédula específica.
18. Consecutivo de la hoja.

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3. FORMATO CÉDULA SUBANALÍTICA
CONTADUR ÍA
M AYO R DE HAC I ENDA
ASAM BLEA LEG I SLATI VA
DEL DISTRITO FEDERAL

CMHALDF/ (1)
__________(2)
ELABORÓ: (10) ÍNDICE: (12) BC-A-12-5-1/4
PERÍODO O EJERCICIO: (3)
NOMBRE DEL SUJETO FISCALIZADO: (4)
RUBRO (CAPÍTULO CONCEPTO O PARTI DA) O SUBFUNCIÓN AUDITADO: (5)
SUPERVISÓ: (11) FECHA: (13)
CLAVE DE LA AUDITORÍA: (6)
CLASE DE CÉDULA: (7)
DESCRIPCIÓN DE LA CÉDULA: (8)
NOMBRE DE LA SUBCUENTA: (9)
MES SALDO MOVIMIENTOS SALDO OBSERVACIONES
(14) INICIAL DEBE HABER
ENE BC-A-12-5
75,879.63
23,785.56 25,785.69
FEB 73,879.50 31,285.23 29,659.01
MAR 75,505.72 45,789.51 48,789.23
ABR 72,506.00 49,658.56 51,235.60
MAY 70.928.96 52,356.95 50,245.50
JUN 73,040.41 54,585.10 57,988.20
JUL 69,637.31 50,635.26 49,825.65
AGO 70,446.92 51,200.35 48,758.25
SEP 72,889.02 65,789.58 58,745.25
OCT 79,933.35 63,589.45 57,896.25
NOV 85,626.55 65,258.55 56,895.62
DIC 93,989.48 74,525.25 84,135.13
TOTAL BC-A-12-5 628,459.35 BC-A-12-5 619,959.38 BC-A-12-5 84,379.60
3 3 33

MARCAS DE AUDITORÍA
CONCLUSIÓN: (15)
(17) 33
Sumas cuadradas
DE: (16) BALANZA DE COMPROBACIÓN 3
Operaciones aritméticas verificadas

(18) Hoja __ de __

Nota: El llenado de cifras es únicamente a manera de ejemplo.

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INSTRUCTIVO DE LLENADO
Para el llenado del formato “Cédula Subanalítica”, en los espacios en blanco
se anotarán los datos que correspond an, de acuerdo con la numeración
indicada en este instructivo:
1. Nombre de la unidad administrativa auditora.
2. Nombre de la Dirección de Área responsable de la auditoría.
3. Período o ejercicio sujeto a revisión.
4. Nombre del sujeto fiscalizado.
5. Rubro (capítulo, concepto o partida) o subfunción auditado.
6. Clave de la auditoría.
7. Tipo o clase de cédula.
8. Descripción y alcance de la cédula.
9. Nombre de la subcuenta por revisar.
10. Iniciales y rúbrica de quien formuló la cédula.
11. Iniciales y rúbrica de quien revisó o supervisó la cédula.
12. Índice de la cédula, de acuerdo con la normatividad aplicable.
13. Fecha de elaboración de la cédula.
14. Nombre de los meses en que se registró el movimiento.
15. Conclusiones de la cédula.
16. Nombre del documento fuente de l cual se tomaron los datos.

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17. Marcas y llamadas de auditoría utilizadas en la cédula, cuando no haya
una cédula específica.
18. Consecutivo de la hoja.

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EXPEDICIÓN
En cumplimiento de lo dispuesto por el artículo 14, fracción XIII, de la
Ley Orgánica de la Contaduría Mayor de Hacienda de la Asamblea Legislativa
del Distrito Federal; y el artículo 5o., fracción II, del Reglamento Interior
de la Contaduría Mayor de Hacienda de la Asamblea Legislativa del Distrito
Federal, el Contador Mayor, Dr. David M. Vega Vera, expide la presente guía
para su debida difusión y observanci a al interior de la Contaduría,
en la Ciudad de México, Distrito Federal, a los veinte días del mes de octubre
del año 2008.
El presente documento entrará en vigor al día hábil siguiente de su difusión
en la CMHALDF.
Hágase del conocimiento del personal de este órgano técnico
de fiscalización la Guía para la Elaboración de Papeles de Trabajo, por medio
del portal de Intranet de la CMHALDF.
Queda sin efectos la Guía para la Elaboración de Papeles de Trabajo aprobada
por el extinto Órgano Superior de Dirección en la primera sesión ordinaria,
celebrada el día 11 de enero de 2006 y ratificada en la séptima sesión
extraordinaria, celebrada los días 23, 24 y 27 de marzo de 2006.

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PRIMERA ACTUALIZACIÓN
Con fundamento en los artículos 14, fracciones XV y XXIII, de la
Ley Orgánica de la Contaduría Mayor de Hacienda de la Asamblea Legislativa
del Distrito Federal; y 5o., fracción II, inciso b), del Reglamento Interior de la
Contaduría Mayor de Hacienda de la Asamblea Legislativa del Distrito Federal,
el Contador Mayor, Dr. David M. Veg a Vera, aprueba y expide la primera
actualización de la presente guía para su difusión y observancia al interior de
la Contaduría, en la Ciudad de México, Distrito Federal, a los veinticuatro días
del mes de noviembre del año 2010.
La presente actualización entrará en vigor a partir del día veintiséis de
noviembre del año 2010; y será aplicable para auditorías que se realicen para
la revisión de la Cuenta Pública del Gobierno del Distrito Federal
correspondiente al ejercicio de 2009; la Dirección General de Administración
y Sistemas lo difundirá al interior de la Contaduría por medio del portal de
Intranet de la CMHALDF, sección Normatividad.
(Rúbrica)
________________________________________