EL PROCESO ADMINISTRATIVO: PLANEACION.pptx

Una introducción al proceso administrativo

1. Introducción al Proceso Administrativo: planeación y toma de decisiones

2. Administración: Definición, naturaleza y propósito de la administración

3. Administración: Definición Es el proceso de: planear, organizar, dirigir y controlar los esfuerzos de los miembros de la organización, y de aplicar los demás recursos de ella para alcanzar las metas establecidas

4. El proceso administrativo El proceso administrativo consiste básicamente en una serie de actividades relacionadas conducentes a alcanzar los objetivos organizacionales

5. El proceso administrativo El proceso administrativo tiene cuatro elementos básicos: Alcance de objetivos Por medio de personas Mediante técnicas En una organización

6. Funciones de la administración Planeación Organización Integración de personal Dirección Control

7. Funciones de la administración Planeación : Implica determinar misiones y objetivos Determinar las acciones necesarias para alcanzar los objetivos Requiere la toma de decisiones

8. Funciones de la administración Organización : Supone el establecimiento de una estructura de los papeles que cada persona debe desempeñar Se asignan las tareas necesarias a las personas idóneas para el cumplimiento de los objetivos y metas

9. Funciones de la administración Integración de personal : Implica identificar los requerimientos de los puestos de trabajo Reclutar y seleccionar las personas idóneas Evaluar, compensar y capacitar al personal

10. Funciones de la administración Dirección : Se refiere a ejercer influencia sobre los individuos para que colaboren en el logro de las metas organizacionales Implica liderazgo, autoridad, poder, motivación, comunicación

11. Funciones de la administración Control : Consiste en medir y corregir el desempeño individual y organizacional para garantizar que se alcance lo planeado Implica evaluar el desempeño de los individuos y de la empresa Requiere medir productividad, desperdicio, variaciones presupuestarias, etc.

12. Funciones de la administración Alto nivel Nivel intermedio Mandos inferiores Jerarquía organizacional Planeación Organización Dirección Control

13. Habilidades administrativas Habilidad técnica Habilidad humana Habilidad de conceptualización Habilidad de diseño

14. Habilidades administrativas Alto nivel Nivel intermedio Mandos inferiores Jerarquía organizacional Habilidades técnicas Habilidades humanas Habilidades de conceptuali- zación y diseño

15. Algunos planteamientos del pensamiento administrativo Taylor : padre de la administración científica Aplica el método científico para mejorar los métodos de producción Se basaba en el concepto del hombre económico

16. Algunos planteamientos del pensamiento administrativo Fayol : padre de la teoría administrativa moderna Determina funciones administrativas: técnicas, financieras, comerciales, etc. Propone 14 principios de la administración: división del trabajo, autoridad-responsabilidad, disciplina, unidad de mando, orden, equidad, etc.

17. Algunos planteamientos del pensamiento administrativo McGregor : teoría X y teoría Y Teoría X : al empleado ordinario le desagrada el trabajo, es perezoso, tiene poca ambición y debe ser dirigido, obligado o amenazado con castigos para que dé un buen rendimiento Teoría Y : la persona puede disfrutar del trabajo, adherirse a los objetivos organizacionales y buscar la responsabilidad

18. Teoría X Teoría Y Las personas no gustan del trabajo y lo evitan El trabajo puede ser fuente de satisfacción Las personas deben ser controladas y amenazadas Las personas pueden ejercer autocontrol y autodirección El ser humano trata de evitar las responsabilidades Las personas aceptan y asumen responsabilidades. El ser humano medio tiene poca ambición. El ser humano tiene imaginación, creatividad e ingenio Las personas se preocupan principalmente de su propia seguridad. Se puede conseguir una mayor utilización del potencial humano

19. Algunos planteamientos del pensamiento administrativo Likert : Sistemas de dirección Sistema 1: Sistema autoritario y fuerte: La cima de la organización centraliza la toma de decisiones Sistema 2: Sistema autoritario benévolo: Existe más de confianza y comunicación, pero aun la interacción humana es poca y las decisiones centralizadas

20. Algunos planteamientos del pensamiento administrativo Likert : Sistemas de dirección Sistema 3: Sistema participativo consultivo: mayor interacción a nivel personal y mayor apertura en la toma de decisiones, Sistema 4: Sistema participativo de grupo: confianza completa, las personas sienten responsabilidades en todos los niveles de la organizaciones

21. Enfoque sistémico de proceso administrativo Un sistema es: un conjunto de elementos dinámicamente relacionados que desarrollan una actividad para alcanzar un objetivo operando sobre insumos tomados del medio externo

22. Enfoque sistémico de proceso administrativo La empresa se ve como un sistema: Un sistema abierto Un sistema complejo (implica subsistemas) Un sistema dinámico

23. Planeación, estrategias y políticas

24. Planeación Implica determinar misiones y objetivos Determinar las acciones necesarias para alcanzar los objetivos Requiere la toma de decisiones Tiende el puente entre el punto donde se está y el punto hacia donde se desea ir Planeación y control son inseparables

25. Planeación Implementación de los planes Control Desviación con respecto a lo planeado Acciones correctivas

26. Tipos de planes Misión Objetivos y metas Estrategia Políticas Procedimientos y reglas Programas Presupuestos

27. Metas Planes estratégicos Planes operacionales Para actividades no recurrentes Planes de un solo uso Programas y Proyectos Presu- pues- tos Planes permanentes Políticas Procedimientos Reglas Para actividades recurrentes

28. Pasos de la planeación 1. Análisis situacional: Ambiente interno: Fortalezas Debilidades Ambiente externo: Oportunidades Amenazas

29. Pasos de la planeación 2. Establecimiento de objetivos y metas: Responder a preguntas como: Dónde se quiere estar? Qué se desea hacer y cuándo? Etc. Jerarquizar objetivos: plantear objetivos clave Objetivos por jerarquía organizacional: estratégicos, operacionales, generales, individuales, etc.

