EL OFICIO

2. OFICIOOFICIO
1. CONCEPTO.-1. CONCEPTO.- El oficio es un El oficio es un
documento o comunicación escrita de documento o comunicación escrita de
carácter netamente oficial, protocolario, carácter netamente oficial, protocolario,
utilizado por las autoridades o funcionarios utilizado por las autoridades o funcionarios
de las diferentes dependencias públicas o de las diferentes dependencias públicas o
privadas.privadas.

3. ÁREA DE DIFUSIÓNÁREA DE DIFUSIÓN
El oficio define en dos niveles: Nivel El oficio define en dos niveles: Nivel
Externo, es decir, fuera de una institución; Externo, es decir, fuera de una institución;
y Nivel Interno, dentro de ella. y Nivel Interno, dentro de ella.

4. ÁREA DE DIFUSIÓNÁREA DE DIFUSIÓN
A nivel externo, establece comunicación A nivel externo, establece comunicación
con personas ajenas a la entidad, con personas ajenas a la entidad,
especialmente con aquellos que ocupan especialmente con aquellos que ocupan
cargaos directivos. cargaos directivos.
A nivel interno, enlazan a los que A nivel interno, enlazan a los que
desempeña funciones de dirección dentro desempeña funciones de dirección dentro
de una entidad o institución de una entidad o institución

5. FACULTAD PARA FIRMAR FACULTAD PARA FIRMAR
OFICIOSOFICIOS
Los oficios de circulación externa, son Los oficios de circulación externa, son
firmados solamente por la máxima firmados solamente por la máxima
autoridad de la institución o por quien autoridad de la institución o por quien
hace sus reces. abandonando asuntos hace sus reces. abandonando asuntos
específicos del trabajoespecíficos del trabajo
Los oficios de circulación interna, Los oficios de circulación interna,
confirmados por quien desempeñan confirmados por quien desempeñan
cargos directivos en la institución. cargos directivos en la institución.

6. ESTRUCTURAESTRUCTURA
1.-Lugar y fecha.-1.-Lugar y fecha.- Es la primera parte en la que Es la primera parte en la que
se escribe: el lugar de donde se envía, el día, el se escribe: el lugar de donde se envía, el día, el
mes y el año en curso. mes y el año en curso.
2.-Numeración.-2.-Numeración.- En esta parte se escribe los tres En esta parte se escribe los tres
datos, al igual que el memorandum; la palabra datos, al igual que el memorandum; la palabra
OFICIO con mayúscula, seguida del número de OFICIO con mayúscula, seguida del número de
expedición; separada por una línea oblicua, a expedición; separada por una línea oblicua, a
continuación las siglas de la oficina de continuación las siglas de la oficina de
procedencia con letras mayúsculas, separada procedencia con letras mayúsculas, separada
par una línea oblicua y el año en curso. par una línea oblicua y el año en curso.

7. 3.-Destinatario.3.-Destinatario. Es la parte que abarca cuatro Es la parte que abarca cuatro
líneas o más de acuerdo a lo requerido, aquí se líneas o más de acuerdo a lo requerido, aquí se
escribe: el nombre completo, el cargo y el lugar, escribe: el nombre completo, el cargo y el lugar,
de la persona a quien se dirige. de la persona a quien se dirige.
4.-Asunto.4.-Asunto. Es la cuarta parte y se escribe con Es la cuarta parte y se escribe con
mayúscula la palabra: ASUNTO, seguida de dos mayúscula la palabra: ASUNTO, seguida de dos
puntos, luego en resumen indicar con claridad el puntos, luego en resumen indicar con claridad el
mensaje del texto, que sería explicado en el mensaje del texto, que sería explicado en el
cuerpo. cuerpo.

8. 5.-Referencia.5.-Referencia. Es la quinta parte que se Es la quinta parte que se
usa, sólo cuando sé necesita mencionar la usa, sólo cuando sé necesita mencionar la
numeración del documento recibido con numeración del documento recibido con
anterioridad, a cuyo contenido se quiere anterioridad, a cuyo contenido se quiere
dar respuesta. dar respuesta.
6.-Cuerpo o texto.6.-Cuerpo o texto. Es la parte más Es la parte más
importante, aquí se dará a conocer el importante, aquí se dará a conocer el
mensaje de la comunicación, en forma mensaje de la comunicación, en forma
clara y precisa y muy brevemente. clara y precisa y muy brevemente.

9. 7.-Despedida.7.-Despedida. En la despedida debemos En la despedida debemos
demostrar amabilidad, cortesía. Existen, demostrar amabilidad, cortesía. Existen,
también, expresiones conocidas también, expresiones conocidas
8.-Firma y pos-firma.8.-Firma y pos-firma.
Firma: Firma: Se escribe la rúbrica a mano.Se escribe la rúbrica a mano.
Pos-firma:Pos-firma: Se coloca el nombre y apellido Se coloca el nombre y apellido
de la persona que firma el documento, y a de la persona que firma el documento, y a
su vez el cargo que le distingue, más el su vez el cargo que le distingue, más el
sello respectivo:sello respectivo:

10. 9.-Iniciales.9.-Iniciales. Al igual que en el memorándum, la Al igual que en el memorándum, la
iniciales del remitente con letras mayúsculas y iniciales del remitente con letras mayúsculas y
las del mecanógrafo con minúsculas. las del mecanógrafo con minúsculas.
10.-Anexo.10.-Anexo. Aquí se indica la documentación que Aquí se indica la documentación que
se adjunta al oficio, como catálogos, revistas, se adjunta al oficio, como catálogos, revistas,
tarjetas, programas, etc. tarjetas, programas, etc.
11.-Distribución.11.-Distribución. Se usa, generalmente, en los Se usa, generalmente, en los
oficios múltiples; porque aquí se menciona a las oficios múltiples; porque aquí se menciona a las
personas y las dependencias a quienes va personas y las dependencias a quienes va
dirigido el oficio. dirigido el oficio.

11. UTILIDAD Y FINESUTILIDAD Y FINES
Tiene la función de relacionar a los Tiene la función de relacionar a los
órganos administrativos de la más alta órganos administrativos de la más alta
jerarquía y por consiguiente debe ir jerarquía y por consiguiente debe ir
firmado por el máximo representante legal firmado por el máximo representante legal
de la Institución que lo emita. de la Institución que lo emita.
El oficio se usa para comunicar El oficio se usa para comunicar
disposiciones, consultas, órdenes, disposiciones, consultas, órdenes,
informes o también para llevar a cabo informes o también para llevar a cabo
gestiones de acuerdos, de invitación, de gestiones de acuerdos, de invitación, de
felicitación, de colaboración, de felicitación, de colaboración, de
agradecimiento. agradecimiento.

12. TIPOS DE OFICIOTIPOS DE OFICIO
Oficio Simple o Directo .- Oficio Simple o Directo .- Este tipo de Este tipo de
documento se utiliza cuando el texto o documento se utiliza cuando el texto o
contenido va dirigido a una sola persona. contenido va dirigido a una sola persona.
Generalmente en caso de una invitación, Generalmente en caso de una invitación,
una petición, agradecimiento o una petición, agradecimiento o
información de eventos o actividades información de eventos o actividades
culturales o deportivas. También cuando culturales o deportivas. También cuando
un gerente se dirige a una empresa para un gerente se dirige a una empresa para
gestionar algún servicio.gestionar algún servicio.

13. Oficio Múltiple Oficio Múltiple
Es un documento que se usa cuando un Es un documento que se usa cuando un
mismo tema o texto va dirigido a distintos mismo tema o texto va dirigido a distintos
y varios destinatarios y por esta razón las y varios destinatarios y por esta razón las
instituciones o dependencias tiene hasta el instituciones o dependencias tiene hasta el
número de oficio, dejando puntos número de oficio, dejando puntos
suspensivos para escribir el nombre y el suspensivos para escribir el nombre y el
cargo de destinatario, sólo para colocar cargo de destinatario, sólo para colocar
cuando el caso lo requiera; además esto cuando el caso lo requiera; además esto
ayuda a agilizar el proceso que dure la ayuda a agilizar el proceso que dure la
documentación. documentación.

14. La estructura del oficio múltiple, básicamente, es La estructura del oficio múltiple, básicamente, es
igual que la del oficio simple, no obstante es igual que la del oficio simple, no obstante es
importante recordar que:importante recordar que:
1. El número de oficio es el mismo para todos los 1. El número de oficio es el mismo para todos los
ejemplares que se van a distribuir. ejemplares que se van a distribuir.
2. En el oficio múltiple, necesariamente, se escribe 2. En el oficio múltiple, necesariamente, se escribe
la palabra DISTRIBUCIÓN, que viene a ser la la palabra DISTRIBUCIÓN, que viene a ser la
última parte de este tipo de oficio (Observe en el última parte de este tipo de oficio (Observe en el
ejemplo).ejemplo).
Oficio de Transcripción.Oficio de Transcripción.

15. TRANSCRIPCIONTRANSCRIPCION
Es un documento que sirve para Es un documento que sirve para
transcribir el contenido del oficio tal como transcribir el contenido del oficio tal como
se da en el original, íntegramente y sin se da en el original, íntegramente y sin
ninguna alteración. Todo el fragmento o ninguna alteración. Todo el fragmento o
párrafo transcrito debe ir entre comillas y párrafo transcrito debe ir entre comillas y
fiel al original. Mediante este documento fiel al original. Mediante este documento
se emiten: resoluciones, circulares, se emiten: resoluciones, circulares,
directivas o en otros casos del mismo directivas o en otros casos del mismo
oficio. oficio.