30. Pasos de la planeación 3. Desarrollo de premisas: Pronosticar condiciones internas y externas en que se operará: Volumen de ventas? Precios? Productos? Adelantos técnicos? Costos? Salarios? Políticas fiscales? Condiciones sociales? Etc.

31. Pasos de la planeación 4. Identificación de cursos de acción alternativos: Es necesario identificar las mejores alternativas de acción Examinar sus ventajas y desventajas

32. Pasos de la planeación 5. Evaluación de las alternativas: Evaluar los distintos cursos alternativos de acción a la luz de las premisas establecidas (paso 3) y las metas que se desea alcanzar (paso 2) de acuerdo con el entorno que enfrenta la empresa (paso 1)

33. Pasos de la planeación 6. Selección de un curso de acción: Se toma una decisión Se elige el que se pueda considerar como el mejor curso de acción

34. Pasos de la planeación 7. Formulación de planes de apoyo: Se elaboran planes derivados en apoyo al plan básico Por ejemplo: plan de compra de equipo, plan de compra de materiales, plan de capacitación, etc.

35. Pasos de la planeación 8. Presupuestación: Los planes se trasladan a cifras a través de los presupuestos: Presupuestos de ventas, de gastos de operación, de efectivo, estados financieros, inversiones de capital, entre otros

36. Administración por objetivos Es un sistema administrativo integral Se combinan en forma sistemática muchas actividades administrativas básicas Persigue el cumplimiento eficaz y eficiente de los objetivos organizacionales e individuales

37. Administración por objetivos Hace énfasis en la evaluación del desempeño Da mucha importancia a los objetivos individuales, la motivación, los incentivos, la participación y la autonomía Se concentra mucho en el corto plazo

38. Estrategias y políticas Las estrategias se relacionan con los objetivos a largo plazo de una empresa y la adopción de cursos de acción Constituyen un programa general para definir y alcanzar los objetivos y poner en práctica la misión Forman un patrón de las respuestas de la organización a su ambiente a lo largo del tiempo

39. Características de las estrategias Horizonte temporal amplio Impacto final relevante Concentración del esfuerzo en un número reducido de fines Patrón de decisiones uniforme Engloban a toda la organización: desde la asignación de recursos hasta las operaciones diarias en todos los niveles de la organización

40. Principio de la estructura de estrategias y políticas Cuanto más claras sean la comprensión de las estrategias y políticas y su implementación en la práctica, Tanto más consistente y efectiva será la estructura de los planes de la empresa

41. Insumos: Personas Capital Habilidades etc. Metas de grupos interesados: Empleados Clientes Proveedores Accionistas etc. Análisis de la industria Perfil empresarial Propósito Objetivos Intención estratégica Orientación ejecutiva Valores Visión Desarrollo de estrategias alternativas Debilidades y fortalezas Amenazas y Oportu- nidades Evaluación y decisión estratégica Implemen- tación Dirección y control

42. Algunas estrategias: La matriz FODA Factores internos Fortalezas Debilidades Factores externos Oportuni-dades Estrategias FO: usar F para aprovechar O Estrategias DO: superar D para aprovechar O Amenazas Estrategias FA: usar F para enfrentar A Estrategias DA: minimizar D y A

43. Algunas estrategias: Estrategias genéricas de Porter Tres estrategias genéricas: Liderazgo de costos Diferenciación Enfoque Se pueden combinar Se relacionan con ventajas competitivas

44. Instrumentación exitosa de estrategias 1. Comunicar las estrategias a todos los responsables de tomar decisiones 2. Desarrollar y comunicar premisas de planeación 3. Comprobar que los planes de acción contribuyan a lograr los objetivos y que las estrategias sean reflejo de los objetivos

45. Instrumentación exitosa de estrategias 4. Revisar regularmente las estrategias 5. Desarrollar estrategias y programas de contingencia 6. Adecuar la estructura organizacional a las necesidades de planeación 7. Insistir permanentemente en la planeación y la instrumentación de estrategias 8. Crear un clima que induzca a la planeación

46. Toma de decisiones

47. Importancia de la toma racional de decisiones La toma de decisiones es la parte más importante del proceso de planeación El proceso dirigido a la toma de una decisión puede concebirse como: Establecimiento de premisas Identificación de alternativas Evaluación de las alternativas Elección de una alternativa

48. Limitaciones del proceso de toma racional de decisiones Alto grado de incertidumbre sobre las condiciones futuras No se pueden considerar todas las posibles alternativas ni sus efectos Es necesario aplicar una racionalidad “limitada” por la información, el tiempo y la incertidumbre

49. Evaluación de alternativas de decisión Es necesario considerar factores cuantitativos y cualitativos Cuantitativos : tiempo, costos, ganancias, etc. Cualitativos : relaciones laborales, cambio tecnológico, condiciones políticas y sociales, etc.

50. Técnicas contemporáneas: Administración por proyectos Planeación de escenarios Análisis de riesgo

51. Selección de una alternativa Experiencia Experimentación Investigación y análisis ¿Cuál alternativa seleccionar? Decisión tomada

52. Certidumbre, incertidumbre y riesgo Certeza : Cuando se conocen los efectos que generará cierta acción Riesgo : El efecto de la decisión se conoce solo en términos de probabilidades Incertidumbre : Se desconocen los efectos futuros de las decisiones presentes